Определение Верховного Суда РФ от N КАС10-375

от 17 августа 2010 г. N КАС10-375

Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в составе:

председательствующего Манохиной Г.В.

членов коллегии Меркулова В.П.

при секретаре Кулик Ю.А.

рассмотрела в открытом судебном заседании гражданское дело по заявлению Родионовой Т.М. об отмене решения Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 31 марта 2010 г. об оставлении без изменения решения квалификационной коллегии судей <. > от 27 ноября 2009 г. о прекращении ее полномочий председателя <. > районного суда <. >,

по кассационной жалобе Родионовой Т.М. на решение Верховного Суда Российской Федерации от 23 июня 2010 г. которым в удовлетворении заявления отказано.

Заслушав доклад судьи Верховного Суда Российской Федерации Манохиной Г.В. объяснения Родионовой Т.М. поддержавшей доводы кассационной жалобы, представителя Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации Филипчик С.Г. возражавшей против доводов кассационной жалобы,

Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации

Родионова Т.М. работает судьей с 1987 г. в мае 2002 г. ей был присвоен первый квалификационный класс судьи. Указом Президента Российской Федерации от 3 июня <. > N <. > она назначена председателем <. > районного суда г. <. >.

Решением квалификационной коллегии судей <. > от 27 ноября 2009 г. досрочно прекращены полномочия председателя <. > районного суда Родионовой Т.М. на основании статьи 6.1 Закона Российской Федерации "О статусе судей в Российской Федерации", в связи с ненадлежащим исполнением ею обязанностей председателя суда, с сохранением полномочий судьи того же суда.

Родионова Т.М. обратилась в Высшую квалификационную коллегию судей Российской Федерации с жалобой на указанное решение квалификационной коллегии судей <. >.

Решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 31 марта 2010 г. оставлено без изменения решение квалификационной коллегии судей <. >. от 27 ноября 2009 г. жалоба Родионовой Т.М. - без удовлетворения.

Родионова Т.М. оспорила решение Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации в Верховный Суд Российской Федерации, ссылаясь на его необоснованность. Указала, что квалификационными коллегиями судей оставлены без проверки и оценки ее мотивированные возражения на представление председателя <. > городского суда; не учтено, что руководитель суда не может быть привлечен к ответственности за нераспорядительность работников суда, отвечающих за исполнение своих должностных обязанностей; не приняты во внимание данные, характеризующие ее личность. Квалификационными коллегиями судей была нарушена процедура принятия решения о прекращении полномочий председателя суда, так как в нарушение правовой позиции, выраженной в постановлении Конституционного Суда Российской Федерации от 28 февраля 2008 г. N 3-П, голосование было открытым.

Верховным Судом Российской Федерации 23 июня 2010 г. постановлено решение об отказе в удовлетворении заявления. В кассационной жалобе Родионова Т.М. просит об отмене решения суда и о принятии нового решения об удовлетворении ее заявления. Полагает, что решение суда незаконное и необоснованное, суд неправильно применил нормы материального права, оставил без внимания, что в решениях квалификационных коллегиях судей не приведено никаких аргументов в опровержение ее доводов об отсутствии нарушений, влекущих прекращение полномочий председателя суда.

Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации, проверив материалы дела, обсудив доводы кассационной жалобы, не находит оснований к отмене решения суда.

В соответствии с пунктом 1 статьи 6.1 Закона Российской Федерации "О статусе судей в Российской Федерации" от 26 июня 1992 г. N 3132-1 (с последующими изменениями и дополнениями) полномочия председателей судов могут быть досрочно прекращены решением соответствующей квалификационной коллегией судей в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением ими своих должностных обязанностей, предусмотренных федеральными конституционными законами и данным Законом. По прекращении полномочий председателя, заместителя председателя суда за ними сохраняются полномочия судьи суда, в котором они замещали должность председателя, заместителя председателя.

В силу пункта 1 статьи 6.2 этого же Закона председатель суда наряду с осуществлением полномочий судьи соответствующего суда, а также процессуальных полномочий, установленных для председателя суда федеральными конституционными законами и федеральными законами, организует работу суда, осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе назначает на должность и освобождает от должности работников аппарата суда, а также распределяет обязанности между ними. осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

Отказывая в удовлетворении заявления Родионовой Т.М. суд первой инстанции пришел к правильному выводу о том, что Высшая квалификационная коллегия судей Российской Федерации обоснованно признала установленными изложенные в решении квалификационной коллегии судей <. > от 27 ноября 2009 г. факты и правомерно согласилась с тем, что председатель <. > районного суда <. > Родионова Т.М. при исполнении своих служебных обязанностей пренебрегла требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее - Инструкция по судебному делопроизводству), а также допустила нарушение штатно-финансовой дисциплины.

Судом установлено и подтверждается материалами дела, что поддельные денежные купюры достоинством по 1000 рублей каждая в количестве 63 штук, являющиеся вещественными доказательствами по уголовному делу N 1-249/08 по обвинению Пасаева И.А. по части 1 ст. 186 Уголовного кодекса Российской Федерации, согласно приговору <. > районного суда г. <. > от 20 августа 2008 г. подлежали уничтожению после вступления приговора в законную силу. 3 декабря 2008 г. акт об уничтожении вещественных доказательств, в том числе и поддельных купюр, по указанному уголовному делу был подписан комиссией в составе: администратора суда Донского Г.А. помощника председателя суда Принц О.Н. секретаря суда Степановой Н.Ю. и утвержден председателем суда Родионовой Т.М.

Однако поддельные денежные купюры не были уничтожены. 31 августа 2009 г. в помещении уголовной канцелярии <. > районного суда в ящике стола рабочего места секретаря суда были обнаружены 25 поддельных купюр достоинством 1000 рублей каждая, 38 поддельных купюр утрачены.

В акте от 3 декабря 2008 г. об уничтожении вещественных доказательств по уголовному делу N 1-249/08, утвержденном Родионовой Т.М. не указано, где, каким способом произведено уничтожение вещественных доказательств. На акте имеется надпись: уничтожено 5 декабря 2008 г. (материал квалификационной коллегии судей <. > л.д. 25).

Утверждение председателем районного суда Родионовой Т.М. акта об уничтожении вещественных доказательств, содержащих ложную информацию, обоснованно расценено как ненадлежащее исполнение ею полномочий председателя суда, выразившееся в непринятии мер по организации работы аппарата суда, четкому распределению обязанностей между сотрудниками, отсутствии контроля за исполнением работниками аппарата суда своих должностных обязанностей и требований Инструкции по делопроизводству.

Доводы кассационной жалобы Родионовой Т.М. о том, что она нарушений не допускала, соблюдала требования Инструкции по делопроизводству, ей необоснованно при прекращении полномочий председателя районного суда поставлена в вину недобросовестность работников суда, несостоятельны, поскольку приведенные выше обстоятельства свидетельствуют о ненадлежащем исполнении ею обязанностей председателя суда. Председатель суда должен организовать работу суда таким образом, чтобы невозможны были такого рода нарушения.

Разрешая данное дело, Верховный Суд Российской Федерации правильно согласился с тем, что прием на государственную службу на должности специалистов 3 разряда специалистов Липартии Г.В. и Лосевой О.В. которые фактически выполняли работу по уборке помещений, обоснованно признано ненадлежащим исполнением Родионовой Т.М. полномочий председателя районного суда. Ссылки Родионовой Т.М. на то, что она неправильно понимала действующее законодательство о государственной службе, Лосева О.В. и Липартия Г.Б. имеют необходимое образование для занятия должностей государственной службы, не опровергают вывод суда о нарушении ею действующего законодательства.

Судом первой инстанции были проверены, но не нашли своего подтверждения доводы Родионовой Т.М. о нарушении процедуры рассмотрения представления о прекращении полномочий председателя районного суда.

Правомерно суд признал ошибочной ссылку заявителя на то, что решение о прекращении полномочий председателя районного суда должно приниматься тайным голосованием. Правовая позиция, высказанная Конституционным Судом Российской Федерации в постановлении от 28 февраля 2008 г. N 3-П о необходимости тайного голосования членов квалификационной коллегии судей при решении вопроса о применении к судье дисциплинарно взыскания в виде досрочного прекращения полномочий, в данном деле неприменима.

В соответствии с пунктом 2.1 статьи 23 Федерального закона от 14 марта 2002 г. N 30-ФЗ "Об органах судейского сообщества в Российской Федерации" (в редакции Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 210-ФЗ) тайным голосованием членов квалификационной коллегии судей принимается решение по результатам рассмотрения вопроса о досрочном прекращении полномочий судьи в связи с совершением им дисциплинарного проступка или вопроса о прекращении отставки судьи в связи с осуществлением им деятельности, несовместимой с деятельностью судьи, либо совершением поступков его порочащих.

Ссылка Родионовой Т.М. на то, что прекращение полномочий председателя районного суда обусловлено предвзятым отношением к ней со стороны заместителя начальника Управления Судебного департамента <. > несостоятельна, поскольку решение о прекращении ее полномочий председателя <. > районного суда с сохранением за ней полномочий судьи того же суда принято коллегиальным органом, с соблюдением требований действующего законодательства после тщательной проверки всех обстоятельств, изложенных в представлении председателя городского суда <. >, и данных характеризующих личность. Высшая квалификационная коллегия судей Российской Федерации законно и обоснованно согласилась с этим решением.

Не опровергают выводы суда о законности решения Высшей квалификационной коллегии судей ссылки Родионовой Т.М. на хорошие показатели в работе <. > районного суда в период с 2005 г. по 2009 г. на конфликтные отношения с администратором суда Донским Н.Г. и не могут служить поводом к отмене судебного решения.

В кассационной жалобе Родионовой Т.М. не приведено доводов, опровергающих выводы суда первой инстанции о законности оспариваемого решения Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации, оснований считать выводы суда ошибочными не имеется.

Руководствуясь статьями 360, 361, 362, 363 366 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, Кассационная коллегия Верховного Суда Российской Федерации

решение Верховного Суда Российской Федерации от 23 апреля 2010 года оставить без изменения, кассационную жалобу Родионовой Т.М. - без удовлетворения.

Статья 7

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ КВАЛИФИКАЦИОННЫХ КОЛЛЕГИЙ СУДЕЙ (утв- Высшей Квалификационной Коллегией судей РФ 22-03-2007) (2016) Актуально в 2016 году

1. Делопроизводство в квалификационной коллегии судей осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией, утвержденной Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации в соответствии с федеральными законами и настоящим Положением.

2. Квалификационная коллегия судей субъекта Российской Федерации утверждает инструкцию по делопроизводству в соответствующей коллегии, которая не должна противоречить Инструкции, утвержденной Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации.

3. Квалификационная коллегия судей имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и воспроизведением своего наименования, штамп и бланки.

4. Документы, содержащие врачебную и иную тайну, хранятся в условиях, исключающих доступ к ним посторонних лиц.

Скачать ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ РАБОТЫ КВАЛИФИКАЦИОННЫХ КОЛЛЕГИЙ СУДЕЙ (утв- Высшей Квалификационной Коллегией судей РФ 22-03-2007) (2016) Актуально в 2016 году

Сайт использует файлы cookie .Продолжая просмотр сайта, вы соглашаетесь с использованием файлов cookie.

© 2010—2016. Справочно-правовая система «ЗаконПрост».

Инструкция по делопроизводству в аппарате квалификационной коллегии судей Воронежской области

Настоящая инструкция по делопроизводству в Аппарате квалификационной коллегии судей Воронежской области разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005г. №536, и Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 30.08.2001 № 125 (в редакции приказа Судебного департамента от 10.02.2004г. №17)

Инструкция устанавливает единые требования к организации работы со служебными документами в Аппарате квалификационной коллегии судей Воронежской области, оптимальный порядок их подготовки и оформления.

Требования настоящей инструкции обязательны для исполнения всеми работниками Аппарата квалификационной коллегии судей Воронежской области.

коллегии судей Воронежской области

__________________ А.И. Мирошников

«___» ________________ 200__г.

по делопроизводствув Аппарате квалификационной коллегии судей Воронежской области.

1.1. Инструкция по делопроизводству в Аппарате квалификационной коллегии судей Воронежской области (далее именуется - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности квалификационной коллегии судей Воронежской области (далее - Коллегия), управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана с учетом ГОСТ Р 6.30-97
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов»; Основных положений Государственной системы
документационного обеспечения управления «Общие требования к
документам и службам документационного обеспечения управления»; Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде РФ, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30.08.2001г. №125, в соответствии с требованиями Федерального закона от 14 марта 2002 г. № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 11, ст. 1022), Положения о квалификационных коллегиях судей, утвержденного Высшей квалификационной коллегией судей Российской Федерации 15 июля 2002 г. Положения об Аппарате Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации, утвержденного решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 17.10.2003г. Положения об экзаменационных комиссиях по приему квалификационного экзамена на должность судьи, утвержденного решением Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации от 24.01.2002г.

1.3.Настоящая Инструкция утверждается решением
квалификационной коллегии судей Воронежской области.

1.4.Инструкция устанавливает общие для всех единые требования к организации работы с документами в Аппарате квалификационной коллегии судей Российской Федерации (далее - Аппарат Коллегии), которые обязательны для исполнения всеми работниками Аппарата Коллегии.

Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей Инструкцией, распространяются на документы открытого характера. Порядок работы с документами ограниченного пользования устанавливается Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 №1233.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Аппарате Коллегии, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5. Общие руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами, правил их подготовки и оформления, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Аппарате Коллегии возлагается председателя Коллегии.

1.6. Непосредственная ответственность за организацию, состояние и совершенствование установленного порядка работы с документами в Аппарате коллегии возлагается на заместителя председателя Коллегии и секретаря Коллегии, на которого в соответствии с Положением о квалификационных коллегиях судей возложена функция по организации делопроизводства в Коллегии.

1.7. Председатель Коллегии назначает из числа федеральных государственных служащих, находящихся в его подчинении, одного или нескольких работников Аппарата, ответственных за ведение делопроизводства.

1.8. Права и обязанности работников Аппарата, ответственных за ведение делопроизводства, определяются их должностными инструкциями, которые утверждаются Председателем Коллегии.

1.9. Передача служебной информации средствам массовой информации осуществляется только с разрешения Председателя Коллегии уполномоченными на то лицами из числа работников Аппарата.

1.10. Передача служебных документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, председателям других квалификационных коллегий судей, их заместителям и членам коллегий, руководителям и должностным лицам их аппаратов, а также руководителям и должностным лицам министерств, ведомств и организаций, в том числе гражданам, осуществляется в установленном порядке (официальным письмом) или

иным способом по решению Председателя Коллегии через Аппарат Коллегии.

Копии решений и иных актов, принимаемых Коллегией в рамках своих полномочий, а также распоряжений Председателя квалификационной коллегии судей Воронежской области, передаются иным организациям только по указанию Председателя Коллегии или его заместителя.

2. Документация Аппарата квалификационной коллегии судей Воронежской области.

2.1. Состав документации Аппарата определяется компетенцией Коллегии, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между квалификационными коллегиями судей субъектов Российской Федерации и иными органами судейского сообщества в Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти, другими органами управления и организациями.

2.2. Служебные документы в Коллегии изготавливаются с использованием компьютера. Отдельные внутренние документы допускается писать от руки.

3. Обработка и регистрация входящих документов.

3.1.1.Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Коллегию, производятся централизованно одним из работников Аппарата, ответственного за ведение делопроизводства.

3.1.2. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в Коллегию, получает один из работников, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Аппарате.

3.1.3. Подлежат обязательной передаче работнику, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Аппарате, все официальные служебные документы, полученные иными работниками Аппарата от должностных лиц других организаций.

3.1.4. При вскрытии конверта или бандероли проверяется наличие вложенных в них документов. При отсутствии документа или приложений к нему, а также в случае несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, либо повреждения документа составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр акта посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

3.1.5. Работник, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Аппарате, регистрирует поступивший в коллегию документ путем проставления на нем штампа с указанием порядкового номера, даты регистрации и количества листов.

3.1.6. По результатам рассмотрения Председатель Коллегии и его заместитель дают поручения исполнителям, оформленное в виде резолюции. Если поступившие документы не требуют исполнения, то Председатель Коллегии и его заместитель делают на них пометки об ознакомлении.

3.1.7. Поступившие телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на рассмотрение руководству и на исполнение.

3.1.8 Телефонограммы, адресованные Председателю Коллегии, принимаются работником Аппарата, ответственным за делопроизводство, а текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается лицу, которому она адресована.

3.2. Порядок работы со служебными документами.

3.2.1. Документы, поступившие в Коллегию с грифами ограничения доступа к документу («особой важности», «Совершенно секретно» и т.д.), принимаются, регистрируются и докладываются Председателю Коллегии работниками Аппарата, имеющими соответствующий допуск к работе с документами, обозначенными грифами ограничения доступа.

Ответственность за их регистрацию, доведение до сведения Председателя Коллегии, контроль исполнения, хранение и наличие несут указанные выше работники Аппарата Коллегии.

3.2.2. Копии федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступивших в Коллегию, докладываются Председателю Коллегии, а затем передаются работнику Аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства для их систематизации.

Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Инструкцией несет Секретарь Коллегии.

Поступившие копи приказов и распоряжений федеральных министерств и ведомств, приказов и распоряжений Председателя Верховного суда Российской Федерации и Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, копии решений и постановлений Совета судей Российской Федерации учитываются и хранятся в аппарате Коллегии.

3.2.3.Графики и повестки дня заседаний Коллегии на конкретный период или перспективу, информация о ее деятельности, также подлежит учету в Аппарате Коллегии.

Ответственность за их учет, доведение до сведения Председателя Коллегии, его заместителя и членов Коллегии, а также должностных лиц Аппарата возлагается на того работника Аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства.

3.2.4. Письменные обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан в Коллегию и ответы на них получаются и отправляются через работника, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства в Аппарате Коллегии.

Ответственность за регистрацию обращений граждан и ответов на них, организацию их разрешения, обеспечение сохранности возлагается на указанного работника и Секретаря Коллегии.

Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и ведения делопроизводства по ним определяется положением, должностными инструкциями работников Аппарата, ответственных за ведение делопроизводства, Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и ведения делопроизводства по ним в квалификационной коллегии судей Воронежской области. 3.2.5. Корреспонденция, адресованная в Аппарат Коллегии или его руководителю непосредственно, а также направляемая за его подписью адресатам, получается и отправляется через работника Аппарата, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства,

регистрируется им, доводится до сведения руководителя и хранится соответствующим образом.

3.2.5. Непосредственное ведение делопроизводства в аппарате Коллегии возлагается на работников, ответственных за ведение делопроизводства.

В их обязанности входят:

-ежедневное получение поступившей корреспонденции в установленные сроки, регистрация ее и передача исполнителям;

-проверка соответствия количества документов аппарата коллегии количеству документов, находящихся на исполнении или исполненных за определенный период, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у исполнителя, еженедельное информирование руководителя о состоянии работы с документами;

-передача документов на рассмотрение Председателю Коллегии, его заместителю, членам Коллегии и после получения резолюции -исполнителю;

-передача исполненных документов для подписания Председателем Коллегии и его заместителем, членам Коллегии;

-регистрация документов, исходящих из Аппарата Коллегии, проверка правильности их оформления, передача и отправка;

-контроль за прохождением документов в Аппарате Коллегии и сроками исполнения;

- своевременное снятие документов с контроля;

-составление номенклатуры дел Коллегии на основе предложений руководителя Аппарата, формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

-прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в Аппарате Коллегии.

3.3. Обработка и регистрация оправляемых документов.

3.3.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается. Регистрация отправляемых документов в Аппарате Коллегии ведется централизованно. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ, без докладных и служебных записок. Документы, подлежащие отправке за подписью председателя Коллегии, его заместителя и членов Коллегии, регистрируются в журнале учета поступивших (отправленных) документов с оформлением реестра.

3.3.2. Все документы, подлежащие отправке, регистрируются у работника, ответственного за ведение делопроизводства в Аппарате Коллегии.

3.3.3. Поступившие работнику, ответственному за ведение делопроизводства в Аппарате Коллегии, на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Коллегии.

3.3.4. Документы на отправку упаковываются в конверты, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением правительства Российской федерации от 26.09.97 №1239 и сдаются в отделение связи.

3.3.5. Телеграммы, составленные в аппарате коллегии, передаются на отправку завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 августа 1997 г. №1108.

3.4. Передача текстов служебных документов по каналамфаксимильной связи.

3.4.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов организациям, учреждениям.

3.4.2. Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом. Поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

-запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки;

-документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А4;

-объем передаваемого документа (факсограммы) не должен превышать 5 листов;

-ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, Председателя Коллегии и его заместителя.

3.4.3. Прием и передача документов, подписанных Председателем Коллегии, его заместителями и членами Коллегии, осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в Аппарате Коллегии. Принятый и подлежащий отправке по телефаксу документ учитывается в журнале учета факсограмм.

Поступившие факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

3.5. Работа исполнителей со служебными документами.

3.5.1. Председатель Коллегии или его заместитель обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов выделяются документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

3.5.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) Председателя Коллегии или его заместителя.

3.5.3. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Председателю, его заместителю, членам Коллегии, подготовку к пересылке адресату.

3.5.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прилагаются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлиннике и копийном экземпляре) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

На копийном экземпляре исходящего документа (отпуск) текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный индекс. Исполненные документы представляются на подпись Председателю Коллегии, его заместителю и членам Коллегии.

3.5.5. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет его исполнитель. Расчет рассылки согласовывается с Председателем Коллегии или его заместителем.

3.5.6. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения, об окончательном исполнении, направлении документа в дело.

3.5.7. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

3.5.8. Контроль исполнения документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

3.5.9. В случае утраты служебного документа работник Аппарата обязан немедленно доложить об этом председателю коллегии. Справка о результатах служебного расследования представляется председателю коллегии.

3.6. Порядок прохождения внутренних документов

3.6.1. К внутренним документам относятся докладные, служебные записки, справки, информации, заявки, представляемые председателю коллегии, его заместителям и членам коллегии, секретарю коллегии.

3.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.6.3. Внутренние документов оформляются на стандартном листе бумаги без бланка.

3.7. Учет объема документооборота

3.7.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество поступающих, отправляемых и внутренних (решения, заключения, распоряжения учитываются отдельно) документов в Аппарате и в целом в коллегии за период (месяц, квартал, полугодие, год).

3.7.2. Обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан учитываются отдельно.

3.7.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам.

3.7.4. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

3.7.5. Работники, ответственные за ведения делопроизводства в аппарате коллегии, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке.

4.Порядок подготовки и оформления служебных документов. 4.1. Бланки служебных документов

Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов (приложение № ), стабильный порядок их расположения в строгом соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4.1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Допускается использование бланков формата АЗ (297x420 мм) и А6 (105x148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

Бланки должны иметь поля (не менее) левое: - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 15 мм, нижнее - 20 мм.

4.1.2. В коллегии и аппарате коллегии устанавливаются следующие виды бланков:

- бланки писем (приложение № ),

- бланки нормативного характера (приложения №. № ). При внутренней переписке бланки не используются.

4.1.3. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4.2. Реквизиты документа

Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

4.2.1. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Положением о государственном гербе Российской Федерации, кроме бланков нормативного характера.

4.2.2. Наименование организации.

Наименование коллегии на бланке учитывается в точном соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002г. № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации».

4.2.3.Справочные данные об организации.

Справочные данные о коллегии включают: почтовый адрес, номера телефонов и факсов. Справочные данные могут включать и другие сведения (номер электронной почты и адрес электронной страницы в Интернете).

4.2.4. Наименование вида документа.

Наименование вида документа (распоряжение, решение, заключение, постановление) должно соответствовать компетенции коллегии и содержанию документируемого управленческого действия. В письме наименование вида документа не указывается.

4.2.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом (коллегией) - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения председателем коллегии.

Дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. Элементы даты, обозначенные арабскими цифрами, приводятся в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

Документы вступают в силу с момента их подписания, утверждения, если в тексте распорядительного документа не предусмотрено иное.

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

4.2.6. Регистрационный номер документа состоит из буквенно-цифрового индекса коллегии и порядкового номера документа. Регистрационный номер может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косо!) чертой.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, № ВККС-103\03\СД-АГ\1151.

4.2.7. Ссылка па регистрационный номер.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа указывают на решениях, заключениях, протоколах заседания коллегии, распоряжениях, издаваемых председателем коллегии.

4.2.8. Место составления или издания документа.

Место составления и издания документа указывают на решениях, заключениях, протоколах заседания коллегии, распоряжениях, издаваемых председателем коллегии.

4.2.9. Гриф ограничения доступа.

Гриф ограничения доступа к документу (особой важности, совершенно секретно, секретно, для служебного пользования) проставляется на первом листе документа в правом верхнем углу без кавычек. Гриф ограничения доступа может дополняться предусмотренными законодательством данными об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Гриф ограничения доступа определяет исполнитель совместно с работниками Аппарата, имеющими допуск работе с документами, обозначенными грифами ограничения доступа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения

ИЛИ КОНКреТНОМу ДОЛЖНОСТНОМУ ЛИЦ)'.

Наименование организации, ее струкгурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство юстиции Российской Федерации

Управление систематизации Законодательства

Должность лица, которому адресуется документ, его фамилия указываются к дательном падеже, например:

Квалификационная коллегия судей г.Москвы

Председателю коллегии Н.А.Сазонову

При адресовании документа руководителю организации ее название входит в наименование должности адресата, например:

Генеральному директору объединения «Агропром» И.И.Иванову

При адресовании документа нескольким организациям их названия указываются обобщенно, например:

квалификационных коллегий судей субъектов Российской Федерации

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

11. З.Петрову ул.Садовая, д.5, кв.12 Киреевский р-он, г.Липки Тульская область, 301264

В резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата подписания резолюции.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по занимаемому положению, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций динам, непосредственно пм подчиненным.

На документах, имеющих типовые сроки исполнения и не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указываются фамилия и инициалы исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция к документу, присланному первоначально по каналам факсимильной связи, оформляется на отдельном листе и переносится затем на подлинник, присланный по. почте.

4.2.12. Отметка о контроле.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К», словом или штампом «контроль « на правом поле документа или листке с резолюцией руководителя.

4.2.13. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту документа - это краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл документа.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых составляется на бланках формата А5.

4.2.14. Текст документа.

Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и т.д. Сплошной связанный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

4.2.15. Оформление приложений к документу.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения к письму, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте письма, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Аппарате коллегии на Зл. в 1экз. 2. Правила подготовки документов на 25л. в 10 экз.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Россархива от 14.06.98г. №02-4/156 и приложение к нему, всего на 5л.

Если приложение направляется только адресату (не подшивается в дело), то отметку о наличии приложения оформляет следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в адрес.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

4.2.16. Подпись документа.

Документы, направляемые в соответствующие органы, подписываются Председателем Коллегии или в его отсутствие заместителем, исполняющим его обязанности. Документы, направляемые в государственные, общественные, коммерческие и иные организации и учреждения от имени Коллегии, в том числе и квалификационные коллегии судей субъектов Российской Федерации, подписываются Председателем Коллегии, его заместителями, либо по поручению Коллегии - членами Коллегии.

Документы, направляемые в соответствующие органы и организации, с целью истребования информации и материалов, необходимых для обеспечения деятельности Коллегии, подписываются Председателем Коллегии либо его заместителем.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке; сокращенное - на документе, оформленном на бланке Коллегии либо аппарата Коллегии); личная подпись; расшифровка подписи.

Решения, заключения, протоколы заседания Коллегии подписываются председательствующим на заседании Коллегии и секретарем Коллегии.

В подготовленных документах указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе Коллегии.

Если лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом указывается фактическое положение лица, согласно распределению обязанностей, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, фиксирующих факты, связанные, в том числе с финансовыми средствами. Документы заверяют гербовой печатью Коллегии.

При заверении документа печатью оттиск печати должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

Копии решений и заключений, распоряжений Председателя Коллегии, а также их размноженные экземпляры при направлении адресатам также заверяют печатью Коллегии.

4.2.18. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Допускается копию документа заверять соответствующей печатью.

4.2.19. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в высшие органы государственной власти и управления отметку об исполнителе проставляют на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметку об исполнителе проставляют на лицевой стороне листа.

4.2.20. Отметка об исполнении документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в нижнем поле первого листа документа или на оборотной стороне последнего листа и включает: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении) или (при наличии такого документа) ссылку на его дату и номер; слова «В дело», номер дела, в которое будет подшит документ, дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело делается исполнителем документа и визируется Председателем Коллегии или его заместителем.

На документе, присланном для сведения, должны быть визы, свидетельствующие об ознакомлении с документом и направлении его в дело.

5. Подготовка и оформление отдельных видов документов.

В аппарате Коллегии создаются следующие виды документов:

• Проекты заключений и решений Коллегии, в том числе по вопросам квалификационной аттестации судей, рекомендаций кандидатов на должности судей, привлечения судей, пребывающих в отставке, к осуществлению правосудия, прекращения полномочий судей, наложения дисциплинарных взысканий, представления судей к награждению государственными наградами и присвоению почетных званий и иных решений Коллегии, подготавливаемых и представляемых для рассмотрения и последующего подписания Председателем и секретарем Коллегии;
• Распорядительные документы;
• Утверждаемые документы;
• Служебные письма;
• Справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Коллегии;
• Материалы и проекты ответов по поступившим в Коллегию представлениям председателей соответствующих судов и обращениям органов судейского сообщества, жалобам и сообщениям от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение Председателю Коллегии, его заместителям и членам Коллегии;
• Запросы;
• Докладные и объяснительные записки, заявления и иные документы.

Распоряжения Председателя Коллегии, руководителя Аппарата, утверждаемые ими документы, представляемые в органы государственной власти, в том числе служебные письма, направляемые в адрес указанных органов за подписью Председателя Коллегии, проходят обязательную редакционную обработку. Редакционная обработка указанных выше документов может быть возложена руководителем аппарата на одного из работников.

При квалификационной коллегии судей действует экзаменационная комиссия, чей состав формируется из наиболее опытных судей, а также ученых-правоведов.

Работу экзаменационной комиссии организует ее председатель, а в случае его отсутствия - заместитель председателя комиссии.

Ведение делопроизводства возлагается на секретаря экзаменационной комиссии и контролируется председателем экзаменационной комиссии.

Экзаменационными комиссиями ведутся:

1. протокол заседания экзаменационной комиссии;

2. журнал регистрации заявлений, поступивших от претендентов на должность судьи;

3. журнал учета выданных удостоверений о сдаче экзамена на должность судьи.

Протоколы заседаний экзаменационных комиссий хранятся 5 лет, другая документация - 3 года.

5.1. Проекты заключений, решений, представлений и постановлений

5.1.1. Проекты заключений, решений и постановлений подготавливаются Аппаратом по поручениям Председателя и членов Коллегии в соответствии с решениями Коллегии, принятыми на заседании Коллегии.

5.1.2. Проекты представлений Коллегии подготавливаются Аппаратом исключительно по поручению Председателя Коллегии либо с его согласия -по поручению одного из заместителей Председателя Коллегии.

5.1.3. В случае, если проекты решений, представлений и постановлений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись к ним исполнителем прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия.

Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Коллегии, если иное не предусмотрено законом.

5.2. Организационно-распорядительные документы.

При подготовке и оформлении проектов распоряжений работникам Аппарата следует руководствоваться Инструкцией о порядке подготовки, оформления, представления на подпись проектов и регистрации приказов и распоряжений Генерального директора Судебного департамента и его заместителей и лишь в части, касающейся непосредственно самого порядка подготовки и оформления проектов распоряжений.

Обеспечение качественной подготовки проектов распоряжений возлагается на сотрудников Аппарата, которые готовят и представляют проект для рассмотрения соответствующими компетентными лицами.

5.3. Положения, правила, инструкции

Положения, правила, инструкции - документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, регулирующие специальные стороны деятельности Коллегии, обязательные для выполнения.

Указанные документы изготавливаются наиболее квалифицированным составом из числа работников Аппарата Коллегии. Обязанность по их подготовке должна быть предусмотрена персональными должностными инструкциями данных работников, которые утверждаются руководителем Аппарата по согласованию с Председателем Коллегии.

5.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Коллегии, совещаниях Коллегии. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

5.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются фамилии и инициалы Председателя Коллегии, секретаря Коллегии, членов Коллегии, а также присутствующих на ее заседании (при большом количестве присутствующих к протоколу прилагается список присутствовавших). К протоколу прилагается повестка дня заседания; вопросы в повестке дня рекомендуется формулировать с предлогом «О» или «Об».

Повестка дня заседания Коллегии формируется ее Председателем.

Основная часть протокола состоит из разделов (обозначаются арабскими цифрами), соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, решили. Тексты докладов, справок и особое мнение выступающего, изложенное в докладной записке, прилагаются к протоколу.

Решение Коллегии печатается полностью по форме распоряжения; текст решения состоит из вводной, установочной, мотивировочной и резолютивных частей.

5.4.3. Протокол заседания коллегии подписывается председательствующим и секретарем Коллегии в срок не позднее 10 дней после окончания заседания.

5.4.4. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из порядкового номера заседания Коллегии в пределах календарного года и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

5.1.1. Служебное письмо, как правило, оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: гриф ограничения доступа; регистрационный номер и дату; ссылку на регистрационный номер; адресат; заголовок; текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа; отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

5.1.2. Текст письма состоит, как правило, из трех частей. В первой части указываются причины, вызвавшие письмо; во второй приводятся факты, разъяснения, сообщения, сопровождаемые расчетами; в третьей формулируется основная цель письма.

6. Контроль исполнения служебных документов

6.1.Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных документов.

6.2.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Конечная дата исполнения документа определяется Председателем Коллегии, его заместителями исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

6.3. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» - в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца.

Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник Аппарата Коллегии, на которого возложена обязанность по ведению делопроизводства, сделает на документе отметку о выполнении поручения.

Если информация об исполнении документа не поступила, документ считается не исполненным.

Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в дело.

7. Составление номенклатуры дел и формирование дел

7.1.1. Номенклатура дел Коллегии - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Аппарате Коллегии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их систематизации и учета, определения сроков хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

7.1.2. Сводная номенклатура дел Коллегии на очередной календарный год составляется ежегодно Аппаратом Коллегии, утверждается Председателем Коллегии.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Коллегии.

В номенклатуру дел Коллегии включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство в Аппарате Коллегии, непосредственные исполнители документов.

7.2.2. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• Раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения, факсограммы отдельно от подлинников;
• В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• Помещаются вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса вместе с приложениями, указанными в тексте документа (при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, на документе должна быть запись об их местонахождении);
• Группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• Машинограммы помещаются в дела на общих основаниях;
• В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• Дело не должно превышать 250 листов (при большом количестве листов дело разделяется на тома; индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т.2»).

7.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или по региональному признаку в алфавитном порядке.

Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в отдельные дела в хронологическом порядке, с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к решениям, сгруппированные в отдельные дела,

систематизируются по номерам решений.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

7.3.1. Дела Коллегии подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Устанавливается следующий порядок оформления дел: написание заголовков дел на обложках, брошюровка, нумерация листов и составление заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками Аппарата Коллегии, ответственными за ведение делопроизводства.

7.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи на листе - заверителе дела; составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты дела.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (в том числе листы с резолюцией), кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

Листы дела в каждом томе (части) нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

7.3.4. Внутренняя опись документов составляется на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела, содержащие особо ценные документы; документы, постоянно необходимые для работы; личные дела.

7.3.5. Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

7.4. Экспертиза ценности документов

7.4.1. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел Коллегии путем полистного просмотра дел.

7.4.2. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

7.5. Составление описи дел

7.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи. На дела временного (менее 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения.

7.5.2. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с Председателем Коллегии или его заместителем.

7.5.3. Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в_архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в Аппарате Коллегии.

8. Хранение документов8.1Оперативное хранение документов и дел

8.1.1. С момента заведения и до передачи в архив Коллегии дела хранятся по месту их формирования в Аппарате Коллегии.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет, а затем сдаются в архив Коллегии.

8.1.2. Выдача дел другим производится с разрешения руководителя Аппарата Коллегии. Дела выдаются на срок не более 1 месяца.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов, с разрешения Председателя Коллегии или его заместителя, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя Коллегии с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

8.2. Передача документов в архив

8.2.1. Документы, образующиеся в результате деятельности Коллегии, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение осуществляет архив Коллегии.

8.2.2. Архив Коллегии хранит документы Аппарата Коллегии.

8.2.3. В архив Коллегии передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача производится по сдаточным описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.4. Передача дел в архив Коллегии осуществляется по графику, согласованному с руководителем Аппарата Коллегии.

8.2.5. В период подготовки дел к передаче в архив ответственный за центральный архив предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Коллегии. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники, ответственные за ведение делопроизводства в Аппарате Коллегии, обязаны устранить.

8.2.6. Каждое дело принимает ответственный за архив Коллегии в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства в Аппарате Коллегии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив Коллегии и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Коллегии передаются регистрационные картотеки (журналы) на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

8.2.7. В случае ликвидации или реорганизации Аппарата Коллегии ответственный за делопроизводство в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Коллегии независимо то сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре.

8.2.8. Дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам Аппарата Коллегии для работы во временное пользование по их письменному запросу с визой руководителя Аппарата коллегии на срок не более 1 месяца.

8.2.9. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок или пометок. О фактах недостачи или порчи выданных архивных дел ставится в известность Председатель Коллегии для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности.