Оформление приложения к письму образец

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от N и приложение к нему, всего на 3 л. 38/93 Если приложением к документу является документ, утверждаемый распорядительным документом (например, приказом то наряду с отметкой о приложении на утверждаемом документе-приложении должен быть еще и гриф утверждения. В качестве приложений к сопроводительному письму могут пересылаться документы на бумажном носителе и на электронных носителях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах). Лучше всего правила оформления приложений освещены в. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом. Так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа. Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТ ом: Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 6 Приложение: на 3 л. Особым образом оформляется отметка о приложении при пересылке конфиденциальных документов (документов, содержащих служебную тайну с грифом Для служебного пользования, коммерческую тайну с грифом Коммерческая тайна либо иную конфиденциальную информацию с. Приведем в качестве примера текст распорядительного документа. Проект договора поставки электротехнической продукции на 3 л. Как правило, при оформлении основного документа в соответствующем пункте документа делается ссылка на приложение. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 45 после чего письмо получает собственный индекс исходящий номер. Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р. «В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут. Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции. Нестандартные ситуации оформления приложений к сопроводительным письмам. 7 Например: Приложение 2 к приказу ЗАО "Термика" от 25 Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах. Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга. Отметка о наличии приложения реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

Как оформляется приложение к письму образец - Оформление приказов и приложений к ним в вопросах и ответах

Реквизиты документов, правила оформления и размещения. 22 отметка о наличии приложений. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов.

Предлагаем образец письма на английском языке, с такой. Вам структурировать текст письма, правильно оформить вами мысли. Топ 20 лучших приложений для изучения английского для ios и андроид.

Разрешается ли оформлять согласование на отдельных листах. Прежде всего это такие документы, как служебные письма, справки, акты. Унифицированные формы, образцы, шаблоны документов и т.

Письмо минсоцполитики украины об оплате больничных и. Оформление решения комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию. Образец заполнения заявления-расчета (приложение к порядку.

Образец письма открепления для таможни. В случае, если вы хотите провести таможенное оформление груза в другом регионе украины.

В категории: Образец заполнения | Дата: 24.07.2016, 02:04 | Просмотров: 7633

Список тем и правила оформления работы (см. Официальной сводной заявкой от учреждения или структурного подразделения (образец в приложении 3).

? Джон) miss либо mrs, так как вам непонятно, состоит ли в браке дама, используйте нейтральное 5. Как верно засвидетельствовать копию приказа? В каком месте ставить отметку о засвидетельствовании, оттиск печати компании и подпись лица, удостоверяющего копию? Нужно ли вообщем ставить оттиск печати, ежели экземпляр предназначена для внутреннего использования и будет храниться на предприятии? Отметку о засвидетельствовании копии приказа проставляют конкретно на этой копии для засвидетельствования ее соответствия оригиналу приказа. Приказ о прекращении трудового контракта в связи со гибелью работника. Государственного герба Украины, герба автономной республики крым (01) (для муниципальных компаний и учреждений) разрешается наносить ограничительные отметки в виде уголков либо остальных обозначений для реквизитов дата документа (11), регистрационный индекс документа (12), заголовок к тексту документа (19), отметка о контроле (20). Если заглавие приложения занимает несколько строк, их печатают через 1 межстрочный интервал. Кроме того, обращаем внимание, что документы нормативно-правового нрава, утвержденные распорядительными документами и соответственно являющиеся приложениями к ним, в свою очередь также могут иметь приложения. Расшифровку подписи в реквизите подпись печатают на уровне крайней строчки наименования должности. Всегда первым визу проставляет составитель приказа работник структурного подразделения, отвечающий за подготовку проекта данного документа.

Если текстовый документ, оформленный в виде письма, превышает размер в 30 kb, то он. Они сжимаются архиватором arj и оформляются, соответственно, как attach-приложения к письму.

С целью проведения таможенного контроля и таможенного оформления товаров. Порядок отбора проб и образцов товара, а также отражение в учете. Isoiec 17025, приведен в приложении 2 к письму гтсу от 08.

Указанная норма нку обязывает оформлять командировку приказом и соответствующими первичными документами. Приказа о командировке руководителя предприятия (приложение 12). Минфин в своем письме от 04. Напомним, что форма журнала регистрации командировок уст. Договора поставки природного газа бытовым потребителям, а также информационное письмо с объяснениями. Оформление туристической визы для посещения греции для граждан. Образец), которое принимается в. А к спонсорскому письму обязательно необходимо приложить документы.

Приложение к договору: как оформить, форма приложения, образец

Приложение к документам – это дополнение, способствующее более полному раскрытию содержания и смысла основной деловой бумаги. К примеру, приложения уточняют списочный состав членов комиссий, создаваемых решением собрания, содержат спецификацию тех товаров или создаваемых конструкций, о которых идет речь в договоре и т.д. Большинство приложений представляют собой неотъемлемую часть основных документов, без которых последние не имеют юридической силы.

Приложение вполне может быть самостоятельным документом, например, проектом договора, сметы, планом, которое пересылается по требуемому адресу вместе с сопроводительным письмом. В данном случае оба документа представляют собой комплект, но сопроводительное письмо не несет основной смысловой нагрузки. А вот договор и приложение к нему – это составные части одного и того же документа.

В делопроизводстве при оформлении приложения используют ГОСТ Р6.30 и ГОСТ 2.105-95, касающиеся приложений и текстового их оформления. Кроме этих стандартов есть другие ГОСТ по отраслям, конкретизирующие оформление.

Приложение к договору согласно ГОСТ может быть оформлено, как продолжение соглашения с нумерацией листов, или выпущено в качестве отдельного документа. В тексте договора должны быть ссылки на все дополнения, прилагаемые к договору с указанием их номера, пунктов и подпунктов. Если приложений несколько, то все они начинаются с нового листа с обязательным написанием посредине «Приложение».

Если оно носит информативный характер, то после названия приложения пишут в скобках, что оно рекомендованное или справочное. Если оно относится к разряду обязательных, то отмечают – «обязательное». Обозначать документы можно и заглавными буквами. В шапке указывается также количество содержащихся в приложении страниц.

Сегодняшний день сделал возможным приложения, размещенные на электронных носителях, что не предусмотрено ГОСТ. В этом случае в договоре будет ссылка на приложение на компакт-диске.

Образец приложения к договору можно найти и скачать на нашем сайте. Разумеется, что это лишь форма приложения, а наполнять его следует, исходя из заключенного договора. Чаще всего документы, прилагаемые к соглашению, слишком объемны, чтобы их включать в основной текст:

• смета
• техническое задание
• требуемые материалы (перечень)
• необходимое оборудование (перечень)

В конце приложения отмечается, что Приложение № представляет собой неотъемлемую часть договора подряда от N числа и года.

Приложение к документу

Создавая один документ, мы часто сталкиваемся с необходимостью приложить к нему другой. К сопроводительному письму, понятно, мы прилагаем все то, что перечисляем в нем. Но ведь есть еще и приказы по основной деятельности, и договоры, и множество других документов. Как оформить приложение к сопроводительному письму. в том числе на электронном носителе? Как оформить приложение к приказу и как сделать отметку на самом приложении? Ответы на эти вопросы ищите в статье.

Оформление приложения к сопроводительному письму

Как вы уже знаете, документы принято отправлять адресату вместе с сопроводительным письмом. которое является своеобразной гарантией того, что пересылаемая информация получена в полном объеме. Поговорим о том, как правильно и в полном соответствии с правилами делопроизводства оформить приложения к сопроводительным письмам.

«Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Если речь идет о приложении документов, то приведенная информация просто исчерпывающая. А если вы прилагаете информацию на электронном носителе? Ничего не нужно придумывать, поступаем в полном соответствии с ГОСТом:

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на флэш-карте в 1 экз.

Количество листов приложения, как видите, не указываем, поскольку нет опасности, что несколько из них потеряется. Достаточно указать количество носителей информации.

Наконец, если вы отправляет информацию и в бумажном виде, и в электронном, писать принято так:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. То же на флэш-карте в 1 экз.

Таким образом, сопроводительное письмо и приложения к нему – это самостоятельные документы, каждый из которых имеет свои регистрационные данные. В тексте сопроводительного письма мы так и пишем: «Отправляем вам договор подряда от 03.05.2013 №45». после чего письмо получает собственный индекс — исходящий номер. Письмо и приложения к нему могут существовать друг без друга.

Оформление приложений к другим документам

Речь идет о приложениях к договорам, приказам по основной деятельности. инструкциям и т.п. Они оформляются несколько иначе, чем те, о которых шла речь выше.

Если документ предполагает наличие приложения, то ссылки на него должны быть уже в самом тексте приказа, договора или инструкции.

Например, упоминание о приложении в инструкции по делопроизводству:

Документы регистрируются в Журнале регистрации входящих документов (Приложение 10).

или в приказе по основной деятельности:

2. Рабочей группе собрать информацию по форме №1 (приложение №1 к настоящему Приказу).

или в договоре подряда:

3.2. Перечень материалов и оборудования, предоставляемых Заказчиком для выполнения работ, указан в Приложении №1, являющемся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Следовательно, если к документу планируется что-либо приложить, но это приложение обязательно нужно сослаться в документе. Приложения и документ (в отличие от случая с сопроводительным письмом) являются здесь одним целым. Без приложений никто не смоет работать с приказом, и сами приложения без приказа никому не нужны.

Само по себе приложение не получает никаких отметок, если отправляется адресату вместе с сопроводительным письмом.

Во втором случае, когда документ и приложение к нему неотделимы друг от друга, приложения получают отметки.

Как это сделать, вновь скажет нам ГОСТ Р 6.30-2003:

«В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251″

Image by renjith-krishnan / www.freedigitalphotos.net

Оформление приложений

По ГОСТ 7.32-2001 в тексте работы на вс?е приложения должны быть даны ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте.

Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху пос?ередин?е страницы слова ??ПРИЛОЖЕНИЕ?? и его обозначения. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита? начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова ??Приложение?? следует буква, обозначающая его последовательность (к примеру: ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

Текст каждого приложения должна быть раздел?ен на разделы, подразделы и т.д. которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится обозначение этого приложения.

Нумерация страниц приложений и основного текста должна быть сквозная.

Оформление списка литературы

Государственного стандарта по оформлению списка литературы нет, но существует общепринятая практика. К примеру, принято источники в списке литературы располагать в алфавитном порядке (относительно заголовка соответствующей источнику библиографической записи). При этом независимо от алфавитного порядка впереди обычно идут нормативные акты, которые располагаются в следующей последовательности:

· международные акты, ратифицированные Россией, причем сначала идут документы ООН;

· указы Президента России;

· постановления Правительства России;

· приказы, письма и пр.

· законы субъектов России;

· распоряжения областных (республиканских) правительств;

· судебная практика (?.?. постановления Верховного и прочих судов России);

· законодательные акты, утратившие силу.

Федеральные законы следует записывать в формате:

Федеральный закон от [дата] № [номер] ??[название]?? // [официальный источник публикации, год, номер, статья]

Законы располагаются не по алфавиту, а по дате принятия (подписания Президентом России) – впереди более старые.

В случае если в процессе работы над исследовательской работой ученик изучил весь источник, то указывается общее количество страниц в источнике (158 с.). В случае если же для работы использовалась какая-то определ?енная часть текста источника, то указываются конкретные номера страниц (С. 5–24).

Приложение может включать экспериментальный материал, различного рода разработки, таблицы, схемы. Объем приложения не ограничивается. Приложения оформляют как продолжение курсовой работы или ВКР, размещают после списка литературы, при этом нумерация работы и. [читать подробнее] .

В приложения могут быть вынесены те материалы, которые не являются необходимыми при написании собственно БР: графики, промежуточные таблицы обработки данных, таблицы большого размера и т.п. В тексте работы на все приложения должны быть ссылки. Приложения располагают в. [читать подробнее] .

1.Приложения оформляют как раздел курсовой работы. 2.В тексте на все приложения должны быть даны ссылки, в соответствии с которыми их и располагают. 3.Каждое приложение начинают с новой страницы. Слово «Приложение» располагают справой стороны листа. Приложения обозначают. [читать подробнее] .

Приложения оформляются как продолжение работы на ее последующих страницах или в виде отдельной части. Приложения имеют собственную нумерацию, которая указывается в правом верхнем углу после слова «ПРИЛОЖЕНИЕ», написанного прописными буквами. Приложение должно иметь. [читать подробнее] .

В приложениях курсовой работы помещают материал, дополняющий основной текст. Приложениями могут быть: – графики, диаграммы; – таблицы большого формата, – статистические данные; – фотографии, – процессуальные (технические) документы и/или их фрагменты и т.д. [читать подробнее] .

Приложения (если таковые имеются) следует оформлять как продолжение письменной работы на ее последующих страницах (после библиографического списка), располагая приложения в порядке появления на них ссылок в тексте работы. Каждое приложение должно начинаться с новой. [читать подробнее] .

Иллюстрации, таблицы, текст вспомогательного характера допускается давать в виде приложений. Приложение оформляют как продолжение ВКР на последующих его листах. На отдельной странице в центре стилем «Заголовок 1» (выравнивание по центру) пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЯ» если. [читать подробнее] .

Некоторые тонкости оформления приложений

• Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

Автор систематизирует правила оформления приложений, закрепленные в нескольких нормативных документах. В результате такого анализа выявлены нестыковки и даны дополнительные авторские комментарии. Статья рассматривает не только вопросы, освещенные в ГОСТе Р 6.30–2003 и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, но и находит ответы, упущенные разработчиками этих документов. Например, остается непонятным: в каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»; всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» и какие еще правила его оформления существуют?

С первого взгляда складывается впечатление, что приложение. а также реквизит «Отметка о наличии приложения » просто невозможно оформить неправильно. Существует ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003), в котором закрепляются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов. И если возникают какие-либо вопросы, связанные с оформлением приложений. то большинство ­обращается к тексту ГОСТа Р 6.30–2003.

Этот фрагмент документа действительно может прояснить некоторые моменты, связанные с оформлением приложений. Но, к сожалению, на все вопросы в нем нельзя найти ответы. Например, остается непонятным:

1. Где именно в документах стоит располагать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
2. В каких организационно-распорядительных документах можно использовать реквизит «Отметка о наличии приложения»?
3. Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение» с указанием документа, его даты и регистрационного номера?
4. Как нужно оформлять приложения?

Ответы на эти вопросы можно найти, но у же в других документах. Попробуем это сделать вместе.

Как известно, приложение А ГОСТа Р 6.30–2003 содержит схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов. Если посмотреть на них, то можно прийти к выводу, что 21 реквизит «Отметка о наличии приложения» должен находиться в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля (см. Рисунок 1). На самом деле это не так. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Более того, бывают случаи, когда оформление реквизита «Отметка о наличии приложения » в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля может привести к плачевным последствиям (см. Пример 1).

Представьте себе ситуацию, когда оформляется письмо-извещение о проведении выставки-конференции, состоящее из двух страниц, причем текст на второй странице занимает не более одной четвертой от общей площади листа. Соответственно, если реквизит «Отметка о наличии приложения » расположить в интервале 60–40 мм от границы нижнего поля, то между этим реквизитом и текстом остается много свободного места (см. Рисунок выше). Как раз в это свободное место «хитрые умельцы», как со стороны организации — автора документа, так и со стороны организации-адресата, могут, предварительно потренировавшись, добавить любой текст, который позволит им получить свою выгоду. При этом руководство обеих организаций может даже и не узнать о внесении каких-либо добавлений в текст письма. Сравните два варианта одного письма, приведенные на этом развороте.

Итак, чтобы никто не мог добавить какой-либо новый текст в уже подписанный документ, реквизит «Отметка о наличии приложения» стоит располагать не ближе к границе нижнего поля, а после текста документа. Причем отступ должен составлять 2–4 межстрочных интервала, размер отступа зафиксирован в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 1. которые были изданы разработчиком ГОСТа — Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). 2

Если еще раз посмотреть на схемы расположения реквизитов организационно-распорядительных документов (см. Рисунок 1), то можно отметить, что реквизит 21 — «Отметка о наличии приложения» и реквизит 22 — «Подпись» располагаются на одном уровне. Однако подпись стоит располагать под реквизитом «Отметка о наличии приложения» через 2–4 интервала. Это нужно делать для того, чтобы никто не смог добавить к документу еще какое-нибудь приложение после подписания документа.

Говоря о расположении реквизита «Отметка о наличии приложения». стоит отметить еще ряд моментов. Если вы посмотрите на фрагмент ГОСТа Р 6.30–2003, опубликованный в начале статьи, то увидите, что в ГОСТе приводятся примеры оформления, где четко видно, что рассматриваемый нами реквизит располагается от границы левого поля с отступом . При этом в тексте ГОСТа на это нет четких указаний. Но в Методических ­рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 они есть, и вот что там написано:

Таким образом, можно сделать вывод, что правильным будет ­расположение, продемонстрированное нами в Примере 2.

В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах (см. пункт 3.21, приведенный в начале статьи). То есть если письмо содержит какое-либо приложение. то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является отправка документов, не имеющих адресной части, ­реквизит ­«Отметка о наличии ­приложения» должен оформляться всегда (см. Пример 2).

Также реквизит «Отметка о наличия приложения », при необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных документов: справках, докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.

Но существуют виды организационно-распорядительных документов, в которых реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. К таким документам, например, относится протокол .

Реквизит «Отметка о наличии приложения » не оформляется и в распорядительных документах. приказах, распоряжениях, указаниях, ­постановлениях и решениях.

Обычно, если к распорядительному документу имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1», «согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. Пример 3).

Всегда ли на первом листе приложения в правом верхнем углу надо делать надпись «Приложение » 3 с указанием документа, его даты и регистрационного номера? С первого взгляда кажется, что да. Но это не так. Поэтому многие делают ошибки, когда проставляют данную надпись на всех приложениях без разбора.

Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием ­документа, его даты и регистрационного номера не следует проставлять.

Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда вы отправляете какой-либо самостоятельный документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным письмом .

Нужно отправить проект договора на подписание. Договор не предусматривает адресной части, и, чтобы в организации-корреспонденте он быстро дошел до нужного должностного лица, готовится сопроводительное письмо, в котором указывается конкретный сотрудник-адресат (см. Пример 2). Однако отправляемый договор является самостоятельным документом, даже, можно сказать, более важным, чем сопроводительное письмо. То есть договор не может являться приложением к письму. Поэтому в данном случае ­некоррект­но и глупо в правом верхнем углу первой страницы договора делать надпись:

Однако если отправляется не сопроводительное письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для этого письма, то тогда на приложении должна проставляться вышеуказанная надпись.

Готовится письмо-приглашение на заседание «Клуба аудиторов» (от 18.09.2006 № 857–03/06), а в приложении к письму дается схема проезда или программа заседания. В этом случае на приложении должна делаться ­информационная надпись о том, к какому письму относится данное приложение.

Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение » на документе, который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений чаще всего делают ошибки. И посмотрите, что получается: есть варианты, когда отсутствует необходимая информация (Пример 6) или когда она дублируется (Примеры 7 и 8).

Возможные варианты неправильного оформления этим не ограничиваются. Однако правила оформления приложений к распорядительным документам регламентируются на примере указов и распоряжений Президента Российской Федерации в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Из вышеизложенного сделаем вывод, что утверждаемые документы должны содержать реквизит «Гриф утверждения документа», который оформляется по ГОСТу Р 6.30–2003, а не надпись «Приложение №» с данными распорядительного документа. Но если приложение носит справочный или аналитический характер (т.е. не утверждается), то в его правом верхнем углу должна делаться надпись «Приложение №» с указанием соответствующего документа, его даты и регистрационного номера.

При оформлении приложений следует соблюдать следующие ­несложные правила 4 :

1. Приложения всегда оформляются на стандартных листах бумаги, а не на бланках документов.
2. Так как приложения отдельно не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу на первой странице приложения в надписи «Приложение…» (см. Пример 5) или в реквизите «Гриф утверждения документа» (см. Пример 9).

Там же можно узнать об авторе приложения. Именно поэтому на приложении не оформляется реквизит «Наименование организации».

Приведем образец правильного оформления первой страницы Положения о структурном подразделении, которое является приложением к распорядительному документу (см. Пример 9).

Заканчивая статью, хотелось бы отметить, что при возникновении вопросов, связанных с оформлением документов или организацией работы с ними, лучше искать ответы сразу в нескольких нормативных документах или источниках, а не останавливаться на одном. Только так можно получить максимально полный ответ на возникший вопрос.

1 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003. — ВНИИДАД. — 2003.

2 Месторасположение некоторых реквизитов, которые должны оформляться только в конкретных зонах страницы документа, указываются непосредственно в тексте ГОСТа Р 6.30–2003 и вышеназванных Методических рекомендациях. К таким реквизитам относятся: «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о ­поступлении документа в организацию», «Идентификатор электронной копии документа».

3 При наличии нескольких приложений они нумеруются, т.е. надпись «Приложение» должна включать знак «№» и порядковый номер приложения (см. Пример 5).

4 Исключения составляют самостоятельные документы, которые не имеют адресной части, отправляются с сопроводительным письмом в стороннюю организацию (см. Пример 4) и указываются в письме как приложения. Данные документы оформляются стандартно, т.е. по правилам, применяемым к определенным видам документов.