Описание

Заявка на участие в выставке образец

Цели, которые преследует фирма в ходе участия в выставке, во многом сходны с целями, которые преследуются компанией, организующей собственную выставку. И тем не менее некоторые отличия все же наблюдаются. Одной из наиболее необычных и в то же время закономерных целей является просто присутствие ради самого присутствия. В настоящее время факт отсутствия сколько-нибудь солидного, разрекламированного предприятия на выставке все чаще воспринимается в деловой среде как сигнал скрытого неблагополучия вроде организационных, технических или – что наиболее вероятно – финансовых трудностей.

Далее следует назвать целью получение доступа к колоссальному информационному ресурсу. Каждое выставочное мероприятие представляет собой действенный инструмент маркетинга, помогающий экспоненту:

• выполнить анализ динамики своих продаж и заново оценить выбранную сбытовую политику;

• определить свою позицию на рынке, включая величину охватываемого рыночного сегмента и собственную устойчивость в нем;

• позаимствовать ценные экономические идеи и решения у конкурентов, действия которых на выставке максимально прозрачны;

• увидеть общие тенденции в конкуренции близких и/ или аналогичных товаров.

Указанные цели являются основополагающими, поскольку именно на их основе происходит формирование следующего поколения целей – более явных, очевидных. Таковые классифицируются на общие, одинаковые для всех организаций, и особые, специфичные для каждой организации в зависимости от сбытовой политики последней. Общие цели включают в себя:

а) увеличение объемов продаж;

б) контроль конкурентоспособности предприятия;

в) изучение общей конъюнктуры в отрасли;

г) обмен опытом и иные формы сотрудничества. Особые цели представлены следующими установками:

• совершенствование продукции, включая разработку и презентацию новых товаров;

• проверка приемлемости конкретного товара;

• расширение ассортимента предлагаемых товаров (что не всегда означает изобретение новой продукции, но также и освоение уже существующих видов продукции, новых лишь для данного предприятия);

• вариации ценовой политики;

• моментальная проверка реакции рынка на те или иные новации;

• развитие (включая расширение) дистрибьютерских сетей и контроль их эффективности;

• поиски новых покупательских сегментов, в том числе за счет повышения популярности предприятия (активизация рекламной кампании как «побочный эффект» выставки);

• проработка развивающихся контактов.

Процесс принятия решения об участии в выставке в целом аналогичен процессу принятия решения об организации собственной выставки, несмотря на некоторое различие в целях экспонента. Естественно, участник выставки несет меньшие расходы и одновременно получает шанс резко повысить свой имидж, в отличие от организатора. Дело в том, что организатор собственной выставки может представить на ней лишь свою продукцию, в редком случае – продукцию партнеров. Конкурирующие фирмы на таком мероприятии оказываются гостями, но никак не экспонентами.

Экспонент – участник выставки поставлен в более выгодные условия в сравнении с экспонентом – организатором мероприятия. Участник затрачивает несравнимо меньшие средства, а заодно, при известном мастерстве подачи своего бизнеса, имеет возможность продемонстрировать превосходство своих товаров над товарами конкурирующих компаний.

Соответственно подготовка к участию в выставке в определенных аспектах значительно проще, чем подготовка к организации выставки. От будущего участника требуется провести сравнительно несложное маркетинговое исследование, по завершении которого уделить максимум внимания инструментам, которые помогут в процессе презентации четко позиционировать компанию и выгодно противопоставить ее фирмам-конкурентам.

Что касается исследования, то его основным элементом является маркетинг-бриф, представляющий собой опросник, посредством которого удается прояснить степень готовности фирмы к выставочному мероприятию, ключевые способы подачи информации о себе посетителям, возможные проблемные моменты в участии в выставке и т. д.

1. Информация о предприятии и его конкурентах

1.1. Название предприятия

1.2. Реализуемые товары/оказываемые услуги: [указываются укрупненные товарные группы]

1.3. Форма продажи: [крупный опт, мелкий опт, розница]

1.4. География продажи: [указывается регион распространения продукции]

1.5. Используемые каналы продажи: [складов оптовой продажи, собственных розничных магазинов, собственных магазинов-салонов розничной продажи, отделов в стороннем магазине,[22] торговля из офиса по каталогу, дистрибьюция через городские магазины, дистрибьюция через оптовиков или дилеров в городе, дистрибьюция через оптовиков или дилеров или через филиалы в регионах […],[23] другое […][24] ]

1.6. Определение собственной рыночной позиции: [указать товарную категорию][25]

2. Информация о товарах/услугах

2.1. Конкретные названия рекламируемых товаров/услуг и их марочные обозначения: [по прайс-листу]

2.2. Стадия жизненного цикла для данной товарной категории:[26] […]

2.3. Потребительские свойства (функции) предлагаемых фирмой товаров/услуг: […]

2.4. Конкурентные преимущества товаров/услуг: […]

2.5. Уровень цен на товары/услуги: [очень высокий; выше, чем у конкурентов; на уровне конкурентов; ниже, чем у конкурентов]

3. Информация о клиентах

3.1. Признаки наиболее активных клиентов[27]

3.1.1. Если клиент – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель

Приблизительная численность штата: […]

Частота и другая специфика заказов: […]

3.1.2. Если клиент – частное лицо (розничный покупатель)[28]

Возрастные рамки: [от. до. ]

Место проживания: [район города, город, регион]

3.2. Потребительское поведение

Мотивация потребителя: [причины интереса потребителя к приобретаемому товару/услуге]

Поводы заказа: [событийный фактор для оформления заказа]

4. Информация о конкурентах

4.1. Общие данные

Фирмы-конкуренты: [указать примерную численность конкурирующих компаний]

Безусловный лидер в означенном сегменте рынка: [указать предприятие, занимающее доминирующую позицию по объемам продаж и/или по масштабам зоны сбыта][29]

Претендент на лидерство: [указать компанию, уступающую на рынке пальму первенства лишь безусловному лидеру (так называемая «фирма № 2»)][30]

Конкурент, представляющий наибольшую угрозу

4.2. Сравнительный анализ

Сильные стороны тестируемой компании перед конкурентами: […]

Сильные стороны конкурирующих компаний перед тестируемой фирмой […]

Рекламный бюджет наиболее сильного конкурента: [намного превышает бюджет тестируемой компании, превышает бюджет тестируемой компании, на уровне бюджета тестируемой компании, меньше бюджета тестируемой компании, намного меньше бюджета тестируемой компании]

4.3. Маркетинговые цели и стратегия компании

Цели, поставленные перед фирмой: [самые важные из общего перечня: рост товарооборота в натуральном измерении; увеличение рыночной доли; рост прибыли; закрепление позиции; удержание прибыли и объемов продаж на прежнем уровне; увеличение капитализации (стоимости) предприятия]

Маркетинговая стратегия: [открытие новых собственных торговых подразделений (магазины, склады, салоны); поиск дилеров и дистрибьюторов в других регионах; организация филиалов в других регионах; модификация и усовершенствование существующих товаров/услуг; совершенствование сервисного обслуживания покупателей; расширение ассортимента; начало деятельности в новой отрасли (новый товар/услуга, новый рынок), иное]

Информация о предыдущей маркетинговой деятельности: […]

4.4. Организация рекламы

4.1.1. Средства идентификации Слоган компании: […]

Наиболее часто используемая в рекламе словесная формула: [слоган или девиз]

Использование фирменного стиля: [цветовое решение, шрифт, логотип, товарный знак, авторская сигнатура]

4.1.2. Приблизительный размер месячного рекламного бюджета: […]

4.1.3. Регулярно используемые средства рекламы:

Телевидение: [указать телеканалы]

Печатные СМИ: [указать издания]

Радио: [указать станции]

Почтовая адресная рассылка: [указать частоту рассылки]

Наружная реклама: [указать вид и количественную характеристику][31]

Интернет: [собственный сайт, страничка на чужом сайте, ящик электронной почты]

Ссылки в справочных изданиях: [ «желтые страницы», путеводители по городу, адресно-телефонные книги, иные справочники]

Проведение опросов/анкетирования среди клиентов: [частота проведения и тема опросов/анкет]

5. Участие в выставочно-ярмарочной деятельности

5.1. Опыт организации и/или участия в ярмарках, выставках, презентациях: [наименования мероприятий и дата проведения/участия]

5.2. Использование представительской продукции: [буклеты, сувениры, подарки]

5.3. Реклама в местах выставок и продаж: [витрины, наклейки, плакаты, муляжи].

Если фирма не располагает специалистами по анализу маркетинг-бриф, то можно отнести заполненный опросник в специализированную организацию – агентство маркетинговых коммуникаций (рекламное агентство), где консультанты за определенное вознаграждение подскажут, как правильно спланировать и провести презентацию компании на ожидаемой выставке. На основании маркетинг-бриф принимается цепочка следующих решений:

• как использовать в процессе участия в выставке название предприятия и бренд реализуемых товаров, а также соответствие между собственным наименованием и брендом (торговой маркой);

• как использовать в процессе участия в выставке выгодные стороны практикуемых форм и географии продажи;

• как посредством выставки расширить каналы продажи;

• как подавать посетителям выставки рекламную и иную информацию о своих товарах/услугах (в какой форме, с какими акцентами и посредством каких носителей);

• как корректно сформулировать обращение к целевой аудитории (как потенциальным клиентам) и, что не менее важно, – к прочим посетителям выставки, чтобы затем озвучить это обращение на открытии, презентации, конференции и т. д.;

• как показать преимущества товара/услуги перед товарами конкурентов;

• каких маркетинговых целей и в какие приблизительно сроки удастся достигнуть благодаря правильно осуществленной презентации;

• насколько оправдано (в финансовом отношении) участие в данной выставке.

Выбор выставки осуществляется потенциальным экспонентом в соответствии с поставленными целями. Чем вернее они сформулированы, тем проще и корректнее происходит выбор. В особенности важно четкое разграничение между главными и второстепенными целями: в оптимуме каждую цель рекомендуется ранжировать по пяти– или даже десятибалльной шкале, с тем чтобы впоследствии иметь возможность верно судить об обстоятельствах выбора. Если на первом месте для фирмы стоит добиться известности, то ей нужна престижная выставка, причем желательно межрегиональная или национальная (столичная).

Если известность важна, но фирма ориентирована на территориально ограниченный рынок, то предпочтение отдается выставкам престижным, но региональным или даже местным. Следует отметить, что в обозримом будущем именно региональные и местные выставки окажутся в наибольшем фаворе у экспонентов. Дело в том, что посетители в основной своей массе (порядка 46 %) предпочитают именно местные и региональные мероприятия, причем по вполне банальной причине – сюда проще добраться. Между тем экспоненты пока не обращают внимания на данную тенденцию и, продолжая упорствовать, стремятся демонстрировать свой товар в столице (до 54 %).[32] Отчасти такое близорукое упорство объясняется отсутствием в регионах приличных выставочных центров и развитой выставочной инфраструктуры. Однако подавляющее большинство заказчиков сосредоточено в регионах.

Эту мысль подтверждают результаты маркетинговых исследований. Ежегодно число российских экспонентов распределяется следующим образом: в Москве – 22 %, в регионах – 62 %, в зарубежье (ближнем и дальнем) – 16 %. Число посетителей распределяется иначе: в Москве – 18 %, в регионах – 69 %, в зарубежье (ближнем и дальнем) – 13 %. То есть ставка делается именно на регионы.[33]

Единственное, в чем экспоненты и посетители единодушны, – это размер выставки. Экспоненты находят удобными и престижными крупные выставки (82 % от общего числа). Посетители тоже предпочитают крупные выставки (63 %), но несколько по иной причине: таковые удобны, интересны и информативны. И тем не менее в 48 % случаев посетителями отдается предпочтение близлежащим крупным выставкам, нежели столичным. Отметим также тот парадоксальный факт, что 5 % посетителей все равно, в каких выставках участвовать, если только это мероприятие может продемонстрировать нужную продукцию на выгодных условиях. А вот число экспонентов, одинаково лояльных к любому виду выставок, если только мероприятие обещает большую публику, составляет лишь 3 %.[34] Перевес свидетельствует о некотором снобизме экспонентов, а отчасти и о безразличии их к проблеме привлечения новых клиентов.

С выбором выставки тесно связана процедура оценки тех выгод, которые сулит участие в ней. Существуют три вида оценки:

а) желаемая ожидаемая выгода;

б) прогнозируемая заложенная в бюджет будущих доходов предприятия сумма;

в) найденная по бухгалтерским документам совокупная величина фактически полученных доходов. В настоящем пункте речь пойдет исключительно о желаемой ожидаемой выгоде. Ее величина выясняется не путем прогнозирования (то есть не из потребностей выставки), а исходя из насущных потребностей предприятия.[35]

Сказанное означает, что руководство фирмы – пока еще без учета грядущих затрат – задается вопросом, какое увеличение чистой прибыли следует получить в конце нынешнего (вариант: следующего) финансового года, чтобы сохранить устойчивое положение на рынке при известных условиях. Под известными условиями подразумеваются конкретные обстоятельства, в которых оказался бизнес. Сюда относятся:

• стабильность/нестабильность национальной валюты;

• стабильность/нестабильность иностранной валюты (евро, доллар), в которой деноминирована часть активов компании;

• степень изношенности основных производственных фондов;

• уровень конкуренции и т. д.

Анализ перечисленных выше факторов дает основания полагать, что фирма нуждается для достижения стабильности и процветания в повышении чистой прибыли на Х%, что составляет Y рублей. Следовательно, от задуманного выставочного мероприятия требуется обеспечить контракты, доходность которых покроет некую оптимальную долю суммы Y рублей и составит Z рублей. Сумма Z рублей и является желаемой ожидаемой выгодой.

Впоследствии финансовые аналитики компании должны провести исследование (прогнозирование), которое покажет, какую реально выгоду способно принести данное мероприятие. Одновременно будет составлена рабочая смета выставки. Разность между прогнозируемым доходом и запланированной себестоимостью мероприятия дает величину предвычисленной прибыли. Руководству остается сличить желаемую ожидаемую выгоду (сумму необходимую) и предвычисленную прибыль (сумму, которую с наибольшей вероятностью удастся получить).

Целью выставочного мероприятия (одной из многих) является достижение такого уровня доходов, при котором желаемая ожидаемая выгода равняется либо даже несколько превосходит прогнозируемую прибыль. Стало быть, выбирать нужно такую выставку, которая – при старании, компетентности и потребных трудозатратах экспонента! – обеспечит заключение выгодных контрактов на сумму, достаточную для получения из нее в виде остатка желаемой ожидаемой выгоды.

Чтобы фирма смогла продемонстрировать свои образцы на ожидающейся в положенные сроки выставке, необходимо подать организатору выставки заявку с просьбой зачислить данное предприятие в состав участников (экспонентов). На основании принятой заявки производится регистрация нового участника.

Стоит заметить, что слово «заявка» использовано здесь несколько условно, поскольку в большинстве случаев экспонент имеет дело с пакетом заявочной документации. Последняя являет собой совокупность следующих документов:

а) бланк договора-заявки на участие в выставке;

б) тематический рубрикатор;

в) классификатор продукции, представляемой экспонентом (для формирования систем поиска товаров);

г) информация (в том числе рекламная) для размещения в каталоге выставки;

д) текст надписи для выполнения на фризе стенда;

е) сообщение о потребности в конференц-залах, сценической площадке и тому подобных служебных и инфраструктурных помещениях (а также сопутствующих услугах);

ж) – заявка на участие в информационных продуктах (справочниках, электронных информационных системах и т. д.).

Обратим внимание, что основную часть пакета заявочной документации составляют дополнительные заявки и приложения, а также технические требования к материалам. Между тем они играют второстепенную роль, а главным документом выступает договор-заявка, содержащий условия участия в выставке, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором, а также схему оплаты. Этот документ служит основанием для последующего выставления организатором счета-фактуры экспоненту.

Заявка на участие в выставке оформляется в виде договора-заявки (контракта-заявки), форма которого произвольна и во многом определяется условиями соглашения между организатором мероприятия и будущим экспонентом. Однако произвольность договоров вовсе не означает, что от их текста требуется лишь иметь слово «договор» в заголовке и реквизиты сторон в концовке. Требуется еще и грамотно оговорить предмет соглашения и условия исполнения обязательств в соответствии с нормами действующего российского законодательства. В общем виде оптимальный вариант текста для данного документа приведен ниже.

Договор-заявка № […] на участие в выставке/ярмарке [наименование выставки/ярмарки]

1. [Наименование будущего экспонента] в лице директора Имярек, именуемое в дальнейшем Предприятие, с одной стороны, заявляет организатору выставки/ярмарки Наименование выставки/ярмарки], проходящей [дата], [наименование организатора выставки/ярмарки], в лице директора Имярек-2, именуемого в дальнейшем Организатор, с другой стороны, о желании принять участие в выставке/ярмарке, в связи с чем просит зарегистрировать Предприятие в качестве участника означенной выставки/ярмарки.

2. Предприятие в соответствии с настоящим договором обязуется оплатить, а Организатор принять платеж и предоставить следующие услуги по действующему прейскуранту:

3. Условия участия

3.1. Регистрационный взнос с организации-экспонента

3.1.1. Регистрационный взнос к уплате Предприятием составляет […] руб.

3.1.2. Сумма регистрационного взноса включает в себя плату за бэджи, размещение информации о фирме в официальном каталоге выставки/ярмарки, выдачу официальному представителю на руки одного экземпляра каталога, общевыставочную рекламу, [иные условия].

3.1.3. Сроки уплаты регистрационного взноса принимаются равными […] с момента заключения настоящего договора.

3.2. Аренда предоставляемой площади

3.2.1. Аренда предоставляемой Организатором Предприятию площади рассматривается в целях настоящего договора-заявки как аренда выставочной площади и оплачивается в соответствии с прейскурантом.

3.2.2. Сроки оплаты аренды выставочной площади принимаются равными […] с момента заключения настоящего договора.

3.2.3. Минимальная выставочная площадь, предоставляемая Организатором в аренду, составляет […] кв. м.

3.2.4. Арендная плата включает в себя следующие затраты Организатора по обслуживанию: [по видам расходов].

3.2.5. Плата за заочное участие составляет […] руб. Указанная сумма включает в себя информацию о фирме в официальном каталоге выставки/ярмарки, размещение рекламных материалов на стенде заочного участия, [иные услуги].

4. Права и обязанности сторон

4.1. Права и обязанности Организатора

4.1.1. Организатор обязуется предоставить Предприятию, оплатившему участие в выставке/ярмарке, все услуги в соответствии с произведенной оплатой.

4.1.2. Если в первый день выставки/ярмарки Предприятие не заняло предоставленную ему выставочную площадь без предварительного уведомления Организатора, то в интересах целостности экспозиции Организатор вправе распорядиться свободным местом по своему усмотрению без возврата произведенных платежей.

4.1.3. Предварительное уведомление о невозможности участвовать в выставке/ярмарке в первый день принимается Организатором, если было получено в срок […] дней до начала мероприятия.

4.2. Права и обязанности Предприятия

4.2.1. Предприятие обязуется оповестить Организатора об отказе принимать участие в выставке/ярмарке за […] дней до начала мероприятия.

4.2.2. Предприятие, не известившее Организатора об отказе принимать участие в выставке/ярмарке за […] дней до начала мероприятия, считается участником выставки/ярмарки и полностью оплачивает стоимость участия.

4.2.3. Предприятие обязуется в ходе проведения выставки/ярмарки выполнить правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности и несет ответственность за их нарушения.

4.2.4. В случае повреждения или утраты выставочного оборудования и имущества, предоставленных Организатором, Предприятие обязуется возместить убытки в размере стоимости ремонта или приобретения нового имущества в срок […] с момента получения претензии от Организатора.

5. Прочие условия

5.1. В соответствии со ст. 160 ГК РФ настоящий договор-заявка считается подписанным посредством факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью телекоммуникационных линий факсов.

5.2. [иные условия].

6. Юридические/фактические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон

Чтобы получить исчерпывающее представление о специфике договора-заявки, рассмотрим пробный образец его составления (пример 1).

Пример 1Договор-заявка № 007 на участие в выставке развивающей детской игрушки «Игрушечное лето – 2008»

30 апреля 2008 г.

1. ЗАО «Винни-Пух» в лице директора Иванова Ивана Ивановича, именуемое в дальнейшем Предприятие, с одной стороны, заявляет организатору выставки развивающей детской игрушки «Игрушечное лето – 2008», проходящей с 5 по 8 июня 2008 г. ЗАО «Фестиваль-Проект», в лице директора Петровой Полины Петровны, именуемого в дальнейшем Организатор, с другой стороны, о желании принять участие в выставке, в связи с чем просит зарегистрировать Предприятие в качестве участника означенной выставки.

2. Предприятие в соответствии с настоящим договором обязуется оплатить, а Организатор принять платеж и предоставить следующие услуги по действующему прейскуранту:

3. Условия участия

3.1. Регистрационный взнос с организации-экспонента

3.1.1. Регистрационный взнос к уплате Предприятием составляет 4000 руб.

3.1.2. Сумма регистрационного взноса включает в себя плату за бэджи, размещение информации о фирме в официальном каталоге выставки, выдачу официальному представителю на руки одного экземпляра каталога, общевыставочную рекламу.

3.1.3. Сроки уплаты регистрационного взноса принимаются равными 2 месяцам (61 день) с момента заключения настоящего договора.

3.2. Аренда предоставляемой площади

3.2.1. Аренда предоставляемой Организатором Предприятию площади рассматривается в целях настоящего договора-заявки как аренда выставочной площади и оплачивается в соответствии с прейскурантом.

3.2.2. Сроки оплаты аренды выставочной площади принимаются равными 2 месяцам (61 день) с момента заключения настоящего договора.

3.2.3. Минимальная выставочная площадь (включая улицу), предоставляемая Организатором в аренду, составляет 5 кв. м.

3.2.4. Арендная плата включает в себя следующие затраты Организатора по обслуживанию: аренда выставочной площади, затраты на строительство стенда, охрана выставки в нерабочее время, корзина для бумаги, уборка.

3.2.5. Плата за заочное участие составляет 6000 руб. Указанная сумма включает в себя информацию о фирме в официальном каталоге выставки, размещение рекламных материалов на стенде заочного участия.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Права и обязанности Организатора

4.1.1. Организатор обязуется предоставить Предприятию, оплатившему участие в выставке, все услуги в соответствии с произведенной оплатой.

4.1.2. Если в первый день выставки Предприятие не заняло предоставленную ему выставочную площадь без предварительного уведомления Организатора, то в интересах целостности экспозиции Организатор вправе распорядиться свободным местом по своему усмотрению без возврата произведенных платежей.

4.1.3. Предварительное уведомление о невозможности участвовать в выставке в первый день принимается Организатором, если было получено в срок 10 дней до начала мероприятия.

4.2. Права и обязанности Предприятия

4.2.1. Предприятие обязуется оповестить Организатора об отказе принимать участие в выставке за 10 дней до начала мероприятия.

4.2.2. Предприятие, не известившее Организатора об отказе принимать участие в выставке за 10 дней до начала мероприятия, считается участником выставки и полностью оплачивает стоимость участия.

4.2.3. Предприятие обязуется в ходе проведения выставки/ярмарки выполнить правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности и несет ответственность за их нарушения.

4.2.4. В случае повреждения или утраты выставочного оборудования и имущества, предоставленных Организатором, Предприятие обязуется возместить убытки в размере стоимости ремонта или приобретения нового имущества в срок 30 дней с момента получения претензии от Организатора.

5. Прочие условия

5.1. В соответствии со ст. 160 ГК РФ настоящий договор-заявка считается подписанным посредством факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью телекоммуникационных линий факсов.

5.2. Материалы для официального каталога принимаются в количестве 20 машинописных строк в сроки до 20 мая 2008 г.

6. Юридические/фактические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.