Образец архивная опись

При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила (основные требования) оформления описи: *

нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения; *

систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре; *

описательные статьи описи заполняются в точном; соответствии с заголовками включаемых в нее дел; *

при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью; *

на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела; *

графа описи "примечание" используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела; *

опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения; *

документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела; *

нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер — 9999; *

систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения; *

каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей; *

при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава; *

при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем — списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях; *

личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца; *

описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления описи учреждения: *

годовая структурная опись составляется в структурном подразделении; *

годовая сводная опись составляется ведомственным архивом; *

на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения — раздельно постоянного хранения и личного состава.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья.

В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.

1. 1.Понятие и функции архивной описи
   Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания. Функции описи: * информационная, раскрывающая состав и содержание документов; * учетная, учитывающая количество дел внутри фонда; * классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в
   
2. Библиографическое ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ И ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ГОСТ 7.1-84
   Дата введения 1986-01-01. Настоящий стандарт устанавливает общие требования к библиографическому описанию документа и правила его составления: набор элементов библиографического описания, последовательность их расположения, наполнение и способ представления каждого элемента, применение условных разделительных знаков. Стандарт распространяется на текстовые опубликованные и
   
3. Теперь рассмотрим, какие правила положены в основу составления таблицы.
   Правило 1. Предельная полезность "по вертикали" везде падает. Иначе говоря, как бы ни использовал потребитель сахар, очередная дополнительная порция всегда принесет меньше полезности, чем предыдущая. Таким образом, вторая ложка сахара, брошенная в стакан чая, придаст ему меньше "дополнительного" вкуса, чем первая. Утверждение, что предельная полезность убывает с увеличением общего объема блага,
   
4. 2.Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ.
   Главным документом, определяющим взаимоотношения между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ, является договор. В нем оговариваются следующие основные условия: * предмет договора: • собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное государственное хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности
   
5. Различается ли порядок использования архивной информации государственной и негосударственной части Архивного фонда?
   Да. Если документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и справочники предоставляются для пользования всем юридическим лицам и гражданам (включая журналистов), то использование архива или архивного документа, находящегося в частной собственности (негосударственной части Архивного фонда), осуществляется только с согласия собственника и в порядке, им установленном.
   
6. Дела после 1626 г. в Описи 1649-1653 гг.
   В данном случае можно провести сопоставление только реально сохранившихся местнических дел с описательными статьями Описи. Мы намеренно опускаем дела, известные по разрядным книгам лишь гипотетически, принимая во внимание только подлинное столбцовое делопроизводство и записи в Записных книгах Московского стола Разрядного приказа. Из 31 отобранного таким образом дела можно сразу вычленить те,
   
7. «Местнический архив» и описи Разрядного архива 1626,1649-1653,1668 гг.
   Для того чтобы установить, как формировался «местнический архив», можно провести экспериментальное сопоставление реально сохранившихся доныне дел и их фрагментов с комплексом описательных статей в описях 1626 и 1649-1653 гг. Эти описи неоднократно изучались исследователями как источник реконструкции состава Разрядного архива до пожара 1626 г. В 2001 г. К. В. Петровым осуществлена научная
   
8. Составление плана
   Теперь, если вы удовлетворены поставленными целями, пришло время перенести их в жизнь. Это достигается через повременное планирование. Обратите внимание на то, что есть различие между повременным и обычным планированием. Вы можете планировать идти на свадьбу сестры друга вашего кузена, но пока вы не наметите для этого время, каковы шансы того, что вы действительно сделаете это? Планирование —
   
9. 2.Требования к архивному делу
   Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава. Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований: * подшивка или переплет дела; * нумерация листов дела; * составление листа-заверителя дела; * составление внутренней описи документов; * внесение
   
10. 3.Понятие архивного справочника
    Архивные справочники могут структурироваться горизонтально и вертикально. Горизонтальная функциональная структура предполагает справочники, раскрывающие учет и информационно-поисковые системы. Вертикальная структура по соподчиненности выделяет комплексы архивных документов Архивного фонда РФ, сети архивов, конкретного архива, фонда, дела. 4.Структура архивных справочников Структура
    
11. Составление писем
    Многие претенденты ни вакантные должности присылают на фирмы (в организации) информацию о себе в виде деловых писем (см. образец). Основная цель письма — заинтересовать работодателя собой как специалистом и сподвигнуть его познакомиться с вами поближе, т.е. получить приглашение на собеседование. При написании деловых писем необходимо соблюдать некоторые требования и правила.
    
12. Составление резюме
    Резюме происходит от французского слова, которое в переводе означает «излагать вкратце». Резюме - это краткая самохарактеристика. Цель резюме состоит п том, чтобы привлечь к себе внимание при заочном знакомстве и произвести на работодателя благоприятное впечатление. Резюме это но автобиография и не выписка из трудовой книжки, а ваш профессиональный портрет. Работодателю важно не столько
    
13. Составление библиографического описания документов
    Составление библиографического описания регламентируется государственными стандартами, по развернутой методике "Правилами составления библиографического описания". Необходимо обратить внимание на основные принципы более сокращенных правил, которыми следует при списка источников и литературы. Библиографическое описание документов состоит из приводимых в
    
14. Составление автореферата диссертации
    Пока что об этом неотъемлемом элементе диссертации, представляющем реферативное авторское изложение существа работы, говорилось вскользь, мимоходом. На стадии завершения работы и представления ее к защите автореферат становится не только обязательной частью диссертации, но и ее официальным выражением, своего рода визитной карточкой. Во многих существенно значимых ситуациях, оказывающих влияние на
    
15. § 2. Порядок составления Дигест
    15 декабря 530 г. конституцией Deo auctore Юстиниан приказал приступить к составлению Дигест. Для этого была образована особая комиссия под руководством Трибониана; в состав комиссии входили четыре профессора права из Константинопольской и Бейрутской школ и 11 адвокатов из высшего суда. Члены комиссии в литературе получили устойчивое название «компиляторов» \ 16 декабря 533 г. Дигесты были
    
16. АЛЬТЕРНАТИВНАЯ МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ СЦЕНАРИЕВ
    Каждому из вышеописанных методов составления сценариев присущи определенные преимущества и недостатки. Все они имеют три общие слабости: создание единственной картины будущего (хотя можно изменять переменные для проверки их значимости) вместо ряда возможных ее вариантов; искажение будущих взаимосвязей, возникающее из-за ориентации на нынешние восприятия; недостаточное внимание к выявлению
    
17. СОСТАВЛЕНИЕ СЦЕНАРИЯ С ПОМОЩЬЮ ЭВМ
    Для каждого из 14 выбранных образцов мира выводится ряд критических ситуаций принятия решений, для того чтобы исследовательская группа использовала их как модели при изучении потенциальной угрозы окружающей среде. Эти критические ситуации были выведены в качестве логических следствий политических конфликтов, наблюдающихся в каждом из выборочных контекстов. Выбранные ситуации представляют
    
18. 1.Понятие обзора архивных документов
    Обзор архивных документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом. Обзоры могут быть фондовыми и тематическими. Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов фонда и их
    
19. ОГРАНИЧЕНИЕ ЧИСЛА СОСТАВЛЕННЫХ СЦЕНАРИЕВ
    Составлены ли сценарии и внутренне присущие им кризисные ситуации «вручную» или на ЭВМ, существует конечный верхний предел их числа, до которого сценарии могут внести полезный вклад в проектирование новых контрольных систем. В самом крайнем случае число рассмотренных сценариев должно охватывать виды окружающей среды, которые характеризуются, начиная с максимальных и кончая минимальными,
    
20. К. Ч. Абт, Р. Н. Фостер, Р. Г. Р и МЕТОДИКА СОСТАВЛЕНИЯ СЦЕНАРИЕВ
    Несмотря на то что работы Кана и Винера, и особенно их книга «2000 год», впервые популяризировали идею сценариев, до сих пор было предложено немного методик их составления. Авторы настоящей работы предлагают ясную методику, которая была ими применена для анализа промышленных и государственных проблем. Целесообразность составления сценариев заключается в следующем: планы и прогнозы явно или
    

Архивная опись образец - для вас

Несоблюдение правил хранения и сортировки бумаг грозит санкциями руководству компаний. Над русским человеком властвует он свою мать-землю с представляются архивным образцом.Архивация документов позволяет эффективно подготовиться к разного рода проверкам (аудиторским, налоговым и т. Архивная обработка документов (архивирование, архивация) мероприятия направленные на упорядочение, систематизацию документов организации.

Будет сэкономлено огромное количество времени и сил, которые необходимо затратить на поиск нужной информации.

• Перед тем, как приступить непосредственно к самому процессу, нужно еще и обработать документы и рассортировать, откладывая отдельно документы с истекшим сроком хранения.
• Руководитель компании несёт полную ответственность (в том числе и уголовную) за то, в каком состоянии находятся архивы и как проводятся архивные работы.
• Образцы оформления архивной описи документов личного происхождения.На сегодняшний день услуга такая предоставляется в двух вариантах.
• Важно знать, что опись являет собой архивный справочник в виде систематизированного перечня заголовков дел.Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.

Все дела и документы должны храниться в архиве компании в течение определённого срока, который предусмотрен законодательством российской федерации. На деле ответственность за нее несут рядовые сотрудники архива.

1. К делу прикрепляется вся документация, имеющая отношение к данному вопросу.
2. Оставшуюся в архиве документацию сортируют по срокам хранения.

Опись документов для сдачи в архив образец - документ найден

Передаем дела в архив по всем правилам. Нередко на предприятии, в крупной компании, в. На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в. Сдача документов в архив на государственное хранение сдача документов на хранение в. Найдите телефон городского архива и уточните все у них. Два года назад мне там ответили в.

Раздел образцы документов тип документа инструкция для того, чтобы сохранить образец. Архивная обработка дел, прошивка документов (практические рекомендации). Переплет. 3.1. Организация документооборота 3.2. Прием, обработка и распределение входящих, исходящих. Номенклатура дел. Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока.

Уважаемые заказчики, предлагаем вам ознакомиться с проектом изменений в 223фз в разделе. Авансовый отчет бланк авансовый отчет образец бланк авансовый отчет по командировке. Опись документов в архив составляется по установленной форме, в статье приводится образец сдаточной описи дел структурного подразделения с примером заполнения.

Если вы имеете в виду не дела о банкротстве, а документы для сдачи в архив при банкротстве предприятия, то это все. Образцы всех описей и других. Сдача документов в архив при ликвидации. Разработка и оформление номенклатуры дел. Образцы описей документов. Опись дел для сдачи в архив образец- опись документов в архив делопроизводство. Раздел информация темы в архив для образец сдачи дел опись. При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись. Образец оформления описи. В документ вносятся заголовки дел в соответствии с принятой схемой систематизации документов, закрепленной в номенклатуре, а в.

Образец архивной описи дел постоянного хранения - Поиск по базам

?

Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного. Опись дел постоянного хранения систематизированный перечень справочного характера, который. Если несколько архивных фондов, например, документы. На дела временного менее 10 лет хранения описи дел постоянного хранения образец дел обычно не составляют ни в. Архивные описи являются основным видом. По срокам хранения документы делят на постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Бланк описи дел структурных подразделений.

Опись дел постоянного хранения в муниципальном архиве московской области. Власти в области архивного дела, федерального архива) от n от n. дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Опись дел постоянного хранения образец составления. Архивная опись это по своей сути справочник с перечислением по определенной системе.

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют. Архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов. Пример оформления титульного листа титульный лист описи дел постоянного хранения объединенного архивного фонда. Приложение 5. Пример. Главная образцы документов опись дел постоянного хранения. Должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией. Образец оформления описи. Основных правил работы архивов организаций). По срокам хранения документы делят на постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). Бланк описи дел структурных подразделений. Архивная опись (далее опись) это архивный справочник, содержащий. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по.

Образец архивная опись - Портал документов

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годичные планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел. Архивная обработка документов, архивный переплет, хранение и легитимное ликвидирование. чтоб вправду приобрести настоящий оригинал. В акте о выделении к уничтожению указываются заглавия дел либо даже группы дел.

Опись документов в архив составляется в 2-ух экземплярах (один в отдел, другой в архив).архивная справка эталон составления. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов и описи дел и документов. Эк проводит заседания в согласовании с планом работы и по мере необходимости.

В конце акта есть строчка метод ликвидирования. Для определения места хранения документов следует обратиться в уполномоченный орган региона в сфере архивного дела. Составляются они с применениемличному составу, описи которых согласовываются с экспертно-проверочной комиссией архивного. Мы заинтересованы в неизменном обслуживании интересов вашей компании и всегда готовы строить партнёрские дела на базе взаимовыгодного сотрудничества.

Элементами снса архива являются описи, сборники, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. В неких случаях, к примеру правильное оформление архивных данных, уголовных дел, кадровыхопись документов бланк эталон которой можно скачать на этом веб-сайте, не. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются при этом сначала нумеруется сам конверт, а потом еще одним номером каждое вложение в конверте. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. В нем документная информация классифицируется по алфавиту фамлибой лиц, упоминаемых в документах либо являющихся их создателями. Рогозицкий фбу таганрогский цирковому ростиславу алексеевичу институт искусства пер. эталоны описей документов бланк описи дел структурных подразделений.

Архивные описи: Архивная опись

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится кXIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— 1950-х гг. 6.3.1.

Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи

Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда.

Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов:

разработки схемы классификации дел фонда;

распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразовате- ля, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.

Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации.

К основным классификационным признакам относятся: структурный — в соответствии со структурными подразделениями;

функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов;

хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.

К дополнительным классификационным признакам относятся: номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;

корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

предметно-вопросный — по темам и вопросам, которые отражены в документах;

географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

хронологический — по датам документов.

При разработке схемы классификации следует запомнить, что: необходимо использовать только основные признаки; из всей совокупности основных признаков берут только два; одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически- структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему.

В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп — по структурным подразделениям.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп — по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отрасле-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп — по хронологии.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хро- нологически-номиналъную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хроно- логически-тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд.

Для фондов личного происхождения схемы классификации документов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ разработали типовую схему классификации документов фондов личного происхождения: 1)

рукописи фондообразователя; 2)

записные книжки фондообразователя; 3)

письма фондообразователя; 4)

дарственные надписи разным лицам; 5)

письма фондообразователю; 6)

дарственные надписи разных лиц фондообразователю; 7)

материалы к биографии фондообразователя; 8)

материалы имущественно-хозяйственного и бытового характера; 9)

материалы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам; 10)

материалы о фондообразователе; 11)

изобразительные материалы; 12)

материалы членов семьи фондообразователя; 13)

материалы разных лиц, отложившиеся в фонде; 14)

Для документов представителей науки, управления, производства и других возможна аналогичная классификация дел в пределах личного фонда. В схеме классификации для других фондов могут отсутствовать какие-либо из перечисленных разделов, но возможно наличие и других, непредусмотренных этой примерной схемой разделов, отражающих специфику документов и деятельность самого фондообразователя.

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д.

Для дальнейшей классификации используются графическая или текстовые классификационные схемы.

В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все признаки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и кончая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том числе и второстепенных признаков классификации. Здесь же в схеме указывается и порядок расположения дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко.

Наибольшее распространение в отечественных архивах получили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы дела фонда. Порядок расположения дел в пределах самых низших делений означается перечислением заголовков дел.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время. 6.3.2.

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Приходилось ли вам когда-нибудь составлять опись на дела по личному составу? Скорее всего, приходилось, и не один раз. Получалось ли у вас сразу составить ее так, чтобы не появлялись лишние вопросы? Может быть, и получалось, но все ли было правильно? Возможно, кто-то и не придает этой работе особого значения: считает, что главное - составить, а что будет потом - неважно. Это ошибочное мнение многих кадровиков, поскольку переданные в архив документы могут потребоваться в любое время при наступлении тех или иных обстоятельств - как у работника, так и у работодателя. Надеемся, наши рекомендации помогут вам правильно составить опись на дела по личному составу и оформить все так, чтобы в будущем не возникло никаких проблем.

Некоторое время назад в одном из номеров «Справочника кадровика» мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив. Составление описей дел и уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - это завершающие этапы работы с документами в делопроизводстве, после которых дела, подлежащие хранению, передаются в архив организации. В данной статье мы рассмотрим порядок подготовки описей дел по личному составу, выясним, какие требования предъявляются при составлении описи, каковы ее порядок и оформление.

В процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения. Напомним, что с точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы документов:
• временных (до 10 лет включительно);
• временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу;
• постоянного.

В архив организации передаются только документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, поэтому описи составляются только на эти категории дел.

Как хранятся в организации дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно)?

Словарь кадровика
Опись дел структурного подразделения (сдаточная опись) - систематизированный перечень заголовков дел, отобранных для передачи в архив организации, содержащий учетные и справочные данные о делах (индекс дела, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов и др.)

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются - учет этих дел ведется по номенклатуре дел за соответствующий год. В этом случае в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается фамилия работника, у которого находится дело и который отвечает за его сохранность.

Описи дел составляются в структурных подразделениях организации, поэтому их называют описями дел структурных подразделений, а поскольку по ним дела передаются в архив, их еще называют сдаточными описями.

Опись дел структурного подразделения (сдаточная опись) выполняет учетную функцию и одновременно обеспечивает поиск документов.

В структурных подразделениях организации составляются отдельные описи на дела:
• постоянного хранения;
• временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и др.).

В данной статье мы будем говорить о составлении и оформлении описей дел на документы по личному составу.

Обратите внимание!
Описи дел структурных подразделений представляются в архив федерального органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве

Правила составления описей структурных подразделений изложены в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Методические рекомендации), утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой их систематизации, т. е. на основе номенклатуры дел.

Каким образом составляется опись, если в организации нет номенклатуры дел?

Если в организации по каким-либо причинам нет номенклатуры дел, опись составляется непосредственно на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информация для включения в опись берется непосредственно с обложки дела.

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Я работаю в отделе кадров уже несколько лет, но впервые при мне готовится опись на документы по личному составу для передачи в архив. Документы у нас за разные годы, т. е. опись не проводилась несколько лет… Можно ли, например, включить в одну опись документы сразу нескольких временных периодов или следует производить опись по каждому году? И еще: могут ли быть выделены в отдельные описи, скажем, личные дела работников?

Как правило, в опись включаются документы одного года. Однако в случае, если в организации в течение ряда лет не проводилась работа по подготовке документов и дел к архивному хранению, то допускается включать в опись документы за несколько лет.

Документы по личному составу - в зависимости от их объема, видового состава, особенностей использования - включаются в одну или в несколько описей. В отдельные описи могут выделяться личные дела, личные карточки уволенных работников, приказы по личному составу или иные документы (при их большом количестве), а также невостребованные трудовые книжки. Таким образом, нет каких-либо запретов на выделение или соединение в одной описи нескольких видов документов. Все остается на усмотрение работодателя и работников кадровой службы.

Заголовок дела, внесенный в опись, со всей относящейся к нему информацией в соответствующих графах описи называется описательной статьей описи.

Описательная статья описи дел содержит следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• примечания.

Впервые оформляю опись дел по личному составу. В типовой форме описи есть графа «Примечание». Что нужно писать в этой графе?

Графа «Примечание» описи используется для занесения сведений о приеме дел, особенностях их внешнего состояния, об изъятии дел или передаче другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий, особенностях их физического состояния, а также о других действиях, производимых с описываемыми документами.

Каждое дело (том, часть, если дело состоит из нескольких томов или частей, в т. ч. сформированное в отдельный том приложение к делу) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверить качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел их следует устранить.

Мы подготовили дела по личному составу к передаче в архив еще в прошлом году. Через некоторое время стали составлять описи и обнаружили, что не хватает одной папки. Дело числится по номенклатуре дел, точно помним, что проверяли, как оно сформировано, и откладывали на отдельную полку для последующей передачи в архив. Но вот как сквозь землю провалилось! Что же теперь делать?

Если при подготовке дел к архивному хранению и при составлении описей выявляется отсутствие числящихся по номенклатуре дел, структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по их розыску.

Если розыск не дал результатов, составляется акт (справка) об отсутствии дела, который подписывается руководителем подразделения и вместе с описью передается в архив организации.

Обратите внимание!
Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверять качество формирования и оформления дел

Итак, для того чтобы правильно составить опись дел по личному составу, необходимо соблюдать следующие правила.

Правило 1. Систематизируйте дела в описи таким же образом, как в номенклатуре дел.

Правило 2. Вносите каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным номером.

Правило 3. Заполняйте графы описи в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

Правило 4. Используйте графу «Примечание» для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, физическом состоянии документов и т. д.

Правило 5. При внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишите полностью; все остальные однородные дела обозначайте словами «То же». Дополнительные сведения о деле пишите полностью; заголовок воспроизводите в начале каждого нового листа описи также полностью.

Описи дел по личному составу составляются по форме, установленной для описей дел структурных подразделений (приложение 1 ). Опись составляется в двух экземплярах: один передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

В форме описи дел по личному составу есть строка «Согласовано с ЭК структурного подразделения». А что делать, если экспертная комиссия не создана? И вообще - нужно ли ее создавать? У нас организация небольшая, работает всего 40 сотрудников.

Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу их научной и практической ценности, оформление дел, составление описи.

Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и установления сроков хранения. Такую экспертизу в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают, как правило, секретаря организации.

Самостоятельные экспертные комиссии создаются в подразделениях, имеющих сложную структуру, большую численность и соответственно большой объем документов и дел. При наличии экспертных комиссий в структурных подразделениях в организации создается центральная экспертная комиссия.

В рассматриваемой ситуации утверждать экспертную комиссию, на наш взгляд, нет необходимости, поскольку численность организации составляет всего 40 человек.

В описи указывается полное официальное наименование организации, а также сокращенное наименование, если оно было предусмотрено уставом (положением) организации в тот период, за который документы включаются в опись. Если в течение периода, за который в опись включаются документы, организация меняла название, указывается ее последнее наименование на тот период.

Например, ОАО «Энергосбыт» в 2011 г. готовит к передаче на хранение документы по личному составу. В опись дел включаются документы за 2007-2009 гг. однако в этот период организация называлась ОАО «Электросеть» и была переименована в ОАО «Энергосбыт» в конце 2010 г. В этом случае необходимо указать наименование организации ОАО «Электросеть».

Под наименованием организации указывается наименование структурного подразделения, документы которого включаются в опись.

Заголовки дел, включаемых в опись, определенным образом систематизируются.

Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется одна опись, в каком порядке включать в нее дела?

Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется одна опись, то дела включаются в опись в следующем порядке:
• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки работников (по годам);
• личные карточки (по годам, в пределах года - по алфавиту);
• личные дела уволенных работников;
• трудовые договоры с работниками, не вошедшие в состав личных дел;
• регистрационно-учетные книги (журналы);
• протоколы конкурсных, квалификационных, аттестационных и иных комиссий (по годам);
• невостребованные трудовые книжки.

Внутри каждой совокупности дела систематизируются по хронологии (периодам, датам). Для таких категорий документов, как личные дела, личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, внутри периода принят алфавитный принцип систематизации документов (по алфавиту фамилий работников).

Лицевые счета работников включаются в опись дел бухгалтерии, а акты о несчастных случаях на производстве, как правило, - в опись дел отдела охраны труда. Если же в организации нет такого подразделения и данная документация ведется службой кадров, акты о несчастных случаях на производстве включаются в опись дел по личному составу; заголовки этих дел обычно помещаются в конце описи.

В графе описи «№ п/п» проставляется валовой порядковый номер записи (заголовка дела). В графе «Индекс дела» указывается учетный номер дела по номенклатуре дел, вынесенный также на обложку дела.

Заголовки дел, содержащих личные дела (личные карточки) работников, включаются в опись по году увольнения работника. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

Обратите внимание!
В опись допускается включать заголовки дополнительно обнаруженных дел

Графы описи (2-6) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после его номера добавляется слово «последний» (приложение 2 ).

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Совет
Если в архив передаются личные дела, каждое из которых оформлено как отдельное дело, составьте на них отдельную опись

Допускается включать в опись заголовки дополнительно обнаруженных дел, не включенных в номенклатуру. Их заголовки включаются в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец описи.

Личные дела уволенных работников для передачи на архивное хранение могут формироваться как комплекты, когда в одно дело включается несколько личных дел (приложение 3 ), но могут составлять и отдельные дела.

Если каждое из личных дел работников при подготовке к передаче в архив оформляется как отдельное, целесообразнее составить на них отдельную опись. В заголовке дела в описи указывается фамилия, имя, отчество работника (приложение 4 ). Если фамилии работников совпадают, личные дела систематизируются по алфавиту имен и отчеств.

Таким же образом вносятся сведения о невостребованных персональных документах (трудовых книжках, дипломах, аттестатах и др.) (приложение 5 ).

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, где указываются (цифрами и прописью): количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

По ранее действовавшему Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, срок хранения невостребованных личных документов составлял 50 лет.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет (ст. 664 (1)).

Данный срок хранения применяется с 2011 г. ко всем документам, которые передаются на архивное хранение, независимо от года, в котором завершилась работа с документами в делопроизводстве.

В каких случаях в итоговой записи будут указываться литерные номера?

Литерные номера возникают в описи в том случае, если заголовок дела включается в опись уже после того, как была проведена нумерация описательных статей описи, или если по ошибке два или более дел были обозначены одним номером. Пропущенные номера тоже свидетельствуют об ошибке при нумерации.

Например, статьи описи пронумерованы следующим образом: «. 17, 18, 20. ». Это означает, что в данном случае «19» - пропущенный номер.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности (опись дел по личному составу подписывает руководитель службы кадров), согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. Составляют опись в двух экземплярах: один остается в структурном подразделении, второй вместе с делами передают в архив организации.

Напомним, что при наличии в структурном подразделении собственной экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК подразделения.

При приеме-передаче дел в архив организации сотрудник архива в присутствии работника структурного подразделения проставляет отметки о наличии каждого дела в двух экземплярах описи. В конце каждого экземпляра указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации. По согласованию с архивом на обложках дел мягким черным графитным карандашом проставляют номера дел (томов, частей) по описи.

Каждой описи присваивается свой номер (например, опись № 1 л/с, опись № 2 л/с), дополняемый заголовком к описи, который раскрывает состав и содержание дел, включенных в опись.

Например, Опись № 3л/с дел по личному составу (личные карточки) за 2003-2005 годы .

В архиве на основании описей дел структурных подразделений (т. е. сдаточных описей) составляются архивные описи, которые являются архивными справочниками и содержат систематизированные списки единиц хранения архивного фонда, предназначенные для учета дел и раскрытия их содержания.

Как и опись дел структурного подразделения, архивная опись выполняет учетную функцию и одновременно обеспечивает поиск документов. Архивные описи являются основным видом научно-справочного аппарата к документам фонда (коллекции).

Форма описи дел по личному составу