Экспертиза ценности документов и её проведение с помощью экспертной комиссии

После завершения хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. В состав этих работ входят:

• экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
• оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
• составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
• передача дел в архив организации;
• уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др. могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов — в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах. Первым этапом экспертизы является оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

• действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
• типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
• номенклатуры дел .

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить на несколько групп:

• документы, отражающие основную деятельность учреждения или организации в целом, а также их структурных подразделений. В эту группу в основном входят организационно-распорядительные документы, многие из них имеют постоянный срок хранения:
• документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Это прежде всего документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
• документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно); 75 лег должны храниться приказы о приеме, переводах, увольнении, трудовые договоры, личные карточки работников, лицевые счета. личные дела работников.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев .

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов. образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК ). ЦЭК создается и в структурах, имеющих подведомственную сеть организаций. В этих случаях экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует деятельность ЭК. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому экспертные комиссии должны с ними согласовывать многие свои решения. Например, если в перечне документов сроки хранения обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о сроках хранения и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии.

ЭК организации формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает 3-5 наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа. В небольших организациях или компаниях в состав экспертной комиссии входит секретарь руководителя или руководитель секретариата.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Примерное положение об ЭК см. приложение 9.

На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Положение об экспертной комиссии состоит из разделов. Текст каждого раздела делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Положение определяет цель создания экспертной комиссии, ее статус как совещательного органа при руководителе организации, порядок формирования и назначения персонального состава комиссии, ее председателя и секретаря.

Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. В перечень включают законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

В задачи экспертной комиссии входит:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются :

• организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
  • проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
  • описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
  • описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы (Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.);
  • актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами» которые также закрепляются в положении.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях» которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (как правило, 1-2 раза в год).

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии, зафиксированные в протоколе, вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Протокол экспертной комиссии по архиву образец - Доступная информация

Формирование и хранение дел в делопроизводстве 2. Формирование и хранение дел в делопроизводстве Номенклатура дел Делами называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам одному или нескольким. В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела: по названию видов документов. Например: «приказы», «договоры» и т. Например: «документы договоры, переписка по аренде оборудования за 2003 г. »; по объектам, фирмам-контрагентам. Например: «документы договоры, переписка по работе с АО «Звезда» за 2003 г. Например: «переписка с АО «Звезда» за 2003 г. »; по грифу ограничения доступа к документам. Например: «протоколы заседаний совета директоров за 2003 г. Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень список заголовков, наименований дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке. Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы. Номенклатура дел предназначена для классификации распределения и группировки документов в дела, индексации документов и дел и ведения справочной картотеки документов. Она используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам делам. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. Номенклатуры дел подразделяются на: типовые; примерные; конкретного предприятия индивидуальные. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Типовая номенклатура дел составляется для учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией для соответствующих учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом. Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Номенклатура конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его области деятельности. На больших предприятиях могут составляться отдельные номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная сводная номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия. Может быть сделан четвертый экземпляр, который отсылается в государственный архив. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. После утверждения структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» «дирекция», «служба ДОУ». Остальные структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер индекс. В номенклатуре дел небольших организация без деления на структурные подразделения в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора и т. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы, затем переписка информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы. Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле. Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: название вида документа. Например: «приказы», «договоры»; краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»; дата периодк которому относятся документы дела. Например: «переписка с АО «Вихрь» за 2003 г. »; название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17; слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2003 г. В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках не рекомендуется употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения дел заголовки могут дополняться. Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией. Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия без изменений ГОСТ Р51141-98. «Делопроизводство и архивное. Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в нормативно-методических документах, таких как Государственная система документационного обеспечения управления, Основные правила работы ведомственных архивов, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение табл. Первая графа содержит индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел. Во второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся к одному делу накапливается большое количество, может быть сформировано дело в нескольких томах. Третья графа заполняется в конце года и содержит сведения о количестве томов. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов типового или ведомственногов соответствии с которым срок установлен. Пятая графа заполняется в течение года. В примечаниях указываются отметки о заведении незаведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится. Количество дел томов в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года или при заведении второго тома дела. В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного хранения и временного хранения до 10 лет включительно и свыше 10 лет. Количество дел считается с учетом переходящих дел. Сводная номенклатура дел предприятия рассматривается и одобряется экспертной комиссией предприятия, визируется его архивистом и направляется на согласование в государственный архив если документы поступают на государственное хранение. После этого номенклатура утверждается руководителем предприятия табл. Если организация не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации. Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в организации делопроизводства учреждения. Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив. При формировании дел придерживаются определенного порядка: в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело; подшиваются только подлинники или заверенные копии как правило, один экземпляр документа. Черновики, варианты и размноженные копии вдело не помещают исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров ; в дело включается один экземпляр документа; документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»; документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела формируются в течение всего периода работы сотрудника и учебная документация в учебных учреждениях формируется за учебный год ; документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты дату, подпись, отметку об исполнении и т. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела; документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности; приказы по основной производственной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу; документы по личному составу предприятия личные дела, личные карточки формируются по алфавиту фамилий сотрудников; документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное. Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись табл. В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты договоры с работниками. При формировании дел с перепиской определяющим фактором является ее объем. При небольшом объеме заводится одно дело, содержащее входящие исходящие письма и факты. Переписку предприятия делят на две папки: с полученной входящие документы и отправленной исходящие документы корреспонденцией. Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить объектовый признак формирования документов. То есть в одном деле будут находиться разные виды документов контракты, факсы, письмаотносящиеся к одной организации. Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-отчет подшивается после документа-запроса. Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «документы по различным вопросам за данный период» и составляют внутреннюю опись дела. Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2002 год составлен в начале 2003 года, но помещается в дело 2002 года. Наоборот, план на 2004 год составляется в 2003 году, но помещается в дело 2004 года. Планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года. Дела могут формироваться централизованно в канцелярии и децентрализованно в структурных подразделениях. При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Заявление о приеме на работу, направление или представление. Анкета, листок по учету кадров. Автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении. Дополнение к личному листку по учету кадров. Дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах групп личного дела документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии вносят в дополнение к личному листку по учету кадров. Дела формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Скоросшиватели рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки-файлы позволяют подшивать в 2-3 раза. Папки-файлы могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папок-файлов может также включать проставление реквизитов дела на корешке папки или на листке-вкладыше, который помещается в «карман» на корешке обложки. Дела должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от пыли и света. Для быстрого поиска целесообразно располагать папки вертикально. Последовательность расположения дел на полках должна соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске сначала находят номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела на корешке папки - необходимые документы. Сведения о делах заносятся в опись дел табл. Оформление дел Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и дела по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи. Полное оформление дел включает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов; составление заверительной надписи заверительного листа дела; оформление всех реквизитов обложки дела. На обложках дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу указывается: наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения и его индекс; номер папки индекс дела по номенклатуре дел; заголовок дела; аннотация к документам дела для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы ; дата дела тома, части ; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения. Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают официально принятое сокращенное наименование. Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком в строку, после точки, с прописной буквы. Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов в скобках со строчной буквы. Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов частей на обложку каждого тома части выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки. Если название учреждения ведомства, структурного подразделения изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения. Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию доклады, стенограммы, письма и т. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов частей. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т. В конце каждого дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» плюс - количество листов внутренней описи при ее наличии. Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела недостача документов, присоединение новых, замена и т. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой чернилами в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом. Архивные шифры на обложках дел долговременного свыше 10 лет хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы для описей дел по личному составу и утверждены руководителем учреждения. В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела. В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного свыше 10 лет хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения. Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления булавки, скрепки и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист даже если он сложен. Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку папку в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит. Оперативное хранение дел Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца. На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано ФИОназвание структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела. За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях. Дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив. В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел. Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов. Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам. При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим: Ведущий специалист юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия: рассмотрение годовых томов дел постоянного и долговременного хранения в том числе по личному составу ; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; решение вопросов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения; решение вопросов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение экспертной комиссией предложений об установлении изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т. Определение сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение. При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и постоянно. Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам. Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями. В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы: Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив. Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно. Документы, подлежащие уничтожению с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение. Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного года. В архив передаются следующие документы: устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчеты; документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления; протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов правления, дирекции ; списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций; акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля; внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом; документы по личному составу предприятия; другие документы по усмотрению общего собрания акционеров или совета директоров. Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя по основной деятельности. Документы по личному составу личные дела, личные карточки ф. Бухгалтерские документы за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается исключение составляют очень важные для работы организации письма. При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г. При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие: Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т. Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные нужные для текущей работы учреждения. Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения 1 год, 3 года, 5 лет. Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места применяется, когда значительные события происходят на определенной территории. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены иметь необходимые реквизиты например, для исходящих писем - это номер и дата. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы как подлинники, так их экземпляры. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве и отправлять на реставрациюили выделять к уничтожению если они не являются основными. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности. Подготовка и передача дел в архив Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации. Подготовка исполненных документов к хранению включает: экспертизу ценности документов; оформление документов, сдаваемых в архив; составление описи документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение сохранности дел; передачу дел в архив ведомственный, а затем государственный. Оформление документов, сдаваемых в архив Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа: документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке; нумеруют листы дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором ; в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле; на наиболее важные документы по личному составу или содержащие коммерческую тайну составляют внутренние описи дел если они не были составлены ранее и подшивают их в начале дела; переплетают дело; на обложке дела дополнительно указывают количество листов согласно заверительному листусрок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела. Составление описи дел Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве. Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи. В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии. Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной производственной деятельности организации и дела по личному составу. В опись дел по основной деятельности организации включаются: устав учредительный договор ; свидетельство о государственной регистрации; документы о правах на имущество, находящееся на балансе; положение о филиалах; финансовая отчетность; протоколы общих собраний правления; акты ревизий и проверок; внутренние документы организации; приказы по основной деятельности; годовые планы и другие документы по усмотрению правления. В описи по личному составу указываются: книга учета сотрудников при ее ведении ; приказы по личному составу; личные дела или личные карточки; лицевые счета по заработной плате; трудовые книжки невостребованные. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел их количество. Например: «Переписка за 2002 год - 2 дела». Передача дел в архив Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы. Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям. После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются цифрами и прописью. количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел. Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации или структурного подразделения. Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.