Дубликат трудовой книжки, оформление дубликата трудовой книжки

Трудовая книжка — крайне важный документ, который хранится у работодателя и поэтому риск его потери достаточно мал. Однако, в силу различных причин, трудовая книжка иногда теряется. В отличие от других документов, обращение в органы не позволяет восстановить этот документ как другие, в силу того, что в трудовой содержится информация от каждого работодателя.

Работнику, который потерял трудовую, необходимо оформить дубликат трудовой книжки .

Следует отметить, что в инструкции по заполнению трудовых книжек есть раздел 7. в котором указана информация о заполнении дубликатов трудовых книжек.

Перед оформлением дубликата трудовой работнику, который потерял трудовую, придется побегать по всем прошлым местам работы для того, чтобы собрать документы, подтверждающие факт работы у данного работодателя. Если же организации, в которой работник в свое время работал, уже не существует, то данные должны быть в архиве, обращаться за получением документов необходимо именно туда.

Руководство работодателя должно оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих его рабочий стаж.

Дубликат трудовой должен быть оформление не позднее 15 дней с момента, когда работник сообщил об отсутствии трудовой. Работодатель обязан потребовать с работника объяснительную, при каких обстоятельствах трудовая книжка была утеряна.

Запись в трудовой книжке о восстановленном трудовом стаже делается суммарно за весь отработанный период времени. Например, работник несколько раз менял работу, но запись в трудовой будет выглядеть примерно так:

Общий стаж работы до поступления в ООО «Отпуск-ТК.РУ» 10 лет, 8 месяцев, 2 дня (десять лет, восемь месяцев, два дня)

Затем заполняется информация по каждому работодателю отдельно с указанием времени работы, должности, названия организации. Отдельно выписывается информация о переводах на другую работу .

Важно! Запись работодатель имеет право сделать только по документам, подтверждающим рабочий стаж работника.

Кроме того, работодатель обязан снять копии документов, принесенных работником, а оригиналы вернуть работнику.

В общий трудовой стаж не включается стаж работы у текущего работодателя, ведь для него заполняется просто актуальная информация после всех видов стажа.

Если трудовую книжку потерял работодатель. то оформлять дубликат все равно придется, но вот писать запросы, оформлять документы, обращаться в архив будет именно работодатель (или его представитель). В целом, Трудовой кодекс не разделяет причину (виновного), по которой трудовая была утеряна, важно, что существует возможность восстановления этого важного документа.

Образец записи в дубликате трудовой книжке:

Запись в трудовой дубликат

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления - Митрофанова Валентина

Если Вам требуется помощь ведущего российского бизнес-консультанта в области трудового права, то Вы нашли то, что искали, по 2-м причинам:

15 лет успешной практики.
Я специализируюсь на оказании не теоретической, а практической помощи. Мои клиенты ценят меня за оперативность, профессионализм и конфиденциальность. Из любой ситуации можно найти выход, опираясь на многолетний опыт. Я являюсь Учредителем группы компаний IPK Group – одной из самых динамично развивающихся и лидирующих компаний на российском рынке кадрового профессионального обучения, консалтинга, аудита, аутсорсинга. Моими постоянными клиентами являются крупнейшие российские и зарубежные компании.

Дубликат трудовой книжки: сложные вопросы оформления

Существуют три ситуации, когда у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки, – если она утеряна, пострадала или в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной, и работник просит выдать дубликат. Выясним, на основании каких документов могут вноситься записи в дубликат, а также как запросить соответствующие сведения у прежних работодателей.

Трудовая книжка была и до сих пор остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Поэтому когда с трудовой книжкой возникает какая-то проблема, для работника это может нести риск потери стажа, и, соответственно, необходимости каким-то образом его доказывать в ПФР при расчете стажа, а также подтверждать стаж последующим работодателям. Поэтому кадровым работникам так важно быть предельно внимательными при оформлении этого документа. Рассмотрим, в каких случаях возникает ¬необходимость оформления дубликата трудовой книжки.

Когда понадобится дубликат

Давайте разберемся, в каких случаях у работодателя возникает необходимость оформлять дубликат трудовой книжки. Таких ситуаций три:

1. трудовая книжка утеряна;

2. трудовая книжка пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);

3. в трудовую книжку была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ¬признана незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при ее оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако следует помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов. Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя. Это значительно усложняет процедуру -оформления дубликата трудовой книжки.

Что такое «соответствующие документы». на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений). И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ¬обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.), либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, и если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя. Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки. Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у него разрешение в ¬письменном виде.

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

1. На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».

2. Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе -проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное на¬именование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования ¬компании.

4. Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых ¬распространенных ошибок.

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.

Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ¬последнего места работы.

Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ¬номеров.

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки. Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено пять записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками. Если, например, из пяти периодов работы справки удалось собрать только с трех мест работы, то по этим трем периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все три периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж. И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ¬организации. Образец внесения записи приведен ниже.

Дубликат трудовой книжки

Нормативными актами, регулирующими порядок выдачи дубликата трудовой книжки, являются: Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. и Инструкция по их заполнению, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Дубликат трудовой книжки оформляется работодателем по последнему месту работы сотрудника на основании его письменного заявления, написанного в произвольной форме. Причем работодатель должен выдать дубликат не позднее 15 дней со дня получения соответствующего заявления от сотрудника.

Титульный лист дубликата заполняется так же, как и при оформлении новой трудовой книжки. А вносимые в него записи должны быть оформлены по правилам, установленным в разделах 1–6 Инструкции № 69, и соответствовать тем, что содержатся в документах, на основании которых он заполняется.

На первой странице новой трудовой книжки в правом верхнем углу делается надпись: «Дубликат». Титульный лист должен содержать следующие сведения о работнике:

• Ф. И. О. – указывается полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
• дата рождения – вносится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование – указывается на основании надлежаще заверенных документов (например, аттестата, диплома);
• профессия и (или) специальность – вносится на основании документов об образовании, квалификации или наличии спецзнаний или других надлежаще оформленных документов.

Нужно проставить дату заполнения дубликата. Правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также на титульном листе расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого ставится печать учреждения (кадровой службы).

В разделе «Сведения о работе» дубликата в графу 3 вносится запись об общем стаже работы у предыдущих работодателей, который подтвержден документами. Например: «Общий стаж работы 3 года 4 месяца 22 дня». При этом в графах 1, 2 и 4 этой строки ничего писать не нужно. Важно помнить, что такая запись делается только в том случае, если сотрудник имел предыдущие места работы.

После этой записи в хронологическом порядке вносятся сведения о работе от всех предыдущих работодателей, содержащиеся в представленных сотрудником документах. Порядок внесения следующий.

В графе 2 ставится дата приема на работу к предыдущему работодателю, а в графу 3 вписывают наименование учреждения, структурного подразделения, куда был принят сотрудник, а также его должность, специальность, профессия с указанием квалификации.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в этом же учреждении (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. В графу 2 вносится дата перевода, а в графу 3 – его причина (основание) с указанием ссылки на статью, пункт закона.

Данные об увольнении работника вносятся аналогичным образом. То есть в графу 2 – дата увольнения, в графу 3 – основание увольнения. А вот графа 4 предназначена для указания наименования, даты и номера документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении.

Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Напомним, что информация о награждениях вносится в раздел «Сведения о награждении».

Проанализируем, в каких еще случаях кроме утраты трудовой книжки работником бюджетное учреждение должно выдать дубликат трудовой книжки.

При оформлении дубликата трудовой книжки по причине ее негодности (порвалась, испачкалась, обгорела и т. п.) на титульном листе прежней книжки делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

В дубликат переносят записи в точном соответствии с теми сведениями, которые были указаны в оригинале. Если некоторые сведения, указанные в трудовой книжке, были утрачены и (или) их невозможно прочитать, то от сотрудника нужно потребовать документы, подтверждающие его стаж работы в конкретном месте.

При наличии в трудовой записи, которая впоследствии признана недействительной (например, по решению суда), ее дубликат также оформляется по письменному заявлению работника. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, тоже делается надпись: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера. Однако в данном случае в него не вносятся записи, признанные недействительными. При этом сведения должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Если книжки были утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (например, стихийного бедствия или других чрезвычайных обстоятельств), то трудовой стаж работников определяется комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Для установления трудового стажа у данного работодателя факт работы может быть подтвержден справкой, профсоюзным билетом, учетной карточкой члена профсоюза, расчетной книжкой и другими документами, а также показаниями двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности (при отсутствии вышеперечисленных документов).

Если человек до поступления к данному работодателю уже работал у него, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. Если необходимые бумаги не сохранились, то стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

По результатам работы комиссии составляется акт. В нем указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании такого акта работнику, чей документ был утерян, выдают дубликат трудовой книжки.

консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения

Дубликаты трудовых книжек

Автор: Черенкова Маргарита Владиславна

Многим кадровикам хорошо знакома ситуация, когда потеряна или пришла в негодность трудовая книжка работника и вместо нее требуется выдать новый документ. Как правильно это сделать? О том, какие проблемы иногда возникают в работе кадровых служб при оформлении дубликатов трудовых книжек, читайте в предложенной статье.

В Правилах ведения и хранения трудовых книжек и в Инструкции по заполнению трудовых книжек перечислены все возможные случаи выдачи дубликатов трудовых книжек.

Итак, дубликаты трудовых книжек могут выдаваться в следующих случаях: при утрате трудовой книжке работником; при утрате трудовой книжки работодателем; при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной; в случае непригодности трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

При выдаче дубликата трудовой книжки в правом верхнем углу первой (титульной) страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (пункт 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Если трудовая книжка утрачена работником

Работнику была выдана его трудовая книжка для предоставления по месту требования. Работодателю трудовую книжку работник не вернул, так как с его слов потерял в тот же день. Теперь работник просит выдать дубликат. Как правильно его оформить? Дело в том, что до трудоустройства в нашу организацию работник имел стаж работы в других организациях. Возможно ли в данной ситуации переписать в новую трудовую книжку сведения с копии трудовой книжки, которая имеется в отделе кадров? Или все-таки нужно собирать документы с предыдущих его мест работы?

Трудовая книжка работнику выдается только в день прекращения трудового договора (часть четвертая статьи 84.1 ТК РФ). В других случаях работодатель по письменному заявлению работника в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи обязан выдать либо копию трудовой книжку, либо выписку из трудовой книжки. Поэтому в предложенной ситуации кадровик нарушил нормы трудового законодательства. Как правило, необходимость в подлиннике трудовой книжки возникает в случае, когда работник обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии. Вместе с тем, письмом от18 марта 2008 г. № 656-6-0Роструд разъяснил. что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки).

Далее, согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек при утрате трудовой книжки работодатель обязан оформить ее дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления об утрате. В заявлении работник должен не просто изложить просьбу о выдаче дубликата, но и подробно объяснить при каких обстоятельствах была утеряна трудовая книжка.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки закреплен в разделе III Правил ведения и хранения трудовых книжек, а также в разделе 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) прежде всего, вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов и должностей работника.

Затем, общий и (или) непрерывный трудовой стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

- в графе 2 указывается дата приема на работу;

- в графе 3 пишется наименование организации, где работал работник, структурное подразделение и должность (работа), на которую он был принят.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом делается соответствующая запись.

Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора) производится в общем порядке:

- в графе 2 указывается дата расторжения трудового договора (дата увольнения);

- в графе 3 – причина (основание) расторжения трудового договора (увольнения), если представленные документы имеют такие сведения;

- в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

В том случае, когда документы не содержат полностью сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу.

Конкретный перечень этих документов законодателем не определен. Это могут быть справки с предыдущих мест работы, копии приказов.

Согласно пункта 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек «работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю».

Что касается копии трудовой книжки, то согласно разъяснениям Роструда от 06.11.2008 № 2535-6-1 «в дубликат трудовой книжки следует вносить сведения, подтвержденные справками или приказами, а копию трудовой книжки (в случае необходимости) работник сможет представить вместе с дубликатом для подтверждения трудового стажа».

Работник потерял трудовую книжку и просит восстановить ее на основании выписки из индивидуального лицевого счета из ПФР по форме СЗВК-4. Является ли данная форма, подтверждающим документом для оформления дубликата трудовой книжки?

Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования, утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318 предусматривает, что каждый страхователь ежегодно, до 1 марта года, следующего за расчетным периодом, представляет в территориальный орган ПФР сведения о страховом (трудовом) стаже в отношении каждого работавшего у него застрахованного лица. Эти сведения представляются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица, а также данных бухгалтерского учета о начислении и об уплате страховых взносов (пункт 27).

Сведения о трудовом (страховом) стаже представляются страхователями по форме «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (СЗВ-К)».

Страхователи представляют сведения о трудовом (страховом) стаже застрахованных лиц в письменной или электронной форме в соответствии с Инструкцией по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

Имея в виду указанные выше положения, а также форму документов персонифицированного учета, в которую вносятся представленные работодателем достоверные сведения о трудовом стаже каждого работника, о заработной плате и другие сведения для целей обязательного пенсионного страхования, принимая во внимание разъяснение Роструда от 06.11.2008 № 2535-6-1, можно сделать вывод, что использование сведений СЗВ-К при оформлении дубликата трудовой книжки возможно лишь в общем виде (без разбивки на отдельные периоды). Для подтверждения периодов работы у каждого конкретного работодателя и внесения этих сведений в дубликат трудовой книжки потребуется представление других соответствующих документов (справок, копий приказов).

Трудовая книжка утрачена работодателем

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (пункт 34 Правил ведения трудовых книжек).

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Напомню, что в Правилах ведения и хранения трудовых книжек рассматривается только ситуация массовой утраты трудовых книжек работодателем, поскольку предполагается, что утрата одной трудовой книжки по вине работодателя при условии хранения трудовых книжек в сейфе организации невозможна.

Выдача дубликата трудовой книжки в случае признания записи недействительной

В соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек, изготовления бланков трудовых трудовой книжки и обеспечения ими работодателей при наличии в трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, работнику выдается дубликат, в который переносятся все записи, кроме недействительной.

Нужно ли при перенесении записей соблюдать действующие в настоящий момент правила по оформлению трудовых книжек (полное и сокращенное наименование организации, запрещение сокращений и др.)?

Можно ли исправить явные нарушения в предыдущих записях (например, отсутствие ссылки на соответствующую статью ТК РФ, неправильную ссылку и т.п.) или нужно точно «скопировать» все имеющиеся записи, за исключением недействительной?

Ранее действовавшая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 № 162, достаточно подробно определяла порядок выдачи дубликата трудовой книжки в случае признания записи об увольнении или переводе недействительной. В пункте 2.9 Инструкции предусматривались следующие правила выдачи дубликата:

1. Работник подавал работодателю письменное заявление с просьбой о выдаче

дубликата трудовой книжки в связи с признанием записи об увольнении или переводе на другую работу недействительной.

2. Работодатель (по последнему месту работы) выписывал дубликат трудовой книжки.

При этом каких-либо документов, подтверждающих стаж работы, предшествующей поступлению в данную организацию, не требовалось. Следовательно, записи в дубликате (за исключением недействительной) воспроизводились в точном соответствии с записями в трудовой книжке.

3. Работнику на руки выдавался дубликат трудовой книжки, и возвращалась прежняя

трудовая книжка с записью, признанной недействительной. Трудовая книжка передавалась работнику для предоставления ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие (учреждение, организацию), где был выдан дубликат трудовой книжки.

В действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек (пункты 31, 33 Правил) практически воспроизводится вышеизложенная процедура оформления дубликата:

- работник, в трудовой книжке которого была сделана запись об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, подает работодателю письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки;

- работодатель по последнему месту работы (пункт 31 Правил) выписывает дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (пункт 31 Правил);

- трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

Несмотря на то, что в Правилах не указана цель возврата трудовой книжки, вполне очевидно, что она, как и прежде, будет являться основанием для подтверждения стажа для поступления на работу в организацию, в которой был выдан дубликат. Поэтому любое несоответствие записей, содержащихся в трудовой книжке и в ее дубликате, может стать поводом для сомнений сотрудников пенсионных органов в достоверности содержащихся в дубликате сведений.

Практика показывает, что крайне нежелательно корректировать записи о работе. Они должны быть воспроизведены в дубликате в точном соответствии с трудовой книжкой. Даже в отношении орфографических ошибок нежелательно вносить исправления. Это касается и случаев, когда работниками кадровых служб предыдущих организаций не были соблюдены новые требования законодательства по заполнению трудовых книжек (нет полного и сокращенного наименования организации, имеют место сокращения и т.д.).

Замечу, что организация, которая выписывает дубликат, может исправить неправильные или неточные записи, допущенные данной организацией в порядке, предусмотренном пунктом 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Оформление дубликата трудовой книжки при изменении наименования организации

Работник работал в нашей организации с сентября 2005 года по март 2007 года. В настоящее время он обратился за дубликатом трудовой книжки в связи с ее утратой, как к работодателю по последнему месту работы. В 2009 году наименование организации изменилось. Каким образом оформить дубликат трудовой книжки, а именно:

1.Какое наименование организации следует указывать при оформлении

дубликата трудовой книжки (прежнее или новое)?

2.Если написать прежнее наименование, то правомерно ли после записи о

расторжении трудового договора проставить новую печать организации, ведь прежние печати и штампы не сохранились?

Согласно пункту 7.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 данной Инструкции. Это означает, что после указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. Поскольку организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование и, соответственно, печать, то на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.

Заполнение разделов дубликата трудовой книжки осуществляется по правилам, изложенным в пункте 7.2 вышеназванной Инструкции. В графе 3 «Сведения о работе» необходимо указать то наименование организации, которое существовало в момент приема работника на работу, например: Общество с ограниченной ответственностью «Оптима» (ООО «Оптима»).

После записи о расторжении трудового договора из данной организации, приводятся сведения об изменении наименования организации по правилам, изложенным в пункте 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, например: Общество с ограниченной ответственностью «Оптима» (ООО «Оптима») 15.12.2009 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Консалтинг-Оптима» (ООО «Консалтинг-Оптима»).

Далее, все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.