Руководство по написанию пресс-релизов Как писать пресс-релизы

2. Что писать в пресс-релизах

3. Как, собственно, писать пресс-релизы

4. Отношение в редакциях СМИ к пресс-релизам

5. Как оформлять пресс-релизы

6. Отдельные примеры пресс-релизов

7. Главный совет

1.Зачем писать пресс-релизы?

1.1. Что такое пресс-релиз

Пресс-релиз – это краткое информационное сообщение для прессы.

Пресс-релиз - специально подготовленная информация о товаре или фирме, распространяемая фирмой для возможного опубликования в печати.

Пресс-релиз (англ. press-release - выпуск для прессы), специальные бюллетени для работников печати, радио, телевидения, содержащие документы и информацию, подлежащие срочному опубликованию и распространению.

1.2. Одним из наиболее "революционных" открытий начинающих рекламных менеджеров компаний, а порою и некоторых руководителей, является идея о том, что прямая реклама в наше время является не очень эффективной, и что гораздо полезнее разместить в газете статью о своем товаре или о своих услугах.

Увы, статья, чаще всего, получается очень рекламной, а чаще всего и вообще не получается, поскольку на такие эпохальные труды, как правило, не хватает ни времени, ни сил, и революционная идея погибает на корню.

В отличие от статьи пресс-релиз – это короткая заметка, которая требует гораздо меньше времени и сил на ее написание.

1.3. Вторым, не менее "новаторским" изобретением, является способ подачи информации в такой статье. Вначале, что называется, создается проблема, где описывается, как тяжело живется в эпоху современных информационных технологий. Затем с улыбкой человека, рекламирующего жвачку или стиральный порошок, читателю сообщается, что есть, оказывается, чудодейственное средство для решения всех его проблем, и это средство продается в такой-то компании.

Но чаще всего получается так, что запуганному читателю уже не до чудодейственного средства.

1.4. Пресс-релиз используется как инструмент PR-деятельности компании и располагается в одном ряду с такими рекламными и маркетинговыми мероприятиями как прямая реклама и тематические статьи.

Особенность пресс-релиза в отличие от прямой рекламы и тематической статьи состоит в том, что это краткое сообщение,содержащее в себе ту или иную новость.

Конечная цель деятельности по рассылке пресс-релизов состоит в том, чтобы формировать и поддерживать определенный имидж компании в глазах широкой общественности.

2.1. Информацию, а не рекламу.

Это бывает довольно сложно отличить, но есть 2 подсказки:

? Информация – это "рассказ не о том, что вы продаете, а о том, как вы живете".

? Пресс-релиз обычно пишется не в разговорной, повествовательной манере, а в телеграфной, обезличенной. Пример стиля, не совсем подходящего для пресс-релизов – PR-от менеджера одной известной компании в свое время приходили художественные релизы в лирическом стиле, больше подходящем для сетевой литературы.

2.2. Пресс-релиз пишется по поводу какой-то новости, события, которые называются информационным поводом. Отсюда, содержание релиза, как правило, связано с определенным временным периодом. Например, сообщение о состоявшемся интернет-форуме. Тем самым релиз отличается от статьи, которая чаще строится на тематической основе, например, особенности новых товаров и др.

2.3. Темы, для написания пресс-релизов

Прежде всего, можно выделить определенные группы пресс-релизов, или категории. Например, в зависимости от того, по какому информационному поводу пишутся пресс-релизы их можно разбить на следующие категории:

В свою очередь, эти категории могут включать в себя более частные подкатегории:

? Победы в конкурсах, викторинах, тендерах;

? Внедрение программ, систем автоматизации;

? Переезды компаний на новые адреса;

? Кадровые изменения, перестановки;

? Смена адреса интернет-проекта;

? Организационные изменения компаний, интернет-проектов, сайтов;

? Получение различного рода сертификатов компанией и ее сотрудниками (качества, ИСО и др.)

? Юбилеи (люди, фирмы, программы, сайты, сервисы и т.д.);

? Круглые цифры (10-тысячный компьютер, 100-тысячный посетитель сайта и т.п.)

Сообщения о создании новых фирм в РБ, о разработке новых программ (в том числе и частными лицами) или выпуске новых версий, работе над проектами автоматизации деятельности предприятий, внедрении тех или иных информационных систем, проведении семинаров, презентаций, пресс-конференций, конкурсов, об участии в выставках, поставке в РБ новых видов оборудования, открытии новых ресурсов в Байнете, проведении конкурсов, викторин и т.п.

3.Как, собственно, писать пресс-релизы

3.1. Структура пресс-релиза, перечень основных составляющих:

? Сведения о фирме, фирмах

? Сведения о продукте, товаре, услуге

3.2. Заголовок – обязательная часть. Чем короче, тем лучше. Должен содержать основную идею сообщения и быть, по возможности, ярким, интересным, запоминающимся.

Навык придумывания заголовков – отдельное искусство. Могут использоваться различные подходы и приемы.

"Акавита" будет поддерживать формат P3P (информационный стиль)

"Анжелика" и пираты (использование устойчивых ассоциаций)

Осипов заговорил на суахили (известное с неожиданным)

3.3. Резюме – очень желательная часть.

В одной фразе необходимо ответить на вопрос - "Что я (автор релиза) хочу сказать?". Конкретизирует название. В СМИ резюме обычно не публикуется и используется главным образом в технических целях для определения того, к какой тематике относится данное сообщение.

Для авторов пресс-релизов, в то же время, это очень полезная работа по пониманию смысла написанного. Если текст пресс-релиза не удается выразить в одной фразе, значит его надо переделывать.

Дополнительно можно использовать и такие наводящие вопросы как "Зачем/почему пишется этот релиз?", "Для кого он пишется?"

Заголовок: "Акавита" будет поддерживать формат P3P

Резюме: Белорусский счётчик и система статистики "Акавита" принял поддержку нового формата защиты личных данных P3P.

Заголовок: "Анжелика" и пираты

Резюме: Компания "Golden Software" проводит акцию обмена пиратских копий программ семейства "Анжелика" на лицензионные.

Заголовок: Осипов заговорил на суахили

Резюме: Компания РедГрафик (арт-директор Сергей Осипов) выполнила заказ на разработку поискового сайта для Кении.

3.4. Основная часть

Основное содержание релиза. Желательно при этом придерживаться правила "Что, где, когда, кому и сколько", т.е. ответы на эти вопросы и составляют, по сути дела, основное содержание релиза.

Само собой разумеется, что очень важно правильно указывать названия мероприятий, организаций, даты и место проведения, фамилии упоминаемых лиц и т.д.

Рекомендуемый объем основной части - порядка половины страницы формата А 4, или примерно 1,5 тыс. знаков. Но, в зависимости от темы и содержания новости, объем пресс-релиза может варьироваться по усмотрению автора.

3.5. Контактные реквизиты – очень важная часть для самой компании и автора релиза. При этом желательно в первую очередь указывать реквизиты мобильных контактов – телефон, e-mail.

Необходимым является и указание полного ФИО и должности автора релиза, или лица, к которому можно будет, при необходимости, обращаться за пояснениями, комментариями или с вопросами.

Адрес сайта, если он есть, также очень желателен.

3.6. Сведения о фирме, фирмах

Необязательная, но желательная часть релиза. Краткое сообщение о том, что это за компания, чем она занимается. Если в релизе упоминается несколько фирм, например, две фирмы заключили соглашение о сотрудничестве, то желательно сообщить информацию об обеих. Все это помогает редакции сориентироваться, с кем она имеет дело.

В то же время нежелательно злоупотреблять этой частью и впихивать туда всякие рекламные тексты, поскольку это производит впечатление не солидной фирмы.

Не стоит также делать вид, что компания настолько известна, что редакция все должна знать заранее.

Пример: релизы от Микрософт всегда в конце содержат краткую информацию о компании.

3.7. Сведения о продукте, товарах, услугах

Та же Микрософт использует иногда эту часть релиза, если речь идет о каких-то новых действиях с этими товарами, услугами. Например, проводится какая-то промо-акция с каким-то программным продуктом. В самом релизе он только упоминается, а в этом разделе, как бы вне основного текста, кратко напоминается, что собой представляет этот программный продукт.

Опять же, не следует здесь злоупотреблять рекламой.

4. Отношение в редакциях СМИ к пресс-релизам

4.1. Редакции СМИ относятся к пресс-релизам двойственно. С одной стороны любая редакция хочет на этом заработать как на рекламе. С другой - любой редакции нужны интересные материалы.

4.2. Различить информацию и рекламу в ряде случаев бывает весьма сложно. На практике, в большинстве случаев это делается на основании личных, субъективных критериев. Во всяком случае, в белорусских СМИ в настоящее время нет каких-то общепринятых правил, регулирующих данный вопрос. Исключение составляют КВ, где сформулированы хотя бы основные моменты отношения редакции к пресс-релизам.

Там, в частности, сказано следующее:

"Новости публикуются, как правило, бесплатно на первой полосе газеты в рубрике "Дисплей-пресс". При этом редакция оставляет за собой право редактирования исходного текста и окончательного решения о принятии новостного сообщения к публикации. В случае, если организация либо частное лицо хотели бы разместить свои сообщения в авторской редакции, они могут сделать это на платной основе "на условиях рекламы".

5.Как оформлять пресс-релизы

5.1. В настоящее время чаще всего пресс-релизы отправляются в редакцию по e-mail.

Пресс-релиз помещается в само тело электронного письма, либо в присоединенный файл.

Пресс-релиз желательно сопроводить каким-то личным обращением к тому, или к тем людям, которые будут его читать.

Антипример – письма по типу "Ни здрасьте, ни до свиданья"

5.2. Вложенные файлы желательно посылать в формате Word или текстовом.

Очень нежелательно перегружать файлы графикой.

Антипример – одно очень известное белорусское предприятие долгое время рассылало пресс-релизы размером в одну страницу в формате Word. Обычный файл такого размере составлял порядка 30 Кб, но в силу того, что здесь же были логотипы и другие украшения, он разрастался до 1 Мб, что заметно увеличивало время на его получение по e-mail.

5.3. Вложенные файлы очень желательно архивировать, по причинам указанным в п. 5.2. Предпочтительны – Zip или Rar.

5.4. Вложенные файлы очень желательно присылать без вирусов!

Антипример – вложенные файлы в исполняемых форматах типа *.exe и ему подобных в последнее время в редакциях категорически уничтожаются.

Из тех же соображений безопасности без прочтения могут уничтожаться письма по типу "Ни здрасьте, ни до свиданья" (см. п. 5.1), если не ясно от кого они пришли и по какому поводу.

Если Вы посылаете письмо с вложенным файлом даже знакомому человеку, в данном случае, например, редактору газеты, не поленитесь в теле письма указать, что к письму присоединен такой-то файл.

В последнее время становится модным в письмах с вложенным файлом делать приписку о проверке письма на вирусы. Например:

"Данное сообщение и вложенный файл проверены с помощью антивирусного пакета AVP Gold.

Обновление антивирусной базы от 20.11.2001

6.Отдельные примеры пресс-релизов

6.1. Шутливые антипримеры обращений авторов релизов к редакции:

"Срочное сообщение для публикации в Вашем издании" – Почему срочное?

"персональноо прошу зделать обзор нашего сайта, так как он относится к белорусскому интернету" – Сохранена авторская орфография. Кто это? Мы знакомы или как? Что это за сайт? Почему мы должны об этом писать? (Внутренние монологи редактора)

6.2. "Голые" приглашения посетить сайт без дополнительной информации

Характерны для начинающих авторов, создателей сайтов, которые наивно считают, что достаточно сообщить о своем творении другим, как это ресурс тут же станет всемирно известным и знаменитым. А если учесть, что у журналистов, как правило, в работе одновременно несколько тем, то шансов на посещение после такого письма почти никаких.

Если Вы хотите, что журналист помог Вам, т.е. опубликовал Ваш релиз, помогите ему, сэкономьте его время, т.е. сразу напишите, что у Вас за сайт и что там хорошего.

Даже если у кого-то из редакции и появится интерес, и найдется время, чтобы посетить Ваш сайт, то нет гарантии, что он найдет там именно то, о чем вы хотели бы рассказать. Вы знаете свой сайт лучше других, поэтому Вы и расскажите о нем, а адрес сайта пусть будет как возможность для иллюстрации сказанного Вами.

6.3. Непонятные релизы

Антипример 1: "29 ноября состоится открытие такого-то ИТП центра в Витебске. Если интересно, приходите, посмотрите". - Куда идти, какого центра?

Антипример 2 (большой и апофеозный)

"Для лечения дефицита, который повсеместно упрощает и искажает хозяйственные связи, создается межотраслевая ресурсообеспеченная система АБВ.

Представители данного проекта сообщают, что АБВ является естественной реакцией на клиентскую политику экономики, которая берет в расчет только официальный, четко калькулируемый интерес продавца и покупателя.

АБВ не имеет административных границ и контролируемого членства, поэтому цели нуждающихся в собственности использует в качестве системообразующих.

АБВ дополняет ограниченные возможности экономики и этим отличается от обычных, как правило, неудачных реформ. Предприятия и целые корпорации имеют возможность коммерческую деятельность дополнить параллельно организованными механизмами, обеспечивающими управление связями в пользу тех, кто потребляет и эксплуатирует собственность.

По мнению автора проекта вместо борьбы за свои права в окружении природных катастроф, болезней, скрытого и явного террора, следует легализовать порядок, в котором цели потерпевшей стороны являются приоритетными и структурообразующими"

6.4. "Вредные" качественные прилагательные

В релизах желательно избегать качественных прилагательных рекламного характера, типа "самые первые", самые лучшие" и др. Их использование, как правило, приводит к обратному эффекту, ассоциируется с навязчивой рекламой некачественных товаров. Поэтому они обычно "проскакивают" и не остаются в памяти, а если и остаются, то лучше б их там не было.

"В новой версии программы ПРС пользователю работать гораздо удобнее"

В данном случае желательно просто назвать, что именно "удобное" появилось в новой версии. Например, что здесь появился специальный конструктор отчетов и т.п.

Антипримеры из этой же серии: "культовая программа", "бестселлер бухгалтерского учета"

Совет: не пишите общими словами, пишите конкретно – что, где, когда и сколько.

6.5. Любовь к большим буквам.

Время от времени те или иные авторы "изобретают" очередной чудодейственный маркетинговый ход, в соответствии с которым названия их фирмы, товаров, сайтов и т.д. написанные везде с большой буквы, будут, на их взгляд, выгодно отличаться в газете от конкурентов и лучше запомнятся читателю. На практике получается наоборот, поскольку и конкуренты тоже не дремлют. В результате, получается сплошная каша, которую читать гораздо труднее, чем обычный текст.

Вот, например, как зрительно выглядит часть текста, перегруженная большими буквами:

"… двенадцати крупнейших белорусских компаний, работающих в области информационных технологий: ЗАО "АЛТОЛАН", СП "АМЕРИКЭН ЛОДЖИК ЛТД", ЗАО "АСБИС", СП "БЕВАЛЕКС", ЗАО НПП "БЕЛСОФТ", ЗАО СП "БЕЛАВМ", ЗАО "БЕЛХАРД ГРУПП", ООО "ВИДЕОПЕЧАТЬ", ООО "КОМПЬЮТЕРЫ И ПЕРИФЕРИЯ", ИП "КСОРЕКС-СЕРВИС", ООО "ПОПУЛЯРНЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ", ИП "САММИТ ТЕХНОЛОДЖИЗ"

Не очень солидно выглядят в релизах обещания о том, что авторы сайта, например, будут делать для своих посетителей в будущем.

Антипример: "в ближайшее время на сайте откроются разделы …, будут организованы форумы и опросы …"

Как правило, подобные обещания лучше всего полностью убрать. Когда эти разделы, форумы, опросы и т.д. появятся, тогда можно о них и сообщать.

6.7. Адресованность пресс-релизов

При подготовке релизов не надо забывать, в какие СМИ они будут отправляться.

В компьютерное издание приходит пресс-релиз об открытии нового сайта фирмы, которая производит какую-то строительную продукцию. При этом, релиз приходит от имени веб-студии, разработавшей этот сайт. Но о самой студии, о каких-то технических решениях в области программирования и веб-дизайна, которые могли бы быть интересны читательской аудитории компьютерного издания, почти ничего не сказано. Основное внимание автором уделяется рассказу о фирме – владельце сайта и о выпускаемой ею продукции. Само собой разумеется, что шансов на опубликование такого релиза в компьютерном издании почти никаких.

6.8. "Два в одном флаконе"

Ошибкой является сообщение в одном пресс-релизе сразу о двух и более новостях. Желательно сконцентрироваться на чем-то одном, более важном и пожертвовать остальным. Причина – две новости в одном сообщении запоминаются хуже, чем одна, поскольку они как бы затирают друг друга и, тем самым, значительно снижают эффект воздействия на читателя.

Совет: напишите 2 и более пресс-релизов, по одной новости в каждом, и разошлите их в СМИ с соответствующим интервалом например, через неделю.

Авторам и составителям пресс-релизов – пишите!

Как написать пресс-релиз?

По своей сути пресс-релиз – ничто иное, как новость какой-либо компании, написанная для представителей СМИ. Эта новость должна заинтересовать журналистов, потому что только в этом случае они напишут статью на основе этого материала, разместят ее в печатном издании, чем обеспечат компании дополнительную рекламу. Исходя из вышесказанного, можно вывести первое правило пресс-релиза: он должен быть интересным! Хотя здесь многое зависит от масштабности компании. Если это крупная компания государственного значения, то для такой что ни напиши – пресса всем заинтересуется: и кадровыми перестановками, и изменением ценовой политики. Другое дело, если компания небольшая, малоизвестная. Вопрос о смене руководства в такой компании вряд ли заинтересует широкие массы. И вот тут уже нужно проявить сообразительность, и подумать, как написать пресс-релиз, чтобы он привлек внимание общественности.

Допустим, небольшая компания, специализирующаяся на детских площадках, заключила договор с немецкой фирмой-производителем. Это кому-то может быть интересно? Вряд ли! Зато как заманчиво прозвучит сообщение о том, что в наших дворах появятся детские площадки европейского качества! Вот пресс-релиз, пример которого может быть поучительным. Но не нужно забывать, что пресс-релиз – это не реклама, это – новость. Сообщая о том, что компания выпустила новую линию продукции, вы не рекламируете этот товар, а просто заявляете о его появлении на рынке.

Пресс-релизы делятся на три группы, в зависимости от освещаемой новости. К группе А (самой популярной) относят пресс-релизы о факте использования продукции (услуг) компании известными личностями. Группа В – это кадровые изменения в компании. И, наконец, группа С включает пресс-релизы о новой продукции компании.

Существуют определенные правила написания пресс-релиза, и их необходимо соблюдать. Начинается пресс-релиз с заголовка. В нем должна быть четко отображена суть новости, и, в то же время, заголовок должен быть ярким, броским, четким и интригующим. Таким, чтобы пресс-релиз захотелось читать дальше. В первом абзаце обычно содержится поверхностная информация: «Что случилось?» «Где случилось?» «Когда случилось?» «Кто участвовал?» Более полная и объемная информация – это второй абзац. Мелкие подробности приберегаются для третьего абзаца, после которого следует справочная информация. Она должна содержать контактные данные предприятия, чтобы журналисты могли связаться с лицом, ответственным за распространение информации, если возникнет необходимость что-то уточнить. Как видим, структура пресс-релиза совсем несложная, и мало чем отличается от структуры любого другого повествования. Написан он должен быть простым и понятным языком, без лишней «воды», но и не совсем «сухим».

Прежде всего, нужно уяснить, что эталонного варианта написания не существуют. Есть правила и рекомендации, а все остальное – творчество. И совсем не обязательно, что тот пресс-релиз, образец которого вы взяли за основу для написания своего собственного, подойдет для него. Более того, написание пресс-релиза «по шаблону» может привести к тому, что ваш текст вообще никто читать не станет. Поэтому так важно, чтобы он был качественным и, своего рода, уникальным. Для этого нужно соблюдать несложные правила:

1. писать только тогда, когда действительно есть, о чем сообщить. Не стоит пытаться взять информацию из ниоткуда или специально придумывать какие-то события. А поскольку пресс-релиз – это новость, то новость эта должна быть интересна именно тем СМИ, которым вы ее сообщаете. Чтобы выяснить, кого она может заинтересовать, необходимо собрать хотя бы базовую информацию о СМИ и их целевых аудиториях. К примеру, пресс-релиз о выходе новой линии косметических средств заинтересует СМИ, которые пишут о красоте и здоровье. В то время как СМИ, специализирующимися на экономике, этот пресс-релиз даже прочитан не будет;
2. писать простым, понятным и доступным языком. Даже по-настоящему интересная новость, преподнесенная в скучной форме, никого не «зацепит». И никто не станет читать пресс-релиз, написанный слишком заумным или, напротив, чересчур нудным языком. Однако и в слишком эмоциональном и неструктурированном тексте никто долго разбираться не будет;
3. раскрыть новость в полной мере помогут картинки, фотографии, видео или интересные ссылки. Все это непременно привлечет внимание, и поможет журналистам в работе над статьей. Придумайте для вашего пресс-релиза интересный заголовок, отражающий смысл темы. Постарайтесь использовать слова, бросающиеся в глаза: «Внимание», «Впервые…» и т.д. В Интернете можно найти целые списки специальных слов, привлекающих внимание. Однако всеми силами старайтесь избегать пафоса.

Ещё больше интересного

PR: правила качественного пресс-релиза

Каждый пиарщик должен знать правила написания качественного пресс-релиза. Плохо выстроенные сообщения, которые содержат ошибки, неточности, которые лишены интересного события, будут игнорироваться СМИ. Необходимо научиться преподносить новости: писать по теме и без лишних слов, грамотно оформлять информацию, вовремя ее отправлять в средства массовой информации.

Хорошие взаимоотношения со СМИ нужны даже небольшим компаниям. Быть представленным в прессе - это по-настоящему престижно. PR-продвижение фирмы в газетах, ТВ и радио может стать началом вашего успеха. Чтобы в связях с общественностью способствовала удача, нужно знать ряд правил написания хорошего пресс-релиза. Именно через них зачастую идет общение между компанией и журналистами. Сегодня PR-специалисты должны руководствоваться следующими правилами качественного пресс-релиза.

Используйте фирменные бланки компании. Из «шапки» сообщения журналисты должны знать, с кем имеют дело. Сообщение дотируется сегодняшним днем. Журналистам нужны свежие новости, а не «старые».

Уйдите от сокращений инициалов, пишите ФИО полностью. Практически во всех СМИ имена и фамилии публикуют без сокращений. Вероятность того, что журналисты позвонят Вам и спросят, как зовут какого-нибудь И.А. Иванова, высока. Укажите свои контакты. Возможно СМИ свяжутся с вами, чтобы уточнить информацию.

Используйте интересные информативные заголовки, которые раскрывают суть темы, не бойтесь дополнять их цифрами, статистикой. К примеру, если речь идет о строительстве нового завода по переработке использованных автомобильных покрышек, то смело можно написать что-то типа: «Новый завод по переработке вторсырья обеспечит рабочими местами сто человек».

Уделите внимание первому абзацу. В него нужно вписать как можно больше интересных фактов. Увы, журналисты ленивы и читают лишь первые строчки пресс-релизов. Чем они будут интереснее - тем выше шанс, что ваше сообщение прочтут до конца, а потом и опубликуют.

Ваше сообщение должно отвечать на вопросы что, где, когда, зачем и почему. Избегайте чрезмерной описательности. Да, ваша новость будет сухой, в ней будут только факты. Это и нужно новостным изданиям. Не пишите длинные пресс-релизы. Сообщение, которое занимает больше страницы А4, практически не читается.

Пишите пресс-релиз не от того или иного отдела вашей компании, а от предприятия в целом. Это придает большую значимость сообщению. Следите за своими словами в позитивных сообщениях: если Вы что-то обещаете, то оставляйте себе определенный зазор в сроках исполнения. Помните, что есть такие обороты, как «по предварительной информации», «скорее всего», «возможно».

Впишите в пресс-релизе комментарий вашего сотрудника. Скорее всего, это будет должностное лицо, к примеру, руководитель отдела. Комментарий от такого человека хорош: читатель любит необезличенные новости, так как доверяет им больше. Также комментарий разбавляет сухие факты.

Дополняйте пресс-релизы интересными фотографиями. Желательно, чтобы они были не статичными. Постарайтесь уйти от фото типа «перерезанные ленточки», «рукопожатие», «вручение подарка». Если же иных фото нет - то отправляйте и такие «шедевры».

Не забывайте, что вы работаете не только для журналистов, но и для читателей, которые являются потенциальными покупателями вашей продукции. Сообщения для СМИ должны быть написаны простым языком. Если не удается уйти от профессиональных терминов, то следует вкратце пояснить, что означает то или иное непонятное для аудитории слово.

После того, как пресс-релиз написан, отправляйте его в средства массовой информации. После отправки не забудьте позвонить в редакции и узнать, дошла ли до них информация, опубликуют ли ваше сообщение и на каких основаниях.

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «

Эксперты предоставляют консультации и дополнительную информацию. Здесь Вы получите ответы на Ваши вопросы!

Как оформить пресс-релиз образец

по подготовке пресс-релиза

в курсе учебных дисциплин

«Теория и практика массовой информации»

Задачи и виды пресс-релиза

Пресс-релиз - информационный оперативно-новостной документ, который со­держит предназначенное для СМИ краткое сообщение об ак­туальных фактах и событиях. Чтобы привлечь внимание жур­налистов к изложенной в нем информации, пресс-релиз должен быть информативным (факты без комментария), актуальным, достоверным, конкретным (привязанным к определенному ин­формационному поводу), кратким, адресным, интересным мя аудитории, пригодным мя создания журналистских материа­лов. Он должен быть доставлен журналисту в должное время.Отвечая на вопросы: кто, что, где, когда, как, - пресс-релиз состоит из вводной части (заголовок и подзаголовок), основно­го текста (от одного до шести абзацев) и служебной части (спра­вочной и контактной информации). Объем его не превышает одной-двух страниц, пресс-релиз печатается на одной стороне листа, в конце первой страницы делается указание «продолже­ние», а в конце релиза - помета «конец» или «# # # ».

В зависимости от информационных поводов для подго­товки пресс-релизов некоторые исследователи подразделя­ют их на стандартные и специальные.

Так, в коммерческой сфере одни стандартные пресс-ре­лизы предназначены для освещения повседневных событий:

- вывод новой продукции;

-- изменение хозяйственных условий (ввод новых площа­дей, внедрение прогрессивной технологии и т.п.);

- выступления руководителей фирмы;

- существенные кадровые изменения (назначения, пере­мещения, увольнения руководства);

Пресс-релизы для освещения событий, происходящих перио­дически:

- итоги хозяйственной деятельности за год, полугодие, квартал;

- учреждение фирмы, ее филиала; е выход на новый рынок;

- участие в бизнес-мероприятиях (конференциях, выстав­ках, презентациях, тендерах, аукционах);

- участие фирмы в благотворительных мероприятиях.

Специальные пресс-релизы пишутся по таким информа­ционным поводам:

- торжественные события в жизни фирмы или ее сотруд­ников;

достижения в хозяйственной деятельности предприятия;

заключение крупных бизнес-соглашений (контрактов, договоров о сотрудничестве);

- внеплановые мероприятия, не являющиеся следствием кризиса (внеочередное собрание ,акционеров, заседания совета директоров и т.п.);

- внеплановые мероприятия как реагирование на кризисную ситуацию. Пресс-релиз – специальный бюллетень для работников СМИ,

содержащий материалы для срочной публикации с целью оповещения.

Правила оформления пресс-релиза

Пресс-релиз пишут по принципу «перевернутой пирами­ды»: от главного к второстепенному - в первом абзаце или первых двух абзацах раскрывается основное его содержание, остальные абзацы посвящаются дополнительным дета­лям. Снижение важности информации от абзаца к абзацу обусловлено и особенностями подготовки газетного номера: если по каким-то причинам не полосе осталось свободного пространства, к примеру, не более 15 строк, то из 'пресс-рели­за, в котором 20 - 60 строк, публикуется только начало, а «хвост» или вторая половина отрезается.

А выходные данные отправителя (адрес, контактный те­лефон), дата и помета «для немедленного распространения» или «не распространять до. ». помещаются после заглавных слов «ПРЕСС-РЕЛИЗ». Если заголовки, названия вида доку­мента и его структурных частей выделяются прописными буквами, то даты, фамилии - полужирным шрифтом, цита­ты - курсивом, а ключевые слова подчеркиваются. На стра­нице должно быть не более 30 строк, длина строки 60 - 64 зна­ка, поля: верхнее - 20 мм, правое - 10 мм.

Текст пресс-релиза, подготовленный специалистом орга­низации по связям с общественностью, просматривается и утверждается целым рядом должностных лиц: директором от­дела PR, юридической службой, сотрудниками, деятельность которых непосредственно связана с содержанием пресс-ре­лиза. Пресс-релизы рассылаются не во все газеты и не на все каналы радио или телевидения: учитываются содержание ре­лиза и специфика целевой аудитории, достигаемой через кон­кретное средство массовой информации.

Добиться четкости и эффективности любого документа, начиная от делового письма и кончая любыми видами сообще­ний, исходящих от РR-профессионала, будь то информацион­ное письмо, пресс-релиз или материал в газету, поможет соблюдение определенных правил.

Использовать короткие предложения, содержащие, как правило, лишь одну мысль. Любое, даже длинное предложение не должно состав­лять абзаца.

Следует избегать писать в страдательном залоге; дей­ствительный залог помогает выражать мысли конкрет­нее и точнее.

Нельзя пользоваться жаргонными или просторечными словами.

Не следует злоупотреблять прилагательными и наречиями.

Пресс-релизы пишутся для того, чтобы его прочитали, чтобы он был интересен тем, кому предназначен. Прогнозировать результат своей работы – это значит делать свои новости интересными, подавать факты в выгодном свете.

Вставая на профессиональную позицию вашего «лучшего друга» (редактора, журналиста), ответить на несколько вопросов:

- Кому эта новость будет интересна и почему?

- Изменит ли моя новость жизнь людей и как?

- расскажу ли я эту новость своей бабушке, другу, коллеге? Как я это сделаю?

- Опубликую ли я эту новость на сайте моей компании и почему?

Заголовок должен быть привлекательным, т.е. волновать, интриговать, побуждать к дальнейшему прочтению текста.

Пример: «Половина населения Земли забыла, как правильно спать», «», «На Марсе были реки. ».

Первый абзац. В нем не должно быть лирических отступлений. Журналисты хотят получить ответ на 6 главных для себя вопросов:

Когда? Где? Кто? Что? Почёму? Как?

Научитесь писать по принципу: одна мысль – один абзац (2-3 предложения). Это даёт возможность контролировать ход мысли, сокращать текст, расставлять смысловые акценты.

Верхний уровень пирамиды (форма) самый маленький по объёму, но самый главный по содержанию. В нём суть всего написанного ниже. Его читают первые 20 секунд, в нём должны быть ответы на шесть выше перечисленных ключевых вопросов.

Всё, что идёт дальше в данной пирамиде, – это развитие темы первого абзаца: факты, цифры и комментарии руководителей компании.

Последний уровень в пресс-релизе, менее важный, но необходимый, – практическая информация (бэкграундер компании, справочная информация, контактные координаты для получения дополнительной информации).

Самая привлекательная структура пресс-релиза, чётко отражающая соотношение формы и содержания.

Идеальный пресс-релиз должен быть не более 500 слов. Руководствоваться необходимо тремя принципами:

Отсекайте всё лишнее.

Сообщайте факты без какой-либо примеси, и тогда вся лирика останется за бортом пресс-релиза.

Будьте понятными. Никто не будет вчитываться в текст дважды.

Дата и место его происхождения. Если вы выпускаете пресс-релиз на русском языке из штаб-квартиры вашей компании, указывайте его первоначальное место и дату происхождения.

От имени кого пресс-релиз выпущен. Компания Х сообщает…

Бэкграундер, или история компании, выпускающей пресс-релиз

Контактная информация. Имя, телефон, и е-mail человека, к которому следует обращаться за получением дополнительной информации. Если вы PR-менеджер компании и работаете при поддержке внешнегоPR-агенства, обязательно указываёте имя вашего менеджера в качестве второго контактного лица.

Пресс-релиз должен содержать следующую информацию:

- логотип компании в шапке документа;

- заголовок, отражающий главную идею пресс-релиза (жирным шрифтом);

- цитаты руководителей компании или проекта (желательно);

- телефон, факс и адрес электронный почты контактных лиц, которые в состоянии предложить дополнительную информацию, как по компании, так и пресс-релизу в частности.

Формат пресс-релиза для рассылки по изданиям должен удовлетворять следующим условиям:

- иметь объём не более двух печатных страниц;

- в конце пресс-релиза содержать краткую информацию о компании (бэкграундер).

Пресс-релиз всегда необходимо сопровождать человеческим контактом, т.е. «мёртвый» текст следует оживлять телефонной беседой с журналистом. Знание бизнеса компании и потребностей журналиста в информации – именно эта комбинация и есть часть PR.

Пресс-релиз – это не догма, а инструмент, облегчающий общение с представителями СМИ.

Пресс-релиз строится по принципу пирамиды, т.е. содержащие в нём мысли излагаются по мере убывания их важности.

Пресс-релиз должен содержать цифры и цитаты.

В пресс-релизах для деловых СМИ акцент должен быть сделан на цифрах и фактах.

В пресс-релизе для деловых СМИ акцент должен быть сделан на цифрах и фактах.

Пресс-релиз для общественно-политических СМИ должен подчёркивать, что тема интересна широкой аудитории.

Радиостанциям лучше отправлять укороченные варианты. Пресс-релиз должен быть коротким, не больше одной страницы.

Специализированным СМИ необходимо предоставить подробную информацию, интересную профессионалам в той сфере деятельности, которой посвящён пресс-релиз.

Кому рассылать пресс-релиз

Всем СМИ, которые могут быть заинтересованы в теме пресс-релиза. Однако основная работа по телефону должна проходить с журналистами из списка изданий, наиболее важных и влиятельных для бизнеса компании.

Пресс-релиз может быть непосредственно опубликован, но на его основе

может быть подготовлен более развернутый редакционный материал.

Пресс-релиз лучше печатать на бланке организации, с на­званием, адресом и контактными телефонами, на первой стра­нице указывают дату и делают пометку «К публикации», а внизу -- «см. далее», если текст продолжается на второй стра­нице. Дополнительную информацию лучше дать в приложе­нии к пресс-релизу. Выразительный заголовок может привлечь внимание, хотя возможно и не сохранится при публикации.

Текст печатается на одной стороне листа с большими полями (для пометок редактора), через полтора интервала. Первый абзац должен представлять сильно сжатую версию всего пресс-релиза. Пресс-релиз от имени организации должен быть подписан ее представителями.

1.Ворошилов В.В. Современная пресс-служба. – СПб. Изд-во Михайлова В.А.

2. Киселев А.К. Теория и практика массовой информации: Подготовка и

создания медиатекста. – СПб. Питер, 2011.

3. Кондратьев Э.В. Абрамов Р.Н. Связи с общественностью: Учебное пособиме. – М. Академ. Проект, 2003.

4. Мандель Б.Р. PR: методы работы со средствами массовой информации. учебное пособие. – М. Вуз.учебник, 2009.