Должностная инструкция, порядок ее оформления

Должностная инструкция, порядок ее оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта

Кафедра социально-культурного сервиса и туризма

ТЕМА: «Должностная инструкция, порядок ее оформления. Проект должностной инструкции секретаря-референта»

• Введение
• 1. Должностная инструкция как один из основных организационно-правовых документов предприятия
• 1.1 Определение понятия «должностная инструкция»
• 1.2 Значение должностной инструкции
• 2. Обзор методов разработки должностных инструкций
• 2.1 Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции
• 3. Проект должностной инструкции секретаря-референта
• Заключение
• Приложение 1
• Введение
• На сегодняшний день в обществе произошли значительные социальные и экономические перемены. За последние 3-5 лет было образовано множество компаний малого и среднего бизнеса, включая групповой бизнес. Все компании и фирмы на определенном этапе столкнулись с одной из проблем эффективного менеджмента организации - разработка взаимоотношений полномочий и определение должностных обязанностей каждого исполнителя. В связи с этим был поставлен вопрос о разработке должностных инструкций.
• В специальной литературе сложилось неоднозначное отношение к вопросу о необходимости разрабатывать должностные инструкции. Ряд специалистов утверждает, что должностные инструкции обязательны по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие отвергают их. В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов:
• 1) Что такое должностная инструкция?
• 2) Каково предназначение должностной инструкции?
• Ответы на данные вопросы помогут нам сформировать собственную точку зрения о необходимости разработки должностной инструкции.
• Однако, те категории руководителей, которые считают обязательным разрабатывать должностные инструкции, сталкиваются с рядом других проблем:
• 1) Как грамотно разработать должностную инструкцию, с учетом всех требований предъявляемых сотруднику?
• 2) И, собственно, как определить все требования, предъявляемые сотруднику организации?
• Поскольку каждая организация является уникальной, с особой спецификой и направленностью, то необходимо учитывать данный факт при разработке должностной инструкции.
• Таким образом, внимательный и глубокий подход к разработке должностной инструкции приобретает значимую актуальность.
• Исходя из актуальности, была определена цель работы: разработка должностной инструкции.
• Задачи:
• 1) Теоретическое изучение должностной инструкции.
• 2) Анализ основных методов разработки должностных инструкций.

1. Должностная инструкция как один из основных организационно-правовых документов предприятия 1.1 Опр еделение понятия «должностная инструкция» Должностная инструкция - внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке [3]. Так, по смыслу ч. 2 ст.64 ТК РФ обоснованным является отказ в приеме на работу по деловым качествам претендента на заключение трудового договора. В соответствии с п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.04 №2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» под деловыми качествами работника понимаются способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него: - профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации); - личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). При этом, по мнению Верховного Суда РФ, работодатель в праве предъявить к лицу, претендующему на вакантную должность или работу, и иные требования, которые: - обязательны для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона (например, наличие российского гражданства, являющееся по смыслу п. 6, 7 ст. 16 Федерального закона от 27.07.04 № 79-Ф3 (ред. от.02.02.2006) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» обязательным условием для принятия на государственную службу, за исключением случаев, когда иное предусмотрено международным договором РФ); - необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере) [3]. Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях - для руководителей структурных подразделений. Основными разделами должностной инструкции являются: общая часть, карта функциональных обязанностей, права, ответственность, поощрение. 1 .2 Значение должностной инструкции К сожалению, приходится констатировать, что в настоящее время во многих организациях и на предприятиях (в большей части негосударственных) отсутствует практика разработки и введения должностных инструкций. Между тем, их введением достигается целый ряд целей (Приложение 1) [4]. Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции позволяет: - объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в т.ч. в процессе прохождение конкурса (избрания или выборов на должность); - наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности); - рационально распределить функциональные обязанности между работниками (осуществит разделение труда в целом); - решить вопрос о переводе работника на другую работу [3]; - повысить своевременность и надежность выполнения задач, за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения; - улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными; - четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами; - конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использование ресурсов; - повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей; - организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками [1]. Следует отметить, что работник также заинтересован в четком определении характера его работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности. В ряде случаев это позволяет ему: - объективно оценить свои возможности и дальнейшую перспективу трудовой деятельности; - определить вид и род работы, круг своих обязанностей в целях защиты трудовых прав; - оценить меру юридической ответственности по занимаемой им (или вакантной) должности. Кроме того, должностные инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав, как работника, так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя. Они разрабатываются в целях обеспечения: - взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями; - исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками организации отдельных операций; - четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения); - установления их меры ответственности. Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время. Она вступает в силу с момента утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом [3]. В современных компаниях должностная инструкция, как правило, подготавливается отделом человеческих ресурсов, совместно с руководителем подразделения: специалисты по человеческим ресурсам привносят свое знание процесса создания должностной инструкции, линейный руководитель - определяет субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями о структурных подразделениях организации. Кроме того, целесообразно согласование должностной инструкции с юрисконсультантом. Согласование - это в первую очередь проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, т.е. выявление положений в должностной инструкции, которые противоречат трудовому законодательству или не преследуют основную цель - установление правового положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную его должностной инструкцией. Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации. Их подобает утверждать и вводить в действие до поиска подходящего работника на вакантную должность и заключение с ним трудового договора. 2. Обзор методов разработки должностных инструкций 2.1 Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать нормативные правовые акты, разработанные централизованно государством. Так, в соответствии с п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9 (далее порядок применения ЕКС), квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций. Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенности организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. Согласно п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных: - с регулированием трудовых отношений; - с обеспечением эффективной системы управления персоналом организации независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности. Руководствуясь государственными нормативами, работодатель в праве самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать требованиям, установленным централизованно. Кроме того, работодатель в праве расширить круг трудовых обязанностей работника в сравнении с установленными в централизованном порядке. Однако данная возможность имеет некоторые ограничения. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ. Таким образом, должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками. Содержание должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС [3]. Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности (карта функциональных обязанностей), права, ответственность, взаимоотношения. Кроме того, рекомендуется включать и такой раздел как поощрение [1]. Раздел «Общая часть» Определяется назначение и место работника в аппарате управления. В общей части устанавливаются следующие положения: 1. Основная функция управления, которую реализует работник в соответствии с матрицей распределения функций между структурными подразделениями. Подчиненность работников в соответствии со схемой организационной структуры с указанием конкретного структурного подразделения и выше стоящего руководителя. Перечень должностных лиц (для руководителей), непосредственно подчиненных по штатному расписанию предприятия. 2. Порядок назначения, перевода и освобождение работника по данной должности определяется в соответствии с квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих и Правилами внутреннего трудового распорядка. 3. Квалификационные характеристики кандидата на должность, устанавливающие стаж работы по специальности и уровень образования, определяются по квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих. 4. Профессиональные требования к кандидату на должность («что должен уметь») устанавливается из квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. 5. Перечень основных нормативных актов, положений и инструкций, которыми должен руководствоваться работник при выполнении своих обязанностей («что должен знать»), определяется на основе квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих и внутренних нормативных документов предприятия. 6. Основная цель деятельности работника, определяющая главное направление его работы при выполнении функциональных обязанностей. Этот раздел может содержать дополнительные требования, устанавливаемые работодателем к должности самостоятельно с учетом специфики деятельности организации, условий труда работника [1]. Раздел «Должностные обязанности» Наиболее важный раздел, занимающий центральное место в должностной инструкции, поскольку работодатель не в праве требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. В этот раздел включается выполнение работником обязанностей, предусмотренных как ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, так и иными локальными нормативными актами, действующими в организации. Среди локальных нормативных актов можно назвать акты, устанавливающие дисциплину труда (Правила внутреннего трудового распорядка) или (Положение о персональных данных работников организации) и т. д. В то же время с учетом специфики работы могут быть установлены и иные обязанности. Например, обязанность работника повышать свой профессиональный уровень, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя [3]. Егоршин А.П. предлагает в данном разделе определять функциональные обязанности работника, количественные показатели их выполнения и функциональные взаимосвязи с другими работниками. Представляется в табличной форме. Исходными данными для разработки карты функциональных обязанностей являются: - квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих; - матрица распределения функций управления между структурными подразделениями; - положение о структурном подразделении; - нормативы трудоемкости решения задач управления, при отсутствии нормативов трудоемкости - материалы экспертного опроса специалистов о затратах труда и сроках решения задач управления [1]. Разделы: «Права», «Ответственность» Раздел «Права» охватывает перечень полномочий, которыми наделяется работник, в связи с исполнением трудовых обязанностей. Права характеризуют возможность использования различных ресурсов (трудовых, финансовых, материальных, технических, энергетических) для решения задач управления. Права реализуются по принципу единоначалия руководителем предприятия, который их может делегировать своим заместителям и специалистам. Права устанавливают перечень полномочий работника, обеспечивающих реализацию возложенных на него функциональных обязанностей. Исходными данными для их разработки являются: Гражданский кодекс РФ; КЗоТ РФ; типовые правила внутреннего трудового распорядка; Философия предприятия; положение о структурном подразделении; типовые (примерные) положения и должностные инструкции. Раздел «Ответственность» предусматривает меры юридической ответственности за несоблюдение требований должностной инструкции, установленные трудовым законодательством. Исходные данные для разработки являются: Гражданский кодекс РФ, КЗоТ РФ, устав предприятия, философия предприятия, положение об оплате труда, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые (примерные) должностные инструкции, матрица распределения функций управления, положения о структурных подразделениях. Качество выполнения функциональных обязанностей определяется по результатам деятельности структурного подразделения в целом с учетом конкретного вклада работника в общую работу. Оценка своевременности и качества выполнения функциональных обязанностей производиться руководителем работника с применением в случае необходимости следующих форм воздействия: - мер административного воздействия, применяемых администрацией организации в соответствии с гражданским кодексом РФ, КЗоТ РФ, философией предприятия и типовыми правилами внутреннего трудового распорядка; - мер материального воздействия, основной формой которых является изменение должностного оклада и депремирование, т.е. полное или частичное лишение премии в соответствии с действующим положением об оплате труда [1]. Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения» Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и, как правило, содержит: - перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей, которые непосредственно подчинены работнику в связи с его должностью (трудовой функцией) или которым он обязан подчинятся по работе; - условия и порядок замещения временно отсутствующего работника. В этом разделе могут быть указаны иные дополнительные положения, уточняющие положение работника, занимающего указанную должность, регламентирующие его деятельность. В разделе «Поощрения» указываются формы морального и материального поощрения за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей и отсутствие нарушений трудовой дисциплины: а) Формы морального поощрения: объявить благодарность, наградить Почетной грамотой, занести на Доску почета, представить к правительственной награде. б) Формы материального поощрения: увеличить гарантированную оплату, увеличить должностной оклад, изменить вознаграждение за результат, выдать премию, наградить ценным подарком, предоставить бесплатную путевку, предоставить беспроцентный кредит на покупку дорогостоящего товара и др. в) Оценка эффективности работы конкретного работника осуществляется по результатам выполнения показателей, закрепленных за структурным подразделением. Оценку конкретного вклада работника определяет руководитель подразделения, а последнего директор предприятия [1]. 3. Проект должностной инструкции секретаря-референта Должностная инструкция необходима секретарю для того, чтобы очертить круг его обязанностей, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой. Значение должностной инструкции как организационного документа заключается в том, что она: - закрепляет правовой статус и место работника в системе управления; - определяет его задачи, функции, права и обязанности; - позволяет обоснованно оценить результаты деятельности; - является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности; - устанавливает организационные основы работы секретаря [5]. Так как секретарь-референт является помощником руководителя, к его профессиональной подготовке на предприятии предъявляются повышенные требования. В связи с этим в должностную инструкцию предлагается включить специальный пункт, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям На основе наблюдений и анализа должностных обязанностей секретаря-референта предлагается его должностная инструкция. I. Общие положения 1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности. 3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ; - уставом предприятия; - положением о функциональных службах предприятия; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применение средств вычислительной и организационной техники; - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. II. Должностные обязанности 1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия. 2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение. 5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). 7. Вести прием посетителей. 8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: - оформление приказов по личному составу; - оформление личных карточек формы ___ или личных дел; - оформление трудовых книжек; - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); - оформление командировочных документов; - оформление листов нетрудоспособности; - ведение табеля учета рабочего времени; - выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. 12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. III. Права Секретарь-референт имеет право: 1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления, международных правил оформления документов (ISO). 4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или "Конфиденциально". 8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. IV. Ответственность Секретарь-референт несет ответственность за: 1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Конфиденциально" или "КТ". 4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией [6]. Заключение В ходе теоретического анализа было установлено, что должностная инструкция является основным организационно - правовым документом организации. Содержанием должностной инструкции является трудовая функция работника и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности. Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров. Принимая во внимание, выше сказанное, нами был сделан однозначный выбор о необходимости разработки данного документа в любой организации. Подводя итоги можно сказать, что: 1) Должностная инструкция является основным организационно - правовым документом организации; 2) Содержанием должностной инструкции является трудовая функция работника и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности; 3) Должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров; 4) Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации. 5) Необходимо согласовать должностную инструкцию с юрисконсультантом. 6) Должностная инструкция должна включать в себя обязательные разделы: общая часть, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения. Рекомендуется включать и такой раздел как поощрение. 7) В качестве основы должностных инструкций используется Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 №9. 8) Должностная инструкция разрабатывается исходя из функций и задач структурного подразделения организации с учетом требований, предусмотренными квалификационными справочниками. Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией. Список литературы 1. Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород: НИМБ, 1999. - 624с. 2. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело 1998. №3 3. Костян И.А. Должностная инструкция: нужна или нет? // Справочник кадровика. - 2007, №3. - с.92-99. 4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002. 5. Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. 6. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело 1997. №4. Приложение 1

Xpert-mb73: Дневник

Должностная Инструкция Правила Оформления

Должностная Инструкция Правила Оформления

Кроме того, наличие должностной инструкции существенно. в соответствии с правилами, предусмотренными для оформления.

Методические рекомендации определяют общие правила оформления, структуру и Структура, содержание и оформление должностной инструкции.

Поделитесь понравившимся материалом с друзьями или просто сохраните ссылку для себя на страничке в соцсети! Правила составления и оформления должностных инструкций Санкина П.В. канд. ист, наук, доц. кафедры документоведения РГГУ Источник: Журнал "Справочник кадровика" Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации. Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы. Формуляр и структура текста должностной инструкции Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах). Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу. Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта. Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.). Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями. Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления. Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы: 1. Общая часть (общие положения) 2. Функции 3. Должностные обязанности 4. Права 5. Ответственность 6. Взаимоотношения (связи по должности) Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела. Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Положения должностной инструкции должны конкретизировать обязанности и виды работ, выполняемых по той или иной должности, исключая их неоднозначное толкование. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "Инспектор выполняет", "Инспектор организует", "Референт составляет " и т. д. Содержание должностной инструкции. Раздел "Общие положения" Квалификационный справочник носит рекомендательный характер. Общеотраслевые квалификационные требования Минтруда России разработаны вне связи со структурой конкретной организации, особенностями её деятельности и поэтому содержат только наиболее характерные обязанности и определяют минимальный уровень профессиональной подготовки по той или иной должности. Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и; других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 (далее - Квалификационный справочник), в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм. Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела: Должен знать - излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. Требования к квалификации - в этом разделе перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу. Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации, с учетом присущей ей специфики работы. При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие типовые документы. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении. Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов. Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации. Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом. В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.). Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения" В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д. В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений. Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования. Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности. Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом. Инспектор отдела кадров обязан; 1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни), 2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации. 3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования. 4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц. 5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору 6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства, 7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета. Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица. В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов. Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа. К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции. Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы. Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др. При подготовке публикаций данного раздела компания "ОВФ Консалт" пыталась соблюсти все законные права правообладателей на перепечатываемые тексты. Однако нам не во всех случаях удалось найти координаты авторов некоторых текстов. В случае, если данная публикация вызывает несогласие автора, просьба немедленно сообщить нам по адресу 123consulting@mail.ru - и Ваша статья будет тут же снята с сайта.

Правила оформления Должностная инструкция – локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации.

Наличие должностной инструкции, в первую очередь, выгодно нанимателю. трудовым договором или Правилами внутреннего трудового распорядка, Унифицированные требования к оформлению должностной инструкции.

Приложение Б Пример оформления второго и последующих листов 1.1 Настоящее Положение о должностной инструкции (далее. В разделе указать правила внутреннего распорядка Университета и обозначить документ.

Мы предлагаем Вам фрагмент книги “Кадры предприятия. 300 образцов должностных инструкций”, авторов-составителей Щур Д.Л. и Труханович Л.В. Сборник предназначен руководителям предприятий, менеджерам, работникам кадровых служб, юрисконсультам для использования при разработке должностных инструкций служащих и решении иных кадровых вопросов. Фрагмент публикуется с разрешения издательства “Дело и Сервис”.

Какие правила составления должностной инструкции нужно поэтому ее содержание и оформление должно соответствовать тем.

• Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного.
• Раздел 1. Правила оформления организационно-распорядительных документов Пример оформления должностной инструкции. 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7.
• Основные требования к оформлению должностной инструкции. Поделиться в соц. сетях. Мы предлагаем Вам фрагмент книги “Кадры.