Правила заполнения, ведения и хранения трудовых книжек

Между работниками и работодателями складываются трудовые отношения. Сотрудничество обеих сторон регламентируется законодательством. Партнёрские отношения, права и обязанности в сфере труда, характер рабочей деятельности находят документальное отражение.

Трудовая книжка – это персональный документ, который отражает стаж, качество, продолжительность работы на каждом месте занятости, информацию о характере деятельности человека.

Действительными являются образцы от 1938, 1973, 2003, 2004 годов, они полноправно участвуют в рабочем обороте и не нуждаются в замене.

Документ необходим для:

• фактического отображения трудовой деятельности;
• информирования работодателя о причинах увольнения работника, продолжительности его стажа, награждениях, выговорах и т. п.;
• реализации прав на пенсионное обеспечение в будущем.

Законодательные акты регламентируют нормы и правила, в соответствии с которыми оформляется трудовая книжка, к ним относятся:

• Трудовой кодекс РФ. Положения ТК РФ раскрывают понятие «трудовая книжка», определяют обязанности работодателя по ведению и хранению персональных документов, регулируют порядок и принципы их оформления. Трудовой кодекс – настольная книга хорошего кадровика.
• Кодекс РФ (КоАП ) об административных правонарушениях. Документ содержит нормы, позволяющие определить уровень ответственности за несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками. Инспектор отдела кадров или кадровой службы руководствуется последней версией закона от 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. от 23.06.2014.
• Правительственное постановление «О трудовых книжках » от 16.04.2003 №225 в ред. от 25. 03. 2013 г. Утверждает форму и образец персонального трудового документа, вкладыша, регламентирует ведение и соответствующее хранение.
• Инициатором разработки следующего документа выступило Министерство труда. Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК » от 10.10.2003 №69 определяет строгий порядок заполнения разделов трудовых книжек, алгоритм исправления ошибок.

• записи абсолютно всех дат производятся строго арабскими цифрами. По формату ХХ – месяц, число; по формату ХХХХ — год. Если человек был принят на должность 10 июля 1990 года, запись будет соответствующая – «10.07.1990»;

• записи производятся инспектором отдела кадров аккуратно, перьевой, шариковой ручкой, ручкой-роллером, с чернилами стойкими к свету и влажности, фиолетового, синего или чёрного цвета. Чернила должны быть представлены исключительно в виде пасты. Мнение о допустимости использования гелевых ручек ошибочно;

• сокращения в трудовой книжке недопустимы. Записи вводятся аккуратно, корректно и в полном объёме;

Нормы регламентируются Трудовым кодексом:

• сведения о работнике;
• характер выполняемой работы;
• перевод на другое место постоянной деятельности;
• увольнение;
• основания завершения действия трудового договора;
• сведения о вознаграждениях, поощрениях.

Согласно IV статье Трудового кодекса, взыскания в документ не вносятся, за исключением прецедентов, когда основным дисциплинарным взысканием становится увольнение.

• гос. язык РФ;
• гос. язык республики в составе РФ, если этот язык официально установлен.

На основании приказа работодателя в документ вносятся следующие сведения:

• о выполняемой деятельности;
• о переводе на другой вид деятельности/работу;
• о квалификации сотрудника;
• об увольнении;
• о награждении.

• документ подлежит заполнению и ведётся на каждого работника, занятого в организации более пяти дней (за исключением работодателей, которые являются физическими лицами), в случае, если это место занятости является основным;
• все данные вносятся не позднее семидневного срока, при увольнении – день в день;

Ответственное лицо – инспектор отдела кадров – обязано уложиться в установленные законом сроки.

• все записи идут без сокращений, в пределах одного раздела имеют собственный порядковый номер;

• при переименовании организации заполнению подлежат ??? и IV графы документа. В разделе под грифом «Сведения о работе», в III графе производится запись: «Организация Х с числа ХХ переименована в Х». Четвёртая графа содержит основания для переименования – приказ, с указанием даты и №;
• запись о непрерывном стаже не нумеруется при заполнении дубликата. Согласно законодательству при работе с дублирующим документом, в раздел под грифом «Сведения о работе» графа III, вносится информация о непрерывном стаже сотрудника до поступления на настоящее место работы. Это актуально в том случае, если человек уже работал до поступления к данному работодателю. Эта запись о трудовом стаже не нумеруется;
• нумерации не подлежат наименования работодателей (в графах «Сведения о трудовых книжках», «Сведения о работе»).

• работодатель обязан ознакомить работающего в организации сотрудника с каждой записью, которая касается характера выполняемой деятельности, перевода на другую должность с постоянной занятостью, увольнения. Владелец документа должен поставить подпись в свой личной карточке, где запись, внесённая в ТК, повторяется;
• когда действие трудового договора исчерпано, все записи, внесённые в документ за время рабочей деятельности в данной организации заверяются. Заверителем может выступать сам работодатель, лицо, ответственное за делопроизводство и кадры. В документе ставится печать, подпись руководителя, подпись работника;
• после заполнения титула работник расписывается на нём в соответствующей строке, заверяя тем самым корректность внесённых сведений. Аналогично роспись проставляется на титуле дубликата, вкладыша.

• весь спектр ответственности несёт работодатель. Приказ или распоряжение работодателя даёт основания для назначения уполномоченного лица, которому делегируются все полномочия и ответственность за хранение, ведение, учёт и выдачу ТК. Право подписи этого лица позволяет заверять все записи;
• указанные лица несут ответственность, регламентируемую законом;
• при осуществлении проверок приказы и распоряжения за назначение ответственного лица всегда проверяются Гострудинспекцией.

Возможно вам может пригодиться образец заполнения штатного расписания.

Хранение трудовых книжек должно быть организовано в специально отведённом месте, недоступном третьим лицам. Практически в любой организации — это сейф или железный шкаф с замком. Для самих книжек должен быть предусмотрен специальный лоток или ящик.

Если в процессе хранения документы подверглись порче, на организацию могут быть начислены штрафные санкции. Срок хранения и учёт трудовых книжек регламентируется следующими типовыми документами:

• невостребованные ТК – 75 лет;
• книга учёта движения ТК – 75 лет. Книга заполняется в отделе кадров, кадровой службой, в зависимости от порядка, установленного в компании. Она содержит данные о принятых на хранение и выданных ТК;
• приходно-расходная книга учёта бланков ТК – 5 лет. Документ учитывает количество ТК и вкладышей к ним. Книга выдаётся бухгалтерией и отображает расход бланков данных документов с проставлением номера и серии каждого. На сегодняшний день типовой документ теряет свою актуальность, так как работники получили право приобретать трудовые книжки собственноручно.

Книги должны быть представлены в единой, утверждённой государством форме. При получении ТК на руки сотрудник оставляет подпись в личной карточке и журнале учёта. Книги – это бланки строгой отчетности, они нумеруются, прошиваются. визируются подписью и печатью работодателя.

Видео — как заверить книгу учета движения трудовых книжек:

• Согласно паспортным данным, без сокращений вписывается ФИО работника. Если во время трудовой деятельности происходит изменение фамилии, уполномоченное лицо производит исправление на основании паспорта и свидетельства о смене фамилии. Прежние данные перечёркиваются одной чертой, новые — вписываются. Кадровик на обложке прописывает ссылку на документ, послужившим основанием к смене, удостоверяет запись подписью и печатью. В отдельных случаях вместо паспорта кадровик может руководствоваться иным документом, удостоверяющим личность.
• Дата рождения – значение прописывается соответственно формуле число.месяц.год.
• Образование. Данные вводятся на основании предоставленного сотрудником документа, без сокращений. В том случае, если работник повысил уровень образования или получил дополнительное, данные пополняются, без зачеркиваний.
• Специальность прописывается строго в именительном падеже, на основании документа об образовании – например, «продавец». Если сотрудник поступает на место занятости, требующее специальных знаний или особой подготовки, должны присутствовать дополнительные документы, подтверждающие эти знания.
• Дата заполнения. После приёма на работу заполнение должно быть проведено в течение пяти дней.
• Подпись и расшифровка ответственного лица и работника.
• Печать организации.

Видео в котором рассказано как заполнить титульный лист трудовой книжки:

• Печать организации, реквизиты прописью. Если есть, указывается её сокращённое наименование.
• I графа. Порядковый № записи. Если это первая запись ставится цифру «1» и т. д.
• II графа. Дата, когда сотрудник был зачислен в штат.
• Принят/принята в «название отдела» на должность «Х». Информация вносится в соответствии со штатным расписанием. Вписывается на одном уровне с датой приёма в III графе.
• В IV графу вписывается № и дата документа, который стал основанием для приёма на работу, обычно это приказ.

Видео — как делать записи о работе в трудовой книжке:

В данном разделе отображаются сведения об установлении дополнительной профессии, присвоение нового разряда, чина, изменение организацией-работодателем наименования при реорганизации, работа по совместительству.

• Если человек переводится из внешней организации, производятся записи об увольнении в III графе «Сведения о работе», с указанием информации об инициативе работника (если таковая имелась). Далее указывается запись о приёме на новое место занятости, с отметкой о реализации порядка перевода.
• При внутреннем переводе достаточно указать новое место занятости и основание перевода.

Алгоритм внесения записей о переводе

• I графа — № записи – проставляется порядковый №;
• II графа. Указывается календарная дата арабскими цифрами;
• III графа – запись о переводе;
• IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для перевода.

Алгоритм внесения записей об увольнении:

• I графа ставится порядковый № записи;
• II графа – указывается календарная дата увольнения арабскими цифрами;
• III графа – запись об увольнении со ссылкой на ст. ТК (в полном соответствии с формулировками закона);
• IV графа – № и дата документа, послужившего основанием для увольнения.
• печать и подпись руководителя или уполномоченного лица. Подпись сотрудника.

Исключения: если работник не явился для получения документа на руки, работодатель отправляет ему уведомление о необходимости явиться и получить ТК либо предоставить согласие на её отправление посредством почтовой связи. Начиная от даты подачи уведомления, работодатель избавляется от ответственности за хранение документа.

Если работник проявляет инициативу, запись о совместительстве вводится в документ в отделе кадров основного места занятости. Сотрудник должен принести в отдел кадров следующие документы:

• заверенная директором компании-совместителя копия трудового соглашения;
• прошение о внесении записи в письменном виде.

• уполномоченное лицо делает копии всех страниц документа, на которых содержатся записи;
• на листах-копиях проставляется печать, текущая дата, резолюция «копия верна», подпись инспектора отдела кадров или иного уполномоченного лица. На документе должна присутствовать отметка о том, что работник трудится на это месте в настоящий момент.

Копия трудовой книжки принимается по месту требования как документ, подтверждающий занятость человека.

В том случае, если документ утерян по вине работника, он должен оповестить об этом работодателя посредством подачи заявления «об утере трудовой книжки». В течение 15 рабочих дней с даты подачи заявления работодатель предоставляет дубликат.

• общий стаж сотрудника до поступления на данное место занятости. Стаж должен быть указан суммарно, без конкретизации;
• конкретные данные о деятельности в данной организации.

• ТК непригодна к использованию;
• утеря ТК;
• судебное решение о признании записи в ТК недействительной. Работодатель предоставляет сотруднику дубликат со всеми записями, за исключением непригодной.

Вкладыш необходим, когда в документ невозможно внести новые записи. Это законное продолжение ТК, которое выдается и подлежит оформлению в общем порядке. Вкладыш без трудовой – недействителен. В самой книжке должна быть отметка о прикреплении дополнительного документа.

• На титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются одной линией, вносятся корректные данные. На обратной стороне обложки в обязательном порядке прописывается ссылка на соответствующий документ, подтверждающий правильность новых данных.
• Исправления в разделах не допускают зачеркиваний. Новая запись признается недействительной, что обязательно прописывается. Затем специалист вносит корректные сведения.
• Ошибки исправляет только фактический работодатель. Если корректировки вносятся по новому месту работы, должно быть основание в виде документа от предыдущего работодателя, допустившего неточность.

• I графа — порядковый № записи;
• II графа — дата, на которую запись признана недействительной, то есть фактическая дата внесения исправлений;
• III графа дословно: « Запись под № Х недействительна»;
• II графа – указывается дата новой корректной записи;
• III графа – вносится новая запись;
• IV графа – номер и дата документа, ставшего основанием для внесение правильных данных.

Индивидуальный предприниматель осуществляет кадровый учет по той же схеме, что все работодатели, но может воспользоваться упрощенной схемой.

• III графа – указывается наименование работодателя — «Индивидуальный предприниматель ХХХ»;
• I графа – порядковый № записи;
• II графа – дата приёма в штат сотрудников;
• III графа – на одном уровне с датой – сведения о принятии на работу, с указанием должности;
• IV графа – номер и дата приказа, который является основанием о зачислении сотрудника в штат.

Образец заполнения трудовой книжки индивидуальным предпринимателем:

В данном случае работодатель не имеет законного права производить записи в ТК сотрудников. Физическое лицо, выступающее, как работодатель не вправе оформлять документ тем работникам, кто поступает на работу в первый раз.

• Записи о назначении/избрании гендиректором общества: в формулировке о приеме на работе директора общества можно использовать слово «избран» взамен «назначен», если директора избирает общее собрание. В IV графе должен быть указан протокол общего собрания, приказ, с соответствующими номерами и датами.
• Прием на работу в филиал. Если сотрудник принимается на работу в филиал, на практике законно использовать два варианта указания филиала: в самой записи о приеме на должность и в заголовке, после указания наименования организации – обе записи ведутся в III графе.

Если работодатель уважительно относится к своим сотрудникам, учёт и ведение трудовых книжек будет осуществляться корректно и в соответствии с законодательством. Это одна из основ успешного и процветающего бизнеса.

Если есть необходимость, можно проверить индивидуального предпринимателя по ИНН. Здесь об этом рассказано.

Видео о правилах заполнения, ведения и хранения трудовых книжек:

Трудовые книжки сейчас часто заполняются ужаснейшим образом. Неаккуратность просто поражает! Было бы просто замечательно, если бы их ввели в дублированном виде с одинаковыми записями, чтобы одна - была у работодателя, а вторая - у сотрудника: тогда не выдавали бы пустые и новые как это сделали в случае Алины (см. комментарий выше)

Маркова Елена 10 Апрель 2016

Имею ли я право потребовать дополнительную запись в трудовую книжку, если работаю по внутреннему совместительству

Александр 29 Март 2016

Алине Как это сдала другую? Новую что-ли? Такого не бывает. Обращаетесь в суд для установления юридического факта. Суд сам разошлет запросы по всем Вашим предыдущим местам работы, а после того как получит от них ответы, обяжет Ваше последнего работодателя восстановить трудовую книжку в полном объёме.

Алина 28 Март 2016

Добрый день! Что делать? Пожалуйста, помогите. Уволилась и при увольнении отдают трудовую книжку, но не мою - совершенно новую. Запись только последнего работодателя, а записей предыдущих 3-х работодателей нет. Теперь узнала, что доказать то, что я сдала ей другую можно только в суде. Что вы думаете и кто с этим сталкивался. Да и как в суде доказывать?

Елена 21 Март 2016

Трудовая книжка - серьезный документ. Хранится в сейфе организации. Выдается обычно только при увольнении. Важно отслеживать правильность её заполнения, потому как непонятно в будущем при оформлении пенсии как тебя это коснётся. Нередка ситуация когда бывшие работники приходят в организации с просьбой сделать выписку от стаже, а книжки нет или записи плохо читаются. Это им нужно при перерасчете пенсии.

Иван Шевелев 28 Февраль 2016

На предприятии я работаю по совместительству. В отделе кадров мне отказали сделать запись в трудовой книжке.

Сергей 29 Январь 2016

Трудовая книжка пока ещё очень важный документ, хотя на неё осуществляются периодические нападки с требованием отменить. Учёт трудового стажа важен для пенсионного фонда, будущей пенсии. В своё время была проведена конвертация трудового стажа на основании записей в трудовой книжки. В любом случае в нашей стране очень важно иметь такой документ и пока непонятно чем его можно заменить.

Иван Анатольевич 15 Январь 2016

В настоящее время многие молодые люди не заботятся о подтверждении своего рабочего стажа. Отдельные даже трудовой книжки не имеют. А зря для получение пенсии по старости даже очень не плохой документ.

Sweet Kitty 08 Сентябрь 2015

Хах! Мне так один раз трудовую испортили: на одной работе страницу пропустили, а на следующей эту страницу заполнили.

Виктор 17 Июнь 2015

Друзья, пожалуйста, следите за качеством заполнения вашей трудовой книги со стороны работодателя. У меня была плохая ситуация, когда девушка в бухгалтерии (где я ранее работал) написала всё настолько невнятно, что текст был попусту нечитаем. Потом компания свернула деятельность, а 4 года трудового стажа, фактически, вылетели в трубу. И спасибо за познавательную статью!

Светлана 21 Май 2015

К данной статье хочу добавить, что срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет две недели с момента заверения, позже копия считается не действительной.

Дмитрий 14 Апрель 2015

В дополнение всего вышесказанного, в частности, что касается печатей. Следите за тем, что бы печать была полная. При подаче трудовой книжки в соответствующие инстанции, и в случае если печать имеет не полный оттиск, даже если вошли все слова и цифры, а не поместилась исключительно окружность, могут отказать в регистрации и учете записи, которая заверяет данная печать. Особенно это обидно при оформлении на пенсию, и вдвойне обидно когда большой стаж был выработан, а из-за некомпетентности человека который так безалаберно отнесся к своей работе, начинаются лишние, по сути, никому не нужные разбирательства. И хорошо, если организация эта еще существует, и может подтвердить то, что это их печать и то, что она заверяет, ну а если уже произошла реорганизация или вовсе банкротство или ликвидация… Поэтому, будьте бдительны!

ольга 12 Апрель 2015

К вопросу о заполнении трудовых книжек - подходите серьезно, потому как это ваша история и ваш документ. Сейчас книжки заполняют кто угодно и как угодно, особенно в частных компаниях. Поэтому работнику необходимо заранее просмотреть всю необходимую информацию по этому поводу, особенно о переводах и увольнении. Вся неверная информация скажется на стаже.

Яна 20 Март 2015

Вообще до сих пор не утихают споры, есть ли ценность в трудовой книжке или уже нет. В мою книжку были внесены некорректные изменения, когда я это обнаружила, совершенно случайно, читая статьи в интернете. Когда вернулась в эту организации с запросом внести корректные изменения, то оказалось, что этой организации уже не существует, считайте, что два года работы коту под хвост!

Марина 12 Март 2015

А у меня на прошлой работе потеряли мою трудовую книжку. За 2 года, что я там проработала, сменились по нескольку раз кадровики - кто-то нашел новую работу, кто-то ушел в декрет и т. д. Мне для получения кредита необходимо было предоставить заверенную работодателем копию трудовой, обратилась - а мне ее не нашли. Так как потеря была по вине работодателя, то восстанавливать пришлось ему. Длилось все это около полугода. Конечно же, кредит я вовремя не получила, и с теперешней ситуацией уже не получу. Так что внимательнее выбирайте место работы!

Юра Андреев 07 Март 2015

Доброго всем дня! Каждый работающий задумывается о том документе, который будет подтверждать его место работы, стаж, качество, чтобы в последствии получать пенсию. Когда мне исполнилось 18, то мне предложили сделать трудовую, дабы она работала и люди могли получать какие-то деньги с предприятия, а я стаж для пенсии. И моя профессия стала называться - дворник. Тогда я думал, мол, это же первая профессия, какая разница. Но когда пришел устраиваться на нормальную работу, то мне стало стыдно и я решил завести новую трудовую. Но не учел тот факт, что есть определенная база, где все эти вещи хранятся. Так вот, друзья, не делайте таких ошибок!

Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книга является главным документом для любого работающего человека. Именно в этом документе отражаются все изменения трудового стажа. и фиксируются все занимаемые работником должности.

А любые неточности в заполнении или случайные ошибки, допущенные при оформлении этого документа, могут привести к большим неприятностям в будущем. Например, без трудовой книги нельзя доказать, что человек был трудоустроен официально и за него вносились страховые суммы в Фонд страхования и Пенсионный фонд.

К сожалению, далеко не все работники и даже сотрудники кадровых отделов знают, как именно должен быть оформлен этот документ.

Поэтому изучить все нюансы заполнения книги, например, при приёме на работу. будет не лишним для любого работающего гражданина.

Следует отметить, что на территории РФ используется сразу два типа этого документа. Первый был принят до 2003 года — это так называемый советский образец, а второй, новый образец, введён в оборот в указанном году. Отличия у документов незначительные и заключаются они не в содержании, а во внешнем виде. У нового образца другой цвет обложки и размер.

Порядок заполнения документа регламентируется специальной инструкцией Министерства труда, принятой в 2003 году.

Эта инструкция даёт исчерпывающие рекомендации по заполнению, и поясняет, что делать, если была допущена ошибка.

Документ крайне важен для работника (об этом прямо говорит трудовое законодательство), а его неправильное заполнение грозит нарушителю административными взысканиями согласно КоАП.

Обязанность ведения книги возлагается на работодателей. Именно они контролируют заполнение уже существующей у работника книги либо заводят новый документ, если этот работник приступает к исполнению трудовых обязанностей впервые.

После приёма на вакантное место нового сотрудника и заключения с ним трудового договора работодатель обязан внести соответствующую запись в книгу (делается это сотрудниками кадрового отдела). На внесение такой отметки в документ работодателям отводится ровно семь дней.

А ведение записей начинается с момента отработки новым сотрудником пяти дней в конкретной организации или на предприятии.

То есть, в недельный срок регистрируются все важные события, относящиеся к трудовым отношениям. К ним относят факт трудоустройства, переводы на другие должности или рабочие места, вынесение поощрений или порицаний. Исключением является расторжение трудового контракта. Увольнение фиксируется непосредственно в последний день работы.

Заполнение документа ведётся на русском языке или языке, установленном в качестве государственного в данном федеральном субъекте (республике).

Используются водостойкие чернила тёмных оттенков или гелевые ручки тёмно-фиолетового, синего или чёрного цвета.

Недопустимы сокращения слов! Вся информация подаётся в полном виде. При этом каждой отдельной записи присваивается свой порядковый номер. Даты вписываются арабскими цифрами через точки. Год указывается полностью. Пример правильной фиксации даты: 30.06.2016.

Вся информация вносится строго по разделам. То есть, сведения размещаются только в том разделе, к которому они действительно относятся.

Для лиц, впервые начинающих трудовую деятельность, ведение трудовой книги начинается с заполнения титульного листа. Если была случайно допущена неточность, неверная информация перечёркивается, а затем делается верная запись. В конце книги (на обратной стороне обложки) ставится подпись сотрудника, вносившего запись, и печать организации или предприятия.

• серийный номер документа;
• фамилию, имя и отчество работника;
• дату его рождения;
• сведения о полученном образовании (например, высшее);
• название освоенной профессии или специальности;
• дату заполнения этого документа (начала его ведения);
• подпись владельца;
• печать организации или предприятия (внизу справа);
• подпись сотрудника отдела кадров, ответственного за выдачу документа.

Вот так выглядит первая заполненная страница:

Сведения о трудовой деятельности работника должны вноситься в отдельный раздел, имеющий четыре основных графы:

• поле для ввода порядкового номера записи;
• поле для фиксации даты внесения записи (отдельно число, месяц и год);
• поле для самой записи с указанием причин и отсылкой на законодательные нормы;
• поле для внесения информации по документу, служившему основанием для внесения записи (например, фиксируется номер и дата издания приказа).

1. Первыми вносятся сведения, касающиеся работодателя. Этой строке порядковый номер не присваивается! Указывается полное наименование учреждения, организации или предприятия (сокращения не допускаются, но сокращённый вариант названия можно приписать в круглых скобках).
2. Ниже заполняются все графы по порядку. Указывается порядковый номер записи. Если это первая работа для гражданина, ставится цифра 1. Далее вписывается дата заполнения, вносится информация о работе (например, принята в бухгалтерию на должность главного бухгалтера). В последней графе фиксируется номер и дата издания соответствующего приказа.

Вот так выглядит заполненный раздел о работе при приёме нового сотрудника:

У вас есть накопительная часть пенсии и вы не знаете, куда ее перевести? Все возможные варианты описаны в нашей статье .

В 2016 году пенсии военных будут увеличены. Узнайте, каких категорий коснется повышение, прочитав эту статью.

До октября 2006 года лица, ведущие предпринимательскую деятельность, не могли заполнять трудовые книги своих работников. Факт работы у ИП подтверждался трудовым контрактом, зарегистрированным в местных органах самоуправления.

После вступления в силу ФЗ под номером 90 предприниматели обязаны вести учёт трудовых книг. При этом отпала необходимость регистрации трудовых контрактов в органах самоуправления.

В настоящее время предприниматели действуют по общепринятым нормам. Если у работника уже есть книга, в неё вносится запись о приёме на работу. Если книги нет, предприниматель заводит её и начинает вести с заполнения титульного листа.

При этом в разделе о работе вместо наименования организации или предприятия вносится информация о ИП. Например: «Индивидуальный предприниматель Андрей Андреевич Сидоров (ИП А.А. Сидоров)». Ниже вносится стандартная запись (номер записи, её дата, информация по работе и приказ, послуживший основанием).

Пример такой записи в трудовой книге человека, работающего у предпринимателя:

Как заполнить трудовую книжку по примеру (образцу) в РФ на 2016 год

Внимание! Информация в статье могла устареть. Все самые актуальные сведения по любым юридическим вопросам - в консультациях наших юристов.

Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирует все аспекты трудовой деятельности россиян. В том числе и порядок заполнения трудовой книжки, как базового документа о трудовой деятельности гражданина России. Во всех подробностях и нюансах этот порядок изложен в специализированных документах.

1. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках»

2. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

¦ Б л а н к и 2014 года
Изменения бланков трудовой книжки, введённые с января 2004 года, действуют по сей день.
Это бланки книжек с пронумерованной серией ТК – ТК IV. По серии и номеру можно определить год выпуска бланка, напрямую эти данные в книжках не указаны. Бланки, выпущенные в 2014 году имеют серию ТК IV.
¦ П р и н ц и п з а п о л н е н и я трудовой книжки
Основополагающими при заполнении трудовой являются принципы исключения неоднозначного прочтения символов при репродуцировании копий, и отчётливой тематической фрагментации для обработки документов электронными средствами ведения и учёта.
¦ С и м в о л ы и ч е р н и л а
Для записи дат в трудовой предусмотрены только арабские цифры, причём день и месяц – двумя цифрами, год – четырьмя цифрами.
Записи допускается делать следующими ручками: перьевой, гелиевой, ручкой-роллером (шариковой в том числе). Чернила должны быть световодостойкие только чёрного, синего или фиолетового цвета. Чернила других цветов ухудшают качество репродуцированных копий.
¦ М о р ф о л о г и ч е с к и е т р е б о в а н и я
Несомненная новизна в морфологических требованиях к записям: прежние книжки пестрели сокращениями, к примеру, пр. ст. … В новых требованиях к заполнению трудовых книжек сокращения категорически запрещены, все слова должны быть прописаны полностью.
¦ Т р е б о в а н и е о б о с н о в а н н о с т и
Можно сказать, что трудовая книжка – это опосредованный финансовый документ, так как он берётся за основу при начислении надбавок за стаж, при определении размера пенсионных или других социальных выплат. Коль так, то совершенно очевидно, что любая информация в нем должна быть абсолютно достоверной. Отсюда логически вытекает следующее требование: все сведения, занесенные в трудовую книжку, скрепляются соответствующими документами, для наименования и реквизитов которых предусмотрены строго отведённые страницы и графы. Например, сведения об образовании или квалификации, подтверждаются дипломом или свидетельством; об увольнении, зачислении, или переводе – приказом, распоряжением и т.д. Названия должностей и должны строго соответствовать тем же названиям в штатных расписаниях предприятий и организаций.
¦ П о р я д о к в н е с е н и я и с п р а в л е н и й
Исправления в записях не допускаются. Если необходимо внести исправления в запись, то делается запись со следующим порядковым номером, который проставляется в первой графе ; вписывается дата производимой записи во вторую графу ; пишется, что запись № 111 не действительна в третьей графе. и создают под другим номером правильную запись, в четвёртую графу которой либо переписывают реквизиты документа, на который ссылается аннулированная запись, если новая запись соответствует содержанию этого документа; либо реквизиты другого документа – основания для новой записи.
¦ О б у в о л ь н е н и я х
Изменения коснулись и записей об увольнениях. Они стали более конкретными и детальными, поскольку Трудовой кодекс РФ предусматривает теперь бо льшее разнообразие причин прекращения трудового договора по сравнению с предшествующими редакциями Закона.

¦ Т и т у л ь н ы й л и с т

Титульный лист заполняется в соответствии с наименованием граф в абсолютном буквенном соответствии с паспортными данными. Книжка с ошибкой в данных или их несоответствием обосновательным документам не действительна. Дата рождения указывается цифрами в формате: 01.01.2001. Прописью без сокращений должно быть записано образование. Если в процессе работы сотрудник получил другое образование, вид его указывается рядом, без перечёркивания предыдущего.

Вид образования должен быть указан полностью, например: «среднее специальное ». Профессия должна быть указана обязательно и только в именительном падеже: «художник – реставратор », должность в этой графе не указывается. Дата не должна быть позднее недельного срока со дня приёма на работу. И, наконец, чтобы книжка в дальнейшем была признана действительной, записи титульного листа должны быть

скреплены печатью и подписью соответствующего должностного лица.

Дата рождения 08.08.1980

Образование высшее профессиональное

Приказ от20.03.2014 №53

> Запись о прекращении трудового договора должна содержать полную ссылку на статью, её часть и пункт ТК РФ или другого нормативного акта. Эта ссылка делается после точной расшифровки содержания данного пункта закона. Сокращения не допускаются.

Ниже – должность, Фамилия И.О. подпись должностного лица, назначенного приказом по основной деятельности предприятия. Запись и подпись скрепляются печатью организации (юридического лица), а не печатью отдела кадров. Ниже последней записи подписывается работник, тем самым, соглашаясь со всеми записями, сделанными в его трудовой книжке на данном предприятии

0 Образец 2 – записи об увольнении

Уволен в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением определённых сторонами

условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 10.03.2014

Старший инспектор Подпись Петрова П Е Ч А Т Ь Петров И.И.

Подпись владельца книжки

0 Образец 3 – записи об увольнении

Уволен в связи с сокращением численности организации,

пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 10.03.2014

Старший инспектор Подпись Петрова П Е Ч А Т Ь Петров И.И.

Подпись владельца книжки

0 Образец 4 – записи об увольнении

Уволен в связи с переводом по её просьбе на работу к другому работодателю,

пункт 5 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Приказ от 10.03.2014

Старший инспектор Подпись Петрова П Е Ч А Т Ь Петров И.И.

Подпись владельца книжки

¦ Р а з д е л « С в е д е н и я о н а г р а ж д е н и я х »

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся благодарности и информация о награждениях.

0 Образец 5 – записи о вынесении благодарности

¦ П о р и ц а н и я и в ы г о в о р ы

В трудовую книжку не вносятся порицания и выговоры. Но если нарушение трудовой дисциплины стало причиной увольнения сотрудника, это отражается в записи об увольнении по соответствующей статье: «Уволен за однократное грубое нарушение трудовых обязанностей – появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, подпункт «б» пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

В о п р о с 1:
Муж работает охранником. Сейчас по требованию работодателя получил специальность лифтёра-электрика. Должна ли быть запись об этом в трудовой?

= О т в е т:
Все изменения в трудовой деятельности, в том числе дополнительные профессии, изменения квалификации или специальности, должны найти отражение в Трудовой книжке работника. В разделе «Сведения о работе»:

В графу 1 вписывается п/№ записи.
В графу 2 – дата новой записи в формате 01.01.2014.
В графу 3 вносят запись о назначении на должность лифтёра-электрика по совместительству, либо о переводе на должность лифтёра – электрика.

В графу 4 наименование, дата и номер документа – основания записи (приказа либо другое).

На титульном листе, в графе «профессия, специальность» рядом с предыдущей записью делают новую о второй специальности лифтёра-электрика с указанием разряда, не исправляя старую запись.

На разворот титульного листа вносят реквизиты документа, на основании которого присвоена данная специальность.

? В о п р о с 2:
Работаю по совместительству в двух организациях. В 1-й находится моя трудовая книжка. Должны ли быть записи в трудовой из двух организаций. Если должны, то кто должен сделать вторую запись: 2-й работодатель, или 1-й, у которого моя трудовая?

= О т в е т. Запись о работе по совместительству делается по Вашему желанию основным работодателем (в Вашем случае – это 1-я организация, где уже находится Ваша трудовая книжка) с указанием документа – основания (приказа о назначении из 2-й организации) в четвёртой графе.

? В о п р о с 3 :
Как завести новую «трудовую»?

= От в е т :
Новая трудовая книжка оформляется, если Вы впервые устраиваетесь работать.
Обмену этот документ не подлежит.
Ведение трудовой книжки начинается после пяти дней работы в организации для всех сотрудников, а для «новичков», оформляющихся на работу впервые, не позднее семи дней. Открывать новые книжки могут только организации. Физические лица (предприниматели) не имеют на это права. Открывают новую трудовую книжку в присутствии нового работника. За бланк новой трудовой надо будет заплатить.

В о п р о с 4 :
В дате моего приёма на работу сделали ошибку при оформлении, а в копии приказа, на который ссылается эта запись, всё правильно. Могу ли я исправить цифру в дате?

= О т в е т :
Ни в коем случае. Иначе книжка может быть признана недействительной. Ошибку должна ликвидировать та организация, которая её допустила. Исправления символов не разрешаются. Должна быть сделана новая запись с заполнением графы порядкового номера, графы даты, в графе «Сведения о работе» должно быть написано: «Запись № 12 не действительна». Затем делают следующую правильную запись.

В о п р о с 5 :
Мне придётся по собственному желанию уволиться с работы из-за частых болезней ребёнка. Ребёнку 8 лет. Какая причина увольнения будет указана в моей трудовой книжке?

= О т в е т :
При прекращении трудового договора по инициативе сотрудника по причинам, с которыми связны льготы, эти причины обязательно указываются при оформлении трудовой книжки. В Вашем случае должна быть запись в графе сведений о работе: «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребёнком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Как заполнить трудовую книжку по примеру (образцу) в РФ Reviewed by nalogov on Мар 25. Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирует все аспекты трудовой деятельности россиян. В том числе и порядок заполнения трудовой книжки, как базового докум Трудовой кодекс Российской Федерации, регулирует все аспекты трудовой деятельности россиян. В том числе и порядок заполнения трудовой книжки, как базового докум Rating: 0

Статья актуальна и затрагивает все изменения на 2016 год