Декан-НН - Документоведение

На нашем сайте представлена лишь часть ответов из теста по дисциплине "Документоведение".

Если у Вас нет времени на подготовку к тестированию или Вы по какой-то другой причине не можете сдать тест самостоятельно, то обращайтесь за помощью к нам. Мы поможем решить тесты любых учебных заведений правильно и быстро.

Для ознакомления с условиями выполнения тестов и оформления заказа, перейдите в раздел "Решение тестов ".

1. Основание издания приказа в связи с реорганизацией структуры управления в фирме содержится в …
заголовке
констатирующей части текста приказа
позиции текста «Основание»
прилагаемых документах
распорядительной части текста приказа

2. Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения на длительный период времени — это …
приказ
положение
договор
устав
должностная инструкция

3. В письме, оформленном на бланке фирмы, недопустимо использовать изложение:
от 1 лица, ед. числа
от 3 л. ед. числа
от 3 л. мн. числа
от 1 л. мн. числа

4. Документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов или событий
акт
докладная записка
справка

5. Заголовок к тексту должностной инструкции должен иметь формулировку:
винительного падежа (кого, что?)
дательного падежа (кому, чему?)
предложного падежа (о чем?)
именительного падежа (кто, что?)

6. Инструкция о делопроизводстве утверждается…
ответственным за делопроизводство лицом
начальником канцелярии
руководителем предприятия
секретарем-референтом

7. Дата акта это …
Дата утверждения
Дата события
Дата подписания

8. Во время производственного совещания у директора секретарь записывал выступления и принятые решения. По итогам заседания следует оформить …
протокол
решение
распоряжение
протокол, решение и распоряжение
по усмотрению начальства

9. Вы считаете, что для улучшения делопроизводства на Вашем предприятии нужно закупить и установить дополнительное программное обеспечение. Свои предложения для руководства фирмы Вы можете обосновать в …
письме
решении
акте
справке
в докладной записке

10. Дата в грифе утверждения документа проставляется
Машинописным способом
От руки секретарем после утверждения документа руководителем
Самим руководителем в момент утверждения документа
Любым способом

11. Комиссия по расследованию пожара, произошедшего на складе организации, установила ряд фактов, которые послужили причиной пожара. Комиссия должна составить
акт
справку
докладную записку
инструкцию о противопожарной безопасности

12. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях решения оперативных вопросов, это:
приказ
распоряжение
указание
инструкция

13. Документ, подлежащий утверждению
приказ
акт
письмо
распоряжение

14. Приказы о назначении новых руководителей организации в копиях могут доводиться до сведения:
руководителей структурных подразделений
административного персонала
всего коллектива

15. Распорядительные документы вступают в силу с …
момента их подписания
момента их подписания и согласования
момента их подписания и доведения до сведения исполнителя
момента их доведения до сведения исполнителя

16. Разработка организационных документов в организациях и на предприятиях – это
формальное, традиционное требование, не имеющее практического значения
необходимость при возникновении конфликтных ситуаций
создание нормативной базы для организации правоотношений
повышение престижа организации

17. По содержанию приказы бывают:
Простые и сложные
По основной деятельности и по личному составу
Внутренние и внешние
Полные и краткие
С угловым и продольным расположением реквизитов

18. Протокол должен быть оформлен после проведенного заседания коллегиального органа не позднее, чем:
1 день
3 дня
4 дня
5 дней

19. Правом подписи приказов по персоналу и финансовым вопросам обладает
руководитель и заместитель руководителя
только руководитель
начальник отдела кадров
заместитель руководителя

20. Заголовком к тексту протокола является …
формулировка рассматриваемой темы
название коллегиального органа
краткое содержание обсуждения
итог принятых решений

21. Документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседаниях коллегиального органа:
Акт
Контракт
Решение
Постановление
Протокол

22. Документы по общим и административным вопросам могут составлять:
администрация предприятия
работники финансовых отделов
руководители служб и подразделений предприятия
руководитель

23. Документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий называется:
справка
докладная записка
акт
заявление
Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» употребляется в …
приказах и распоряжениях
приказах
распорядительных документах
докладных записках

24. Датой протокола является:
Дата подписания
Дата согласования
Дата изготовления
Дата исполнения
Дата заседания коллегиального органа

25. Документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица
должностная инструкция
указание
приказ
служебная записка

26. При приеме на работу Вас должны ознакомить с вашими правами, обязанностями и функциями. Эту информацию содержит
трудовой контракт
трудовой договор
приказ о приеме на работу
должностная инструкция
устав предприятия

27. Ответ на запрос, подписанный руководителем организации, должен подписать…
заместитель руководителя
любое полномочное лицо, в чьей компетенции решение данного вопроса
руководитель фирмы, организации
в зависимости от статуса запрашиваемой информации

28. Письмо, имеющее финансовые и юридические последствия, должно быть …
подписано директором, главным бухгалтером, заверено печатью
заверено печатью
подписано главным бухгалтером и директором
согласовано с юристом
на угловом бланке

29. Заголовок к тексту служебного письма может отсутствовать, если текст…
составлен по одному вопросу
отражает решение нескольких вопросов
оформлен на бумаге формата А4
оформлен на бумаге формата А5

30. Нумерация приказов по основной деятельности ведется …
по порядку с момента образования фирмы
подряд в пределах месяца
подряд в пределах календарного года
отдельно от приказов по личному составу

31. Распорядительная часть в указании начинается глаголом:
УКАЗЫВАЮ
ПРИКАЗЫВАЮ
ПРЕДЛАГАЮ
СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ
ПОСТАНОВЛЯЮ

32. Документы по общим и административным вопросам могут составлять:
администрация предприятия
работники финансовых отделов
работники всех подразделений предприятия

33. Если приказ изменяет (отменяет, дополняет) ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отмененный документ и начинаться словами:
«Признать исполненным…»
«Признать утратившим силу…»
«Признать недействительным…»

Инструкция по делопроизводству: назначение, структура текста инструкции, порядок составления и утверждения

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др. Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами.

Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», с введением которого в нашей стране система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Правовым основанием для разработки инструкции по делопроизводству являются: законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела; правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что документирова­ние информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок докумен­тирования устанавливается органами государственной влас­ти, ответственными за организацию делопроизводства и стан­дартизацию документов и их массивов.

В соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» требование разрабатывать инструкции по делопроизводству должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. требование издавать инструкции по делопроизводству для них необязательно.

Однако на сегодняшний день не отменена, принятая в 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая регламентирует вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Согласно п.1.9 ГСДОУ единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли.

Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется ФЗ от 26.12.2008 № 294 и нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов. Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство (его территориальный орган). Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства.

Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание в необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном уровне, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами.

Кто должен разрабатывать инструкцию?

Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Приложении 2.

И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Инструкции по делопроизводству должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Требования к составлению инструкции по делопроизводству

При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования». Также могут быть использованы «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя они является обязательными только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности.

Структура инструкции по делопроизводству

Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают:

сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.); ответственность за ее несоблюдение; подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях; нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются: виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности; общие правила подготовки и оформления документов; правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;

Раздел «Организация документооборота и исполнения документов» включает несколько подразделов.

В разделе «Регистрация документов» устанавливается: порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; сроки, формы и методы регистрации; правила индексации документов.

В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются: категории документов, подлежащих обязательному контролю; порядок их постановки на контроль; технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.); обязанности исполнителей; типовые сроки исполнения; порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов; порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит: правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы); устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов; правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел; порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают: порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения); правила подготовки дел к хранению; требования к описанию и оформлению дел; порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Формуляр-образец инструкции по делопроизводству

Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства показал, что на сегодняшний день отсутствует формуляр-образец инструкции по делопроизводству с отображением полного набора реквизитов. В связи с этим нами была разработана модель формуляра-образца Инструкции по делопроизводству с необходимым набором реквизитов (см. Приложение 1). В разработанный нами формуляр-образец включен полный набор необходимых реквизитов, чем то представлено в научных источниках.

Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления.

Проанализируем инструкцию по делопроизводству открытого акционерного общества «Магнитогорский металлургический комбинат» (далее ОАО «ММК») с точки зрения ее соответствия основным требованиям и выявим, какие достоинства и недостатки имеются в ее оформлении. ОАО «ММК» не относится к органам власти и поэтому разрабатывает свою нормативно-методическую базу самостоятельно, в том числе инструкцию по делопроизводству. Для комплексного анализа была взята инструкция по делопроизводству ОАО «ММК» И АО 3-01-2011, Редакция №12. Анализ будем производить на основе формуляра-образца, разработанного нами на материале нормативно-методического обеспечения федеральных органов исполнительной власти и практики предприятий данной организационно-правовой формы.

По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документациианализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т.к. инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров).

Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Инструкция по делопроизводству не имеет кода формы документа в ОКУД, следовательно, не входит в унифицированные системы документации. Анализируемый документ не имеет строгой унификации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не включает такой реквизит, как виза ознакомления. Данный реквизит необходимо включить в формуляр Инструкции по делопроизводству, так как с документом должны быть ознакомлены все сотрудники, работающие с документами. [2]

Анализируемая инструкция по делопроизводству оформлена на чистом листе бумаги с оформлением титульного листа. Инструкция по делопроизводству относится к документам сложной структуры, оформление которых отличается от других организационно-распорядительных документов, поэтому наличие титульного листа оправдано. Инструкция имеет все необходимые реквизиты для идентификации документа, однако не достает реквизитов идентифицирующих автора документа. Документ оформлен с продольным расположением реквизитов.

Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Инструкция по делопроизводству оформлена на бланке документов стандартного формата А4 (210 х 297 (мм)), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003: 20 мм - левое;10 мм - правое;20 мм - верхнее;20 мм - нижнее.

Композиционно в оформлении данной инструкции по делопроизводству присутствуют все части:

Титульный лист; Содержание; Область применения; Нормативные ссылки; Перечень сокращений;

Основной текст (в составе текста выделяются разделы «Общие требования» и разделы, раскрывающие основное содержание текста, с №5 по №10);

На титульном листе должны присутствовать реквизиты общего бланка документа, наименование ЛНА, гриф утверждения, год издания. В анализируемой инструкции на титульном листе отсутствуют реквизиты эмблема организации, наименование организации, гриф утверждения, место составления или издания документа. [14]

Отредактированный титульный лист к инструкции представлен в Приложении 3.

С количественной точки зрения документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления ослабевает юридическую и управленческую функции документа. Наличие реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатора электронной копии документа не обязательно, т.к. инструкция действует до замены новой.

Соответствие или несоответствие оформление реквизитов требованиям формуляра-образца

Реквизит 10 - Наименование вида документа – верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервала между буквами, что соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, рисунок Б. Наименование ЛНА включает название вида документа (Инструкция), заголовок, раскрывающий содержание документа, составляющий одно целое с наименованием документа. Наименованием выполняет поисковую функцию документа.

Реквизит 11 – Дата документа – в анализируемой инструкции оформлена после заголовка в аббревиатуре цифровым способом: число месяца – одной цифрой вместо двух, как прописано в ГОСТе, месяц – двумя цифрами, год- четырьмя арабскими цифрами. Реквизит оформлен не в соответствии с требованиями ГОСТа к его расположению на бланке. Датой инструкции по делопроизводству является дата утверждения документа. Оформление даты в анализируемом документе затрудняет понимание даты вступления документа в юридическую силу. Прописанная дата является датой разработки или это дата утверждения. Исходя из того, что дата прописана вместе с аббревиатурой И АО, которая скорее всего обозначает «инструкция административного отдела», то дата должна соответствовать дню вступления инструкции в административную силу. В целом оформление даты на титульном листе допустимо в соответствии с принятым оформлением в организации.

Реквизит 18 – заголовок к тексту –грамматически верно сочетается с наименованием вида документа Инструкция. Начинается с предлога «по», т.к. в практике делопроизводства закреплено данное сочетание, кратко отражает содержание текста. Заголовок оформлен верно с прописной буквы, полужирным шрифтом без кавычек и точки в конце. Выполняет поисковую функцию и отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ.

Реквизит 20 – текст документа – оформлен на государственном языке РФ. Текст анализируемой инструкции оформлен в виде связного текста, разделен на пункты, подпункты. Текст полностью отвечает требованиям нейтрального тона изложения.

В состав реквизита 22«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа); расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Отсутствует личная подпись, что свидетельствует о том, что перед нами проект документа.

Реквизит 23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ расшифровки подписи (инициалов, фамилии). Отсутствие собственноручной подписи и даты согласования свидетельствует, что документа является проектом.

Реквизит 12 – регистрационный номер –включает обязательный элемент - порядковый номер – 12, который должен соответствовать записи в журнале регистрации организационно-правовых издаваемых документов. Реквизит оформлен в правом поле чуть ниже середины листа. Данный реквизит содержит слово «Редакция», которое имеет дополнительное расширительное значение. Отступление от требований к месторасположению регистрационного номера не влияет существенно на выполняемые анализируемым реквизитом функции, обеспечивает документу поисковую и юридическую силу.

В практике делопроизводства выработалось такое правило: если документ утверждается приказом, то его датой и номером являются дата и номер приказ (в соответствии с Положением от12.02.2010 № 123).

Если же ЛНА утверждается непосредственно руководителем, т. е. проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения, то такие ЛНА регистрируются отдельно и им было принято указывать только дату их регистрации (в соответствии с Положением 12.02.2010)

Понятно, что такой подход неудобен для систематизации ЛНА, их учета, формирования единого информационного ресурса ЛНА. Именно поэтому организации, оперирующие большим объемом ЛНА, при формировании их в единый информационный массив приходят к необходимости вводить единую систему учета этих документов, при которой любому ЛНА, независимо от того, каким образом он был утвержден, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

В состав регистрационного номера, как правило, входит порядковый учетный номер документа, к которому могут добавляться дополнительные буквенные или цифровые обозначения в зависимости от принятой в организации классификации ЛНА.[14]

В анализируемой инструкции отсутствует отметка об исполнителе, которую заменяет реквизит Разработчик. Реквизит РАЗРАБОТЧИК не предусмотрен требованиями стандарта, однако информация о разработчике локального нормативного акта помогает быстро установить ответственного за разработку инструкции..По мнению Янковой В.Ф. заведующей отдела документационного обеспечения управления ВНИИДАД, кроме сведений о лицах, участвующих в процедуре согласования документа, в лист согласования включается информация о разработчике (ответственном исполнителе) ЛНА. [14] Поэтому наличие в анализируемой инструкции данного реквизита оправдано

Согласование для данной инструкции следует оформить на отдельном листе. В анализируемом документе спутаны гриф согласования и виза согласования, которые оформлены ниже подписи. Такое оформление ослабляет управленческую функцию документа.

Отсутствует реквизит 30 - Идентификатор электронной документа. Это может затруднить поиск документа в электронном каталоге документов организации.

В анализируемую инструкцию мы включили реквизит виза ознакомления. В организации может быть заведен журнал ознакомления с Инструкцией, либо оформляется лист ознакомления.

По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) Тексту инструкции обеспечен нейтральный тон изложения. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, либо в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы делопроизводителю структурного подразделения». Или «Делопроизводители структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота».

Требования точности, лаконичности, ясности, информативности, управленческой целесообразности соблюдены.

Анализируемая инструкция по делопроизводству является проектом документа, так как отсутствуют собственноручные подписи разработчика, и.о.начальника административного отдела и согласующих.

Анализ конкретной инструкции по делопроизводству демонстрирует важную роль формуляра-образца при составлении и оформлении инструкции по делопроизводству на предприятии. Разработанный нами формуляр-образец может быть использован для разработки инструкции по делопроизводству любой организационно-правовой формы, что актуально для предприятий, которые не входят в органы исполнительной власти.

Инструкция о делопроизводстве утверждается - Полезные сведения

Настоящая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами не секретного характера в филиалах, производственных отделах, участках ДФГУП "Алтайтехинвентаризация" далее - филиал. Инструкция разработана на основаниитребований ГОСТа Р 6. Требования к оформлению документов", изменений ГОСТа Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" На основании настоящей инструкции филиалы разрабатывают индивидуальные инструкции по делопроизводству, которые утверждаются руководителем после согласования с архивным учреждением города района. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемые и другие, независимо от их носителей. Компьютерные автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядок работы с документами в филиалах возлагается на службу делопроизводства или на лицо, ответственное за делопроизводство, которое назначается приказом руководителя филиала или иным распорядительным документом. Все работники филиала несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. В случае увольнения или перемещения работника, ответственного за делопроизводство в филиале, обязательно составляется акт приема-передачи дел, который утверждается руководителем. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с порядком работы данного учреждения и с инструкцией по делопроизводству. Правила подготовки и оформления служебных документов 2. Документирование управленческой деятельности филиала заключается в фиксации на бумаге или других носителях для осуществления управленческих действий информации по установленным правилам. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТа Р 6. Обязательными реквизитами документов являются: наименование филиала - автора, название вида документа, заголовок документа, дата и номер документа, адресат, текст, визы, подпись, отметка об исполнителе документа, отметка об исполнении документа и направлении его в. В процессе подготовки и оформления документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. Служебные документы пишутся на бланках. Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов: А4 210x297 ммА5 210x148 ммА3 297x420 ммА6 105x148 мм и печатаются черной краской. На бумаге формата А3 оформляются таблицы, ведомости, графики. На бумаге формата А6 оформляют резолюции, поручения. На документах, оформляемых на 2-х и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "стр" и знаков препинания. Бланки каждого вида документа изготавливают на основе углового и продольного расположения реквизитов приложение N 1, 2. В случае отсутствия бланка документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием филиала, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: левое - 20 мм; правое - 10 мм: верхнее - 15 мм; нижнее - 20 мм Документы, издающиеся совместно с другими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, участвующих в их составлении. Текст документов печатают на бланках формата А4 через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При печатании документов требуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля печатные знаки. 0 - для печатания реквизитов "Наименование учреждения". В распорядительных документах слова "приказываю" печатаются в разрядку, отдельной строкой. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. Допускается печатание документов с временным сроком хранения до 10 лет с использованием оборотной стороны листа. Правила оформления реквизитов документов 3. Наименование филиала - автора документа указывается в точном соответствии с положением уставом о. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении уставе филиала. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным, с заключением в скобки. Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений. Заголовок должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос: "О чем? Если заголовок превышает 150 печатных знаков, то его строку допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллективным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения.

План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

Приказ от 20 июня 2012 г

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ

от 20 июня 2012 г. N 615
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В целях совершенствования делопроизводства в органах внутренних дел Российской Федерации -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации .

Далее - "Инструкция".
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел:

2.1. Организовать в системе служебно-боевой подготовки изучение личным составом положений Инструкции.

2.2. Привести в срок до 1 сентября 2012 года в соответствие с Инструкцией ранее изданные приказы и распоряжения, методические рекомендации.

2.3. Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.

3. Главному командованию внутренних войск МВД России (Н.Е. Рогожкину) внести необходимые изменения в нормативные правовые акты, регулирующие вопросы делопроизводства во внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации.

4. Департаменту делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России (В.А. Майданову) совместно с заинтересованными подразделениями МВД России оказать практическую помощь органам внутренних дел по вопросам организации делопроизводственных процессов.

5. Департаменту по материально-техническому и медицинскому обеспечению МВД России (С.А. Сергееву) обеспечить по заявкам подразделений МВД России изготовление учетных форм и печатно-бланочной продукции, предусмотренных Инструкцией, утвержденной настоящим приказом.

6. Считать утратившими силу приказ МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987, а также пункт 9 приказа МВД России от 9 декабря 2008 г. N 1075, пункт 2 приказа МВД России от 26 августа 2009 г. N 655, пункт 3 приказа МВД России от 31 мая 2011 г. N 455, пункт 2 приказа МВД России от 12 октября 2011 г. N 1065.

7. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Министр

к приказу МВД России

от 20.06.2012 N 615
ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в органах внутренних дел

Российской Федерации
I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата МВД России. территориальных органов МВД России, образовательных учреждений, научно-исследовательских, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел. и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства.

За исключением подразделений, подчиненных Главному командованию внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации.

Далее - "органы внутренних дел".
2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации .

Далее - "Министерство" или "МВД России".
4. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима органов внутренних дел.

Далее - "подразделения делопроизводства и режима".
В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.

5. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).

6. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.

7. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний - непосредственно исполнителю.

7.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

7.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

7.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему).

7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

7.7. Копирование и оперативное размножение документов.

7.8. Разработка проектов бланков документов.

7.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ "Главный информационно-аналитический центр МВД России" или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел .

Далее - "ЦА МВД России".

Далее - "подразделения спецфондов", применяются к ЦА МВД России и структурным подразделениям.
7.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

7.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения. представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России либо экспертными комиссиями органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов.

Форма описей дел общего производства постоянного (временного) хранения, установленная приказом МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 "Об организации архивной работы в системе МВД России".

Далее - "ЦЭПК МВД России".

Далее - "ЭК".
7.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

7.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.

7.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

7.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности. представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся только после составления описей дел постоянного и долговременного срока хранения и их утверждения.
7.16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

7.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

7.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

7.19. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

7.20. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

7.21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

7.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан.

7.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

7.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

7.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи:

8.1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

8.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел.

8.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

8.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.

10. Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.

10.3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

10.4. Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного руководителя (начальника).

10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

10.6. Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

10.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы.

11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

12. Сотрудники несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

13. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

14. Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.

15. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

16. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки.
II. Основные понятия
17. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия: