Распределение должностных обязанностей между руководящими сотрудниками организации устанавливается распорядительным документом – приказом руководителя организации.

Роль должностных инструкций:

1. Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.

2. Предназначение должностной инструкции – ответить на вопросы исполнителя «Что делать?» перед началом работ, объяснить что от него требуется, и руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Должностная инструкция – это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

3. Должностная инструкция позволяет оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества. Нельзя уволить работника за систематическое невыполнение должностных обязанностей, если причиной недовольства является качество его работы. В трудовом контракте этот момент не оговаривается, поскольку контракт отвечает на вопрос: «Что сотрудник должен делать на работе?». Администрации практически невозможно разобраться с человеком, подписавшим контракт, где указаны обязанности, но нет критериев оценки качества его работы. На вопрос «Как?» отвечает должностная инструкция.

4. Должностная инструкция – один из ключевых документов, устанавливающих в организации правила игры, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. В том случае, если должностные инструкции составлены правильно, зафиксированные в них обязанности полностью покрывают все функции и задачи, необходимые для оптимальной работы организации. Проще решаются проблемы контроля за деятельностью, повышается исполнительская дисциплина, так как каждый начальник знает, что он может спросить с подчиненных. Из жизни организации исчезают необоснованные выговоры, самодурство руководителей и сотрудники, профессионально изображающие перегруженность работой.

5. Должностная инструкция – синоним зрелости организации. Всякий документ имеет символическое значение. При приеме на работу наличие должностной инструкции означает для претендентов на должность солидность фирмы и позволяет привлечь в организацию профессионалов. Использование должностной инструкции в качестве основного аргумента при оценке деятельности сотрудников говорит о проработанности управленческих связей, стабильности организации и дальновидности руководства.

6. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.

7. Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

8. Анализ должностных инструкций (обязанностей, полномочий и т.п.) – один из источников информации для совершенствования организационной структуры, планирования мероприятий по повышению производительности труда.

В должностную инструкцию рекомендуется включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

5. Взаимоотношения, связи по должности.

Содержание раздела «Общие положения» полностью определяется традициями каждой конкретной организации, но должно быть унифицировано во всех документах организации.

Чаще всего в данном разделе устанавливается:

1. Наименование и категория должности – определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).

2. Непосредственная подчиненность работника и должностные лица, которыми он руководит.

3. Порядок назначения и освобождения от должности.

Производится приказом или распоряжением, но не контрактом, так как контракт является лишь основанием для приказа.

4. Порядок замещения при отсутствии.

5. Чем руководствуется работник в своей деятельности – нормативные, нормативно-правовые и организационно-правовые документы.

Прямая ссылка на должностную инструкцию не достаточна. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения). Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов и отрасли, в которой действует организация. Если организация является филиалом или представительством, надо указать вышестоящую организацию. И последней строкой – положение о структурном подразделении и настоящую должностную инструкцию.

6. Квалификационные требования – требования к образованию и стажу работы. Квалификационные требования берутся из нормативов труда, которые распространяются на предприятия и организации всех форм собственности: из положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик должностей Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (постановление Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 года № 37). Однако в общих положениях Квалификационного справочника определено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в требованиях к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

Раздел «Должностные обязанности» («Функции») важнейшая часть должностной инструкции и занимает по объему около 60% всего документа. В нем устанавливаются основные цели (направления деятельности) сотрудника и определяются его функции при реализации целей и задач структурного подразделения исходя из распределения функций подразделения между его сотрудниками.

В разделе перечисляются конкретные функции, возложенные на сотрудника с указанием формы его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и прочее.

Этот раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационной характеристике по той или иной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ, сокращению численности персонала возможно расширение круга обязанностей сотрудников по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

Кроме того, в разделе могут быть указаны обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации. В этот раздел также целесообразно включить положение о выполнении разовых служебных поручений.

Определяемые разделом функции должны быть выполнимы, то есть функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «выполнено или нет», можно было ответить односложно «да» или «нет».

В разделе «Права» приводят перечень прав сотрудника, представленных ему для выполнения возложенных на него функций, на доступ к ресурсам компании, связанных с распорядительными функциями и принятием решений и определенных законодательством и внутренними документами организации.

Конструкция раздела в наиболее общем виде может быть следующей:

· знакомиться с проектами решений руководителя организации (структурного подразделения), касающимися деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности, или участка выполняемой им работы;

· присутствовать на заседаниях, собраниях организации (структурного подразделения) по вопросам деятельности организации (структурного подразделения);

· участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;

· вносить на рассмотрение руководителя организации (структурного подразделения) предложения по улучшению деятельности организации (структурного подразделения) и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности организации (структурного подразделения) недостатков;

· осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений;

· запрашивать лично или по поручению руководителя организации (структурного подразделения) от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

· привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации);

· подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

· требовать от руководителя организации (структурного подразделения) оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений могут быть дополнены пунктами следующего содержания:

· действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции;

· вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

· сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.

Те или иные права можно конкретизировать с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей. Главное не путать права и обязанности!

Раздел «Ответственность» устанавливает виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение сотрудником должностных обязанностей, требований законодательства и неиспользование предоставленных ему прав, установленные в соответствии с действующим законодательством (дисциплинарная, административная или уголовная).

В данном разделе можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего порядка деятельности организации) может быть наложено взыскание. В должностной инструкции можно отразить группы правонарушений и способ определения меры ответственности за их совершение.

В должностные инструкции руководителей структурных подразделений целесообразно также включать пункты об ответственности за некорректное отношение к подчиненным, а в должностные инструкции сотрудников подразделений — пункты о нарушении субординации.

В разделе «Взаимоотношения, связи по должности» указывается круг должностных лиц, с которыми сотрудник вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией:

· кому, какую и в какие сроки предоставляет сотрудник информацию;

· от кого, в какие сроки и какую информацию получает сотрудник;

· с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов;

· с кем совместно подготавливает документы и т. д.;

· определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Разрабатывать должностные инструкции необходимо в соответствии с положением о подразделении. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностная инструкция согласовываются с соответствующими юридическими отделами (юрисконсультами) организации, кадровой службой, руководителями заинтересованных подразделений и другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение.

Утверждает должностные инструкции первый руководитель организации на должности находящиеся непосредственно в его компетенции. На остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.

После утверждения должностная инструкция передается сотруднику который проставляет на ней ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен, дата, подпись».

Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Ответственность за полноту наполнения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

В должностные инструкции должны вноситься изменения, получаемые путем периодических обсуждений руководства с работниками вопросов исполнения их обязанностей и изменения, связанные с развитием организации. Исходной точкой обновления должностных инструкций является стратегический план организации и/или его корректировки. Заменяться или заново утверждаться, должностные инструкции могут в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений или утверждения новых должностных инструкций издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под подпись.

Все положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и изменения к ним регистрируются в журнале регистрации. Регистрационный номер пишется от руки.

Вопросы для самопроверки:

1. Перечислите функции и состав организационно-правовой документации организации.

2. Что относится к учредительной документации организации? Как она разрабатывается?

3. Что такое Структура и штатная численность, штатное расписание организации?

4. Как разрабатывается и какие разделы включает Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе)?

5. Назовите структуру и порядок разработки должностных инструкций.