Глава 5 ДОЛЖНОСТНЫЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ ПРЕСС-СЕКРЕТАРЯ1

В структуре современных организаций может не быть ми пресс-службы, ни пресс-секретаря, но в штатном расписании вполне может оказаться такая должность, как пресс-атташе. Эксперты отмечают, что функции пресс-атташе и пресс-секретаря совпадают. Разница состоит лишь и том, что пресс-секретари обычно бывают у представителей политической, финансовой, деловой элиты, в штате государственных учреждений, крупных компаний и организаций. Должность пресс-атташе более распространена в дипломатическом корпусе, организациях культурно-просветительской, спортивной, медийной и PR-деятельности. По оценкам специалистов, название «пресс-секретарь» является более эмоционально окрашенным и отражающим специфику деятельности данного сотрудника, нежели пресс-атташе. Хотя, подчеркнем, что ошибки в таком наименовании нет и возможны оба рассмотренных варианта.

Вопрос о должностных и функциональных обязанностях пресс-секретаря является одним из приоритетных в рамках данного курса. Объясняется это тем, что от четкого понимания специалистом и сотрудником собственных обязанностей, которые он должен выполнять в рабочее время, и висит в конечном итоге эффективность работы с внешними аудиториями в целом. Как уже было отмечено выше, зачастую на пресс-службу перекладываются функции других подразделений. Происходить это может по разным

Авторы выражают благодарность за помощь в подготовке материала директору аналитического центра ЗАО АИФ Костикому В.В. пресс-секретарю Союза журналистов России Полоницкому П.А. и начальнику Управления общественных связей Административного департамента МВД России Грибакину В.В.

причинам: такова воля вышестоящего руководства, отделы по связям с общественностью недостаточно оперативно и качественно выполняют собственную работу, отсутствует четкое разделение обязанностей между подразделениями, когда «все занимаются всем» и так далее.

Поэтому первое, что должен сделать пресс-секретарь при вступлении в должность, — это прописать самому себе должностные обязанности (если их нет), а если они есть — внести необходимые коррективы, так как со временем меняется СОЦИАЛЬНАЯ СРЕДА, а вместе с ней структура, устав организации, штатное расписание и т.д.

Так как современная российская менеджерская, пиаровская, журналистская практика выработала значительное число норм и подходов к пониманию обязанностей пресс-секретаря и пресс-службы, попытаемся обобщить имеющиеся наработки в данной области и свести их в единую концепцию.

При построении деятельности необходимо обращать внимание на следующие основные положения, касающиеся должностных обязанностей:

четкая формулировка всех предъявляемых со стороны руководства требований;

- критерии оценки эффективности работы на предмет соблюдения должностных обязанностей и качества выполняемых задач;

четкое разграничение функционала с «родственными» отделами за счет составления ясных инструкций и на основе личного контакта с представителями других подразделений организации.

Для того чтобы составить представление о том, как может выглядеть должностная инструкция пресс-секретаря, приведем в качестве примера документ, определяющий функционал пресс-секретаря председателя Союза журналистов России (документ печатается в стилистике его составителей).

«Должностные обязанности пресс-секретаря председателя Союза журналистов России В.Л. Богданова.

-Освещение в СМИ деятельности председателя Союза журналистов России:

медиапланирование с учетом текущей и перспективной деятельности председателя СЖР;.

подготовка и рассылка в СМИ пресс-релизов по информационным поводам, связанным с деятельностью ПСЖР;.

распространение в СМИ комментариев председателя СЖР по вопросам, касающимся деятельности Союза журналистов России, другим информационным поводам;.

организация освещения в СМИ мероприятий с участием ПСЖР (приглашение журналистов, рассылка пресс-анонсов, аккредитация журналистов, рассылка итоговых пресс-релизов);.

организация интервью ПСЖР по наиболее значимым поводам в печатных СМИ; его участия в телевизионных и радио программах;.

подготовка по заданию ПСЖР текстов информационных и аналитических материалов для размещения в СМИ;.

организация и проведение пресс-конференций и брифингов по наиболее значимым информационным поводам;.

подготовка справок, аналитических материалов и обзоров для ПСЖР по темам передач и интервью с его участием;.

редактирование текстов интервью, присланных на согласование с ПСЖР, передача в СМИ;.

мониторинг выхода материалов в СМИ, касающихся деятельности ПСЖР, инициатив Союза и Секретариата;.

взаимодействие с Секретариатом, председателями СЖ и руководителями региональных СМИ, предоставление им и получение от них информации о мероприятиях с участием ПСЖР для размещения в региональных и федеральных СМИ.

2. Информационное наполнение сайта:

оперативное размещение на сайте новостных материалов, фотоотчетов;.

участие в процессах, связанных с модификацией сайта;

93. организация работы форума сайта;

разработка тематического плана онлайн-конференций с участием председателя и секретарей СЖР.

3. Формирование базы данных журналистов и СМИ:

регулярное обновление базы данных;

поддержание непосредственных личных контактов с представителями СМИ;

поздравление представителей СМИ с праздниками, личными событиями и т.д.».

В первую очередь обращает на себя внимание тот факт, что данный документ очень детализировано и подробно очерчивает весь круг должностных и функциональных обязанностей пресс-секретаря. В нем содержится обращение ко всем возможным, даже потенциальным сферам и рабочим ситуациям, которые могут возникнуть в работе организации, прописано, какую роль при этом будет выполнять пресс-секретарь. Необходимо отметить, что в результате построения подробной системы деятельности, руководству будет гораздо легче оценивать его работу.

В случае же, когда должностные и функциональные обязанности пресс-секретаря основываются на личных представлениях самого человека о том, чем и как он должен заниматься, или на невнятных задачах со стороны его непосредственного начальства, качество выполнения работы будет оставлять желать лучшего.

Проблемы с пониманием должностных обязанностей пресс-секретарей, а именно, отсутствие четкого видения того, чем он должен заниматься, проистекают из отсутствия реальных знаний о деятельности пресс-службы. Надо с сожалением констатировать, что отечественная элита (как в бизнесе, так и в государственных структурах) зачастую неверно рассматривает цель общественных связей. Считается, что комплиментарные отзывы в СМИ (в большинстве случаев купленные за деньги) и есть нужный результат, хотя зффективность от таких материалов крайне низкая.

Конечно, общепринятые качественные критерии оценки эффективности РR-деятельности отсутствуют (но НИЧТО не мешает организации в отсутствие общепризнанных

критериев выработать свои собственные, соответствующие ее специфике). Систему оценки работы пресс-секретаря следует выстраивать не по формальным признакам, а на основании критериев качества выполненных заданий, которые отражают достижение определенных целей (например, результативное воздействие на четко обозначенный сегмент целевой аудитории).

Как показывает практика, стремление к тому, чтобы о нас думали хорошо, — это еще недостаточное условие для того, чтобы пресс-служба -качественно выполняла свою работу. Отсутствие четких должностных инструкций мешает объективной оценке качества работы пресс-секретаря, руководству будет трудно обвинить его в невыполнении каких-то функций, если они не зафиксированы документально.

Повторим сказанное в первой главе: руководитель пресс-службы должен иметь достаточно высокий статус — Быть на уровне если не заместителя руководителя, то хотя бы начальника управления, иначе трудностей в выполнении своих обязанностей ему не избежать. Это скажется на его работе как внутри организации, так и вне нее.

Пресс-секретарь должен быть достаточно независимой фигурой, пользующейся авторитетом в коллективе. Так-то очень важен фактор психологической совместимости с руководителем организации. Пресс-секретарь и то лицо, с которым он работает, должны составлять определенный симбиоз. У них должно быть идеологическое взаимопонимание и психологическая совместимость. По словам директора аналитического центра ЗАО АИФ Вячеслава Костикова, «если начальник — холерик, а пресс-секретарь —меланхолик, ничего хорошего из такого «творческого союза» не выйдет. Между пресс-секретарем и руководителем должна существовать неформальная связь, пресс-секретарь не должен каждый раз с опаской думать, подойти ему к руководителю или нет».

При этом пресс-секретарь не должен демонстрировать себя независимым политиком и высказывать мнения, которые выходят за рамки его функциональных обязанностей, так как это будет вредить имиджу организации и ее руководителя.

Пресс-секретарь обязательно должен быть официально представлен руководителем организации ее сотрудникам при вступлении в должность, что поможет исключить возникновение конфликтов внутри коллектива, быстрее наладить контакты с руководителями подразделений организации по предоставлению информации. Будет не лишним огласить его основные функции и должностной статус на общем собрании. На сайте организации также обязательно должна быть размещена информация о новом назначении (если есть свои корпоративные издания — то и там). Это нужно для того, чтобы СМИ и представители других целевых аудиторий, постоянно контактирующие с организацией, были оперативно проинформированы об изменениях в ее структуре.

При вступлении в должность для любого пресс-секретаря важно: 1)

подготовить справку об организации (пресс-портрет), ошибки возникают потому, что пресс-секретарь мало знает организацию, в которой работает, в частности, корпоративный кодекс поведения; 2)

привести в порядок сайт (чтобы он был информационно насыщенным, информация оперативно обновлялась, существовал как можно более широкий спектр рубрик, имелись хорошие иллюстрации); 3)

наряду с этим должна быть сформирована методика представления тех людей, которые работают в организации (не только руководителя, но и других ключевых персон).

Информация об организации и основных персоналиях должна храниться у пресс-секретаря в печатном и электронном виде, а также в форме представительских кейсов, которые раздаются на презентациях ('(презентационная папка»).

Напомним, что человек, который поступает на работу в пресс-службу, должен обязательно знать специфику организации и ее целевых аудиторий, а также специфику своей профессиональной роли. Тем пресс-секретарям, которые приходят в профессию из журналистики, необходимо понимать, чем их новый статус отличается от прежнего.

Задача журналиста — добыть неизвестные факты о деятельности организации, а задача пресс-секретаря -не допустить или минимизировать распространение информации, если она вредит репутации компании.

Это- один из критериев его профессионализма.

Важнейший этап работы пресс-секретаря, следующий за первоначальным сбором информации, — это определение целевой аудитории. Он должен составить базы СМИ по видам: деловые, информационно-аналитические, профессиональные, государственные, некоммерческие и т.д. Все эти базы должны быть в электронном и печатном виде и постоянно обновляться. Необходимо многое знать о личностях главных редакторов, вплоть до того, что они любят, чем увлекаются (например, есть издания, которые очень любят тему экологии, хотя их общий профиль несколько иной). Надо твердо знать, с чем и куда идти.

Пресс-секретарь Союза журналистов России Петр Полоницкий в этой связи справедливо отмечает." «Пресс-секретарь должен в своей работе исходить из принципа «Я знаю, что ничего не знаю», т.е. очень тщательно изучать и отбирать информацию, касающуюся его деятельности».

Кроме перечисленных выше обязанностей пресс-секретаря есть еще одна, на которой следует остановиться более подробно. Вне зависимости от специфики организации, в которой существует пресс-служба, одной из основных задач ее главы является бережное распоряжение финансовыми ресурсами организации при осуществлении своей деятельности.

Естественно, работа в информационной среде требует определенных (иногда — весьма существенных) материаЛЬНЫХ затрат, однако мы должны исходить из того, что пресс-служба, как правило, крайне ограничена в своих финансовых возможностях и при этом должна достигать поставленных целей. Искусство специалиста по связям с общественностью в частности, заключается в том, чтобы максимально сократить затраты на продвижение информационного продукта. На вопрос о том, как этого добиться, пытались ответить многие специалисты в области связей с общественностью. В каждом конкретном случае

есть своя специфика, и глава пресс-службы действует по своему усмотрению, основываясь на личном опыте. Естественно, некоторые работники не считают, что должны экономить деньги организации и ее руководителя, поэтому они и не знают, как можно, к примеру, разместить статью на уважаемом ресурсе в сети Интернет и получить от этого наибольшую отдачу в виде формирования общественного мнения в нужном русле. Но подобную ситуацию мы рассматривать не будем, так как изначально ориентируемся на профессионалов и тех, кто действительно хочет ими стать. Перечислим основные начальные методы, с помощью которых можно экономить средства, выделяемые на осуществление деятельности пресс-службы:

- составление базы данных СМИ, работающих на Вашу целевую аудиторию;

- установление личных контактов с журналистами из выделенной категории;

- создание оригинальных информационных поводов;

- работа со СМИ, основанная на принципе взаимозачета и бартерного обмена услугами;

-использование малобюджетных форм и методов работы (создание текстов, интересных для СМИ, за размещение которых не надо платить, продвижение сайта, технологии событийной коммуникации);

-сокращение штата сотрудников и распределение должностных обязанностей между наиболее способными и профессиональными специалистами. К сожалению, многие молодые специалисты не стремятся идти по данному пути и постоянно ставят перед руководителем вопрос о расширении финансирования, так как, по их мнению, при отсутствии бюджета «ничего сделать нельзя».

Практика показывает, что в настоящее время пресс-службы самых крупных организаций, как правило, не вступают в финансовые отношения с представителями СМИ, не печатают заказных материалов и не стимулируют журналистов материально. Естественно, имя большого учреждения делает свое дело, так как журналисты самостоятельно проявляют инициативу и обращаются за информа-

цией в его пресс-службу. Однако нельзя умалять профессионализма тех, кто занят связями с общественностью, так как во многом их эффективный труд способствует поддержанию престижа и имени организации, что позволяет ей выбирать издания для информационной поддержки.

Современная практика деловых отношений свидетельствует, что необходимо работать по принципу: «Сначала ты работаешь на имя, потом имя работает на тебя!». Только такой подход способен обеспечить успех в любом начинании, в том числе и в сфере общественных коммуникаций. Применительно к работе пресс-службы он наиболее полно сформулирован начальников Управления общественных связей Административного департамента МВД России Валерием Грибакиным: «Открытость формирует доверие, доверие формирует уважение, уважение формирует конкретные действия, связанные с помощью, сочувствием, отзывчивостью. На мой взгляд, это универсальная схема эволюции, которую должны пройти все пресс-службы в своем развитии».

Для руководителя пресс-службы (пресс-секретаря, пресс-атташе) очень важно зарекомендовать себя в профессиональном сообществе и журналистской среде, особенно, когда его подразделение только начинает свою работу. Естественно, на начальном этапе пресс-служба будет испытывать затруднения с размещением материалов и пониманием журналистов, но при условии качественной работы и профессионального подхода, безусловно, можно прорвать данную «информационную блокаду» и в разы по-высить уровень цитируемости и упоминаемости бренда организации и ее руководителя в СМИ. При создании пресс-службы амбициозные руководители так и формируют задачу для пресс-службы: при минимальных затратах сделать так, чтобы название нашей организации было известно целевой аудитории.

Пресс-службы малых и средних организаций, естественно, тоже могут пройти этот путь и создать имя себе и тому учреждению, к которому они относятся. Мы уже подчеркивали, что очень многое зависит от личности главы пресс-службы, его опыта и профессиональных качеств.

В этом плане работа руководителя пресс-службы похожа на работу политтехнолога, которому также зачастую приходится с нуля создавать привлекательный для потребителя продукт в виде имиджа кандидата и его программы. Пресс-служба также выступает производителем и продавцом информации, собственной интерпретации событий. Но для того, чтобы эта роль реализовывалась эффективно, необходимо пройти достаточно долгий путь становления и развития структуры.

Как правило, в первое время наибольшую сложность представляет процесс «наработки» собственной контактной базы журналистов, с которыми можно развивать конструктивные отношения. На региональном уровне добиться этого несколько проще. В условиях информационного голода во многих субъектах Федерации активность пресс-службы обязательно будет замечена, а информация, исходящая из этого источника, распространена в региональных СМИ.

Безусловно, создание контактной базы — это очень трудоемкий процесс. Приходить в редакцию и знакомиться с журналистами «просто так» не стоит, так как следует сначала оценить политику редакции и конкретного журналиста, спланировать собственные действия (об этом шла речь во второй главе данного раздела). Эффективным способом представляется возможность знакомства и сбора контактной информации во время проведения презентационных мероприятий, проходящих на самых разных площадках, даже у конкурентов. Обязательно следует собирать визитки или записывать контактные телефоны присутствовавших на пресс-конференции журналистов, общаться с представителями СМИ на любых мероприятиях, открывающих такую возможность, и поддерживать возникшие отношения. Необходимо понимать, что большинство людей ценят проявления заботы и внимания, а для журналистов эти качества значат даже больше, чем для представителей других профессий.

Предлагая сотрудничество, нужно соблюдать определенные «правила хорошего тона». Во многих СМИ, и, особенно, на телевидении действуют жесткие правила — за не-

санкционированное размещение косвенной рекламы, которой, по сути, является любой PR-материал, сотрудник может лишиться работы. Поэтому более чем вероятно, что, получив подобное предложение от малознакомого человека, журналист воспримет его как провокацию и ответит отказом. Приступать к обсуждению подобных тем следует (если вообще стоит это делать) только после становления отношений личного доверия, а это требует времени, усердия и развитых коммуникативных навыков.

Размещать заказные материалы в СМИ можно и напрямую через редакцию, в данном случае это будет стоить дороже. Здесь сложность заключается в том, что многие СМИ в целях сохранения своей репутации официально отрицают наличие такой возможности.

Потребность в проплаченных материалах возникает по многим причинам. Например, иногда представители руко-водства организации не хотят сами выступать ньюсмейкерами, участвовать в создании информационных поводов. С другой стороны, представители пресс-служб часто слишком инертны и считают, что если завтра или через неделю) им нужна статья об их организации, то она должна появиться независимо от того, есть информационный повод или нет. Такое поведение однозначно не может быть образцом для подражания.

Для установления долгосрочных, ориентированных на перспективу контактов с журналистами полезно проведение совещаний руководителей пресс-служб организаций, имеющих общий сегмент деятельности не только между собой, но и с главными редакторами СМИ и ведущими журналистами. К сожалению, между представителями этих категорий очень часто нет взаимопонимания и общих интересов. Иногда пресс-служба рассматривает свои отношения со СМИ в парадигме «заказчик-исполнитель» (т.е. пресс-служба — заказчик, а СМИ — исполнитель его воли), это глубоко неверно. Фактически заказчиком информации являются СМИ. Если пресс-служба не будет понимать интересы СМИ, не будет понимать, какую информацию СМИ возьмут, успех ее деятельности будет невелик, так как

СМИ — это главный посредник между организацией и населением.

В заключение приведем цитату из экспертного интервью с Вячеславом Костиковым, с мая 1992 по декабрь 1994 года пресс-секретаря Президента России Б.Н. Ельцина, которую можно рассматривать как краткий «профессиональный кодекс»:

«Пресс-секретарь — достаточно самостоятельная единица, она только тогда интересна журналистам, когда, естественно, отражая точку зрения своего руководства, демонстрирует себя как личность, только тогда его мнение будет услышано.

Пресс-секретарь должен иметь университетскую подготовку, хорошо владеть русским языком и быть достаточно смелым человеком. Он должен таким образом формулировать суждения, чтобы они были услышаны представителями журналистского сообщества: В противоположном случае мнения, которые высказывают пресс-секретари, будут просто дополнять шумовой фон.

Пресс-секретарь должен обязательно обладать чувством юмора, в процессе общения с журналистами всегда есть место хорошей шутке, иногда специально заготовленной. Пресс-секретарь может и должен добавлять «яркие краски» в палитру образа своего руководителя».

Современная пресс-служба

3.10.Привлечение на договорных условиях журналистов к подготовке специальных передач и публикаций в СМИ. Проведение экспертизы и окончательного редактирования текстов, публикуемых в печатных, справочных и информационных изданиях на основании договоров.

3.11.Производство и распространение собственной информационной продукции в соответствии с основными задачами Пресс-службы.

4. Полномочия Пресс-службы

Для достижения поставленных задач и осуществления своих функций Пресс-служба имеет право в пределах своей компетенции в установленном порядке:

4.1. Получать и распространять в СМИ информацию о деятельности органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа, а также органов местного самоуправления.

4.2.Вносить предложения в адрес Губернатора и Правительства при рассмотрении вопросов, относящихся к ее компетенции.

4.3.Участвовать в заседаниях, совещаниях, конференциях и других мероприятиях, проводимых по вопросам, входящим в компетенцию Пресс-службы.

4.4.Запрашивать и получать в установленном порядке оперативную информацию, справочные, аналитические, статистические и иные материалы и данные по вопросам, относящимся к компетенции Пресс-службы, от органов власти, профессиональных и общественных организаций (объединений).

4.5.Давать заключения по проектам нормативных актов, подготавливаемых органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа по вопросам, входящим в ее компетенцию, участвовать в подготовке нормативно-правовых актов автономного округа.

4.6.Оказывать консультативную, методическую и практическую помощь самостоятельным подразделениям Администрации Губернатора и Правительства автономного округа по вопросам, входящим в компетенцию Пресс-службы.

4.7.Пользоваться информацией банка данных Правительства Ханты-Мансийского автономного округа и единой информационной системой.

4.8.Привлекать специалистов структурных подразделений Правительства автономного округа для решения задач, возложенных на Пресс-службу.

4.9.Использовать иные права для осуществления целей и задач в пределах компетенции Пресс-службы или по поручению Губернатора автономного округа.

5. Организация деятельности Пресс-службы

5.1.Пресс-службу возглавляет Пресс-секретарь - руководитель Пресс-службы, назначаемый и освобождаемый от занимаемой должности Губернатором автономного округа. Пресс-секретарь - руководитель Пресс-службы несет ответственность за результаты деятельности Пресс-службы перед Губернатором.

Заместитель руководителя Пресс-службы назначается и освобождается от должности по согласованию с Пресс-секретарем-руководителем Пресс-службы, другие работники назначаются руководителем Администрации Губернатора автономного округа по представлению Пресс-секретаря-руководителя Пресс-службы и увольняются в установленном порядке.

5.2.В штатное расписание Пресс-службы входят:

- Пресс-секретарь – руководитель Пресс-службы;

-заместитель руководителя Пресс-службы;

-специалист – эксперт по работе с печатными средствами массовой информации;

-специалист-эксперт по работе с электронными средствами массовой информации и информационными агентствами;

-руководит деятельностью Пресс-службы, обеспечивая решения возложенных на нее задач;

-действует на принципах единоначалия, утверждает должностные инструкции и распределяет обязанности подчиненных ему работников;

- решает вопросы командирования сотрудников Пресс-службы;

- представляет на утверждение Губернатору автономного округа изменения, дополнения в настоящее Положение, структуру, штатное расписание Пресс-службы, должностные инструкции и должностные оклады сотрудников Пресс-службы;

- ходатайствует об установлении надбавок к должностным окладам сотрудников Пресс-службы, о поощрении работников или о наложении на них дисциплинарных взысканий;

- по доверенности от имени Губернатора автономного округа по порученным вопросам может выступать в судах;

-без доверенности действует во взаимодействиях с государственными органами, органами местного самоуправления, СМИ, хозяйствующими субъектами всех форм собственности и гражданами по вопросам целей, задач и полномочий Пресс-службы;

- представляет Пресс-службу в отношениях с государственными структурами и иными юридическими лицами и гражданами;

-подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции;

-готовит проекты распоряжений и постановлений Губернатора и Правительства по вопросам работы Пресс-службы.

5.4.Финансирование расходов на содержание Пресс-службы и осуществление ее программной деятельности производится за счет ассигнований на содержание Администрации Губернатора автономного округа.

5.5.Кадровое, финансовое и иное обслуживание Пресс-сл осуществляется Управлением делами Губернатора автономного округа.

5.6.Работники Пресс-службы исполняют должностные обязанности в соответствии с должностными инструкциями согласно занимаемой должности.

5.7.Работнику Пресс-службы могут быть поручены иные функции и обязанности без его согласия в соответствии с ч.2 ст. 25 КЗОТ РФ.

6.1.Сотрудники Пресс-службы несут ответственность за исполнение законов Российской Федерации, указов Президента, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Ханты-Мансийского автономного округа, постановлений и распоряжений Губернатора (Правительства) автономного округа.

6.2.Работники Пресс-службы обязаны сохранять государственную тайну, служебную и иную конфиденциальную информацию, ставшую им известной при исполнении должностных обязанностей.

6.3.Лично обеспечивают сохранность переданных для работы документов, материалов, проектов и иной документации, поступающих в Пресс-службу в порядке осуществления ее задач и функций.

6.4.Обеспечивают передачу в архив документов в установленном порядке.

7. Заключительные положения

7.1.Возложение на Пресс-службу функций, не предусмотренных настоящим Положением или нормативными актами Губернатора автономного округа, не допускается.

7.2.Пресс-служба может быть реорганизована или ликвидирована на основании постановления Губернатора автономного округа.

7.3.При реорганизации или ликвидации Пресс-службы ее работники обеспечиваются социальными гарантиями в соответствии с действующим законодательством.

главному специалисту пресс-службы администрации города

I. Общие положения

Главный специалист пресс-службы администрации города (далее именуется - главный специалист) в своей деятельности подчиняется начальнику пресс-службы администрации города. Главный специалист является муниципальным служащим, замещающим старшую должность муниципальной службы категории "В", на которого распространяются все права, обязанности и ограничения, предусмотренные действующим законодательством о муниципальной службе.

Главный специалист назначается и освобождается от должности Главой города по представлению начальника пресс-службы администрации города и согласованию с первым заместителем Главы города.

В период временного отсутствия главного специалиста его обязанности исполняет должностное лицо, назначаемое начальником пресс-службы администрации города.

1.4. Главный специалист в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Законами Российской Федерации "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", "Об основах муниципальной службы в Российской Федерации", "О средствах массовой информации", указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ханты-Мансийского автономного округа, законами и другими нормативными актами Ханты-Мансийского автономного округа, касающимися вопросов местного самоуправления, муниципальной службы и направлений деятельности отдела, Уставом муниципального образования город окружного значения Нижневартовск, решениями Думы муниципального образования города, постановлениями и распоряжениями Главы города, Положением о пресс-службе и должностной инструкцией.

II. Основные обязанности

2.1. Планирует свою работу в соответствии с планом работы пресс-службы администрации города и указаниями начальника пресс-службы администрации города.

к публикации официальные материалы – постановления, распоряжения Главы города, решения Думы муниципального образования города;

информационные материалы и пресс-релизы о деятельности администрации города к публикации в городских, окружных, областных и центральных газетах;

к печати ответы руководителей и специалистов управлений, комитетов и отделов администрации города на письменные обращения граждан;

- и обновляет информацию на официальном Web-сайте администрации и Думы муниципального образования города в разделе "Пресс-служба сообщает" и справочный материал о городе.

- в работе проводимых в администрации города совещаний, заседаний и освещает их на страницах печати, по радио и телевидению;

- в работе комиссии по изданию художественно-публицистических произведений за счет средств городского бюджета.

в средствах массовой информации массовые обсуждения поступивших в администрацию города предложений от жителей города с целью выявления общественного мнения;

пресс-конференции, брифинги, встречи руководителей администрации города, Думы муниципального образования города с представителями средств массовой информации.

Соблюдает конфиденциальность сведений, которые стали ему известны в процессе работы, если они являются служебной информацией, исполняет свои обязанности качественно, компетентно и эффективно, своими действиями поддерживает и укрепляет авторитет пресс-службы.

Главный специалист имеет право:

- вносить предложения в рамках своей компетенции и должностных обязанностей по улучшению работы администрации города, в том числе пресс-службы администрации города;

- запрашивать дополнительную информацию в управлениях, комитетах, отделах администрации города, подготовивших проекты постановлений и распоряжений Главы города;

- обрабатывать собранную информацию в виде какого-либо журналистского жанра;

- в случае необходимости визировать подготовленную к публикации в газетах, передаче по радио или телевидению информацию у специалистов администрации города;

- на гарантии, предусмотренные для муниципальных служащих действующим законодательством.

IV. Квалификационные требования к работнику

4.1. На должность главного специалиста назначается лицо, имеющее высшее образование по специальностям "Связи с общественностью", "Журналистика" или образование, являющееся равноценным, стаж работы по специальности не менее трех лет.

4.2. Главный специалист должен обладать высокими морально-этическими качествами, профессиональными знаниями и умениями, организаторскими способностями, творческим отношением к делу, исполнительностью, организованностью, дисциплинированностью, умением работать на персональной электронно-вычислительной машине.

Главный специалист несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством:

- за качество и своевременность выполнения задач и обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией;

- за достоверность передаваемых в средства массовой информации материалов, а также неиспользование в необходимых случаях предоставленных ему прав;

- за разглашение сведений, составляющих охраняемую законом и иными нормативными актами тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан, в том числе после прекращения муниципальной службы;

- за несоблюдение ограничений, связанных с муниципальной службой;

- за нарушение Правил внутреннего трудового распорядка;

- за действие или бездействие, ведущие к нарушению законных интересов граждан.

Место в иерархии: Среднее звено

Участвует вместе с высшим руководством компании в разработке корпоративных задач и доведении их до сведения лиц как внутри, так и вне организации для создания благоприятного корпоративного имиджа.

Занимается определением, разработкой и осуществлением стратегии связей с общественностью.

Участвует в решении вопросов, имеющих отношение к связям с общественностью.

Дает ответы на жалобы, запросы и требования по информации, укрепляющие или поддерживающие имидж компании.

Контролирует предоставление информации о компании как внутренним, так и внешним средствам массовой информации.

Принимает участие в совещаниях по утверждению бюджета на проведение рекламных акций.

Разрабатывает концепцию проведения рекламных мероприятий и контактирует с заинтересованными сторонами.

Место в иерархии: Руководство

Совместно с высшим руководством разрабатывает задачи в области связей с общественностью и стратегии по созданию благоприятного корпоративного имиджа компании.

Формирует концепцию деятельности по планированию, разработке и применению корпоративной политики.

Разрабатывает методы и программы осуществления связей с общественностью.

Осуществляет анализ информации о позиции инвесторов, тенденциям в области акционерной собственности.

Отслеживает основные тенденции в области информационных ресурсов.

Следит за распространением внутренней и внешней информации.

Совершенствует и контролирует исполнение бюджета.

7.2. Деловые игры.

7.2.1. Деловая игра «Типовые функции pr-специалиста государственного учреждения».

Время проведения: 10.00-12.30 (перерыв - 11.30-11.40)

1. PR-акция городской (областной) администрации: от создания до воплощения

Создание информационного повода и разработка концепции.

- понятие информационного повода,

- каналы распространения информации,

- ресурсы обеспечения PR-акции

Реализация плана, особенности применения.

- этапы PR-акции и их особенности

Механизмы управления ситуацией.

Подведение итогов PR-акции.

7.2.2. Деловая игра: Информационный повод: от создания до воплощения (на примере ПР-акции районной администрации). (4 часа, игра снимается на видеокамеру)

1.«У меня есть идея!». Создание информационного повода и разработка концепции.

2. «Труден только первый шаг». От плана – к действию.

3. «В эпицентре событий. Все идет по плану или спасайся, кто может». Механизмы управления ситуацией.

4.«Разбор полетов». Подводим итоги.

7.2.3. Деловая игра: Проведение общественных слушаний

1.Общественные слушания как особый вид PR-акции.

2.Инструментарий, позитивные и негативные оценки.

3.Подготовка и принятие решений, нейтрализация негативных последствий.

7.2.4. Деловая игра: Деятельность пресс-службы в период социального конфликта

1. Информирование общественности

- аргументы в пользу закона, опросы общественного мнения, аудитория

2. Формы связей с общественностью в кризисных ситуациях

- справочные телефоны, приемные и т.д.

3. Создание дополнительных условий для реализации Закона.

7.3. Профессиональные конкурсы

7.3.1. Конкурс «Лучший по профессии»

Примерные задания для конкурсантов:

Конкурс «Домашнее задание»:

подготовить макет пригласительного билета на День первокурсника Института управления и экономики, который проводится вузом при участии Законодательного собрания Санкт-Петербурга, Комитета по образованию и науки Администрации Санкт-Петербурга, Секретариата МПА СНГ. Торжественное собрание состоится 30 августа 2005 г. в 10.00 в Таврическом дворце;

подготовить речь директора фирмы «Акация» на торжественном собрании по случаю завершения благоустройства и озеленения парка «300 лет Санкт-Петербурга»;

подготовить опровержение на публикацию СМИ.

перевести с английского языка на русский поступившее в офис организации письмо зарубежных деловых партнеров;

выступить в роли переводчика на встрече руководителя фирмы с представителем зарубежной компании.

придумать слоган для рекламной кампании по набору абитуриентов в Институт управления и экономики;

придумать слоган для рекламной кампании по открытию нового железнодорожного маршрута Октябрьской железной дороги «Санкт-Петербург – Париж (Владивосток)».

ответы на вопросы ведущего в течение 1 минуты на количество правильных ответов. Например, «Как переводится с английского слово «брифинг» и др.

Участники конкурса по жребию выступают в роли 1) пресс-секретаря, 2) спичрайтера, 3) маркетолога, 4) корреспондента корпоративного издания, 5) PR-менеджера.

Каждому из них объявляется задание и участники поочередно приступают к его выполнению.

Для пресс-секретаря: подготовить заявление для прессы от компании «Метрострой» по случаю сдачи в эксплуатацию и торжественному открытию новой станции метрополитена «Комендантский проспект».

Для спичрайтера: подготовить приветственную речь директора фирмы «Акация» на торжественном собрании по случаю завершения благоустройства и озеленения Южно-Приморского парка «Победы»;

Для маркетолога: разработать опросный лист потенциальных посетителей торгового комплекса с целью выяснения покупательской способности и потребительских предпочтений.

4.Для корреспондента корпоративного издания: провести блиц-интервью с одним из членов жюри на тему профессиональной деятельности и достижений компании, записать его на диктофон, затем для жюри и зрителей транслировать через микрофон.

5. Для PR-менеджера: написать церемонию открытия крупного торгового комплекса.

На выполнение задания последовательно отводится 10 мин. ответы – по 5 мин. Всего - 35 мин.