Положение по кадровому документообороту

кадровому документообороту __________

г. Новосибирск «___» ___________ 200__ г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 №1 утверждает унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии с п.2 Постановления, унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, а по учету рабочего времени, а расчетов с персоналом по оплате труда – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.
3. Грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения в налоговом законодательстве понимается, в частности, отсутствие первичных документов, за отсутствие которых налоговый орган, проводящий налоговую проверку, имеет право привлечь налогоплательщика к налоговой ответственности по ст.120 НК РФ.
4. Порядок применения унифицированных форм утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 №20, предусматривает, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных не допускает.

1. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

1. К работе допускаются только кандидаты, прошедшие процедуру оформления.
2. Кандидат, по которому принято решение о приеме на работу, должен быть направлен непосредственным руководителем к менеджеру по персоналу за Списком документов, необходимых на прием. (Приложение 1), ознакомления с локальными нормативными актами, должностной инструкцией, действующими в организации.
3. В день выхода на работу кандидат с документами на трудоустройство должен сначала подойти к менеджеру по персоналу для оформления.
4. Трудовой договор – основание издания приказа о приеме на работу. Он должен иметь номер и дату заключения, наименование сторон договора (работодателя и работника), а также, в соответствии со ст.57 ТК РФ, содержать следующие обязательные условия (Приложение 2):

- дату начала работы;

- срок трудового договора;

- условия оплаты труда;

- режим рабочего времени и времени отдыха;

- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условия об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами;

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Трудовой договора заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя.

Трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров.

1. Договор о полной материальной ответственности – соглашение, согласно которому работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему работодателем имущества, а работодатель обязуется создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 №85. Договор о полной материальной ответственности заключается одновременно с трудовым договором в 2-х подлинных экземплярах, один из которых хранится у работодателя в течение 5 лет после увольнения материально-ответственного лица, а второй – у работника. (Приложение 3)
2. Обязательство о неразглашении коммерческой тайны – подписывают все сотрудники компании. Обязательство подписывается в одном экземпляре, который хранится в личном деле сотрудника. (Приложение 4 к Положению о защите коммерческой тайны)
3. Обязательство о неразглашении персональных данных – подписывают все должности, которые определены Положением о защите персональных данных или Правилами внутреннего трудового распорядка. Список должностей допущенных к персональным данным работников, может быть расширен приказом директора, после издания такого приказа, с лицами занимающие должности, указанные в приказе подписывается Обязательство. Обязательство подписывается в одном экземпляре, который хранится в личном деле сотрудника. (Приложение 1 к Положению о защите персональных данных сотрудников)
4. Расписка – подписывают все оформляемые на работу до подписания трудового договора. (Приложение 4).
5. Расписка полная – подписывают руководители среднего, старшего и руководящего звена до подписания трудового договора. (Приложение 4а)
6. Заявление на отсутствие трудового стажа – пишут трудоустраиваемые, у которых в трудовой книжке нет записей в текущем году, например: Трудового стажа в 2009 году не имел, справку о доходах предоставить не могу. (Приложение 5)
7. Заявление на отсутствие трудовой книжки – пишут принимаемые на работу, которые трудоустраиваются впервые, например: Трудового стажа не имею, прошу завести на меня трудовую книжку, (трудовая книжка предоставляется организацией, но стоимость бланка трудовой удерживается из зарплаты). В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку. (Приложение 6)
8. Заявление на вычеты на сотрудника на 400 рублей, заполняется сотрудником в случае, если он принес при трудоустройстве справку о доходах по форме НДФЛ2, а также если заполнил заявление об отсутствии стажа в текущем году. Заявление передается в бухгалтерию и хранится в бухгалтерии. (Приложение 7)
9. Заявление на вычеты на детей заполняется при соблюдении двух условий из пункта 12, а также, если есть копия свидетельства о рождении детей, матери одиночки должны также предоставить копию свидетельства о расторжении брака, о смерти мужа и т.п. а замужние дамы копию свидетельства о браке. Заявление вместе с копиями указанных документов передаются в бухгалтерию, где и хранятся. (Приложение 8)
10. На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме Т-1, Т-1а, при этом содержание приказа должно соответствовать условия заключенного трудового договора:

- реквизит «фамилия, имя, отчество»;

- наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно указывается в трудовом договоре;

- наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации, разряд, класс (категория) повторяются в соответствии с условиями договора;

- условия приема на работу: на условиях совместительства, работающий на постоянной основе, в порядке перевода из\от и т.п.;

- условия оплаты труда в точном соответствии с трудовым договором, с обязательным указанием районного коэффициента к заработной плате 1,25 (25%);

- условие об испытании указывается его срок при наличии в трудовом договоре;

- в реквизите «Основание» указывается дата и номер трудового договора, а в каких-то случаях обязательно указание документа, подтверждающий факт избрания или выборов по конкурсу, факт назначения на должность или утверждение в должности, судебное решение о заключении трудового договора и т.д..

Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в 3-дневный срок со дня фактического начала работы.

Одна копия приказа передается в бухгалтерию, где открывается лицевой счет работника, либо в бухгалтерию поступает приказ в электронном виде, вторая копия подшивается в личное дело работника.

1. На всех вновь принятых с документами на прием оформляется личнаякарточка работника по форме Т-2. Записи в карточке должны производиться систематически, полностью, без сокращений, четким почерком. Записи о приеме, его переводах, отпусках, повышение квалификации, увольнении делаются только на основании приказов, со всеми этими записями работник должен быть ознакомлен под роспись. Любые сведения о работнике: образование, место рождение, семейное положение, наличие детей, место жительства, воинском учете, делаются только на основании предоставленных официальных документов, имеющих юридическую силу.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях, работающих инвалидах, в этом разделе можно отражать количество дней прогулов, дней отстранения от работы (с указанием причины отстранения) и другие сведения, необходимые, в частности, при исчислении стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска или на денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска при увольнении.

В карточку обязательно проставляются коды (ОКУД, ОКПО, ОКИН, ОКАТО, ОКПДТР, ОКСО).

В небольших организациях карточки целесообразно размещать только в алфавитном порядке.

Карточки уволенных в течение года работников изымаются из общей картотеки и помещаются в архивный раздел картотеки, где хранятся, в конце года переплетаются (по алфавиту) и включаются в годовые разделы описи.

Все дополнения и изменения вписываются в специальные строки (зоны) или над старой записью. Старая запись аккуратно зачеркивается одной чертой. Основание новой записи может указываться на поле карточки.

В крайних случаях, карточка может перепечатываться (переписываться), а старый экземпляр – уничтожаться.

1. Заявление на прием – документ непредусмотренный ТК РФ при приеме на работу, но возможно его написание, с указанием срока испытания, на который принимается работник, например, «С испытательным сроком 3 (три) месяца согласен или согласна», длительность испытательного срока указана в трудовом договоре и приказе на прием. Наряду с трудовым договором указывается основанием для издания приказа о приеме на работу.(Приложение 9)
2. Трудовая книжка – На всех сотрудников, проработавших свыше 5 дней, ведутся трудовые книжки в порядке, установленном действующим законодательством, в случае если эта работа является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, а также основания прекращения трудового договора. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Все трудовые книжки ведутся в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 16 апреля 2003 года №225 в ред. от 19.05.2008 №373 и Постановлением Министерства Труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнения трудовых книжек» от 10 октября 2003 года №69.

1. Под переводом на другую работу понимается постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работник работает, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (часть первая ст.72.1 ТК РФ).
2. Часть вторая ст.72.2 ТК РФ допускает возможность временного перевода работника без его согласия, либо по соглашению сторон.
3. Перевод работника на другую работу возможен также в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ).
4. Если работодатель желает изменить условия трудового договора с работником, это возможно, но только по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ст.74 ТК РФ).
5. Решение о переводе принимается непосредственным руководителем с разрешения директора организации.
6. В случае инициативы сотрудника о переводе его на другую работу, сотрудником должно быть написано заявление о переводе (Приложение 10), в котором указывается: с какой должности переводится и на какую должность переводится и, с какой даты, заявление подписывается непосредственным руководителем и передается на обработку менеджеру по персоналу.
7. Менеджер по персоналу оформляет Дополнительное соглашение к трудовому договору в двух экземплярах (Приложение 11), и приказ о переводе работника на другую работу (унифицированная форма Т-5, Т-5а), которые подписывает сотрудник. Одна копия приказа передается в бухгалтерию, либо в бухгалтерию поступает приказ в электронном виде, вторая копия подшивается в личное дело работника.
8. Основанием для издания приказа могут также быть:

- служебная записка или представление непосредственного руководителя о необходимости временного (на срок не свыше 1 месяца) перевода работника (например, в случае необходимости замещения временно отсутствующего работника по причинам, вызванным чрезвычайными обстоятельствами, названными в части второй ст.72.2 ТК РФ) и другие документы.

1. На основании приказа о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника, лицевом счете, вносится соответствующая запись в трудовую книжку (при переводе работника на другую постоянную работу).
2. При изменении должностного оклада должна быть соблюдена эта же процедура.
3. Решение об изменении должностного оклада должно сопровождаться служебной запиской либо представлением, либо ходатайством непосредственного руководителя, которые должны быть согласованы с директором организации и направлены для обработки менеджеру по персоналу.
4. Дополнительное соглашение к трудовому договору оформляется и в случаях временного перевода сотрудника на другую должность, при совмещении профессий, исполнении обязанности временно отсутствующего сотрудника, при увеличении объема работы или расширение зоны обслуживания, изменение режима работы и отдыха.

1. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели, (ст. 80 ТК РФ). Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении, т.е. в любых случаях увольнения сотрудника по его инициативе, предполагается написание им заявления на увольнение. (Приложение 12)
2. Увольнение сотрудника без заявления на увольнение не допускается, т.к. может привести к конфликтной ситуации, со всеми вытекающими последствиями для организации.
3. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор, может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении, т.е. в заявление на увольнении будет указана дата увольнения, о которой договорились работник и работодатель, как правило дата написания заявления соответствует дате увольнения, в связи с тем, что днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника, (статья 84.1 ТК РФ).
4. При предоставлении работнику отпуска с последующим увольнение увольнением днем прекращения трудового договора является последний день отпуска (ст.127 ТК РФ).
5. Увольняемый сотрудник с подписанным заявлением на увольнение должен прийти к менеджеру по персоналу для дальнейшего оформления документов на увольнение.

1. Менеджер по персоналу готовит Приказ на увольнение (форма Т-8, Т-8а), записку-расчет (форма Т-61). Одна копия приказа и записки-расчета передается в бухгалтерию, либо в бухгалтерию поступает приказ и записка-расчет в электронном виде, вторая копия приказа на увольнение подшивается в личное дело работника.

1. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового Кодекса Российской Федерации и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (Приложение 13). Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
2. На основании приказа о прекращении трудового договора с работником делается запись в личной карточке (форма Т-2), лицевом счете.
3. Увольнение сотрудника по другим основаниям: по соглашению сторон или по инициативе работодателя, должны согласовываться с менеджером по персоналу, т.к. предполагают оформление других документов при увольнении, а также строгих сроков при подготовке этих документов:

- письмо будущего работодателя с просьбой уволить работника в связи с переводом к нему, а также личное заявление работника или его письменное согласие;

- приговор суда с отметкой о вступлении его в законную силу;

- повестка военного комиссариата;

- заключение медико-социальной экспертизы о признании работника полностью неспособным к трудовой деятельности;

- справка или иной документ, подтверждающий факт окончания беременности;

- копия свидетельства о смерти работник или копия решения суда о признании работника умершим или безвестно отсутствующим;

- документы, подтверждающие факт прогула.

1. При подготовке проекта приказа необходимо помнить, что в ряде случаев ТК РФ предусматривает обязанность работодателя направить работнику предупреждение (уведомление) о предстоящем увольнении в письменной форме под роспись и выполнить другие необходимые формальности (например, предложить другую вакантную должность (работу).
2. В случае увольнении по пункту 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации (по соглашению сторон) оформляется Дополнительное соглашение о расторжении трудового договора. (Приложение 14)

1. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела относятся к группе дел, которую формирует в организации кадровая служба. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и формируется в течение всего периода работы данного лица в организации.
2. Документы в личном деле, начиная сверху, располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В процесс трудовой деятельности в личное дело включаются в хронологическом порядке.
3. Личное дело формируется из документов описанных при приеме работника на работу, переводе и увольнении, исключение составляют:

- договор о полной материальной ответственности, срок хранения 5 лет после увольнения материально-ответственного лица;

- заявления на вычеты на сотрудника и его детей, хранятся в бухгалтерии;

- личная карточка по форме №Т-2.

1. Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров, дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи дела имеют самостоятельную нумерацию (Приложение 15).
2. В личное дело не включаются документы временного срока хранения – справки с места жительства, копии приказов о предоставлении отпусков, командировании и т.д.
3. Личные дела регистрируются в журнале учета личных дел.
4. При увольнении работника номер его личного дела может быть присвоен вновь принятому сотруднику.
5. Личные дела хранятся в металлических шкафах, сейфах имеющих надежные запоры.
6. После увольнения работника из организации его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив организации, либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.
7. Срок хранения личных дел руководителя организации хранятся постоянно, личные дела остальных работников – 75 лет, но с отметкой ЭПК после его завершения делопроизводством.
8. Доступ к личным делам регламентируется в организации Положением о защите персональных данных.

1. Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка в соответствии с Графиком отпусков, (форма Т-7).
2. График отпусков по организации должен быть подписан за две недели до начала нового календарного года.
3. Впервые два рабочих дня декабря непосредственные руководители должны подать менеджеру по персоналу предварительный График отпусков на следующий календарный год.
4. Приказ о предоставлении отпуска работнику (кам) издается по форме №Т-6, Т-6а.
5. На основании копии приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику». Приказ о предоставлении отпуска может быть передан работнику бухгалтерии и в электронном виде.
6. В приказе кроме предусмотренных реквизитов необходимо дополнительно отражать:

- перечень документов, послуживших основанием для предоставления отпуска (график отпусков, личное заявление, справка-вызов, копия свидетельства о государственной аккредитации образовательного учреждения, копия листка нетрудоспособности, копия свидетельства о смерти и др.).

1. Основанием для издания приказа могут быть:

- личное заявление (Приложение 16) и график отпусков – при предоставлении частичного ежегодного оплачиваемого отпуска;

- личное заявление (Приложение 16) и иные документы (при необходимости) – при предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

- личное заявление, справка-вызов образовательного учреждения, надлежаще заверенная копия свидетельства о государственной аккредитации образовательного учреждения – при предоставлении учебного отпуска;

- личное заявление и копия листка нетрудоспособности - при предоставлении отпуска по беременности и родам;

- личное заявление и копия свидетельства о рождении – при предоставлении отпуска по уходу за ребенком и т.п.

1. Все документы, на которые делается ссылка в приказе, должны быть указаны в точном соответствии с их наименованием, содержать реквизиты «дата» и «номер».
2. Если по Графику отпусков у сотрудника подошло время отпуска, он был об этом уведомлен за две недели, но он хочет, чтобы отпуск был ему предоставлен в другой срок, то сотрудник пишет заявление на перенос отпуска на другой срок, в заявлении указывается причина переноса отпуска, (Приложение 17).
3. Если у сотрудника подошел срок отпуска, он был уведомлен об этом за две недели руководством, планы в отношении отпуска у работника и у руководства организации не изменились, то писать заявление на отпуск сотруднику не обязательно, за две недели до начала отпуска издается приказ об отпуске.
4. Отзыв работника из отпуска допускается только с его письменного согласия. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв из отпуска оформляется соглашением о перенесении отпуска (Приложение 18), в графике отпусков делается соответственная отметка. Данное соглашение в дальнейшем и будет служить основанием для предоставления перенесенного отпуска.
5. На всех заявлениях, которые подаются на различные виды отпуска проставляется виза непосредственного руководителя, а также резолюция лица, утвердившего график, как правило, руководителя организации.
6. Заявление на отпуск без сохранения зарплаты – пишется на прилагаемом бланке (Приложение 16) за три дня до начала, в крайнем случае, в день начала отпуска, в самом крайнем случае, после этого отпуска. Крайние случаи: смерть близкого родственника и т.п. когда у сотрудника нет возможности приехать и написать такое заявление. Вся остальная процедура, как и по заявлению на очередной отпуск.

1. ПРИКАЗЫ И РАСПОРЯЖЕНИЯ НЕУНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ

1. Большое количество приказов и распоряжений не имеет унифицированных форм и составляется по правилам ведения делопроизводства с учетом требования Трудового Кодекса РФ.
2. К ним, в частности, относятся:

- о применении дисциплинарных взысканий;

- о снятии дисциплинарных взыскания;

- о перемене имени;

- о продлении отпуска или перенесении отпуска (неиспользованной части отпуска);

- об отзыве из отпуска;

- о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией;

- об отмене приказа о приеме на работу в связи с аннулированием трудового договора;

- о совмещении профессий (должностей), установлении доплаты за расширение зон обслуживания, увеличение объема работы, возложении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором;

- об утверждении итогов аттестации;

- о приеме-передаче материальных ценностей;

- о приеме-передаче дел и документов и др.;

- об отстранении (не допущении к работе) работника;

- об установлении работнику режима неполного рабочего времени;

- о привлечении к выполнению своих трудовых функций за пределами нормальной продолжительности рабочего времени при установлении режима ненормированного рабочего дня;

- о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;

- о предоставлении отгулов (дней отдыха);

- об удержании из заработной платы;

- о взыскании с работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка и др.;

- об отмене приказа;

- отказ в заключение трудового договора.

1. Поскольку приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности и группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Они имеют самостоятельную нумерацию с добавлением буквенного индекса «К», «ЛС», «Л\С» и т.п. Нумерация осуществляется в пределах одного года. Учитывая разные сроки хранения приказов, целесообразно предусматривать их индивидуальную индексацию.
2. Копии приказов неунифицированной формы передаются в бухгалтерию для начисления или внесения изменений в учетные документы, либо могут быть переданы в электронном виде.

1. Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
2. Штатное расписание содержит:

- перечень структурных подразделений;

- наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;

- сведения о количестве штатных единиц (например: 0,25; 0,5; 2,75; 3; 4; 6; 10 и т.д.);

- тарифные ставки (оклады) и надбавки.

1. В графах 6-8, указываются районный коэффициент 25% (1,25), а также надбавки, доплаты, премии, поощрительные выплаты, например, связанные с режимом или условиями труда.
2. При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
3. Штатное расписание визируется руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается приказом, подписанным руководителем организации.
4. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации.
5. Действующее штатное расписание в конце каждого календарного года, издается приказ о том, что действующее штатное расписание считается утратившим юридическую силу, а с 01 января следующего года, вступает в силу новое штатное расписание.
6. Все изменения, дополнения вводятся в действие приказом по основной деятельности.

1. Табель учета рабочего времени в организации ведется в форме 13.
2. Табель составляется в одном экземпляре главным бухгалтером, подписывается директором и передается главному бухгалтеру для начисления заработной платы в первые 5 календарных дней в начале каждого рабочего месяца.
3. Какие-либо подчистки, исправления, зачеркивания в нем не допускаются.
4. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в выходные и праздничные дни или за пределами нормальной продолжительности времени, и т.п. производится на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справки, объяснительные, докладные и служебные записки, заявления на согласие, приказы по личному составу и т.п.).
5. В Табеле применяются условные обозначения отработанного и неотработанного времени (Приложение 19)
6. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
7. При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях, в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
8. Записи в табель, отметки о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы, исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава:

- приказ о приеме на работу;

- приказ о переводе;

- приказ о прекращении трудового договора;

документы, оформленные надлежащим образом:

1. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу.

1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК, ХАРАКТЕРИСТИК И ДОВЕРЕННОСТЕЙ

1. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
2. В справке обязательно делаются ссылки на занимаемые должности, наименования структурных подразделений, даты и номера приказов о приеме (увольнении) работника, указывается дата выдачи справки и исходящий регистрационный номер. Справка заверяется оттиском печати организации либо печатью кадровой службы.
3. В соответствии со ст.62 ТК РФ, справка о периоде работы должна быть выдана работнику безвозмездно в срок не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи им соответствующего письменного заявления.
4. Характеристика – это документ, который составляется руководителем организации или структурного подразделения, где трудится работник, и содержит описание деловых и личных качеств работника.
5. Характеристика представляется по запросу различных органов и организаций в случаях, предусмотренных законодательством, для участия в конкурсе для замещения вакантной должности, при проведении аттестации. Характеристика может выдаваться и по просьбе самого работника.
6. Характеристика составляется в произвольной форме на стандартном листе бумаги либо на бланке организации.
7. Характеристика содержит: фамилию, имя, отчество, год и место рождения, образование, занимаемую должность (или выполняемую работу), структурное подразделение, стаж работы, с какого времени работник работает в данной организации, описание деловых качеств, отношение к выполняемой работе, наличие наград и поощрений, взыскания, личные качества работника, черты характера, взаимоотношения в коллективе. В конце текста обязательно указывается, в какую организацию или орган дана характеристика.
8. Текст излагается от третьего лица.
9. После проставления подписи ставятся дата выдачи характеристики и печать организации (в том случае, если ее подписал руководитель организации). Если же характеристику подписывает, руководитель структурного подразделения, работник отдела кадров удостоверяет его подпись и проставляет печать кадровой службы.
10. Надлежаще заверенная копия характеристики подшивается в личное дело работника.
11. Доверенность – признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
12. Директором могут удостоверяться следующие виды доверенностей, выдаваемые работниками организации:

- на получение заработной платы и иных платежей;

- на получение вознаграждения авторов и изобретателей;

- на получение пенсий, пособий и стипендий;

- на получение вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной;

- на представление интересов доверителя (работника организации) в суде общей юрисдикции (в соответствии с частью 2 ст.53 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации).

1. Нельзя удостоверять доверенности на совершение указанных выше действий на граждан, не работающих в организации, а также доверенности, которые вправе удостоверять только нотариус либо иное лицо, имеющее на это право в соответствии с гражданским законодательством.
2. Доверенность пишется работником организации на обычном листе бумаги от руки и подписывается в присутствии должностного лица, который будет затем удостоверять подпись работника.
3. Доверенность обязательно должна содержать полные фамилию, имя и отчество работника, его паспортные данные, а также полные фамилию, имя и отчество лица, которому поручается от имени работника выполнить конкретные действия, и его паспортные данные.
4. Доверенность, не содержащая даты ее совершения, недействительна.

1. Для обеспечения правильного формирования и учета дел в организации должна составляться номенклатура дел, одним из разделов которой является номенклатура дел кадровой службы.
2. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п.3.4.1. Основных правил работы архивов организаций).
3. Ответственность за ее составления возлагается на службу документационного обеспечения управления работодателя.
4. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
6. Формирование дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98).
7. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации.

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

1. Внутри дела документы должны расположены так, чтобы по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядка или по алфавиту авторов и корреспондентов.
2. Приложения объемов свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
3. Все листы нумеруются арабским цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа просты карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
4. Лист-заверитель при его закрытии составляется в дела на отдельном листе по установленной форме.
5. Дела хранятся в архиве организации срок предусмотренный для их хранения. По делам, у которых окончился срок хранения, составляется акт на выделение документов на уничтожение.
6. Проект акта организации рассматривается на заседании ЭК. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

1. ФОРМАТ ДОКУМЕНТОВ, ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ БЛАНКОВ

1. Документы в организации печатаются на бланках формата А4, шрифт - Times New Roman (возможно применять Arial), размер шрифта 8 и более.
2. Для организации установить следующие виды бланков:

- общий бланк (Приложение 20);

- бланк письма (Приложение 21);

- бланк характеристики (Приложение 22);

- бланк справки (Приложение 23);

- бланк приказа по основной деятельности или личному составу неунифицированной формы (Приложение 24).

1. Все эти бланки должны содержать Полное наименование организации (Сокращенное наименование организации) в верхнем Колонтитуле, в нижнем Колонтитуле указать Реквизиты организации. Реквизиты организации не указываются в бланке приказов по основной деятельности или личному составу неунифицированной формы.

1. Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.
2. Резолюция включает в себя:

- фамилия, инициалы исполнителей,

- содержание поручения (при необходимости),

1. Резолюция располагается под реквизитом Адресат.
2. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
3. В организации резолюцию на кадровых документах имеет ставить директор, при условии, что эти заявления предварительно согласованы с непосредственными руководителями сотрудника и всеми заинтересованными лицами.

1. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
2. Клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.
3. Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. При этом, печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
4. Печатью заверяются следующие документы:

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры о полной материальной ответственности,

1. Печать для документов хранится у бухгалтера в сейфе.
2. Основная печать (приравненная к гербовой) хранится у директора в сейфе.
3. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют: письма, приказы и т.п.

1. ОСНОВАНИЯ К ПРИКАЗАМ

1. Основанием для издания приказов могут служить различные документы: акты, объяснительные записки, представления, докладные записки, служебные записки, личные заявления и др.
2. Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты составляются всегда коллегиально (не менее двух-трех составителей) (Приложение 25). Нередко акты составляются специально назначенной или постоянно действующей комиссией. Главное в любом акте – установление фактического состояния дел (обстоятельств) и правильное их отражение в акте. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом. Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

В том случае, когда акт составляется в присутствии работника, его с этим актом должны ознакомить под роспись. В случае отказа работника от ознакомления, акт ему должен быть прочитан вслух в присутствии членов комиссии, о чем должна быть произведена запись в акте примерно следующего содержания: «С настоящим актом работник ознакомиться отказался, в связи с чем акт был прочитан ему вслух в присутствии членов комиссии». Далее должен быть проставлены подписи всех членов комиссии.

1. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником и представляемый вышестоящему должностному лицу (Приложение 26). Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа; дата, заголовок к тексту; адресат; текст; подпись составителя.
2. Докладная записка - документ, адресованный руководителю работодателя, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
3. Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения (Приложение 27). Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др. Реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения; наименование вида документа; дата, заголовок к тексту; адресат; текст; подпись. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснование (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.
4. В ряде случаев требуется оформление Личных заявлений. Заявления пишутся от руки или путем заполнения трафаретных бланков. Однако в последнем случае необходимо заполнять от руки просьбу заявителя, дату подачи заявления, личные данные (ФИО, при необходимости указания – место жительства), должность, а также подтверждать заявление собственноручной подписью (желательно с расшифровкой).
5. Уведомление – необходимый документ при оформлении приказов на увольнение по инициативе работодателя (ст. 81, 180 ТК РФ), при неудовлетворительном результате испытания ст. 71 ТК РФ, в случае расторжения трудового договора в связи с истечением срока его действия п. части первой ст.77 ТК РФ, при применении п.7 части первой ст. 77 ТК РФ, ст. 73 ТК РФ, п. 2 части первой ст. 83 ТК РФ, п.8-10 части первой ст.83 ТК РФ, в связи с истечением срока трудового договора в период беременности часть третья ст.261 ТК РФ, в следствии нарушения установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договоре, если нарушение этих правил исключает возможность продолжения работы п.11 части первой ст.77 ТК РФ, ст.84 ТК РФ (Приложение 28).

1. За несвоевременную подачу информацию о всех движениях личного состава, о всех отклонениях у работников в режиме труда и отдыха руководители подразделений, отделов несут дисциплинарную и материальную ответственность.
2. Работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться.
3. Материальный ущерб причиняется работнику в связи с вынужденным прогулом, вызванным незаконным отстранением, увольнением, задержкой трудовой книжки, неисполнением решения суда о восстановлении на работе и др. а также неправомерным переводом работника на нижеоплачиваемую работу.
4. Незаконным признается отстранение в случаях, не предусмотренных действующим законодательством (ст.76 ТК РФ), например при систематическом выпуске работником бракованной продукции, обнаружении недостачи у продавца в магазине и т.п. Незаконным будет отстранение работника по основанию, указанному в законе, - появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии, если в последующем работодатель не смог этого доказать.
5. Незаконным признается увольнение, когда работодатель не выполнил предусмотренным действующим законодательством порядок увольнения (например, работник уволен по сокращению штата без предварительного предупреждения за 2 месяца), отсутствуют основания увольнения (например, работник отсутствовал на работе в течение рабочего дня по уважительной причине), работник не входит в круг лиц, увольняемых по этому основанию (например, беременная женщина не может быть уволена за нарушение трудовой дисциплины).
6. Незаконным признается перевод на другую работу, когда: работник переведен на другую работу без его письменного согласия; перевод в случае производственной необходимости осуществлен на срок, превышающий месяц, или на работу, противопоказанную по состоянию здоровья работника, или когда перевод такой перевод осуществлен на работу более низкой квалификации без письменного согласия работника.
7. Под задержкой выдачи работнику трудовой книжки понимается:

- Невыдача трудовой книжки в день увольнения работника по вине работодателя (например, отсутствие в день увольнения работника работников кадровой службы).

1. Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки несдача работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и т.п.
2. Не направление работодателем уведомления работнику о необходимости явиться за трудовой книжной либо дать согласие о направлении ее по почте, если в день увольнения работник отсутствовал либо отказался от ее получения.
3. Отказ от выдачи дубликата трудовой книжки без внесения в нее записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, а также при утере трудовой книжки после увольнения или нарушения 15-дневного срока выдачи дубликата со дня обращения к работодателю с соответствующим заявлением.
4. О неправильной или не соответствующей законодательству формулировке причины увольнения свидетельствуют записи в трудовой книжке работника. На работодателя возлагается обязанность возместить работнику материальный ущерб только в случае, если такая формулировка причины увольнения препятствовала поступлению на новую работу.
5. Работодатель возмещает работнику материальный ущерб в размере среднего заработка работника за все время вынужденного прогула, задержки трудовой книжки или разницы в заработке за все время выполнения нижеоплачиваемой работы.

1. Список необходимых документов при приеме на работу на 1 листе
2. Трудовой договор на 5 листах
3. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности на 1 листе
4. Расписка на 1 листе

4а Расписка полная на 1 листе

1. Заявление на отсутствие трудового стажа на 1 листе
2. Заявление на отсутствие трудовой книжки на 1 листе
3. Заявление на вычеты на 1 листе
4. Заявление на вычеты детей на 1 листе
5. Заявление о приеме на работу на 1 листе
6. Заявление о переводе на другую должность на 1 листе
7. Дополнительное соглашение к трудовому договору на 1 листе
8. Заявление на увольнение на 1 листе
9. Письмо в адрес бывшего сотрудника по трудовой книжке на 1 листе
10. Дополнительное соглашение о расторжении трудового договора на 1 листе
11. Внутренняя опись документов личного дела на 1 листе
12. Заявление на отпуск на 1 листе
13. Заявление о переносе отпуска на 1 листе
14. Соглашением о перенесении отпуска на 1 листе
15. Условных обозначения отработанного и неотработанного времени для заполнения табеля учета рабочего времени на 2 листах
16. Общий бланк на 1 листе
17. Бланк письма на 1 листе
18. Бланк характеристики на 1 листе
19. Бланк справки на 1 листе
20. Бланк приказа по основной деятельности или неунифицированной формы на 1 листе
21. Акт на 1 листе
22. Объяснительная записка на 1 листе
23. Служебная записка на 1 листе
24. Уведомление на 1 листе