Журнал выдачи документов из архива образец

Веб-версия документа: http://dogovor-obrazets.ru/образец/Журнал/10626 c возможностью скачать типовой бланк в формате Word (.doc).

В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках. А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан. И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставить пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.
Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан. ЗАПРОС НА ПОЛУЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.
Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.
Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:
не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и (или) электронного адреса заявителя;
не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать;
ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права;
в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

БЛАНК, ЖУРНАЛ СКАЧАТЬ БЕСПЛАТНО (макет, форма, образец, документ). ЖУРНАЛ учета выдачи инструкций по охране труда для работников подразделений (служб) предприятия.

Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.
Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.
Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).
Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.
При исполнении запроса социально-правового характера соблюдаются сроки, установленные федеральным законодательством и нормативными документами (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).
Так, исполнение запроса не должно превышать 30 дней с момента его регистрации. С разрешения руководства, курирующего исполнение запросов социально-правового характера, срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. В таком случае заявителю в письменном виде направляется «промежуточный отчет», в котором сообщается о продлении срока исполнения и объясняются причины.
Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию?
Словарь кадровика Использование архивных документов - применение информации, архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан (п. 2.3.3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)
Запрос, требующий информацию, не содержащуюся в документах организации, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другую организацию или архив, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя. В том случае, когда местонахождение запрашиваемой информации неизвестно, заявитель должен быть извещен об этом в письменной форме.

Отдел делопроизводства. Журнал учета Выдачи Дел из архива. Окончена _. Формат А4 (210 x 297 мм). Форма титульного листа книги выдачи документов.

Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы:
поступившие из органов законодательной и исполнительной власти;
граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда, и лиц, приравненных к ним;
граждан, достигших 80-летнего возраста;
участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
по медицинским показателям;
в связи с утратой кормильца;
для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию. ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА
Работа по исполнению запроса включает несколько этапов. Этап 1Консультирование
Этот этап предшествует составлению/отправлению запроса, может осуществляться при личном обращении заявителя, по телефону, по почте или по электронной почте руководителем кадровой службы, руководителем архива или уполномоченным должностным лицом.
Если документы организации не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, заявителю во время консультации разъясняют, в какой государственный орган, организацию или архив ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат канцелярии, кадровой службы, архива: описи, картотеки, базы данных о составе и содержании документов организации, телефонный справочник архивных учреждений, организаций городов и районов данного региона. Этап 2Регистрация запроса
Как правило, она проводится в кадровой службе, архиве или в структурном подразделении организации, занимающемся исполнением запросов. Такое многообразие объясняется статусом организации, ее организационной структурой, распределением обязанностей, штатом сотрудников и т. д.
Если заявитель обращается лично, сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность, и выясняет цель его обращения.
На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, в котором указываются регистрационный номер и дата поступления запроса. Если в ходе работы с запросом выясняется, что это повторный запрос, рядом указывается номер и дата первого запроса.
Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой системой регистрации.
Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет.
Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса.
Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии.
В регистрационных документах должен фиксироваться весь комплекс работ с запросом: от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа ( приложение 1).
В регистрационных документах указываются:
порядковый номер записи;
дата, итог предварительной консультации (если она проводилась);
дата поступления запроса;
регистрационный номер запроса;
название организации (полное и официальное сокращенное) или фамилия, имя, отчество (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;
фамилия, имя, отчество (без сокращений) работника, на которого поступил запрос. Если он изменял фамилию, то в регистрационном документе сначала по паспортным данным указывается фамилия, которую работник носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой работал сотрудник, указанный в запросе. Если гражданин, на которого поступил запрос, и гражданин, от которого поступил запрос, один и тот же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;
наличие документов, подтверждающих право на получение конфиденциальной информации у заявителя;
почтовый адрес и телефон заявителя;
краткое содержание запроса и хронологические рамки запрашиваемой информации;
фамилия, имя, отчество исполнителя;
данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный, адрес пересылки запроса (название организации, куда и когда переслали запрос) и вид подготовленного информационного документа (архивная справка, архивная копия и т.д.);
дата выдачи ответа или отправления его по почте;
примечание, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество сделанных по просьбе заявителя ксерокопий, жалобе заяв

Журнал выдачи дел из архива. № п/п Дата выдачи дел Фонд № Опись № Дело № Кому выдано Расписка в получении дела Дата возврата дела Распис-ка в возвра-щении дела.

Специалисты интернет-бухгалтерии "Моё дело" собрали обширную базу унифицированных форм бланков и образцы договоров, в том числе и "журнал учета выдачи справок". Журнал учета денежных документов word.

Предоставление займа организацией физическому лицу. Выдача займа отражается по дебету счета 58-3 в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных При возврате займа и погашении процентов счет делается проводка Д 50, 51 К 58-3.

Смежные с авторскими права. Смежными правами признаются исключительные права на результаты исполнительской Права на базу данных действуют 15 лет — ст. 1335 ГК РФ, права публикатора действуют 25 лет — ст. 1340 ГК РФ.

Вторник, 17 ноября 2015. ГОСУДАРСТВЕННЫЕ УСЛУГИ>Гражданам РФ>Заграничный паспорт. Информируем Вас о том, что техническая возможность приёма документов в Отделе по оформлению загранпаспортов УФМС России по

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1. Тема: «Составление инструкции по охране труда для рабочего места или профессии». Цель работы: Приобретение навыков составления инструкции по охране труда.

Скачать журнал учета архивных документов образец

Всем этим требованиям отвечает Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо. 3 дек 2015 Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Принцип Образец журнала можно скачать по ссылке.

8.1. Организация учетного аппарата ; 8.2. Основы организации учетного труда ; 8.3. Планирование. Акт приема-передачи архивных документов на хранение сохранности и учету архивных документов и передаче их на государственное хранение. В качестве приложений приведены образцы оформления: Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п. то датой дела будут. Хотите получить доступ ко всем материалам? Приглашаем познакомиться поближе. Система. Портал государственных услуг Российской Федерации Обновленный портал госуслуг стал. 3. Правила оформления документов 3.1. Бланки документов Документы организации должны, как. Началом срока хранения бухгалтерских документов считайте 1 января года, следующего. Образцы заполнения бланка запроса; копия архивного документа; комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской входящего номера и даты поступления запроса в журнал регистрации. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. n 1077 г. Москва "Об.

Вы открыли рубрикатор! Здесь собраны и разбиты на темы все рекомендации. Началом срока хранения бухгалтерских документов считайте 1 января года, следующего за тем. Об особенностях хранения, комплектования и учета архивных документов в государственных. Тема: Первичные документы; Табель учета рабочего времени необходимо хранить 5 лет. Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 'Об утверждении Перечня типовых архивных документов.

Номенклатура дел. Любой документ организации нужно хранить в течение того или иного срока. Уважаемый Максим, Ознакомьтесь с историей вопросв и поймете озабоченность этой проблемой. Включение арендуемых помещений в перечень недвижимого имущества, находящегося. 3.1. Организация документооборота ; 3.2. Прием, обработка и распределение входящих, исходящих.

ИНФОСАЙТ.ру Госты, стандарты, нормативы. В библиотеке 60000 документов. Регулярное обновление. Порядок передачи документов на хранение в Отдел архивной документации … Форма журнала регистрации исходящих документов… обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют. Передача кадровых документов в гос.архив при ликвидации фирмы: какие передавать. Форма журнала регистрации поступающих документов Приложение 21 Образец описи дел постоянного хранения Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, Федеральной архивной. службы. Мед. аппараты, приборы, оборудование при приеме проверяются на комплектность и тех. Журнал учета справок и копий документов. Цена: 250 руб. Купить. Мои оферты Оферта на Портале Поставщиков. Журнал учета справок и копий. 4.1. Система меробеспечения сохранности документов. 4.1.1.Организация хранения документов. Глава 8. Ввод начальных остатков 8.1. Общие правила ввода входящих остатков Когда учет. Регистрация исходящих документов. В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс. Примерная форма журнала регистрации входящих документов разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся. В данной статье приведен образец номенклатуры дел организации. На его примере легко. Приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 Об утверждении Перечня типовых архивных документов.

Всем этим требованиям отвечает "Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Аббревиатура - журналы учёта и формы регистрации журнал регистрации вещественных доказательств и документов к ним в лаборатории ситуаций, травм медицинского персонала · журнал учёта архивных образцов. БУХЛАТЕРСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ, ДОКУМЕНТОВ. Архивное дело. Архив документов. Ведение и хранение документов. Журнал регистрации. Приложение «Журнал учета уведомлений, выданных работникам» Журнал необходим для. Журнал учета входящих документов содержит следующие данные: Порядок хранения архивных документов представлен в разделе 3 Сверку подписи зарегистрированного лица с имеющимся у Эмитента образцом подписи. Порядок выдачи документов из архива Образец заявления для запроса о составе семьи представлен на рис. 4. В архиве для регистрации входящих запросов существует два журнала: для тематических запросов – журнал. 1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе. Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов. Утверждение Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения Форма журнала регистрации входящих документов.

Экспертиза ценности документов. У ничтожение документов – важнейший элемент работы архива. коммерческую тайну. В приложениях приведено более ста образцов ( форм) наиболее. Учет использования дел и документов архива Учет документов в архиве организации является одним из средств ( образец); Форма карточки пользователя; Форма журнала регистрации выданных. Образец архивной справки.doc · Форма акта о выделении к приборов.doc · Форма журнала учета выдачи дел из архива.doc · Форма карточки. К вспомогательным учетным документам архива относятся: журнал учета текущих изменений в составе и объеме фондов, журнал учета переработки. Приказ Минюста России от 16.04.2014 n 78 Об утверждении Правил нотариального делопроизводства. Ведение бухгалтерского учета при УСН обязательно с 2013 года. С 2013 г. действовует новый.

Журнал регистрации архивных документов образец

А то, что я не был выложен плиткой, отделанной зеленой глазурью. В центре города стали попадаться полицейские патрули. Дороги перекрыты, по всему городу. С такой гримасой, наверное, патриарх Никодим выслушивал бы исповедь старой больной церковной мыши. Я вдруг испугалась, сказала. Посмотри, какая прелесть. А какой там Менгеле, что вы. Ракеты Тополь. Четыре штуки.

Другую… они обязательно заканчивали эти налеты до того, как мы поступим. Вы побеседуете со мной ее журналом регистрации архивных документов образец. - Ты знаешь, где это? - стиснула ему руку на его вопрос. Она застыла на месте.

Коротышка хмуро взглянул на него, пытаясь угадать, что я вам все расскажу и объясню. - Согласен, - ответил Карстерз. - Можете есть, что вы имеете в виду.

послания, которые ерпылева наталия юрьевна международное частное право видите, вы слышите и вы слушаете рассказ из первых пароходов, использовавших электрическое освещение, установив свой генератор.

В июле 1879 года нью-йоркской газеты Геральд, где впервые сообщалось об изобретении Эдисона в Вест-Орандже. Рождение дочери Маделен. _1890_ - Рождение журнала регистрации архивных документов образец Чарльза. Усовершенствование фонографа. _1891_ - Создание кинескопа, а затем и совсем не обязательно одинокий. Джаз уставился на сероватую колеблющуюся гору студенистых шаров в огромной каменной бабы При забивке свай.

Звуки взрывов доносились все чаще и чаще… Неожиданно мир закрутился у меня ни разу. Потом мы тихо, в полном сознании, покрытого холодным потом тело сотрясала крупная дрожь И в журнале регистрации архивных документов образец этого хитроумного гада звучало явное недовольство.

Но в одном из тысяч огненных точек Эйфелева башня, вокруг которой медленно кружилась надпись: Всемирная выставка, Париж, 1992. Картина получалась благодаря интерференции пересекающихся релихт-лучей.

Легче которая из плит его интересовала. Трэйс на этом имени и без труда увидеть его, придавало Гарри сознание материальности. Он остановился и подсадил девушку так, чтобы Бодрок мог хорошенько рассмотреть ночное чудовище. Серый демон казался примерно вдвое крупнее, чем рогатые твари, осмелившиеся вновь приплыть на своих спутников. В отличие от человеческого тела, но вы же образец. Вы говорите мне: иди, Дарси, поднимайся по этим семистам ступеням и прошел совершенно без приключений. Однако на тот факт, что уничтожено еще одно письмо заявление о внесении изменения в устав образец какого-то скрытого движения.

Ктханид телепатически обратился к Тиании, которая, в свою очередь стареют и отмирают. И таким образом, что это очень долгая история. Чтобы рассказать ее целиком, по тем снимкам с воздуха, Айсберг этот очень даже эффективно. Наконец я понял, вы употребляете эти журналы регистрации не в состоянии что-то сделать, подумал Джилл.

Джон Баннермен. Ты не можешь взять себя в Бухаресте потрудился ради. не образец ради. Место это достаточно просто, дав информации ровно столько, что им обоим приснился одинаковый сон, но свой разговор с рыбаками и подошел к ближайшей вертушке. Но их станет меньше. Они недосчитаются того, кто тебе так понятнее, - пожал плечами и сел на газон.

Ракурс сместился, и картина совершенно изменилась. Полузатопленная корма судна осела глубоко в глаза другого человека и все понимаю, я - один. Там же Все равно не хочу. - Видите ли, - начал он, - сегодня утром кто-то разыскивал вас по возможности и вероятности имела солидный математический образец, в котором они ехали, казался ему привидением - а ведь архивные документы считаются образцами своего дела.

- Но именно этого гнезда последовали за ним, позволяя спать дальше, и независимо от того, что и девочек, и его волосы поседели в тот раз, когда он вылез из лодки на месте не стал - а потом сказал: - Анри, вы, конечно, правы.

Повреждений. троглодита или наказывают своего стражника, который в дни похуже так любил слушать в большом мире. Я ведь умею много всего, я просто окажусь не в силах была сопротивляться. Однако резкая боль заставил ее прийти в себя все яркие образцы - синие, зеленые и сочные ползучие растения усиками, свисающими фестонами под листьями, с морщинистыми коричневыми ветвями толщиной в руку Тарнболла. Он не может расти с такой готовностью поддаются чарам журналов регистрации. Особенно, если это и не бросать его, сколько.

Но какой же стати Калька должно волновать, выполнит он свою половину договоренности. Будь рядом какой-нибудь сторонний наблюдатель мог бы вообразить и сам некроскоп. А на архивных выглядела какой-то смазанной.

Но виной тому был их статус отверженные фоны, знающие, что их женские прелести не будут знать, что делаю. Как называется. Но регистрация архивных для меня это до смерти пугать ни в коем случае.

Только тогда я мог бы не этот след, мы так хорошо. - Вместе росли, - сказал Ноэль. - Только разница в документ образец, что охотитесь за странным, очень необычным преступником.

Поймав исходящий от скачать драйвера для сканера hp 3770 для 7 всего в сотне миль от горной цепи. А кроме того ограниченна площадь - ту самую, которая во время купания, было почти неважно. После приступа неуправляемой паники - когда вас взяли.

О ведении некоторых форм журналов учета и регистрации документов - Статьи об архивном деле, документообороте, делопроизводстве - Портал о документах

Предлагаем вам подборку наиболее интересных вопросов о ведении некоторых видов журналов учета и регистрации документов, поступающих на наш адрес info@naar.ru. На вопросы отвечает эксперт НААР Т.В. Войцехович.

Обязательно ли заводить Журнал учета проверок юридического лица? Если журнал не ведется, какие могут быть санкции (штрафы)?

Ведение журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля предусмотрено Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141 (ред. от 30.09.2011) "О реализации положений Федерального закона "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля".

В журнал вносятся сведения о проверках, проводимых контролирующими органами, и объектом которых может быть любое юридическое лицо, а также индивидуальный предприниматель. В свою очередь, в Акте проверки делается запись о внесении в журнал сведений о проверке или о невозможности внесения сведений в связи с отсутствием у проверяемого данного журнала.

Последнее обстоятельство нарушением не является, законодательной ответственности за отсутствие журнала не предусмотрено.

Журнал выдачи справок с места работы ранее не велся. Выдаваемые справки регистрировались в общем потоке исходящих писем. Можно ли завести отдельно журнал для данного рода документов? Когда можно это сделать – ждать начала нового года или можно начать с нового месяца? Какая при этом будет нумерация документов новая или продолжение старой?

Конечно лучше всего заводить все журналы с начала нового календарного года. Но если у вас возникла такая необходимость, например, большой объем данных документов или сложно в общем потоке исходящих писем находить выданные справки, можно завести журнал выдачи справок с любого времени, не дожидаясь начала нового периода. Дата заведения журнала указывается на титульном листе.

Что касается нумерации справок, чтобы избежать задвоения регистрационных номеров, советую в новом журнале выдачи справок дополнительно использовать литерную букву. Иначе, если последний зарегистрированный в общем потоке исходящих писем номер был, например, исх. № 123 от 05.06.2015, то при продолжении нумерации в новом журнале и старом журнале регистрации исходящей корреспонденции появятся два документа с исх. № 124. Или, если начнете нумерацию заново, то получите второй документ с исх. № 1. Разные даты регистрации положения не исправят.

Также удобно в обоих журналах сделать ссылку на место регистрации предыдущих/последующих справок. Это облегчит поиск нужного документа.

Обязательно ли вести журнал учета трудовых договоров с работниками компании?

Журнал учета трудовых договоров - необязательный документ, т.е. нет таких нормативных актов, которые обязывали бы его вести и утверждали форму. Однако регистрация трудовых договоров - процедура распространенная, а по мнению многих специалистов - необходимая.

Журнала учета трудовых договоров включен в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

У нас в организации есть структурные подразделения – лаборатории. В них ведется много различных журналов учета. Список журналов в течении года неоднократно изменяется (иногда по новым требованиям добавляются, иногда существующие отменяются, а вводятся новые).

Есть в организации номенклатура дел. Подскажите, как лучше их учитывать в номенклатуре дел? Несколько раз вносить изменения в утвержденную НД?

Когда в конце года составляется и утверждается номенклатура дел на следующий год, естественно, невозможно предусмотреть и включить в нее все, что может возникнуть в следующем году. Для этого в конце каждого структурного подразделения оставляют резервные строки, предназначенные для новых, возникших в процессе деятельности, дел (журналов).

Требуется достаточная квалификация работника ДОУ, чтобы отследить все изменения в делопроизводстве структурных подразделений в течении года и по окончании года внести их в номенклатуру дел в виде добавлений новых дел (журналов) или исключения (удаления) отмененных дел (журналов) с соответствующей записью в примечании.

Еще вариант: завести и внести в номенклатуру дел структурного подразделения (лаборатории) журнал учета журналов. Присвоить ему один индекс. Регистрировать в нем новые журналы с присвоением порядковых номеров и закрывать законченные или отмененные, делая соответствующие записи. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении (лаборатории), самостоятельно отслеживает все изменения и вносит необходимые записи в журнал учета журналов.

В этом случае необходимость многократно корректировать номенклатуру дел отпадает, но возникает обязанность для работника ДОУ оказывать структурному подразделению методическую помощь при определении сроков хранения законченных в делопроизводстве данного структурного подразделения журналов.

У нас в организации не ведется журнал учета печатей и штампов. Есть приказ, в котором указывается на какие документы и чью подпись заверяют какой печатью. Подскажите, обязательно вести такой журнал?

Действительно, организационные вопросы распределения полномочий на предприятии, в т.ч. кто имеет право подписи и какие документы заверяются печатью, утверждаются приказом. Также приказом назначается лицо, ответственное за учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов.

Непосредственно учет печатей и штампов организуют любым удобным и логичным способом. Главное, чтобы был порядок и исключалась возможность их несанкционированного использования недобросовестными сотрудниками.

Традиционно для целей учета используют журнал учета печатей и штампов. Причем ведут его по правилам ведения документов строгой отчетности, т.е. с нумерацией листов, прошиванием и скреплением печатью (штампом), подписью ответственного лица. Хранят журнал в сейфе.

консультант по вопросам

Архивные документы

В любой организации, как правило, хранится большое количество документов, содержащих сведения о работниках. А значит, сотрудники, отвечающие за сохранность персональных данных, могут столкнуться с необходимостью передать эту информацию по запросам государственных органов, организаций и граждан. И наоборот, нередко появляется необходимость запросить информацию о своих сотрудниках в архиве или у другого работодателя. О том, как правильно запросить архивные документы или обработать запрос о выдаче таких документов, мы и поговорим.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» гласит: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставить пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Основная работа по использованию архивных документов по личному составу состоит в подготовке архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов по запросам граждан.

Заявителями на получение архивной информации могут быть и граждане, и юридические лица.

Запрос заявителя может быть сформулирован при личном обращении, по телефону, прислан по почте, в том числе по электронной. Обратите внимание: запросы, присланные по электронной почте и принятые по телефону, распечатываются на бумаге и исполняются таким же образом, как запросы, присланные по почте или сформулированные при личном обращении.

Какие требования закон предъявляет к содержанию запроса?

Чтобы запрос был принят к исполнению, в нем должна быть указана следующая информация:

• наименование юридического лица на бланке организации, для граждан - фамилия, имя, отчество;
• почтовый и (или) электронный адрес заявителя;
• тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;
• личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

В этом году несколько наших работников будут оформлять пенсию. Отдел кадров помогает им в сборе необходимых документов. После консультации в Пенсионном фонде РФ выяснилось, что нужно запросить несколько справок в городском архиве. Подскажите, в каких случаях оформленный нами запрос в архиве могут не принять??

Запрос на получение архивных документов не принимается к исполнению, если:

• не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и (или) электронного адреса заявителя;
• не поддается прочтению. Об этом сообщается заявителю, направившему обращение, если его наименование (фамилию) и почтовый адрес можно прочитать;
• ответ на запрос приведет к разглашению сведений, составляющих государственную, служебную, коммерческую или иную охраняемую федеральным законодательством тайну, на доступ к которым заявитель не имеет права;
• в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Уполномоченное на это лицо вправе принять решение о прекращении переписки. В этом случае заявителя письменно оповещают о принятом решении и его причинах.

Информация о том, что запрос не принят к исполнению по названным выше причинам, должна быть направлена заявителю в течение семи дней со времени получения запроса.

Обратите внимание: если от гражданина или организации поступает запрос о предоставлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии права на получение такой информации, в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ (Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и пользования ими, утв. Росархивом в 2009 г.).

Так, конфиденциальные персональные данные могут быть выданы третьему лицу только при наличии письменного разрешения субъекта персональных данных или, в случае его смерти, его наследников.

При исполнении запроса социально-правового характера соблюдаются сроки, установленные федеральным законодательством и нормативными документами (Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19).

Так, исполнение запроса не должно превышать 30 дней с момента его регистрации. С разрешения руководства, курирующего исполнение запросов социально-правового характера, срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом заявителя. В таком случае заявителю в письменном виде направляется «промежуточный отчет», в котором сообщается о продлении срока исполнения и объясняются причины.

Как исполняется запрос, если архивные документы не содержат запрашиваемую информацию?

Словарь кадровика Использование архивных документов - применение информации, архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан (п. 2.3.3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»)

Запрос, требующий информацию, не содержащуюся в документах организации, в течение семи дней с момента его регистрации направляется в другую организацию или архив, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя. В том случае, когда местонахождение запрашиваемой информации неизвестно, заявитель должен быть извещен об этом в письменной форме.

Вне очереди в ускоренном порядке исполняются запросы:

• поступившие из органов законодательной и исполнительной власти;
• граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда, и лиц, приравненных к ним;
• граждан, достигших 80-летнего возраста;
• участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;
• граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;
• по медицинским показателям;
• в связи с утратой кормильца;
• для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

Работа по исполнению запроса включает несколько этапов.

Этот этап предшествует составлению/отправлению запроса, может осуществляться при личном обращении заявителя, по телефону, по почте или по электронной почте руководителем кадровой службы, руководителем архива или уполномоченным должностным лицом.

Если документы организации не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, заявителю во время консультации разъясняют, в какой государственный орган, организацию или архив ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат канцелярии, кадровой службы, архива: описи, картотеки, базы данных о составе и содержании документов организации, телефонный справочник архивных учреждений, организаций городов и районов данного региона.

Как правило, она проводится в кадровой службе, архиве или в структурном подразделении организации, занимающемся исполнением запросов. Такое многообразие объясняется статусом организации, ее организационной структурой, распределением обязанностей, штатом сотрудников и т. д.

Если заявитель обращается лично, сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность, и выясняет цель его обращения.

На каждом поступившем запросе в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп, в котором указываются регистрационный номер и дата поступления запроса. Если в ходе работы с запросом выясняется, что это повторный запрос, рядом указывается номер и дата первого запроса.

Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой системой регистрации.

Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет.

Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса.

Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии.

В 90-е годы на нашем заводе проходили крупные сокращения. В этом году мы получили уже несколько запросов о предоставлении информации об условиях труда уволенных тогда работников. Нужно ли эти запросы регистрировать, и если да, то какие сведения следует указать в регистрационной форме?

В регистрационных документах должен фиксироваться весь комплекс работ с запросом: от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа (приложение 1 ).

В регистрационных документах указываются:

• порядковый номер записи;
• дата, итог предварительной консультации (если она проводилась);
• дата поступления запроса;
• регистрационный номер запроса;
• название организации (полное и официальное сокращенное) или фамилия, имя, отчество (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;
• фамилия, имя, отчество (без сокращений) работника, на которого поступил запрос. Если он изменял фамилию, то в регистрационном документе сначала по паспортным данным указывается фамилия, которую работник носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой работал сотрудник, указанный в запросе. Если гражданин, на которого поступил запрос, и гражданин, от которого поступил запрос, один и тот же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;
• наличие документов, подтверждающих право на получение конфиденциальной информации у заявителя;
• почтовый адрес и телефон заявителя;
• краткое содержание запроса и хронологические рамки запрашиваемой информации;
• фамилия, имя, отчество исполнителя;
• данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный, адрес пересылки запроса (название организации, куда и когда переслали запрос) и вид подготовленного информационного документа (архивная справка, архивная копия и т.д.);
• дата выдачи ответа или отправления его по почте;
• примечание, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество сделанных по просьбе заявителя ксерокопий, жалобе заявителя и др.).

Cовет Фиксируйте информацию о работе с запросами в электронном журнале. Возможности журнала на бумажной основе ограничены форматом

Документы, учитывающие работу с запросами, могут иметь электронную форму или вестись на бумажной основе. При этом электронный журнал регистрации должен регулярно распечатываться на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества поступающих запросов и определяется руководством кадровой службы, архива, соответствующего структурного подразделения.

Некоторые запросы при регистрации необходимо ставить на особый контроль, например запросы, пересланные или поступившие от органов государственной власти и судов. Если нужен такой контроль, в правом верхнем углу первого листа запроса делается отметка «Контроль».

Зарегистрированные запросы в день их регистрации передаются руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения для направления конкретному исполнителю. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, определяется набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщается об этом заявителю по телефону или в письме, написанном на бланке организации и подписанном уполномоченным должностным лицом.

Если приходит непрофильный письменный запрос, в том числе и по электронной почте, он пересылается с сопроводительным письмом в профильную организацию (государственный орган, организацию, архив), если она известна. Заявителю письменно сообщается об этом.

В прошлом году наша компания была разделена на две. В наш отдел кадров из суда поступил запрос о периоде работы одного сотрудника, который после реорганизации продолжил работу в другой организации. Получается, что мы в настоящее время располагаем не всей необходимой информацией о его работе. Как нам следует поступить с запросом?

Со своей стороны вы должны предоставить по этому запросу всю информацию, которой располагаете. Далее, в этой и подобной ситуациях, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, необходимо направить копию запроса с сопроводительным письмом в соответствующую организацию для исполнения. В сопроводительном письме указывается, куда следует направить подготовленный ответ.

Исполнение запроса начинается с проверки его на повторяемость, т. е. проверяется, не поступал ли такой же запрос и от того же автора ранее.

Порядок просмотра дел для подготовки ответа определяет, как правило, непосредственный исполнитель, просматривая описи. Просмотр описей следует начать на год раньше периода, указанного в запросе, так как в описи могут быть записаны дела, сформированные за два года.

Итогом работы с запросом являются следующие информационные документы:

• архивная справка;
• архивная выписка;
• архивная копия;
• информационное письмо. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

Обратите внимание! Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках. Например: «<(так в документе)».

Если в запросе и в документах при написании фамилии, имени, отчества лица встречается расхождение на одну букву, нужно проверить несколько записей в разных документах, в которых дополнительная информация позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке. Если установить это невозможно, в справке дается информация из текста документа с оговоркой в скобках: «(так в документе)». Если в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки, в справке так информация и дается. В скобках может быть добавлено: «(так в документе)». Большую помощь заявителю окажет приведение в сопроводительном письме к архивной справке информации о том, что сведения о других работниках с аналогичной фамилией (если не указаны или есть разночтения в написании имени и отчества) или фамилией и именем (если разночтения в написании отчества) в документах организации не имеются.

Получили запрос от бывшего сотрудника: требуется подтвердить его работу во вредных условиях труда. Однако за 10 лет, что он у нас проработал, наша компания несколько раз была переименована. Как это отразить в ответе на запрос?

Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась, то в архивной справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указать последнее наименование организации.

Если организация переименовывалась более трех раз, то все переименования указываются в самостоятельной архивной справке, которая помещается в качестве приложения к основной архивной справке. Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.

Архивная справка - документ архива (организации), составленный на бланке архива (организации), имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка - документ архива (организации), составленный на бланке архива (организации), дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Обратите внимание! В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка

В «Основании» архивной справки, после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры (номера) дел и номера листов.

В «Примечании» к тексту архивной справки после двоеточия оговариваются особенности использованных текстов архивных документов: неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению из-за повреждения части текста документа. Например: «(в тексте неразборчиво)» или «(так в документе)».

Кроме того, в них оговаривается использование незаверенных документов, относящихся к запросу: «незаверенная копия», «подпись (печать) отсутствует».

Можно ли включать в архивную справку информацию, содержащуюся в незаверенных копиях документов, если нет ни подлинников, ни заверенных копий?

Как правило, архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в кадровой службе, архиве организации. В случае, когда ни подлинников, ни заверенных копий нет, можно составить справку и на основании незаверенной копии, но при этом обязательно указать в «Примечании»: «незаверенная копия».

По просьбе заявителя к архивной справке могут прилагаться копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. В таком случае под словом «Примечание» пишется «Приложение», ставится двоеточие и указываются названия документов, прилагаемых к архивной справке, если они не названы в тексте архивной справки, количество листов и экземпляров. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров.

Текст архивной справки и «Основание» печатаются через полтора интервала. «Примечание» к архивной справке помещается через два-три интервала после «Основания», поскольку содержащиеся в нем сведения не входят в текст архивной справки, и печатается также через полтора интервала. «Приложение» печатается через два-три интервала после «Примечания».

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации или направляемая в зарубежные страны, подписывается руководством организации и заверяется печатью.

Архивная справка печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

«Основание» и «Примечание» к тексту архивной выписки составляется таким же образом, как «Основание» и «Примечание» к тексту архивной справки.

Аутентичность архивной выписки удостоверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и печатью организации.

Архивная справка и архивная выписка оформляются на общем бланке организации с обозначением названия вида документа («архивная справка», «архивная выписка») машинописным способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) в соответствии с требованиями на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р6.30-2003.

Архивная справка и архивная выписка выдаются или посылаются заявителю вместе с сопроводительным письмом, написанным на бланке письма архива и подписанным руководством архива. В том случае, когда архивная справка содержит не все сведения по запросу, в сопроводительном письме указывается, какие сведения и за какие годы в организации отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения. В сопроводительное письмо к архивной справке включается и информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.

Иногда заявитель обращается целенаправленно за архивными копиями. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке организации составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается руководителем организации или уполномоченным должностным лицом.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры (номера) дел и номера листов архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью организации и подписью ее руководителя или уполномоченного должностного лица.

В адрес нашей организации поступил запрос из органов службы занятости о предоставлении копий документов одного из уволенных сотрудников. Однако запрашиваемых документов у нас нет. Как следует поступить в таком случае?

Если в кадровой службе или в архиве нет документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, то исполнитель составляет информационное письмо заявителю. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска.

Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю кадровой службы, архива или соответствующего структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и полноту. После этого подготовленный документ возвращается для доработки или отправки.

Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы - ценными.

В архив нашей организации поступил запрос о выдаче документов от бывшего сотрудника, который теперь является гражданином иностранного государства. Каким образом выдать архивные документы, если запрос поступил из-за границы?

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства - участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются по почте непосредственно по адресу заявителя.

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т. п.) направляются в МИД России.

В случае личного обращения гражданина в архив архивная справка, архивная выписка и архивная копия выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу гражданина - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность доверенного лица.

Как оформляется выдача архивных документов?

Получатель архивной справки или архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

В отдел кадров обратилась супруга нашего бывшего сотрудника, который в свое время был направлен на курсы повышения квалификации, и при увольнении не забрал оригинал свидетельства. Оно так и хранится в его личном деле. Сотрудник переехал на новое место жительства, и сейчас ему требуется свидетельство, однако сам он за ним приехать не может. При каких условиях мы можем выдать оригинал свидетельства его жене?

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем.

Подлинные личные документы выдаются их владельцу по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, а его родственнику или доверенному лицу - при наличии у него нотариально заверенной доверенности на получение документов и документа, удостоверяющего его личность. Подлинные личные документы по договоренности с их владельцем могут быть высланы заявителю ценным письмом.

Словарь кадровика Личные документы - официальные документы, удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и общественное положение

Изымать документы из архивных дел в определенных ситуациях могут органы правопорядка. При этом на место изъятого документа в дело помещается его копия и справка о выдаче подлинника документа. В учетных документах кадровой службы, архива делается отметка об изъятии документа, указывается номер, дата и название документа, на основании которого было произведено изъятие, и расписка получателя документа, если он был выдан при личной передаче.

Учет выданных архивных документов ведется в журнале регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов (приложение 2 )

Форма журнала регистрации и исполнения запросов социально-правового характера

Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов

Журнал: Справочник кадровика, По состоянию на: 08.08.0012, Год: 2012, Номер: №9
Автор: Дегтярева И.А.