Глава 2

Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Различают следующие основные потоки документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, который должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

Для рационального обеспечения документооборота непрерывным потоком и без задержек необходимо добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Для этого на предприятии:

1) проектируют маршруты прохождения документы;

2) устанавливают конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя;

3) контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.

В документообороте выделяют следующие группы документов:

• предложения, заявления и жалобы граждан;

• документы, адресованные на имя руководства;

• документы, адресованные структурным подразделениям.

В систему документооборот входит понятие «маршрут документа».

Маршрут документа – это перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

1) дата поступления документа;

2) срок исполнения в днях;

3) дата фактического исполнения;

4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);

5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);

6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

8) примечание (многострочный текст);

9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Регистрация документа – это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

Цель регистрации – придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз – поступающие в день поступления, а создаваемые – в день подписания или утверждения.

• подтвердить факт получения или отправки документа;

• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

• вести контроль исполнения документа;

• дать качественные и количественные характеристики документов.

Карточная система регистрации документов

Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

При карточной системе регистрации ведут две картотеки:

1) сроковая контрольная картотека;

2) справочная картотека.

Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:

1) передача документа руководителю;

2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.

Журнальная система регистрации документа

Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.

Журналы оформляются следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;

2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.

Журнал регистрации входящих документовЖурнал регистрации исходящих и внутренних документов

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.

В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

2.2. Работа с входящими документами

Входящие документы – это документы, которые поступают в организацию (на предприятие) из других организаций по разным каналам связи.

Организацию работы с входящими документами можно представить в виде последовательной цепочки.

• Нельзя вскрывать конверты с надписью «лично».

• Составьте акт, если текст документа поврежден или отсутствуют приложения.

• Отправьте один экземпляр акта вместе с полученными документами адресату.

• Перешлите по нужному адресу ошибочно доставленную корреспонденцию.

• Заказные письма принимаются под расписку.

• Проставьте время получения на документе, который имеет надпись «срочно».

Примерные формы для работы с входящими документамиФорма журнала учета входящих документовФорма журнала учета резолюций

2.3. Работа с исходящими и внутренними документами

Исходящие документы – это документы, которые созданы в данной организации и отправляемые за пределы организации (предприятия) в другие учреждения или ответы частным лицам, приславшим обращение.

Этапы работы с исходящими документами предприятия выглядят следующим образом:

• Правильность оформления документов (наличие подписи, даты, индекса, отметку о категории отправления.

• Правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправляется по факсу.

• Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

• Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день.

• Телеграммы отправляются немедленно.

• Исходящие документы печатаются в двух экземплярах.

• Если документ подлежит возврату, поставьте штамп или сделайте пометку «Подлежит возврату» и отметьте в регистрационной картотеке или журнале.

Примерные формы для работы с исходящими документамиЗаписи на исполнительном документеРасчет рассылкиФорма журнала учета исходящих документов

Внутренние документы – это документы, которые готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации (предприятия), в соответствии с внутренними правилами разработки документов.

К внутренним документам относятся: заявления, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Организация работы с внутренними документами выглядит следующим образом.

2.4. Хранение, списание и уничтожение документов

Все документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, т. к. для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Поиск нужного ценного документа в большом количестве бумаг будет затруднен. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах документооборот и формы его организации каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.

Росархивом 6 октября 2000 года был утвержден «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (с изм. и доп. от 27 октября 2003 г.).

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.). Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников на копии, сведения о проверке наличия и состоянии дела, отметки о выдаче дела для использования и др.) отражаются в заверительной надписи.

Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Уточняются наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело, заголовок дела (тома, части), крайние даты документов дела, количество листов в деле.

Подшивка или переплет дела. Документы постоянного срока хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку, требования к которой определены ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования». Если у организации есть возможность, она может осуществить переплет дела. Все это осуществляется таким образом, чтобы обеспечить возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках). Как правило, вариант упаковки документов, поступающих на хранение, определяется тем носителем, на котором они созданы. Для документов, оформляемых на бумаге стандартных форматов (так оформляются в большинстве случаев документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения), – это твердая картонная обложка или особая папка.

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

• обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

• подготовить полностью дела к архивному хранению, т. к. архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Документы предприятия (организации) по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному) хранению.

Во время текущего хранения дела могут выдаваться для временной работы как сотрудникам предприятия (организации), так и сторонним организациям. Сотрудникам предприятия (организации) дела выдаются по указанию руководителя подразделения, где хранятся дела на срок не более 1 месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия – владельца документов.

Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий. Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.) и постоянно поддерживается необходимый температурно-влажностный режим.

Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).

Шкафы и сейфы должны иметь на дверцах сведения об ответственном за хранение документов, а также замки и приспособления для опечатывания.

Ключи от шкафов должны храниться у ответственного лица, а по окончании рабочего времени сдаваться дежурному сотруднику охраны под роспись.

Внутри шкафов должны иметься регулярно обновляемые описи хранящихся дел.

Для оформления дел используются скоросшиватели (папки-файлы), представляющие собой обложки из твердого материала (с полиэтиленовыми вкладками для документов).

Размеры одной стороны обложки должны на 0,3–0,5 см превышать размеры листа формата А4, с тем чтобы предохранить подшитые документы от механических повреждений (обычно 215 х 300 мм). В один скоросшиватель (том), как правило, не подшивается более 250 листов, при этом толщина тома не должна превышать 4 см.

Ведение дел предполагает, помимо регулярной подшивки документов, и составление (заполнение) описи на них. Такая опись ведется в каждом томе каждого дела.

Запись о вновь подшитом в дело документе делается после того, как пронумерованы в соответствии с внутренней порядковой нумерацией тома его страницы.

Документы предприятия состоят на текущем хранении в течение двух лет.

Порядок уничтожения или списания документов.

Один раз в год, в период, когда истекают сроки хранения у наибольшего числа документов, состоящих на хранении, они подвергают проверке.

С этой целью формируется комиссия в составе председателя и двух-четырех членов. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором перечисляются все проверенные и отобранные для уничтожения документы.

• Только после передачи документов в архив предприятия (организации) разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

• Запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если истек срок хранения.

• Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин в присутствии не менее чем двух работников организации.

В том случае, если дело или какой-либо документ уничтожается не в полном объеме или продлеваются сроки его хранения, в акте об этом делается соответствующее примечание. На основании письменного распоряжения руководителя предприятия комиссия:

1) осуществляет полистную проверку материалов, отобранных для уничтожения;

2) вносит учетные данные о материалах, признанных ненужными и сроки которых истекли, в акт (указываются полное фактическое наименование документа, количество страниц, в том числе для приложений к нему, гриф документа);

3) сосредоточивает отобранные для уничтожения документы в определенном месте (в отдельном помещении, шкафу, сейфе или отдельной его секции);

4) по завершении отбора еще раз сверяет учетные данные и после доклада руководителю кадровой службы передает документы на уничтожение (методом сжигания или промышленной переработки).

Члены комиссии, присутствующие при уничтожении документов, фиксируют уничтожение каждого из них.

Уничтожению подлежит не только оригинал, но и все копии, сделанные когда-либо с данного документа и состоящие на хранении.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт, в котором последовательно перечисляют списанные документы.

На основании «Перечня документов, подлежащих хранению», инв. 102, утвержденного приказом генерального директора ЗАО «Бизнесконсалт» от 12.01.2003 № 3, экспертной комиссией общества отобраны к уничтожению как не имеющие практического значения и научно-исторической ценности документы:

Итого двадцать семь дел (документов).

Описи дел за ___________годы утверждены руководителем предприятия.

Образец оформления входящего документа

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момента создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом. Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем.

- Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.

- Путь движения документа должен быть кратчайшим.

- Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.

- Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Из рис. 1.14 видно, что «дорога», по которой движется документ, должна быть без ответвлений и возвратных петель.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирую­щих в организации.

Поток поступающих документов (входящая документация) — внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы и т.д.

Поток отправляемых документов (исходящая документация) — документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.

Поток внутренних документов (внутренняя документация) — документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.

Входящие документы могут поступать в организацию разными путями: по почте, с курьером, прибывшим из другой организации, от сотрудников, доставивших корреспонденцию из других мест, по электронной почте и т. п. Очень важно, чтобы документ, доставленный в организацию, был зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов производится в следующей последовательности.

1. Прием и первичная обработка входящей документации, которая заключается в проверке целостности упаковки и правильности доставки.

2. Вскрытие упаковки, производящееся всегда, за исключением писем работникам фирмы с пометкой «Лично». Такие письма передаются адресату без вскрытия. После вскрытия конверта необходимо проверить правильность адресации вложенного документа, количество листов и наличие приложений. При отсутствии некоторых составных частей документа адресат ставится в известность, а в самом документе и в журнале регистрации в графе «Примечание» делается соответствующая запись. Если входящий документ оформлен по всем правилам, то упаковку выбрасывают. Упаковка не уничтожается, если в документе отсутствует обратный адрес, не проставлена дата, если полученный документ имеет пометку «Лично», а на упаковке такой пометки не было.

3. Простановка отметки о поступлении документа в организацию (реквизит 28) проводится во время вскрытия конверта и проверки вложений. Отметка о поступлении выполняется специальным автонумератором, на котором нанесено наименование организации и предусмотрена возможность смены даты. Автонумератор автоматически присваивает документу порядковый номер.

Сквозная нумерация всех входящих документов ведется в течение некоторого временного периода, например, в течение календарного года. При отсутствии автонумератора отметка о поступлении производится вручную. При простановке отметки о поступлении производится разделение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Существует ряд документов, не подлежащих регистрации, например:

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

- документы с пометкой "Лично".

Этот перечень может быть конкретизирован с учетом специфики предприятия.

4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. Как правило, все входящие документы адресованы руководителю. Однако это не значит, что все документы надо предоставлять ему на рассмотрение. При хорошей организации распределения поручений между сотрудниками предприятия по содержимому документа можно определить, кто должен исполнить этот документ. Поэтому на предприятии должен быть опытный сотрудник, хорошо знакомый со структурой предприятия, который проводит предварительное рассмотрение входящих документов, чтобы определить исполнителей. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение только самые важные документы. Обычно их перечень определяется руководителем. Работой по предварительному рассмотрению документов, как правило, занимается секретарь-референт. При большом документопотоке это может быть специальная служба документационного обеспечения. Чем меньше входящих документов проходит через руководителя, тем лучше организована работа на предприятии.

На документах, сразу передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу проставляется условное название подразделения, а также инициалы и фамилия руководителя. Эта запись обводится овальной рамкой, чтобы ее можно было отличить от других пометок, например, ОМТС (отдел материально-технического снабжения) — И. А. Крылову. Передавая документы без рассмотрения руководителя, секретарь-референт сам определяет исполнителя и сроки исполнения, которые заносятся в регистрационный журнал.

При отборе документов к рассмотрению руководителем секретарь также определяет, какие дополнительные документы могут понадобиться для рассмотрения вопроса: материалы предварительной переписки, нормативные акты, ранее изданные приказы. Руководитель определяет исполнителей и сроки исполнения.

5. Регистрация документов проводится после предварительного рассмотрения в специальном журнале регистрации. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям под расписку.

6. Дальнейший этап документооборота — контроль за исполнением. В обязанности секретаря входит напоминание о сроках исполнения, решение вопроса о продлении сроков. Документ находится у исполнителя до окончательного рассмотрения вопроса.

7. После исполнения документа он возвращается секретарю для подшивки в дело. Секретарь делает отметку об исполнении документа и подшивает его в дело.

Исходящие и внутренние документы изготавливаются в организации. Движение этих документов включает следующие этапы.

1. Составление проекта документа. Проект готовит исполнитель, назначенный руководителем. В проекте в основном отражается содержательная часть документа

2. Согласование проекта: заключается в консультациях со специалистами и другими соисполнителями, которые, в будущем, будут обязаны завизировать документ. Это наиболее важный и длительный этап, поэтому важно построить работу так, чтобы не получился «бег по замкнутому кругу».

3. Оформление документа. Оформление может выполнить либо непосредственно исполнитель, либо секретарь — по указанию руководителя. Оформление заключается в изготовлении документа со всеми необходимыми реквизитами. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах: первый отправляется по назначению, второй — для подшивки в дело.

4. Визирование документа.

5. Подписание руководителем. Документ представляется руководителю на подпись вместе с сопровождающими документами, которые послужили основой для составления проекта. Это позволяет быстро проследить причины и правильность работы. Руководитель может внести изменения в документ и направить его на доработку.

6. Регистрация документа: заключается в присвоении регистрационного номера, указании его на документе и записи данных о документе в журнале регистрации исходящих (или внутренних) документов. Регистрационный номер указывается на обоих экземплярах документа.

Указанные этапы документооборота одинаковы и для внутренних, и для исходя­щих документов. Дальнейшие действия несколько различны. Исходящие документы подлежат отправке. Действия по отправке документов:

- проверка наличия всех листов и приложений;

- вкладывание в конверт;

- написание адреса отправителя (в организации может быть либо специальный штамп с адресом, либо фирменные конверты с адресом, указанным типографским способом, либо обеспечена возможность печати адреса с использованием средств оргтехники);

- сортировка почты по адресатам;

- доставка на почту или непосредственно получателю.

Второй экземпляр исходящего документа подшивается в дело. Внутренние документы подлежат исполнению. Как и в случае с входящими документами, необходимо выполнить следующие действия:

- обеспечение контроля за исполнением документа;

- подшивка исполненного документа в дело.

Для обеспечения учета, поиска и контроля исполнения документов в организации должна существовать налаженная система регистрации документов. Регистрация — это фиксация факта создания или получения документа в журнале регистрации. На каждом предприятии должны быть журналы регистрации:

- документов, имеющих гриф КГ (коммерческая тайна) или "Конфиденциально".

Формы заполнения журналов определяются действующими стандартами. При небольшом документообороте внутри предприятия и четком исполнении поручений сотрудниками регистрация внутренних документов не обязательна. Учетной формой таких документов может быть папка, в которую подшит документ. Одним из важных признаков документа является его регистрационный номер. Порядок формирования регистрационных номеров каждой группы документов устанавливается на конкретном предприятии, однако имеет некоторые стан­дартные правила.

Наиболее часто регистрационный номер документа состоит из порядкового номера по журналу регистрации и номера дела, где хранится документ, отделенного наклонной чертой, например: 51/01-04. Учитывая то, что номер дела, как правило, содержит в себе информацию и о назначении документа, и о структурном подразделении, можно сказать, что такой регистрационный номер достаточно информативен. Коммерческие контракты являются двусторонним документом, поэтому регистрационный номер этих документов складывается из их порядковых номеров, присвоенных им каждой стороной, и иногда также года заключения контракта: 21/42-2001.

Еще раз следует упомянуть, что регистрационный номер имеют все документы, независимо от того, подлежат ли они дополнительной регистрации в журнале или нет.

В журнале регистрации должны быть отражены некоторые сведения о документе, представленные в отдельных графах (столбцах). Руководитель учреждения или работники документационной службы могут установить состав регистрационных граф. В табл. 1.2 приведен состав справочных данных о документе, которые могут быть отражены в журналах регистрации и даны указания по их заполнению.

Состав справочных данных о документе в Журнале регистрации

Из примера видно, что некоторые сведения о документе могут быть помещены в одну графу, некоторые вообще могут отсутствовать.

Если учет ведется в форме журнала, необходимо предусмотреть достаточную ширину граф, чтобы информация четко просматривалась. Иногда для этого может понадобиться двойной разворот формата А4.

Учет документов может вестись в форме картотеки. В этом случае на каждый документ заводится отдельная карточка с утвержденной формой заполнения, в которую вносятся данные.

Карточки можно группировать по различным признакам. Например, карточки исполненных документов можно размещать по возрастанию порядковых номеров; карточки документов, находящихся на контроле, — по срокам исполнения; отдельно выделять карточки не исполненных в срок документов. Журнал регистрации или картотеку можно считать начальным этапом проведения контроля исполнения поручений.

Основная цель контроля — обеспечение своевременного исполнения документов и других поручений руководителя. Для этого, как уже было сказано, формируется контрольная картотека. Она может содержать не только регистрационные карточки документов, но и карточки контроля устных поручений руководителя и других форм поручений. Наиболее удобно такую картотеку формировать в порядке возрастания сроков исполнения. Для поручений с длительным сроком исполнения должны быть определены сроки промежуточного контроля, которые также отмечают в регистрационной карточке.

Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела.

Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку.

Дело представляет собой папку-скоросшиватель, картотеку, журнал, в которых размещена отдельная группа документов. Внутри дела документы должны быть расположены в некотором порядке, например:

- в хронологической последовательности, по мере их появления;

- в логической последовательности;

- в алфавитном порядке.

Группирование производится по наиболее важным признакам, отражающим со­став и содержание документов. Каждое дело содержит не более 200-250 листов. В практике делопроизводства существуют устоявшиеся правила группирования документов в дела. Эти правила называют признаками заведения дел. Перечислим наиболее известные признаки объединения документов:

- по названиям (справки, приказы и т. д.);

- за определенный период (например, за три последних месяца);

- по территориальному признаку (переписка с предприятиями, находящимися в Приморском крае);

- по одному вопросу;

- одного автора (организации);

- по грифу ограничения доступа.

Помимо этого, дела должны содержать документы с единым сроком хранения. Дела по определенным направлениям работы предприятия в течение некоторого установленного периода могут храниться в структурном подразделении, занимающемся соответствующим направлением работы, а по окончании этого срока передаются на хранение в архив.

Группировка документов в дела производится с помощью номенклатуры дел. Номенклатура дел — систематизированный список дел, журналов, книг, картотек, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Составление номенклатуры дел обязательно для всех государственных учреждений, а для предприятий другой формы управления — по усмотрению руководства.

Номенклатура составляется с момента регистрации предприятия, утверждается руководителем и уточняется по мере расширения направлений деятельности предприятия. В начале каждого года вводится в действие номенклатура на новый делопроизводственный год.

В течение календарного года могут появиться новые группы документов, для которых будут сформированы новые дела. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается запись о количестве заведенных дел (томов).

В зависимости от размера предприятия, его структуры и объема документации ответственность за составление и обновление номенклатуры дел возлагается на канцелярию или секретаря.

Номенклатура дел состоит из разделов (заголовков), которые отражают основные участки деятельности предприятия. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы (приказы, протоколы), затем — переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы регистрации.

Рассмотрим пример номенклатуры дел малого предприятия, занимающегося сборкой и продажей компьютеров и оргтехники. В номенклатуру дел такого уч­реждения могут входить следующие разделы:

- Документы по личному составу.

Примерный перечень дел, относящихся к этим разделам, их маркировка и услов­ные сокращения представлены ниже.

01 Администрация (АДМ):

01-03 программа развития;

01-04 приказы директора по основной деятельности;

01-05 коллективные договоры;

01-06 правила внутреннего распорядка;

01-07 должностные инструкции;

01-08 приемо-сдаточные акты;

01-09 журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции;

01-10 личные дела сотрудников;

01-11 инвентарные описи;

02 Технический отдел (ТЕХ):

02-01 договоры о поставках комплектующих;

02-03 техническая документация;

02-04 инструкции по технике безопасности, пожаробезопасности;

03 Документы по личному составу (ЛС):

03-01 приказы по личному составу (отпуска, командировки, поощрения, взыскания);

03-02 личные дела работников;

03-03 трудовые книжки;

03-04 документы о повышении квалификации работников;

03-05 трудовые договоры с сотрудниками (контракты).

04 Бухгалтерия (БУХ):

04-01 лицевые счета по начислению зарплаты;

04-02 хозяйственные договора;

04-03 финансово-бухгалтерская отчетность;

04-04 отчетность по финансированию учреждения;

04-05 тарификационные списки;

04-06 табели рабочего времени;

04-07 акты инвентаризации;

04-08 акты списания.

05 Торговый отдел (ТОРГ):

05-02 договоры купли-продажи;

05-03 гарантийные обязательства.

06-01 приходные ордера;

06-02 накладные на отпуск товара.

При определении срока хранения учитываются требования действующих нормативно-методических документов.

Номенклатура является основой для образования регистрационного номера документа и для определения дела, в котором будет храниться документ.

Формирование дел производится по заранее разработанной номенклатуре. При формировании дел надо соблюдать следующие требования:

- документ должен храниться только в одном деле и в единственном экземпляре;

- в дела помещаются документы, работа по которым уже проведена;

- документы разных сроков хранения размещаются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- документы в деле располагаются в хронологической последовательности (в прямом или обратном порядке) или в порядке возрастания их номеров.

Папка-дело должна иметь оформленную обложку. Форма обложки дела приведена ниже.