Положение о должностных инструкциях в организации (образец заполнения)

1.1. Настоящее Положение устанавливает общие требования к порядку разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, а также внесения в них изменений.

Настоящее Положение определяет процедуру ознакомления работников с должностными инструкциями и порядок хранения этих документов.

1.3. Настоящее Положение обязательно для всех структурных подразделений Компании и распространяется на неопределенный круг лиц: всех работников, которые уже занимают или когда-либо будут занимать поименованную в должностной инструкции должность в ООО "Альфа" на основании трудовых или ученических договоров.

Настоящее Положение не распространяется на работников (включая штатных работников), уже работающих или в дальнейшем принятых на работу в ООО "Альфа" по гражданско-правовым договорам.

2.1. Должностная инструкция - локальный нормативный акт Компании, определяющий трудовую функцию работника, его права, обязанности и ответственность при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, а также систему подчинения и взаимодействия с работниками других структурных подразделений в Компании.

2.2. Компания, Работодатель - общество с ограниченной ответственностью "Альфа".

2.3. Исполнитель - работник, ответственный за разработку и передачу на согласование должностной инструкции, определенный руководителем соответствующего структурного подразделения Компании, ответственного за разработку этого документа.

3.1. Должностные инструкции вводятся в Компании в целях рационального разделения труда; повышения эффективности управленческого труда; укрепления дисциплины труда; создания организационно-правовой основы трудовой деятельности работников; регламентации взаимоотношений работника и работодателя.

3.2. Должностные инструкции используются для:

3.2.1. оценки качества труда работников в процессе аттестации, поощрения или наложения дисциплинарных взысканий;

3.2.2. составления трудовых договоров;

3.2.3. правильного подбора, расстановки и использования кадров, формирования кадрового резерва, планирования карьеры работников;

3.2.4. введения новых должностей, расширения полномочий существующей должности;

3.2.5. оценки и развития персонала, адаптации новых работников;

3.2.6. составления предложений о найме, профилей должностей для подбора кандидатов при приеме на работу;

3.2.7. ранжирования работ и должностей, оценки сложности работ и формирования компенсационных пакетов для различных категорий работников в Компании в целях реализации системы мотивации персонала, действующей в Компании;

3.2.8. организации оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;

3.2.9. разрешения индивидуальных и/или коллективных трудовых споров;

3.2.10. получения сертификата ISO 9001;

3.2.11. обоснования размера оплаты труда, доплат и различных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, в том числе при проверке контролирующих органов - ГИТ, ИФНС, отделений ПФР и ФСС РФ.

3.3. Настоящее Положение определяет перечень должностных лиц, принимающих участие в процедуре разработки, согласования и утверждения должностных инструкций и внесения в них изменений, а также обязанности таких должностных лиц, структурных подразделений Компании и их взаимодействия при осуществлении указанной процедуры.

3.4. Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретное должностное лицо, в соответствии со штатным расписанием, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением о документообороте, Графиком документооборота и иными локальными нормативными актами Компании, с соблюдением требований Конституции РФ, Трудового кодекса РФ и иных нормативно-правовых актов.

3.5. Введение должностной инструкции как локального нормативного акта Работодателя, так и ее изменение не подлежит согласованию с работником.

Согласование должностных инструкций с представительным органом работников не производится в связи с его отсутствием в Компании.

3.6. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности Компании и носит обезличенный характер.

3.7. Основой для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 14.03.2011), положения которого адаптируются к конкретным условиям функционирования Компании и соответствующего участка работы (структурного подразделения Компании).

4.1. Должностная инструкция должна быть составлена согласно бланку формы должностной инструкции Компании (Приложение N 1 к настоящему Положению) с обязательным заполнением всех реквизитов, указанных в нем, а также обязательной схемой расположения реквизитов.

4.2. Бланк должностной инструкции должен соответствовать требованиям Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

4.3. Должностная инструкция изготавливается на бланке стандартного формата А4 (210 x 297 мм) на бумаге фирменного светло-лимонного цвета Компании с угловым расположением реквизитов.

5.1. В шапке должностной инструкции указывают наименование Компании, наименование конкретной должности, категории должности, структурного подразделения, должностного подчинения, а также реквизиты разработки, согласования и утверждения.

Все разделы должностной инструкции должны быть максимально подробными, сформулированы четко и конкретно, не содержать неясных, двусмысленных, противоречивых и расплывчатых формулировок типа "должен способствовать развитию", "прилагать все усилия для. ".

5.2. Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

разд. I "Общие положения";

разд. II "Требования к квалификации и знаниям";

разд. III "Должностные обязанности";

разд. V "Взаимоотношения (связи по должности)";

разд. VI "Ответственность";

разд. VII "Заключительные положения".

5.3. В преамбуле указывают:

- настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 14.03.2011), Положением о должностных инструкциях в ООО "Альфа" и другими локальными нормативными актами Компании.

5.4. В разд. I "Общие положения" указывают:

5.4.1. официальное наименование должности согласно штатному расписанию и в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 14.03.2011).

При этом не допускается указание иностранных наименований должностей, заимствованных из законодательства зарубежных стран (например, HR-менеджер, аккаунт-менеджер, хостес, программист-юниор (Junior WEB), ведущий php-программист (Senior WEB developer) и т.д.);

5.4.2. официальное наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность, согласно организационной структуре Компании;

5.4.3. непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);

5.4.4. порядок назначения и освобождения от должности;

5.4.5. наличие и состав подчиненных;

5.4.6. порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия; кого замещает данное должностное лицо);

5.4.7. возможность совмещения должностей и функций;

5.4.8. нормативную базу деятельности должностного лица (основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, на основании которых должностное лицо осуществляет трудовую деятельность и реализует свои полномочия).

В разд. I "Общие положения" могут быть также включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

5.5. В разд. II "Требования к квалификации и знаниям" указывают требования, предъявляемые к уровню профессиональной подготовки, к образованию, знаниям, навыкам и стажу работы должностного лица, занимающего данную должность (квалификационные требования).

5.6. В разд. III "Должностные обязанности" указывают:

5.6.1. детализированный перечень основных функций и обязанностей должностного лица;

5.6.2. перечень обязанностей должностного лица, возлагаемых на него в соответствии со сложившейся в соответствующем структурном подразделении Компании практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководства Компании.

5.7. В разд. IV "Права" указывают:

5.7.1. детализированный перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей, с учетом специфики должностных обязанностей;

5.7.2. взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями Компании и ее должностными лицами исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий.

5.8. В разд. V "Взаимоотношения (связи по должности)" указывают:

5.8.1. описание взаимодействия работника, занимающего данную должность (внутреннее взаимодействие - с руководством Компании, с руководителем подразделения, с другими подразделениями; внешнее взаимодействие - например, с поставщиками, покупателями, клиентами, отделениями ПФР, ФСС РФ, органами Росстата, ИФНС, ГИТ и т.д. а также контакты работника между сотрудниками одного и разных отделов);

5.8.2. указание на формы, сроки и периодичность представления и получения работником определенных документов, в т.ч. от контрагентов, и отчетов согласно графику документооборота Компании и Положению о документообороте Компании.

5.9. В разд. V "Ответственность" указывают конкретные зоны ответственности должностного лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными нормативными актами Работодателя, трудовым законодательством РФ и иными отраслями права.

5.10. В разд. VI "Заключительные положения" указывают:

5.10.1. должностная инструкция, страницы которой пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью отдела по управлению персоналом, составлена в одном оригинальном экземпляре и хранится в указанном отделе. Две заверенные копии должностной инструкции выдаются для текущей работы работнику, работающему в данной должности, и руководителю структурного подразделения, в котором числится данная штатная единица;

5.10.2. требования, обязанности, права и ответственность по соответствующей должности могут быть уточнены путем внесения изменений и дополнений в настоящую должностную инструкцию в порядке, установленном разд. 7 настоящего Положения.

6.1. Должностная инструкция разрабатывается исполнителем в соответствии с требованиями законодательства РФ (см. п. 2.3 настоящего Положения).

6.2. Должностная инструкция должна быть согласована исполнителем с правовым отделом и отделом по управлению персоналом Компании.

При необходимости должностная инструкция должна быть также согласована исполнителем с другими взаимосвязанными подразделениями Компании (например, службой безопасности, бухгалтерией, отделом охраны труда и т.д.), а также с вышестоящим руководителем, курирующим соответствующее направление деятельности Компании.

6.3. Должностные лица подразделений Компании, указанные в п. 6.2 настоящего Положения и получившие от исполнителя проект должностной инструкции на согласование, обязаны в пределах своей компетенции осуществить его анализ на предмет соответствия требованиям законодательства РФ, настоящего Положения, а также с учетом специфики деятельности Компании и сложившейся практики взаимодействия подразделений внутри Компании. Результаты такого анализа (свои замечания, разногласия и предложения по их устранению) указанные должностные лица должны изложить в произвольной форме на обороте соответствующего листа проекта должностной инструкции либо на отдельном листе. Оформленные таким образом результаты анализа должны быть подписаны соответствующим должностным лицом с указанием даты.

До изложения своих замечаний в письменном виде должностное лицо обязано устно связаться с исполнителем и проинформировать его о наличии замечаний, разногласий и согласовать необходимость и возможность внесения исправлений в проект должностной инструкции.

В случае наличия замечаний, разногласий от должностных лиц задействованных структурных подразделений проект должностной инструкции возвращается исполнителю, который должен с учетом предложенных изменений внести соответствующие корректировки в этот документ.

Скорректированный проект должностной инструкции с визами, замечаниями, предложениями и отзывами представляется исполнителем в правовой отдел и отдел по управлению персоналом Компании, которые совместно с исполнителем обобщают результаты анализа проекта должностной инструкции. По итогам такого обобщения исполнитель подготавливает окончательный вариант должностной инструкции, который с визами исполнителя, руководителей правового отдела и отдела по управлению персоналом представляется в секретариат на утверждение генеральным директором Компании.

6.4. Должностная инструкция составляется в одном оригинальном экземпляре.

При этом страницы согласованной и утвержденной должностной инструкции должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены печатью отдела по управлению персоналом и хранятся в этом отделе в соответствии с Положением о документообороте Компании. Срок хранения должностной инструкции - 75 лет.

Подлинники должностных инструкций, утративших силу в связи с заменой их новыми, изымаются и формируются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

6.5. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают должностному лицу, работающему в данной должности, и руководителю соответствующего структурного подразделения Компании.

По решению руководителя каждого структурного подразделения заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие структурные подразделения Компании.

6.6. Помимо копии должностной инструкции, выданной работнику для текущей работы на основании п. 6.5 настоящего Положения, по просьбе работника (как работающего, так и уволившегося) заверенная копия должностной инструкции может быть ему вручена в порядке, установленном ст. 62 ТК РФ: в срок - не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника о предоставлении ему копии этого документа, составленного в произвольной форме.

При этом факт ознакомления работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора никак не влияет на право работника требовать от Работодателя копии этого документа для защиты своих интересов.

При написании заявления работник не обязан пояснять в его тексте, для чего ему нужна копия должностной инструкции, а также не обязан представлять ходатайства, запросы, требования третьих лиц (в т.ч. государственных и муниципальных органов) о выдаче копии должностной инструкции. В свою очередь, Работодатель не вправе требовать от работника указания целей предоставления копии должностной инструкции и предоставления на нее запросов третьих лиц.

Выдача работнику (как работающему, так и уволившемуся) заверенной копии должностной инструкции в любом указанном в его заявлении количестве экземпляров осуществляется без взимания платы. За взимание платы в любом размере (в т.ч. в размере затрат на изготовление копий должностной инструкции) соответствующие должностные лица Компании несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

6.7. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения генеральным директором Компании или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящим Положением.

6.8. Должностная инструкция объявляется работнику под роспись до подписания трудового договора (внесения в него изменений), а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, ст. ст. 72.1, 72.2 ТК РФ).

6.9. Ознакомительная роспись работника проставляется в листе ознакомления с должностной инструкцией (по форме из Приложения N 2 к настоящему Положению) и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.

6.10. При отказе работника от ознакомления с должностной инструкцией исполнитель составляет акт об отказе от ознакомления с должностной инструкцией, форма которого приведена в Приложении N 3 к настоящему Положению.

6.11. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, занимающего данную должность, с момента его ознакомления с данной инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения из Компании или ознакомления с инструкцией в новой редакции, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления (Приложение N 2 к настоящему Положению).

6.12. Утвержденные должностные инструкции и изменения к ним регистрируются менеджером по кадрам в Журнале регистрации должностных инструкций и изменений к ним (см. Приложение N 4 к настоящему Положению), который хранится в отделе по управлению персоналом.

7.1. После введения должностной инструкции в процессе ее применения она не утрачивает свою силу и продолжает свое действие бессрочно.

7.2. Условия пересмотра должностной инструкции возникают:

7.2.1. при изменении организационной структуры Компании;

7.2.2. при пересмотре штатного расписания Компании;

7.2.3. при появлении новых видов работ, ведущих к перераспределению должностных обязанностей;

7.2.4. при внедрении новых технологий, меняющих характер работы.

8.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения его генеральным директором Компании.

8.2. Контроль за соблюдением должностными лицами Компании требований настоящего Положения осуществляет руководитель отдела по управлению персоналом.

8.3. Внесение изменений в настоящее Положение производится в случаях и порядке, предусмотренных п. 8.4 Положения о документообороте Компании.

Несколько советов по составлению должностных инструкций (в приложении - инструкция главбуха)

Экономическая эффективность бизнеса во многом зависит от эффективности использования имеющихся ресурсов.

Большое значение для нормального функционирования организации играют человеческие ресурсы. Этот факт трудно переоценить. А значит, необходимость эффективного использования человеческих ресурсов так же не вызывает сомнений. Так какие же инструменты необходимо задействовать для эффективного использования человеческих ресурсов?

Одним из основных документов, влияющих на успешное взаимодействие работодателя и его сотрудников, является должностная инструкция.

Итак, должностная инструкция – это внутренний документ организации, необходимый для эффективного управления персоналом вне зависимости от размеров компании.

Должностные инструкции определяют:

• должностные обязанности сотрудников,
• их права,
• обязанности,
• уровень ответственности,
• порядок взаимодействия с руководством и коллегами.

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена только для государственных учреждений, коммерческим компаниям они способны оказать значительную поддержку при регулировании трудовых отношений с сотрудниками, а так же в случаях возникновения трудовых споров.

Ведь именно невыполнение обязанностей, предусмотренных в должностной инструкции сотрудника, может послужить обоснованным поводом к его увольнению.

После того, как было принято решение о необходимости составления должностных инструкций, возникает вопрос о порядке разработки должностных инструкций.

При этом стоит обратить внимание на Письмо Роструда от 31.10.2007г. №4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».

Роструд в своем Письме отмечает, что несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является:

• трудовая функция работника,
• круг должностных обязанностей,
• пределы ответственности,
• квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Так же в данном Письме отмечается, что поскольку порядок составления должностных инструкций нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как именно ее оформить и каким образом вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника.

Изменения в должностную инструкцию в таком случае могут быть внесены только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При составлении должностных инструкций рекомендуется принять во внимание требования к оформлению документов, установленные Государственным стандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-2003 принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст и распространяется на организационно-распорядительные документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Правила внутреннего трудового распорядка относятся к классу 0200000 и имеют кодовое обозначение 0252051.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает:

• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам документов.

В соответствии со ст.3 Стандарта, при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• код организации;
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа;
• наименование организации;
• справочные данные об организации;
• наименование вида документа;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• место составления или издания документа;
• адресат;
• гриф утверждения документа;
• резолюция;
• заголовок к тексту;
• отметка о контроле;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• гриф согласования документа;
• визы согласования документа;
• оттиск печати;
• отметка о заверении копии;
• отметка об исполнителе;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• идентификатор электронной копии документа.

Обратите внимание:Требования вышеуказанного стандарта являются рекомендуемыми .

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ОТ МИНТРУДА

Несмотря на то, что рекомендации по разработке должностных инструкций, указанные в Письме Минтруда от 13.03.1996г. №482-ВК не являются обязательными для коммерческих организаций, их можно использовать, как точку отсчета при разработке должностных инструкций компании.

Из вышеназванного письма можно сделать следующие извлечения:

1. Руководитель утверждает должностные инструкции:

• для своих заместителей,
• для руководителей структурных подразделений.

По остальным должностям – типовые должностные инструкции.

На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным должностям в подразделении.

2. Должностные инструкции являются документами, призванными:

• содействовать правильному подбору и расстановке кадров,
• повышению их деловой квалификации,
• разделению труда между руководителями и специалистами,
• оценке служащего при проведении аттестации сотрудников при приеме их на работу в порядке назначения или по конкурсу.

3. Должностные инструкции по каждой должности должны содержать:

• обязанности по должности,
• должностные положения,
• необходимые знания для занятия должности,
• квалификационные требования.

3.1. В обязанностях по должности необходимо отразить основные функции, которые выполняет сотрудник, а так же конкретные обязанности, закрепленные за ним.

3.2. Должностные полномочия содержат основные должностные права, которыми в пределах своей компетенции сотрудник может пользоваться при выполнении возложенных на него должностных обязанностей.

3.3. В разделе о необходимых знаниях для занятия соответствующей должности должны содержаться основные требования, предъявляемые к сотруднику в отношении специальных знаний, а так же знания:

• нормативных актов,
• положений,
• инструкций,
• других нормативных документов применительно к исполнению должностных обязанностей.

3.4. В квалификационных требованиях конкретизируются требования по уровню профессионального образования сотрудника с учетом его специализации по должности. Такие требования могут устанавливаться внутренними документами компании или содержаться в конкретной должностной инструкции.

В письме Минтруда так же приводятся содержатся примерные должностные инструкции:

• Начальника департамента (управления).
• Начальника отдела в составе департамента (управления).
• Главного специалиста.

При использовании данного документа в целях разработки должностных инструкций для своей компании необходимо избегать излишнего объема инструкции.

Соответственно, необходимо проанализировать предложенный подход и вычленить те пункты, которые подходят конкретно Вашей организации.

ПЛАН СОСТАВЛЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

При составлении должностных инструкций необходимо помнить, что каждая должностная инструкция должна содержать четкое описание требований, предъявляемых к конкретному сотруднику.

Однако, все таки можно и нужно применить к составлению инструкций «шаблон», для более быстрого и полного ее составления.

Для этого можно использовать следующий план составления должностной инструкции, состоящий из 6 пунктов:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В этом разделе может указываться следующая информация:

1.1. Название подразделения организации, к которому относится сотрудник.

1.2. Название занимаемой должности.

1.3. Порядок подчинения сотрудника его непосредственному руководителю. Указывается должность руководителя.

1.4. Порядок подчинения сотруднику его подчиненных. Указываются должности подчиненных.

1.5. Порядок замещения и исполнения обязанностей сотрудника во время его отсутствия на рабочем месте. Указываются должности сотрудников, его заменяющих и документ, на основании которого происходит замещение сотрудника.

1.6. Порядок рабочего времени. Указывается режим рабочего времени или документ, в соответствии с которым этот режим определяется.

1.7. Требования, предъявляемые к сотруднику, занимающему должность. Указывается требуемый уровень образования (например – высшее профессиональное, среднее профессиональное). Так же может быть указан требуемый профессиональный опыт (например – не менее 3х лет в аналогичной должнсоти).

1.8. Документы, которыми назначают на должность и снимают с должности (Приказ, Решение учредителей и пр.).

1. 9. Законодательные акты и внутренние документы, которыми должен руководствоваться сотрудник, занимающий должность.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

В данном разделе указываются требования, предъявляемые к квалификации сотрудника, занимающего соответствующую должность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Основной раздел любой должностной инструкции.

Он содержит информацию о функциях сотрудника, его целях и задачах.

Здесь перечисляются все те трудовые обязанности, которые должен выполнять сотрудник на занимаемой им должности.

При этом не следует чрезмерно перегружать должностную инструкцию особенно подробными описаниями, каким образом сотрудник должен исполнять свои функции.

4. ОТНОШЕНИЯ С ДРУГИМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОТВЕТСТВЕННЫМИ ЛИЦАМИ КОМПАНИИ

В данном разделе необходимо отразить информацию, имеющую значение при взаимодействии сотрудника с другими подразделениями компании и ответственными лицами.

Указывается порядок и особенности такого взаимодействия (например - права сотрудника, предоставленные ему в связи с его должностным положением).

5. КРИТЕРИИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ТРУДА

Этот раздел дает представление о том, по каким именно критериями будет оцениваться эффективность деятельности сотрудника его руководством.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Этот раздел содержит ту информацию, которую работодатель посчитает нужным включить в должностную инструкцию и которая не нашла отражения в других разделах.

Так, например, в этом разделе может указываться порядок внесения дополнений и изменений в данную должностную инструкцию.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

После составления должностной инструкции необходимо ее согласование с руководством, сотрудником, юридической службой и ответственными лицами подразделений компании.

Юридический отдел выполняет техническое согласование должностной инструкции.

Согласование с юристами должностных инструкций необходимо для того, чтобы установить соответствие положений, в них содержащихся, требованиям действующего трудового законодательства, а так же положениям трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.

Положения, содержащиеся в должностных инструкциях не должны ухудшать положение работника по сравнению с действующим законодательством. Кроме того, необходимо исключить противоречия между положениями инструкции и трудового договора.

В случае отсутствия в организации юридической службы, функции технического согласования должностных инструкций могут быть возложены на сотрудников кадровой службы или, что уже стало традиционным в небольших компаниях, на сотрудников бухгалтерии.

После проведения технического согласования должностной инструкции, она предоставляется для ознакомления сотруднику компании, занимающему соответствующую должность.

В случае, если сотрудник не имеет возражений по форме и существу данной инструкции, можно переходить к третьему этапу согласования.

На третьем этапе должностную инструкцию необходимо согласовать с руководством и ответственными лицами подразделений компании.

Это необходимо для того, чтобы исключить дублирование трудовых функций сотрудника, а так же для информирования ответственных лиц других подразделений компании о порядке взаимодействия.

После окончательного согласования должностной инструкции, она утверждается руководителем организации и подписывается сотрудником компании.

На первом листе должностной инструкции ставится отметка об ее утверждении. Указывается название компании, ФИО руководителя, дата утверждения инструкции, проставляется подпись руководителя.

Подписанная и утвержденная инструкция нумеруется и заверяется печатью организации.

Подпись сотрудника и дата ознакомления с инструкцией, обычно проставляются в конце должностной инструкции и подтверждают его ознакомление и согласие с ее положениями. Так же к должностной инструкции может быть составлен лист ознакомления. Тогда сотрудник подписывается на этом листе.

Требования, предусмотренные должностной инструкцией, являются обязательными для сотрудника с даты его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения.

Обратите внимание:Работодатель обязан ознакомить сотрудника с должностной инструкцией до подписания с ним трудового договора .

Факт ознакомления сотрудника с инструкцией может быть зафиксирован в его трудовом договоре.

Обычно должностная инструкция составляется в нескольких экземплярах. Один из них выдается на руки сотруднику, второй – хранится в личном деле сотрудника в кадровом отделе или бухгалтерии компании.

Копия должностной инструкции сотрудника так же может находиться у его непосредственного начальника.

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее на новую должностную инструкцию.

К нашей статье мы прилагаем пример должностной инструкции главного бухгалтера организации.

аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"

Специально для Клерк.Ру

Об утверждении Порядка разработки, согласования и утверждения должностных инструкций руководителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждени

Об утверждении Порядка разработки, согласования и утверждения должностных инструкций руководителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждений городского округа Тольятти (с изменениями на 7 ноября 2014 года)

Постановление мэрии городского округа Тольятти Самарской области

Мэрия городского округа Тольятти Самарской области

Городские ведомости от 08 октября 2011 г. № 111

30 сентября 2011

Дата начала действия:

30 сентября 2011

МЭРИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТОЛЬЯТТИ

от 30 сентября 2011 года № 2977-п/1

Об утверждении Порядка разработки, согласования и утверждения должностных инструкций руководителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждений городского округа Тольятти

(с изменениями на 7 ноября 2014 года)

В целях регламентации процедуры разработки, согласования и утверждения должностных инструкций руководителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждений городского округа Тольятти, в соответствии с Уставом городского округа Тольятти. мэрия городского округа Тольятти

1. Утвердить прилагаемый Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций руководителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждений городского округа Тольятти (далее - Порядок).
2. Управлению муниципальной службы и кадровой политики мэрии (Слугина Н.П.) организовать разработку и утверждение должностных инструкций руководителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждений городского округа Тольятти в соответствии с утвержденным. (пункт 2 в редакции Постановления мэрии городского округа Тольятти от 07 ноября 2014 г. № 4136-п/1 )
3. Руководителям органов (структурных подразделений) мэрии городского округа Тольятти разрабатывать должностные инструкции руководителей подведомственных муниципальных предприятий и муниципальных учреждений городского округа в соответствии с утвержденным .
4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата мэрии. (пункт 4 в редакции Постановления мэрии городского округа Тольятти от 07 ноября 2014 г. № 4136-п/1 )

И.о. первого заместителя мэра
В.В.Иванов

Утвержден
постановлением мэрии городского округа Тольятти
от 30.09.2011 г. N 2977-п/1

Настоящий Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций руководителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждений городского округа Тольятти (далее - Порядок) разработан в качестве руководства при разработке должностных инструкций руководителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждений городского округа Тольятти (далее - руководитель организации).
Порядок разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации. Трудовым кодексом Российской Федерации. Федеральным от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации », другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Самарской области, муниципальными правовыми актами городского округа Тольятти и Уставом городского округа Тольятти .

1.1. Должностная инструкция - локальный нормативный акт, регламентирующий организационно-правовое положение работника и определяющий основные квалификационные требования, задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность работника, необходимые для осуществления им служебной деятельности.
1.2. Должностная инструкция составляется с целью:
- создания организационно-правовой основы деятельности работника;
- определения его прав и функциональных обязанностей;
- обеспечения объективности оценки результатов деятельности работника при его аттестации;
- применения адекватных мер поощрения и дисциплинарной ответственности;
- повышения ответственности за результаты своей деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
- повышения профессиональной квалификации работника.
1.3. Квалификация - степень и уровень профессиональной подготовленности работника для выполнения возложенных на него должностных обязанностей.
1.4. Должностная инструкция руководителя организации разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на соответствующую организацию, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Самарской области, а также муниципальных правовых актов городского округа Тольятти.

2.1. Должностная инструкция руководителя организации содержит следующие разделы:
I. Общие положения.
II. Должностные права.
III. Должностные обязанности.
IV. Ответственность.
Оформление документа осуществляется в соответствии с требованиями по оформлению документов, установленными:
- ГОСТом Р 6.30-2003, утвержденным Постановлением Госкомитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 г. N 65-ст.
- Регламентом делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти. утвержденным Распоряжением мэрии городского округа Тольятти от 02.08.2012 N 8682-р/1. (абзац в редакции Постановления мэрии городского округа Тольятти от 07 ноября 2014 г. № 4136-п/1 )

2.1.1. В разделе I «Общие положения» указывают:
2.1.1.1 Наименование должности по штатному расписанию.
2.1.1.2. Цель деятельности руководителя организации.
Цель деятельности руководителя организации формулируется исходя из цели деятельности организации.
2.1.1.3 Порядок назначения на должность и освобождения от должности.
В этом пункте раздела указывается механизм назначения на должность и освобождения от должности руководителя организации.
2.1.1.4. Квалификационные требования, предъявляемые к руководителю организации.
Квалификационные требования подразделяются на общие, специальные и дополнительные.
Общие квалификационные - требования к уровню профессионального образования, стажу работы. (абзац в редакции Постановления мэрии городского округа Тольятти от 07 ноября 2014 г. № 4136-п/1 )
Специальные квалификационные требования - требования к специальным знаниям, профессиональным умениям и навыкам, характерным для конкретной отрасли (например: высшее юридическое (экономическое, педагогическое и др.) образование.
Дополнительные квалификационные требования - требования к дополнительным знаниям, которыми должен обладать руководитель организации для выполнения возложенных на него обязанностей (например: навыки работы с ПЭВМ, знание английского языка, знание информационных и автоматизированных систем управления, умение работать со специализированным программным обеспечением и др.).
Специальные и дополнительные квалификационные требования устанавливаются в должностных инструкциях в соответствии с отраслевой спецификой организации.
Квалификационные требования к должности руководителя организации устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. (абзац в редакции Постановления мэрии городского округа Тольятти от 07 ноября 2014 г. № 4136-п/1 )
2.1.1.5. Основополагающие законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность организации.
2.1.1.6. Основные требования, предъявляемые к руководителю организации в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и иных нормативных правовых актов, положений, инструкций и других документов, методов и средств, которые руководитель организации должен применять при выполнении должностных обязанностей.
2.1.1.7. Подчиненность.
В этом пункте раздела указывается:
- у кого непосредственно в подчинении находится руководитель организации;
- кто непосредственно подчиняется руководителю организации.
2.1.1.8. Порядок замещения руководителя организации в период его временного отсутствия.
В данный пункт раздела включаются условия, определяющие порядок замещения временно отсутствующего руководителя организации.
2.1.2. В разделе II «Должностные права» закрепляются права и полномочия, необходимые руководителю организации для выполнения возложенных на него обязанностей.
2.1.3. В разделе III «Должностные обязанности» указываются конкретные обязанности руководителя организации с учетом задач и функций организации, предусмотренных в Уставе организации с подробным изложением основных направлений деятельности руководителя организации.
Должностные обязанности - конкретные функции руководителя организации, выполняемые им для достижения цели своей должности, а также цели и задач, поставленных перед организацией, с указанием формы участия руководителя организации в управленческом процессе (организует, утверждает, контролирует, распределяет, согласовывает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, представляет, курирует и т.д.).
Должностные обязанности группируются по блокам согласно основным направлениям деятельности руководителя организации. Основные направления деятельности руководителя организации излагаются в форме имени существительного, должностные обязанности (функции) - в глагольной форме.
Должностные обязанности должны отразить конкретную форму участия руководителя организации в управленческом процессе, его реальный вклад в выполнение той или иной функции для достижения цели должности и цели деятельности организации.
2.1.4. В разделе IV «Ответственность» указывается мера ответственности руководителя организации за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, за несоблюдение требований законодательства и т.д.

3.1. Должностная инструкция руководителя организации разрабатывается руководителем отраслевого органа мэрии, в ведомственном подчинении которого находится организация, и носит обезличенный характер.
3.2. Проект должностной инструкции руководителя организации согласовывается на листе согласования с Сектором по работе с руководителями муниципальных предприятий и учреждений Управления муниципальной службы и кадровой политики мэрии (далее - Сектор), Правовым департаментом мэрии и утверждается мэром городского округа Тольятти (отраслевым заместителем мэра, руководителем аппарата мэрии) грифом «УТВЕРЖДАЮ»: на титульном листе инструкции.
На последнем листе проекта должностной инструкции руководителя организации ниже подписи руководителя отраслевого органа мэрии, разработавшего должностную инструкцию, проставляются визы согласования специалистов Сектора и Правового департамента мэрии, с рукописным указанием фамилии лиц, проводивших экспертизу проекта должностной инструкции.
3.3. Оригинал утвержденной должностной инструкции руководителя организации передается в Сектор.
3.4. Специалист Сектора при заключении трудового договора с руководителем организации знакомит его с должностной инструкцией под личную роспись в листе ознакомления с должностной инструкцией.
Копия должностной инструкции руководителя организации вручается руководителю организации для непосредственного использования в работе. (пункт 3.4 в редакции Постановления мэрии городского округа Тольятти от 17 июня 2014 г. № 1958-п/1 )

3.7. При временном возложении обязанностей отсутствующего руководителя организации на заместителя руководителя организации или иное должностное лицо либо при назначении гражданина на период временного отсутствия руководителя организации на условиях срочного трудового договора ответственность за ознакомление с должностной инструкцией руководителя организации возлагается на специалистов Сектора. (пункт 3.7 в редакции Постановления мэрии городского округа Тольятти от 17 июня 2014 г. № 1958-п/1 )

3.8. Требования должностной инструкции являются обязательными для исполнения руководителем организации с момента его ознакомления с должностной инструкцией до его увольнения или замены на новую должностную инструкцию. (пункт 3.8 в редакции Постановления мэрии городского округа Тольятти от 07 ноября 2014 г. № 4136-п/1 )

3.9. Ответственность за правильность оформления должностной инструкции руководителя организации, а также за соответствие ее содержания требованиям и нормам действующего законодательства Российской Федерации, Самарской области и муниципальным правовым актам городского округа Тольятти несет руководитель отраслевого органа мэрии, в ведомственном подчинении которого находится организация.
3.10. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения мэром (отраслевым заместителем мэра, руководителем аппарата мэрии) и прекращает свое действие в случае ее замены новой должностной инструкцией.
3.11. Подлинники должностных инструкций, утративших силу в связи с заменой их новыми, изымаются и формируются в отдельные дела в соответствии с требованиями Регламента делопроизводства и документооборота в мэрии городского округа Тольятти.
3.12. В случае изменения уставной деятельности организации либо изменения функциональных обязанностей руководителя организации должностная инструкция должна быть заменена на новую в течение 30 дней с момента соответствующих изменений.