Руководства, Инструкции, Бланки

Должностная Инструкция Делопроизводителя На Предприятии

Рейтинг: 4.7/5.0 (148 проголосовавших)

Категория: Инструкции

Описание

Юридические услуги

Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

По вопросам составления и экспертизы договоров, дополнительных соглашений, исковых заявлений рекомендуем обратится к юристу по телефону - 8 (919) 722-05-32

Абонентское обслуживание физических и юридических лиц - www.mashenkof.ru

должностная инструкция делопроизводителя на предприятии:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Должностная инструкция делопроизводителя

    Должностная инструкция делопроизводителя Должностная инструкция делопроизводителя 1. Общие положения

    1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

    1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

    1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.

    1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.

    1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.

    1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    2. Квалификационные характеристики

    2.1. Делопроизводитель должен знать:

    - нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

    - основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

    - структуру предприятия и его подразделений;

    - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

    - порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

    - основы организации труда;

    - правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;

    - основы законодательства о труде;

    - правила внутреннего трудового распорядка;

    - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

    2.2. Делопроизводитель должен уметь:

    - пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

    3. Должностные обязанности

    3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:

    3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

    3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

    3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.

    3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

    3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

    3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

    3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

    3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

    3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

    3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

    3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

    3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

    3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

    3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.

    3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.

    3.17. Копировать необходимые для работы документы.

    4. Права

    Делопроизводитель имеет право:

    4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

    4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

    4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

    4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

    4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    5. Ответственность

    Делопроизводитель несет ответственность:

    5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

    5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.

    5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

    5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

    5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

    5.6. За неразглашение коммерческой тайны.

    5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.

    6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя

    6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.

    6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.

    7. Взаимоотношения

    7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

    7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.

    Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.

    Должностная инструкция делопроизводителя

    Должностная инструкция делопроизводителя

    Должностная инструкция делопроизводителя

    УТВЕРЖДАЮ
    Генеральный директор
    Фамилия И.О. ________________
    «________»_____________ ____ г.

    1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
    1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
    1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
    1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
    1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
    1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
    - нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
    - Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
    - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
    - приказами и распоряжениями руководства;
    - настоящей должностной инструкцией.

    2. Должностные обязанности делопроизводителя

    Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
    2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
    2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
    2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
    2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
    2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
    2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
    2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
    2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
    2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
    2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

    3. Права делопроизводителя

    Делопроизводитель имеет право:
    3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
    3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
    3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
    3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    4. Ответственность делопроизводителя

    Делопроизводитель несет ответственность:
    4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
    4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
    4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

    Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии

    Делопроизводитель Делопроизводитель. Должностная инструкция. Должностная инструкция - Делопроизводитель

    1. Общие положения
    1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,
    относится к категории технических исполнителей.
    1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую
    корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное
    образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее
    (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной
    программе, без предъявления требований к стажу работы.
    1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится
    приказом руководителя предприятия по представлению ______________________
    (заведующего
    ________________________________________________________________________.
    канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения)
    1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,
    должен знать:
    - нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
    руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
    предприятии;
    - основные положения Единой государственной системы
    делопроизводства;
    - структуру предприятия и его подразделений;
    - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
    документации;
    - порядок контроля за прохождением служебных документов и
    материалов;
    - основы организации труда;
    - правила эксплуатации вычислительной техники;
    - правила внутреннего трудового распорядка;
    - правила и нормы охраны труда.
    - _________________________________________________________________.
    1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в
    своей деятельности руководствуется:
    - положением о ____________________________________________________;
    (канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином
    структурном подразделении)
    - инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
    - настоящей должностной инструкцией;
    - _________________________________________________________________.
    1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,
    непосредственно подчиняется ____________________________________________.
    (заведующему канцелярией, начальнику отдела
    документационного обеспечения)
    1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за
    входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности
    исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо
    приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
    исполнение возложенных на него обязанностей.
    1.8. ______________________________________________________________.

    2. Должностные обязанности
    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:
    2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции,
    поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов
    местного самоуправления, банков и других организаций.
    2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов
    руководству и исполнителям.
    2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела
    документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую
    предварительного просмотра.
    2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией
    руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
    2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль
    за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным
    документальным материалам.
    2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на
    карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями
    документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного
    обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.
    2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в
    соответствии с утвержденной номенклатурой.
    2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и
    использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей),
    передачу законченных производством дел в архив предприятия.
    2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в
    структурных подразделениях предприятия.
    2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией
    (начальника отдела документационного обеспечения).
    2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
    2.12. ______________________________________________________________.

    3. Права
    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет
    право:
    3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего
    канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения
    по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с
    документами.
    3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и
    окончательном исполнении документов.
    3.3. В пределах своей компетенции сообщать _________________________
    (заведующему канцелярией,
    _________________________________________________________________________
    начальнику отдела документационного обеспечения)
    о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного
    подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения
    своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
    3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей
    компетенции.
    3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
    исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной
    инструкцией.
    3.6. ______________________________________________________________.


    4. Ответственность
    Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет
    ответственность:
    4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
    обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в
    пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
    4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
    деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и
    гражданским законодательством Российской Федерации.
    4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
    трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
    4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию,
    несет персональную ответственность за:
    - состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1
    раздела 2 настоящей должностной инструкции;
    - формирование документов в дела в соответствии с утвержденной
    номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

    Программный комплекс "Отдел кадров. Штатное расписание", "Тарификация" (тарификационные списки) от МедСофт Курчатов для медучреждений эффективно выполнит задачи по кадровому учёту, формированию штатного расписания, тарикационным спискам, весь документооборот, подробный анализ данных. Это Ваш персональный помощник.
    Подробнее о программе 'Отдел кадров.Штатное расписание'

    Должностная инструкция делопроизводителя - IнтерКОЛО, Учебный центр

    ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

    1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

    2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

    3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения, иного должностного лица).

    4. Делопроизводитель должен знать и уметь:

    Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

    Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

    Структуру предприятия и его подразделений.

    Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

    Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

    Основы организации труда.

    Правила эксплуатации вычислительной техники

    Законодательство о труде.

    Правила внутреннего трудового распорядка.

    Правила и нормы охраны труда.

    Использовать в своей деятельности современные технические средства (ПЭВМ) для создания, сохранения и передачи информации

    5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

    Положением о канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении.

    Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

    Настоящей должностной инструкцией.

    6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно _______________________________________

    7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

    1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

    2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

    3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

    4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

    5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

    6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

    7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

    8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица), проверяет правильность их составления и оформления.

    9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

    10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

    Делопроизводитель имеет право:

    1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

    2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

    3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу обо всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

    4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

    5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

    Делопроизводитель несет ответственность:

    1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

    2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

    3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

    © Все права защищены. Перепечатка материалов сайта разрешается только со ссылкой на первоисточник.

    Должностная инструкция делопроизводителя

    Должностная инструкция делопроизводителя

    Новости по тематике

    Должностная инструкция делопроизводителяутверждается сотрудником отдела кадров или лицом, ответственным за охрану труда в организации. Для работника должностная инструкция является своеобразной настольной книгой и указывает на основные направления деятельности и обязанности. О том, как правильно составить документ, мы расскажем в статье.

    Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

    Делопроизводитель

    Делопроизводитель – это работник, который отвечает за документооборот в организации. В его обязанности входит, как правило, принятие, обработка, отправка и хранение документов.

    В квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, который утвержден постановлением Минтруда РФ 21.08.1998 № 37, указано, что к делопроизводителю при трудоустройстве не должны предъявляться требования о наличии определенного уровня образования и стажа работы по профессии. Соискателю достаточно иметь начальное профессиональное или среднее полное образование и пройти специальную подготовку.

    Делопроизводитель в своей работе может использовать различные технические средства. Речь идет как о компьютерах, принтерах и сканерах, так и о телефонии. За все вверенное имущество работник несет материальную ответственность.

    Отличие делопроизводителя от секретаря заключается в том, что секретарь, как правило, отвечает за документацию определенного руководителя, в то время как делопроизводитель занимается бумагами всей компании. В последнее время набирает обороты тенденция объединения этих двух профессий в одну – секретарь-делопроизводитель. Как правило, это явление наблюдается в небольших организациях, где документооборот небольшой.

    Ниже мы рассмотрим пример составления должностной инструкции секретаря и особенностей работы секретаря-делопроизводителя.

    Как утверждается должностная инструкция делопроизводителя?

    Должностная инструкция делопроизводителя разрабатывается служащим отдела кадров или работником, отвечающим за охрану труда на предприятии. Документ обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником сотрудника; при необходимости начальник вправе вносить в текст изменения. Инструкция утверждается руководителем учреждения и представляется делопроизводителю на ознакомление в момент заключения с ним трудового договора. Работник должен поставить на документе свою подпись: это будет означать, что он уведомлен о своих правах и обязанностях и дает согласие на то, что будет их исполнять. Если по каким-то причинам уполномоченное лицо не ознакомит служащего с инструкцией, то потребовать с него выполнения каких-либо прописанных в бумаге пунктов будет невозможно, так как окажется, что он о них не знал.

    При необходимости в текст документа можно внести изменения. Однако сотрудник должен быть уведомлен об этом; без его согласия никакие новшества должностной инструкции не будут иметь юридической силы.

    Важно! Если делопроизводитель по каким-либо причинам отказывается подписывать документ, об этом за подписью сотрудника отдела кадров составляется соответствующий акт, в котором отражается нежелание сотрудника знакомиться с должностной инструкцией. Копия акта подшивается в личное дело служащего.

    Должностная инструкция делопроизводителя

    Должностная инструкция делопроизводителя состоит из следующих разделов.

    1. Общие положения.
      В этой части документа указывается наименование должности и структурного подразделения – места работы делопроизводителя в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием. Еще здесь нужно прописать квалификационные требования к соискателю на вакансию и порядок назначения и снятия с должности, а также варианты замещения сотрудника в случае его отсутствия.
  • Функции и задачи.
    Раздел содержит перечисление основных направлений деятельности делопроизводителя. Как правило, к таковым относится прием и обработка документации. Помимо этого речь может идти об организации хранения и учета бумаг.
  • Должностные обязанности.
    Должностные обязанности делопроизводителя зависят в большинстве своем от размеров предприятия и наличия/отсутствия автоматизированных систем, технических средств и т. д. Чем организация больше по размерам, тем вероятнее, что в ее штате несколько должностей делопроизводителей, за каждым из которых закреплена своя сфера деятельности. Например, один отвечает только за входящую документацию, второй за архивирование и т. д. Мы обобщим обязанности служащего с учетом того, что такая должность в учреждении одна. К основным обязанностям делопроизводителя, на наш взгляд, относятся:
    • прием и регистрация входящей корреспонденции;
    • исполнение резолюции руководителя на документе;
    • оформление регистрационных карточек на бумаги или ведение базы предприятия;
    • ведение картотеки учета документации и выдача справки по вопросу нахождения конкретного документа;
    • рассылка корреспонденции по адресатам;
    • организация хранения и архивирования документов;
    • обеспечение сохранности всей проходящей через него документации.
  • Права.
    Для реализации возложенных на него обязанностей делопроизводитель наделяется комплексом прав. В частности, сотрудник имеет право на:
    • требование от работников организации исполнения резолюций руководителя в срок;
    • запрос необходимой информации;
    • получение доступа ко всем информационным системам учреждения, необходимым для осуществления его деятельности;
    • ознакомление с проектами решений руководителя, которые тем или иным образом касаются направления работы сотрудника;
    • иное содействие со стороны руководителей и сотрудников предприятия.
  • Ответственность.
    В этом разделе указываются виды ответственности, к которым может привлекаться работник в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей. Речь, в частности, идет о дисциплинарной и материальной ответственности, административной, а в некоторых случаях даже уголовной.
  • Важно! В связи с тем, что делопроизводитель работает практически со всеми документами компании, при трудоустройстве с ним может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой тайны, которая станет ему известна. Несоблюдение пунктов этого документа может привести к тому, что служащий будет наказан вплоть до применения мер уголовной ответственности.

    Для справки: законодательство РФ не содержит обязательных требований к составлению должностных инструкций делопроизводителя относительно количества и названия разделов документа. Именно поэтому уполномоченные лица вправе вносить изменения в текст инструкции, убирая или добавляя различные его части по своему выбору.

    Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя

    Организации, осуществляющие широкий спектр деятельности, как правило, могут себе позволить содержать в штате и секретаря, и делопроизводителя. Однако небольшие предприятия, которые не отличаются большим количеством работников, как правило, объединяют эти две должности в одну – секретарь-делопроизводитель.

    Секретарь – это служащий, основной обязанностью которого является обеспечение работы руководителя предприятия с организационной и документационной точки зрения. Здесь прослеживается конкретика в должностных обязанностях. Если к работе секретаря прибавить функции делопроизводителя, то круг деятельности расширится: сотрудник должен будет отвечать за обработку документации всего учреждения.

    В должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, помимо основных обязанностей в сфере делопроизводства, которые были перечислены нами в предыдущем пункте, указываются также следующие направления деятельности:

    • прием и обработка входящих звонков;
    • работа с резолюциями руководителя;
    • составление рабочего плана начальника;
    • решение организационных вопросов и т. д.

    Секретарь-делопроизводитель должен знать основы архивного дела, так как в его обязанности будет входить учет и сохранность документации, а также ее последующая передача в архив. Если в организации нет работника, ответственного за эту сферу, то заниматься архивированием придется именно секретарю-делопроизводителю.

    Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя является документом организационно-распорядительного характера, которая после ознакомления с ней становится обязательной для исполнения сотрудником. Мы рекомендуем прописать должностные обязанности служащего самым подробным образом, охватив все направления его деятельности, для того чтобы в процессе работы не возникало вопросов относительно правильности действий сотрудника.

    Должностная инструкция делопроизводителя: образец заполнения

    Должностная инструкция делопроизводителя: образец заполнения

    При подготовке должностной инструкции для делопроизводителя организации необходимо обратить внимание на некоторые особенности его деятельности и отразить определенные ключевые моменты. Типовой бланк должностной инструкции делопроизводителя предлагаем скачать внизу статьи бесплатно в формате word.

    Должностная инструкция делопроизводителя. Как правильно составить?

    В разделе «Общие положения» необходимо указать требования к образованию делопроизводителя.

    Например, это может быть высшее образование или среднее образование, сочетающееся со специальной подготовкой по определенной утвержденной программе.

    Необходимо обозначить основные нормативные документы, которыми должен владеть делопроизводитель, отметив среди прочих Единую государственную систему делопроизводства. Также необходимо отметить, на основании чего и кем назначается (освобождается) на должность, кому подчиняется в своей трудовой деятельности делопроизводитель.

    В разделе «Обязанности делопроизводителя» должностной инструкции следует обратить внимание на весь процесс оформления документации в организации, последовательно отразить, что:

    • делопроизводитель принимает и регистрирует входящую корреспонденцию,
    • оформляет карточки регистрации документов,
    • в соответствии с резолюцией начальника передает корреспонденцию на исполнение,
    • производит учет прохождения документов,
    • контролирует исполнение резолюции начальника и сроков подготовки ответов,
    • осуществляет рассылку исполненную корреспонденции адресатам.

    К должностным обязанностям делопроизводителя, которые нужно внести в бланк должностной инструкции, необходимо отнести также систематизацию и хранение дел архива в целях осуществления возможности оперативного поиска документов, подготовки справок по делам архива. Делопроизводитель ответственен за сохранность проходящей служебной корреспонденции.

    Раздел «Права делопроизводителя» оформляется стандартно, указывается право на ознакомление с решениями руководства, относящихся к деятельности делопроизводителя, право на оборудование рабочего места и обеспечение необходимым инвентарем, в целях исполнения своих обязанностей право запрашивать необходимую информацию и документацию.

    В раздел «Ответственность делопроизводителя» должны быть включены помимо ответственности за ненадлежащее исполнение или неисполнение возложенных должностной инструкцией обязанностей, также ответственность за совершенные в деятельности правонарушения, за материальный ущерб для предприятия, за несоблюдение правил трудового распорядка, принятых в трудовым коллективом, за нарушение нормативных актов.

    Скачать должностную инструкцию делопроизводителя. Образец заполнения

    Кадровый портал КАДРОВИК

    Программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом (Профессиональный стандарт)»
    Очно-дистанционный курс профессиональной переподготовки Национального союза кадровиков и Московского технологического университета (МИРЭА) в соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом». Диплом государственного образца государственного университета о прохождении профессиональной переподготовки и удостоверение Национального союза кадровиков.

    Сообщение об ошибке 404:
    Страница не найдена по адресу http://www.kadrovik.ru Извините, но запрошенной вами страницы, http://www.kadrovik.ru, не существует на сайте " кадровый портал КАДРОВИК.РУ "

    Общие ошибки:
    Наиболее часто встречающиеся ошибки при работе с сайтом кадровый портал КАДРОВИК.РУ:
    • Url заканчивается на .htm - все страницы на сайте "кадровый портал КАДРОВИК.РУ" заканчиваются на .php
    • Вы использовали СИМВОЛЫ ВЕРХНЕГО РЕГИСТРА - все имена на сайте используют нижний регистр

    10 наиболее читаемых статей

    Попробуйте перейти главную страницу: Вы может попробовать перейти на главную странизу сайта: кадровый портал КАДРОВИК.РУ И продолжить свой поиск оттуда.

    © ВКК-Национальный союз кадровиков 2002-2016
    Секретариат НСК тел. (495) 937 49 55
    129164, Москва, а/я 23
    e-mail: nsk@kadrovik.ru
    При полном или частичном копировании материалов гиперссылка на страницу первоисточника обязательна.

    веб-дизайн | оптимизация | продвижение

    Время формирования страницы: 1475395407.8001 сек.