Можно ли проставить на договоре факсимиле вместо подписи?

Во многих компаниях в процессе заключения договоров возникает вопрос о юридической силе договора, подписанного со стороны контрагента с помощью факсимиле подписи. Ответ Вы можете узнать в данной статье.

Требования к форме договора устанавливаются Гражданским кодексом РФ. Сделки между коммерческими организациями должны быть совершены в письменной форме (чаще всего составляется единый документ) и подписаны уполномоченными на это лицами. Часть 2 статьи 160 ГК РФ гласит: Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Поскольку действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает случаи и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении гражданско-правовых сделок, это может быть предусмотрено только соглашением сторон. Данная позиция была высказана налоговой службой еще в 2004 году (Письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@), и, поскольку изменений в законодательстве до сих пор не последовало, остается верной.

Соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи может быть оформлено как отдельный документ (договор, соглашение), либо быть включено в текст основного договора. При этом данное соглашение само по себе тоже является договором в гражданско-правовом смысле и, следовательно, должно быть облечено в «обычную» письменную форму, в том числе должно быть подписано «живой» подписью уполномоченного лица. Таким образом, ответ на вопрос, заключен ли договор, включающий условие об использовании факсимиле и подписанный с помощью факсимиле, однозначен: нет, не заключен.

Указанная позиция поддерживается в большинстве судебных решений, однако в судебной практике можно встретить прецеденты, отражающие противоположную позицию.

Кроме того, само по себе несоблюдение формы сделки (а подписание договора с помощью факсимиле при отсутствии соглашения об использовании факсимиле является несоблюдением формы) не влечет недействительности договора, а влечет запрет приводить свидетельские показания в подтверждение заключенности договора. Иными словами, в случае судебного спора необходимо будет доказывать факт заключения договора всеми возможными средствами, кроме свидетельских показаний. К примеру, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 по делу N А82-14385/2013 указано, что само по себе отсутствие собственноручной подписи директора в договоре не является основанием для вывода об отсутствии между сторонами договорных отношений. Сделать вывод о заключенности договора суду позволило наличие электронной переписки между сторонами.

Тем не менее, шанс того, что договор, подписанный факсимиле, при отсутствии соглашения сторон об этом, будет признан действительным, не очень велик. Поэтому если при подписании договора с контрагентом все же не удалось соблюсти порядок, описанный выше, необходимо принимать во внимание все связанные с этим риски. При должном оспаривании со стороны контрагента доказать действительность договора будет проблематично.

В силу наличия указанных рисков также востребован вопрос о том, как должно выглядеть соглашение об использовании факсимиле. Условие об использовании факсимиле может быть сформулировано следующим образом.
Стороны пришли к соглашению о том, что при подписании договоров, актов, иных документов допускается использование подписи факсимиле (средств факсимильного воспроизведения подписи), которая приравнивается к собственноручной подписи подписавшего документ лица.

Кроме этого, можно добавить пункт примерно следующего содержания с образцами факсимильных подписей:

Сторона (например, Покупатель) гарантирует, что приведенные ниже образцы подписей факсимиле соответствуют собственноручным подписям, указать образцы подписей.

© Анастасия Масалова. 2015

статья актуальна на 27 июля 2015

26.09.2016 | C 03.10.2016 в трудовых договорах должна быть указана точная дата выплаты заработной платы

C 03.10.2016 в трудовых договорах должна быть указана точная дата выплаты заработной платы
Подробнее

13.09.2016 | Расширены полномочия Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору

Ветназдор вправе проводить проверки иностранных предприятий, а также аудит иностранных систем ветеринарного надзора.
Подробнее

08.09.2016 | Представительство интересов клиента в суде г. Владикавказ

Сегодня нашими усилиями в заседании арбитражного суда республики Северная Осетия-Алания (г. Владикавказ) установлены и включены в реестр требований кредиторов требования нашего клиента на сумму более 30 миллионов рублей.
Подробнее

Бывают случаи, когда Вам необходимо произвести оплату за другую организацию или же наоборот, получить оплату от другого лица. В статье приводятся примеры документов для совершения таких оплат, описание возможных действий.

В статье приведено описание наиболее важных условий договора поставки.

Перед заключением договора с новым контрагентом, а в том случае, если неплатежи со стороны контрагента могут существенно повлиять на Ваш бизнес – и во время исполнения договора имеет смысл проверить контрагента – оценить риски, связанные с предоставлением отсрочки платежа или же наоборот, внесением предварительной оплаты. Существуют несколько официальных источников, из которых можно получить информацию о Вашем контрагенте – организации или индивидуальном предпринимателе. В данной статье перечислены эти источники.

Соглашение об использовании факсимиле - образец РБ 2016

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 03 октября 2016

Почему вы не любите свою работу?

Факсимиле, использование, подписи, печать

Сергей Россол, ведущий эксперт Юридической компании «КиТ»

Редко в какой организации не используют факсимиле. Его применение дает неоспоримое преимущество – начальник может «подписать» документ, даже если отсутствует или занят. Правда, в некоторых случаях использование факсимиле не облегчает работу, а, наоборот, приводит к новым трудностям.

Большая советская энциклопедия определяет факсимиле как клише-печать, воспроизводящее подпись (от лат. fac simile – сделай подобное). Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически не отличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной. Поэтому во время отсутствия первых лиц организации наличие их факсимиле позволяет решить проблему одобрения документов высокой срочности.

Исходя из норм Гражданского кодекса, клише подписи можно использовать в нескольких случаях (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Во-первых, если такая возможность напрямую предусмотрена законом.

Во-вторых, в предпринимательской деятельности факсимиле может быть использовано по соглашению сторон.

Использование факсимиле в отношениях сторон не только дает возможность оперативного реагирования на ситуацию, но имеет и определенные отрицательные моменты. Проявляются они, как правило, при спорах и оказываются следствием различий в природе собственноручной подписи и ее оттиска.

Если возникает спор, связанный с выполнением условий договора, суд обязан установить истинную волю сторон. Для этого, изучая представленные на его рассмотрение документы, он должен быть уверен, что они не сфальсифицированы. Подпись же является надежным способом идентификации корреспондента, направившего документ. Она обладает уникальными особенностями, позволяющими точно определить подписанта. Достаточно часто одного внимательного взгляда хватает, чтобы возникли подозрения в подделке.

Для установления идентичности подписи используется графологическая экспертиза. Графологическая экспертиза факсимиле невозможна.

Вместе с тем Арбитражный процессуальный кодекс не запрещает представлять факсимильное исполнение подписи в качестве доказательства воли стороны. «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором» (п. 3 ст. 74 АПК РФ). Значит, если между сторонами отсутствует соглашение, суд не примет во внимание подписанные факсимиле документы, и вы не сможете доказать факт волеизъявления, ими зафиксированный.

Таким образом, мы приходим к выводу, что применение клише возможно, только если контрагенты имеют соответствующую договоренность. Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например, в договор поставки можно ввести следующее положение: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише) на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, заключения или прекращения». При этом необходимо оговориться, что такое согласие должно прозвучать в документе, парафированном оригинальными подписями с обеих сторон. Иначе при возникновении спора сложно будет доказать, что подобное соглашение имело место.

В отношении клише, воспроизводящего подпись, также можно провести идентификационную экспертизу. Эксперт с высокой степенью достоверности может установить, когда сделан оттиск, а также сделан ли он одним и тем же клише или использовались разные. Следовательно, в целях подстраховки руководство компании должно быть уверено в том, что контрагент использует одни и те же факсимиле. Этого можно добиться, если зафиксировать в договоре определенные ограничения. Для этого включите в договор следующую таблицу (см. табл.).

Дополнительно необходимо договориться об информировании друг друга в случае утери клише или замены его на новое по другим причинам. Правда, эта оговорка будет работать только при условии добропорядочности контрагента.

Защищаемся от «внутренних» злоупотреблений

Еще одним узким местом является честность сотрудников. Даже если оставить в стороне возможность сговора, остается проблема недостаточной квалификации. В определенных обстоятельствах это может нанести организации серьезный ущерб. Как его избежать? Только установив и четко зафиксировав регламент использования факсимиле. Для этого в организации издается локальный нормативный акт (положение «Об использовании факсимиле»). В нем четко определяем перечень документов, на которые разрешено ставить оттиск, случаи, когда факсимиле может использоваться, и ответственное лицо. Обычно факсимиле используют при краткосрочных командировках или болезни руководителя. Можно предусмотреть, что факсимиле ставится только с согласия руководителя. Такое согласие может быть дано по телефону или электронной почте. Ответственным лицом обычно назначается один из топ-менеджеров организации, чаще всего финансовый директор или главный бухгалтер. Наличие подобного локального нормативного акта дает возможность применить к нарушителям установленного порядка меры дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения с работы. В случае если нарушение порядка использования факсимиле привело к прямому действительному ущербу для юридического лица, работник может быть привлечен и к материальной ответственности.

Ограничения в использовании факсимиле

Факсимиле имеет ограниченный круг применения. На наш взгляд, его нельзя использовать для подписания деклараций и отчетов, подаваемых в налоговые органы, или для переписки с государственными структурами и должностными лицам. Это ограничение накладывается самой природой регулирования гражданско-правовых отношений. Дело в том, что к отношениям, «основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой. гражданское законодательство в общем случае не применяется» (п. 3 ст. 2 ГК РФ). В связи с этим появляется вопрос, вправе ли стороны использовать клише подписи руководящих лиц на документах, относящихся к первичному бухгалтерскому учету, в частности на счетах-фактурах. Позиция налоговых органов в этом случае не однозначна. С одной стороны, «факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия» (письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи»). С другой – УФНС по г. Москве для подтверждения местонахождения организаций, инкорпорированных в США, разрешает представлять заявления с «официальной печатью налогового органа США и факсимиле уполномоченного лица» (письмо УМНС по г. Москве от 1 июня 2000 г. «Об использовании факсимиле подписи в формах к инструкции ГНС РФ от 16.06.1995 г. № 34»).

Факсимиле на счетах-фактурах

Судебная практика по вопросу применения факсимиле в счетах-фактурах неоднозначна. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа указал, что «факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи». Затем, исходя из того что товар по выставленным счетам-фактурам фактически оприходован, он отказал инспекции в признании их недействительными (постановление ФАС Московского округа от 28 мая 2003 г. по делу № КА-А40/2727-03).

Близкую позицию занял и Федеральный арбитражный суд Дальневосточного округа в своем постановлении от 28 мая 2004 г. по делу № Ф03-А16/04-2/1111. Он установил, что налоговая инспекция не приняла счета-фактуры в связи с тем, что на них было проставлено факсимиле руководителя и главного бухгалтера компании-поставщика. При этом факт оплаты товара, в том числе НДС, а также достоверность содержащихся в счетах-фактурах сведений налоговый орган не оспаривал. Суд также исходил из того, что факсимиле является аналогом собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В связи с этим он решил, что инспекция незаконно отказала компании в возмещении НДС.

В то же время Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа придерживается иного мнения. Он полагает, что счета-фактуры с факсимиле не могут служить основанием для принятия к вычету НДС. Ведь «законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур» (постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. по делу № А13-6464/04-19). Кстати, при рассмотрении этого дела суд установил, что по адресу, указанному в представленных суду документах, поставщики отсутствуют.

Приведенные примеры позволяют сделать вывод о том, что суд в подобных спорах проводит комплексную оценку представленных доказательств. И выступает на стороне налогоплательщика, если будет подтверждена его добросовестность. Весомым аргументом в пользу организации послужат факты оплаты и оприходования полученного товара.

Рекомендации по использованию факсимиле подписи руководителя:

1. Факсимиле можно спокойно применять в текущей деловой переписке.

2. При заключении, изменении, расторжении гражданско-правовых договоров использовать факсимиле можно, но только при наличии между сторонами письменного соглашения.

3. Порядок использования факсимиле в организации необходимо четко закрепить в локальном нормативном акте.

4. Следует обеспечить безопасное хранение клише.

5. Необходимо назначить лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле. Закрепить данную обязанность в его трудовом договоре или должностной инструкции.

6. По возможности нужно составить исчерпывающий перечень документов, на которых подпись первого руководителя может быть воспроизведена с помощью факсимиле.

7. При применении факсимиле стараться согласовывать текст документа с руководителем, чья подпись будет на нем воспроизведена.

8. Не применять факсимиле при выдаче доверенностей и подписании платежных документов.

9. Во избежание осложнений у покупателей с налоговыми органами стараться не использовать факсимиле на счетах-фактурах.

Иногда собственноручная подпись незаменима

Ренат Байманов, юрисконсульт ООО «Интернет Решения»:

«В настоящий момент Налоговый кодекс не содержит четких правил использования факсимиле в оборотных документах налогоплательщиков. Из-за этого возникает множество судебных споров с налоговыми органами. Как правило, они заканчиваются победой налогоплательщика. К сожалению, практики со стороны Высшего Арбитражного Суда РФ относительно данного вопроса нет, поэтому спорить по этому предмету рекомендую всем.

Что касается трудового права, то при заключении трудового договора использовать факсимиле нельзя. Этот вывод следует из статьи 67 Трудового кодекса. Приказы о приеме на работу и назначении на должность, в которых использовалось клише подписи, также являются недействительными».

03 Октября 2016

Работодатели, заключая с физическими лицами договоры гражданско-правового характера, довольно часто прописывают в них условия, позволяющие потом контролирующим органам квалифицировать данные договоры как трудовые. А как известно, от правовой природы взаимоотношений между страхователем и физическим лицом зависят наступающие в связи с этим последствия, в частности возникновение обязанности по уплате взносов в ФСС.

В некоторых компаниях сотрудники часто пользуются услугами платных парковок, например, при разъездном характере работы. Компании, в свою очередь, компенсируют понесенные расходы. Рассмотрим, каким образом отразить в бухгалтерском и налоговом учете расходы на компенсацию сотруднику оплаты парковки.

В Письме от 14.06.2016 № 03‑03‑06/1/34531 чиновниками Минфина снова был рассмотрен вопрос о порядке обложения НДФЛ и налогом на прибыль сумм возмещения организацией расходов на аренду квартиры работника, переехавшего в связи с работой в другой местности. Правда, на этот раз выводы чиновников в части налога на прибыль едва ли порадуют налогоплательщиков. Впрочем, и из данной ситуации они могут извлечь определенную выгоду. Какую именно, поясним далее, вначале проанализируем нынешнюю позицию финансистов.

29 Сентября 2016

С 1 января 2017 года вступит в силу недавно принятый Федеральный закон № 238‑ФЗ «О независимой оценке квалификации» (далее – Закон № 238‑ФЗ), устанавливающий порядок прохождения такой оценки работниками. Одна из целей введения этой процедуры – создание для работника возможности подтвердить свою квалификацию не у своего работодателя или образовательном учреждении, а в других, независимых, специально созданных для этого организациях. Предполагается, что такая оценка будет удобна не только для работников, но и для работодателей. Правда, убедиться в этом мы сможем еще не скоро. А пока попробуем разобраться, что на сегодняшний момент установил законодатель по поводу независимой оценки квалификации работника.

В период простоя работнику в общем порядке выплачивают заработную плату, а не компенсационные выплаты. Оплату простоя облагают страховыми взносами в ПФР, ФФОМС, ФСС России и взносами на "травматизм". Если время простоя оплачивается, то указанный период засчитывают в страховой стаж сотрудника.

Условие о факсимильной подписи в договоре

Соглашение об использовании факсимиле может быть зафиксировано отдельно или включено в договор. Например, в договор (имеющий личные подписи) можно ввести следующее положение: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимильной подписи на дополнительных соглашениях к настоящему договору, а также на иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения».

Обоснование данной позиции приведено ниже в статье журнала «Упрощенка», который Вы можете найти в закладке «Журнал», в нормативно-правовом документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база», и в статье журнала «Юрист компании» vip-версии.

1. Гражданский кодекс РФ

«Статья 160. Письменная форма сделки

1. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.
Двусторонние (многосторонние) сделки могут совершаться способами, установленными пунктами 2 и 3 статьи 434 настоящего Кодекса.
Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки (совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.), и предусматриваться последствия несоблюдения этих требований. Если такие последствия не предусмотрены, применяются последствия несоблюдения простой письменной формы сделки (пункт 1 статьи 162 ).

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.*

Статья 421. Свобода договора

1. Граждане и юридические лица свободны в заключении договора.
Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом или добровольно принятым обязательством.

2. Стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами.*

3. Стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора.

4. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (статья 422 ).
В случаях, когда условие договора предусмотрено нормой, которая применяется постольку, поскольку соглашением сторон не установлено иное (диспозитивная норма), стороны могут своим соглашением исключить ее применение либо установить условие, отличное от предусмотренного в ней. При отсутствии такого соглашения условие договора определяется диспозитивной нормой.

5. Если условие договора не определено сторонами или диспозитивной нормой, соответствующие условия определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон».

2. Статья:Какие бумаги можно подписывать факсимильной подписью, а какие нет

Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле. С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.

Договоры и счета на оплату можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. 160 ГК РФ ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, так и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее соглашение. Его фрагмент мы привели на рис. 1 .

Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положения, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя. Кстати, образец подписи доверенного лица также должен быть оригинальным. К такому же выводу приходят и судьи (постановление ФАС Уральского округа от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ).

Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственных операций. При этом в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ не уточняется, должна ли подпись на документе быть подлинной, или возможно использовать факсимиле. Получается, налоговое и бухгалтерское законодательство прямо не предусматривает возможность ставить на актах, накладных и другой «первичке» подписи посредством факсимиле. В связи с этим налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимильной подписью, считая, что они не соответствуют пункту 1 статьи 252 НК РФ. А вот суды не столь категоричны, и пример тому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 № А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ содержат факсимильную подпись должностных лиц. Ведь эти подписи заверены оттиском печати организации. Гражданско-правовые договоры и счета на оплату при условии, что у вас с контрагентом «Упрощенцы» с объектом доходы минус расходы вправе в налоговом учете отражать стоимость ремонта основных средств. После того как работы будут выполнены и оплачены, их стоимость можно включить в расходы. Но при условии – у фирмы есть документы, подтверждающие понесенные затраты (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

эксперт журнала «Упрощенка»

Журнал «Упрощенка», №9, сентябрь 2012

3. Статья:Факсимиле на документах компании. Когда ставить оттиск, а когда получить «живую» подпись руководителя

Некоторые компании, особенно при большом объеме документооборота, принимают решение использовать факсимильную подпись – клише-печать, аналог собственноручной подписи руководителя. Она призвана облегчить процесс подписания документов. На первый взгляд, сложностей в использовании факсимиле нет. Однако практика показывает, что неосторожное проставление факсимиле на договоре может привести к признанию его незаключенным. Чтобы сэкономленные на подписании документов минуты не обернулись длительными судебными разбирательствами, перед изготовлением факсимильного аналога нужно оценить все за и против. Ведь подпись генерального директора – значимый элемент документа, от которого напрямую зависит его юридическая сила.*

Действующее законодательство регулирует использование факсимиле достаточно скупо: в Гражданском кодексе просто говорится, что оно допускается в случаях, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ ). Если стороны решили применять факсимиле, то сделать это можно двумя способами: путем прямого указания на это в договоре или заключения дополнительного соглашения к договору об использовании факсимиле (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@ ). Но как показывает практика, одной оговорки о том, что документы, связанные с исполнением договора, будут подписываться факсимиле, недостаточно.

Риск первый: договор может быть признан незаключенным. Это относится к случаям, когда без отдельного соглашения договор подписан факсимильной подписью или соглашение об использовании факсимиле подписано факсимиле (постановления федеральных арбитражных судов Восточно-Сибирского округа от 23.03.10 по делу № А58-4290/08 ,Дальневосточного округа от 22.11.10 по делу № А24-862/2010 ). По мнению судов, волеизъявление сторон на последующее использование факсимильного аналога подписи должно быть выражено собственноручными подписями исполнительных органов контрагентов.

Риск второй: доверенность, подписанная факсимиле, является недействительной. Доверенность является односторонней сделкой выдавшего ее лица. Поэтому соглашения сторон на использование факсимиле в доверенности быть не может (письмо МНС России от 01.04.04 № 18-0-09/000042@ ). Если доверенность все-таки была подписана с использованием факсимиле, суд признает ее недействительной (постановления Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 29.04.05 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164. Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.06.10 по делу № А76-45520/2009 ).

Примерно такая же ситуация возникает и с векселем. Вексель признается составленным с нарушением формы при отсутствии на нем собственноручной подписи векселедателя. Выполнение подписи на передаточной надписи векселей при помощи факсимиле расценивается как отсутствие соответствующего реквизита. В связи с этим такая передаточная надпись считается несовершенной (п. 1 информационного письма ВАС РФ от 25.07.97 № 18. определение ВАС РФ от 21.04.09 № 1877/09 ,постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 09.12.08 № А69-2237/06-Ф02-6099/08 ).

Риск третий: повышенный интерес налоговиков. В случае если в ходе проверки налоговые органы обнаружат договоры и иные документы компании, подписанные с помощью факсимиле, то это может вызвать подозрение в наличии налоговой схемы. В этой ситуации как раз может помочь договор, в котором стороны договорились об использовании факсимиле, подписанный «живой» подписью руководителя. Если такого договора нет, то налоговики могут обратиться в суд с заявлением о признании договора незаключенным, а также отказать в принятии расходов по налогу на прибыль и в вычетах по НДС (см. таблицу).

Риск четвертый: несанкционированное использование факсимиле сотрудниками компании. Суть факсимиле в том, чтобы не отвлекать директора подписанием большого количества текущих документов. Однако проконтролировать использование факсимиле сотрудниками, допущенными к нему, крайне трудно. Поэтому возможны неприятные сюрпризы в виде документов и обязательств, которые компания брать на себя не планировала.

Если стороны использовали факсимильную подпись без соглашения об этом в договоре или в ходе исполнения обязательств неожиданно всплыли документы, подписанные факсимиле, то доказать в суде их действительность будет непросто. Между тем, чтобы компания не столкнулась с этими неприятностями, можно предпринять ряд превентивных мер.

Условие о факсимиле в договоре. Если стороны планируют использовать факсимиле в своих отношениях, то об этом нужно сделать ссылку в основном договоре, подписанном «живыми» подписями руководителей контрагентов или заключить дополнительное соглашение об этом. Лучше сразу оговориться о том, на каких документах стороны допускают использование факсимильного аналога, и подчеркнуть равную юридическую силу собственноручной и факсимильной подписи на этих документах. Можно также приложить к договору (допсоглашению) таблицу с образцами оригинальных и факсимильных подписей руководителей.*

Фактическое исполнение компенсирует отсутствие «живой» подписи. В случае судебного спора о незаключенности договора в связи с использованием факсимиле компания может отстоять свою позицию, если докажет фактическое исполнение договора. Например, тот факт, что товар был передан и принят, а денежные средства за него получены в срок, указанный в «факсимильном» договоре. Тут важно, чтобы между сторонами отсутствовал спор по поводу существенных условий договора (определение ВАС РФ от 04.02.10 № ВАС-1052/10 ). Подтвердить заключенность договора можно с помощью других доказательств наличия действий, свидетельствующих о намерении заключить и исполнить договор.

Пример из практики
Высший арбитражный суд признал заключенным подписанный факсимиле договор купли-продажи автотранспортных средств, установив, что, во-первых, факсимиле было проставлено лицом, имеющим полномочия на совершение сделок от имени компании (нотариальную доверенность), во-вторых, решением общего собрания участников было ранее принято решение об одобрении этого договора, в третьих, компания оплатила госпошлину за регистрационные действия в отношении проданных автомобилей (снятие с учета), а также получила в страховой компании возмещение части страховой премии в связи с их продажей (определение ВАС РФ от 24.06.11 № ВАС-7964/11 ).

Локальные акты предотвратят несанкционированное использование факсимиле. Например, в регламенте договорной работы компании может быть указан перечень сотрудников, имеющих право ставить факсимиле на документах, и сам перечень документов, на которых допускается проставление аналога собственноручной подписи. Другой вариант – разработать отдельное положение об использовании факсимиле, в котором описать порядок изготовления и уничтожения клише, порядок учета, выдачи, использования и хранения факсимиле, перечень сотрудников, ответственных за хранение и надлежащее использование факсимиле, список документов, на которые разрешено его ставить. Но в любом случае только локального регулирования недостаточно – стороны должны договориться об использовании факсимиле в обязательстве с конкретным контрагентом.

юрист юридического бюро «Виртус-Лекс»

Журнал «Юрист компании», №10, октябрь 2011

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.

Образец соглашение об использовании факсимиле

ДА — Гражданско-правовые договоры и счета на оплату при условии, что у вас с контрагентом подписано соглашение об использовании факсимильной подписи

НЕТ — Доверенности на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки, акты выполненных услуг, товарные накладные, транспортные накладные и иные первичные документы.

Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле. С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.

Можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не оставалось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее coглашение.

1. Стороны устанавливают, что могут использовать факсимильное воспроизведение подписей на следующих документах:

— договорах поставки, заключенных между сторонами, а также на дополнительных соглашениях к ним;

— выставленных счетах на оплату.

2. Перечисленные в пункте 1 документы могут быть подписаны факсимильными подписями следующих лиц:

Со стороны Поставщика

Со стороны Покупателя

Факсимиле: где и когда использовать можно, а где – лучше взять в руки ручку

В апреле Минфин в очередной раз напомнил, что на первичных документах факсимиле использовать нельзя. Об этом – и о том, где же «отпечатку» подписи место – ниже.

Сам термин пришел к нам, как и многие другие, из латыни - fac simile – сделай подобное. В принципе, факсимильной можно считать любую копию подписи, точно ее воспроизводящую (например, подпись на отправленном по факсу документе – также будет относиться к «факсимильной»), но первое, что приходит в голову – штамп с зеркальным отображением подписи владельца.

Последнее – штука, несомненно, удобная. Например, в суде, при заверении копий предоставляемых документов. Гораздо проще проставить штампы, вместо того, чтоб долго и упорно подписывать лист за листом. Аналогичным образом спасает факсимиле при «подписании» таким способом различных документов представительского и информационного характера: поздравительных открыток, благодарственных писем, приглашений и т.п.

В отношении более серьезных документов – разговор уже несколько другой.

Обычно разговор о допустимости факсимильного воспроизведения подписи начинают с указания на положение ст. 160 ГК РФ («Письменная форма сделки»). согласно п. 2 указанной статьи

использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон

Гражданское законодательство на этом тему факсимиле закрывает – в ГК РФ и специальных законах указания на то, где именно ставить отпечаток подписи (или иным образом ее воспроизводить с помощью любых средств, помимо собственной руки и пера), насколько мне известно, отсутствует.

Таким образом, в договорных взаимоотношениях использование факсимиле зависит от наличия соглашения сторон. В какой форме и когда его можно выразить? Положение об использовании факсимильной подписи может быть как включено в текст договора, так и оформлено в виде отдельного документа. Очевидно, что сам договор/отдельный документ, определяющий порядок использования факсимиле сторонами, должен быть подписан собственноручно .

Стороны пришли к соглашению о том, что собственноручная подпись и факсимильная подпись уполномоченного подписывать настоящее Соглашение лица имеют равную юридическую силу на дополнительных соглашениях к настоящему Соглашению, а также иных документах, имеющих значение для его исполнения, изменения или прекращения

Дополнительные соглашения к настоящему Договору, а также иные документы, имеющие значение для его исполнения, изменения или прекращения, должны быть подписаны уполномоченным лицом каждой из Сторон. Подпись уполномоченного лица может выполнена собственноручно или в виде факсимильной копии (оттиска), при этом собственноручная подпись и факсимильная копия (оттиск) имеют равную юридическую силу. Подпись уполномоченного лица должна быть заверена печатью Стороны

Если факсимильные подписи предстоит использовать в процессе объемной переписки с контрагентом, о таком способе удостоверения документов также имеет смысл договориться заранее:

Стороны пришли к соглашению о возможности использования факсимильного воспроизведения подписи в процессе обмена деловой корреспонденцией (на информационных письмах, справках, извещениях, приглашениях, а также для изготовления заверенных копий документов. Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле на указанных документах

В любом случае, когда речь идет о соглашении, регламентирующем использование факсимиле, имеет смысл включить в текст документа раздел с образцами факсимильных подписей уполномоченных лиц .

И разумеется, письма, адресатами которых являются государственные органы, различные заявления-жалобы-извещения и т.п. стоит подписывать только личной подписью!

Последствия отсутствия соглашения о порядке использования факсимиле

Если договор подписан с помощью факсимильной подписи, а о возможности такого удостоверения стороны письменно не договаривались, есть риск того, что один из контрагентов «уцепится» за этот просчет и заявит о том, что и договора-то никакого не было. В качестве иллюстрации стоит обратить внимание на дело № А32-13609/2010. Одна из сторон конфликта представила в судебное заседание договор, на котором подпись и печать контрагента были в виде копий: истец пояснил, что он получил подписанный документ по факсу и, соответственно, подписал его и проставил печать со своей стороны. Ответчик заявлял, что никаких договоров не подписывал и по факсу не отсылал. Суды пришли к выводу, что имеет место несоблюдение простой письменной формы сделки, а значит, стороны не могут ссылаться на показания свидетелей, но могут представлять иные доказательства (в соответствие с п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Если в части подписания договоров вопрос о применимости «отпечатка» подписи решается сторонами соглашения, то в ряде других случаев никакой диспозитивности законодатель не оставил. Так что когда в законе прописано, что тот или иной документ требует «[личной] подписи». безопаснее читать это буквально и однозначно.

В силу п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается «за подписью» руководителя или иного уполномоченного в соответствии с законом или учредительными документами лица.

Наиболее распространенное мнение, разделяемое судебной практикой: факсимиле на доверенности делает ее недействительной.

Первичные документы, отчетность, декларации

И тут как раз стоит упомянуть (и прикрепить) «свежее» письмо Минфина, с которого начиналась вся эта история о факсимиле.

В апреле этого года госорган в очередной раз напомнил, сославшись на Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что, поскольку одним из обязательных реквизитов первичных учетных документов является подпись уполномоченного на подписания того или иного документа лица, документы с факсимильным оттиском надлежаще оформленными не признаются (см. пп.7 п. 1 ст. 9 указанного закона). Замечу, в прошлом законе о бухучете была формулировка «личная подпись», в действующем слово «личная» убрали, но практику это не изменило.

Позиция о недопустимости факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия (доверенностях, платежных документах и т.п.), последовательно проводится Минфином и налоговиками уже более 10 лет (см. например, письмо МНС России от 01.04.2004 г. № 18-0-09/000042, основная мысль которого, кстати, в том, что и самим налоговикам в процессе их работы факсимиле ставить нельзя).

Судебная практика, в основном, разделяет мнение фискальных органов. В качестве относительно свежих примеров можно привести постановление Президиума ВАС от 27 сентября 2011 г. № 4134/11; Определение ВАС РФ от 26.08.2013 № ВАС-10799/13 по делу № А19-11729/2012 ; постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010 .

Стоит отметить, что иногда суды выносили противоположные решения, не считая применение рельефного оттиска печати нарушением установленных требований к оформлению первичных документов. Так, в постановлении ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010 (т.е. до принятия указанного выше постановления Президиума ВАС), суд встал на сторону предпринимателя, судившегося с налоговиками, которые не хотели принимать для вычета НДС счета-фактуры и накладные, подписанные с помощью факсимиле. В этом раз помогли показания контрагентов, подтвердивших реальность операций.

Не убедили суд налоговые органы в том, что факсимиле «портит» первичные документы и в другом деле, которое дошло до ФАС Московского округа (дело № А40-128912/2010 ).

Общий вывод, однако, в том, что безопаснее и надежнее подписывать документы лично, чтоб не попасть потом в ситуацию длительных судебных разбирательств.

Не стоит рисковать и с факсимиле на налоговых декларациях. об этом Минфин написал еще в письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404. Наглядный пример того, как это бывает на практике, можно найти в Определении ВАС от 02 июня 2008 г. № 6600/08. ИФНС доначислила НДС, не приняв во внимание декларацию, заверенную факсимильной подписью, и суд встал на сторону налоговиков, указав, что

истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 Кодекса, в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами

Коль скоро на трудовое право нормы гражданского права по аналогии не распространяются, а сам Трудовой кодекс с факсимиле не знаком, то и трудовой договор, и кадровые документы подписывать с помощью факсимиле не рекомендуется. Встречала позицию о том, что-де подписанный с помощью оттиска трудовой договор будет недействительным, но разделить ее не могу. Скорее в силу ст. 57 ТК РФ такой договор будет требовать внесения в него необходимых дополнений (в рассматриваемой ситуации – в виде личной подписи), но это никак не повлияет на его действительность.

Не углубляясь далеко в нормативное обоснование (которое само родом еще из первой половины двадцатого века) и однозначную судебную практику, замечу только, что и на векселе факсимиле невозможно: все подписи на векселях должны совершаться лично, в противном случае силу векселя документ утратит.

В банковскую карточку – что весьма логично – оттиск факсимиле вместо подписи поставить нельзя.

Перечень документов, где факсимильная подпись недопустима, наверняка, можно продолжить. Равно как несложно найти нормативные акты (в основном, ведомственного или локального характера), которые регламентируют использование факсимильных подписей, например, при выдаче пропусков или удостоверений, полисов страхования и т.п .

Общий смысл сводится к тому, что если документ, требующий подписания, влечет финансовые последствия, его необходимо подписывать собственноручно. Исключение составляют договоры между сторонами, которые прямо согласовали использование факсимиле.

И стоит помнить, что если в организации сочли наличие факсимиле целесообразным, то необходимо разработать локальный нормативный акт («Инструкцию об использования факсимиле в ООО «Ромашка», например), в котором закрепить порядок изготовления, хранения, использования (включая определение круга сотрудников, уполномоченных ставить факсимильные оттиски) и уничтожения факсимиле.

«так можно обнаружить несколько допников со своим факсимиле у контрагента, на которые он сошлется как на действительные. Сделать факсимиле с любой подписи может любой желающий при наличии образца»

Увы, это особенность нашей действительности, не связанная напрямую с предусмотренной законом возможностью. С тем, что оно так есть, спорить не буду, тут только в очередной раз можно вздохнуть и утешиться тем, что "это наша родина".

«А нарисовать каллиграфически могут единицы на миллион. Так что собственноручная подпись - защита от мошеннков»

К сожалению, если мы с вами переносим разговор в эту плоскость, тут тоже все не просто. И умельцы есть, и, что еще печальнее, с экспертизами бывает всякое. Есть у меня знакомая адвокат, так она как-то [по рассказам ее самой] застала эксперта в кабинете судьи в разгаре уничтожения подписи на подлиннике документа, назначенного к экспертизе [дело как раз было в этой самой подписи, уже две экспертизы прошли с противоположными результатами. Ну и товарищ трудился над тем, чтоб третья экспертиза была невозможна].

21 июня 2015 в 22:51

«А электронная подпись это вид факсимиле или это отдельная категория собственноручной подписи?»

Я так понимаю, что отдельный аналог собственноручной подписи.

«Я слышал, что отчетность подписывают ЭЦП, получается, что отчетность можно подписать ЭЦП, а факсимиле нет. Или я неверно понял?»

Точно, все правильно. Применение электронных подписей лучше урегулировано в законодательстве, чем то же факсимиле. Потому на возможность использования ЭП либо указывает тот или иной соответствующий закон (например, о том, что заявление на проведение регистрационных действий можно подписать ЭП, прямо указано в Законе о государственной регистрации юрлиц и ИП), либо налоговики и Минфин более благосклонны (в вопросах первичных документов и счетов-фактур, например, если соглашением сторон предусмотрена такая возможность).

22 июня 2015 в 20:19 1

Спасибо, очень полезная информация. Недавно руководитель решил использовать факсимиле одного из сотрудников для подписания "массовых" договоров с абонентами. Инструкция подготовлена, доверенность на "подписанта" по факсимиле подготовлена, приказы сделали. В сам текст договора добавлена фраза

"В соответствии со статьей 160 ГК РФ стороны пришли к соглашению об использовании *** при подписании настоящего Договора, соглашений и дополнительных соглашений к настоящему Договору, за исключением Акта выполненных работ, факсимильного воспроизведения подписи Руководителя ****. При этом оригинал подписи Руководителя **** и его факсимильный оттиск имеют одинаковую юридическую силу. Подпись (факсимиле) заверяется печатью *** (организации).
По требованию Абонента документ, подписанный факсимильной подписью, может быть замен на документ, подписанный собственноручно Руководителем ***, в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения Оператором письменного запроса от Абонента".

Надеюсь, проблем в будущем не возникнет.

16 октября 2015 в 16:46