Решение совещания образец - Поиск по базам

Составление повестки денька является задачей председателя, ноеедокументальное оформление ложится наплечи секретаря. Отвида совещания зависит ивид документа, который должен быть разослан участникам. к примеру, ведение дискуссий в помещении проектной мастерской разрешается только в исключительных случаях, когда обсуждение может быть проведено только в конкретной близости от кульмана. Перед совещанием участникам направляются материалы, нужные для подготовки собрания и принятия решения.

Если вподготовке совещания участвует несколько человек, то, как правило, напредприятии издается приказ опроведении совещания, вкотором определяется состав рабочей группы иплан его подготовки (см. Текущие вопросы, нетребующие много времени, можно решить впервую очередь, ана конец бросить более легкие вопросы, достойные внимания иприятные дела. По различным материалам могут быть указаны различные контактные лица. создатель делится своими секретами по организации действенного совещания. Ерохин андрей анатольевич (начальник службы информационных технологий) (aaertest.

практически каждому изнас нераз приходилось участвовать вразличных совещаниях. Повестка денька составляется только после определения цели совещания. к примеру, это относится к тем, у кого есть заразные заболевания, туберкулез, гнойничковые поражения кожных покровов, огромные трудности со зрением и слухом. Все мед справки заполняют действующие докторы высшей категории.

Протокол производственного совещания эталон. У нас на веб-сайте каждый может безвозмездно скачать эталон интересующего контракта или эталона. Наш мед центр оформляет фактически все формы мед документов уже в течение 10 лет. трудно переоценить пользу от пребывания человека в бассейне, ведь во время занятий плаванием можно существенно сделать лучше состояние собственного организма. План мероприятий по охране труда (эталон) - размещено в формы (эталоны) актов. Настолах должны быть письменные принадлежности (ручки, карандаши илисты бумаги формата а4 или комфортные блокноты а5 или большего формата).

Проведение делового совещания на примере ОАО Брестский электроламповый завод

по периодичности проведения:

- регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные);

- периодические (которые действуют постоянно, но без установленной регулярности);

по количеству участников:

- в узком составе (5-7 человек),

- в расширенном составе (до 20 человек),

- представительские (более 20 человек);

по степени стабильности состава участников:

- с фиксированным составом;

- с фиксированным составом и приглашенными с необходимостью дополнительно;

- с приглашенными по списку, составленному конкретно для каждого заседания;

2. Деловые совещания могут также классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, за основной задачей совещания. По результатам исследований, 30-40% совещаний, проведенных на предприятиях, как правило, не вызвано производственной необходимостью, а обсуждаемые на них вопросы часто не требуют коллегиального решения.

3. По мере усложнения управленческих процессов, которыми управляет менеджер, особенно в условиях рыночной экономики (когда предприятия, фирмы, концерны имеют самостоятельность), возникает постоянная необходимость проводить различные совещания, максимально использовать творческий потенциал коллектива. Практика сегодняшнего дня свидетельствует о том, что неправильные методы их подготовки и стиль проведения, несвоевременность, продолжительность, неудовлетворительный уровень принятых на них решений вызывают критическое отношение к ним.

4. Анализ использования времени руководителей предприятия показал, что значительная часть их рабочего времени уходит на совещания. Согласно анкетные опросы, отечественные руководители объединений, предприятий, организаций тратят сегодня до 30% рабочего времени,

5. Эффективность совещаний снижается из-за слабой их подготовки и непродуманного подбора участников. Примерно 25% обще заводских совещаний проводится не по плану и без должной подготовки, до 20-30% участников, приглашенных на них, не имеют непосредственного отношения к рассмотренных вопросов. Отвлечения значительного количества работников от их прямых обязанностей и неоправданные затраты времени на проведение совещаний приводят к тому, что принятие решений и обмен информацией на этих совещаниях стоят значительно дороже (иногда в 5-10 раз), чем выполнение такой же работы на основании изучения документов.

6. Неоправданно большое количество деловых совещаний, их низкая результативность приводит к ряду серьезных негативных социально-психологических последствий. Это снижение активности участников совещания; подмена общественно полезному труду бесполезным сидением на совещаниях формирование пагубной привычки к безответственных споров, которые не улучшают дело; нарушения ритма работы сотрудников; выработка привычки к беспорядочного стиля исполнения обязанностей, исключающей вдумчивый подход к решению вопросов, что не побуждает к неукоснительного претворения в жизнь принятых решений.

Устраняются эти причины:

1. Определить целеустремленность деловых совещаний, классификационные признаки и виды совещаний.

2. Деловые совещания осуществлять только по производственной необходимости, обсуждать вопросы, которые требуют коллегиального решения.

3. Правильно подходить к методам подготовки и стилю проведения делового совещания.

4. По минимуму тратить рабочее время на совещания.

5. Повысить эффективность подготовки совещаний и продумать подбор участников. Проводится их по плану, с должной подготовкой.

6. Повысить активность участников совещания; уменьшить споры, которые не улучшают дело; выработка привычки порядочного стиля исполнения обязанностей.

В данной работе было проанализировано проведение делового совещания в системе управления на ОАО "Брестский электроламповый завод", который занимается изготовлением ламп общего назначения.

Деловые встречи (совещания) - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Для достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать их проведения с учетом совокупности обязательных элементов.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Исходя из курсовой работы видно, что правильно построенное деловое совещание способствует оптимизации прибыли, сохранению рабочих мест, обеспечивает существование предприятия в самых сложных условиях. Наращивание прибыли, в свою очередь, позволяет найти средства для инноваций, активизировать творческую работу персонала, стимулирует повышение производительности труда, развитие системного мышления сотрудников, ведёт к высокой продуктивности трудовой деятельности. Совещание позволяет привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения. Как известно, одна голова хорошо, а десять лучше. Опять-таки, даже в ситуации авторитарного стиля управления (когда решение принимает формальный лидер единолично), совещание позволяет расширить "проблемное поле" сложившейся ситуации и, что еще важнее, увеличить количество вариантов решений задачи.

Управление совещаниями: этап контроля

Совещания без контроля превращаются в мощное средство дезорганизации работы компании. Контроль и проверка исполнения избавляет от иллюзий в оценке происходящего и возвращает всех к реальностям предприятия.

Компания «Автоматизация менеджмента» продолжает серию публикаций по проблематике управления совещаниями, начатую в №49 за 2010 год . В новой подборке подробно описаны каждый из 6 основных этапов совещаний: организация. подготовка. проведение. завершение. контроль исполнения и анализ совещаний. В сегодняшней публикации рассматриваются вопросы контроля совещаний.

Анна САПРЫКИНА,
генеральный директор
компании "Автоматизация
менеджмента"

Роль контроля исполнения решений совещаний нельзя переоценить, это своего рода кульминация всех предшествующих процессов. Именно здесь находят подтверждение или отвергаются подходы, выработанные совещанием, проверяются люди и идеи, рассматривается ход исполнения, оцениваются способности сотрудников, осуществляется анализ результатов совещательной деятельности.

Без четкого исполнения этапа контроля решений совещания пропадает смысл этих управленческих мероприятий. Совещания без контроля медленно, но верно превращаются в пустую говорильню, а затем и в мощное средство дезорганизации работы компании. Контроль и проверка исполнения избавляет от иллюзий в оценке происходящего и возвращает всех к реальностям предприятия.

Ценность действенного контроля решений совещания можно прямо определить тем, сколько «стоят» рассматриваемые вопросы. Бывают разные совещания, и вес вопросов различен. Например, если поручение совещания на подготовку контракта в несколько миллионов рублей не выполнено или запоздало по срокам – то вот вам и «цена» вопроса.

Контроль позволяет достоверно и объективно судить о способностях сотрудников разрешать вопросы и исполнять поручения, что полезно с точки зрения расстановки кадров. И не только оценить, но и развивать навыки сотрудников в процессе совместной управленческой деятельности, обмениваться опытом и совершенствовать менеджмент компании.

В результате контроля решений прошедшего совещания формируется повестка дня будущего мероприятия. Вы увидите, как некоторые незакрытые вопросы и поручения от нерадивых исполнителей начинают кочевать от совещания к совещанию и ответственные за них, как правило, будут находить весомые доказательства, почему необходимо продлить срок исполнения. Для исключения такого положения руководитель и сам должен найти достаточно убедительные аргументы, в т.ч. меры воздействия административного характера.

При контроле исполнения выясняется, что решение одних вопросов ведет к появлению новых вопросов, не возникавших ранее и включения последних в повестку дня. Следовательно, эффективный контроль позволяет постоянно актуализировать тематику и приспосабливать совещания к реальным потребностям управления предприятием.

Наконец, всем надо помнить, что контроль исполнения – это та самая обратная связь, необходимая для правильного функционирования системы управления на предприятии. Если эта связь отсутствует или работает с перебоями и искажениями на совещаниях, то, скорее всего, такое качество обратной связи характерно и для других контуров управления на предприятии (например, в планировании, управлении финансами, кадрами и т.д.). И менеджмент, который обходится без обратной связи, неизбежно заведет вашу компанию в тупик.

Контроль исполнения – это обратная связь, необходимая для правильного функционирования системы управления на предприятии. Менеджмент, который обходится без обратной связи, неизбежно заведет вашу компанию в тупик.

В идеале, контроль полезен всем - исполнителю, секретарю, руководителю и сотрудникам, причастным к рассматриваемым вопросам. Формальный контроль (по срокам и форме представления результатов) обычно осуществляет секретарь совещания. Содержательный контроль решений должны обеспечивать исполнители – участники совещания. Руководитель же заинтересован в эффективном формальном и содержательном контроле.

Исполнителями функция контроля вполне может рассматриваться как инструмент, способствующий реализации поручений. Понимание, что ход и результат его работы над вопросами и поручениями поставлен под контроль, будет действенным стимулом к эффективной работе на протяжении всего периода исполнения решений.

Обычно с контролем связывают наказания, порицания и другие меры принуждения для тех, кто не исполняет, как надо, поручения. Руководителю следует знать и о других возможностях контроля – во время напомнить, подсказать или оказать помощь сотрудникам в процессе исполнения поручений.

Понятно, что если все за все отвечают, толку не будет. Четкое назначение ответственных и обязательная проверка результатов уже представляют собой определенную гарантию исполнения. Поэтому спрашивать с ответственных лиц за исполнение должен руководитель совещания, опираясь на контрольную информацию от секретаря.

При использовании автоматизированной системы «АМ-УСП» компьютерная контрольная информация о ходе и состоянии исполнения находится в оперативном распоряжении участников совещания, что будет способствовать своевременному и полному разрешению вопросов совещаний.

Это разделение является следствием принятой структуры повестки дня, построенной по схеме: каждое совещание имеет свою цель, на совещании рассматривается одна или несколько тем, каждая тема включает один или несколько вопросов, по каждому вопросу может быть выдано одно или несколько поручений.

Для придания достаточной гибкости к условиям совещаний в различных организациях, повестка дня может и не включать поручений, что вполне допустимо для реализации вопросов, которые находятся в сфере ответственности одного исполнителя.

Если же вопросы имеют комплексный характер, то неизбежно подключение к ним группы исполнителей, что удобно сделать через поручения, учитывающие специализацию и ответственность каждого из исполнителей. При этом вопрос считается закрытым только после исполнения всех порожденных им поручений.

Механизм контроля вопросов, так и поручений, в программе «АМ-УСП» одинаков, поскольку сходны структуры этих записей. Программа уведомляет о новых поручениях, выдает предупреждения и напоминания о наступлении сроков исполнения, подсчитывает статистику и ведет расчет исполнительской дисциплины.

Под исполнительской дисциплиной понимается выполнение сотрудниками приказов, распоряжений, решений, указаний, принятых на вышестоящем уровне управления. Служебное совещание, проводимое руководителем, является таким вышестоящим уровнем управления, и его решения обязательны для участников.
Чтобы уйти от устно декларируемых требований по исполнительской дисциплине, следует ориентировать участников на выполнение регламента совещаний. В регламент следует вынести наиболее существенные требования по исполнению вопросов и поручений повестки дня, в т.ч. по формуле расчета исполнительской дисциплины.
Исполнительская дисциплина характеризует как деятельность отдельных сотрудников по исполнению вопросов и поручений, так и всех участников совещания, т.е. позволяет дать количественную оценку служебному совещанию как институту управления компанией.
В этом отношении полезными будут просто измеряемые показатели (метрики) совещаний, например, общее число выданных участнику поручений, процент выполненных, отложенных, перенесенных или невыполненных вопросов, как отдельными участниками, так и совещанием в целом.

Система «АМ-УСП» автоматически рассчитывает показатели исполнительской дисциплины, которые относятся к данному совещанию (на основании количества закрытых и просроченных вопросов и поручений), или к отдельным исполнителям, так и к статистике исполнительской дисциплины, полученной на основе совокупности совещаний, проведенных за выбранный период времени.

Вообще, про исполнение (execution) надо сказать несколько больше. Не хотелось бы, чтобы возникло впечатление о служебных совещаниях как только о контрольном инструменте управления.
Как-то забывается, что вслед за блестящими идеями, мудрыми бизнес-планами, твердыми договоренностями, поголовным одобрением и 100% декларируемой готовностью сотрудников ко всему - только начинается самое главное – исполнение, повседневная деятельность, выполнение планов, задач и работ, систематические усилия, прикладываемые сотрудниками для достижения целей компании.

Но к этой прозе жизни уже нет того внимания, уважения и понимания, слишком многие руководители полагают – что сказано (или показано в презентации на экране) – значит уже почти сделано, а если что и остается – так это технические вопросы для исполнителей. Руководство часто склонно обсуждать новые, особенно амбициозные, проекты, чем заниматься текучкой.

Конечно, реальность не замедлит напомнить о том, что это не так, что execution – не технический вопрос, а первостепенная задача самого высокого руководства, топ-менеджмента… Но, пока ситуацию поймут вожди, для предприятия бывает и слишком поздно… Выход здесь только один – систематический контроль и проверка исполнения.

При хорошо поставленной дисциплине контроля и все остальные процессы результативного управления начинают движение и поддерживаются в рабочем состоянии, а исполнение обеспечивает реализацию задач и планов предприятия.

По этому этапу для руководителя можно сформулировать следующие восемь ключевых рекомендаций:

1. Помнить, что контроль представляет собой не точечную операцию, а непрерывный процесс, начинающийся с момента утверждения протокола совещания, включающий контроль хода исполнения и заканчивающийся анализом и «приемкой» результатов на следующем заседании
2. Полностью задействовать секретаря для контроля исполнения, для сбора сведений о фактическом ходе работ над вопросами и поручениями, с целью заблаговременного воздействия на исполнителей
3. При формировании повестки дня очередного совещания в первую очередь, проконтролировать исполнение и запланировать вопросы и поручения, оставшиеся от прошедшего мероприятия
4. Жестко реагировать на низкую исполнительскую дисциплину сотрудников, вплоть до наказания, на совещаниях специалисты собираются готовить решения, а не слушать объяснения нерадивых сотрудников о причинах неисполнения
5. Избегать прямой личной и особенно недокументированной критики за просроченные и невыполненные поручения, использовать для этого протокол – бумагу, через посредство которой можно наглядно и убедительно показать всем степень вины сотрудника, пусть бумага (а не вы) вопиет об этом
6. Путем непрерывного контроля исключить случаи «внезапного», неожиданного обнаружения неисполненных поручений, тем более, если это происходит непосредственно на совещании, обычно вместе с сопутствующими вопросами, типа «кто виноват» и «что делать»
7. Внимательно разбираться в случаях неисполнения, особенно когда в ответственных за поручение записана группа исполнителей, наибольший спрос здесь с ответственного исполнителя (первый в списке), но надо находить и других причастных в цепочке, при этом, не затронув невиновных
8. Широко использовать средства автоматизации, для контроля исполнения поручений совещаний, для оценки исполнительской дисциплины, а также для поиска прецедентов и анализа хода решения вопросов на совещаниях

Система «АМ-УСП» обладает развитыми контрольными возможностями, позволяющими учитывать выданные и полученные поручения, вести статистику исполнения решений и рассчитывать уровень исполнительской дисциплины. Следует заметить, что все эти сведения доступны самим исполнителям и другим участникам совещаний, что способствует росту самодисциплины, повышает эффективность совещаний и качество менеджмента в компании.

В системе «АМ-УСП» поручения совещания, наряду с другими поручениями (полученными, например, по указанию руководителя или по исполнению документов), поддерживаются в едином электронном журнале, с одинаковой структурой записей и единым для всех их типов алгоритмом обработки.

Каждый пользователь может получить сведения о перечне поручений, выданных им своим подчиненным, а также принятым им на исполнение, с указанием источника поручений. Для удобства поиска и просмотра система выводит на экран список поручений, отсортированный по их состояниям (выполнено, на исполнении, отложено, отменено) на текущий момент времени. В другой форме, которую выдает программа, поручения сортируются с учетом сроков исполнения (просрочено, сегодня, завтра, скоро).

Наличие в системе «АМ-УСП» встроенной электронной почты и механизма управления внутренними событиями, позволяет автоматически направлять сотрудникам информационные сообщения с предупреждениями и напоминаниями о наступлении сроков исполнения поручений, о невыполненных поручениях, об изменении состояния поручений и другие.

Каждое сообщение в прикреплении содержит ссылку на источник, что позволяет одним нажатием кнопки перейти к источнику, исходной записи в журнале поручений. Условия формирования и моменты выдачи информационных поручений могут быть настроены на те или иные предпочтения пользователей, например, каждый день напоминать ему о поручениях с истекшим сроком исполнения. Помогает здесь и цветная индикация записей в соответствии с изменением состояния поручений (выполненные, на исполнении, просроченные).

Система не просто напоминает исполнителю о поручениях, но также (важная особенность!) автоматически информирует автора об изменениях в состоянии поручений, позволяя отслеживать ход их исполнения, таким образом, замыкая петлю обратной связи в схеме управления поручениями.
Функционал управления поручениями в «АМ-УСП» таков, что можно привести сравнение с современным «умным» оружием, о котором говорят, «выстрелил и забыл». А в управлении поручениями – «поставил поручение на контроль – и забыл». Когда надо – система напомнит, кому надо, она ничего не забывает…

Обычно, когда руководитель пытается понять, какие вопросы рассматривались на совещаниях, какие решения принимались и как их отрабатывали сотрудники, ему приходится иметь дело с папкой протоколов (если таковая еще имеется). Из этой папки, перебирая листок за листком, надо выискивать и выписывать требуемый материал, да потом еще осмыслить найденное и сделать соответствующие выводы.

Занятие вручную почти неподъемное, поэтому картина за границами протокола одного совещания представляется довольно смутно и слабо поддается анализу, в т.ч. в части оценки исполнительской дисциплины. Для оценки сотрудников, для каждого участника совещаний, система рассчитает уровень исполнительской дисциплины и приведет расшифровку поручений по их состояниям (выполнено в срок, просрочено, на исполнении и т.д.) не только в пределах одного мероприятия, но и за любой интервал времени.

Функции контроля исполнения, реализованные в системе «АМ-УСП», направлены на поддержку не только командно-административной компоненты руководства, но и для автоматизации повседневной деятельности и сокращения потерь в работе отдельных исполнителей, рабочих групп, и в целом, менеджмента на всех уровнях управления компанией.

Для работы системы требуется локальная сеть, сервер с оперативной памятью не менее 4 Гб, АРМ с оперативной памятью не менее 2 Гб. Система может эксплуатироваться и на одном АРМ с оперативной памятью 2 Гб.
Стоимость сетевой версии - 30,0 т. руб. локальной - 15,0 т. руб.

Приобрести программу можно,
обратившись на сайт компании «Автоматизация менеджмента»
www.auto-management.ru,

или по тел. +7-495-922-18-21

Признаки хорошего совещания и других видов коммуникации между сотрудниками, протокол собрания - образец и виды

Каждый человек – рядовой сотрудник или руководитель, мечтает успевать больше и эффективнее выполнять свои обязанности. При этом совершенно неважно, занимаетесь ли вы фрилансингом у себя на дому удаленно и при этом не любите общаться с людьми, или же у вас огромный штат подчиненных – совещаний в той или иной форме избежать не удастся. Конечно, фрилансеру все вопросы можно обсудить с заказчиком в Интернете. Но иногда бывает так, что в проекте задействованы сразу несколько человек, и чтобы сделать свою часть работы правильно, придется встретиться с каждым участником проекта, а делать это по отдельности не всегда удобно и доступно. Если говорить о бизнесе в целом, то совещания крайне важны, однако не стоит путать их с пожирателями времени. которые в итоге приносят компании только убытки.

На что чаще всего уходит рабочее время

Что принято считать совещанием?

Что такое совещание

Стоит помнить, что процесс управления — это серии навыков, которые нарабатываются со временем и им можно обучиться, и систематические повторяющиеся процессы.

У любого совещания есть SMART цели.

• Specific (Конкретная, четко сформулированная цель).
• Measurable (Измеряемая — цифры и факты).
• Attainable, Achievable (Цель должна быть реально достижимой).
• Relevant (Актуальная).
• Time-bound (Ограниченная во времени).

Все мы помним время, когда совещания длились по два часа и были скучными и неинформативными. При этом они созывались часто без повода. Теперь все совещания можно условно разделить на те, которые представляют собой мозговой штурм, решают проблему или доносят важную информацию. Совещания-информацию и мозговой штурм можно вынести в онлайн обсуждение – все, что нужно, работники прочтут и прокомментируют. Исключением является личная встреча с руководством компании.

Руководитель совещания должен обеспечить:

• формирование умения вести коллектив к заранее намеченным целям и обеспечение максимальной эффективности каждого его участника. Ведение конструктивного обсуждения вопросов;
• Регуляцию направленности выступлений, слежение за временем ;
• Слежение за корректностью ведущихся дискуссий;
• Умение направлять и управлять вниманием коллектива, использовать при этом разнообразные приемы;
• В процессе подведения итогов совещания руководитель обобщает все вышесказанное, формулирует выводы, определяет задачи;
• Завершение сбора точно в намеченное время.

Памятка участникам совещания:

1. Все люди разные и могут иметь отличное от вашего, мнение.
2. То, что кажется вам истинным, может быть неприемлемым для другого человека.
3. Люди не умеют читать мысли – делитесь своим опытом с другими.
4. Относитесь к другим с уважением – вы же хотите, чтобы уважали и вас?
5. Не унижайтесь, но и не имейте завышенной самооценки.
6. Все приемы, которыми вы пользуетесь, заметны.
7. Ваша цель – преодоление проблемы, а не споры и разногласия.
8. Не применяйте силовых методов воздействия.
9. Человеку думающему нравится менять мир, который его окружает — дайте ему эту возможность.
10. Примите все варианты решения проблемы, а каждый участник определит для себя, нравится ему такой способ или нет.

Конструктивное общение возможно только при наличии одинакового видения проблемы, но это не означает, что у каждого участника собрания нет личной цели.

Признаки неэффективного совещания:

1. Отсутствует программа.
2. Нет должной подготовки.
3. Собрано слишком большое количество сотрудников.
4. Регламент времени не соблюден.
5. Низкий уровень дисциплины.
6. Конфликты.
7. Нет процедуры должного завершения мероприятия.

Как вызывать интерес слушателей

Комментарии в режиме онлайн хороши тем, что сотрудники ведут себя немного раскованнее: стоящая идея может показаться блеклой, если ее подать в публичном выступлении вяло и испуганно – не всем дан ораторский талант. Проблемы серьезные решаются путем личной встречи – и не иначе. Почему совещания вызывают раздражение? Зачастую они просто занимают довольно много времени.

Руководство адекватно оценивает рабочий процесс, а сотрудники видят пути направления стратегии компании;

Режим рабочего дня нарушен и эффективность его снижается;

Такой метод позволяет согласовать работу людей из разных отделов, и объединяют их в единую команду;

Иногда превращается в доклад;

Позволяют оперативно разрешить спорные вопросы.

Вопросы могут быть абстрактными и не до конца сформулированными, сразу их решить не всегда получается.

Руководство компании видит минусы, однако преимущества здесь явные и можно пожертвовать несколькими часами продуктивной работы раз в определенный период. Совещания призваны наладить рабочий процесс, выстроить командные отношения в коллективе. Рядовые сотрудники не видят преимуществ — им нужно рассказывать о них, а недостатки при этом минимизировать.

Проводить или не проводить совещание?

Можно ли избежать общего сбора коллектива? Попробуйте ответить на ряд вопросов:

Основной недостаток сборов – нарушение режима рабочего дня. Сотрудники в ожидании совещания просто не могут сосредоточиться на выполнении своих должностных обязательств – так устроен человеческий мозг, а общий сбор является событием важным. Внимание рассеивается, и в итоге эффективность снижается.

Сразу после совещания наблюдается похожая ситуация, однако теперь люди должны воспринять полученную информацию и критически ее осмыслить.
Если в день запланировано несколько совещаний, важные дела будут неминуемо отодвинуты в сторону. Чтобы успеть запланированное на этот день, приходится задержаться допоздна, когда большая часть коллектива уже ушла домой.

Как избежать недовольства:

• Выберите правильное время для проведения совещания.

Опытные руководители взяли на вооружение практику проведения собраний коллектива в утренние или послеобеденные часы. Волнение перед совещанием придется как раз на время обеда и будет не так сильно влиять на уровень работоспособности. Если выступать будут одни и те же люди на двух встречах, то лучше провести одну утром, а вторую вечером – так рабочий процесс не пострадает. Интервал между встречами – около пяти часов. Для того чтобы держать руку на пульсе всего, что происходит в команде, можно попробовать метод ежедневных послеобеденных собраний по 15 минут.

Компания «Мегаплан» и ее руководитель, Сергей Козлов, поделилась своим опытом забавных, но действенных совещаний: коллектив стоя выстраивается в круг и предоставляет коротенький отчет. Это помогает сосредоточить внимание на главном. Чтобы совещание не превратилось в театр одного актера, следуйте правилам. Если говорит один человек, он может увлечься и другим становится скучно слушать рассказы, совершенно не относящиеся к повестке дня.

• Время идет, а основная тема так и остается нераскрытой

Лечится это строгим ограничением времени и регламентом количества выступающих докладчиков.

Дельцы с опытом отмечают, что совещание не должно занимать больше часа, а количество участников должно быть не более пяти. Подчиненный, который скатывается к лирическим отступлениям, останавливается руководством, подводится итог его докладу и слово передается другому человеку – только так директор успеет прийти к определенному мнению и выслушать всех.

• Вопросы на совещании сформулированы недостаточно четко

Цель совещания – осветить важные вопросы. Однако выступающий отвлекается, его захватывают эмоции и желание высказать личное мнение. Если есть необходимость выступить, набросайте тезисы и идите выступать с ними – схематичный план поможет не распаляться на мелочи. Руководитель и подчиненные должны иметь возможность подготовить текст выступления.

Отправляется электронное письмо, вопрос выносится на всеобщее обсуждение в используемой системе автоматизации бизнеса

Схема ответит на несколько вопросов:

«Что» и «кто» — решает до совещания руководство. Событие можно создать в личном кабинете компании, куда имеют доступ все подчиненные, там же указать фамилии работников, явка которых обязательна. Так работник получает возможность изучить суть вопроса, набросать план ответов на возможные вопросы и свериться со статистическими данными, касающимися похожей проблемы.

У работников есть понимание сути проблемы, они знают тему и еще до совещания собирают полезную информацию, статистические данные, анализируют прошлые похожие проблемы. Только при таком подходе можно ждать результативного совещания.

Еще одна важная составляющая совещания — наличие грамотного протоколирования. Зафиксированное решение — половина пути к следующему шагу к успеху.

Протокол совещания должен иметь такие пункты:

1. Название компании.
2. Наименование документа.
3. Дата собрания.
4. Где проводится.
5. ФИО секретаря и председателя совещания.
6. Список присутствующих.
7. Повестка дня (вопросы, выдвинутые на рассмотрение).
8. Текст заседания.
9. Результаты и подписи.

Протокол ведется как в онлайн (смарт-режиме), так и в более привычном. В последнее время набирает обороты популярности смарт-совещание и ведение протокола, и вот почему:

Люди сосредоточены на ведении записи, а не содержании собрания

Внимание коллег сосредоточено на смарт-доске, на которой ведется протоколирование

Итоги встречи для каждого человека разные

Все осознанно подошли к пониманию итогов встречи, целевые сотрудники поняли возложенные на них задачи, и будут стремиться достичь необходимых результатов

Участники уходят с совещания усталые

Участники совещания наполнились энергией и энтузиазмом, он сосредоточены на выполнении конкретных задач

Отсутствует мотивация сотрудников к выполнению заданий

Сотрудники мотивированы выполнить поставленные задачи

Повестки совещания нет или она не вполне соответствует своему прямому назначению

Все следуют визуальной повестке совещания

Согласованный протокол готовится несколько дней

Протокол согласуется и подписывается непосредственно после окончания совещания!

Контроль выполнения решений и задач осуществляется бессистемно

Принятые решение контролируются легко и быстро с помощью систем автоматизации бизнеса

Если сотрудники не сумели самостоятельно решить какой-либо вопрос по причине недостатка знаний в определенной области, то такой результат считается негативным. Результатом совещания должна стать четкая стратегия решения насущных вопросов, а также четкие сроки и назначение определенных лиц, которые будут заниматься решением вопросов. После проведения совещания удобно в любой системе автоматизации бизнеса создать проект и описать в нем полученные результаты. В проекте смогут отписываться ответственные сотрудники и предлагать свои идеи.

На видео: Искусство управления

Такой способ позволит легко проверить, кто действительно занят выполнением работы, а кто предпочитает проводить рабочее время «день до вечера».

Специалисты уверены, что успех бизнеса напрямую зависит от людей, которых руководитель собрал вокруг себя. Люди должны общаться внутри коллектива – только так их действия будут максимально скоординированы. Проблемы, требующие обсуждения, в личной переписке с каждым сотрудником займут очень много времени. Опыт прошлого стоит использовать с поправкой на новые технологии и соединять опыт и современные достижения – только так в такой сложный период времени можно удержать бизнес на плаву и заработать.

Понравилась статья из нашего справочника? Сохрани, чтобы не потерять.

Переменные и постоянные расходы: составление бизнес плана

Бизнес в Швеции и Стокгольме: что нужно знать новичку?

Раздел №1: составление резюме для плана

Открываем бизнес в Турции и Стамбуле

Открываем бизнес за рубежом — документы, формы, покупка готового

Бизнес-Прост.ру создан в помощь малому и среднему бизнесу России. На сайте собраны лучшие бизнес идеи, примеры бизнес планов с видео, полные пошаговые руководства по открытию бизнеса с нуля, выбор старого и нового оборудования, каталог франшиз, образцы шаблонов документов, бланков и форм за 2016 год.

Если вы нашли ошибку, выделите ее и нажмите Shift + Enter или нажмите нажмите здесь чтобы оповестить нас.

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.

Копирование страницы, переписывание полностью или частично - приветствуется, только с активной ссылкой на источник. Карта сайта

Подпишитесь на наши новости

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку.