Описание

Как правильно составить должностную инструкцию в соответствии с профстандартом?

Должностная инструкция на руководителя (директора) государственного бюджетного учреждения "спортивной школы олимпийского резерва" в соответствии с профсандартом.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно устанавливает структуру, содержание и форму должностной инструкции, а также правила ее разработки, согласования, утверждения и введения в действие.

Ниже приведен образец должностной инструкции (Вариант 1), которая учитывает требования профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом" утвержденного 19 октября 2015 года на основании Приказа Минтруда РФ № 691 .

Также прикрепляем образец должностной инструкции (Вариант 2), представленный в разделе Формы Системы Кадры. Данный документ не противоречит профессиональному стандарту, более того он его дополняет по многим пунктам, которые возможно вы захотите включить в свой документ.

Для создания собственной должностной инструкции самостоятельно определите, что именно кроме пунктов из профессионального стандарта, должен выполнять директор по персоналу вашей компании. И включите данные пункты в свою должностную инструкцию. К сожалению, эксперты Системы Кадры не знаю тонкости работы спортивной школы олимпийского резерва, и учесть специфику работы ее директора по персоналу не представляется возможным. Поэтому, чтобы упростить вашу задачу, предлагаем изучить рекомендацию заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Нины Ковязиной – «Как оформить должностную инструкцию» (см. ниже).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Данная должностная инструкция

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________ А.В. Львов
14. 03 . 2014

Должностная инструкция
директора по персоналу

г. Москва 11. 02 . 2016

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Директор по персоналу относится к категории руководителей.

1.2. Директор по персоналу принимается на должность и освобождается от должности приказом
генерального директора .

1.3. Директор по персоналу подчиняется непосредственно генеральному директору .

1.4. Во время отсутствия директора по персоналу его должностные обязанности выполняет
назначаемый в установленном порядкезаместитель .

1.5. В своей деятельности директор по персоналу руководствуется: положениями Трудового
кодекса РФ и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права,
локальными нормативными актами организации, методическими материалами по вопросам труда
и социального развития, правилами и нормами охраны труда, уставом организации, приказами и
распоряжениями генерального директора, настоящей должностной инструкцией.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность директора по персоналу назначается лицо, имеющее:
– высшее образование – специалитет, магистратура ;

– дополнительное профессиональное образование: программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом, операционного и тактического управления; программы повышения квалификации в области управления персоналом, операционного и тактического управления ;

– опыт работы не менее пяти лет в области управления персоналом на руководящих должностях .

2.2. Директор по персоналу должен знать:

• трудовое законодательство РФ;
• основы правового регулирования РФ порядка заключения гражданско-правовых договоров;
• законодательство РФ по защите персональных данных;
• нормативные правовые акты, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по предоставлению учетной документации;
• основы миграционного законодательства РФ, в части привлечения и трудоустройства иностранных граждан и лиц без гражданства;
• основы административного законодательства в области управления персоналом и ответственности должностных лиц;
• основы документационного обеспечения, порядок оформления документов, предоставляемых в государственные органы, профессиональные союзы, общественные организации;
• основы архивного законодательства и нормативные правовые акты РФ, в части ведения документации по персоналу;
• основы налогового законодательства РФ;
• цели, стратегия и кадровая политика организации;
• организационно-штатная структура организации и вакантные должности (профессии, специальности);
• бизнес-план и бизнес-процессы организации;
• корпоративная культура, социальная политика, системы мотивации и эффективности управления персоналом;
• локальные нормативные акты организации в области управления персоналом;
• порядок составления отчетности по движению кадров;
• базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
• бюджетное проектирование;
• методы, способы и инструменты управления персоналом;
• методики планирования и прогнозирования потребности в персонале;
• методы анализа количественного и качественного состава персонала;
• методики разработки и внедрения локальных нормативных актов;
• методы внедрения системы управления персоналом;
• методы оценки, работы структурных подразделений, результатов и эффективности труда персонала;
• методы проведения аудита, контроля оперативных управленческих процессов, социологических исследований, изучения общественного мнения;
• методы управления развитием и эффективностью организации, методы анализа выполнения планов и программ, определения их экономической эффективности;
• методы оценки и аттестации сотрудников;
• теории управления развитием персонала;
• формы и методы обучения и повышения квалификации и развития персонала;
• организационное проектирование;
• методы планирования и ротации персонала, формирования и развития кадрового резерва;
• основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
• основы производственной деятельности организации;
• основы работы по профориентации;
• основы социологии, психологии, экономики труда, безопасных условий труда и управления социальным развитием организации;
• основы технологии производства и деятельности организации;
• политика и стратегия управления персоналом и социальная политика организации;
• порядок заключения трудовых договоров, регулирования трудовых споров;
• порядок оформления, ведения и хранения кадровых документов и документации по системам операционного управления персоналом и работе структурного подразделения;
• порядок проведения закупочных процедур и оформления сопутствующей документации;
• порядок формирования, ведения банка данных и предоставления отчетности по системам управления персоналом и работе структурных подразделений;
• системы стандартов по бизнес-процессам, профессиям, нормам труда;
• системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
• формы оплаты труда, принципы разработки систем мотивации персонала;
• современные принципы построения компенсационных пакетов;
• теории и методы формированию бренда организации;
• теории управления организацией;
• технологии и методы формирования и контроля бюджетов на персонал;
• технологии оперативного управления персоналом организации;
• технологии проведения аудита и контроллинга в управлении персоналом;
• технологии, стандартизация, унификация, автоматизация процессов управления персоналом;
• требования и правила проведения аудита работы с персоналом;
• формы и методы оценки персонала и результатов их труда;
• формы социального партнерства и взаимодействия с профессиональными союзами и другими представительными органами работников, и иными организациями;
• экономика труда;
• нормы этики делового общения;
• основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;
• основы менеджмента и маркетинга;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности,
• производственной гигиены и санитарии.

2.3. Директор по персоналу должен уметь:

• анализировать состояние рынка труда и планировать потребность организации в персонале;
• организовать процессы подбора, адаптации, мотивации, оценки, обучения и развития
• персонала;
• определять задачи персонала структурного подразделения, исходя из целей и стратегии организации, организовывать их работу;
• определять зоны ответственности работников и подразделений, ставить задачи руководителям подразделений и обеспечивать ресурсы для их исполнения;
• анализировать, разрабатывать и оформлять документы по процессам и результатам управления персоналом и работе структурных подразделений;
• контролировать процессы управления персоналом подразделений, определять их результативность и выявлять факторы отклонений от плановых параметров;
• вести деловую переписку, учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
• внедрять стратегию по управлению персоналом;
• обеспечивать кадровое делопроизводство и документационное сопровождение процессов по управлению персоналом и работе структурных подразделений;
• определять программы достижения целей и решения задач подразделений;
• определять показатели эффективности работы персонала подразделения;
• определять, анализировать, моделировать и выстраивать внутренние коммуникации персонала моделировать поведение персонала;
• организовывать закупочные процедуры, оформлять и анализировать закупочную документацию;
• организовывать и проводить мероприятия с персоналом в соответствие с корпоративной социальной политикой;
• организовывать мероприятия по обеспечению выполнения требований охраны труда в соответствии с действующим законодательством РФ и локальными актами организации;
• оформлять документы по операционному управлению персоналом и работе структурного подразделения, предоставляемые в государственные органы, представительные органы работников;
• организовывать сопровождение договоров по вопросам управления персоналом, включая предварительные процедуры по их заключению;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового и архивного законодательства РФ и локальными актами организации;
• представлять интересы организации и вести переговоры с государственными органами, профессиональными союзами и другими представительными органами работников по вопросам персонала;
• применять методы анализа бизнес-процессов организации;
• применять методы управления межличностными отношениями, формирования команд, развития лидерства и исполнительности, выявления талантов, определения удовлетворенности работой;
• проводить аудит системы управления персоналом, оформления кадровых документов и документов по управлению персоналом;
• проводить контроллинг системы управления персоналом;
• производить анализ деятельности по управлению персоналом, разрабатывать показатели эффективности работы;
• производить анализ текущей деятельности структурного подразделения и внедрять процедуры по ее оптимизации;
• работать с информационными системами и базами данных по персоналу и системам операционного управления персоналом и работе структурного подразделения;
• разрабатывать корпоративные социальные программы;
• разрабатывать проектные предложения и мероприятия по эффективной работе персонала;
• разрабатывать стратегии и политики в управлении персоналом;
• создавать и описывать организационную структуру, цели, задачи, функции структурных подразделений и должностных лиц;
• составлять, рассчитывать, корректировать и контролировать статьи расходов на персонал, разрабатывать предложения по затратам на персонал для формирования бюджета;
• контролировать бюджет на персонал и управление расходами на персонал;
• управлять мотивацией, эффективностью и вовлеченностью персонала, дисциплиной труда и соблюдением безопасных условий труда;
• формировать и проводить социальную политику и социальные программы;
• формировать планы и мероприятия по управлению персоналом;
• анализировать информацию по поставщикам услуг в области управления персоналом и по условиям заключаемых договоров;
• вести переговоры по вопросам социального партнерства и представлять интересы организации в государственных органах, профессиональных союзах и других представительных органах работников, и организациях по вопросам персонала;
• контролировать и анализировать вопросы социального партнерства, договоры поставщиков услуг;
• соблюдать нормы этики делового общения.

Должностная инструкция № 9
директора по персоналу

г. Москва 14.03.2014

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Директор по персоналу относится к категории руководителей.

1.2. Директор по персоналу принимается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора.

1.3. Директор по персоналу подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. Во время отсутствия директора по персоналу его должностные обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке заместитель.

1.5. В своей деятельности директор по персоналу руководствуется: положениями Трудового кодекса РФ и иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами организации, методическими материалами по вопросам труда и социального развития, правилами и нормами охраны труда, уставом организации, приказами и распоряжениями генерального директора, настоящей должностной инструкцией.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность директора по персоналу назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами не менее трех лет.

2.2. Директор по персоналу должен знать:

• трудовое законодательство РФ;
• законодательство и нормативные акты по вопросам выполняемой работы;
• современные концепции управления персоналом;
• миссию и стратегию развития компании, ее цели и задачи;
• структуру компании, штатную расстановку кадров, потребности в персонале;
• новейшие тенденции и технологии в области подбора и адаптации персонала;
• формы оплаты труда, принципы разработки систем мотивации персонала;
• современные принципы построения компенсационных пакетов;
• методы оценки и аттестации сотрудников;
• формы и методы обучения и повышения квалификации и развития персонала;
• методы планирования и ротации персонала, формирования и развития кадрового резерва;
• особенности документооборота в организации и основы кадрового делопроизводства;
• порядок разработки локальных нормативных актов;
• порядок составления отчетности по движению кадров;
• методы обработки информации с применением современных технических средств;
• основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;
• основы организации производства;
• основы менеджмента и маркетинга;
• основы психологии и социологии труда;
• этику делового общения;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и пожарной безопасности, производственной гигиены и санитарии.

2.3. Директор по персоналу должен уметь:

• анализировать состояние рынка труда и планировать потребность организации в персонале;
• организовать процессы подбора, адаптации, мотивации, оценки, обучения и развития персонала;
• поддерживать и развивать корпоративную культуру компании;
• планировать расходы на персонал, контролировать расходы в рамках установленного бюджета;
• планировать работу отдела персонала.

3.1. Создание целостной системы управления персоналом.

3.2. Разработка единых принципов стратегического управления персоналом, формирование кадровой политики организации.

3.3. Организация и планирование работы с персоналом, разработка соответствующих локальных нормативных актов.

3.4. Бюджетирование расходов на персонал.

3.5. Организация и контроль работы отдела персонала.

4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Должностными обязанностями директора по персоналу являются.

4.1. Участие в управлении компанией на стратегическом уровне.

4.1.1. Участие в совете директоров в качестве советника по вопросам управления персоналом.

4.1.2. Участие в разработке бизнес-планов организации.

4.1.3. Разработка и утверждение кадровой политики организации, определение основных направлений работы с персоналом.

4.1.4. Анализ эффективности и корректировка кадровой политики организации (на основе анализа рынка труда, текучести кадров, удовлетворенности оплатой труда и нематериальным стимулированием, а также на основе анализа социально-психологического климата в коллективе).

4.2. Проведение мероприятий по организационному развитию.

4.2.1. Подготовка предложений по оптимизации структуры управления организацией.

4.2.2. Методическое обеспечение процессов создания, объединения и реорганизации структурных подразделений.

4.2.3. Организация разработки положений о структурных подразделениях, должностных инструкций.

4.2.4. Консультация руководителей разных уровней по вопросам управления персоналом.

4.2.5. Разработка и реализация программы кадрового резерва (отбор, формирование и развитие необходимых профессионально-важных качеств руководителей, проведение деловых оценочных тренингов, конкурсов при назначении на вакантные должности и т. д.).

4.3. Организация работы по обеспечению компании необходимым персоналом.

4.3.1. Анализ потребности в персонале с учетом развития организации.

4.3.2. Утверждение штатного расписания у генерального директора организации.

4.3.3. Организация мероприятий по поиску и подбору кадров собственными силами, а также с помощью кадровых агентств, центров занятости и иными способами.

4.3.4. Контроль укомплектования организации персоналом в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

4.3.5. Проведение собеседований с кандидатами при приеме на работу на руководящие должности, ключевые позиции.

4.3.6. Подготовка организации к введению новых форм организации труда (аутсорсинг, аутстаффинг, лизинг персонала и т. д.).

4.4. Организация процесса адаптации персонала.

4.4.1. Разработка программы адаптации персонала, контроль за ее внедрением.

4.4.2. Взаимодействие с руководителями подразделений при разработке программы адаптации персонала, ее внедрении, развитии и корректировке.

4.4.3. Оценка результатов адаптационных программ и организация работ по их корректировке.

4.5. Мотивация и стимулирование персонала.

4.5.1. Разработка системы мотивации персонала, включающей материальную и нематериальную составляющие.

4.5.2. Развитие систем оплаты труда, направленных на усиление заинтересованности сотрудников, с одной стороны, и экономической эффективности организации, с другой стороны.

4.5.3. Разработка системы нематериального стимулирования и социального обеспечения сотрудников.

4.5.4. Своевременный анализ и корректировка системы мотивации персонала.

4.6. Создание системы оценки и аттестации персонала.

4.6.1. Разработка системы оценки персонала.

4.6.2. Руководство работой по формированию моделей компетенций различных категорий сотрудников.

4.6.3. Разработка моделей компетенций сотрудников, занимающих руководящие должности, ключевые позиции.

4.6.4. Руководство работой по разработке критериев оценки при приеме на работу, организации обучения, оценки и аттестации персонала, а также при включении сотрудников в кадровый резерв.

4.6.5. Разработка программы аттестации персонала, контроль за ее проведением.

4.6.6. Сводный анализ результатов оценки и аттестации персонала, предоставление финальных отчетов генеральному директору.

4.7. Организация работы по повышению профессионального уровня сотрудников.

4.7.1. Создание системы обучения и профессионального развития сотрудников.

4.7.2. Организация работы по своевременному выявлению потребностей в обучении.

4.7.3. Контроль за организацией обучения, выбором правильных форм и методов обучения, выбором тренеров, тренинговых компаний, провайдеров обучающих услуг.

4.7.4. Обеспечение посттренингового сопровождения, закрепления полученных знаний, умений и навыков на практике.

4.7.5. Контроль за поддержанием необходимого уровня профессиональной подготовки персонала.

4.8. Формирование корпоративной культуры.

4.8.1. Разработка и внедрение принципов корпоративной культуры организации.

4.8.2. Участие в организации мероприятий, направленных на формирование корпоративного духа организации.

4.8.3. Организация корпоративных мероприятий, приуроченных к праздничным и иным значимым для компании датам.

4.8.4. Обеспечение благоприятного социально-психологического климата в коллективе, стимулирование и развитие форм участия сотрудников в управлении компанией.

4.9. Бюджетирование расходов на персонал.

4.9.1. Классификация затрат на персонал.

4.9.2. Закрепление за сотрудниками отдела персонала участков бюджетирования затрат на персонал.

4.9.3. Составление сводного бюджета затрат на персонал, утверждение бюджета у генерального директора.

4.9.4. Контроль за использованием бюджета на персонал.

4.10. Организация и планирование работы отдела персонала.

4.10.1. Координация деятельности специалистов отдела персонала.

4.10.2. Утверждение квартальных планов работы сотрудников отдела персонала.

4.10.3. Контроль деятельности сотрудников отдела персонала.

4.10.4. Организация взаимодействия сотрудников отдела персонала с сотрудниками других подразделений организации.

4.10.5. Составление установленной отчетности по управлению персоналом.

4.10.6. Контроль за соблюдением норм трудового законодательства, Правил трудового распорядка организации.

4.10.7. Контроль за соблюдением охраны труда и требований техники безопасности.

4.10.8. Представление интересов компании во взаимоотношениях со сторонними организациями и органами государственной власти по вопросам формирования, использования и развития персонала организации.

Директор по персоналу имеет право.

5.1. Знакомиться с проектами руководства, имеющими отношение к непосредственной компетенции директора по персоналу.

5.2. Участвовать в обсуждении проектов решений, принимаемых руководством.

5.3. Представлять на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы по управлению персоналом.

5.4. Требовать предоставления необходимой информации для решения возложенных на него задач.

5.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.6. Организовывать и проводить оперативные и деловые совещания.

5.7. Проходить переподготовку и повышение квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и локальными нормативными актами организации.

5.8. Распоряжаться имеющимися финансовыми, трудовыми, информационными и техническими ресурсами, принимать решения по их перераспределению в соответствии с планом экономического развития.

5.9. Требовать от руководства организации обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также содействия в обеспечении прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Директор по персоналу несет ответственность.

6.1. За некачественное и несвоевременное выполнение возложенных на него должностной инструкцией обязанностей в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

6.2. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим законодательством РФ.

6.3. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

7. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

7.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

7.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все сотрудники, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 14 февраля 2014 г. № 23.

Начальник отдела кадров ____________ Е.Э. Громова

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Директор по персоналу ____________ Е.Э. Громова

Как оформить должностную инструкцию

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 ).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

• обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности ;
• равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
• корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.

Совет: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 .

Инструкция для рабочего

Вопрос из практики: можно ли документ, который закрепляет трудовые обязанности рабочего, называть должностной инструкцией

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Трудовой кодекс РФ не уточняет, как именно следует называть документ, который определяет обязанности сотрудника в соответствии с трудовой функцией. Традиционно указанный документ называют «Должностная инструкция», при этом подразумевают, что «должностная» является производным от слова «должен». Это значит, что должностная инструкция определяет обязанности сотрудника, которые он должен исполнять в рамках возложенной на него работы.

Вместе с тем, существует другая точка зрения, согласно которой «должностная» происходит от слова «должность». В такой интерпретации должностная инструкция представляет собой документ, который содержит обязанности сотрудника по должности. Сторонники последней позиции для сотрудников рабочих профессий составляют уже не должностные, а, например, производственные инструкции.

Исходя из указанного и с учетом того, что Трудовой кодекс РФ не содержит понятия «Должностной инструкции» работодатель должен самостоятельно определить, какой позиции придерживаться и как именно называть и оформлять документ, закрепляющий трудовые обязанности своих сотрудников, в том числе рабочих профессий. На это указывает и Роструд в письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6. Таким образом, документ, который закрепляет трудовые обязанности рабочего, может иметь любое название, в том числе должностная инструкция.

Ответственный за разработку

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован. Поэтому работодатель самостоятельно устанавливает структуру, содержание и форму должностной инструкции, а также правила ее разработки, согласования, утверждения и введения в действие.

Таким образом, организация вправе сама определить перечень и обязанности должностных лиц, которые участвуют в процедуре разработки и согласования должностных инструкций и их последующем обновлении. На практике ответственным за разработку инструкций чаще всего назначают сотрудника службы персонала или бухгалтерии, если в организации нет отдельного специалиста по кадрам. Кроме того, отвечать за инструкции могут начальники отделов, для сотрудников которых требуется разработать эти документы. Во втором случае служба персонала, как правило, определяет лишь шаблон инструкции и предлагает квалификационные справочники. где прописаны типовые обязанности и требования к знаниям сотрудников, при этом руководитель подразделения корректирует сведения с учетом специфики деятельности в данной организации.

Для разработки собственных инструкций можно использовать и готовые образцы. В КСС «Система Кадры» представлена самая большая база должностных инструкций: более 3500 документов по самым разным отраслям экономики: торговля, строительство, производство, энергетика, транспорт, связь, финансы и т. д.

Обязанности по разработке и оформлению должностных инструкций за конкретным сотрудником следует закрепить в его трудовом договоре или в должностной инструкции. Кроме того, такая обязанность может быть предусмотрена в локальном акте, например, в Положении об отделе, при условии что в трудовом договоре или в должностной инструкции есть обязанность соблюдать требования соответствующего положения. Если из условий трудового договора обязанность составлять инструкции никак не прослеживается, то необходимо оформить это как дополнительную работу .

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

• название должности в строгом соответствии со штатным расписанием ;
• требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;

• непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• наличие и состав подчиненных;
• порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
• перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Вопрос из практики: можно ли установить подчинение одного сотрудника нескольким руководителям

Действующее законодательство не запрещает устанавливать подчинение сотрудника более чем одному руководителю. Это может быть зафиксировано как в его трудовом договоре. так и в должностной инструкции .

В кадровой теории существуют понятия административной и функциональной подчиненности. Административная подчиненность, которую еще называют прямой или линейной, сводится к подчинению вышестоящему руководителю. Например, менеджер по продажам подчиняется начальнику отдела продаж. А функциональная подчиненность подразумевает подчинение другим руководителям по смежным профилям обязанностей. Например, менеджер по продажам может быть в подчинении начальника отдела закупок, а также руководителя отдела по работе с клиентами. Поскольку в его функционал входит работа как с закупаемым товаром, так и с клиентами – покупателями этого товара.

Таким образом, сотруднику можно установить подчинение сразу нескольким руководителям, зафиксировав это в его трудовом договоре или должностной инструкции .

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08). утвержденный приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст. и Квалификационный справочник. утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68. ст. 57 ТК РФ).

Пример оформления и утверждения должностной инструкции

Совет: составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.

Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».

Вопрос из практики: в какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существуют три варианта ознакомления сотрудников с должностной инструкцией.

Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями.

Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления и заполнять его.

В-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции: на обоих ее экземплярах. К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица: директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.

Вопрос из практики: как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции

Если сотрудник отказывается подписывать уже утвержденную должностную инструкцию в новой редакции, составьте об этом акт за подписью не менее трех лиц.

Изменение должностной инструкции в одностороннем порядке работодателем является частным случаем изменения условий трудового договора, в частности, трудовой функции сотрудника (ст. 57. 72 ТК РФ, письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 ). Такое изменение возможно лишь с согласия сотрудника и требует не только подписания новой должностной инструкции, но и составления дополнительного соглашения к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ ). Ссылаться на объективные причины необходимости изменения должностной инструкции (например, на изменение организационных или технологических условий труда) работодатель не вправе, поскольку даже такие причины не позволяют менять трудовую функцию сотрудника без его согласия (ч. 1 ст. 74 ТК РФ ).

Привлечь сотрудника к ответственности за отказ подписать новую должностную инструкцию работодатель также не вправе, поскольку обязанность знакомить сотрудника с документами, касающимися его работы, возложена на самого работодателя (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ ). Сходной обязанности сотрудника в обязательном порядке знакомиться с документами работодателя в процессе труда Трудовой кодекс РФ не устанавливает.

В случае отказа подписать новую должностную инструкцию обязанности сотрудника продолжает регулировать прежняя должностная инструкция, трудовой договор, а также локальные акты, с которыми он ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 21 ТК РФ ). Положения новой должностной инструкции можно будет применить к новым сотрудникам после ознакомления их с инструкцией под подпись.

Вопрос из практики: можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

• способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
• характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора ).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

• должностной инструкции в новой редакции;
• или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись .

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись .

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 .

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

Нет должности в справочниках

Вопрос из практики: как составить должностную инструкцию, если должность не входит в квалификационный справочник должностей

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составлять. Как правило, должностная инструкция разрабатывается на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 ). На это указывают и специалисты Роструда в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 .

Вместе с тем, существует вероятность, что должность, по которой работодателю нужно оформить инструкцию, в квалификационных справочниках отсутствует. Тогда организация может использовать квалификационные характеристики схожих (смежных) должностей или составить такие характеристики, основываясь на тех правах и обязанностях, которыми планирует наделить сотрудника, принимаемого на эту должность. Никаких ограничений на этот счет законодательство не содержит.

Выборочное оформление инструкций

Вопрос из практики: можно ли оформлять должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации

Трудовую функцию сотрудника работодатель и сотрудник вправе определить трудовым договором или должностной инструкцией. Формально работодатель вправе установить одной части сотрудников должностные обязанности непосредственно трудовым договором, а другой части – должностными (производственными) инструкциями, поскольку это не противоречит свободе договора (ст. 21. 22. 57 ТК РФ).

Однако установление подобных различий может быть расценено как дискриминация в сфере труда (ст. 3 ТК РФ ). В связи с этим во избежание споров и судебных разбирательств оформлять должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации не рекомендуется.

Инструкция для руководителя

Вопрос из практики: нужно ли оформлять должностную инструкцию руководителю организации

Законодательство не предусматривает обязанности оформлять должностные инструкции для сотрудников организации (исключения составляют государственные органы ). При этом есть веские аргументы в пользу их оформления и в коммерческих организациях.

В то же время стоит отметить, что руководитель организации является особым сотрудником. Его правовой статус (в т. ч. права, обязанности, ответственность и др.) устанавливается законодательством РФ, учредительными документами организации, локальными нормативными актами и трудовым договором. В связи с этим сложилось мнение, что для руководителя как единоличного исполнительного органа необходимость разрабатывать должностную инструкцию в принципе отсутствует.

С другой стороны, существует позиция, что если организация применяет в работе должностные инструкции. то ее руководителю (директору) должностная инструкция также необходима, поскольку ограничение его права на закрепление трудовой функции в должностной инструкции – дискриминация в сфере труда (ст. 3 ТК РФ ). В квалификационных справочниках, на основе которых, как правило, разрабатываются должностные инструкции, предусмотрены обязанности руководителей, в частности директора (генерального директора, управляющего) .

Исходя из указанного, организация вправе самостоятельно решить, какой из предложенных позиций придерживаться.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Галина Цимерман,

эксперт Системы Кадры