Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450 “О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации”

Обзор документа

Рисунки не приводятся из-за плохого качества

В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п. 1 ст. 17 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации», приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2012 Инструкцию по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации.

2. Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам, специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов и учреждений прокуратуры и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

3. Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 05.06.2008 № 107 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителей Генерального прокурора Российской Федерации по направлениям деятельности.

Приказ направить заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, ректору Академии Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, которым довести его содержание до сведения подчиненных работников.

Генеральный прокурор
Российской Федерации
действительный государственный советник юстиции

1.1. Инструкция по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает на единой основе систему делопроизводства в Генеральной прокуратуре Российской Федерации (далее - Генеральная прокуратура), прокуратурах субъектов Российской Федерации, приравненных к ним специализированных прокуратурах (далее - прокуратуры субъектов Российской Федерации), прокуратурах городов и районов, других приравненных к ним территориальных и иных специализированных прокуратурах, в научных и образовательных учреждениях Генеральной прокуратуры*(1).

Главная военная прокуратура и другие военные прокуратуры соблюдают требования настоящей Инструкции в части исполнения поручений Генеральной прокуратуры, подготовки и оформления документов, представляемых на подпись руководству Генеральной прокуратуры, а также в части организации документооборота, входящего в компетенцию органов военной прокуратуры. В остальном при ведении служебной переписки и делопроизводства они руководствуются соответствующими приказами Министра обороны Российской Федерации.

1.2. Инструкция определяет порядок приема, регистрации, учета, перевода, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, отправки, формирования их в дела, надзорные (наблюдательные) производства, хранения и использования на бумажных и электронных носителях.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы (приложение № 1), на процессуальные, финансовые и другие документы - только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.

Порядок работы с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации.

Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, устанавливается отдельным положением, утвержденным соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.

1.4. Делопроизводство в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации ведется на русском языке, являющемся государственным языком Российской Федерации, а также на государственном языке республики, на территории которой находится прокуратура или ее учреждение. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик.

Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.

1.5. Общее руководство делопроизводством осуществляет один из руководителей прокуратуры.

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, районных прокуратурах возлагается на их руководителей. Они обеспечивают изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляют контроль за ее исполнением.

1.6. Начальник управления документационного и методического обеспечения, начальник отдела общего и особого делопроизводства, специалист (в районной прокуратуре)*(2) обеспечивает делопроизводственное обслуживание работников, принимает меры к совершенствованию делопроизводства и повышению квалификации прокурорских и других работников в этой области.

Руководитель службы делопроизводства вышестоящей прокуратуры осуществляет методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях и подчиненных прокуратурах.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляют специалисты и другие работники служб делопроизводства*(3).

1.8. Прокуроры, научные и педагогические работники, делопроизводители органов и учреждений прокуратуры несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции в части, относящейся к кругу их служебных обязанностей.

1.9. Документы и содержащиеся в них сведения не подлежат разглашению. С этими документами могут знакомиться только работники, имеющие к ним непосредственное отношение. Передача другому исполнителю дел, незаконченных надзорных и наблюдательных производств, ознакомление с ними других должностных лиц, выдача им справок или сведений служебного характера, копий документов допускается только по указанию руководителя, который принимает меры к охране конфиденциальности сведений и несет персональную ответственность за их защиту.

Порядок предания гласности материалов прокурорской деятельности устанавливается специальными приказами и указаниями Генерального прокурора Российской Федерации, прокуроров субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуроров специализированных прокуратур (далее - прокуроры субъектов Российской Федерации).

При этом необходимо:

обеспечивать взвешенный подход к отбору материалов;

строго руководствоваться требованиями Конституции Российской Федерации, гарантирующей право каждому гражданину на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту чести и доброго имени, а также международными актами, запрещающими предавать гласности любую информацию, которая может привести к указанию на личность несовершеннолетнего правонарушителя без его согласия и согласия его законного представителя;

предавать гласности материалы проверок в точном соответствии с требованиями федерального законодательства;

обеспечивать тщательную проверку данных, готовящихся для освещения в средствах массовой информации, следить за тем, чтобы в них не содержались сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, а также информация конфиденциального характера.

1.10. Каждому гражданину либо его представителю*(4) по письменному заявлению должна быть предоставлена возможность знакомиться с документами и материалами, надзорными и наблюдательными производствами, имеющимися в органах прокуратуры и затрагивающими его права и свободы, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (с учетом постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 18.02.2000 № 3-П).

Решение (письменное) о предоставлении гражданину для ознакомления документов принимает руководитель органа прокуратуры, структурного подразделения. Прокурорский работник, ознакомивший гражданина с документами, составляет соответствующую справку.

В случае отказа в удовлетворении просьбы гражданину руководителем органа прокуратуры, структурного подразделения дается мотивированное (письменное) разъяснение со ссылкой на статьи действующего законодательства, ограничивающего его право на ознакомление с указанными документами, материалами, надзорными и наблюдательными производствами.

Работники делопроизводственных служб по устным (телефонным) запросам граждан или представителей организаций могут сообщать им:

входящий регистрационный номер документа;

наименование прокуратуры, структурного подразделения (при необходимости телефонный номер), организации, в которых находится на рассмотрении обращение;

дату направления ответа;

информацию о продлении срока рассмотрения обращения;

исходящий номер документа.

1.11. При увольнении или временном отсутствии работника (отпуск, командировка и т.д.) все находящиеся у него неисполненные документы, дела согласно письменному указанию руководителя подразделения, районного прокурора передаются другому исполнителю через службу делопроизводства с обязательной отметкой в учетных формах.

При увольнении руководителя службы делопроизводства числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому руководителем соответствующего органа.

Порядок приема и передачи дел при освобождении и назначении руководителя прокуратуры и отражения в акте приема и передачи вопросов делопроизводства устанавливается приказом Генерального прокурора Российской Федерации.

2.1.1. В Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации, других органах и учреждениях прокуратуры внедрена аппаратно-программная инфраструктура «Информационная система обеспечения надзора за исполнением законов в органах прокуратуры Российской Федерации» (ИСОП), на базе которой функционирует прикладная система - АИК «Надзор».

АИК «Надзор» - автоматизированный информационный комплекс единой системы информационно-документационного обеспечения надзорного производства органов прокуратуры, созданный для автоматизации делопроизводственной и надзорной деятельности.

2.1.2. В формировании баз данных АИК «Надзор» участвуют подразделения Генеральной прокуратуры, прокуратуры субъектов Российской Федерации, районные прокуратуры, учреждения прокуратуры. База данных содержит информацию о всех входящих, исходящих и внутренних документах, всех корреспондентах (гражданах, организациях), о движении подлинников и копий документов, исполнении документов и поручений, направлении документов в дела, надзорные и наблюдательные производства.

2.1.3. Система АИК «Надзор» предоставляет возможность работать с электронными образами документов*(5), осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль за исполнением документов и поручений, получать отчеты по контрольным документам, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период.

2.1.4. Основной единицей хранения информации в АИК «Надзор» является регистрационная карточка (РК) документа. Она содержит заранее определенный и неизменный набор основных реквизитов документа, а также дополнительные реквизиты, состав которых может изменяться.

Работа в АИК «Надзор» основывается на принципе однократной регистрации документа.

2.1.5. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают защиту информации на электронных носителях от несанкционированного доступа, сохранность базы данных и функционирование комплекса.

2.1.6. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают предоставление пользователям прав на работу с документами в АИК «Надзор». Права могут предоставляться как работникам службы делопроизводства, так и прокурорским работникам.

При наличии прав прокурорский работник на закладку «дополнительные реквизиты» заполняет следующие поля РК: «Исполнитель» (ФИО); «Принятое решение» (результат рассмотрения документа), например: «удовлетворено», «отклонено», «дано разъяснение»; «Характер обращения» (на основании заполненной статкарточки), например: «по вопросам транспорта»; «Отношение к основному документу», например: «соисполнитель».

2.1.7. В вышестоящих прокуратурах регистрация всех входящих, исходящих и внутренних документов (за исключением документов, имеющих гриф «секретно»), ввод указаний по исполнению документа (резолюций), контроль за исполнением и движением документов и их электронных образов, списание документов в электронные дела, надзорные (наблюдательные) производства*(6), учет движения производств осуществляются в АИК «Надзор». В районных прокуратурах указанная система функционирует после завершения процесса оснащения необходимой компьютерной техникой, обучения персонала, издания информационно-распорядительных документов о внедрении (вводе в эксплуатацию, применении в повседневной деятельности).

2.2.1. Прием, доставка и передача документов осуществляются работниками делопроизводственных служб. Документы передаются на рассмотрение и исполнение в день поступления. Срочные документы доставляются незамедлительно. В вышестоящих прокуратурах рекомендуется передавать документы не менее двух раз в день в соответствии с устанавливаемым графиком, в районных - по мере поступления.

2.2.2. Заявления, жалобы и иные обращения, поступающие от граждан, организаций, предприятий и учреждений, дела, надзорные и наблюдательные производства, другие документы передаются на рассмотрение и исполнение только через службу делопроизводства с обязательной отметкой в регистрационных формах бумажных*(7) или электронных носителей. При традиционной (бумажной) регистрации работниками службы делопроизводства передача документов из одного подразделения в другое осуществляется в обязательном порядке через эту службу.

За документы, переданные минуя службу делопроизводства, ее работники ответственности не несут.

В органах и учреждениях прокуратуры, где функционирует АИК «Надзор», корреспонденция регистрируется в электронном виде, передача документов происходит непосредственно между структурными подразделениями минуя отдел по рассмотрению обращений. При этом отмечается направление документа в АИК «Надзор» в «Журнале передачи» и РК в «Журнале пересылки».

2.2.3. При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в АИК «Надзор» на документе распечатывается стандартный штамп из системы с уникальным номером (приложение № 3).

2.2.4. Прохождение, рассмотрение и исполнение документов удостоверяется отметками о поступлении, регистрации, направлении, порядке исполнения, контроле, передаче, списании в дело, которые размещаются на бумажном и (или) электронном носителе (АИК «Надзор»). Все отметки датируются и подписываются, подпись расшифровывается.

2.2.5. Документы передаются, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой на бумажных и электронных носителях.

В Генеральной прокуратуре в соответствии с организационно-распорядительным документом обмен документами между структурными подразделениями осуществляется под расписку по реестру, сформированному с помощью сканирующего устройства

Перечень документов, передаваемых под расписку в других прокуратурах, утверждается руководителями этих прокуратур.

В обязательном порядке под расписку передаются уголовные и другие дела, материалы проверок по административным правонарушениям, материалы проверок об отказе в возбуждении уголовного дела, материалы заседаний коллегии, координационных совещаний, личные дела работников органов прокуратуры, паспорта, дипломы, удостоверения, свидетельства и другие личные документы.

2.2.6. Обращения, их копии и иные документы передаются из одного подразделения в другое (в случае неправильной разметки и т.п.) через службу делопроизводства по мотивированной резолюции (справке) начальника подразделения с обязательной отметкой в учетно-регистрационных формах на бумажных и электронных носителях.

При работе в АИК «Надзор» вместе с обращением передаются сопроводительное письмо, паспорт документа или его копия, осуществляется связка в РК справки и обращения, пересылка РК обращения в «Журнале передачи» и «Журнале пересылки».

2.2.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации, его заместителей, планы работы и выписки из решений коллегии Генеральной прокуратуры, постановления координационных совещаний руководителей федеральных правоохранительных органов, информационные письма и обзоры передаются для ознакомления и исполнения по указанию руководителя прокуратуры. Лица, ознакомившиеся с документом, расписываются на самом документе или на листе ознакомления с расшифровкой подписи и проставлением даты ознакомления.

2.3.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют отдел прохождения корреспонденции, специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб (далее - отдел прохождения корреспонденции).

2.3.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации, доставленные нарочным, по различным каналам связи и информационным системам общего пользования, передаются в делопроизводственную службу не позднее следующего дня с отметкой о дате и месте получения документа.

2.3.3. В каждой прокуратуре должен быть ящик «Для обращений и заявлений», который размещается в доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп «Из ящика для обращений и заявлений» и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

2.3.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение № 22) и передаются по назначению под расписку. При работе в АИК «Надзор» указанная книга не ведется, данная информация вносится при регистрации документа в поля РК.

2.3.5. В отделе прохождения корреспонденции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой «лично», поступивших фельдсвязью в адрес руководства Генеральной прокуратуры от руководителей федеральных органов государственной власти, в других прокуратурах - за исключением пакетов с пометкой «лично», поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъектов Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

2.3.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, доставки, целостность упаковки и наличие указанных вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.

При недостаче или повреждении документов, поступающих из организаций, составляется акт в трех экземплярах (приложение № 23). Первый экземпляр акта посылается отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в отделе прохождения корреспонденции. При регистрации в АИК «Надзор» в РК в поле «Примечание» делается отметка о составлении акта.

В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей работниками отдела прохождения корреспонденции составляется акт в двух экземплярах, с подробным описанием вложенных ценностей, указанием серий и номеров денежных купюр, акций, ценных бумаг. Первый экземпляр акта прикладывается к документам, второй - остается в отделе прохождения корреспонденции. Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.

Акты подписываются работником, вскрывшим пакет, и начальником отдела прохождения корреспонденции.

2.3.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прилагаются:

другим документам в случаях, если: обратный адрес указан только на конверте, отсутствует дата подписания документа, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы, установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

Во всех остальных случаях конверты подлежат уничтожению после их вскрытия и изъятия из них вложений.

2.3.8. Штамп с указанием даты поступления (приложение № 24) проставляется:

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

2.3.9. В отделе, осуществляющем первичную обработку корреспонденции, документы сортируются, из них выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение № 21), и в установленное время передаются для регистрации:

на алфавитную картотеку:

обращения граждан и учреждений;

материалы проверок, служебных расследований;

спецдонесения, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные и наблюдательные производства, письма, поступившие из прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информационные материалы и письма, подлежащие приобщению к надзорным и наблюдательным производствам или делам;

на ведомственную картотеку:

документы, не относящиеся к переписке по обращениям и уголовным делам;

переписка по вопросам арбитражного судопроизводства;

сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также на алфавитной картотеке);

доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегии Генеральной прокуратуры;

в структурные подразделения:

документы по вопросам организационного, кадрового, правового, финансово-хозяйственного обеспечения органов и учреждений прокуратуры, статистики, кроме документов, подлежащих передаче на алфавитную или ведомственную картотеки;

документы, подлежащие учету в указанных подразделениях.

Положения данного пункта распространяются только на органы и учреждения прокуратуры, не использующие в работе систему АИК «Надзор».

2.3.10. Срочные документы (обращения), переданные руководителям прокуратуры без регистрации, после рассмотрения регистрируются и передаются для исполнения в установленном порядке.

2.3.11. Предварительное рассмотрение обращений и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляется прокурорскими работниками.

При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ. В нем подчеркиваются данные, необходимые для регистрации на бумажном носителе (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.

При рассмотрении приложенных к обращениям копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или обращении проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.

2.3.12. При работе в АИК «Надзор» фигуранты (гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе), разметка, дата разметки вносятся работниками, осуществляющими предварительное рассмотрение, на закладку «дополнительные реквизиты» (приложение № 6), регион обжалуемых действий, содержание - на закладку «основные реквизиты» (приложение № 5) в соответствующие поля. Данные о фигурантах вносятся в электронные справочники граждан (приложение № 7) или организаций (приложение № 8).

При направлении обращения в органы прокуратуры и другие организации следует оформить исходящую РК документа, связанную с входящей, с заполнением следующих полей: «Подписал», «Содержание», «Исполнитель», «Состав», «Адресат».

Работник, осуществляющий предварительное рассмотрение документа, должен также заполнить следующие поля входящей РК: «Исполнитель», «Принятое решение» (результат рассмотрения документа (обращения), «Характер обращения».

2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.

В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.

2.4.1.2. Документы регистрируются один раз: входящие в первой половине дня - в день поступления, во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня, внутренние - в день подписания. Сроки регистрации исходящих документов аналогичны срокам регистрации входящих документов.

Исходящие документы дополнительно на карточках не регистрируются. Регистрационные карточки могут использоваться для контроля исполнения исходящих документов организационно-распорядительного и процессуального характера (приказов, указаний, распоряжений, заданий, представлений и т.д.).

2.4.1.3. Входящие документы на иностранных языках регистрируются только после осуществления перевода в сроки, указанные в п. 2.4.1.2. При использовании АИК «Надзор» осуществляется предварительный учет данных документов. При этом создается с заполнением поля «Исполнитель», распечатывается стандартный регистрационный штамп на оборотной стороне документа.

2.4.1.4. Генеральная прокуратура, органы и учреждения прокуратуры, имеющие автоматизированный информационный комплекс «Надзор», осуществляют регистрацию документов (кроме указанных в приложении № 21), поступающих по различным каналам связи, в АИК «Надзор».

Регистрация документов в АИК «Надзор» производится в подразделении, принявшем документ. Документы, поступившие по почте, фельдсвязью, по информационным системам общего пользования, регистрируются отделом прохождения корреспонденции, принятые на личном приеме руководителей органа прокуратуры - секретарями руководителей, факсограммы, электронные образы документов - сотрудниками служб делопроизводства структурных подразделений.

По окончании регистрации входящего документа в АИК «Надзор» на лицевой стороне первого листа из системы распечатывается стандартный регистрационный штамп с уникальным номером документа, датой регистрации и названием органа прокуратуры (приложение № 3) или паспорт документа (для Генеральной прокуратуры), содержащий первичные сведения о документе (приложение № 4). В случае распечатки паспорта документа на самом документе проставляется штамп с датой поступления (приложение № 24). Документ с распечатанным штампом или паспортом передается в структурное подразделение. Если документ или его копия передается из одного подразделения в другое, паспорт передается вместе с ним. При направлении документа в подчиненные или другие органы паспорт вместе с копией сопроводительного письма приобщается к делу по номенклатуре или надзорному (наблюдательному) производству.

В прокуратурах субъектов Российской Федерации в случае поступления обращений на бумаге различного формата и качества после регистрации документа в АИК «Надзор» из системы распечатывается РК с полем для резолюции и затем на ней же стандартный регистрационный штамп. Далее РК прикрепляется к документу и передается в подразделение согласно разметке.

2.4.2.1. Поступающие обращения и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

Если документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию или личный индекс работника, который его регистрировал.

Регистрация обращений в соответствии с федеральным законодательством производится в течение трех дней с момента поступления в орган и учреждение прокуратуры.

2.4.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

Алфавитная карточка (приложение № 25) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение № 26) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

В органах прокуратуры, работающих в АИК «Надзор», информацию о регистрации сотрудники получают на рабочем месте с помощью поиска в системе.

2.4.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений, по которым не заведены надзорные (наблюдательные) производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение № 27) и вместе с обращением передаются в подразделение.

2.4.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру, управление (отдел), проставляет индекс подразделения, номер надзорного или наблюдательного производства.

Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными надзорными или наблюдательными производствами. На карточке учета движения надзорного или наблюдательного производства (приложение № 28) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки находятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.

Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение № 28), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного (наблюдательного) производства или направлении за номером с индексом «р».

2.4.2.5. Надзорные (наблюдательные) производства (приложение № 31) заводятся согласно письменному решению прокурорского работника в виде отметки «Завести н/п» по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы*(8), специальным донесениям о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

Надзорные или наблюдательные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международных следственных поручений.

2.4.2.6. Регистрация надзорных (наблюдательных) производств в вышестоящих прокуратурах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение № 19) начиная с номера 101*(9). Номер производства состоит из индекса управления, отдела (приложение № 2), порядкового номера по книге регистрации и цифр года принятия обращения к производству.

Например: 15-148-2011; 7/3-285-2011.

Аналогичным образом регистрируются производства по уголовным и другим делам, спецдонесениям.

При создании электронного надзорного (наблюдательного) производства номера формируются по счетчику начиная с номера 101. Номер должен быть сквозным и уникальным по подразделению. Номер надзорного (наблюдательного) производства на бумажном носителе должен соответствовать номеру электронного надзорного (наблюдательного) производства.

2.4.2.7. Передача обращений, надзорных и наблюдательных производств из одного подразделения в другое осуществляется только через службу делопроизводства с обязательной регистрацией и отметками в книгах регистрации надзорных (наблюдательных) производств.

Движение надзорного (наблюдательного) производства в электронном виде (АИК «Надзор») учитывается в «Журнале передачи (пересылки) н/п».

2.4.2.8. При регистрации документов в АИК «Надзор», поступивших из организаций, заполняются следующие поля РК (приложение № 9): «Дата» регистрации документа, «Корреспондент» (один или несколько) (выбрать из справочника организаций, если организация есть в базе данных, если нет - внести, в справочник данные новой организации, а затем ее выбрать), «Исходящий номер» документа, «Дата» поступившего документа, кто «Подписал» документ, «Состав» документа (количество листов сопроводительного документа, через дробь - количество приложений), «Доставка», «Почтовый номер» (номер заказного письма, бандероли), «Кому» адресован документ (при наличии). В случае, если обращение организации пересылается из других ведомств для рассмотрения в прокуратуре, заполняются поля на закладке «сопроводительный документ» («Корреспондент», «Исходящий номер», «Дата», «Подписал», «Состав» сопроводительного письма). При наличии нескольких сопроводительных писем вносятся данные всех сопроводительных писем.

Если в регистрируемом документе имеется ссылка на номер дела, надзорного (наблюдательного) производства и дату документа, указанный номер вносится в поле «Примечание».

Работник, осуществляющий первичное рассмотрение входящих документов, заполняет поля «Содержание», «Регион обжалуемых действий». На закладку «дополнительные реквизиты» (приложение № 6) им вносятся фигуранты, указанные в документе, с определением их роли (при наличии). Кроме того, необходимо в справочнике граждан добавить информацию о дате рождения фигуранта (при наличии в обращении либо в копиях официальных документов).

2.4.2.9. При регистрации в АИК «Надзор» обращений граждан заполняются следующие поля РК (приложение № 5): «Дата» регистрации, «Корреспондент» (один или несколько) (выбрать из справочника граждан, если этот гражданин есть в базе данных, в случае отсутствия внести фамилию, имя, отчество, адрес с конверта или письма, при необходимости электронный адрес, затем произвести выбор), «Состав» документа (количество листов обращения, через дробь - количество приложений), «Доставка», «Почтовый номер» (номер заказного письма или бандероли); при необходимости выставляются обозначения коллективного или анонимного обращения. Если обращение пересылается из другого ведомства для рассмотрения в прокуратуре, заполняются поля на закладке «сопроводительный документ» («Корреспондент», «Исходящий номер», «Дата», «Подписал», «Состав» сопроводительного письма). При наличии нескольких сопроводительных писем вносятся данные всех сопроводительных писем.

При поступлении обращений от зарубежных корреспондентов адрес вносится латинскими буквами и арабскими цифрами или на языке страны, из которой поступило обращение (при наличии такового на конверте либо в обращении).

Принятые на личном приеме обращения (устные или письменные) регистрируются в подразделении, осуществляющем прием. В поле «Доставка» указывается «Личный прием». Если письменное обращение не принято, то в поле «Состав» внести «0», а в поле «Принятое решение» указать «Дано устное разъяснение».

2.4.2.10. При поступлении нескольких обращений одного или более заявителей с одним сопроводительным письмом регистрируется каждое обращение. Сопроводительный документ копируется в количестве, соответствующем числу обращений.

2.4.2.11. В структурных подразделениях органов прокуратуры в РК, а также в справочники граждан и организаций добавляется недостающая информация о фигурантах и при необходимости редактируется содержание.

На любом этапе прохождения документа возможна связка регистрационных карточек между собой.

2.4.2.12. После внесения основных регистрационных данных в РК документ передается лицам, осуществляющим первичное рассмотрение. При первичном рассмотрении сотрудники проверяют наличие информации в электронной системе о предыдущих поступлениях на всех лиц, указанных в документе, или о фактах правонарушений и заполняют следующие поля РК: «Регион обжалуемых действий», «Фигурант» (заявители, истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП, потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых возбуждены уголовные дела, юридические лица и т.п.), «Роль», «Содержание» (когда, где, кто/кем, совершил/совершено действие/событие/факт/, пострадавшие).

о недостатках в работе ОАО «Рубин»;

по факту ДТП 22.02.2003 на трассе Екатеринбург - Пермь, в котором пострадали 8 человек;

у/д № 138002 по факту аварийного разлива мазута из цистерн поезда № 2909 на перегоне Зубцово - Аристово Октябрьской железной дороги;

рейдерский захват ОАО «Атлант»;

незаконная вырубка леса в г. Тихвине;

о публикации статьи «Школьный «Левый» автобус» в газете «Московские новости» от 16.01.2007 № 3.

Далее необходимо произвести разметку с указанием индекса подразделения, в которое направлен документ на рассмотрение, с пересылкой РК, принять его к исполнению в своем подразделении или направить в нижестоящие прокуратуры. Если документ размечается в несколько структурных подразделений, РК по «Журналу передачи» и «Журналу пересылки» на закладке «основные реквизиты» необходимо переслать в подразделение, указанное в разметке первым. Информация о разметке документа в другие подразделения отмечается на закладке «дополнительные реквизиты».

При внесении фигурантов в РК проверяется наличие таковых в справочниках АИК «Надзор», при отсутствии или недостаточности информации запрашиваются сведения с алфавитной и ведомственной картотек прокуратуры, которые затем переносятся в электронный вид.

В Генеральной прокуратуре обращения проверяются (при необходимости) сотрудниками информационно-справочного отдела на наличие ранее имевшейся информации в алфавитной и ведомственной картотеках. При этом в справочники АИК «Надзор» вносится информация о фигурантах: предыдущие поступления и номера надзорных производств.

Для получения информации структурными подразделениями в информационно-справочный отдел направляется РК (в бумажном и электронном видах) предварительно зарегистрированного документа с внесением фамилий всех фигурантов, в отношении которых нужна справка.

2.4.2.13. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных (наблюдательных) производств, то по решению прокурорского работника и с согласия руководителя они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.

При объединении двух и более надзорных (наблюдательных) производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Надзорные (наблюдательные) производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу регистрации производств.

Объединение надзорных (наблюдательных) производств по разным вопросам не допускается.

При использовании АИК «Надзор» во избежание дублирования номеров надзорного производства необходимо проверить в системе наличие надзорного (наблюдательного) производства с аналогичным номером. При обнаружении дубликатов надзорных (наблюдательных) производств их следует объединить.

2.4.2.14. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры или другие органы без контроля, производства не заводятся. Сопроводительные письма к обращениям направляются за номером, состоящим из индекса структурного подразделения с добавлением буквы «р» и цифр текущего года.

Например: 15/3р-2011, 7р-2011.

Сопроводительное письмо в этом случае может быть оформлено с использованием трафаретной формы (приложение № 37). Заявителю направляется (для сведения, в качестве второго адресата) копия указанного сопроводительного письма. При необходимости заявитель может быть уведомлен о направлении его обращения для рассмотрения по принадлежности отдельным письмом.

Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

2.4.2.15. В районной прокуратуре нумерация надзорных (наблюдательных) производств ведется в целом по прокуратуре. Номер производства состоит из порядкового номера по книге регистрации и цифр года заведения. При поступлении обращения к порядковому номеру по книге регистрации, кроме того, добавляется буква «ж».

Например: 75-2011; 58ж-2011.

2.4.2.16. Обращения, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом за номером 1р с добавлением к нему цифр текущего года.

Копии писем подшиваются в дело по номенклатуре в соответствии с п. 2.4.2.14.

2.4.2.17. В районных прокуратурах с небольшим объемом документооборота (до 200 ед.) ведение карточек учета движения производства (приложение № 28) не является обязательным. Прохождение обращений, переписка по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.

2.4.3.1. Для органов прокуратуры, использующих в работе систему АИК «Надзор», регистрация дел осуществляется в указанной системе. Регистрационная карточка заполняется по принципу РК для организаций, за исключением поля «Состав», в котором указывается дополнительно количество томов дела, материала. На закладку «дополнительные реквизиты» вносятся все фигуранты, проходящие по делу, разметка подразделения и номер уголовного дела.

2.4.3.2. Уголовные и другие дела, материалы проверок и служебных расследований, истребованные в связи с разрешением обращений, решением вопроса об обжаловании решений суда, а также дела, поступившие для утверждения обвинительного заключения или с представлениями подчиненных прокуратур, учитываются в книгах (приложение № 32) и регистрируются на алфавитной картотеке.

2.4.3.3. Дела учитываются в книгах отдельно по каждому подразделению; при большом объеме поступления допускается вести учет по зонам управления (отдела).

2.4.3.4. Поручения подчиненным прокуратурам о направлении уголовных дел в вышестоящие прокуратуры, о представлении материалов проверок и иной информации адресуются руководителю прокуратуры и подписываются начальниками соответствующих подразделений и их заместителями.

2.4.3.5. Дела и материалы высыпаются в вышестоящую прокуратуру за подписью лица, которому адресован запрос, а возвращаются по миновании надобности за подписью прокурорского работника.

2.4.3.6. Запросы в связи с изучением конкретных дел направляются за номером надзорного (наблюдательного) производства, а для изучения и обобщения - за номером дела по номенклатуре.

2.4.3.7. Дела передаются исполнителям под расписку в книге учета дел соответствующего подразделения или прокуратуры вместе с подобранными надзорными (наблюдательными) производствами.

2.4.3.8. Дела, истребованные в связи с проведением плановых проверок или обобщений, на алфавитной картотеке не регистрируются. Они учитываются в книгах (приложение № 32).

Если вышестоящей прокуратурой по результатам изучения дел, материалов отменяется ранее состоявшееся по делу или материалу решение, они регистрируются на алфавитной картотеке в установленном порядке и по ним заводится производство.

2.4.3.9. Копии постановлений об отказе в возбуждении уголовных дел и материалов проверок сообщений о преступлениях, поступивших в прокуратуру, учитываются в книгах раздельно по ведомствам согласно приложению № 14.

Также раздельно по ведомствам учитываются:

копии постановлений о возбуждении уголовного дела и материалов к ним (приложение № 12);

копии постановлений о прекращении уголовного дела или уголовного преследования (приложение № 16);

копии постановлений о приостановлении предварительного следствия (приложение № 17).

2.4.3.10. Копии постановлений и материалов об отказе в возбуждении уголовных дел, о возбуждении уголовных дел и материалов к ним, поступивших из органов дознания, учитываются в книгах согласно приложениям № 15 и 13 соответственно.

2.4.3.11. Сообщения о преступлениях, поступающие в органы прокуратуры по почте или иными средствами связи, учитываются в книге согласно приложению № 11, после чего безотлагательно передаются в орган, уполномоченный рассматривать их в соответствии с УПК РФ.

2.4.4.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, то есть документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и другим делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение № 29).

При поступлении повторных документов по одному и тому же вопросу они регистрируются на той же карточке.

В случае использования АИК «Надзор» указанная корреспонденция регистрируется в соответствии с п. 2.4.2.8.

2.4.4.2. Переписка ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения (приложение № 2), индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки в пределах корреспондента (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы «в») и цифр текущего года.

7-16-54-2011 - для вышестоящих прокуратур;

23-40в-2011 - для районных прокуратур.

2.4.4.3. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов приведен в приложении № 30.

При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.

2.4.4.4. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документов карточки находятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, после чего она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.

2.4.4.5. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.

2.4.4.6. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение № 20), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква «р» (распоряжение).

Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того из них, которое являлось ответственным за его подготовку.

2.4.4.7. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей регистрируются после подписания: по вопросам основной деятельности - в организационном управлении Главного организационно-аналитического управления; по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях. Порядок присвоения регистрационных номеров организационно-распорядительным документам по финансово-хозяйственному и кадровому направлению работы устанавливается руководителями соответствующих подразделений.

В других вышестоящих прокуратурах порядок регистрации указанных документов за подписью руководителей осуществляется по их усмотрению.

2.5.1. Руководителям вышестоящих прокуратур передаются документы, исполнение которых требует их непосредственного решения.

В органах прокуратуры порядок и сроки рассмотрения обращений, заявлений граждан и организаций устанавливаются соответствующим организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.

Прокуроры субъектов Российской Федерации регламентируют этот порядок распорядительным документом, изданным в соответствии с действующим законодательством и организационно-распорядительным документом Генерального прокурора Российской Федерации.

В районных прокуратурах все поступающие документы передаются на рассмотрение соответствующему руководителю и его заместителю согласно распределению обязанностей.

2.5.2. Руководителям органов прокуратуры, подразделений и исполнителям поступившие зарегистрированные документы передаются с уже имеющимися производствами и делами.

Документы, поступившие в структурные подразделения до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются их руководителями по мере поступления, документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, - до 10 часов следующего рабочего дня. Поручения, содержащие отметку «срочно», и оперативные поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в течение часа с момента их получения.

Рассмотрев документы в установленные сроки, они обязаны дать конкретные указания о порядке, характере и сроках исполнения. На документах, не требующих дополнительных поручений, указывается фамилия исполнителя.

Резолюция пишется на самом документе либо на отдельном листе не менее формата А6, подписывается и датируется.

2.5.3. Если исполнение документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то документ передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Он обеспечивает снятие копий с документа, передачу их соисполнителям, подготовку единого поручения о проверке и направление ответа.

В целях ускорения прохождения документов снятие копий для всех исполнителей может возлагаться на секретаря руководителя.

2.5.4. Документ должен быть исполнен в установленный руководителем срок. Поручение, содержащее отметку «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Отметка «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Если руководителем в резолюции не указана конкретная дата исполнения, то документ должен быть исполнен в течение 30 дней (если иные сокращенные сроки не предусмотрены законодательством или организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации).

2.5.5. Сроки исполнения документа исчисляются со дня его поступления в органы и учреждения прокуратуры. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.5.6. До передачи подготовленного документа на подпись исполнителем проверяется его содержание, правильность оформления всех реквизитов, наличие необходимых виз и прилагаются материалы, послужившие основанием для его составления.

2.5.7. Текст документов должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие информации и содержать данные, необходимые для его регистрации и оперативного прохождения.

2.5.8. В письмах и других документах по обращениям и делам, за исключением сопроводительных писем, обязательно указываются фамилия, имя, отчество заявителя или лица, по делу или в отношении которого направлен документ, а также время и место совершения правонарушения.

Не допускается направление с одним сопроводительным письмом не связанных между собой дел и документов, поручений по нескольким обращениям и делам. Исключение составляют письма о направлении дел и материалов для изучения и обобщения прокурорской и судебной практики.

2.5.9. Документы подписываются руководителями прокуратуры, другими должностными лицами в соответствии с установленным распределением обязанностей и полномочиями.

2.5.10. Подписывается первый экземпляр документа. Если он направляется по нескольким адресам, подписываются все экземпляры; при печатании в типографии или размножении средствами малой полиграфии подписывается только оригинал, остающийся в органах и учреждениях прокуратуры.

2.5.11. Исполненные документы передаются прокурорскими работниками делопроизводителям в подобранном для подшивки и отправки виде, с отметкой исполнителя об исполнении, которая включает в себя слова «в н/п» или «в дело № ______» и краткую справку, если письменный ответ не составлялся.

2.5.12. Отметки исполнителей об исполнении в обязательном порядке подписываются и датируются. Подшивать документы без соответствующих отметок не разрешается.

В прокуратурах, работающих в АИК «Надзор», на основании указанных отметок делопроизводители вносят дату и отчет об исполнении в электронную резолюцию.

2.5.13. Если документ не получил окончательного разрешения, то контрольный срок ожидаемого ответа проставляется исполнителем на копии запроса по форме: К-17.10.2011, подписывается и датируется.

2.5.14. Делопроизводитель отмечает указанный исполнителем контрольный срок на карточке движения надзорного или наблюдательного производства, а в органах районного звена, где карточки учета движения производства не ведутся, - на алфавитной карточке.

Надзорные (наблюдательные) производства хранятся у делопроизводителей в папках с надписью «Контроль» по датам контроля и в порядке номеров и передаются исполнителям в установленные ими сроки контроля.

2.5.15. При работе в АИК «Надзор» делопроизводитель подразделения после получения документа вносит в РК резолюции руководства, при необходимости плановую дату и передает исполнителю. Все РК поступающих в бумажное надзорное (наблюдательное) производство или дело документов и прикрепленные к ним при необходимости электронные образы документов должны быть внесены в электронное надзорное (наблюдательное) производство или дело в хронологической последовательности, логически связанной электронной связкой. Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными бумажными надзорными (наблюдательными) производствами и пересылкой электронного надзорного (наблюдательного) производства в «кабинет» исполнителю.

При списании исполнителем документов в надзорное или наблюдательное производство в соответствующем электронном надзорном (наблюдательном) производстве указывается статус «оперативное хранение». Все действия с электронным надзорным (наблюдательным) производством должны отмечаться в «Журнале передачи». При списании документов в дело по номенклатуре в РК документа через «Журнал передачи» вносится запись о списании документа в соответствующее электронное дело по номенклатуре.

Перед списанием РК в электронное надзорное (наблюдательное) производство фигуранты, не относящиеся к переписке, должны быть удалены на закладке «дополнительные реквизиты».

2.5.16. При направлении исходящих документов на подпись руководству вышестоящих прокуратур необходимо перед отправкой зарегистрировать проект документа в АИК «Надзор», указав в РК содержание, состав, исполнителя, визы и внешний адресат.

2.6.1. Реестры внешней отправки по требованию ФГУП «Почта России» формируются в электронном виде с использованием системы АИК «Надзор».

2.6.2. Документы передаются в отдел прохождения корреспонденции оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Оформляя документы для передачи в отдел прохождения корреспонденции, делопроизводитель подразделения обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221)*(10), проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: «Верно, дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись», проверить наличие приложений и скрепить (свыше 50 л. - прошить) с отсылаемым документом.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в службу делопроизводства превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает об этом руководителю подразделения.

2.6.3. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в отдел прохождения корреспонденции в день подписания, а поступившая в отдел документационного обеспечения во второй половине дня - до 12 часов следующего рабочего дня.

2.6.4. Документы, поступившие для отправки, отправляются работниками отдела прохождения корреспонденции после экспедиционной обработки в соответствии с Почтовыми правилами.

Документы с пометками «срочно» или «весьма срочно» отправляются незамедлительно.

При работе в АИК «Надзор» документы, поступившие для отправки, обрабатываются через «реестр внешней отправки», разработанный в соответствии с требованиями ФГУП «Почта России».

2.6.5. Перед упаковкой документов работники отдела прохождения корреспонденции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.

2.6.6. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, переписка по поручениям органов государственной власти, исковые заявления (или их копии) в суды и прилагаемые к ним документы, письма с приложениями, ответы на обращения или уведомления о переадресовании обращений, корреспонденция, адресуемая за границу. Уголовные и другие дела, материалы проверок, надзорные (наблюдательные) производства, а также срочные документы направляются фельдсвязью, в районных прокуратурах - спецсвязью либо заказными бандеролями и посылками.

2.6.7. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.

Для документов, направляемых в органы прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

2.6.8. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в отделе прохождения корреспонденции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.

2.6.9. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге (приложение № 33). Перечень этих организаций устанавливается руководством прокуратуры.

При работе в АИК «Надзор» документы передаются по реестру передачи.

2.6.10. Ответы (уведомления), подготовленные для отправки на электронный адрес заявителя, сканируются, прикрепляются файлом к исходящей РК АИК «Надзор» и направляются отделом прохождения корреспонденции в форме электронного образа документа по адресу электронной почты. После проставления отметки об отправке оригинал документа возвращается в структурное подразделение для подшивки в соответствующее дело по номенклатуре либо надзорное (наблюдательное) производство.

2.6.11. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы работы, информационные и методические письма, обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.) размножаются исполнителем структурного подразделения и передаются для отправки в отдел прохождения корреспонденции по разнарядке подразделения. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.

При работе в АИК «Надзор» документ до размножения регистрируется в системе и в РК документа (поле «Адресат») вносятся все адресаты, указанные в бумажном варианте разнарядки.

2.6.12. При регистрации и направлении исходящих документов в АИК «Надзор» создается новая исходящая РК, связанная с входящей или внутренней, а на документе распечатывается электронный штамп вновь созданной РК.

2.6.13. При работе с исходящими документами в АИК «Надзор» структурными подразделениями заполняются следующие поля исходящей РК (приложение № 10): «Дата», «Подписал», «Дата подписания», «Содержание», «Исполнитель», «Визы», «Рубрика» (при необходимости), «Состав», «Фигурант», «Адресат» (в соответствии с п. 5.2.13). Исходящий номер генерируется из системы автоматически.

При направлении документа нескольким адресатам поле «состав» заполняется по каждому адресату отдельно.

При необходимости передачи исходящего документа по назначению минуя отдел прохождения корреспонденции специалист службы делопроизводства структурного подразделения должен проставить в РК в поле «Адресат» дату внешней отправки и способ передачи документа в поле «Вид отправки».

2.6.14. В случае возврата документа, отправленного адресату по различным каналам связи, во внешнем адресате РК документа при его повторной отправке создается новый адресат без удаления предыдущего.

3.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом подразделении (приложение № 34) и в целом по прокуратуре. Такой учет в обязательном порядке ведется в вышестоящей прокуратуре, в районной прокуратуре - по усмотрению руководителя (приложение № 34, позиции 1 - 5, 7, 9).

При работе в АИК «Надзор» сведения о документообороте можно получать из указанной системы в разделе «отчетные формы». Для получения этих сведений требуется при регистрации документов определять их по группам, создавая картотеки по подразделениям. Например, входящие:

обращения граждан - «ОГР», обращения юридических лиц - «ОЮЛ», уголовные дела - «УД», исходящие: ответы на обращения - «Отв», письма в организации - «Исорг», внутренние: рапорт - «paп», запрос - «звн» и т.п.

3.2. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 7-го числа следующего месяца представляются руководителю службы делопроизводства.

3.3. Результаты учета документооборота обобщаются руководителем службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.

3.4. При учете обращений, переписки по ним и делам сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При направлении уголовных дел с сопроводительными письмами, заключениями и другими документами каждый вид документа (письмо, дело и т.п.) при учете считается самостоятельным документом.

3.5. Обращения, разрешение которых входит в компетенцию нескольких управлений и отделов, учитываются в каждом из этих подразделений. В графе «исходящие» документы учитывает только ответственное за разрешение обращения подразделение, подразделения-соисполнители учитывают эти документы в графе «внутренние».

3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы, направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры, учитываются в графе «исходящие» тем подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе - тираж.

Например: 1/52, 2/104.

3.7. В строке 9 (приложение № 34) учитывается переписка с вышестоящими и подчиненными прокуратурами, научными, другими учреждениями по основным и иным вопросам организации и деятельности: докладные записки, справки об исполнении приказов, указаний, распоряжений, переписка по вопросам прокурорской деятельности, копии документов организаций и ведомств, присланные для сведения, и другие документы, подлежащие формированию в дела согласно номенклатуре дел.

3.8. В графе «Общее количество документов» суммируется количество документов всех граф в данной строке и документооборот в целом.

4.1. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители прокуратур, подразделений и уполномоченные ими лица*(11). Перечень документов, подлежащих обязательному контролю, устанавливается руководителем прокуратуры.

4.2. На документы, взятые на контроль, ставится штамп «Контроль». На документы, взятые на контроль Генеральным прокурором Российской Федерации либо лицом, его замещающим, ставится штамп «Особый контроль». Они передаются для регистрации, учета, перевода, рассмотрения, исполнения, подписания, печатания, снятия копий и отправки отдельно от общей почты.

4.3. В вышестоящей прокуратуре карточка (приложение № 29) заполняется в двух экземплярах, в районной - в одном. Штампы «Контроль», «Особый контроль» проставляются на регистрационной карточке и самом документе.

Резолюция руководителя прокуратуры переносится в оба экземпляра карточки. Если в документе содержится несколько самостоятельных поручений, в карточках указывается каждое из них в отдельности; если поручения даны нескольким подразделениям, должностным лицам, карточки передаются каждому исполнителю. Первый экземпляр карточки направляется с документом исполнителю, а второй - в контрольное подразделение.

4.4. Документы, контроль за исполнением которых рассчитан на длительный срок действия (периодические отчеты перед вышестоящей прокуратурой, информации о ходе предварительного расследования и т.д.), а также материалы, относящиеся к их исполнению, формируются в структурных подразделениях в дела по номенклатуре по соответствующим направлениям или вопросам.

4.5. До исполнения документов контрольные карточки хранятся по срокам исполнения у специалистов подразделений делопроизводства, которые обязаны своевременно отмечать на карточках движение документа, напоминать работникам о сроках и докладывать руководителям подразделений о случаях несвоевременного исполнения поручений.

4.6. Поручения или задания, обусловленные определенным сроком, исполняются не позднее указанной в них даты. Проекты документов во исполнение поручений представляются на подпись руководителю прокуратуры не позднее чем за три дня до истечения установленного контрольного срока.

Срок исполнения продлевается должностным лицом, давшим поручение, если им не установлен иной порядок.

4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, взявшим его на контроль, после выполнения поручения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

По обращениям, взятым на контроль руководителями Генеральной прокуратуры, прокуратур субъектов Российской Федерации, ответ адресату направляется только после доклада руководителю, давшему поручение (кроме промежуточных ответов и уведомлений о продлении срока проверки), как правило, от его имени.

4.8. По исполнении документа в контрольной карточке указываются результат разрешения, кому направлен документ, дата подписания, номер надзорного (наблюдательного) производства, дела, куда подшит документ, страницы, фамилия исполнителя. Заполненная контрольная карточка передается в контрольное подразделение.

Контрольное подразделение систематизирует эти карточки в картотеке исполненных документов по подразделениям, видам документов и хронологии поступления, а второй экземпляр карточки уничтожает. Контрольные карточки хранятся три года. Переписка по документу, взятому на контроль, завершается после окончательного его исполнения на основании рапорта работника контрольного подразделения, утвержденного руководителем прокуратуры.

4.9. Контроль за рассмотрением информации и других документов, направленных руководителями прокуратур в органы государственной власти, министерства и ведомства (кроме переписки по конкретным обращениям и делам), может осуществляться с помощью контрольных карточек (приложение № 29). Контрольная карточка заполняется в двух экземплярах (для подразделения, ответственного за подготовку документа, и контрольной службы). Ответственный исполнитель организует своевременное получение информации о прохождении документа и периодически докладывает руководителю прокуратуры о положении дел до его окончательного рассмотрения.

4.10. При использовании системы АИК «Надзор» для контрольных документов делопроизводителям необходимо внести в РК поручения, фамилии исполнителей, контрольные сроки (если они указаны в резолюции), а также сделать отметку «контроль».

При продлении контрольного срока делопроизводитель должен создать новую электронную резолюцию (поручение) с продленной плановой датой и закрыть «контроль» предыдущей резолюции с внесением в отчет исполнителя текста «срок продлен».

После исполнения контрольного документа делопроизводитель вносит в электронную резолюцию фактическую дату исполнения.

Результат рассмотрения документа вносится на закладку «дополнительные реквизиты» РК в специально созданное для этого поле на основании информации, полученной от исполнителя. Оформленная контрольная карточка с зарегистрированным сопроводительным письмом направляется в контрольное подразделение.

Контрольное подразделение при получении оформленной контрольной карточки в АИК «Надзор» должно снять отметку о «контроле» путем внесения фактической даты исполнения документа в резолюцию.

4.11. Исполнитель структурного подразделения при передаче исполненного документа для регистрации и отправки обязан проинформировать службу делопроизводства о результате рассмотрения документа для внесения этих данных в систему АИК «Надзор», указав на копии документа свою фамилию и инициалы; результат рассмотрения документа (обращения), например: «удовлетворено», «отклонено», «дано разъяснение»; характер обращения (на основании заполненной статкарточки), например: «по вопросам транспорта»; отношение к основному документу, например: «соисполнитель».

5.1.1. Документы, независимо от того, пишутся они на чистом листе или на бланке, оформляются на бумаге следующих размеров:

материалы, содержащие таблицы с большим числом граф, - A3 420 х 297 мм;

приказы, письма и другие документы - А4 210 х 297 мм;

требования на получение материалов из архива, заказы на размножение, снятие копий со служебных документов, поручения на перевод - А6 148 х 105 мм.

Документы, издаваемые от имени прокуратуры и одной или нескольких организаций, а также внутренние документы оформляются без бланков.

5.1.2. В органах прокуратуры применяются два вида бланков (приложение № 35):

общий бланк - для оформления положений, инструкций, информационных писем, обзоров, заданий, протестов, представлений, протоколов, актов и других документов, имеющих наименование (за исключением докладных записок);

бланк для писем.

Состав реквизитов бланков и порядок их расположения установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для издания организационно-распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) изготавливаются отдельные бланки с продольным расположением реквизитов (приложение № 36).

Применение бланков произвольной формы запрещается.

5.1.3. На верхнем поле каждого бланка обязательно помещается Государственный герб Российской Федерации, изображенный в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Диаметр герба должен быть не более 17 мм. Под гербом помещается наименование системы: «Прокуратура Российской Федерации», ниже - наименование прокуратуры субъекта Российской Федерации или приравненной к ней прокуратуры, далее - наименование соответствующей городской, районной, межрайонной или специализированной прокуратуры.

Прокуратура Российской Федерации Прокуратура Московской области Пушкинская городская прокуратура

Если межрайонная или районная прокуратура входит в состав прокуратуры административного округа или города (с районным делением), то наименование этой прокуратуры указывается следующим образом:

Прокуратура Российской Федерации Прокуратура г. Москвы Измайловская межрайонная прокуратура Восточного административного округа

5.1.4. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки) изготавливаются только типографским способом на бумаге белого цвета и печатаются краской черного цвета. В Генеральной прокуратуре применяются бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации в синем и красном цветах, порядок использования которых устанавливается руководством Генеральной прокуратуры.

На гербовых бланках проставляются порядковые номера (типографским способом или нумератором), а при необходимости и серии этих номеров по видам бланков. На бланках приказов, указаний и распоряжений учетные номера могут не проставляться.

На бланке печатается первая страница документа, последующий текст печатается на бумаге одинакового формата и качества.

5.2.1. Настоящие правила оформления адресов определены в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221).

Документы адресуются организации, ее структурному подразделению, должностному или физическому лицу.

Должностное лицо указывается во внутриведомственной переписке, в письмах постоянным корреспондентам и в других случаях, когда установление конкретного лица не вызывает затруднений.

5.2.2. При адресовании документа организации или ее структурному подразделению их наименование указывается в именительном падеже; при направлении документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Генеральная прокуратура Российской Федерации Правовое управление или Прокуратура Московской области Начальнику управления по обеспечению участия прокуроров в рассмотрении уголовных дел судами старшему советнику юстиции Шишириной Т.В.

5.2.3. Если документ направляется руководителю организации или его заместителю, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Прокурору Смоленской области государственному советнику юстиции 3 класса Верховцеву Ю.В.

5.2.4. При указании классного чина адресата необходимо указать классный чин должностного лица, подписавшего документ.

Во внутренних документах (докладные записки, заявления и т.п.) допускается классные чины не указывать.

5.2.5. Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то они указываются обобщенно:

Прокурорам субъектов Российской Федерации, приравненным к ним военным прокурорам и прокурорам иных специализированных прокуратур или Начальникам главных управлений и управлений

5.2.6. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, с обязательным указанием почтового индекса.

При адресовании документа в организацию указывается ее полное наименование, затем почтовый адрес.

Министерство природных ресурсов Российской Федерации Б. Грузинская ул. д. 4/6, г. Москва, 123995

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы и учреждения прокуратуры Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти.

5.2.7. При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия, имя, отчество (при отсутствии - инициалы) получателя, затем почтовый адрес.

Образцову Олегу Петровичу ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл. 301264 или До востребования Лавровой Ольге Александровне г. Москва, 109156

В случае направления ответа на обращение в форме электронного образа документа вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты.

Сидорову Петру Васильевичу sid@rambler.ru

5.2.8. В письмах с несколькими адресатами слово «копия» не проставляется. При подготовке к отправке отмечается корреспондент, которому направляется данный экземпляр документа.

Не допускается указывать на документе более четырех адресатов; при большем количестве адресатов составляется список на рассылку и на каждом документе указывается один адрес. Список прилагается к копии отправляемого документа.

5.2.9. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами.

Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

5.2.10. При направлении документов зарубежным адресатам требуется указывать инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата, должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если документ направляется в США, то после названия города дается название штата, при направлении в Великобританию может быть указано название графства.

Бели документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

The Municipal Court of Seattle 600 Third Avenue JMS SEATTLE, WASHINGTON 98104 USA, США

5.2.11. Если документ адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес.

Mr. A. Widmar, Chairman, Coke und Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND, Англия

5.2.12. Если документ адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl. (Servicio de prensa) MADRID 28071 ESPANA, Испания

5.2.13. При регистрации исходящего документа в АИК «Надзор» следует для адресата внести в соответствующие поля регистрационной карточки документа (РК) следующие сведения из документа на бумажном носителе:

для юридического лица - краткое наименование в поле «Название», для гражданина - фамилию, имя, отчество в поле «ФИО»;

на панели «Адрес» тип адреса в поле «Тип» выбрать из списка «для отправлений»;

название улицы (микрорайона, переулка, проспекта, тупика, проезда, бульвара, площади, «до востребования» и прочее), номер дома, корпуса (строения), номер квартиры в поле «Адрес»;

наименование населенного пункта (город, поселок, станция, станица, переезд, село, деревня и прочее) и название района (если есть) в поле «Нас. пункт»;

название республики, края, области, автономного округа (области) в поле «Регион» выбрать из справочника «Регион» из-под вершины «Российская Федерация», а для международных отправлений - название страны аналогично в поле «Регион» найти и выбрать из справочника страну;

почтовый индекс в поле «Индекс»;

номер гербового бланка в поле «№ бланка»;

электронный адрес в поле «E-mail»;

количество приложений к документам в поле «Состав»: сначала количество листов сопроводительного письма, затем через дробь количество приложений.

5.2.14. По окончании регистрации в обязательном порядке на бумажном носителе исходящего документа из системы распечатывается штамп с уникальным регистрационным номером документа: в Генеральной прокуратуре - в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа, а в органах и учреждениях прокуратуры - с оборотной стороны либо на лицевой стороне листа со смещением к центру.

5.3.1. Датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии - день его принятия; для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Документы, издаваемые органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями, должны иметь одну (единую) дату - дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль.

Таким же образом датируются все делопроизводственные отметки о прохождении и исполнении документа.

5.3.2. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

Например: 15 июля 2011 г.

5.4.1. Переписка по обращениям и делам ведется за номером надзорного (наблюдательного) производства, который не меняется в течение всего времени, пока ведется переписка. Порядок присвоения номеров изложен в разделе 2.4 настоящей Инструкции.

5.4.2. По вопросам, не относящимся к переписке по обращениям и делам, входящий документ и исходящий по нему ответ должны иметь единый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации. Исходящий документ, не являющийся ответом на поступивший запрос, направляется за номером дела по номенклатуре.

5.4.3. В исходящих и внутренних документах, как правило, делается ссылка на индекс и дату исполняемого документа.

5.4.4. Индекс проставляется на отведенном ГОСТом месте, в левой верхней части документа. На внутренних документах индекс может проставляться в конце документа, ниже подписи должностного лица.

5.4.5. Регистрационный индекс (номер) документа, составленного органами прокуратуры совместно с другими организациями, должен состоять из регистрационных индексов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

5.4.6. Формирование внутренних и исходящих номеров в АИК «Надзор» происходит автоматически и состоит из номера дела по номенклатуре либо надзорного (наблюдательного) производства и через дробь индивидуального номера документа.

5.5.1. На документе (за исключением письма) указывается его вид: справка, докладная записка, представление, информационное письмо, спецдонесение и т.п.

5.5.2. Заголовок к тексту должен быть во всех документах, за исключением ответов заявителям, адвокатам, сопроводительных писем, а также телеграмм и телефонограмм.

Заголовок должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?) и согласовываться с его наименованием.

Например: приказ «О создании. »; распоряжение «Об организации контроля. »; представление «Об устранении нарушений законодательства, регламентирующего порядок рассмотрения обращений граждан»; должностной регламент референта отдела.

В документе по ряду вопросов заголовок формулируется обобщенно.

5.6.1. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.

5.6.2. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.»).

5.7.1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, оформляется ниже текста от границы левого поля следующим образом:

Приложение: на 5 л.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование и количество листов:

Приложение: замечания к проекту инструкции на 12 л.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Генерального прокурора Российской Федерации

от 11.02.2011 № 7/4-138-2011 и приложение к нему, всего на 8 л.

Если приложение направляется не всем указанным в документе адресатам, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: обращение Петрова А.П. и приложение к нему, всего на

10 л. в первый адрес.

Если к письму прилагаются ценные или личные документы (паспорт, диплом, свидетельства и др.), они перечисляются с указанием наименования организации, выдавшей документ, номера и даты выдачи, фамилии и инициалов владельца:

Приложение: диплом № Ц 100509 на имя Мухиной В.Р. об окончании

Московского колледжа управления и права, выдан 10.06.1998.

5.7.2. При направлении уголовных дел, материалов проверок и других сброшюрованных документов количество листов не указывается, а указывается количество томов:

Приложение: уголовное дело № 5780 в 10 т.

5.7.3. При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 205 л.

5.7.4. В распорядительных документах (приказах, указаниях, распоряжениях, инструкциях) сведения о наличии приложений даются в тексте. В правом верхнем углу первого листа, прилагаемого к распорядительному документу, указывается:

Приложение к приказу Генерального прокурора Российской Федерации от 28.04.2011 № 114

правовой акт, определяющий задачи, структуру, функции, обязанности, права, ответственность, организацию работы прокуратур и их структурных подразделений, учреждений, организаций и должностных лиц органов прокуратуры Российской Федерации, участие общественных организаций в управленческой деятельности, другие формы государственно-служебных и трудовых правоотношений.

документ, содержащий задание по проверке или разрешению конкретных обращении, а также по другим вопросам. Направляется за подписью руководителя прокуратуры, начальника подразделения.

акт прокурорского реагирования, вносимый в государственные органы, общественные организации и должностным лицам, содержащий изложение и анализ фактов, послуживших основанием для внесения представления, а также предложения об устранении нарушений закона, способствующих им условий и подлежащий рассмотрению в установленный законом срок.

правовой акт, издаваемый руководителем прокуратуры на основании и во исполнение законов по вопросам организации и деятельности органов прокуратуры, отдельным отраслям прокурорского надзора и личному составу.

акт прокурорского реагирования на противоречащий закону правовой акт государственного органа или должностного лица, содержащий мотивированное требование об отмене незаконного правового акта или приведении его в соответствие с законом.

документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.

Приложение № 7
(к п. 2.3.12)

Приложение № 8
(к п. 2.3.12)

Фигурант - гражданин, организация, жители населенного пункта, коллектив, события по факту, упоминаемые в документе. Фигуранты выбираются из справочников граждан и организаций.

В электронной регистрационной карточке (РК) должны быть зарегистрированы фигуранты, указанные в документе: заявители, истцы, ответчики, все лица, осужденные по приговору, участники ДТП, потерпевшие, погибшие, пропавшие без вести, лица, в отношении которых возбуждены уголовные дела, предприятия, юридические лица и др.

До регистрации фигуранта обязательно проверить его наличие в базе данных.

При поиске гражданина в справочнике необходимо набирать фамилию и первую букву имени без точки: Петров А

При поиске организации в справочнике набирается ключевое слово: название предприятия без кавычек (не употребляются наименования «ЗАО», «Фирма» и т.п.).

Например: набрав Ариель, будет найдено ЗАО «Ариель» рекламное агентство.

После просмотра найденных записей выбрать нужного фигуранта и затем внести недостающие данные. При отсутствии информация о гражданине необходимо ее «Добавить» в справочник граждан. При этом заполняются следующие поля РК:

«ФИО» - фамилия, имя, отчество;

«Дата рождения» или «Год рождения» (при наличии);

«Регион обжалуемых действий». Первым устанавливается адрес, который отправитель указывает в данном поступившем обращении. Электронный адрес вводится в поле «E-mail».

Дела в отношении гражданина;

НП, заведенные в отношении гражданина;

Документ, удостоверяющий личность.

Для идентификации гражданина в поле «Примечание» необходимо добавлять дополнительную информацию, например: ДТП, по иску, осужденный, бывший директор ООО «Сатурн», погибший, несовершеннолетний, в/ч 23343 и т.д.

При внесении организации в справочник сначала пишется ее название, а затем дается описание.

Например: ТИЗ «Гранит» - Товарищество индивидуальных застройщиков;

Национальный балет «Кострома - автономная некоммерческая организация;

ОАО «Таганрогский металлургический завод» («ТАГМЕТ»).

Сокращенное название организации пишется после полного наименования в скобках.

При одинаковых названиях организаций из разных регионов необходимо создать новую запись в справочнике с обязательным указанием региона в названии.

Например: ЗАО «Оливия» - Орловская область;

ЗАО «Оливия» - Пензенская область.

Фамилии адвокатов заносятся в справочник организаций.

Например: Адвокат - Смолин А.А.

При поиске в справочнике организаций жителей и коллектива набирается ключевое слово: название коллектива, улицы, поселка, района и т.п. без окончания.

Набрав Загорянк, будут найдены жители Загорянки и жители

Московской области пос. Загорянка.

Набрав ключевое слово артист, будет найдено коллектив артистов Большого театра.

При наличии на конверте или в адресате обращения от одного до двух заявителей в поле «Корреспондент» РК заносится информация о каждом из них с выбором или добавлением новых данных в справочник граждан.

При наличии в обращении более двух фамилий заявителей информация о первых двух заносится в поле «Корреспондент» РК и ставится отметка «коллективное».

Аналогично добавляется информация о фигурантах в РК на закладке «Д» (Дополнительные реквизиты).

Информация о жителях и коллективах заносится в справочник организаций.

При наличии на конверте или в адресате самого обращения наименования организации в поле «Корреспондент» вносится название организации, а в поле «Подписал» - коллектив, акционеры, соинвесторы и т.п.

Например: при обращении соинвесторов ООО «Социальная инициатива» в поле «Корреспондент» заносится ООО «Социальная инициатива, в поле «Подписал» - соинвесторы.

Если название организации отсутствует, то заносится название адресата. Например: коллектив налоговых инспекторов Чувашской Республики; коллектив художников г. Вязьмы;

артисты балета Большого театра.

На этапе первичного рассмотрения коллективного обращения информация о фигурантах заносится в поле РК на закладку «дополнительные реквизиты» с указанием в поле «Фигурант» названия организации, выбрав в поле «Роль» - «обратившийся», а в поле «Примечание» написав - соинвесторы, акционеры и т.п.

В случае обращения жителей в поле «Корреспондент» или «Фигурант» информация заносится следующим образом: жители, регион, населенный пункт, улица, дом.

Например: жители г. Москвы, ул. Черемушкинская, д.8;

жители Орловской обл. пос. Красково.

На этапе первичного рассмотрения в справочнике организаций в названии создается запись по факту наиболее значимого события, сформированная следующим образом: регион, событие и дата.

Например: по факту: Москва - пожар в МГУ им. Ломоносова, ноябрь 2006 г.;

по факту: Москва - взрыв на Черкизовском рынке, 21.08.2006;

по факту: РФ - выборы Президента РФ, март 2008 г.

При наличии на конверте или в адресате обращения фамилии директора предприятия запись создается в справочнике организаций, в поле «Корреспондент» заносится название предприятия, а в поле «Подписал» - фамилия директора.

При установлении на этапе первичного рассмотрения факта возбуждения уголовного дела в отношении директора Ф.И.О. и данные директора заносятся в справочник граждан с заполнением поля «Фигурант».

В случае несовпадения адреса или заявителя на конверте и в обращении при регистрации вносятся оба адреса или адресата. Первым устанавливается «Адрес» с конверта.

При поступлении анонимного обращения регистрация осуществляется через справочник граждан с отметкой в поле «Анонимное».

Приложение № 9
(к п. 2.4.2.8)

Приложение № 10
(к п. 2.6.13)

Приложение № 11
(к п. 2.4.3.11)

учета сообщений о преступлениях

Дата, время поступления сообщения о преступлении

Фамилия, инициалы заявителя, наименование организации, учреждения (адрес и телефон); должность, фамилия, инициалы дознавателя, вынесшего постановление о направлении материалов в порядке ч. 1 ст. 155 УПК РФ, дата вынесения постановления

Должность, классный чин (воинское звание) прокурорского работника, вынесшего постановление о направлении материалов в орган следствия, дознания

Краткие сведения о наличии признаков преступления

Результаты рассмотрения, куда направлено сообщение (орган следствия, дознания), дата направления, сведения об информировании заявителя

Дополнительные сведения (взято под контроль, заведено надзорное производство, даны указания, результат разрешения и т.д.)

*- Контрольные карточки заводятся по материалам проверки сообщения о преступлении, процессуальные решения по которым более двух раз прокурором признавались незаконными. В контрольной карточке фиксируются даты вынесения постановлений об отказе в возбуждении уголовного дела, процессуальные основания и статья УК РФ, а также решения по результатам проверки законности отказа в возбуждении уголовного дела, принятые меры прокурорского реагирования.

Приложение № 15
(к п. 2.4.3.9)

учета копий постановлений и материалов об отказе в возбуждении

уголовных дел, поступивших из органов дознания

Наименование органа дознания

Дата поступления сообщения о преступлении в орган дознания

Дата регистрации в книге регистрации сообщений о преступлениях

Дата принятия процессуального решения

Сведения о должностных лицах, принимавших и утверждавших процессуальное решение

Дата поступления в прокуратуру копии постановления

Дата поступления в прокуратуру материала проверки

Дата принятия решения по проверке законности отказа в возбуждении уголовного дела

Результат проверки законности принятого решения

Дальнейшее движение материала

* Уголовные дела, по которым приняты решения о прекращении уголовного преследования и приостановлении предварительного следствия, подлежат также учету в книге, предусмотренной приложением № 17.

** Контрольные карточки заводятся для учета информации о принятых процессуальных решениях, которые прокурорами более двух раз признавались незаконными. В контрольной карточке фиксируется информация о датах и основаниях принятых по делу процессуальных решений, датах и результатах их проверки прокурором, принятых мерах прокурорского реагирования..

Приложение № 17
(к п. 2.4.3.9)

учета копий постановлений о приостановлении

предварительного следствия, поступивших из ____________________________

Наименование следственного органа

№ уголовного дела, краткая фабула, статья УК РФ, дата возбуждения

ФИО обвиняемого (подозреваемого), мера пресечения, связанная с изоляцией от общества (дата избрания)

Дата, процессуальное основание принятого решения о приостановлении предварительного следствия

Дата поступления копии процессуального решения

Дата поступления материалов уголовного дела, результат проверки законности, принятые меры реагирования

Дата, процессуальное основание решения о приостановлении предварительного следствия, принятого после отмены прокурором предыдущего процессуального решения

Дальнейшее движение по уголовному делу, № контрольной карточки

1. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия).

2. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций и т.п.

3. Библиографические справочники.

4. Поздравительные письма, телеграммы, открытки.

5. Пригласительные билеты.

6. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Приложение № 22
(к п. 2.3.4)

учета ценных писем, бандеролей, посылок

Размер 100 x 75 мм

Алфавитные карточки заводятся на всех указанных в документах лиц (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.) при регистрации первичных обращений, а также обращений, к которым приложены копии приговора, решения, определения, постановления суда, заключений (справок, постановлений) о проверке дел, надзорных (наблюдательных) производств и других документов по делам. При регистрации дел, документов (спецдонесений и др.) или жалоб, к которым приложены приговоры, определения и т.п. допускается заводить алфавитную карточку только на основное лицо (от которого поступила или в отношении которого подана жалоба), а на всех остальных (обвиняемых) - ссылочные карточки.

Последующие жалобы и документы в отношении одного и того же лица или вопроса регистрируются на оборотной стороне имеющейся алфавитной карточки с указанием, когда и от кого поступил документ, куда и за каким номером направлен, передан. На жалобе проставляется номер надзорного (наблюдательного) производства, а также единица административно-территориального деления (республика, край, область и т.п.).

Если в последующей жалобе ставится другой вопрос, она также регистрируется на имеющейся алфавитной карточке с обязательным указанием её содержания.

Если на кого-либо из лиц, проходящих по одному делу, уже имеется надзорное (наблюдательное) производство, на остальных лиц выписываются алфавитные карточки (если они отсутствуют).

В алфавитных карточках на лиц, от которых жалоб не поступало, в графе «Содержание» делается ссылка на фамилию, имя, отчество лица, в отношении которого подана жалоба, с указанием основания заведения карточки. Например: По приговору Иванова П.С. или О злоупотреблениях Петрова В.Н.

Если в дальнейшем от них поступят жалобы, то они регистрируются на карточке того лица, от которого поступила жалоба, при этом проверяется карточка лица, жалоба которого послужила основанием для заведения надзорного (наблюдательного) производства.

При регистрации жалоб и спецдонесений о совершенных преступлениях, убийствах, самоубийствах, несчастных случаях, если обвиняемый установлен или подозреваемое лицо находится в розыске, алфавитная карточка выписывается на обвиняемого, ссылочная - на заявителя, убитого, потерпевшего. Если обвиняемый не установлен, алфавитная карточка выписывается на убитого, потерпевшего, заявителя, а на подозреваемого - ссылочная.

При отсутствии этих данных алфавитная карточка заводится по факту события, правонарушения.

При регистрации жалоб о розыске лиц, уклоняющихся от уплаты алиментов, алфавитная карточка выписывается на заявителя, а ссылочная - на уклоняющегося от уплаты.

При регистрации заявлений работников органов прокуратуры на алфавитной карточке указываются место работы и должность заявителя.

При регистрации коллективных обращений алфавитные карточки выписываются на лиц, чьи действия обжалуются, ссылочные - на первых двух лиц, подписавших обращение, и на отправителя, чей адрес указан на конверте.

Коллективные письма, в которых не указаны фамилии лиц, чьи действия обжалуются, регистрируются на корреспондентской карточке (в графе «Фамилия, имя, отчество» пишется: Коллективное), а на первых двух лиц, подписавших заявление, и на отправителя выписывается ссылочная карточка. В картотеке они хранятся в отдельном ящике и расставляются по регионам.

Содержание коллективных писем приводится более подробно.

На алфавитной карточке указываются:

в графе «Индекс» - номер надзорного (наблюдательного) производства по обращению, спецдонесению, делу, другому документу;

в графе «Фамилия, имя, отчество» - по возможности полные сведения;

в графе «Данные об аресте, осуждении» - каким судом, где, когда, по какой статье УК РФ и к какой мере наказания осужден, привлечен к ответственности, когда и кем арестован, место содержания под стражей или домашний адрес;

дата поступления (проставляется по штампу отдела прохождения корреспонденции);

в графе «Куда, когда, за каким номером направлен, передан» - наименование прокуратуры, организации, дата и номер документа или индекс подразделения, куда направлен, передан документ, дата направления;

в графе «Содержание» - наименование документа, его заголовок или краткое содержание (по возможности одним словом), например: алиментное, жилищное, о выселении, трудовое, пенсионное, наследство, изобретение, изъятие имущества, на приговор, о привлечении к ответственности, о розыске, по факту смерти, гибели, изнасилования и т.д.;

в графе «От кого поступил, индекс, дата» - фамилия или лицо, подавшее обращение, например: заявитель, заключенный, коллектив, Федоров и т.д. Если документ поступил из учреждения - наименование корреспондента, исходящий номер и дата документа. Если обращение принято на личном приеме - с приема и кем принято;

в графе «Исполнитель» - фамилия работника, принявшего решение по обращению.

Если в документе, приложенном к обращению, фамилия одного и того же лица указана иначе, чем в обращении, алфавитная карточка выписывается на один вариант фамилии, имени, отчества, а на остальные - ссылочные с указанием варианта фамилии основной карточки.

Например: Зайнетдинов - алфавитная, Зайнутдинов и Зайнатдинов - ссылочные.

Карточки на лиц, в фамилиях которых встречаются подряд две одинаковые согласные буквы - бб, ев и др. (Оббязов, Введенский), расставляются как имеющие одну букву (Обязов, Веденский).

Карточки на мужчин и женщин, имеющих одинаковые фамилии и имена, расставляются по алфавиту имен и отчеств, вначале мужские имена, а затем женские, например: Валентин, затем Валентина.

Карточки на лиц, фамилии, имена или отчества которых имеют дополнительные элементы (составные части): ван, де, фон, тер, оглы, кызы или кзы и др. раскладываются в картотеке только по алфавиту фамилий, имен и отчеств, дополнительные элементы (составные части) во внимание не принимаются.

Буквы а, о принимаются за букву а и карточки соответственно расставляются в одном ящике.

Например: карточка Волосевич расставляется как Валосевич, Огилов - как Агилов.

Буква э принимается за букву е и карточки соответственно расставляются в одном ящике; если буква э стоит вначале, выписываются два варианта карточек. Например: Эверетов и Еверетов.

Буква ы после шипящих ж, ч, ш, щ и ц принимается за и.

В фамилиях, оканчивающихся на -ов и -ев после шипящих, окончание принимается за -ов.

Окончания фамилий -тский, -дский, -цкий при расстановке принимаются за -цкий. Например: карточки Вершадский, Вершатский расставляются как Вершацкий.

В фамилиях с окончанием -янц последняя буква при расстановке карточек во внимание не принимается.

Карточки с двойными фамилиями расставляются в картотеке по первой фамилии в зависимости от имени, отчества, кроме того, выписывается ссылочная карточка на вторую фамилию.

Карточки с одинаковыми фамилиями расставляются в следующем порядке: вначале ставятся карточки, где выписана только одна фамилия, затем - карточки с фамилией и инициалами, потом с фамилией, именем и отчеством, указанными полностью.

Например: Петров, Петров А.В. Петров Александр, Петров Александр Григорьевич, Петров Б. и т.д. на внешней стороне каждого ящика с карточками указывается фамилия, выписанная на первой карточке (условно Петров).

Приложение № 26
(к п. 2.4.2.2)

Имя, отчество ___________________________________________________________

Размер 100 x 75 мм

Приложение № 27
(к п. 2.4.2.3)

Республика, край, область, город, район__________________________________

Число жалоб, ранее направленных по одному и тому же вопросу в подчиненные

прокуратуры, другие органы, в том числе__________________________________

Первая: когда, куда, за каким номером направлена_________________________

Последняя: когда, куда, за каким номером направлена______________________

Номера переписок в других подразделениях_________________________________

РЕШЕНИЕ ПО ЖАЛОБЕ

Принята к производству, номер н/п________________________________________

за каким номером_________________________________________________________

Размер 100 х 100 мм

Лицевая сторона справки заполняется работником, регистрирующим жалобу.

Фамилия, имя, отчество лица, по делу которого прислана жалоба, пишутся полностью.

В графе «Республика, край, область, город, район» указывается наименование административно-территориальной единицы, где произошло правонарушение, событие.

В последующих пяти графах отмечается общее количество не принятых к производству в данной прокуратуре жалоб по одному и тому же вопросу и направленных в подчиненные прокуратуры, в их числе приводятся первая и последняя жалобы с указанием, когда, куда и за каким номером они направлены.

Графа «Номера переписок в других подразделениях» заполняется в случаях, когда в других структурных подразделениях имеются надзорные (наблюдательные) производства, заведенные на это лицо по другим вопросам. Указываются номера всех производств.

В графе «Дата» указывается дата направления зарегистрированной жалобы в структурное подразделение или должностному лицу.

Оборотная сторона справки заполняется делопроизводителем структурного подразделения после рассмотрения жалобы прокурорским работником. Проставляется номер надзорного (наблюдательного) производства, а если производство не заведено, то указывается, когда, за каким номером, куда была направлена жалоба, и фамилия исполнителя. Заполненная справка возвращается на алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, после чего справка уничтожается.

Приложение № 28
(к пп. 2.4.2.4, 2.4.2.17)

КАРТОЧКА УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ Н/П

Итого____________________________________________единиц хранения за____г.

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК___________________________________

(наименование уполномоченного органа

исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного

дела, федерального государственного архива)

Наименование должности лиц,

в том числе членов ЦЭК или ЭК,

проводивших экспертизу и

отбор на уничтожение Подписи И.О. Фамилии

Документы в количестве __________________________________ единиц хранения

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________№ _________

документы на переработку Подпись И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены:

внесшего изменения в

учетные документы Подпись И.О. Фамилия

(наименование уполномоченного органа

исполнительной власти субъекта Российской

Федерации в области архивного дела,

федерального государственного архива)

Приложение № 49
(к п. 9.3.8)

на получение архивных материалов из архива

(наименование прокуратуры или учреждения)

Прошу выдать дело или производство №

опись № ___________порядковый номер по описи ____________

Наименование дела или производства_______________________________________

прокурора Подпись И.О. Фамилия

Председательствующий подпись И.О. Фамилия

Секретарь подпись И.О. Фамилия

Приложение № 58
(к п. 12.2.6)

1. Организационно-распорядительные и другие документы, подписанные Генеральным прокурором Российской Федерации или его заместителями (при необходимости).

2. Процессуальные акты: постановления (в том числе и постановления о возбуждении перед судом ходатайств) о производстве обыска, выемки, а также другие процессуальные документы.

3. Письма в следственные изоляторы для выполнения следственных действий, уведомления и разрешения гражданам на свидание с подследственными, заключенными под стражу.

4. Письма в следственные изоляторы о перечислении за судом обвиняемых.

5. Предписания органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, о предоставлении документов для ознакомления и проверки.

6. Справки Генеральной прокуратуры о реабилитации, признании пострадавшим(ей) от политических репрессий.

7. Запросы о выдаче, правовой помощи по уголовным делам и осуществлении уголовного преследования, а также прилагаемые к ним материалы и иные документы, направляемые в иностранные государства.

8. Материалы, направляемые в МИД России для оформлении выезда работников органов прокуратуры за границу в служебные командировки.

9. Материалы, направляемые по запросам органов ФСБ России относительно осведомленности в сведениях государственной тайны сотрудников органов и учреждений прокуратуры, оформляющих паспорта для временных выездов за границу.

10. Почетные грамоты и грамоты Генерального прокурора Российской Федерации, грамоты Генерального прокурора Российской Федерации к нагрудному знаку «Почетный работник прокуратуры Российской Федерации», удостоверения к наградам Генерального прокурора Российской Федерации.

11. Записи, внесенные в трудовую книжку работника.

12. Аттестационные и экзаменационные листы государственного гражданского служащего Российской Федерации (при присвоении классного чина).

13. Трудовые договоры (служебные контракты), заключенные с работниками органов и учреждений прокуратуры, и соглашения об изменении их условий.

14. Представления на установление пенсии за выслугу лет к трудовой пенсии по старости (инвалидности) лицу, замещавшему государственную должность федеральной государственной службы.

15. Справки о размере среднемесячного заработка федерального государственного служащего, о периодах государственной службы (работы), учитываемых при исчислении стажа государственной службы лица, замещавшего государственную должность, дающую право на пенсию за выслугу лет.

17. Отзывы на научно-исследовательские работы (диссертации).

18. Разрешения на ношение оружия, выписки из приказов о награждении оружием.

19. Акты о передаче дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации и муниципальные архивы.

20. Паспорт архива.

21. Банковские поручения, заявления на сдачу валюты, карточки с образцами подписей и оттиска печати, справки о размере заработной платы и другие.

22. Извещения о зачислении на специальный воинский учет.

24. Поручения (доверенности) на участие в судебном заседании.

Приказ Генеральной прокуратуры РФ от 29 декабря 2011 г. № 450 “О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации”

Текст приказа официально опубликован не был

С 1 января 2012 г. в органах и учреждениях прокуратуры России вводятся новые правила делопроизводства. Необходимость их разработки обусловлена выведением из структуры органов прокуратуры Следственного комитета.

В целом порядок делопроизводства остался прежним. Для автоматизации деятельности работников делопроизводственных и архивных служб используется АИС "Архивное дело".

Утверждены новые формы применяемых документов. Расширен перечень тех, что скрепляются гербовой печатью. Сюда дополнительно включены предписания органам, осуществляющим оперативно-розыскную деятельность, о предоставлении документов для ознакомления и проверки; поручения на участие в судебном заседании; записи в трудовую книжку работника; трудовые договоры; аттестационные и экзаменационные листы гражданских служащих.

Расширен перечень информации, сообщаемой по устным (телефонным) запросам граждан и организаций. Работники делопроизводственных служб могут назвать входящий регистрационный номер документа и дату его регистрации; наименование и телефон структурного подразделения, где находится на рассмотрении обращение. Также сообщаются дата направления ответа и исходящий номер документа, сведения о продлении срока рассмотрения обращения.

Новые правила не касаются работы с материалами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа.

Прежняя инструкция по делопроизводству утратила силу.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ: