Рейтинг: 4.6/5.0 (1623 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Практически всем предприятиям приходится работать с бланками строгой отчетности. Как правило, их учет относят к разряду несложных вопросов бухгалтерского учета и часто поручают новичкам. Однако и в таких вопросах есть масса нюансов — например, как часто необходимо списывать бланки строгой отчетности, как отражать их списание в учете, какую ответственность несет работник, испортивший бланк, и т. д. Поговорим об этом подробнее.
Какие бланки относятся к бланкам строгой отчетности
Перечень бланков документов строгой отчетности содержится в Номенклатуре бланков ценных бумаг и документов строгого учета, которые изготовляются по лицензии Минфина, приведенной в приложении к постановлению КМУ от 19.04.93 г. №283.
Среди бланков строгой отчетности, с которыми приходится сталкиваться бухгалтеру, выделим:
1) документы, удостоверяющие личность, событие, право, образование, трудовой стаж и т. п. (например паспорт, трудовая книжка и вкладыш к ней, листки временной нетрудоспособности и пр.);
2) проездные документы;
3) знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками);
4) документы, обслуживающие денежное обращение, к которым относятся чековые, сберегательные, депозитные книжки; денежные, имущественные, расчетные чеки; сертификаты качества, полисы страхования; лицензии и пр.
Напомним, что с 1 января 2008 года в соответствии с постановлением КМУ от 06.06.2007 г. №809 этот список пополнят приходные и расходные кассовые ордера.
Один из наиболее «популярных» бланков строгой отчетности — доверенность на получение ценностей (формы №М-2 и №М-2б, утвержденные приказами Минстата Украины от 21.06.96 г. №192 и от 07.10.96 г. №291).
Движение и использование бланков строгой отчетности
Движение бланков строгой отчетности фиксируется в специально утвержденных формах книг. Так, поступление и выдача подотчетному лицу бланков строгой отчетности заносятся в приходно-расходную книгу по учету бланков строгой отчетности, типовая форма №сЗ-2 которой утверждена приказом Минстата Украины от 11.03.96 г. №67. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Для ведения учета отдельных видов бланков строгой отчетности в ней выделяется одна или несколько страниц.
Если при приеме бланков выявляется их недостача, комиссия заполняет акт проверки наличия бланков строгой отчетности по форме №сЗ-4. В нем указываются количество, серии и номера бланков — как поступивших фактически, так и по данным накладной. Данные акта подписывают члены созданной для этого комиссии (обычно решение о создании комиссии фиксируется в приказе об учетной политике либо в отдельном приказе руководителя предприятия).
Аналитический учет движения бланков ведется в карточках-справках по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (форма №сЗ-5). Карточка открывается на каждое материально подотчетное лицо, которое ведет учет бланков, на каждый вид бланков отдельно. Основанием для внесения записей в карточку являются первичные документы: приходные накладные, акты проверки наличия бланков, акты списания бланков.
Для учета движения некоторых бланков предусмотрены специальные формы книг.
Движение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним учитывается в отдельной книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № п-9, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277), а движение заполненных трудовых книжек отражается в форме № п-10, утвержденной этим же приказом. Напомним, что при выписке трудовой книжки или вкладыша к ней либо дубликата трудовой книжки с работника взыскивается сумма в размере ее стоимости (п. 6.1 Инструкции №58), которая указывается при заполнении формы №п-10 в столбце 11.
Учет выдачи и использования доверенностей на получение ТМЦ ведется в специальном журнале регистрации доверенностей (типовая форма №М-3, приложение №2 к приказу Минстата Украины от 16.05.96 г №99). При выдаче доверенности заполняются все графы журнала, кроме последней — «Отметка об использовании доверенности». Лицо, получившее доверенность, расписывается в журнале.
Если срок действия доверенности закончился, а ценности по ней так и не были получены, такая доверенность считается неиспользованной и должна быть возвращена работнику, который выписывает и регистрирует доверенности, не позднее дня, следующего после окончания срока ее действия, в соответствии с п. 10 Инструкции №99. Такие возвращенные доверенности погашаются надписью «Неиспользованная» и хранятся в течение срока, установленного для хранения первичных документов (3 года).
По факту использования доверенности или возврата неиспользованной в журнале регистрации делается отметка в графе 8: проставляется номер документа о получении ценностей (накладной, акта и т. д.) или дата возврата доверенности. Следует помнить, что лицам, не отчитавшимся за выданные им доверенности, новая не выдается (п. 11 Инструкции №99).
Списание бланков строгой отчетности
Использованные бланки строгой отчетности списываются актом на списание использованных бланков строгой отчетности по форме №сЗ-3, утвержденной приказом Минстата Украины от 11.03.96 г. №67, за исключением тех бланков, для списания которых предусмотрены отдельные формы (доверенности и трудовые книжки).
Форма акта для списания испорченного бланка строгой отчетности нормативными документами не утверждена. Поэтому если бланк испорчен, для его списания с подотчетного лица необходимо составить отдельный акт списания по форме, утвержденной предприятием. В качестве образца для составления такой формы можно использовать все ту же форму №сЗ-3 (акт на списание использованных бланков). Сообщить о порче бланка работник может в объяснительной записке, которую необходимо будет приложить к акту списания. Следует учесть, что в случае установления вины работника при списании испорченного бланка по решению руководителя с него могут быть взысканы причиненные предприятию убытки (см. подраздел «Ответственность за порчу и утерю бланков»).
Недостача или излишки бланков строгой отчетности, выявленные при инвентаризации, отражаются в Инвентаризационной описи ценностей и бланков документов строгой отчетности (форма №инв-16, утвержденная постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. №241 1 ).
1 То, что данное постановление действующее и результаты инвентаризации оформляются по утвержденной им форме, подтверждает и письмо Госкомстата от 30.01.2003 г. №03-04-05/18 (напечатано в «ДК» №19/2003).
Списываются доверенности актом по форме №М-2а (приложение №3 к приказу Минстата Украины от 16.05.96 г №99). В акте указываются серии, номера и количество списываемых доверенностей, при этом отдельно выделяются использованные доверенности (по которым получены ценности) и неиспользованные.
Испорченные бланки трудовых книжек списываются актом на списание бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма №п-11, утвержденная приказом Минстата Украины от 27.10.95 г. №277).
Периодичность списания бланков строгой отчетности законодательством не установлена, за исключением бланков доверенностей, которые списываются не реже одного раза в квартал (п. 14 Инструкции №99), и бланков трудовых книжек, которые необходимо списывать в конце каждого месяца (п. 7.2 Инструкции №58). Остальные бланки могут списываться в конце каждого месяца или квартала — по решению руководства предприятия. Установленную периодичность списания бланков строгой отчетности следует закрепить в приказе об учетной политике.
В актах о списании всех бланков строгой отчетности указываются серия, номера и количество списываемых бланков. Все акты подписывают члены комиссии, назначенной приказом (распоряжением) руководителя предприятия.
Налоговый и бухгалтерский учет
При приобретении бланков строгой отчетности у предприятия возникают валовые расходы на основании пп. 5.2.1 Закона о прибыли. Одновременно стоимость приобретенных бланков участвует в пересчете стоимости запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли. В бухгалтерском учете приобретение бланков отражается по дебету счета 209 в корреспонденции с соответствующими счетами (372, 631, 371), кроме того, стоимость бланков отражается на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». Исключение составляют бланки почтовых марок, об учете которых мы поговорим чуть ниже. Пунктом 5.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.2007 г. №2, установлено: учет бланков на забалансовых счетах ведется по их номинальной стоимости, а при ее отсутствии — по стоимости, определяемой в соответствии с постановлением КМУ от 27.08.96 г. №1009. Упомянутое постановление КМУ вносит изменения в Порядок №116 в части определения убытков от порчи и недостачи бланков. Эти убытки определяются исходя из:
1) номинальной стоимости бланка;
2) стоимости, установленной законодательством;
3) стоимости приобретения (изготовления) бланка.
Очевидно, что в случае, если номинальная стоимость бланка отсутствует, учет ведется по стоимости, установленной законодательством, или по стоимости приобретения (изготовления) бланка.
Напомним, что бланки доверенностей отражаются на забалансовом счете 08 по номинальной стоимости. В последнее время в связи с утратой силы приказом Минфина от 19.02.98 г. №37 ведется много споров по поводу размера номинальной стоимости бланков доверенностей. Дело в том, что именно этим приказом в п. 14 Инструкции №99 вносились изменения, в соответствии с которыми номинальная стоимость бланка доверенности составляла 1 гривню 50 копеек за 1 бланк.
После того как Минфин приказом от 04.07.2007 г. №787 отменил упомянутый приказ №37, большинство специалистов сделало вывод о возобновлении предыдущей редакции п. 14 Инструкции №99, в соответствии с которой бланки доверенностей отражались на балансе предприятия по номинальной стоимости не менее 0,1 минимального размера заработной платы. В прессе начали появляться консультации о необходимости учета бланков по новой номинальной стоимости (сейчас 0,1 минимального размера заработной платы составляет 46 грн). В то же время другие специалисты высказывали сомнение в том, что отмена приказа №37 влечет возврат предыдущей редакции пункта 14 Инструкции №99, утверждая, что этот вопрос законодатель должен был оговорить отдельно.
Письмом от 22.10.2007 г. №31-34000-10-10/21625 Минфин предоставил разъяснение, которым положил конец спорам, указав, что «…признание нормативно-правового акта утратившим силу не отменяет изменений, которые были внесены этим актом в другие нормативно-правовые акты…». Таким образом, учет доверенностей продолжаем вести по номинальной стоимости 1 гривня 50 копеек за 1 бланк. Возможно, кто-то захочет поспорить с этим утверждением, поскольку базируется оно исключительно на аналогии норм права. Однако позиция Минфина очевидна и, надо сказать, только на пользу предприятиям.
По факту списания бланков их стоимость списывается с забалансового счета 08 и отражается по кредиту счета 209 в корреспонденции со счетами расходов. В налоговом учете при перерасчете запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли стоимость запасов на конец периода уменьшается на стоимость списанных бланков.
Если бланки списываются по причине их порчи или утери, по факту их списания в налоговом учете необходимо откорректировать сумму валовых расходов на стоимость испорченных (утерянных) бланков. Связано это с невыполнением основного условия пп. 5.2.1 Закона о прибыли: использование приобретенных бланков в хозяйственной деятельности.
Обращаем внимание, что валовые расходы при списании испорченных или утерянных запасов, по мнению ГНАУ, следует корректировать в Декларации по налогу на прибыль путем отражения стоимости таких запасов в гр. 4 «Запасы, использованные не в хозяйственной деятельности» таблицы 1 приложения К1/1 к декларации (см. письмо ГНАУ от 31.03.2006 №6161/7/15-0317).
Что касается корректировки сумм НДС, уплаченных при приобретении бланков, то тут, как обычно, возникают разногласия, связанные с разным толкованием норм, изложенных в пп. 7.4.1 Закона о НДС. Так, одни специалисты считают необходимым при списании испорченных бланков откорректировать налоговый кредит, так как не выполнено требование абзаца второго пп. 7.4.1 Закона о НДС: бланки не использованы в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности, значит, право на налоговый кредит предприятие теряет.
Другие высказывают мнение, что корректировка налогового кредита по НДС возможна только на основании п. 4.5 Закона о НДС, который не предусматривает случаев списания товаров. В свою очередь, эти специалисты предлагают при списании испорченных бланков руководствоваться последним абзацем пп. 7.4.1, в соответствии с которым товары, использованные в операциях, не являющихся объектом обложения НДС, считаются проданными по обычным ценам, но не ниже цен приобретения, что влечет начисление налоговых обязательств. Однако это мнение также можно оспорить, поскольку в последнем абзаце пп. 7.4.1 речь идет об операциях, которые не являются объектом налогообложения согласно статье 3 Закона о НДС или освобождаются от налогообложения согласно статье 5 этого Закона, т. е. подразумевается конкретный перечень операций, под который списание товаров не подпадает.
Сейчас на практике придерживаются обеих точек зрения, однако автору более логичной представляется первая из них.
Следует признать, что стоимость испорченных или утерянных бланков в большинстве случаев настолько несущественна, что бухгалтер зачастую не придает значения необходимости корректировать суммы ВР и НК. И напрасно, ведь сумма штрафа, который грозит предприятию в случае доначисления суммы налогового обязательства контролирующим органом, в соответствии с пп. 17.1.3 Закона №2181 составит от десяти до пятидесяти процентов от суммы недоплаты, но не меньше десяти необлагаемых минимумов доходов граждан (т. е. как минимум 170 гривень). Кроме того, за нарушение порядка ведения налогового учета бухгалтеру грозит админштраф в размере от 5 до 10 н.м.д.г. (от 85 до 170 гривень) согласно ст. 163-1 КоАП.
Учет почтовых марок
Отдельно следует сказать об учете таких бланков строгой отчетности, как почтовые марки. 1 В соответствии с Инструкцией №291 2 учет почтовых марок ведется на счете 33 «Прочие денежные средства». Поступление марок отражается по дебету субсчета 331 «Денежные документы в национальной валюте», а выбытие — по кредиту этого счета в корреспонденции с расходными счетами.
Помимо этого, учет почтовых марок, как и всех остальных бланков строгой отчетности, ведется на забалансовом счете 08.
Соответственно, почтовые марки не участвуют в расчете прироста-убыли запасов согласно п. 5.9 Закона о прибыли. В связи с этим возникает вопрос, в какой момент следует отражать валовые расходы по приобретенным почтовым маркам. Фактически в момент приобретения марок субъект хозяйственной деятельности оплачивает услуги почтовой связи. А получение услуг происходит в момент использования марок, которое подтверждается первичным документом — актом списания использованных бланков строгой отчетности.
Дату увеличения валовых расходов мы определяем на основании требований п. 11.2 Закона о прибыли. Если с оператором почтовой связи не заключен письменный договор, в котором указано, что продавец услуг является плательщиком налога на прибыль, датой возникновения валовых расходов в соответствии с пп. 11.2.3 Закона о прибыли является дата фактического получения услуг.
Ответственность за порчу и утерю бланков
Работники, испортившие или утерявшие бланк строгой отчетности, несут материальную ответственность за причиненный предприятию ущерб. Напомним, что размер убытков от недостачи и порчи бланков строгой отчетности в соответствии с п. 7 Порядка №116, определяется с использованием коэффициентов:
1) если бланк имеет номинальную стоимость или законодательством установлена его стоимость, для определения суммы убытков указанная стоимость умножается на коэффициент 5;
2) если номинальная стоимость на бланке не указана и законодательством не установлена его стоимость, убыток определяется в размере стоимости приобретения (изготовления) бланка, умноженной на коэффициент 50.
Поскольку, как мы уже выяснили выше, по мнению Минфина, номинальная стоимость доверенностей осталась прежней, сумма, которую предприятие должно удержать с виновного работника за испорченный бланк доверенности, составит 7 гривень 50 копеек (1,50 х 5).
Но всегда ли следует удерживать с работника сумму ущерба в случае порчи или утери бланка?
Обратим внимание наших читателей на следующее. Материальная ответственность сотрудников за причиненный предприятию ущерб возникает на основании ст. 130 КЗоТ. Однако ст. 130 КЗоТ содержит оговорку: «Работники несут материальную ответственность … вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей». Отсюда следует важный вывод: работник не может быть привлечен к материальной ответственности, если он не нарушал свои трудовые обязанности.
Кроме того, ст. 130 КЗоТ гарантирует соблюдение прав и интересов работников путем установления ответственности только за прямой действительный ущерб при условии, что такой ущерб причинен предприятию, учреждению, организации виновными противоправными действия-ми (бездействием) работника.
Как видим, для того чтобы привлечь работника к ответственности, необходимо установить факт нарушения им его трудовых обязанностей и наличие вины. При этом нужно учитывать характер причиненного ущерба и конкретные обстоятельства его причинения, поскольку ст. 130 КЗоТ установлено, что на работников не может быть возложена ответственность за ущерб, относящийся к категории нормального производственно-хозяйственного риска.
Решение о привлечении работника к материальной ответственности принимает руководитель предприятия, о чем оформляется соответствующий приказ. Из взысканных с работника сумм возмещаются убытки, причиненные предприятию, а остаток средств перечисляется в Государственный бюджет Украины (п. 10 Порядка №116).
Сумма, полученная предприятием от работника в качестве компенсации причиненных убытков, по нашему мнению, не включается в состав валовых доходов предприятия. Основание — пп. 4.2.3 Закона о прибыли, где сказано, что суммы, полученные в качестве компенсации убытков, не включаются в валовые доходы при условии, что они не были отнесены к составу валовых расходов. При списании бланков мы исключаем их стоимость из валовых расходов, следовательно, можем смело руководствоваться данной нормой.
Пример Предприятие приобрело блок бланков (50 штук) по цене 27,0 коп. за бланк, кроме того НДС — 5,4 коп. Из этого блока 20 бланков доверенностей были использованы, 1 бланк утерян и 4 бланка испорчены. По факту утери бланка установлено виновное лицо. По решению руководителя с работника, утерявшего бланк, взыскивается сумма причиненного ущерба.
Номинальная стоимость бланка доверенности — 1,50 грн.
За причиненный предприятию ущерб с работника удерживается сумма в размере:
1,50 х 5 = 7,50 грн.
Из этой суммы на возмещение убытков, причиненных предприятию, направляется:
0,270 + 0,054 = 0,32 грн.
Оставшаяся сумма в размере 7,18 грн перечисляется в бюджет.
Рассмотрим, как эти операции отражаются в учете (см. таблицу; предприятие использует 9-й класс счетов для учета расходов).
Отражение в учете приобретения и списания бланков строгой отчетности
1 Правилами предоставления услуг почтовой связи, утвержденными постановлением КМУ от 17.08.2002 г. №1155, дано определение термина «почтовая марка» — это государственный знак, изготовленный в установленном законодательством порядке с указанием его номинальной стоимости и государства, являющийся средством оплаты услуг почтовой связи, которые предоставляются национальным оператором почтовой связи.
2 Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. №291.
Закон о НДС — Закон Украины от 03.04.97 г. №168/97-ВР «О налоге на добавленную стоимость».
Закон №2181 — Закон Украины от 21.12.2000 г. №2181-ІІІ «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами».
Порядок №116 — Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. №116.
Инструкция №58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 г. №58.
Инструкция №99 — Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина Украины от 16.05.96 г. №99.
приказ о списании бланков строгой отчетности образец. Оценка: 227 / 500 Всего: 116 оценок.
Акт о списании бланков строгой отчетности \ Консультант Плюс - приказ о списании бланков строгой отчетности образец
2 янв 2015 Для того чтобы учет был четким и. о том, как правильно составить на. инвентаризационные ведомости, актов и приема.
Нормативные акты: Акт о. Минфина РФ от 17.10.2011 N 133н Об утверждении. (ф. 0504816) (для казенного учреждения) ( заполнения) Организация учета бланков строгой отчетности и. - Blanksomat 11 апр 2013 платежных карт могут использовать. Основные. некоторых БСО мы представляем для ознакомления и их дальнейшего. соответствуют требованиям Минфина РФ от 09.07. 07 г. № 60н. о. 11 апреля 13.
Порядок учета бланков строгой отчетности в университетеВ случае расхождения фактического наличия бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов минской центральной таможни или наличия дефектных бланков составляется акт ( приложение 1 к положению). Добрый день! Подскажите. раньше основанием для приказа было служебное задание. но в связи с постановлением правительства рф 1595 от 29. Помещения. металлические шкафы. сейфы. где хранятся бланки строгой отчетности. по окончании дневных операций. рабочего дня опечатываются личной металлической печатью в установленном порядке приказ о списании бланков строгой отчетности образец. Бланки строгой отчетности должны обязательно сохраняться с составленным на них ежемесячным актом о списании ( приложение 3 к положению) до истечения сроков хранения согласно утвержденной номенклатуре дел. Какие внутренние приказы и распоряжения. регулирующие применение бсо. должны быть на предприятии.
От правильного учета выручки от оказанных услуг зависят финансовые результаты деятельности предприятия. Добрый день! Скажите может ли руководитель в одностороннем порядке отменить приказ об отпуске. если специалист с ним уже ознакомлен? Ситуация такая допустим 01! Уничтожение бланков строгой отчетности. подлежащих списанию. может производиться только по письменному разрешению начальника таможенного органа. Здравствуйте! Если необходимо отменить приказ. в котором есть пункт об отмене другого приказа. то не будет ли существующая уже отмена недействительной? Здравствуйте! Приказ уже отменен. второй отменяется позже. Приведены здесь и наглядные примеры составления приказов. а кроме того в доступной форме изложена еще масса интересной и полезной информации. касающейся нюансов работы с населением в сфере оказания услуг без применения контрольно-кассовой техники! N 99-од о порядке декларирования личного имущества ( регистрационный n 182412 от 14.
Записи в книге по оперативному учету бланков строгой отчетности должны производиться материально ответственным лицом в момент приема и выдачи бланков и должны быть сделаны четко и ясно. подчистки. помарки и исправления не допускаются приказ о списании бланков строгой отчетности образец. На следующий день специалисту в устной форме сообщили. что приказ на отпуск отменяют. Приказ о создании комиссии можно оформить один раз и переиздавать только в случае изменения ее состава при этом сделав его универсальным. подходящим для процедуры приема и списания с последующим уничтожением одновременно…
Как можно в одном приказе прописать то. что она имеет на сегодняшний день? Спасибо здравствуйте! По некоторым вопросам ( расширение зовы обслуживания. секретность и др. В целях единообразия порядка учета и использования бланков строгой отчетности приказываю 1.
Лицо. ведущее оперативный учет бланков строгой отчетности. проставляет дату возврата использованных. испорченных или аннулированных книжек бланков строгой отчетности в книге по оперативному учету бланков строгой отчетности и расписывается в получении бланков… И далее всегда следует ссылка на отменяемый документ по образцу приказ ооо колибри от 27! Подробнее об этом можно узнать из статьи учет бланков строгой отчетности в организациях бюджетной сферы.).
Таможенными органами используются бланки строгой отчетности типовых и специализированных форм. утвержденных или согласованных государственными органами в соответствии с действующим законодательством республики беларусь и не подлежащих регистрации в инспекциях государственного налогового комитета. Комиссия установила. что бланки строгой отчетности в количестве книжек с пункта по пункт подлежат списанию! Доступ к печати можно предоставить необходимому количеству сотрудников. с которыми заключаются договора о материальной ответственности и. соответственно. издаются приказы. Комиссия проверяет бланки строгой отчетности. сформированные в пачки по надписям на накладках. пачки с нарушенной упаковкой принимаются полистно ( поштучно). В акте указывается состояние упаковки. наименование и номера форм бланков. номера и серии недостающих. излишних и дефектных бланков. Минская центральная таможня осуществляет изготовление и прием бланков строгой отчетности от предприятия-изготовителя с составлением акта о приеме-передаче. либо по договору. заключенному в установленном порядке между субъектами хозяйствования. Перед началом инвентаризации ответственный работник дает расписку. смысл которой заключается в том. что все вверенное ему имущество предъявлено к осмотру и находится в цельности и сохранности
(БСО)? | приказ о списании бланков строгой отчетности образец
Бланки документов строгой отчетности: дипломов об образовании и. реестру. Для упорядочения хранения и.
Еще о внесении изменений в. Причем в. комиссии по и денежных документов». В связи.
ПОЛОЖЕНИЕ о хранении и списании бланков строгой.Организации бюджетной сферы при выполнении своих уставных задач используют широкий спектр документации. Некоторые из этих документов должны изготавливаться на бланках строгой отчетности. В законодательстве нет общего определения для этого вида документов. В общем смысле бланки строгой отчетности это бланки, подлежащие специальному учету и имеющие уникальные идентификационные номера. Используются бланки строгой отчетности, как правило, для подтверждения какого либо статуса, свершившегося факта, фиксации важной информации или права на что-либо и т.п.
Формы бланков строгой отчетности, используемых организациями бюджетной сферы весьма разнообразны. Это могут быть аттестаты, дипломы, удостоверения, трудовые книжки и вкладыши к ним, медицинские книжки, бланки различных лицензий и свидетельств, родовые сертификаты, листки нетрудоспособности (так называемые больничные листы), санаторно-курортные путевки, военные билеты и многие другие.
Кстати, квитанция, которая выдается взамен чека контрольно-кассовой техники при расчетах с населением за оказанные услуги, так же является бланком строгой отчетности. Такая квитанция подтверждает факт приема денежных средств за оказанные услуги и выдается в случаях, когда бюджетное учреждение не использует ККТ. Форма этой квитанции (ф.0504510) утверждена законодательно, и используя автоматизированную систему BLANKSOMAT, ее можно легко изготовить.
В каждой отрасли, как правило, издаются отдельные нормативные акты, посвященные учету бланков строгой отчетности. Но проанализировав информацию, изложенную в этих нормативных актах, можно выделить основные правила которым подчиняется бюджетный учет БСО. Прежде всего, необходимо назначить ответственных за учет БСО и сформировать специальную комиссию, которая будет принимать, инвентаризировать, выдавать и списывать БСО. Так же нужно обеспечить условия для соблюдения требований, предъявляемых к безопасному хранению бланков строгой отчетности. Далее рассмотрим порядок учета и хранения некоторых БСО в организациях бюджетной сферы.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо учитывать и хранить в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя» (утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003 года № 225). Согласно этого документа для учета бланков трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда РФ от 10.10.200З № 69 «Об утверждению Инструкции по заполнению трудовых книжек». Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготовляются Объединением «ГОЗНАК».
Бланки листков нетрудоспособности учитываются и хранятся в соответствии с «Инструкцией о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, и их учета и хранения» (утверждена приказом Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29.01.2004 года № 18/29). ФСС размещает заказы на изготовление бланков листков нетрудоспособности на предприятиях-изготовителях, а затем снабжает ими медицинские организации. Учет «больничных» ведется на бумажных и магнитных носителях и по ходу их движения от предприятия-изготовителя до медицинских организаций заполняются различные регистры учета: Книга прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности, Книга получения бланков листков нетрудоспособности, Книга распределения бланков листков нетрудоспособности. Бланки листков нетрудоспособности должны храниться в специальных помещениях, сейфах или специальных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными замками. Помещения запираются замками и опечатываются.
Порядок учета бланков документов, подтверждающих уровень образования, регламентируется несколькими нормативными актами, поскольку в зависимости от вида образования правила могут регулироваться разными министерствами. Однако порядок этот практически идентичен и заключается в следующем: бланки учитываются по специальному реестру, учет выдачи отражается в книгах регистрации или в книгах учета, а книги эти должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны. Храниться БСО должны в условиях, исключающих несанкционированный доступ в специально оборудованных помещениях, сейфах или металлических шкафах с надежными замками.
Основной и самый действенный метод контроля сохранности БСО это проведение инвентаризации и прочих контрольных проверок. Методика проведения инвентаризации БСО подробно описана в другой статье. А вот порядок оформления результатов инвентаризации в организациях бюджетной сферы отличается от прочих организаций. Составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по форме 0504086. Если выявлены расхождения с фактическим наличием, то составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации по форме 0504092. Недостающие бланки списываются актом о списании бланков строгой отчетности по форме 0504816. Указанные в настоящем абзаце документы, утверждены приказом Минфина РФ от 15.12. № 173н.
Расходы на приобретение бланков строгой отчетности относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. БСО не учитываются на балансе. Их необходимо учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Учет осуществляется либо в условной оценке 1 бланк — 1 рубль, либо по стоимости приобретения бланков. Выбранный способ закрепляется в учетной политике. Учет ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения или с другой аналитикой.
Учет бланков строгой отчетности ВопросНаше бюджетное учреждение получает плату за надомное обслуживание от населения по бланкам строгой отчетности (квитанции). Приобретаются бланки квитанций по коду КОСГУ 226. Какими бухгалтерскими проводками и документами нужно правильно оформить поступление квитанций на баланс, в какой момент и какими документами и проводками оформляется поступление их на забалансовый счет, как они учитываются на забалансовом счете?
Должны ли лица, которым выдаются квитанции (в нашем случае это заведующие отделениями), вести у себя учет полученных квитанций, и если да, то в каком виде?
В какой момент производится списание квитанций с забалансового счета и по какому документу? Списываются ли они сразу после заполнения и получения по ним денег или же по прошествии определенного срока? Хотелось бы разобраться детально и по всем этапам учета бланков строгой отчетности. Заранее вам за это благодарны.
ОтветКвитанционные книжки относятся к бланкам строгой отчетности и учитываются на забалансовом счете 03 в условной оценке один рубль за один бланк, если учетной политикой учреждения не установлена другая оценка (в сумме стоимости приобретения бланков).
Квитанция ( ф. 0504510 ) относится к типовым формам бланка строгой отчетности и применяется для оформления приема наличных денежных средств уполномоченными учреждением в установленном законодательством порядке лицами от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. В случае приема наличных денежных средств уполномоченное лицо ежедневно сдает в кассу учреждения полученные денежные средства при составлении реестра сдачи документов с приложением копий Квитанций (ф. 0504510).
В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации (приказ Минфина России № 65н ) приобретение или изготовление бланков строгой отчетности отражается по коду КОСГУ 226 (в отличие от иных бланков, приобретение или изготовление которых отражается по коду 340).
Дополнительных условий для списания осуществленных расходов документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не установлено. Следовательно, суммы фактической стоимости изготовления или приобретения квитанционных книжек списываются в том отчетном периоде, в котором они отнесены на увеличение расходов - по счету 040120226 (то есть, фактически, в том периоде, когда в бухгалтерском учете отражены обязательства, возникшие в связи с изготовлением или приобретением бланков).
На забалансовом счете 03 квитанционные книжки учитываются в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.
Методические рекомендации по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями (утверждены приказом Минфина России от 15 декабря г. № 173н ) допускают возможность списания бланков строгой отчетности при их передаче ответственному за их оформление лицу (на основании Акта приема-передачи). По моему мнению, данное положение к квитанционным книжкам не относится, так как до истечения срока хранения использованных бланков квитанционных книжек оснований для списания их условной оценки с забалансового учета не возникает. Это обстоятельство обуславливает необходимость организации и ведения дополнительного учета бланков квитанционных книжек с разделением их на неиспользованные и использованные бланки.
Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не предусмотрена обязанность ответственного лица или подразделения, получивших в порядке внутреннего перемещения бланки квитанционных книжек, вести их учет. Соответствующее правило может быть (по моему мнению) отдельно прописано в учетной политике учреждения.
Наличие и движение бланков квитанционных книжек отражается в Книге учета бланков строгой отчетности (код формы 0504045 ). Учет ведется по сериям и номерам, с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.
С учетом сказанного выше все движение бланков квитанционных книжек отражается в порядке внутреннего перемещения (кроме случаев их передачи другому юридическому лицу или уничтожения). Записи производятся в Книге учета бланков строгой отчетности. При этом, по моему мнению, целесообразно предусмотреть в Книге несколько разделов для учета бланков квитанционных книжек:
Корреспонденция записей между разделами обеспечивается оформлением соответствующих записей в графах 6-7 и 8-9 различных подразделов Книги.
При определении срока, по истечении которого могут быть списаны использованные квитанционные книжки (корешки квитанций, а также испорченные квитанции), по моему мнению, следует исходить из того, что корешки квитанций служат инструментом дополнительного контроля. Потому списание использованных бланков по мере их заполнения и сдачи в бухгалтерию (централизованную бухгалтерию) представляется неправомерным.
В соответствии с пунктом 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа г. № 558. в отношении первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе, квитанции) установлен срок хранения пять лет, а в примечании специально оговорено, что списание возможно только при условии проведения ревизии или проверки.
Таким образом, списание использованных и испорченных бланков квитанционных книжек может производиться после ревизии, проведенной по истечении пяти лет с момента сдачи использованных бланков в бухгалтерию. Списание бланков квитанционных книжек производится на основании типовой формы Акта о списании бланков строгой отчетности (код формы 0504816 ).
Из текста вышеупомянутых Методических рекомендаций следует, что оформлению акта должна предшествовать инвентаризация бланков, результаты которой оформляются типовой формой Ведомости расхождений по результатам инвентаризации ( ф. 0504092 ).
Данные акта также отражаются в Книге учета бланков строгой отчетности (код формы 0504045).
Одновременно оформляется запись по забалансовому счету 03 (в условной оценке и в сумме, соответствующей количеству квитанционных книжек, указанных в Акте).
Глава 8. Ведение забалансовых счетовПосле изучения материалов данной главы вы сможете:
– определить назначение забалансовых счетов;
– назватьвиды материальных ценностей, учитываемых за балансом;
– изложить особенности бюджетного учета отдельных предметов, числящихся за балансом.
Бюджетный учет ценностей за балансом ведется по простои системе – корреспондирующие (двойные) записи не используются. При отнесении сумм стоимости того или иного имущества дебетуется соответствующий забалансовый счет, а при списании имущества этот же счет кредитуется. Для обеспечения управленческого учета КУ вправе вводить дополнительные забалансовые счета. Характеристика дополнительных забалансовых счетов должна быть отражена в учетной политике учреждения.
Материальные ценности на забалансовых счетах учитываются по своей стоимостной оценке, за исключением бланков строгой отчетности, переходящих наград, призов, кубков, периодических изданий – они учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 единицу (объект), инвентаризируются в порядке и сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.
Для учета ценностей на забалансовых счетах применяются те же первичные документы и регистры бюджетного учета, что и для учета ценностей, числящихся на балансовых счетах.
Перечень забалансовых счетов, применяемых бюджетным учреждением, виды материальных ценностей и обязательств, а также особенности их учета приведены в табл. 8.1.
В табл. 8.2 (далее) приведен перечень первичнэк документов и регистров бюджетного учета для ведения забалансовых счетов.
Система забалансовых счетов
Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения Российской ФедерацииТекст документа по состоянию на июль года
Страница 22 из 22
Аналитический учет по счету 02 ведется по заказчикам, видам, сортам материалов и месту их нахождения на Карточке количественно- суммового учета материальных ценностей.
03 "Бланки строгой отчетности"
На этом счете учитываются находящиеся на хранении и выдаваемые под отчет бланки ценных бумаг:
бланки трудовых книжек и вкладыши к ним;
справки на сохранение среднего заработка и получение дней отдыха донорам; талоны на питание, выдаваемые донорам;
бланки листков нетрудоспособности;
бланки удостоверений и т.п.
Перечень документов, являющихся в учреждении здравоохранения бланками строгой отчетности, порядок их хранения, выдачи, инвентаризации устанавливается руководителем учреждения здравоохранения и оформляется приказом.
Бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 рубль за 1 бланк.
Для исключения возможности использования неучтенных бланков, возможного подлога и подделки документов выдача пронумерованных бланков производится с указанием начального и конечного номера под роспись ответственного лица.
Все полученные бланки должны быть использованы, а испорченные или неиспользованные бланки сдаются в бухгалтерию для хранения и уничтожения в сроки, установленные приказом руководителя.
Списание израсходованных, а также испорченных бланков строгой отчетности производится по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) .
Аналитический учет по счету 03 ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности.
04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов"
На этом счете учитывается задолженность неплатежеспособных дебиторов в течение пяти лет с момента ее списания с баланса для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.
Суммы, полученные в погашение этой задолженности, списываются со счета 04 и подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета.
Аналитический учет по счету 04 ведется в Карточке учета средств и расчетов с указанием фамилии, имени и отчества должника или реквизитов юридических лиц.
05 "Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению"
На этом счете учитываются материальные ценности, оплаченные вышестоящим учреждением и отгруженные учреждениям здравоохранения (грузополучателям) в рамках централизованного снабжения.
Вышестоящее учреждение здравоохранения отражает по счету 05 стоимость материальных ценностей, отгруженных поставщиком грузополучателю, по которым не получено подтверждение об их получении.
При получении вышестоящим учреждением подтверждения от учреждения здравоохранения - грузополучателя, что указанные ценности отражены в учете, их стоимость списывается со счета 05.
Аналитический учет по счету ведется в Книге учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке, по каждому учреждению здравоохранения (грузополучателю).
06 "Задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности"
На этом счете учитывается задолженность за учащимися и студентами за невозвращенное ими обмундирование, белье, инструменты и другие ценности.
Суммы задолженности списываются с забалансового счета при возмещении студентами и учащимися сумм причиненного ущерба.
В случае возникновения обстоятельств, препятствующих возмещению задолженности, она списывается с забалансового счета в порядке, установленном для списания задолженности, безнадежной к взысканию.
Аналитический учет по счету ведется по каждому учащемуся и студенту на Карточке учета средств и расчетов.
07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры"
На этом счете учитываются переходящие призы, знамена, кубки, учрежденные разными организациями и получаемые от них для награждения команд-победителей, а также ценные подарки и сувениры. Призы, знамена, кубки учитываются в течение всего периода их нахождения в данном учреждении.
Переходящие награды, призы, кубки учитываются в условной оценке 1 рубль за 1 предмет. Ценные подарки и сувениры учитываются по стоимости приобретения.
Аналитический учет по счету ведется по каждому предмету и его стоимости в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.
08 "Путевки неоплаченные"
На этом счете учитываются путевки, полученные безвозмездно от исполнительного органа ФСС, общественных, профсоюзных и других организаций. Путевки должны храниться в кассе наравне с денежными документами.
Аналитический учет ведется по видам путевок, их количеству и номинальной стоимости в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.
09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных"
На этом счете учитываются материальные ценности, выданные на транспортные средства взамен изношенных (двигатели, аккумуляторы, шины и покрышки и т.п.).
Запасные части списываются со счета по причине их износа или непригодности к дальнейшему использованию на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) .
Аналитический учет по счету 09 ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в количественном выражении с указанием должности и фамилии получившего, даты получения и заводского номера.
12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками"
На этом счете учитывается спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ по конкретной теме заказчика после передачи его в научное подразделение.
После выполнения работ в соответствии с условиями договора спецоборудование возвращается заказчику или приходуется на баланс по рыночной стоимости на дату принятия к бюджетному учету с отражением по дебету счета 010506340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" и кредиту счета 040101180 "Прочие доходы".
Аналитический учет по счету ведется по наименованиям предметов, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.
13 "Экспериментальные устройства"
На этом счете учитываются основные средства и материальные ценности, использованные при изготовлении экспериментальных устройств, необходимых при проведении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, до момента проведения демонтажа этих устройств.
После проведения демонтажа возможные к использованию основные средства и материалы списываются с забалансового счета и отражаются на балансе по рыночной стоимости на дату принятия к бюджетному учету.
Аналитический учет по счету ведется по наименованиям, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей.
15 "Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия средств на счете по деятельности, приносящей доход"
Счет предназначен для учета предъявленных платежных поручений, инкассовых поручений по платежам в бюджет и внебюджетные фонды, оформленных в установленном порядке уполномоченными органами исполнительной власти и не оплаченных в срок из-за отсутствия средств на внебюджетном счете получателей.
Аналитический учет по счету ведется в Карточке учета расчетных документов, ожидающих исполнения.
17 "Поступления денежных средств на банковские счета учреждения"
Счет предназначен для:
учета поступлений денежных средств на банковские счета учреждений здравоохранения в разрезе кодов классификации доходов бюджетов Российской Федерации, возврата указанных поступлений;
учета поступления бюджетных средств от главных распорядителей (распорядителей) получателям средств бюджетов, отражаемого в корреспонденции с кредитом счета 1 201 03 610 "Выбытия денежных средств учреждения в пути", соответствующих счетов аналитического учета счета 1 304 04 000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств".
Записи по забалансовому счету 17 производятся одновременно с отражением на счетах X1510, X7510, а также X1610, X7610 (в части возврата поступлений).
Аналитический учет по счету ведется в Многографной карточке.
18 "Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждения"
Счет предназначен для учета выбытий денежных средств с банковских счетов учреждений здравоохранения в разрезе кодов бюджетной классификации Российской Федерации, а также восстановления выбытий.
Записи по забалансовому счету 18 производятся одновременно с отражением на счетах 11610, 17610, а также 11510, 17510 (в части восстановления выбытий).
Аналитический учет по счету ведется в Многографной карточке.
"Нефинансовые активы стоимостью до 1000 руб. списанные с баланса, находящиеся в эксплуатации"
Счет предназначен для учета основных средств стоимостью до 1000 руб. выданных в эксплуатацию (кроме библиотечного фонда).
Аналитический учет по счету ведется по видам нефинансовых активов, материально ответственным лицам и месту их нахождения в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в количественном выражении.
Лекция 8. Ведение забалансовых счетовБюджетный учет ценностей за балансом ведется по простой системе - корреспондирующие (двойные) записи не используются. При отнесении сумм стоимости того или иного имущества дебетуется соответствующий забалансовый счет, а при списании имущества этот же счет кредитуется. Для обеспечения управленческого учета КУ вправе вводить дополнительные забалансовые счета. Характеристика дополнительных забалансовых счетов должна быть отражена в учетной политике учреждения.
Материальные ценности на забалансовых счетах учитываются по своей стоимостной оценке, за исключением бланков строгой отчетности, переходящих наград, призов, кубков, периодических изданий - они учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 единицу (объект), инвентаризируются в порядке и сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.
Для учета ценностей на забалансовых счетах применяются те же первичные документы и регистры бюджетного учета, что и для учета ценностей, числящихся на балансовых счетах.
Перечень забалансовых счетов, применяемых бюджетным учреждением, виды материальных ценностей и обязательств, а также особенности их учета приведены в табл. 8.1.
В табл. 8.2 (далее) приведен перечень первичных документов и регистров бюджетного учета для ведения забалансовых счетов.
Таблица 8.1. Система забалансовых счетов
Наименование забалансового счета
Следующие:
