Коммерческое предложение образец

аблоны коммерческих предложений — это главные инструменты продавца рекламы, значительно экономящие его время.

Действительно, если для каждого нового рекламодателя каждый раз писать новое предложение, на сами продажи времени не останется.

Компред — образец или шаблон?

Шаблон — это ваше типовое предложение, которое после легкого «допиливания» можно отправлять клиенту. А из образца берут только структуру.

Кстати, это очень важно — у такого предложения должна быть четкая, понятная структура, некая драматургия.

Очень часто берут за образец компред со структурой «Что — зачем — почему — докажи».

Авг 1, 2009 ADCONSULT

Сначала мы говорим, что мы предлагаем, потом — зачем это нужно, затем — почему это выгодно, что это принесет. И в завершение — как мы готовы доказать свои утверждения. Доказательствами служат чьи-то свидетельства, рекомендации и отзывы других клиентов, премии, лицензии и т.д. Вместо титров в конце — реквизиты.

Это одна из возможных структур.

Другой вариант — этакая серия риторических вопросов: Что мы предлагаем? Бла-бла-бла. Что это вам даст? Бла-бла-бла. Как это работает? Почему это решение действительно выгодно вашей компании? Что об этом говорят другие? Какой первый шаг нужно предпринять, чтобы это было?

Какие именно вопросы уместны, зависит, собственно, от специфики продукта.

Сколько образцов предложений необходимо?

У хорошего продавца рекламы должно быть несколько образцов. Отдельно для работы с крупными клиентами, отдельно — для средних, отдельно для мелких. Отдельно федеральным клиентам, мультирегиональным и локальным.

В отделе продаж в медианосителе создают разные образцы компредов для работы с рекламными агентствами и прямыми клиентами.

В ряде случаев имеет смысл делать образцы КП по отраслям. Например, отдельное предложение тем, кто занимается пластиковыми окнами.

Нередко стоит делать образцы предложений по продуктам. Например, по спецпроектам, по прямому размещению, по маркетинговым услугам и т.д.

Не так и сложно рассчитать, сколько же их делать.

Нужно инвентаризировать свою продуктовую линейку и клиентскую базу. На пересечении разных продуктов и разных клиентов получится некая матрица. Она и покажет, насколько много разных образцов предложений нужно для работы именно вам.

(Пока оценок нет)

ADCONSULT — это консалтинговое агентство для всех тех, кто производит и продает рекламные услуги.

Это большое количество статей, советов, рекомендаций, «фишек» и «фенек» продаж в нашем блоге .

Это онлайн-школа для рекламистов, с огромным количеством онлайн-курсов, видеоуроков и полезных материалов.

Напишите нам. мы подробно пообщаемся и вместе решим, сможем ли мы быть для вас полезны.

Авг 1, 2009
ADCONSULT

Или просто позвоните нам:
+7 495 258-46-42

Авг 1, 2009 ADCONSULT

© ADCONSULT 2005—2016
Москва, Бочкова, 8 | +7 495 258-46-42 | info@adconsult.ru

Коммерческое предложение образец

Коммерческое предложение представляет собой документ, в котором представлена информация по сделке. На практике коммерческое предложение направляют потенциальным партнерам и поставщикам с намерением заключить контракт. Коммерческое предложение бывает нескольких видов. Разберем особенности каждого и представим образец коммерческого предложения.

Важное в статье:

• Что такое коммерческое предложение
• Виды коммерческого предложения
• Образец коммерческого предложения
• Образец коммерческого предложения скачать

Что такое коммерческое предложение. должно быть известно каждому специалисту финансовой службы. С помощью этого документа между компанией и ее потенциальными партнерами происходит определенное общение, которое может завершиться сделкой. Для составления качественного документа воспользуйтесь проверенным на практике образцом коммерческого предложения.

Первое, чему надо уделить внимание при разработке коммерческого предложения – оформлению, структуре и содержанию. На практике встречаются документы, состоящие из 2-3 страниц. В зависимости от бизнеса и специфики деятельности компании коммерческое предложение может достигать 10 и более страниц. Но каким бы не был объем документа важно, чтобы он отражал основную цель коммерческого предложения – заинтересовать покупателя и продать товар.

Коммерческие предложения бывают персонифицированными, когда готовятся для определенного клиента или сделки. Такие документы включают индивидуальные условия работы для потенциального партнера и имеют, как правило, более строгую форму. Кроме ФИО и должности получателя в них указывается дата отправки предложения и срок его действия, описание задач клиента, а также сумма контакта, сроки исполнения обязательств, цены на товары, условия поставок и т.п. информация.

Другой вид коммерческого предложения - неперсонифицированные коммерческие предложения. Их составляют для рассылок потенциальным клиентам с целью заинтересовать и, если получится, продать товар. Ниже представлен образец коммерческого предложения. Его можно использовать в работе, подкорректировав условия под требования своей компании.

Предлагаемая форма политики по договорной работе поможет в подготовке и оформлении коммерческого предложения и составлении проекта договора. В конце статьи можно скачать образец коммерческого предложения .

Политика по договорной работе компании «Альфа»

Основным правовым документом во взаимоотношениях между организациями является договор (коммерческий контракт). Договор (коммерческий контракт) – документ, фиксирующий соглашение между двумя или большим количеством сторон (лиц) об установлении, изменении или о прекращении каких-либо отношений (прав и обязанностей) и регулирующий их.
В договоре (коммерческом контракте) отражаются вопросы, связанные:

• с характером сделки;
• с условиями сделки (поставки, услуги);
• со сроками сделки;
• с транспортировкой;
• с упаковкой и маркировкой;
• с ценой;
• с качеством;
• с оплатой;
• с гарантиями;
• с правами и обязанностями сторон;
• с другими вопросами взаимоотношения сторон.

Технология прохождения договора на предприятии включает следующие стадии:

• подготовку и оформление проекта договора;
• подписание договора;
• исполнение и контроль исполнения договора (этапа);
• перенос исполненного договора в дело.

Данная стадия состоит из следующих этапов:

• подготовки и оформления коммерческого предложения;
• принятия решения по коммерческому предложению;
• оформления проекта договора.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с подготовкой коммерческого предложения;
• с оформлением коммерческого предложения;
• с согласованием коммерческого предложения;
• с проверкой правильности оформления коммерческого предложения;
• с подписанием коммерческого предложения.

Подготовку и оформление коммерческого предложения проводит сотрудник структурного подразделения (ответственный исполнитель) по поручению руководителя предприятия (его заместителя), руководителя структурного подразделения либо в порядке личной инициативы.

Заключение конкретного договора обычно начинается с предложения его заключить, выраженного в направлении, как правило, в письменном виде коммерческого предложения (оферты) контрагенту (заказчику). При подготовке коммерческого предложения осуществляются формулировка условий предлагаемой сделки и составление текста коммерческого предложения.

Текст коммерческого предложения чаще всего состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагают обоснование (факты, события, документы и др.), побудившие исполнителя предложить данную сделку заказчику.

В основной части коммерческого предложения формулируются условия предлагаемой сделки.

Материалы, необходимые для обоснования, пояснения, расшифровки условий предлагаемой сделки в целом или ее отдельных положений, как правило, оформляются в виде приложений к коммерческому предложению со ссылкой на них в соответствующих пунктах коммерческого предложения.

Коммерческое предложение оформляется на бланке для писем предприятия (далее – бланк). Оформление коммерческого предложения заключается в проставлении в строго определенных местах бланка необходимого набора реквизитов. Рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр отправляется заказчику, второй подшивается в дело). Первый лист первого экземпляра коммерческого предложения, как уже отмечалось, желательно оформлять на бланке для писем предприятия.

После подготовки и оформления в письменном виде коммерческого предложения ответственный исполнитель, готовивший его, согласует изложенные в нем условия предлагаемой сделки:

• с руководителем структурного подразделения;
• с юристом;
• с главным бухгалтером;
• с заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение;
• с другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита «виза» в строго определенном месте бланка или стандартного листа, на котором оформлено коммерческое предложение (далее – на бланке). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на бланке («замечания прилагаются») рядом с визой. Визы собираются (проставляются) на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра коммерческого предложения, остающегося на предприятии.
Если при согласовании коммерческого предложения возникла необходимость внесения изменений в условия предлагаемой сделки, то в этом случае ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование текста коммерческого предложения.

Перед передачей согласованного коммерческого предложения на подпись руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований государственных стандартов к оформлению писем). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы УД (управления делами) предприятия либо структурного подразделения, готовившего данный документ (далее – специалисты службы УД). Неправильно оформленное коммерческое предложение возвращается ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление).

Коммерческое предложение подписывает (проставляет реквизит «подпись» на бланке) руководитель предприятия или его заместитель, имеющий соответствующие права (далее – его заместитель). Допускается подписывать только первый экземпляр коммерческого предложения (отправляемый заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы УД (проставляют на бланке реквизит «отметка о заверении копии»).

При наличии в коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, руководитель предприятия (его заместитель) на бланке проставляет реквизит «гриф ограничения доступа к документу».

В специальных случаях (для придания юридической силы коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т. п.) после подписания коммерческого предложения руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на бланке проставляется реквизит «печать»).

При подписании коммерческого предложения у руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста коммерческого предложения.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с отправкой коммерческого предложения заказчику;
• с регистрацией отправки коммерческого предложения заказчику;
• с контролем получения и рассмотрения коммерческого предложения заказчиком;
• с корректировкой коммерческого предложения;
• с получением решения по коммерческому предложению от заказчика;
• с регистрацией получения решения по коммерческому предложению.

Подписанное коммерческое предложение отправляется заказчику (контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки.

Полностью подготовленное, оформленное и подписанное коммерческое предложение перед его отправкой заказчику регистрируется специалистами службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация коммерческого предложения – это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов «индекс» и «дата» на бланке с последующей записью необходимых сведений о коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и (или) карточках).
Коммерческое предложение регистрируется только один раз – в день его подписания. При передаче зарегистрированного коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется.

Реквизит «дата» проставляется на бланке после подписания коммерческого предложения.

Реквизит «индекс» коммерческого предложения, как правило, включает:

• порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
• индекс по номенклатуре дел.

В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и др.) для обеспечения оперативной работы с документами.

В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей:
порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов;

• номер направления по номенклатуре дел предприятия;
• номер дела внутри данного направления по номенклатуре дел предприятия;
• номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости).

Пример: 123/01-23, где 123 – порядковый регистрационный номер, 01-23 – номер дела, в которое будет подшит второй экземпляр коммерческого предложения. Индекс коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года. На приложениях к коммерческому предложению индексы не проставляются.

Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, то есть оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяются специалистами службы УД по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляются в разрабатываемой предприятием Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации. Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

• индекс и дата;
• автор (разработчик);
• кто подписал;
• заголовок и (или) краткое содержание;
• приложения;
• корреспондент или адресат (кому направлен);
• резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
• расписка исполнителя в получении документа;
• срок исполнения;
• отметка о контроле;
• ход исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела;
• перенос данных на машинный носитель;
• примечания.

При наличии в коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на бланке проставлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»), коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматривается.

Примечание. Если на предприятии для регистрации документов, помимо традиционного способа – ручного ведения регистрационных форм (журналов и (или) карточек), используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется автоматизированная система управления документами предприятия), то регистрация завершается переносом данных на машинный носитель. Признаком того, что коммерческое предложение зарегистрировано в автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на бланке реквизита «отметка о переносе данных на машинный носитель», а также отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф).
После регистрации коммерческое предложение отправляется заказчику. Отправка может осуществляться:

• по почте;
• средствами факсимильной связи;
• личной доставкой представителем исполнителя (заказчика).

В первых двух случаях отправку производят специалисты службы УД, в третьем ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению, например, курьер) лично передает коммерческое предложение представителю заказчика (ответственному исполнителю).

При отправке коммерческого предложения по почте ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте коммерческому предложению прилагается сопроводительное письмо. В сопроводительном письме обычно указывают, с какой целью направляется основной документ, что с ним нужно сделать и в какие сроки. На копии сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.

Отправка коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем заказчика. На первом экземпляре коммерческого предложения, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку («Документ отправлен телефаксом на № 000-00-00, личная подпись оператора, дата»).

Примечание. Коммерческие предложения с проставленным на них реквизитом «гриф ограничения доступа к документу» не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи.

В случае личной доставки коммерческого предложения представителем исполнителя на копии сопроводительного письма представитель заказчика (ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении коммерческого предложения (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем эту копию подшивают в дело на общих основаниях.

Коммерческое предложение, переданное для отправки, должно быть обработано и отправлено в течение одного рабочего дня.
Отправка коммерческого предложения продолжается до тех пор, пока представитель исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) заказчиком коммерческого предложения (далее – подтверждающие получение документы). Подтверждающими получение документами являются:

• при почтовом отправлении – уведомление о его вручении отделением связи;
• при отправлении по факсимильной связи – подтверждение его получения (Confirmation Report);
• при личной доставке (курьером) – наличие отметки о его получении на копии сопроводительного письма.

Отправленное заказчику коммерческое предложение ставится на контроль. Для регистрации этого специалисты службы УД на оставшемся на предприятии экземпляре коммерческого предложения проставляют реквизит «отметка о контроле» на левом поле бланка напротив реквизита «заголовок к тексту» и делают необходимые записи в регистрационных формах.

После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра коммерческого предложения.

На основании записей об отправке коммерческого предложения (сделанных при его отправке на копии сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов специалисты службы УД делают необходимые записи в регистрационных формах.

Данная технологическая операция начинается с контроля получения ответственным исполнителем заказчика отправленного ему коммерческого предложения (при этом он уведомляется о том, что согласно информации из подтверждающих получение документов коммерческое предложение находится в их организации). Если оно им не получено и не найдено (потеряно у заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) коммерческого предложения заказчику.

После того как ответственный исполнитель заказчика получил коммерческое предложение, ответственный исполнитель исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение.
Согласно типовым срокам исполнения документов заказчик должен рассмотреть коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-дневный срок после его получения.

Если при рассмотрении коммерческого предложения у заказчика возникли замечания, то ответственные исполнители заказчика и исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 1 по 8).

Оформленное заказчиком в письменном виде решение по коммерческому предложению может быть получено от него:

• по почте;
• средствами факсимильной связи;
• личной доставкой представителем заказчика (исполнителя).

Полученное от заказчика письменное решение по коммерческому предложению (далее – решение), как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, вначале проходит этапы:

• приема и первичной обработки;
• предварительного рассмотрения, разметки (классификации).

Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты.
В нижнем правом углу первого листа решения автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита «отметка о поступлении» и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Если в адресе решения указаны структурное подразделение или фамилия ответственного исполнителя, то оно передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученное решение не требует рассмотрения руководителя предприятия, то оно также сразу передается в структурное подразделение или ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа решения проставляют фамилию ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ.

Решение, требующее обязательного рассмотрения руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы УД предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения решения руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с решением производится на основании резолюции руководителя предприятия, оформленной на самом документе и содержащей фамилию ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки.

Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка решения осуществляются специалистами службы УД предприятия в день его поступления.

Поступившее в структурное подразделение или ответственному исполнителю решение регистрируется специалистами службы УД структурного подразделения (если не было зарегистрировано специалистами службы УД предприятия).

Процесс регистрации решения (в т. ч. содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации коммерческого предложения. Разница заключается в том, что реквизиты «дата» и «индекс» проставляются в соответствующих полях реквизита «отметка о поступлении» (в ранее проставленном автоматическим нумератором регистрационном штампе), а в реквизите «дата» проставляется дата поступления решения на предприятие. Кроме того, регистрация решения производится в регистрационных формах входящих документов.

Сведения о зарегистрированном решении переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из резолюции руководителя предприятия (если она оформлена им на решении).

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с оформлением проекта договора;
• с согласованием проекта договора;
• с проверкой правильности оформления проекта договора.

Если полученное от заказчика письменное решение по коммерческому предложению содержит согласие на заключение договора, то ответственный исполнитель приступает к подготовке проекта договора.

Ответственный исполнитель получает у специалистов службы УД подразделения зарегистрированное решение, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляются дата получения документа и подпись лица, получившего документ).

Ответственный исполнитель оформляет проект договора в соответствии с условиями сделки, изложенными в согласованном с заказчиком коммерческом предложении (решении). При этом, если на решении стоит резолюция руководителя предприятия, ответственный исполнитель должен учитывать при работе над проектом договора изложенные в ней указания и сроки.

При оформлении текста конкретного договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и др.).

Проект договора рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр отправляется заказчику, второй остается у исполнителя).

Оформленный проект договора ответственный исполнитель, готовивший его, согласует:

• с руководителем структурного подразделения;
• с юристом;
• с главным бухгалтером;
• с заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение;
• с другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к проекту договора. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании.

Если при согласовании проекта договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат согласованным с заказчиком условиям сделки. В этом случае ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста проекта договора.

Во всех иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться ответственным исполнителем с заказчиком. Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т. к. условия сделки были заранее согласованы заказчиком и исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновения у исполнителя непредвиденных обстоятельств.

Перед отправкой согласованного проекта договора заказчику необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований к оформлению конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты юридической службы (службы УД). Неправильно оформленный проект договора возвращается ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление).

Данная стадия состоит из следующих этапов:

• корректировки проекта договора;
• подписания договора исполнителем;
• подписания договора заказчиком.

8. Корректировка проекта договора
На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с отправкой проекта договора заказчику;
• с регистрацией отправки проекта договора заказчику;
• с контролем получения и рассмотрения проекта договора заказчиком;
• с корректировкой проекта договора;
• с получением откорректированного проекта договора от заказчика;
• с регистрацией получения откорректированного проекта договора.

Полностью подготовленный и оформленный проект договора перед его отправкой заказчику регистрируется специалистами юридической службы. Проект договора с сопроводительным письмом направляется заказчику.

Регистрация проекта договора – это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов «индекс» и «дата» на проекте договора с последующей записью необходимых сведений о проекте договора в регистрационных формах (журналах и (или) карточках).
Проект договора регистрируется в регистрационных формах исходящих документов.

При наличии в проекте договора сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на проекте договора проставлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»), проект договора регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме.

После регистрации проект договора отправляется заказчику. Отправка может осуществляться:

• по почте;
• средствами факсимильной связи;
• личной доставкой представителем исполнителя (заказчика).

В первых двух случаях отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению, например, курьер) лично передает проект договора представителю заказчика (ответственному исполнителю).

При отправке проекта договора по почте ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте проекту договора прилагается сопроводительное письмо. В сопроводительном письме обычно указывают, с какой целью направляется основной документ, что с ним нужно сделать и в какие сроки. На копии сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.

Отправка проекта договора средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем заказчика. На первом экземпляре проекта договора, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку («Документ отправлен телефаксом на № 000-00-00, личная подпись оператора, дата»).

Примечание. Проект договора с проставленным на нем реквизитом «гриф ограничения доступа к документу» не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи.

В случае личной доставки проекта договора представителем исполнителя на копии сопроводительного письма представитель заказчика (ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении проекта договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем эту копию подшивают в дело на общих основаниях.

Проект договора, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течение одного рабочего дня.

Отправка проекта договора продолжается до тех пор, пока представитель исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) заказчиком проекта договора (далее – подтверждающие получение документы). Подтверждающими получение документами являются:

• при почтовом отправлении – уведомление о его вручении отделением связи;
• при отправлении по факсимильной связи – подтверждение его получения (Confirmation Report);
• при личной доставке (курьером) – наличие отметки о его получении на копии сопроводительного письма.

Отправленный заказчику проект договора ставится на контроль. Для регистрации этого специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре проекта договора проставляют реквизит «отметка о контроле» и делают необходимые записи в регистрационных формах.
После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра проекта договора.

На основании записей об отправке проекта договора (сделанных при его отправке на копии сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.

Данная технологическая операция начинается с контроля получения ответственным исполнителем заказчика отправленного ему проекта договора (при этом он уведомляется о том, что согласно документам, подтверждающим получение, проект договора находится в его организации). Если он им не получен и не найден (потерян у заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) проекта договора заказчику.
После того как ответственный исполнитель заказчика получил проект договора, ответственный исполнитель исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения проекта договора и контролирует их выполнение.

Согласно типовым срокам исполнения документов заказчик должен рассмотреть проект договора и подготовить ответ в 10-дневный срок после его получения.

Если при рассмотрении проекта договора у заказчика возникли замечания, то ответственные исполнители заказчика и исполнителя совместно корректируют проект договора (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции.

Откорректированный проект договора (далее – проект договора) может быть получен от заказчика:

• по почте;
• средствами факсимильной связи;
• личной доставкой представителем заказчика (исполнителя).

Полученный от заказчика проект договора, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, вначале проходит этапы:

• приема и первичной обработки;
• предварительного рассмотрения, разметки (классификации).

Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты.
В нижнем правом углу первого листа проекта договора автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита «отметка о поступлении» и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Если на проекте договора (или в адресе сопроводительного письма) указаны структурное подразделение или фамилия ответственного исполнителя, то он передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученный проект договора не требует рассмотрения руководителем предприятия, то он также сразу передается в структурное подразделение или ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа проекта договора проставляют фамилию ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ.

Проект договора, требующий обязательного рассмотрения руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия. Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения проекта договора руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с проектом договора производится на основании резолюции руководителя предприятия, оформленной на самом документе и содержащей фамилию ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки.

Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка проекта договора осуществляются специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления.

Поступивший в структурное подразделение или ответственному исполнителю проект договора регистрируется специалистами службы УД структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы УД предприятия).

Процесс регистрации проекта договора (в т. ч. содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации решения по коммерческому предложению.

Сведения о зарегистрированном проекте договора переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из резолюции руководителя предприятия (если она оформлена им на проекте договора).

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с оформлением договора (два экземпляра);
• с согласованием договора;
• с проверкой правильности оформления договора;
• с подписанием договора исполнителем.

Ответственный исполнитель получает у специалистов службы УД подразделения зарегистрированный проект договора, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляются дата получения документа и подпись лица, получившего документ).

Ответственный исполнитель оформляет договор, взяв за основу откорректированный проект договора, полученный от заказчика. При этом, если на проекте договора стоит резолюция руководителя предприятия, ответственный исполнитель должен учитывать при работе над договором изложенные в ней указания и сроки.

При оформлении текста конкретного договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и др.).

Договор печатается в двух экземплярах.

Оформленный договор ответственный исполнитель, готовивший его, согласует:

• с руководителем структурного подразделения;
• с начальником юридической службы;
• с главным бухгалтером;
• с директором по финансам и экономике;
• с заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение;
• с другими заинтересованными должностными лицами.

Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к договору. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании.

Если при согласовании договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат откорректированному проекту договора, полученному от заказчика. В этом случае ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста договора.

Во всех иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться ответственным исполнителем с заказчиком. Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т. к. проект договора был заранее откорректирован заказчиком и исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновения у исполнителя непредвиденных обстоятельств.

Перед передачей согласованного договора на подпись руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований к оформлению конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный договор возвращается ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление).

Договор подписывает (проставляет реквизит «подпись» на договоре) руководитель предприятия (его заместитель). Подписываются оба экземпляра договора.

При наличии в договоре сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной, руководитель предприятия (его заместитель) на договоре проставляет реквизит «гриф ограничения доступа к документу».

После подписания договора руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на договоре проставляется реквизит «печать»).

При подписании договора у руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в договор.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с регистрацией договора;
• с отправкой договора заказчику (два экземпляра);
• с регистрацией отправки договора заказчику;
• с контролем получения и подписания договора заказчиком;
• с получением подписанного договора от заказчика (один экземпляр);
• с регистрацией получения подписанного договора.

Полностью подготовленный, оформленный и подписанный договор перед его отправкой заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ.
Регистрация договора – это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов «индекс» и «дата» на договоре (на обоих экземплярах) с последующей записью необходимых сведений о договоре в регистрационных формах (журналах и (или) карточках). Договор регистрируется только один раз – в день его подписания.

Договор регистрируется в регистрационных формах исходящих документов.

При наличии в договоре сведений, составляющих коммерческую тайну исполнителя (предприятия) или заказчика, а также в случае когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной (на договоре проставлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»), договор регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме.

После регистрации оба экземпляра договора (далее – договор) отправляются заказчику. Отправка может осуществляться:

• по почте;
• личной доставкой представителем исполнителя (заказчика).

В первом случае отправку производят специалисты службы УД, во втором ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению, например, курьер) лично передает договор представителю заказчика (ответственному исполнителю).

К отправляемому по почте договору прилагается сопроводительное письмо. В сопроводительном письме обычно указывают, с какой целью направляется основной документ, что с ним нужно сделать и в какие сроки. На копии сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.

Примечание. Договор с проставленным на нем реквизитом «гриф ограничения доступа к документу» не рекомендуется отправлять по почте.
В случае личной доставки договора представителем исполнителя на копии сопроводительного письма представитель заказчика (ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем эту копию подшивают в дело на общих основаниях.

Договор, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течение одного рабочего дня.

Отправка договора продолжается до тех пор, пока представитель исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) заказчиком договора (далее – подтверждающие получение документы). Подтверждающими получение документами являются:

• при почтовом отправлении – уведомление о его вручении отделением связи;
• при личной доставке (курьером) – наличие отметки о его получении на копии сопроводительного письма.

Отправленный заказчику договор ставится на контроль. Для регистрации этого специалисты службы ДОУ на оставшейся на предприятии копии сопроводительного письма проставляют реквизит «отметка о контроле» и делают необходимые записи в регистрационных формах.

На основании записей об отправке договора (сделанных при его отправке на копии сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.

Данная технологическая операция начинается с контроля получения ответственным исполнителем заказчика отправленного ему договора (при этом он уведомляется о том, что согласно документам, подтверждающим получение, договор находится в его организации). Если он им не получен и не найден (потерян у заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) договора заказчику.

После того как ответственный исполнитель заказчика получил договор, ответственный исполнитель исполнителя согласует с ним порядок и сроки подписания договора и контролирует их выполнение.

Согласно типовым срокам исполнения документов заказчик должен подписать и возвратить договор в 10-дневный срок после его получения (для долгосрочных – 20 дней).

Подписанный договор (один экземпляр) (далее – договор) может быть получен от заказчика:

• по почте;
• личной доставкой представителем заказчика (исполнителя).

Полученный от заказчика договор, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, вначале проходит этапы:

• приема и первичной обработки;
• предварительного рассмотрения, разметки (классификации).

Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются.
Полученный договор передается в структурное подразделение или ответственному исполнителю (в соответствии с записями, сделанными в регистрационных формах при отправке договора на подпись заказчику).

Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка договора осуществляются специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления.

Поступивший в структурное подразделение или ответственному исполнителю договор регистрируется специалистами службы УД структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия).

Сведения о зарегистрированном договоре переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из резолюции руководителя предприятия (если после получения договор передавался руководителю предприятия и им была оформлена резолюция).

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с организацией оперативного хранения договора;
• с копированием договора;
• с заверением копий договора;
• с рассылкой договора (копий) исполнителям;
• с регистрацией рассылки договора (копий) исполнителям.

С момента разработки договора и до переноса исполненного договора в дело он должен храниться на предприятии (в специально отведенном для этих целей месте).

Вопрос организации и проведения оперативного хранения договора в данном материале подробно не обсуждается.

Если в работе по исполнению договора участвует несколько исполнителей, то для обеспечения оперативности проведения работ допускается размножение договора в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения договора и количество копий (список рассылки) определяются лицом, организующим его исполнение (ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование договора, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на ответственного исполнителя. Размножение договора осуществляют специалисты службы ДОУ.

Технологические операции, связанные с размножением договора, содержащего коммерческую тайну (на договоре проставлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»), в данном материале не рассматриваются.

Размноженные копии договора заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии договора специалист службы ДОУ проставляет на каждой копии договора реквизит «отметка о заверении копии».

Все размноженные и заверенные экземпляры договора передаются специалистами службы УД ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки исполнителям, либо специалисты службы УД сами раздают их каждому исполнителю. Экземпляры договора передают исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки. В первом случае расписывается ответственный исполнитель с указанием даты и количества полученных экземпляров, во втором расписываются все исполнители, получившие копию договора.

Обработка договоров и передача их для работы (исполнения) исполнителям должны осуществляться в течение одного рабочего дня с момента их поступления в службу УД.

После завершения рассылки специалисты службы ДОУ на основании сведений из списка рассылки делают необходимые записи в регистрационных формах.

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с постановкой договора (этапа) на контроль;
• с проверкой своевременного получения договора (копий) исполнителями;
• с исполнением договора (этапа).

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных договоров.

Ответственным за организацию контроля исполнения договора (этапа) является руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения договора (этапа). Контроль исполнения договора (этапа) осуществляют специалисты службы ДОУ и руководители структурных подразделений (направлений деятельности), готовивших данный договор.

Для постановки договора (этапа) на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и (или) карточках).

Если рассылку договора (его копий) исполнителям осуществлял самостоятельно ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить его своевременное получение исполнителями для начала проведения работ по исполнению договора. Если исполнитель не получил копию договора, то повторно производятся необходимые технологические операции предыдущего этапа.

Проведение исполнителем конкретных работ по исполнению договора (этапа).

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с проверкой и регулировкой исполнения договора (этапа);
• с докладом руководителю об исполнении договора (этапа);
• с корректировкой условий договора (этапа).

13.1. Проверка и регулировка исполнения договора

Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует и регулирует ход исполнения договора (этапа).
Специалисты службы УД контролируют срок исполнения договора (этапа). Срок исполнения договора (этапа) – это период времени, отведенный на исполнение договора (этапа).

Обычно устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения договора (этапа).

Время, оставшееся до установленного срока исполнения

Контрольные сроки проверки

Ответственный исполнитель и специалисты службы УД по результатам контроля информируют руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения договора (этапа), достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению договора (этапа) в установленные сроки.

В необходимых случаях исполнитель и заказчик согласуют изменение сроков и порядка исполнения договора (этапа). Основанием для этого является докладная записка ответственного исполнителя руководителю предприятия либо официальное письмо, подписанное руководителем заказчика (его заместителем). В данных документах приводится мотивировка необходимости таких изменений. Специалисты службы УД обрабатывают докладную записку как внутренний документ, а письмо – как входящий документ (эти процессы в данном материале не рассматриваются).

Решение об изменении сроков и порядка исполнения договора (этапа) оформляется протоколом, который подписывается руководителями (их заместителями) исполнителя и заказчика (далее – протокол). Данный протокол является неотъемлемой частью договора. Изменение сроков и порядка исполнения договора (этапа) должно быть оформлено (подписан протокол) до истечения срока исполнения договора (этапа).

Протокол оформляется ответственным исполнителем, готовившим данный договор. Специалисты службы ДОУ обрабатывают протокол как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается).

Подготовка, оформление и подписание такого протокола проводятся аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого договора. Согласно типовым срокам исполнения документов рассмотрение, принятие решение и подписание протокола должны быть произведены в 20-дневный срок после его получения.

На основании подписанного протокола специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения договора (этапа) путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и (или) карточках).

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные:

• с завершением исполнения договора (этапа);
• с записью (отчетом) об исполнении этапа;
• со снятием исполненного этапа с контроля.

Договор (этап) считается исполненным, если фактически проведены указанные в нем работы (с учетом возможных изменений, зафиксированных в протоколе), а также руководителями (их заместителями) исполнителя и заказчика подписан двухсторонний акт приема-сдачи работ по договору (этапу) (далее – акт).

Акт составляется (оформляется) ответственным исполнителем, готовившим данный договор, после завершения исполнения договора (этапа), но не позднее указанного в нем срока его завершения. Специалисты службы ДОУ обрабатывают акт как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается).

Подготовка, оформление и подписание такого акта проводятся аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого договора. Согласно типовым срокам исполнения документов подписание акта должно быть произведено в трехдневный срок после его составления (получения), если в условиях договора не указаны иные сроки.

Результат исполнения этапа договора представляют в виде письменного отчета.

Письменный отчет оформляется (составляется) ответственным исполнителем, готовившим договор, в форме служебной (докладной) записки. Правила оформления служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются.

Подготовленный письменный отчет ответственный исполнитель передает специалистам службы УД для дальнейшей обработки. Специалисты службы УД обрабатывают письменный отчет как внутренний документ – служебную (докладную) записку. Этот процесс в данном материале не рассматривается.

Ответственный исполнитель передает подписанный акт о завершении исполнения этапа договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого исполненный этап договора снимается ими с контроля.

Снятие исполненного этапа договора с контроля фиксируется специалистами службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и (или) карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ на основании письменного отчета об исполнении этапа договора делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и (или) карточках).

На данной стадии выполняются технологические операции, связанные:

• с записью (отчетом) об исполнении договора;
• со снятием исполненного договора с контроля;
• с подшивкой исполненного договора в дело.

Результат исполнения договора представляют в виде письменного отчета.

Письменный отчет оформляется (составляется) ответственным исполнителем, готовившим договор, в форме служебной (докладной) записки. Правила оформления служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются.

Подготовленный письменный отчет ответственный исполнитель передает специалистам службы УД для дальнейшей обработки. Специалисты службы УД обрабатывают письменный отчет как внутренний документ – служебную (докладную) записку. Этот процесс в данном материале не рассматривается.

Ответственный исполнитель передает подписанный акт о завершении исполнения договора специалистам службы УД, поставившим его на контроль. После этого исполненный договор снимается ими с контроля.

Снятие исполненного договора с контроля фиксируется специалистами службы УД путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и (или) карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ на основании письменного отчета об исполнении договора делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и (или) карточках).

Договор, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен ответственным исполнителем в службу УД (юридическую службу) для подшивки в дело (формирования дел). Вместе с ним должны быть переданы все документы (если они не передавались в процессе исполнения договора), использовавшиеся в процессе исполнения договора (входящие, исходящие, внутренние). Если какие-либо из этих документов не были обработаны (зарегистрированы, оформлены и т. п.) специалистами службы ДОУ, то они соответствующим образом обрабатываются ими (с учетом правил для документов данной категории). После этого специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и (или) карточках).

Подшивка договора в дело (формирование дел) – это группировка исполненных договоров в дела в соответствии с номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляют специалисты службы УД под непосредственным контролем руководителя предприятия (или руководителя структурного подразделения – направления деятельности).

Порядок и правила формирования дел (в т. ч. с договорами, содержащими коммерческую тайну), а также требования, предъявляемые к этому процессу, в данном материале не рассматриваются.

После завершения подшивки договора в дело специалисты службы УД делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и (или) карточках).

Согласно типовым срокам хранения документов договоры (коммерческие контракты) хранятся три года после истечения срока действия при условии завершения ревизии. Для договоров (коммерческих контрактов) с иностранными контрагентами этот срок определен в 10 лет.