Рейтинг: 4.8/5.0 (1625 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Главная | О нас | Обратная связь
Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформления. Ее решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации – ГОСТ 6.33 – 72 и ГОСТ 6.39 – 72, ГОСТ Р 6.30-03г. Они представляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создает необходимые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.
Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительное время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов
ГОСТ 6.39 – 72 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов государственного управления РФ, а также подведомственных предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к ее оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре – образце требования к бланкам документов.
Формуляр – образец документа, модель унифицированной формы документа, в котором четко определены площади для размещения различных реквизитов документа, как постоянных, так и переменных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.
Постоянный реквизит – это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.
Переменный реквизит – это реквизит документа, наносимый при составлении документа.
Под длиной реквизита понимается число знаков необходимых для его записи на документе.
Площадь унифицированной формы документа или бланка, предназначенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем документа, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изображений, является служебным полем документа.
ГОСТ 6.39 – 72 устанавливает два формата бумаги для создания документов – А4 (210х297 мм) и А5 (147-210 мм) по ГОСТ 9327 – 60 - «Бумага. Потребительские форматы». Для каждого формата устанавливаются два варианта расположения реквизитов – угловое и продольное.
Стандарт устанавливает следующие размеры полей формуляра – образца:
-нижнее – не менее 19 мм (на листе формата А4) и не менее 16 мм на листе формата А5.
Левое поле предназначено для подшива документов, правое – резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле – для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, переносе данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать документы со сроком хранения до 3-х лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, правого 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.
В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допускается располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.
На чертежах штриховыми линиями отмечены границы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных стандартом случаях, 6омера реквизитов обозначаются цифрами в кружочках.
Постановлением Госстандарта РФ от 03 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 01.07.2003 г. ГОСТ Р 6.30 – 03 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Этот ГОСТ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведение Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.
В данном ГОСТ определено 30 реквизитов:
01 -Государственный герб Российской Федерации;
02 -герб субъекта РФ;
03 –эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 –код организации;
05 –основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 –идентификационный номер налогоплательщика (код, причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
16 – гриф утверждения документа;
18 – заголовки по тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма – наименование организации, почтовый адрес, наименование адресата, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если этого требуют: назначение документа, его обработка и т.д.
Изготавливаются документы на бумаге формата А4 (219х297мм). Допускаются бланки форматов А3, А5, А6
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.
Документы, составленные от имени 2-х или более организаций оформляются без бланка.
Реквизиты документов оформляются следующим образом:
01, 02, 03 – Изображение Государственного герба РФ – помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. В этом же месте помещается герб субъекта РФ или эмблема организации (товарный знак);
04. Код организации – по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа;
05. Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)..
08. Наименование организации являющейся .автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии- полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименование организаций субъектов РФ, наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном язеке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
09. Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10 .Наименование вида документа, составленного или изданного организацией должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).
11.Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, созданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 4 июня 2004 г. следует оформлять 04.06.2004г.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 4 июня 2004 г, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например:2004.06.04.
12.Регистрационный номер документа состоят из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке, указания автором в документе.
13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например, здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и другие являются условными.
Формуляр-образец ОРД с продольным вариантом расположения реквизитов (ф. А4 –
210X297 мм)
С помощью такой конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 29, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например, приказа, будет отличаться от формуляра служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 09 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда одинаково - на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 07 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.
Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 29 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - код формы документа;
06 - наименование организации;
07 - справочные данные об организации;
08 - наименование вида документа;
09 - дата документа;
10 - регистрационный номер документа;
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12 - место составления или издания документа;
13 - гриф ограничения доступа к документу;
15 - гриф утверждения документа;
17 - заголовок к тексту документа;
18 - отметка о контроле;
19 - текст документа;
20 - отметка о наличии приложения;
22 - гриф согласования документа;
23 - визы согласования документа;
25 - отметка о заверении копии;
26 - отметка об исполнителе;
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28 - отметка о поступлении документа в организацию;
29 - идентификатор электронной копии документа. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.
Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.
При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:
0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7
5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.
Реквизиты располагаются следующим образом.
Нулевое положение табулятора:
от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения.
Первое положение табулятора:
начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).
Второе положение табулятора:
регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования.
Третье положение табулятора:
используют при составлении таблиц.
Четвертое положение табулятора:
адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).
Пятое положение табулятора:
гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); гриф ограничения доступа к документу; второй гриф согласования.
Шестое положение табулятора:
расшифровка подписи в реквизите «подпись»; расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования.
Седьмое положение табулятора:
нумерационный заголовок в таблице.
Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 17 «Заголовок к тексту», если он состоит из нескольких строк.
Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 14 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 19 «текст документа» от реквизита 21 «подпись».
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма).
Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.
К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит «дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и др.
Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, «отметка о поступлении», «идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.
Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.
При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.
При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.
Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.
При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.
При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.
Лекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации
1. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации
Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).
В состав организационно-распорядительных документов входят:
- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;
- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;
- информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.
2. Формуляр-образец
Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа. Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования. Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает:1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.
Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:
• значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;
• упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;
• облегчить поиск и обработку документов;
• повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;
• укрепить государственную дисциплину.
Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документы; адрес; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель; отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие); предупредительный знак.
3. Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа
Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части. Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д. а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.
Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное. При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.
Второй вариант – продольный, при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.
4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.
В состав УСОРД входят:
1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.
4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.
5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.
Унифицированные формы документов, входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.
Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам:
а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий
• документация по созданию организации, предприятия;
•документация по реорганизации организации, предприятия;
• документация по ликвидации организации, предприятия;
•документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;
•документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
•документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
•документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий
•документация по приёму на работу;
•документация по переводу (перемещению) на другую работу;
•документация по увольнению с работы;
•документация по оформлению отпусков;
•документация по оформлению поощрений;
•документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн. БелНИИДАД, 2000. – 87 с.
Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:
•подсистем;
•видов документов.
Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.
Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.
Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. – Мн. БелНИИДАД,2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов). Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.
Альбом состоит из следующих разделов:
•распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;
•организационные документы (положение, инструкция, правила);
•справочно-информационные документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);
•документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).
Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.
Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.
Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом — ГОСТом.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак …
(знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый);
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 -оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.
Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.
На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части:
Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).
Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.
Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.
Формуляр-образец – модель построения документов, на которой реквизиты расположены в определенной последовательности. Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты. Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.
Осн. форматы бланков – А4, А5.Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов.
Виды служебных бланков:
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты адресных данных организаций-получателей писем.
Бланк конкретного вида документа применяются, если в организации применяется большое количество документов конкретного вида.
(106) 2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организацнонно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции
ДОУ – отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование, организацию работы с документами и систематизацию их архивного хранения.
Любое управленческое решение сопровождается составлением документа. Аппарат управления реализует свои функции посредством организационно-распорядительных документов. При этом документ выступает результатом отражения фактов, событий, явлений мыслительной деятельности человека. Процесс управления включает след. осн. документируемые операции: сбор и обработка документной инфо, подготовка решения, принятие и документирование этого решения, доведение решения до исполнителя, исполнение решения, контроль исполнения, передача инфо по вертикальным и горизонтальным связям, хранение и поиск инфо. Качество инфо определяет качество управления.
ДОУ включает след.осн. процессы: фиксация управляющих воздействий или данных по состоянию дел в организации на офиц. носителях, своевременное предоставление инфо в офиц. порядке руководству, оперативное и долговременное хранение документов.
Значение ДОУ: правильная организация работы с документами снижает время необходимое для поиска инфо, повышает точность и своевременность инфо, устраняет её избыточность.
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимоувязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяют на: управленческие, научные, технические, технологические, производственные и т.д.
Основные управленческие функции (организация, планирование, регулирование, координация, контроль) реализуются с помощью следующих систем: система организационно-правовой документации, система плановой документации, система распорядительной документации, система договорной документации, система отчетной документации.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) включает следующие системы документации:
1. Система организационно-правовой документации (учредительный договор, устав, положение об учреждении, положение о структурном подразделении, штатное расписание, должностная инструкция, регламент, инструкция);
2. Система распорядительной документации (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);
3. Система информационно-справочной документации (справка, протокол заседания, акт, докладная, служебная, объяснительная записки, служебное письмо, электронное сообщение, телеграмма, (телетайпограмма), телекс, факсограмма (телефакс, факс), телефонограмма, предложение, представление, заключение, отзыв, сводка, перечень, список).
Система организационно-правовой документации. Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. В составе организационной функции выделяются подфункции:
1. Создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
2. Регистрация организации;
3. Установление ее структуры;
4. Определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС);
5. Регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
6. Формирование коллегиальных и совещательных органов управления;
7. Регламентация деятельности аппарата управления;
8. Лицензирование деятельности в необходимых случаях;
9. Установление режима работы и системы охраны;
10. Организация труда работников и оценка труда работников;
11. Реорганизация предприятия;
12. Ликвидация организации и некоторые другие виды работ.
Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах. Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, которые содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, а также функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность и др.
Организационно-правовые документы основаны на нормах административного права и обязательны для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом) или руководителем структурного подразделения.
По сроку действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют до их отмены или утверждения новых (кроме штатного расписания, которое утверждается ежегодно).
По системе управления организационно-правовые документы движутся сверху вниз .
В особую подгруппу из организационно-правовых документов выделяют учредительные документы (учредительный договор и устав организации):
Учредительный договор – документ, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица и выхода учредителей из его состава.
Устав – правовой акт, определяющий статус, организацию, структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса РФ.
Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность и порядок деятельности. На основании положений действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. Это органы власти и управления.
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Инструкция – правовой акт, содержащий правила, с помощью которых регулируют организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специализированные стороны деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц.
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Система распорядительной документации. Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.
Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно- распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы.
Назначение распорядительной документации
— регулировать и координировать деятельность, которая позволит органу управления:
— обеспечить реализацию поставленных перед ним задач;
— получить максимальный эффект от своей деятельности.
В распорядительных документах фиксируются решения, которые отражают:
1. совершенствование организационной структуры учреждения;
2. определение и способы осуществления основной или производственной деятельности;
3. обеспечение организации финансовыми, трудовыми и информационными ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, которые идут сверху вниз по системе управления. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам, в них содержатся основные властные предписания субъектов управления.
По сфере действия распорядительные документы делят на:
— правовые акты федерального уровня,
— правовые акты действующие на уровне субъектов РФ,
— правовые акты организаций, учреждений и предприятий.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и решений вышестоящих органов, а также ранее принятых решений данной организации;
2. Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
Все распорядительные документы делят на две группы:
─ документы, создаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
─ документы единоличного принятия решения (приказы, распоряжения, указания).
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, которые стоят перед этими органами и для установления стабильных норм и правил.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организации в целях разрешения наиболее важных вопросов деятельности этой организации.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих пред организацией. Он может касаться широкого круга организаций и лиц.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организаций, действующими на основе единоначалия, для разрешения оперативных вопросов. Этот документ имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями. Он издается по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.
Навигация по записям
