Описание

Составление должностных инструкций в школе - 14 Января 2013 - Заметки методиста - МБУ - Методический центр отдела образования - г

На данный момент законодательно утвержденных требований к должностным инструкциям не существует. В действующих квалификационных справочниках даются лишь рекомендации об уточнении трудовых обязанностей и прав должностными инструкциями, принимаемыми работодателем в качестве локальных нормативных актов. Так, согласно постановлению Минтруда России от 09.02.2004 № 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации труда и управления, а также прав, ответственности и компетентности работников. Следует заметить, что законодательство не устанавливает обязанность работодателя иметь должностные инструкции для своих работников. Это отличает должностные инструкции, например, от трудового договора, который нужно обязательно составлять в соответствии с требованиями, утвержденными Трудовым кодексом Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее - ТК РФ). Работодатель имеет право разработать и принять не должностные инструкции, а иные документы, устанавливающие права и обязанности работников. Это может быть как документ, регулирующий всю совокупность прав и обязанностей работника по должности (например, должностной регламент), так и документ, регулирующий отдельные аспекты осуществления работником своих должностных обязанностей (например, порядок ведения документации или порядок приема и передачи товарно-материальных ценностей). Необходимость составления должностных инструкций Несмотря на то что наличие должностной инструкции не предусматривается законодательством в качестве обязательного условия трудовых отношений, из общих принципов трудового права при применении аналогии законодательства могут быть выведены некоторые требования к ее составлению, при соблюдении которых руководитель получит эффективный инструмент организации работы в коллективе. Так, например, в трудовом договоре трудовая функция работника чаще всего определяется как работа по названной должности и специальности в общем виде. Однако зачастую необходимо не просто определить трудовую функцию, а полно и четко описать все аспекты возлагаемых на работника обязанностей. В трудовой договор вносить такие детали нецелесообразно, поскольку они часто меняются, и работодателю придется каждый раз по одной и той же должности составлять договор для нового работника. Лучше такую информацию указать в должностной инструкции. Четкое закрепление в документе того, что обязан делать работник, важно как для работодателя, так и для самого работника. Если возникнет спор относительно того, какие меры должен был предпринимать работник в конкретной ситуации, что входило в его должностные обязанности, а что нет, стороны должны иметь возможность доказать свою позицию, опираясь на правовой документ. Иными словами, если речь идет не об очевидных обязанностях (учитель должен учить, а уборщик служебных помещений - убирать), необходимо иметь локальные документы, закрепляющие эту обязанность за работником. Иначе сложно будет доказать, что, например, в обязанности учителя входило сохранение имущества обучающегося, а в обязанности уборщицы - проведение уборки в определенное время дня. Можно привести массу примеров, когда суды восстанавливали на работе работника, уволенного за неисполнение своих должностных обязанностей, потому что данная конкретная обязанность не была предусмотрена в его должностной инструкции. Однако должностная инструкция - это не только документ, который, случись что, поможет доказать, что работник допустил четко прописать не только то, нарушение. С грамотно составленной должной инструкцией новичку будет проще освоиться на работе и не допускать ошибок по недоразумению. В должностной инструкции можно четко прописать не только то, что работник обязан делать, но и то, как он должен это делать: в какое время, в каком порядке, с помощью каких средств и т. д. Должностная инструкция может также послужить основанием для отказа в приеме на работу, например, если в учреждении предъявляются повышенные, по сравнению с квалификационными характеристиками, требования к кандидату на должность. Кроме того, положения данного документа могут использоваться для оценки деятельности работника, находящегося на испытательном сроке, и принятия решения по вопросам аттестации, поощрения и награждения. Требования к содержанию должностной инструкции К сожалению, многие работодатели, в т. ч. руководители образовательных учреждений, подходят к разработке и утверждению должностных инструкций формально, переписывая в них положения квалификационных характеристик из Единого квалификационного справочника (ЕКС) или Единого тарифно-квалификационного справочника (ЕТКС). Принимать такой документ бессмысленно. Должностная инструкция должна конкретизировать права, обязанности и ответственность работника. Если же инструкция не содержит ничего нового по сравнению с ЕКС и ЕТКС, она бесполезна как с управленческой, так и с юридической точки зрения. Очевидно, что в ЕКС и ЕТКС даны описания должностных обязанностей в самой широкой форме, поэтому применение содержащихся в них формулировок на практике затруднительно. Так, например, в квалификационной характеристике воспитателя, которая входит в раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования" Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих*, говорится, что он "осуществляет деятельность по воспитанию детей в образовательных учреждениях и их структурных подразделениях (интернате при школе, общежитии, группах, группах продленного дня и др.), иных учреждениях и организациях. Осуществляет изучение личности обучающихся, их склонностей, интересов, содействует росту их познавательной мотивации и становлению их учебной самостоятельности, формированию компетентностей; организует подготовку домашних заданий. Проводит наблюдения (мониторинг) за здоровьем, развитием и воспитанием обучающихся, воспитанников, в том числе с помощью электронных форм. Разрабатывает план (программу) воспитательной работы с группой обучающихся, воспитанников. Совместно с органами самоуправления обучающихся, воспитанников ведет активную пропаганду здорового образа жизни. Работает в тесном контакте с учителями, педагогом-психологом, другими педагогическими работниками, родителями (лицами, их заменяющими) обучающихся, воспитанников". Как и что конкретно должен делать воспитатель, выполняя обязанности по воспитанию детей, изучению личности обучающихся, проведению наблюдения (мониторинга) за здоровьем обучающихся, каким образом он будет разрабатывать план (программу) воспитательной работы, взаимодействовать с органами самоуправления - эти вопросы, если работодатель не прояснит их в других документах, будут решаться работником по его усмотрению. Часто можно встретить в должностных инструкциях разделы о правах и ответственности работника, которые содержат лишь положения, переписанные из ТК РФ. Подобные разделы излишни, поскольку права работнику уже предоставлены, а ответственность установлена, и внесение в должностную инструкцию подобной информации ничего не изменит. Распространенным аргументом в пользу существования таких "пустых" разделов является тот факт, что он предусмотрен ЕКС. Однако, поскольку официально утвержденных требований к должностным инструкциям нет, этот раздел можно вполне из них исключить, особенно в том случае, если никаких дополнительных прав работнику работодатель не предоставляет. Текст должностной инструкции не должен служить целям воспитания, мотивации и образования работников. Должностная инструкция может быть значима и полезна только в случае, если она отражает специфику труда работника. Наличие в должностных инструкциях переписанных из нормативных актов положений об ответственности (в т. ч. уголовной) нередко объясняют тем, что надо заранее проинформировать работника о том, что его ждет за неправомерное поведение. Иными словами, должностную инструкцию используют как инструмент дисциплинарного воздействия. Однако она для этого не предназначена - гораздо эффективнее сделать для работников отдельные памятки или подготовить информационное письмо с подробными пояснениями. Требования к структуре должностной инструкции Должностные инструкции составляются для каждой должности имеют обезличенный характер. Несмотря на то что некоторые должности по определению занимает только одно лицо, инструкция составляет-я для должности, а не для конкретного работника. Если несколько работников занимают одну и ту же должность, их должностная инструкция, как правило, едина. В принципе можно разграничить обязанности работников, занимающих одну и ту должность путем разработки нескольких инструкций. Однако в этом случае вводятся дополнительные характеристики должности: например, заместитель по учебно-воспитательной работе, заместитель по административно-хозяйственной деятельности и т. д. Обычно должностная инструкция включает: точное наименование должности, а также наименование подразделения, в которое входит работник, занимающий эту должность; квалификационные требования, предъявляемые к образованию, стажу работы, наличию определенных навыков и умений (например, умение работать на компьютере), знанию определенных нормативных документов и т. п.; сведения о том, кому непосредственно подчиняется работник, кто подчиняется ему, а также о том, какие функции по замещению выполняет работник в случае отсутствия других работников; перечень нормативных документов, которые составляют правовую основу деятельности работника; порядок взаимодействия работника с другими работниками; цели и задачи работы; права работника, в т. ч. по отношению к другим работникам (например, право запрещать определенные действия, давать распоряжения и т. п.); трудовые обязанности работника и требования к их выполнению; перечень инструментов, материалов, оборудования, используемых работником в своей работе; требования к выполнению работником санитарных и иных подобных норм; требования к поведению работника в чрезвычайных ситуациях; порядок отчетности;особенности ответственности работника. Требования к оформлению должностной инструкции При оформлении должностной инструкции следует учитывать требования Государственного стандарта Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003", введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Должностная инструкция утверждается грифом "Утверждаю" / "Утверждена" за подписью руководителя или со ссылкой на приказ руководителя. Гриф утверждения проставляется на первой странице в правом верхнем углу и включает дату и расшифровку подписи руководителя (при утверждении инструкции путем подписания). В случае необходимости согласования текста на должностной инструкции проставляется также гриф согласования. Во избежание риска подмены части должностной инструкции ее страницы можно пронумеровать, прошить и опечатать. Другой вариант гарантирования подлинности должностной инструкции - это так называемое парафирование, т. е. проставление на каждом листе подписи ответственного лица - секретаря либо руководителя образовательного учреждения. Учет законодательных норм Особое внимание при составлении должностных инструкций следует обращать на следующие моменты. Некоторые должности предполагают наличие льгот или ограничений в соответствии с трудовым и пенсионным законодательством. Наименования таких должностей и относящиеся к ним должностные инструкции должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утвержденным постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367, а также требованиям, установленными квалификационными справочниками. В противном случае работник не сможет воспользоваться установленными для него льготами и преимуществами. Положения инструкций не должны нарушать права работника на рабочее место, соответствующее требованиям охраны труда, на отдых в течение установленного законом времени и др. а также содержать требования, для выполнения которых ему придется нарушать права иных лиц (например, нельзя обязать работника передавать персональные данные обучающихся в порядке, противоречащем законодательству). Кроме того, положения инструкции не должны ужесточать материальную и дисциплинарную ответственность, установленную законодательством. Посредством должностной инструкции положение работника, предусмотренное законодательством, может быть улучшено, но не ухудшено. Это значит, что инструкция может вводить некоторые права (например, на дополнительные перерывы для отдыха), устанавливать случаи, когда за совершение дисциплинарного проступка к работнику не будут применяться меры ответственности (например, работник не будет наказан за опоздание в пределах пяти минут), вводить поощрение за те или иные действия. Лишать же работника предоставленных законодательством прав и ужесточать его ответственность нельзя. Если какие-либо требования к деятельности работника установлены законом (например, соблюдать права ребенка, вести свою работу с учетом действующих санитарных норм и т. п.), желательно отразить их в должностной инструкции в виде отсылки к соответствующим нормам. Допустимо в разумном объеме цитировать отдельные положения нормативных актов. Иногда работнику вменяется в обязанность столько различных обязанностей, что выполнить их все в рамках установленного законом рабочего времени невозможно. Установление подобных требований недопустимо и не несет практического смысла, т. к. в случае возникновения спорной ситуации суд не примет положения инструкции во внимание. Если для учреждения актуальна задача оптимизации налогообложения, то при составлении должностной инструкции следует учесть возможные последствия в налоговой сфере. Наличие или отсутствие того или иного указания в инструкции может использоваться при обосновании определенных расходов (выплат компенсаций за использование личного имущества, затрат на повышение квалификации работников, выплат по гражданско-правовым договорам с внештатными специалистами и т. д.). Правильность составления должностных инструкций можно проверить путем установления следующих фактов: в учреждении нет такой работы, которая не была бы распределена между работниками; обязанности работников не пересекаются без необходимости; права руководителя корреспондируют с обязанностями подчиненного и наоборот; Введение должностных инструкций в действие Важнейшим критерием правомерности применения должностных инструкций является правильный порядок введения их в действие. Должностная инструкция - это вид локального нормативного акта, и утверждается она как локальный нормативный акт - приказом руководителя. Если в коллективном договоре или соглашении определено, что в данном конкретном учреждении должностные инструкции утверждаются по согласованию с представительным органом работников, то в соответствии со ст. 8 ТК РФ должно быть проведено такое согласование. Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Существенным требованием, вытекающим из трудового законодательства, является требование ознакомить работника с должностной инструкцией. Чтобы исключить споры о том, был ли работник с ней знаком, лучше это сделать под роспись. Знакомить работника с должностной инструкцией следует не только при заключении трудового договора, но и при переводе на другую должность или временном переводе на другую работу. В трудовом договоре, соглашении (приказе о переводе) необходимо указать, что работник при осуществлении трудовой функции руководствуется требованиями должностной инструкции, либо проще: работник обязан исполнять инструкцию. Требования, установленные в должностной инструкции, действительны лишь с того момента, когда работник был с ней ознакомлен. До этого, несмотря на то что документ уже подписан работодателем, использовать его при определении особенностей труда работника нельзя, за исключением случаев, когда это делается в интересах работника (например, если в соответствии с новой инструкцией работнику выдадут премию, несмотря на то что основание для ее выдачи возникло до его ознакомления с инструкцией). Рекомендуется выдать работнику копию должностной инструкции. В этом случае после получения росписи работника в том, что он ознакомлен с инструкцией, нужно получить вторую роспись в том, что копия инструкции получена им на руки. Следует помнить, что в любом случае, в соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Если работник отказывается расписаться в ознакомлении или получении должностной инструкции, необходимо зафиксировать этот отказ актом, составленным в присутствии незаинтересованных свидетелей, а также зафиксировать факт ознакомления работника с содержанием инструкции в иной форме, например зачитать ее вслух. В случае если должностными инструкциями устанавливаются нормы труда, то необходимо учитывать дополнительные требования законодательства. Нормы труда (нормы выработки, времени, нормативы численности и др.) устанавливаются в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда. В соответствии со ст. 162 ТК РФ локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца. Нужно также недвусмысленно указать работнику на то, что требования должностной инструкции являются для него обязательными. Сделать это можно в трудовом договоре (включить в него фразу о том, что работник при осуществлении трудовой функции руководствуется требованиями должностной инструкции), а также в самой инструкции. Соотношение должностной инструкции и трудового договора Важным моментом, который должен знать руководитель образовательного учреждения и от которого зависит порядок изменения должностных инструкций, является соотношение должностной инструкции и трудового договора. Разница между трудовым договором и должностной инструкцией состоит в том, что в договоре описывается работа по названной трудовой функции, а в инструкции указывается конкретное содержание работы. При решении вопроса о том, какие требования и условия будут закреплены в должностной инструкции, а какие - в трудовом договоре, следует учитывать порядок изменения данных документов. Вопросы изменения условий трудового договора довольно жестко регулируются законодательством. В частности, ст. 72 ТК РФ устанавливает, что изменение определенных сторонами условий трудового договора, в т. ч. перевод на другую работу, допускается только по соглашению обеих сторон (за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ). При этом соглашение об изменении условий трудового договора заключается в письменной форме. Основанием прекращения трудового договора является отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора. Четких требований к изменению должностной инструкции законодательство не устанавливает - этот вопрос руководитель образовательного учреждения решает самостоятельно. В зависимости от обстоятельств в его распоряжении есть два варианта изменения должностной инструкции: с согласия работника либо в соответствии с процедурой, предусмотренной ст. 74 ТК РФ для изменения организационных или технологических условий труда (без изменения трудовой функции работника). Данная процедура предполагает заблаговременное извещение работника о планируемых изменениях не менее чем за два месяца. Если сотрудник не согласен с новыми условиями труда, ему предлагаются иные имеющиеся в учреждении вакансии, соответствующие его квалификации. В случае отказа от других вакансий, работник может быть уволен в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Нередко должностная инструкция является приложением к трудовому договору и уточняет условия труда для каждого конкретного работника. В этом случае речь идет не о самостоятельном документе, а о способе оформления трудового договора (например, можно выделить отдельные вопросы в виде приложений, а можно все включить их в текст договора). На подобную индивидуальную должностную инструкцию будут также распространяться правила ст. 72 ТК РФ. Хранение должностных инструкций Правила хранения должностных инструкций содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденных приказом Минкульту-ры России от 25.08.2010 № 558. Согласно данному документу положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц подлежат постоянному хранению по месту разработки и/или утверждения, а также в других организациях в течение трех лет после их замены новыми. Индивидуальные (персональные) инструкции работников хранятся 75 лет. Нормативные документы Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 22.11.2011) Постановление Минтруда России от 09.02.2004 № 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих"(ред. от 25.10.2010) Приказ Минздравсоцразвития России от 25.10.2010 № 921н "О внесении изменения в Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" Приказ Минздравсоцразвития России от 26.08.2010 № 761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"» (ред. от 31.05.2011) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367; ред. от 18.07.2007) Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299; ред. от 25.10.2011) Государственный стандарт Российской Федерации "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003" (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации")