Как принять на работу сотрудника: пошаговая инструкция

Расскажем, как принять на работу новых сотрудников, какие у них запросить документы.

При приеме на работу будущий сотрудник должен предъявить:

• паспорт или другой документ удостоверяющий личность. Например, малолетний сотрудник, который не достиг 14 лет, может показать свидетельство о рождении. А гражданин, постоянно проживающий за рубежом, вправе предъявить заграничный паспорт;
• трудовая книжка. Предоставлять ее не обязаны только совместители или те, кто впервые устраивается на работу, последним вы должны сами завести трудовую книжку;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС), если оно уже было получено на другой работе;
• документы воинского учета. Для военнообязанных – военный билет или временное удостоверение вместо него, а для призывников – приписное свидетельство;
• документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Он обязателен, если к специалисту, занимающему должность, предъявляются такие требования. Например, фармацевту для работы необходим действующий сертификат специалиста;
• справка о наличии или отсутствии судимости или уголовного преследования. Этот документ обязателен, только когда допускать осужденных и подозреваемых в преступлениях к работе нельзя. И это прямо установлено законами. Например, такое условие установлено для педагогов (ст. 331 ТК РФ ).

Такой обязательный минимум документов, которые соискатель должен представить при приеме на работу, прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Другие документы можно требовать, только если это прямо предусмотрено законодательством. Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ ).

С представленных документов снимите копии и храните их, например, в личном деле сотрудника. Там же можете держать и трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие распоряжения, касающиеся сотрудника.

Если у гражданина нет паспорта, но он может представить какой-либо другой документ, удостоверяющий личность. Отказать ему в приеме на работу нельзя. Дело в том, что по общему правилу при устройстве на работу гражданин может представить либо паспорт, либо иной документ, удостоверяющий личность.

Например, на время оформления паспорта гражданину выдают временное удостоверение личности. Такой документ подойдет. Еще это может быть заграничный паспорт (для граждан, постоянно проживающих за границей) или удостоверение личности военнослужащего. А вот если будущий сотрудник не представит вообще никакого документа, удостоверяющего его личность, есть все основания не брать его на работу. Обосновать отказ можно тем, что претендент на работу не предъявил документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса РФ.

Как принять на работу гражданина, который не предъявил страховое пенсионное свидетельство? Ответ зависит от того, по какой причине человек не представил СНИЛС. Если гражданин впервые устраивается на работу и никогда прежде не получал пенсионное свидетельство, то отказать в трудоустройстве нельзя. Оформить СНИЛС должен работодатель, то есть вам придется самим этим заняться.

Когда же соискатель не представляет СНИЛС или хотя бы его копию по какой-то другой причине, то формально вы вправе отказать в приеме на работу.

Помимо перечисленных документов подросток обязан передать вам справку о прохождении медосмотра. Несмотря на то, что в перечне обязательных документов эта бумага отсутствует, представить ее подросток должен – это прямо предусмотрено специальными нормами.

Так, медицинской справкой будущий сотрудник младше 18 лет подтвердит, что прошел обязательный осмотр у врача (обследование). Сделать это он должен согласно части 1 статьи 266 и части 5 статьи 348.8 Трудового кодекса РФ. Без этого нанимать несовершеннолетнего попросту нельзя.

Свидетельство ИНН не упомянуто в статье 65 Трудового кодекса РФ как документ, необходимый при приеме на работу. Поэтому требовать его у сотрудника не нужно. Однако в некоторых случаях предъявить ИНН соискатель все же обязан. Например, такое требование распространяется на заключение служебного контракта с гражданским служащим.

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель. Типовой формы трудового договора нет, его составляют произвольно. Главное, чтобы в нем содержались обязательные сведения и условия, предусмотренные главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Например, сведения о зарплате, должности, режиме рабочего времени и т. д.

Должность в трудовом договоре укажите так же, как и в штатном расписании. Принимать сотрудника на позицию, которая не предусмотрена в штатном расписании, нельзя.

Прием сотрудника на работу оформите приказом. Основанием для этого является трудовой договор. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Для людей, с которыми работодатель заключит гражданско-правовые договоры – подряда, возмездного оказания услуг и т. п. – приказы о приеме не нужны. Трудовое законодательство на них не распространяется. Подробнее о том, как оформить приказ о приеме на работу. читайте на нашем сайте.

После того как руководитель прикажет включить в штат нового сотрудника, сделайте запись в трудовой книжке.

По просьбе сотрудника можно внести в трудовую книжку сведения о совместительстве. Сделайте это на основании документа, который подтвердит, что сотрудник работает где-то еще. Форма такого документа Трудовым кодексом РФ не определена. Это может быть справка, копия трудового договора или приказа о приеме на работу и т. п. Главное, чтобы в ней были необходимые сведения.

После того как вы заполнили трудовую книжку, оформите личную карточку. Все работодатели обязаны вести учет трудовых книжек. Для этого используют специальные книги.

Когда нанимаете бывшего госслужащего, сообщите об этом на его последнее место службы. Сделать это необходимо в 10-дневный срок с момента подписания с ним трудового договора. Правда, поступать так нужно не всегда. Дело в том, что сообщать о трудоустройстве бывшего госслужащего нужно только при одновременном выполнении следующих условий:

• с момента увольнения человека с государственной или муниципальной службы прошло менее двух лет;
• сотрудник занимал должность, которая включена нормативными документами в специальный перечень. Для федеральных государственных служащих такой перечень утвержден указом Президента от 18.05.2009 № 557. Для государственных служащих субъектов РФ (муниципальных служащих) соответствующие перечни должны разработать органы государственной власти субъектов РФ (органы местного самоуправления).

Эти сведения выясните у самого бывшего госслужащего. Он обязан информировать работодателей об этом в течение двух лет после увольнения с госслужбы. Работодателя, который не сообщит о найме бывшего госслужащего или сделает это несвоевременно, оштрафуют. За такое правонарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• от 2000 до 4000 руб. – для граждан;
• от 20 000 до 50 000 руб. – для должностных лиц, например, руководителя;
• от 100 000 до 500 000 руб. – для организации.

Это предусмотрено статьей 19.29 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Для того чтобы передать сведения на место, где сотрудник раньше служил, напишите письмо. Составьте его в произвольной форме. В письме обязательно укажите:

• фамилию, имя и отчество гражданина. Если после увольнения с госслужбы эти сведения менялись, указать надо те, что действовали на момент прекращения службы;
• дату и место рождения бывшего госслужащего;
• должность, которую замещал на службе человек;
• полное и сокращенное наименование вашей организации;
• дату и номер приказа, распоряжения о зачислении сотрудника в штат;
• дату заключения трудового договора. Если он срочный, укажите также период, на который трудовой договор заключен;
• должность, на которую приняли сотрудника, и подразделение, где он работает.

Прием на работу инструкция

Еще до того, как будут оформляться трудовые отношения, сотруднику кадровой службы в некоторых случаях придется провести предварительную работу, например, подготовить и провести избрание по конкурсу или на должность, организовать медицинское освидетельствование кандидатов, изучить предъявленные ими документы. Мы представляем пошаговую инструкцию для кадровика, оформляющего прием на работу. Обсудим сведения, которые нужно проверить до приема на работу, оформление работником заявления о приеме на работу, расскажем, почему работника необходимо ознакомить с текстом коллективного договора, если он имеется в организации, и локальными нормативными актами работодателя, объясним, как происходит правильное оформление трудового договора и, при необходимости, договора о материальной ответственности.

До приема на работу нового сотрудника нужно выяснить, не имеется ли у соискателя ограничений, не позволяющих ему заниматься определенными видами деятельности в соответствии со ст.351.1 ТК РФ.

Для того чтобы заключить трудовой договор с новым работником, ему необходимо представить в отдел кадров следующие документы:

• документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, за исключением тех случаев, когда работник будет трудиться по совместительству или оформляется на работу впервые;
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• военный билет или приписное свидетельство – для военнообязанных и молодых людей, подлежащих призыву в армию;
• документы об образовании и подтверждающие квалификацию или наличие специальных знаний, если они требуются для выполнения должностных обязанностей;
• справка установленной формы, подтверждающая отсутствие судимости и уголовного преследования, выданная уполномоченными федеральными органами исполнительной власти. Она потребуется в случаях, когда работа связана с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются граждане, имеющие судимость и иные проблемы с законом, в соответствии с ТК РФ.

Если гражданин впервые устраивается на работу, обязанность по оформлении его трудовой книжки и страхового свидетельства возлагается на работодателя. В тех случаях, когда трудовая книжка нового работника утеряна или повреждена, по его письменному заявлению, в котором объясняется факт отсутствия или повреждения этого документа, работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки.

В некоторых случаях, согласно Трудовому кодексу РФ и иным федеральным законам, для осуществления некоторых видов деятельности для работника предусмотрена необходимость предъявления дополнительных документов, без которых трудовой договор с ним заключен быть не может.

В соответствии со ст.64.1 ТК РФ, граждане, уволенные с государственной или муниципальной службы, в течение двух лет после этого обязаны информировать нового работодателя о последнем месте службы.

После подготовительного этапа пошаговая процедура оформления трудового договора с новым сотрудником будет осуществляться в следующем порядке.

В подавляющем большинстве организаций этот шаг не является обязательным, поскольку такое заявление в ТК РФ не предусматривается. Но, в соответствии со ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», такое заявление необходимо написать гражданину, оформляющемуся на работу в органы государственного или муниципального подчинения.

В случае если такое заявление новым работником написано, его нужно зарегистрировать в установленном работодателем порядке. Как правило, для этого используется специальный журнал.

В соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ, еще до того, как будет подписан трудовой договор, новый работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка и теми локальными нормативными актами, которые регламентируют его деятельность. К числу таких локальных нормативных актов относится и должностная инструкция, которая, в некоторых случаях, может быть оформлена как приложение к трудовому договору.

Порядок подтверждения того, что работник ознакомился с локальными нормативными актами, в трудовом законодательстве не определен. Но то, что это было сделано, должно быть зафиксировано либо с помощью ознакомительных листов, либо с помощью специальных журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работник ставит свою подпись и указывает дату ознакомления с тем или иным нормативным актом.

В тексте трудового договора должно быть обязательно указано, что еще до подписания этого документа работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, и приведен их перечень.

Порядок, регламентирующий ознакомление с локальными нормативными актами и процедуру подписания трудового договора может быть установлен одним из тех же локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

В соответствии со ст.67 ТК РФ, трудовой договор должен быть составлен и подписан обеими сторонами в двух экземплярах. В некоторых случаях закон предусматривает возможность того, что договор может быть согласован третьей стороной, не являющейся непосредственным работодателем. Это предусматривает необходимость подписания большего числа экземпляров трудового договора. Если должность, которую будет занимать новый работник, предполагает материальную ответственность, договор о полной материальной ответственности лучше заключить одновременно с подписанием трудового договора, поскольку впоследствии работник может отказаться от оформления договора о материальной ответственности и принудить его к этому будет невозможно. Поэтому одновременное подписание сразу двух договоров является единственным приемлемым выходом, позволяя работодателю подстраховаться и избежать ненужных проблем.

При этом не следует забывать, что, в соответствии со ст. 244 ТК РФ, договор на материальную ответственность может быть заключен только с совершеннолетними работниками, которые по роду своей деятельности обслуживают или используют материальные ценности. Перечень таких видов деятельности и категорий работников утверждается в порядке, который установлен Правительством РФ. В настоящее время действует Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, в котором утверждаются и типовые формы коллективных (бригадных) и индивидуальных договоров о материальной ответственности.

Порядок, по которому производится регистрация трудовых договоров и договоров о полной материальной ответственности, устанавливается локальным нормативным актом работодателя. Для каждого из этих типов договоров, например, может быть заведен специальный журнал учета.

В соответствии со ст. 67 ТК РФ, после подписания один экземпляр трудового договора хранится у работодателя, а второй – передается сотруднику. То, что свой экземпляр трудового договора он получил, может быть подтверждено его подписью на экземпляре работодателя, которую он поставит после фразы: «Оформленный экземпляр трудового договора получил». В случае, когда с работником был заключен и договор о материальной ответственности, его экземпляр также передается ему в описанном выше порядке.

Основанием для издания такого приказа является подписанный трудовой договор, поэтому содержание приказа должно строго соответствовать тем условиям, которые прописаны в трудовом договоре.

Она производится в том порядке, который установлен работодателем. Как правило, вносится соответствующая запись в специальный журнал учета подобных документов.

С содержанием приказа о приеме на работу новый сотрудник должен быть ознакомлен под подпись. В соответствии со ст. 68 ТК РФ, сделать это он должен в течение трех рабочих дней с того дня, как он фактически начал свою трудовую деятельность.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, работодатели – юридические лица и физические лица, являющиеся индивидуальными предпринимателями, обязаны внести запись о приеме на работу в трудовую книжку сотрудника, если он проработал более 5 дней.

Исключение касается только совместителей, трудовые книжки которых ведутся и хранятся по основному месту работы. Тому работнику, кто устраивается на работу впервые, трудовую книжку обязан оформить работодатель.

Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведутся по формам, утвержденным Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

В соответствии с п. 12 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», работник должен быть ознакомлен со всеми изменениями и новыми записями, вносимыми в его трудовую книжку и личную карточку, в которой дублируются эти изменения и записи. Личная карточка оформляется по унифицированной форме, которую утверждает Федеральная служба государственной статистики. Регистрация личных карточек производится в специальном журнале учета.

В некоторых случаях, в соответствии с установленным на предприятии регламентом, может потребоваться оформление личного дела работника. Иногда требуется сообщить о факте приема нового сотрудника его старому работодателю, а также предоставить сведения о нем в военкомат.

Личное дело на новичка оформляется, если это предусмотрено в отношении его должности работодателем. Большинство из них не вменяют в обязанности кадровой службы ведение личных дел сотрудников, но для тех, кто работает на государственной или муниципальной службе, это является обязательным условием. Если в коммерческой структуре работодатель сочтет это необходимым, ведение личных дел работников должно регламентироваться локальным нормативным актом. Регистрация личных дел производится в специальном журнале.

Бывший работодатель, в соответствии со ст. 64 ТК РФ, должен быть поставлен в известность о факте приема сотрудника на работу в том случае, если работник являлся государственным или муниципальным служащим и со дня его увольнения со службы прошло менее двух лет.

Это предусматривается «Правилами сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 21.01.2015 N 29.

Военный комиссариат должен быть уведомлен о факте приема на работу нового сотрудника в том случае, если работник подлежит воинскому учету, в соответствии с п. 32 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719. Уведомление должно быть зарегистрировано, например, в журнале учета исходящих документов.

Как принять работника на работу - пошаговая инструкция

Как принять работника на работу по трудовому договору? Предлагаем изучить пошаговую инструкцию, как для индивидуальных предпринимателей, так и для юридических лиц. Пункты инструкции, выделенные жирным шрифтом. являются обязательными.

1) Первым действием при приеме на работу является требование у будущего работника документов, таких как:

• Паспорт работника или иной документ удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка. Если для будущего работника это первая работа, то следует завести ему трудовую книжку;
• Страховое свидетельство Государственного пенсионного страхования. Опять же, если это первый трудовой опыт работника, то необходимо оформить ему страховое свидетельство в ПФР;
• ИНН;
• Документы воинского учета;
• Документы об образовании, квалификации и иные документы, подтверждающие получение работником специальных знаний.

Стоит отметить, что нельзя потребовать у работника документы, которые не указаны в перечне ст.65 Трудового Кодекса.

Также, в установленных законом случаях необходимо прохождение медицинского осмотра. Например, лица, не достигшие возраста 18-ти лет при трудоустройстве на работу, обязаны пройти медицинский осмотр согласно ст. 69 ТК РФ.

2) Работник пишет заявление о приеме на работу. По закону данное действие не является обязательным и данный пункт можно не учитывать. Однако в большинстве случае заявление все-таки пишется, так как несет некую «психологическую» важность для будущего работника, особенно если он поступает на работу впервые.

3) Ознакомление работника с должностной инструкцией под роспись. Составление должностной инструкции не обязательное действие при приеме на работу, однако, данный документ обозначает трудовые обязанности работника в письменной форме, что зачастую бывает не лишним. Составляется в 2-х экземплярах, один отдается работнику, другой остается у работодателя.

4) Заключение трудового договора с работником в течении 3-х дней с начала фактической работы. Трудовой договор является письменным соглашением между работником и работодателем и устанавливает их взаимные права и обязанности.
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16-ти лет.
В трудовом договоре, в обязательном порядке, необходимо указать:
- Испытательный срок для будущего работника. Если его не указать, то работник будет принять без испытательного срока и в случае чего, уволить его сразу не получится;
- Место работы с указанием структурного подразделения;
- Размер заработной платы;
- Режим труда и отдыха;
- Обязанности работника.
Трудовой договор составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами, то есть работником и работодателем.
После заключения трудового договора его следует зарегистрировать в книге учета трудовых договоров. В этой книге работник расписывается о получение трудового договора. Ведение книги учета трудовых договоров является не обязательным требованием, однако несет в себе не малую пользу.

5) Издание приказа о приеме на работу по форме № Т-1 . Данная форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04. Приказ оформляется на основании трудового договора. Далее приказ о приеме на работу дается работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Обычно составляется в одном экземпляре и остается у работодателя. По требованию может быть составлена копия приказа и передана работнику.

6) Оформление личной карточки работника. Личная карточка является одним из основных учетных документов при оформлении работника и имеет типовую форму № Т-2 утвержденную постановлением Госкомстата России от 05.01.2004.

7) Внесение записи в трудовую книжку работника. Следует отнестись к данному пункту более внимательно, так как за нарушение порядка ведения трудовых книжек, работодатель может быть привлечен к ответственности. Например, сведения в трудовую книжку вносятся на основании соответствующего приказа работодателя не позднее семи дней.

8) ВАЖНО! Для индивидуальных предпринимателей после трудоустройства первых работников необходимо встать на учет как работодатель в Пенсионный Фонд РФ - в течении 30 дней и Фонд обязательного медицинского страхования - в течении 10 дней после трудоустройства первого работника. За нарушение установленных сроков регистрации установлен штраф в размере 5 000 рублей, а при просрочке срока постановки на учет более чем на 90 дней штраф увеличивается вдвое - 10 000 рублей.

Прием на работу сотрудника: правила оформления

Прием на работу осуществляется на основании приказа о приеме на работу. Но до того как издать приказ работодатель должен заключить с сотрудником трудовой договор, а до подписания трудового договора ознакомить его с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными актами, связанными с работой этого сотрудника (например, положением об охране коммерческой тайны, персональных данных и т.д.), коллективным договором (при его наличии).

Мы не будем здесь рассматривать все предварительные действия и мероприятия (собеседования, проведение конкурса), которые предшествуют поступлению на работу к работодателю, а рассмотрим только процедуру оформления работника у работодателя. Таким образом, порядок приема на работу сотрудника будет включать в себя следующие этапы.
1. Обращение претендента на вакантную должность к работодателю с письменным заявлением. Данный этап не является обязательным, но зачастую практикуется в организациях. Новый работник приходит и пишет заявление о приеме на работу, на основании которого осуществляется оформление приема на работу работника на должность.
2. Документы при приеме на работу. Список документов при приеме на работу может быть различным. Обычно с заявлением о приеме на работу претендент представляет следующие необходимые для приема на работу документы: паспорт, трудовую книжку, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, страховое свидетельство пенсионного страхования, документы об образовании, военный билет (при наличии), справку о состоянии здоровья (при необходимости) и т.д. Общий перечень документов для приема на работу устанавливается ст. 65 Трудового кодекса РФ.
3. До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, связанными с его работой, и коллективным договором.
4. Подписание трудового договора работником и работодателем. Такой договор составляется минимум в 2-х экземплярах, по одному для работника и работодателя. Рекомендуется также подготовить должностную инструкцию для работника и ознакомить его с ней.
5. На основании заключенного договора работодатель издает приказ о приеме на работу .
6. Приказом о приеме на работу объявляется работнику под роспись в 3-хдневный срок со дня начала работы.
7. В трудовую книжку вновь принятого работника вносится запись о приеме на работу.
8. На работника оформляется личная карточка .
Рекомендую ознакомиться со следующим видео, в котором наглядно, по шагам продемонстрировано, как оформить работника на работу.

Роструд подготовил электронный сервис. позволяющий работодателям проверить правильность работы с кадрами, а работникам соблюдение трудового законодательства. Сервис работает бесплатно, доступен без регистрации и позволяет провести проверку анонимно путем пошагового ответа на предложенные вопросы.

Как принять на работу сотрудника: порядок трудоустройства и необходимые документы

Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

• паспорт;
• ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

1. По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
2. Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

• должность и подразделение;
• физическое место работы;
• режим работы;
• размер и порядок оплаты;
• дополнительные условия;
• функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах - по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

В приказе фиксируются:

• дата поступления на работу;
• условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника - с указанием его ФИО, по совместительству);
• должность и структурное подразделение;
• оклад;
• срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации - не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

Некоторые категории соискателей имеют особый порядок трудоустройства. Несовершеннолетнего можно взять на работу только при соблюдении условий:

• возраст старше 14 лет;
• согласие родителя;
• легкие условия труда;
• отсутствие медицинских ограничений.

Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

• свидетельство о рождении;
• паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
• само письменное разрешение от родителя;
• школьный аттестат (при наличии);
• для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
• ИНН, СНИЛС (при наличии);
• приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
• медсправка.

Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.