Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
  Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займа
  Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора аренды
  Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
  В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 04 октября 2016

Почему вы не любите свою работу?

ОПИСЬ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ - это

ОПИСЬ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ согласно параграфу 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, – ежегодно составляемая в каждом структурном подразделении организации опись дел под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив организации. Описи дел структурных подразделений составляются в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: 1) заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; 2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); 3) порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; 4) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; 5) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); 6) графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт. о наличии копий и т. п. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись. Образец описи дел структурного подразделения установленной формы приведен в приложении № 12 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М. Флинта. Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009 .

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ — согласно разделу 7 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536, и параграфу 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций,… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Составление описей дел, Описи дел структурного подразделения - Делопроизводство - Студенческая библиотека онлайн

По результатам экспертизы ценности в учреждении составляются описи дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Рекомендуется также составлять отдельные описи на дела, содержащие специфические, характерные только для данного учреждения документы (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.).

Описание дел является одновременно учетным документом и справочником по содержанию документов. Он закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждой из них индивидуального номера, раскрывает благодаря заголовке дела ее состав и содержание. Составление описи - это завершающий этап работы с документами в учреждении.

Во время составления описаний придерживаются таких требований:

o заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с принятой схемы систематизации на основе номенклатуры дел;

o каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, то каждые том или часть вносятся в опись под отдельным номером);

o порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет;

o графы описи заполняются согласно сведений, вынесенных на обложку (титульный лист) дела;

o при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковым заголовком указывается полностью только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то самое", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

o графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям учреждения или другому учреждению, о наличии копий документов в Деле.

Дела каждого года составляют годовой раздел описи. Во время распределения дел в соответствии со схемой систематизации необходимо придерживаться следующих правил:

o дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором они поступили в учреждение (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения;

o планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

o дела, которые начаты в одном структурном подразделении и передано для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они завершены.

В конце описи делается итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первого и последнего номеров дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).

До годового раздела описи вносят также дела, не завершенные в течение календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которого дела продолжались в делопроизводстве, отмечают: "Документы по этому вопросу см. также в разделе за _ год № _", а графы 4,5 описания не заполняют.

Различают описи дел структурных подразделений и сводные описи дел учреждения.

Описи дел структурного подразделения составляются по установленной форме (см. приложение 67) секретарем или должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, при методической помощи архива учреждения.

До годового раздела описи дел постоянного хранения вносятся заголовки дел, отложившихся в структурном подразделении в течение года, а также заголовки дел, сформированных из документов, изъятых из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК". Дела размещают в порядке значимости документов по хронологии или в алфавитном порядке. При этом в описи дел графа 6 "Срок хранения дела" выпускается.

Если в процессе деятельности структурного подразделения образуются дела со сроком хранения свыше 10 лет, то их вносят в описи дел длительного (свыше 10 лет) хранения. До этого описания вносят также документы, срок хранения которых - "до ликвидации учреждения". Опись дел длительного (свыше 10 лет) хранения имеет дополнительную графу: "Срок хранения, статья по перечню".

Документы по личному составу систематизируют и вносят до отдельного описания. Основной состав документов, которые вносят в опись дел по личному составу, образуется в кадровой службе. Опись дел по личному составу также имеет дополнительную графу: "Срок хранения, статья по перечню".

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, первый из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter

Составляем описи дел

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 3 (123) март 2013 .
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

• в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);
• в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив. В первую очередь возникает два вопроса – какие документы требуется подготовить и за какие годы.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

Дела, которые хранятся менее 10 лет, обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Для определения сроков хранения используют:

• номенклатуру дел за соответствующий год;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011) (если в организации образуются документы технического направления);
• ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности).

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2013 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2010 г. и в более поздний период. Документы за 2009 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

В структурных подразделениях ответственные за подготовку документов к архивному хранению совместно с сотрудником, ответственным за архив организации, определяют состав дел к приему-передаче. Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений они устраняются.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой организации обработка дел, в соответствии с требованиями Основных правил, может происходить до передачи или уже непосредственно в архиве после передачи туда дел.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме (Пример 1) в двух экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре;
• заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;
• крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

Если информации на обложке дела недостаточно для заполнения формы описи, в справочных целях используют номенклатуру дел.

Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. Обычно придерживаются схемы систематизации согласно номенклатуре дел. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки. Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель, ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности. Например, для номера описи 02сп-10 :

02 – принятый номер отдела в организации;

сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»;

10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

Опись дел структурного подразделения

Общество с ограниченной ответственностью «Хлопок»

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения. Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а).

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа.

Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости - список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

• опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
• рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
• представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
• утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками.

К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Опись дел постоянного хранения

Протокол ЭК ОАО «Каска»

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к приведенной для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Для описи дел по личному составу существует установленная форма (Пример 3). Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают три экземпляра описи.

Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образовывающиеся в деятельности организаций:

• приказы и распоряжения по личному составу;
• списки личного состава;
• протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);
• документы о награждении;
• документы о проведении служебных проверок;
• личные дела и личные карточки;
• лицевые счета работников по заработной плате;
• акты о несчастных случаях.

При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись, например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

Опись дел по личному составу

Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

"Каска" Генеральный директор

(ОАО "Каска") ОАО "Каска"

Копылов Н.С. Копылов

Как составить опись дел

Архив начинается с описи. Эта простая истина доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые сталкиваются с передачей документов в архив. Отправить бухгалтерские, кадровые и пр. документы на заслуженный отдых на архивное хранение под силу далеко не каждому рядовому сотруднику. Но не стоит преждевременно опускать руки и хвататься за голову. Существуют общие принципы и правила составления описей, соблюдая которые вы сможете с уверенностью взять еще одну вершину на поле офисных задач.

Архив начинается с описи. Эта простая истина доставляет немало хлопот секретарям и специалистам ДОУ, которые сталкиваются с передачей документов в архив. Отправить бухгалтерские, кадровые и пр. документы на заслуженный отдых на архивное хранение под силу далеко не каждому рядовому сотруднику. Но не стоит преждевременно опускать руки и хвататься за голову. Существуют общие принципы и правила составления описей, соблюдая которые вы сможете с уверенностью взять еще одну вершину на поле офисных задач.

Что такое опись и для чего она нужна

Представьте, что вы собрались в отпуск, но ни билетов, ни паспортов при вас не оказалось. Отпуск отменяется, а вместе с ним – и все мечты о безмятежной жизни. Творчески взглянув на проблему передачи документов на архивное хранение, становится ясно, что опись дел – такое же удостоверение личности документов, как и паспорт гражданина РФ. Без нее ни одна бумага не покинет привычное место в офисе – по крайней мере, легальным способом. И, что не менее важно: если впоследствии вам потребуется архивный документ (а это случается постоянно), вы навряд ли сможете отыскать его в своем бумажном чулане, который так и не дорос до статуса архива.

Говоря простым языком, без описи нет архива, а без архива нет порядка в документах и в делах. К сожалению, до сих пор руководители ряда организаций не осознают тот факт, что без должного учета и описания документов, то есть составления описей, невозможно создание полноценной информационно-поисковой системы, которая способна справиться и с оперативными, и с долговременными нуждами управления. За этими, на первый взгляд, громкими словами скрываются банальные ситуации, когда сотрудники кричат о том, что дела в архив они давно сдали, но при этом в самом архиве от них и след простыл. Кто прав, кто виноват? Без наличия сдаточной описи, которая оформляется при передаче документов в архив, докопаться до правды практически невозможно.

Здесь впору задать закономерный вопрос: почему дела нельзя классифицировать по произвольному принципу (например, по клиентам компании или тематическому признаку) и в таком виде сдать в архив? Такой неформальный принцип оперативного пользования документальной информации подходит для текущего делопроизводства, но ни в коем случае не для архива. Это связано с тем, что на этапе передачи в архив дела должны формироваться исходя из основных положений нормативных документов по описанию и учету архивных документов. Другими словами, закон регламентирует порядок работы архивов организаций, а также процедуру составления и оформления описей дел (см. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.). При этом для организаций, являющихся источником комплектования государственного или муниципального архива, Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Остальные могут использовать их в качестве справочного пособия.

На какие документы составляются описи

Перед тем как приступать к новой для вас архивной задаче, важно знать, что, как правило, описи дел составляются при передаче дел в архив (или участок работы организации, его заменяющий) каждым структурным подразделением организации: бухгалтерия готовит свои сдаточные описи, сотрудники кадрового отдела – свои и т.д. На основе описи дел структурных подразделений в архиве организации создаются сводные разделы описей дел организации.

Составление описи понадобится для документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. а также для дел по личному составу и специфических видов документов. характерных только для данной организации: медицинские карты, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т. д. Заметьте, что последние две группы (документы по личному составу и специфические документы) должны быть включены в отдельные описи.

Обычно на дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются, так как их не нужно сдавать в архив. Они находятся в структурных подразделениях, в которых были заведены и завершены делопроизводством, до того момента, пока не истечет срок их хранения и утраты практического значения. После этого они выделяются к уничтожению согласно соответствующему акту. Отметим, что в некоторых случаях по решению руководства компании дела временного хранения (менее 10 лет) могут быть переданы в архив, например, из-за нехватки места в структурном подразделении.

С чего начать: номенклатура дел – ваш спасательный круг

Очевидно, что ключевым моментом в составлении описей дел является правильное определение сроков (постоянного и временного) хранения документов. Если в вашем структурном подразделении ведется номенклатура дел, считайте, что вам повезло, так как за основу составления описи дел структурного подразделения (или участка работы) берется номенклатура дел данного структурного подразделения. При этом согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Это значит, что в 2013 году на архивное хранение нужно передать документы за 2010, 2011 и 2012 годы. Документы за более ранние периоды (например, 2009 год) в этом случае будут считаться задолженностью.

В практике подготовки описей нередко случается так, что документ по номенклатуре не был найден. Для решения этой проблемы структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по его розыску. В ситуации, когда розыск не принес ожидаемых результатов, необходимо составить акт (справку) об отсутствии дела и вместе с описью передать его (ее) в архив.

Что делать, если номенклатуры дел в организации нет. Отсутствие учета документов и дел, особенно на уровне номенклатур дел и сдаточных описей дел, до сих пор является системным недостатком в делопроизводстве многих организаций. Для вас это означает проведение предварительных работ до начала непосредственного составления описи, которая формируется на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информация для описи переписываются с обложки дела. Графы заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Специалисты архивного дела также рекомендуют руководствоваться положениями должностных инструкций работников.

В определении сроков хранения документов, необходимых для составления описей, вам также помогут:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 г. № 1182 (в ред. от 28.04.2011 г.) (если в организации образуются документы технического направления);
• Ведомственные или отраслевые перечни документов с указанием сроков хранения (при их наличии для вашей сферы деятельности);
• Бесплатный сервис «Архивист Онлайн». который осуществляет поиск сроков хранения заданного вами документа по трем перечням типовой документации.

Общие правила составления сдаточной описи

С точки зрения архивной практики, в правильной компании каждое структурное подразделение регулярно обзаводится так называемой описью дел структурного подразделения, согласно которой документы поступают на хранение в архив. Она еще называется сдаточной описью и имеет ряд особенностей составления.

Правило 1. В статью описи дел структурного подразделения в обязательном порядке включаются следующие элементы:

· порядковый номер дела (части, тома);

· индекс дела (проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации);

· заголовок дела (при передаче дела в архив организации может быть уточнен);

· количество листов в деле (томе);

· срок хранения дела;

· примечание (в примечании отмечаются все особенности заведенного дела и документов в него включенных, их местонахождении).

Правило 2. Сдаточная опись составляется в двух экземплярах: один остается в отделе, другой – в архиве. Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения являются неполными, тогда составитель изучает номенклатуру дел.

Правило 3. Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том нужно вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами, одна строка в описи – для каждого тома (или части).

Правило 4. В сдаточной описи не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же». Однако вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Правило 5. Пропущенные номера оставляются в описи на тот случай, если дело в обязательном порядке было заведено, но по каким-либо причинам находится во временном пользовании, реставрации и др. и поэтому не включено в опись на момент ее составления.

Правило 6. Литерный номер проставляется в тех случаях, если в описи не осталось свободных номеров, но обнаружился комплекс документов (дело), который в обязательном порядке должен быть включен в опись дел структурного подразделения.

Правило 7. В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номера дел по описи, особенности нумерации (пропущенные и литерные номера).

Правило 8. При передаче документов в архив в обоих экземплярах описи вносится отметка о наличии каждого дела (в графе «Примечание») и указывается количество переданных дел (цифрами и прописью). В конце выносится дата, и ставятся подписи лиц, ответственных за передачу и прием. Финальный штрих – начальник организации утверждает все экземпляры описи.

Как мы уже отмечали ранее, на основе описи дел структурных подразделений в архиве составляются сводные разделы описей (постоянных, временных и по личному составу) дел организации.

Опись дел постоянного хранения

В сводную опись дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности всех структурных подразделений организации, в течение периода времени, за который составляются описи дел. Среди правил составления этого вида описей можно выделить следующие.

Правило 1. Заголовки оформляются аналогично сдаточной описи, и в большинстве случаев они соответствуют заголовкам по номенклатуре дел. Заголовки дел, включающие в себя документы за несколько лет, помещаются в описи по дате заведения дела. Нумерация осуществляется в валовом порядке, начиная с первого раздела описи.

Пример.Первый раздел описи за 1995-1997 гг. начиная с №1 по № 15, тогда следующий раздел описи с 1998 г. начинается с №16 заголовка дела. Этот № является постоянным архивным № дела в описи, он проходит во всех элементах научно-справочного аппарата и не подлежит изменению, кроме проведения целевой экспертизы дел и составления новой описи дел. В этом случае должна составляться переводная таблица номеров старой и новой описей дел.

Правило 2. Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в четырех экземплярах. Эта форма предполагает оформление титульного листа и подтитула (при необходимости), в котором списком вносятся изменения в названии и подчиненности организации.

Правило 3. Если опись составляется впервые, к ней в обязательном порядке делается предисловие. В предисловие включаются сведения об организации, дате ее создания, функциях, изменениях в структуре за период, который охватывает опись дел; дается краткая характеристика содержания дел, полноты документов, наличие дел, выходящих за хронологические рамки (документы предшественников данной организации, ликвидированных организаций) вошедших в фонд данной организации; указывается на особенности формирования, описания и др.

Правило 4. Обычно к разделу описи составляется оглавление. В оглавление включаются предисловие, список сокращений, название подразделов описи и более мелких групп дел, включенных в подраздел, указатели. Напротив каждого названия, включенного в оглавление, указываются соответствующие им номера листов, а при необходимости могут указываться конкретные номера отдельных дел.

Правило 5. Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели (тематические, именные, географические), понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Правило 6. Если в описи присутствуют не общепринятые сокращения, то обязательным элементом описи является список сокращенных слов (аббревиатур), которые располагаются в списке в алфавитном порядке.

Правило 7. В конце каждого раздела описи составляется итоговая запись, где указывается количество дел в описи, наличие пропущенных и литерных номеров, наличие особо ценных дел в описи (их номера). Итоговая запись подписывается заведующим архивом и составителем с указанием даты составления описи. Заголовки вновь обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в дополнительную опись (дополнение к описи) под отдельными номерами в конце раздела или, если их не много, то внутри подразделов описи под литерными номерами. В этом случае составляется новая итоговая запись.

Правило 8. Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, и составляется лист-заверитель, в котором указывается общее количество листов и особенности в нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Опись дел по личному составу

При составлении описей дел по личному составу следует иметь в виду следующие особенности, которые составители зачастую не учитывают в своей работе. Во-первых, не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы (личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и т. д.), включаются в описи дел постоянного хранения. Во-вторых, в организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу (в частности, на личные дела, трудовые книжки и т. д.). В-третьих, личные дела (личные карточки) вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Правило 1. Заголовки дел в разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки личного состава;
• карточки по учету личного состава;
• личные дела;
• лицевые счета и иные бухгалтерские документы, подтверждающие трудовое вознаграждение;
• трудовые договора и контракты (если не подшиты в личном деле или при их отсутствии);
• невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью (акты о несчастных случаях со смертельным исходом являются документами постоянного срока хранения и помещаются в описи дел постоянного хранения).

Правило 2. Форма описи дел по личному составу отличается от формы описи дел постоянного хранения наличием отдельной графы с указанием сроков хранения, так как для отдельных видов документов по личному составу они могут быть различны (25 лет, 45 лет, 75 лет, 75 лет ЭК или ЭПК).

Правило 3. Титульный лист – обязательный элемент оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. На титульном листе законченной описи указываются: название организации (фонда), номер описи, название описи, которое включает в себя указание категорий документов, внесенных в опись (постоянного хранения, по личному составу, временного, свыше 10 лет срока хранения), крайние даты дел, включенных в опись.

Правило 4. Название фонда организации пишется в виде ее официального названия со всеми переименованиями, изменениями в подчиненности, официально принятыми сокращениями названий (в круглых скобках) за период, за который документы внесены в опись, в хронологической последовательности.

Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения

Составление и оформление описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения аналогично порядку составления и оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. Форма этой описи близка к форме описи для документов постоянного хранения. Существенное отличие: добавляется графа «Срок хранения».

Профессионалы – в помощь

Даже после того, как вы освоили азы составления описи, вас ждет один малоприятный сюрприз, который связан с необходимостью проведения архивной обработки. Когда руководство поручает вам подготовку описей дел, скорее всего, оно и не подозревает о том, что создание описей – это лишь небольшая часть работ по комплексной архивной обработке документов. В нее также входят полистная экспертиза дел, переплет документов, выделение дел на уничтожение и др. Если вы пока не готовы взять на себя ответственность за все этапы этого процесса, наиболее оптимальным решением будет обращение к сторонней компании, которая выполнит работы, что называется, без отрыва от производства.

Какую помощь можно ждать от профессионалов? Сотрудники архивных компаний предлагают услуги по проведению экспертизы ценности документов и отбору документов по личному составу (срок хранения 75 лет) и основной деятельности (постоянного хранения). При этом документы с постоянными и длительными сроками хранения группируются в отдельные дела из расчета не более 250 листов в деле, после чего они нумеруются и переплетаются в жесткий переплет. Это та неизбежная рутина, на которую при обычном раскладе можно потратить не один день рабочего времени.

В том случае, если документы находятся в запущенном состоянии, необходимо организовать капитальную «зачистку территорий». Речь идет об избавлении от документов с истекшими сроками хранения, которые мертвым грузом лежат на полках и в коробках. По вашему запросу сотрудники архивной компании отберут нужные документы и внесут их в акт на уничтожение.

После проведения архивной обработки силами сторонней компании все, что вам останется сделать, – это получить готовый пакет документов: описи обработанных и сформированных дел, предисловия к описи, а также (при необходимости) акты о выделении дел к уничтожению и физическом уничтожении и др. Пожалуй, это самый быстрый способ отправить документы на заслуженный отдых в архиве и сэкономить время на ваш личный отпуск.