Рейтинг: 4.7/5.0 (1622 проголосовавших)Категория: Инструкции
Должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту.
И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.
В данной работе рассмотрены основные положения, нормы и требования, относящиеся к вопросам регулирования трудовых отношений и регламентации трудовой деятельности работников организации.
Цель работы: рассмотреть должностную инструкцию, как документ регламентации трудовой деятельности работников.
Для достижения поставленной цели можно выделить следующие задачи:
1. анализ причин необходимости написания должностной инструкции для работников,
2. рассмотрение процедуры создания документа,
3. выделение основных разделов должностной инструкции и их краткая характеристика.
1. Роль и задачи должностных инструкций
В практике регулирования трудовых отношений и организации труда чрезвычайно важна регламентация трудовой деятельности работников, четкое формализованное описание должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
Главным инструментом при решении данных задач является Должностная инструкция, представляющая собой локальный организационный документ, в котором определены задачи, функции, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности, занимаемой в соответствии с трудовым договором. Должностная инструкция является неотъемлемой частью трудового договора.
Задачи должностных инструкций:
· облегчение адаптации нового сотрудника;
· установление сферы ответственности и компетентности исполнителя;
· предоставление исполнителю возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности.
Целями должностной инструкции являются:
· создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
· текущая регламентация труда работника;
· обеспечение объективности при аттестации работника, при его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.
Однако для того, чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.
Согласно ст. 9 Трудового Кодекса Российской Федерации (ТК РФ) регулирование трудовых отношений осуществляется путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями Трудового договора (ТД). Как работодателю (ч. 1 ст. 22 ТК РФ), так и работнику (ч. 1 ст. 21 ТК РФ) законом предоставлено право изменять ТД в порядке и на условиях, установленных ТК РФ и в иных федеральных законах.
К числу существенных условий ТД относится трудовая функция (должность, специальность, профессия, квалификация), согласованная сторонами при приеме на работу в соответствии со штатным расписанием организации, или иная конкретная трудовая функция, не определенная в нем, но необходимая организации в данный производственный момент.
При этом в случаях, установленных Федеральным законом, связанных с предоставлением льгот либо введением ограничений, эти должности и профессии должны соответствовать квалификационным справочникам (ч. 2 ст. 57 ТК РФ); в иных случаях справочники выполняют замещающую роль и выступают как нормативные акты.
Основополагающим является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. Следует учитывать и положения других актов, а именно:
- тарифноквалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, утвержденные Постановлением Минтруда России от 10 ноября 1992 г. №31;
- тарифноквалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, утвержденные Постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. №32.
Во всех Единых тарифноквалификационных справочниках и Квалификационных справочниках должностей, специалистов и служащих содержатся квалификационные требования к лицам, выполняющим указанные в них работы. Обязательным разделом этих требований является раздел "Характеристика работ" и "Должностные обязанности", которые и являются "судьей" в споре о спектре обязанностей, которые должен выполнять исполнитель по занимаемой им должности или выполняемой работе. Вместе с тем понимая, что изложенные в справочниках обязанности являются обобщенными для конкретных специализаций должностей и профессий, работодатель может создавать на их основе, с учетом всех местных нюансов организации труда, должностные инструкции и для конкретного исполнителя, и для конкретного рабочего места. Содержание этих инструкций должно согласовываться с каждым кандидатом на работу при проведении предприемных переговоров на предмет соответствия их требований с возможностями и желанием самого работника их выполнять.
Министерство труда рекомендует иметь должностные инструкции только в тех случаях, когда обязанности работника являются не общетиповыми. В общетиповых условиях работы действуют нормы вышеперечисленных квалификационных справочников и типовых характеристик. При этом соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией.
Поскольку требования справочников распространяются на работников организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности, они отражают минимально необходимые требования к профессиональному уровню работников с учетом обеспечения качества и производительности выполняемых работ в указанной сфере деятельности. При разработке должностных инструкций допускается расширение и уточнение перечня должностных обязанностей работников, основных навыков и знаний, необходимых для их выполнения, с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.
Из всего вышеизложенного следует, что, должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.
2. Структура и порядок создания должностных инструкций
Должностная инструкция должна быть разработана на основе Квалификационных справочников должностей служащих, утвержденных Министерством труда РФ, и с учетом положения о подразделении. В Квалификационных справочниках предусмотрены наиболее часто встречающиеся обязанности по соответствующей должности. В должностной инструкции предусматриваются конкретные обязанности работника с учетом произведенного в данной организации разделения функций между структурными подразделениями и распределения обязанностей между работниками. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между исполнителями с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.
Процесс разработки должностной инструкции включает следующие стадии:
· Определение места каждой должности в структуре организации, ее подчиненности и взаимосвязей.
· Выявление тех работ, которые выполняются по данной должности.
· Отбор типичных должностей для анализа.
· Выбор метода анализа работ по отобранным должностям (наблюдение, собеседование).
· Сбор необходимой информации для анализа.
· Анализ работ по должности, т.e. определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного выполнения работы на данной должности.
· Описание работы по должности, т.е. фиксация данных о содержании работы по данной должности. Оно включает следующие типовые разделы: наименование должности; кому подчиняется работник; за кого непосредственно отвечает работник; общая цель работы; основные направления деятельности и задачи4; условия работы и рабочая среда (температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.); рабочие взаимоотношения (наиболее значительные контакты данной должности с другими как внутри организации, так и вне ее); показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.). Описание должности осуществляет работник службы управления персоналом. Описание необходимо разрабатывать для должностей всех уровней управления, т.к. они являются основой составления должностной инструкции.
· Составление личностной спецификации, т.е. определение требований к работнику, который будет занимать эту должность, к его знаниям, навыкам, опыту.
На основании собранной информации и проведенного анализа составляется должностная инструкция.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.
Должностные инструкции доводятся до работников под расписку. Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку. Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.
Вопросы согласования текстов должностных инструкций и привлечения к этому определенных должностных лиц решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.
Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:
· при изменении наименования организации или структурного подразделения;
· при изменении наименования должности;
· при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (например, при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.
Унифицированная структура текста данного документа, согласно ГСДОУ, включает следующие разделы:
1. Общие положения: устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности (на основании раздела "Квалификационные требования" квалификационной характеристики по данной должности), подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. В данном разделе указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности, категория должности (руководитель, специалист, технический исполнитель). Определяется замещение по должности работника в случае его временного отсутствия.
2. Функции: определяются направления деятельности специалиста.
3. Должностные обязанности: перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.
4. Права: определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
5. Ответственность: устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
В ГСДОУ также рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел "Оценка работы", в котором должны быть перечислены критерии оценки качества работы сотрудника.
Как государству необходимы четкие правильные законы и механизмы их реализации, так и любой организации требуются четкие формализованные описания должностных обязанностей сотрудников и средства обеспечения этих обязанностей.
В рамках написания данной работы были решены следующие задачи:
1. анализ причин необходимости написания должностной инструкции для работников,
2. рассмотрение процедуры создания документа,
3. выделение основных разделов должностной инструкции и их краткая характеристика.
Цели и причины написания должностных инструкций: должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то организация получает в руки инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.
Также, если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценки своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрении. Кроме того, этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.
Процесс создания документа разделен на этапы, на каждом из которых вносится свой существенный вклад в наполненность документа.
Мы выявили, что должностная инструкция содержит несколько блоков, основные из них: общие положения, функции, описание должностных обязанностей, права и ответственность работника.
Подводя итог, можно сказать, что должностная инструкция - это пример разумной бюрократии в лучшем смысле этого слова, т.к. она является главным инструментом в регламентации труда конкретных исполнителей, определяя конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения, указывая форму участия работника в управленческой деятельности и т.д.
Список использованной литературы
1. Кодекс законов о труде Российской Федерации: Официальный текст (по сост. на 2 февр. 1998 г.). -- 2е изд. -- М. Филинъ, 1998. -- 136 с.
2. Управление персоналом: Учеб. для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. -- М. Банки и биржи; ЮНИТИ, 2010. -- 423 с.
3. Хаммер М. Чампи Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе / Пер с англ. -- СПб. Издво СПТУ, 2011. -- 332 с.
4. Экономика труда и социальных отношений / Под ред. Г.Г. Меликьяна, Р.П. Колосовой. -- М. Издво МГУ, Издво ЧеРо, 2012. -- 623 с.
5. Эволюция подходов к проблеме управления кадрами предприятия // Менеджмент в России и за рубежом. -- 2002. -- №5. -- С. 105--117.
6. Травин В.В. Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. -- М. Дело, 2009. -- 336 с.
Должностная инструкция руководителя группы контроля качества сотрудников центра поддержки клиентов ОАО "ВымпелКом" (ТМ Билайн).
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯОпыт работы в сфере обслуживания клиентов не менее 1 года в должности ведущего специалиста.
Способность к самостоятельной работе и принятию решений. Навыки работы с контрагентами, способность к формированию команды. Коммуникабельность. Открытость. Способность к обучению. Навыки подготовки отчетности. Навыки проведения презентаций. Аналитические способности.
Иностранные языки: английский язык (желательно).
Знание ПК; опыт работы с Microsoft Office, оргтехникой, специализированными базами данных и средствами поиска, знание средств и ресурсов сети Интернет.
1. Общие положения
1.1. Прием на работу на должность Руководителя группы контроля качества (далее по тексту Руководитель группы) и прекращение трудового договора (увольнение) осуществляется приказом Регионального Директора ОАО "ВымпелКом" (далее Компания), действующего на основании доверенности, по представлению руководителя структурного подразделения и по согласованию с Директором по обслуживанию клиентов в соответствии с трудовым законодательством РФ.
1.2. Руководитель группы организует и руководит работой группы в соответствии с функциональными задачами и в целях обеспечения правовой защиты интересов Компании.
1.3. В период временного отсутствия Руководителя группы обязанности Руководителя группы выполняет назначенный им сотрудник или руководитель другой группы.
1.4. В своей деятельности Руководитель группы руководствуется:
- действующим законодательством РФ и нормами международного права;
- Уставом Компании, её Стратегией и Миссией;
- приказами, распоряжениями, положениями по Компании;
- положениями о группе контроля качества, об отделе мониторинга показателей и качества работы ЦПК, о Центре поддержки клиентов (ЦПК); о Дирекции по обслуживанию клиентов;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- обязательством о неразглашении (соглашением о конфиденциальности);
- правилами пользования услугами информационных технологий;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Основные задачи
2.1. Организация работы и руководство группой в целях своевременного предоставления качественного сервиса клиентам региона.
2.2. Организация работы группы в качестве структурного подразделения отдела мониторинга показателей и качества работы ЦПК, Центра поддержки клиентов.
2.3. Организация и обеспечение выполнения функций подразделения, определяемых едиными процедурами, приказами и распоряжениями по Компании.
2.4. Организация процесса контроля качества работы сотрудников ЦПК. Организация обратной связи для сотрудников ЦПК по результатам проведенной оценки качества их работы. Организация мер, направленных на повышение качества обслуживания.
2.5. Обеспечение выполнения целевых значений показателей ЦПК и показателей обслуживания клиентов региона.
2.6. Разработка систем материальной и нематериальной мотивации сотрудников ЦПК.
2.7. Руководство персоналом группы.
2.8. Обеспечение, в рамках имеющихся полномочий, условий работы и профессионального роста сотрудников группы.
2.9. Обеспечение своевременного и качественного выполнения заданий сотрудниками группы.
На Руководителя группы возлагаются следующие функции:
3.1. Методическое руководство группой.
3.2. Контроль за обеспечением объема работ, своевременным и качественным выполнением заданий сотрудниками группы, соблюдением трудовой дисциплины, обеспечением условий работы сотрудников группы, развитием их профессиональных навыков, иные контролирующие функции.
3.3. Предоставление отчетности за работу группы перед начальником отдела, руководителем Центра поддержки клиентов, Директором по обслуживанию клиентов, руководством Компании.
4. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него задач Руководитель группы обязан:
4.1. Осуществлять оперативное руководство персоналом группы контроля качества.
4.2. Организовывать работу в группе в соответствии с принципами эффективного распределения ресурсов и специализации сотрудников в целях обеспечения оптимального выполнения задач, возложенных на группу.
4.3. Организовывать процесс контроля качества работы сотрудников ЦПК.
4.4. На основе оценки качества работы сотрудников ЦПК, организовывать мероприятия по повышению качества обслуживания.
4.5. Обеспечивать ведение отчетности по качественным и количественным показателям сотрудников ЦПК. Организовывать информирование сотрудников ЦПК об итогах оценки качества их работы.
4.6. Организовывать тестирование сотрудников ЦПК с целью выявления областей для дополнительного обучения. Организовывать дополнительное обучение по выявленным в ходе тестирования областям.
4.7. Участвовать в написании новых и редактировании существующих процедур по технологии обслуживания, своевременном обновлении устаревшей информации.
4.8. Разрабатывать, внедрять и контролировать системы материальной и нематериальной мотивации сотрудников в целях обеспечения объективной оценки работы персонала.
4.9. Участвовать в проектах ДОК и Компании.
4.10. Строго и своевременно выполнять устные и письменные приказы и распоряжения своего непосредственного руководства и руководства Компании по подчиненности.
4.11. Контролировать выполнение сотрудниками группы порученных работ, проверять качество и обоснованность принимаемых ими решений.
4.12. Обеспечивать своевременное предоставление сотрудникам инструкций и процедур о порядке выполнения работ.
4.13. Производить оценку сотрудников группы.
4.14. Принимать меры для поддержания доброжелательной атмосферы как в группе, так и в отношениях с другими подразделениями Компании, обеспечивать условия работы сотрудников и оказывать помощь в решении проблем сотрудникам группы.
4.15. Обеспечивать выполнение ключевых показателей работы группы.
4.16. Вести текущие, ежедневные, еженедельные, ежемесячные отчеты по группе. Своевременно составлять отчетность для руководства.
4.17. Докладывать непосредственному руководителю о выявленных недостатках и проблемах в пределах своей компетенции
4.18. Производить информирование руководителей соответствующих подразделений ДОК о претензиях клиентов на работу их подчинённых.
4.19. Постоянно повышать свою квалификацию и обеспечивать повышение квалификации сотрудниками группы. Организовывать процесс обучения сотрудников группы.
4.20. Предлагать, разрабатывать и внедрять эффективные методы работы группы в соответствии с поставленными задачами с целью увеличения производительности труда сотрудников.
4.21. Поддерживать трудовую дисциплину в группе.
4.22. Исполнять обязанности Начальника отдела на период его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.д.).
- нормы деловой этики Компании, быть корректным, выдержанным, не допускать неуважительного отношения к другим сотрудникам Компании;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение по технике безопасности, охране труда и пожарной безопасности;
- соглашение о конфиденциальности.
Руководитель группы при выполнении своих обязанностей имеет право:
5.1. Принимать решения по вопросам организации работы группы, специализации сотрудников, распределения между ними работ и заданий.
5.2. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения и задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности
5.3. Контролировать выполнение заданий и работ, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий сотрудниками группы.
5.4. В служебных целях пользоваться техническими средствами, находящимися в распоряжении компании, в том числе служебной сотовой связью.
5.5. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающихся сферы его ответственности.
5.6. Организовывать и участвовать в мероприятиях, направленных на повышение профессионального уровня сотрудников группы, обращаться в соответствующие подразделения Компании по вопросам направления сотрудников группы на курсы, семинары для повышения квалификации.
5.7. Докладывать руководителю ЦПК о выявленных недостатках и проблемах в пределах своей компетенции.
5.8. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением обязанностей, предусмотренных данной должностной инструкцией.
5.9. Запрашивать от структурных подразделений ОАО "ВымпелКом" информацию, необходимую для выполнения его должностных обязанностей.
Руководитель группы несет ответственность в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ:
6.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией; за совершенные в процессе осуществления своей трудовой деятельности правонарушения; за причинение материального ущерба.
6.2. За результаты и эффективность деятельности группы.
6.3. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных законодательством, уставом Компании, иными нормативными правовыми актами и Правилами по Компании.
6.4. За использование имущества и средств Компании в собственных интересах или интересах, противоположных интересам Компании.
6.5. За несвоевременное представление руководителю ЦПК отчета о проделанной работе.
6.6. За несоблюдение коммерческой тайны и не сохранение конфиденциальности информации, имеющейся в его распоряжении.
6.7. За не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины работниками, находящимися в подчинении Руководителя группы.
6.8. За не обеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также работу подчиненных ему работников департамента в целом.
7. Оценка деятельности
Оценка деятельности Руководителя группы производится в порядке, предусмотренном внутренними нормативными документами Компании.
ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ ПО ДОЛЖНОСТИ Руководитель группы контроля качества работы сотрудников ЦПК, утвержденной
Распоряжением Вице-президента по организационному развитию и работе с персоналом от 29.12.2007г. №1600/07P
С инструкцией ознакомлен/а, экземпляр на руки получил/а:
"___" __________ 20__г. ____________
"___" __________ 20__г. ____________
"___" __________ 20__г. ____________
Размещено на Allbest.ru
1.1.2 Значение должностной инструкции
Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции позволяет:
- объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в т.ч. в процессе прохождение конкурса (избрания или выборов на должность);
- наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности);
- рационально распределить функциональные обязанности между работниками (осуществит разделение труда в целом);
- решить вопрос о переводе работника на другую работу [9];
- повысить своевременность и надежность выполнения задач, за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения;
- улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными;
- четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами;
- конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использование ресурсов;
- повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей;
- организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками [3].
Следует отметить, что работник также заинтересован в четком определении характера его работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это позволяет ему:
- объективно оценить свои возможности и дальнейшую перспективу трудовой деятельности;
- определить вид и род работы, круг своих обязанностей в целях защиты трудовых прав;
- оценить меру юридической ответственности по занимаемой им (или вакантной) должности.
Кроме того, должностные инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав как работника так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.
Они разрабатываются в целях обеспечения:
- взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями;
- исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками организации отдельных операций;
- четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения);
- установления их меры ответственности.
Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом [9].
В современных компаниях должностная инструкция, как правило, подготавливается отделом человеческих ресурсов, совместно с руководителем подразделения: специалисты по человеческим ресурсам привносят свое знание процесса создания должностной инструкции, линейный руководитель – определяет субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями о структурных подразделениях организации. Кроме того, целесообразно согласование должностной инструкции с юрисконсультантом. Согласование – это в первую очередь проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, т.е. выявление положений в должностной инструкции, которые противоречат трудовому законодательству или не преследуют основную цель – установление правового положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную его должностной инструкцией.
Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации. Их подобает утверждать и вводить в действие до поиска подходящего работника на вакантную должность и заключение с ним трудового договора.
1.2 Профессиограмма как основа реализации кадровых программ
1. 2. 1 Определение понятия «профессиограмма»
Поскольку должностная инструкция является описанием основных функций, которые должен выполнять работник, занимающий данную должность. То при использовании должностной инструкции для оценки кандидатов на замещении вакантной должности специалист должен определить, насколько данный кандидат способен выполнять эти функции. Сделать это не просто, в особенности для человека, не знакомого со спецификой работы на вакантной должности. Поэтому чтобы облегчить процесс подбора кандидатов, многие организации стали создавать (в дополнение к должностным инструкциям, а в последнее время вместо них) документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать сотрудник для успешной работы в данной должности – квалификационные карты и карты компетенций [18].
Для создания подобных документов необходимо сделать анализ работы исполнителя, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих деятельность. Данный вид деятельности называется профессиографическим анализом. В дальнейшем по результатам анализа составляется профессиограмма.
Профессиограмма – это документ, представляющий описание деятельности и ее места в организации [16].
В самом общем виде профессиограмма определяется как «описательно-технологическая характеристика различных видов профессиональной деятельности», сделанная по определенной схеме и для решения определенных задач [13].
Кроме того, выделяется понятие психограмма, понимаемая как выделение и описание качеств человека, необходимых для успешного выполнения данной трудовой деятельности. Данные качества называют профессионально важными качествами (ПВК).
В современной профессиографии существует еще одно важное понятие – системная профессиограмма, рассматриваемая как сама технология психологического изучения субъекта труда, в которой как бы соединяется собственно профессиограмма и психограмма (на основе описательно-технологических характеристик профессии по определенной схеме выделяются профессионально важные качества для этой профессии).
1.2.2 Основные виды и значение профессиограмм
На основании целей и задач, для решения которых предназначены те или иные описательные системы профессий. Е.М. Иванова выделяет следующие типы профессиограм [13]:
- информационные профессиограммы (предназначены для использования в профконсультационной и профориентационной работе для информирования клиентов о тех профессиях, которые вызвали у них интерес);
- ориентировочно-диагностические профессиограммы (служат для выявления причин сбоев, аварий, низкой эффективности труда и организуются на основе сопоставления реальной работы данного человека или рабочей группы с требуемыми – эффективными – образцами организации трудовой деятельности);
- конструктивные профессиограммы (служат для совершенствования эргатической системы, на основе проектирования новых образцов техники, а также подготовки и организации труда самого персонала);
- методические профессиограммы (служат для подбора адекватных методов исследования данной эргатической системы, т.е. направлены на рефлексию и последующую организацию труда самого специалиста, составляющего профессиографическое описание конкретной работы);
- диагностические профессиограммы, целью которых является подбор методик для профотбора, расстановки и переподготовки кадров);
А. К. Маркова анализирует и выделяет следующие основные подходы к содержанию и структуре профессиограм [13].
Комплексная профессиограмма (по К. К. Платонову, Ю. В. Котеловой и др.), где учитывается широкий круг характеристик (социальных, технических, экономических, медико-гигиенических и др.), а также указывается предмет, цели, способ, критерии оценки результатов и т.п.
Аналитическая профессиограмма (по Е. М. Ивановой), где раскрываются не отдельные характеристики компонентов профессии, а обобщенные нормативные показатели профессии и показатели психологической структуры профессиональной деятельности. Анализируются объективные характеристики труда и психологическая характеристика труда, что в итоге и позволяет выделять ПВК, соответствующие данным задачам.
Психологически ориентированная профессиограмма (по Е. И. Гарберу), где выделяются: 1) описание внешней картины труда, трудовое поведение: фотография рабочего дня, хронометраж рабочего времени, временная динамика производственной активности, типичные ошибки и др.; 2) внутренняя картина труда: типичные реакции личности на определенные профессиональные ситуации, интегральные образования личности работника, психические состояния.
«Модульный подход» в профессиографировании (по В.Е. Гаврилову). Сам психологический модуль – это «типовой элемент профессиональной деятельности, присущий ряду профессий и выделяемый на основе общности требований к человеку». Структура модуля: 1) объективные характеристики типового элемента; 2) психологические характеристики требований к человеку, предъявляемые этим элементом.
Выводы по разделу
Подводя итоги по данному разделу можно сказать, что:
1) Должностная инструкция является основным организационно - правовым документом организации;
2) Содержа ,ием должностной инструкции является трудовая функция работника и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности;
3) Должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров;
4) Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации.
5) Необходимо согласовать должностную инструкцию с юрисконсультантом.
6) Определить насколько кандидат на замещении вакантной должности способен выполнять предъявляемые функции позволяет профессиограмма.
7) Профессиограмма является «описательно-технологической характеристикой различных видов профессиональной деятельности».
8) Аналитическая профессиограмма является наиболее актуальной, для разработки должностной инструкции специалиста, определяющая все требования, предъявляемые сотруднику.
Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией. Качественно подойти к проблеме разработки должностной инструкции позволяет профессиограмма.
2. Обзор методов разработки должностных инструкций и профессиограмм
— законодательство о бухгалтерском учете;
— основы гражданского и коммерческого права, финансовое и налоговое законодательство;
— нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, финансово-хозяйственной деятельности организации;
— налоговый, статистический и управленческий учет;
— порядок оформления бухгалтерских операций и организацию документооборота по участкам учета, порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности, порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;
— формы и порядок финансовых расчетов;
— условия налогообложения юридических и физических лиц;
— правила проведения инвентаризаций имущества и обязательств, правила расчетов с кредиторами и дебиторами, правила проведения аудиторских проверок;
— порядок и сроки составления бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности;
— компьютерные программы по бухгалтерскому учету, современные справочные и информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами;
— правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации;
— основы технологии производства;
— трудовое законодательство, правила и нормы охраны труда. Законодательные и нормативные правовые документы, определяющие требования к финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
— средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи.
Непосредственная: Генеральному директору, директору филиала.
Непосредственном: все сотрудники бухгалтерии.
К процессу разработки должностных инструкций не стоит относиться формально, поскольку этот локальный акт является важным документом как для организации, так и для работника. Довольно часто встают такие вопросы: кто разрабатывает должностные инструкции в организации? С чего начать процесс разработки должностных инструкций? Каков порядок разработки должностной инструкции? Рассмотрим, как происходит разработка должностных инструкций шаг за шагом в публикации.
Из этой статьи вы узнаете:
Должностная инструкция является локальным актом, регламентирующим обязанности работника в соответствии с занимаемой должностью.
Согласно должностной инструкции определяется перечень должностных обязанностей работника. С одной стороны, мало кто оспаривает необходимость его существования. С другой стороны, при составлении инструкций зачастую используется чисто формальный подход.
И поэтому они оказываются невостребованными вплоть до возникновения какой-либо экстраординарной ситуации. Как повысить значимость и эффективность этого локального акта?
Главной целью разработки должностных инструкций является описание того, какие требования предъявляет к работникам организация для достижения своих целей. Стандарта для написания должностных инструкций нет. Каждая организация имеет право на свое видение этих локальных актов. Однако существуют некоторые общие подходы и правила, которые целесообразно использовать при их разработке.
Отметим, что многие организации при разработке должностных инструкций руководствуются Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Должностная инструкция может быть разработана в соответствии с этим документом.
Как показывает практика, чтобы грамотно составить должностные инструкции, необходимо проанализировать содержание работы сотрудников. Если же организация заинтересована в том, чтобы разработка должностных инструкций прошла успешно, нужно провести большую предварительную работу. Часто работодатели для регламентации процесса разработки и согласования должностных инструкций составляют специальное Положение о разработке должностных инструкций .
Рассмотрим общую схему действий, которой стоит придерживаться при разработке должностных инструкций.
В чем заключается анализ работы по разработке должностных инструкцийИтак, прежде всего для того, чтобы сформулировать обязанности и составить должностные инструкции, надо собрать информацию. Нам нужны сведения:
Анализ работы проводится в несколько этапов.
Этап 1. Определение целейПрежде всего, нужно понять, для чего будет использоваться полученная информация, так как это будет определять вид и источники информации.
Этап 2. Сбор вспомогательной информацииНужно выяснить, какова структура компании и какие технологии она использует. Эта информация дает общую картину организации, а также позволяет определить место каждого рабочего процесса.
Этап 3. Отбор работТеперь нужно отобрать работы, которые будут анализироваться. Начинайте с ключевых, наиболее значимых участков, а затем переходите к вспомогательным.
Этап 4. Сбор характеристикС помощью определенных методов (см. далее) собираем необходимые характеристики рабочего процесса, выявляем наиболее эффективный режим работы и определяем параметры качества, то есть критерии оценки работы.
Этапы 5 и 6. Составление описания работы и ее спецификацииЭти этапы обобщающие, они наиболее важны в предварительной работе по составлению должностных инструкций.
Словарь кадровикаАнализ работы (job analysis) – процедура, в процессе которой определяются характер работы и обязанности по ее выполнению, а также знания, умения и навыки, которыми должен обладать сотрудник, чтобы выполнять эту работу.
Описание работы (job description) – документ, который составляется на финальном этапе анализа и содержит описание того, в чем заключается работа.
Спецификация работы (job specification) – документ, который составляется на финальном этапе анализа и содержит описание того, какими качествами должен обладать сотрудник для успешного выполнения работы.
Данные, полученные в ходе анализа работы, используются затем для проектирования рабочего процесса, если возникает необходимость в его модернизации.
Такая предварительная работа аналогична той, что предшествует описанию бизнес-процессов организации. Если деятельность вашей компании уже описана с помощью бизнес-процессов, разработку должностных инструкций целесообразнее вести на основе бизнес-модели. Это резко сократит объем предварительной аналитической работы и послужит гарантией того, что все производственные и управленческие функции приобретут адресность, а сформированные кадровые документы – понятность и прозрачность.
Собираем информациюВ сборе информации для проведения анализа работы должны участвовать специалист службы персонала, работник и его непосредственный начальник. Для достоверного анализа требуется их слаженная совместная работа. Если в компании есть бизнес-аналитик. также можете привлечь его в свою команду. Это придаст работе необходимую логичность и системность.
Для сбора необходимых данных можно воспользоваться методами наблюдения, собеседования (интервью), анкетирования, составления списка обязанностей работника.
При применении любого из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте (такой тип анализа еще называют «анализом, ориентированным на рабочее место»), а затем изучается сам процесс – рассматриваются рабочие задания, которые выполняет сотрудник.
Прямое наблюдение применяется в случаях, когда рабочий процесс требует ручного, стандартизированного труда, или когда он непродолжителен (например, действия рабочего на сборочной линии или работа клерка). Этот метод мало приемлем, если рабочий процесс предполагает умственную деятельность.
Собеседование (интервью) с работником часто сочетается с методом наблюдения. Собеседование может проводиться с одним работником, группой или с начальником подразделения, который располагает сведениями о рабочем процессе. Групповые интервью проводят, если большое количество работников выполняют схожую работу. Основной недостаток этого метода состоит в том, что при его применении очень высока вероятность искажения информации, так как работники склонны преувеличивать одни свои обязанности и преуменьшать другие. Чтобы избежать таких искажений, обычно используется стандартный набор вопросов, что позволяет сравнивать ответы на них.
Анкетирование (использование опросных листов) – наименее затратный метод. Он очень эффективен, так как позволяет получить много ценной информации за короткий период времени. Анкеты, как правило, являются источником базовой информации, которая затем уточняется при использовании других методов анализа.
Анкеты должны быть составлены таким образом, чтобы можно было получить информацию от рядовых сотрудников и от их руководителей. Поэтому очень важно, какова будет структура анкеты, и какие вопросы в нее включить.
В одних случаях предпочтение отдают формализованным анкетам, где сотрудникам нужно выбрать необходимые варианты из предложенных списков. В других случаях анкета может состоять из открытых вопросов. Однако лучше всего сочетать эти варианты.
Составление списка обязанностей работника помимо перечисления самих обязанностей подразумевает сбор сведений о том, как часто сотрудник их выполняет, и сколько времени требуется для их выполнения. Для этого метода необходимо, чтобы работник вел ежедневные записи. Обычно такой метод применяется при анализе рабочих процессов, не поддающихся наблюдению (работа инженера, ученого или менеджера).
Составление и использование анкет: практические советыСовет 1. Анкета должна быть как можно более короткой, так как люди в принципе не любят заполнять анкеты.
Совет 2. Работнику нужно обязательно объяснить, для чего он заполняет анкету, и как эта информация будет использоваться.
Совет 3. Анкета должна быть простой по содержанию, вопросы и указания должны быть написаны понятным языком.
Совет 4. Перед тем как широко использовать анкету, протестируйте ее на нескольких сотрудниках. Попросите их дать комментарии, выявите возможные упущения и внесите поправки.
Совет 5. Обязательно определите сроки заполнения анкеты. Не давайте слишком много времени, чтобы не появилось желания отложить ее в долгий ящик.
Совет 6. Не пускайте дело на самотек. Если кто-то из сотрудников отмахнулся от заполнения анкеты, поинтересуйтесь, в чем причина, и разъясните необходимость его ответов еще раз.
После проведения предварительной аналитической работы начинается процесс непосредственного написания должностной инструкции, точнее, составление ее проекта.
В наличии должностных инструкций заинтересованы многие люди. Но кто непосредственно должен разрабатывать должностные инструкции? Этот вопрос является предметом многочисленных споров. Часто написание проектов инструкций отдается на откуп руководителям подразделений. Кадровые службы берут на себя только оформительские функции. Правильно ли это? Насколько целесообразно дистанцироваться от составления документов, на основе которых позднее будут построены многие кадровые процедуры?
Специалисты по персоналу должны быть организаторами и активными участниками этого процесса. Распределение ролей здесь очевидно. Руководители структурных подразделений отвечают за содержательное наполнение инструкций, профессионально грамотное отражение специфики работы вверенных ему сотрудников. Кадровые специалисты обеспечивают решение организационных вопросов, анализируют ход работы, инструктируют руководителей и координируют работу всех подразделений.
Если в организации есть служба анализа бизнес-процессов, основную часть аналитической работы лучше поручить ей. В противном случае эта обязанность ляжет на плечи отдела персонала. Необходимо аккумулировать всю информацию, предоставленную подразделениями компании. И системно ее анализировать: насколько оптимально распределены функции между структурными единицами компании и между работниками одного подразделения, существует ли «провисание» или дублирование функций. И конечно, в любом случае специалисты кадровой службы должны отследить правильное наименование должностей, соответствие их штатному расписанию. А в завершение обеспечить соответствующее документационное оформление должностных инструкций.
Вам также будут интересны материалы: Вложенные файлыДоступно только авторизованным пользователям
Доступно только подписчикам
