Формирование личного дела

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера.

Внимание! У вас установлена устаревшая версия браузера: Opera 10.5.

Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта.
Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров.

Что же делать?
Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации
скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров:

ПЛИИИЗЗЗЗ…. Помогите… Понимаю, что для опытных работников вопрос очень глупый, но мне не хватает опыта. Так как не хватает работников в связи с кризисом, пришлось заниматься отделом кадров. Подскажите пожалуйста, как что входит в личное дело. (кроме личныго листка и дополнения к нему. )
По-мойму все документы на руках, но не знаю, как его сформировать правильно в описи личного дела. И важен ли порядок формирования дел…

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
26 марта 2004 г. N 2

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Глава 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
2. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.
3. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).
4. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Глава 2
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

5. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
6. При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
7. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:
декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года "О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией" (Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г. N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);
контракт (государственных служащих);
справка-объективка;
анкета;
копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей);
копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);
копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;
договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).
8. В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:
характеристики и аттестационные листы;
списки научных трудов и изобретений;
заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;
копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;
иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.
По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.
В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.
9. В личное дело не включаются:
копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Глава 3
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
ЛИЧНОГО ДЕЛА

10. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 1. Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе "Примечание".
11. Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 2.
Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.
При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования:
на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер "да", "нет";
не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: "не имею", "не участвовал" и т.п.;
фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например: Сидорский Олег Николаевич;
в графе "Дата рождения" арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например: 15.08.1962;
место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.;
в графе "Гражданство" указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);
в графе "Образование" указывается: "общее среднее", "профессионально-техническое", "среднее специальное", "высшее";
если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;
наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;
в графе "Какие имеете труды и изобретения" перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: "Список научных трудов (изобретений) прилагается";
в графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности;
в графе "Семейное положение" указываются данные на момент заполнения личного листка: "холост (не замужем)", "женат (замужем)", "разведен (разведена)", "вдовец (вдова)", после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).
Например:
женат:
жена - Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р.,
сын - Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р.,
дочь - Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р.,
мать - Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;
в графе "Место жительства" указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон.
На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.
Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.
12. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.
Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).
13. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров. Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 3.
14. Автобиография - документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения:
фамилия, имя, отчество;
дата и место рождения;
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
трудовая деятельность;
профессия;
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).
Автобиография подписывается составителем с указанием даты.
15. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.
16. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата A4 или трафаретном бланке.
В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
17. Характеристика - официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:
название вида документа (характеристика);
имя, отчество, фамилия характеризуемого;
текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя - руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

Глава 4
УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

18. Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.
19. Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.
20. Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5.
При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.
21. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя организации.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.
22. Руководитель организации приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.
При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации.
23. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.
24. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Инструкции о порядке формирования ведения и хранения личных дел работников

ВЫДЕРЖКИ ИЗ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ФОРМИРО-ВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее - Инструкция) устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам).

Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: декларация о доходах; обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, контракт; справка-объективка; анкета; копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; договор о материальной ответственности; направление на работу.

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Отдел кадров

Личные дела работников: комментарий к инструкции о порядке формирования,ведения и хранения личных дел работников

Необходимость ведения личных дел и состав документов

Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 утверждена Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее – Инструкция). Инструкция согласована с Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, прошла юридическую экспертизу в Министерстве юстиции Республики Беларусь и зарегистрирована в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь (07.04.2004 № 8/10795), что делает ее положения обязательными для исполнения в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (далее – организации).

В соответствии с п. 2 Инструкции личное дело – это совокупность документов,содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Сразу отметим, что кроме работников личные дела ведутся на учащихся средних, средних специальных и высших учебных заведений. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования регулируется специальными актами Министерства образования Республики Беларусь, что обусловлено спецификой состава документов, включаемых в эти личные делСм. например, Инструкцию о ведении личных дел учащихся в средних специальных учебных заведениях, утвержденную приказом Министра образования Республики Беларусь от 2 марта 1994 г. № 59.

До утверждения Инструкции в Республике Беларусь отсутствовал нормативный правовой акт, комплексно регулирующий вопросы работы с личными делами в организациях. Некоторые аспекты этой работы нашли отражение в ряде нормативных правовых актов, однако все они весьма разрозненны и бессистемны. Наиболее полные сведения о личных делах и порядке работы с ними содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее – Примерная инструкция по делопроизводству). В п. 6.3 разд. 6 «Формирование дел» Примерной инструкции по делопроизводству один абзац посвящен составу документов личного дела и порядку их размещения в деле. Практически дословно соответствующие нормы повторены в разд. 3 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее – Основные правила работы архивов организаций). Вместе с тем, практика применения норм, изложенных в соответствующих нормативных документах, показала, что они требуют некоторой корректировки.

Кроме того, нерешенным оставался целый ряд других вопросов, связанных с составом документов, включаемых в личные дела, организацией их оперативного хранения и учета, передачей на хранение в архив и т.д. Например, в ст. 1 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции Закона от 6 января 1999 г. № 236-З) содержится определение понятия «документы по личному составу». Документы пор личному составу – документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, включаемые в состав личного дела. В то же время иные акты законодательства, а также практика ведения личных дел свидетельствовали, что не все из перечисленных в ст. 1 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документов по личному составу подлежат включению в личные дела. Длительное время не закрепленной на уровне акта законодательства оставалась также широко распространенная в организациях практика составления отдельных описей на личные дела уволенных работников. Принятие Инструкции позволило ликвидировать указанные белые пятна, снять коллизии между нормативными правовыми актами.

При анализе Инструкции прежде всего следует обратить внимание на то, что в ней впервые нормативно определен круг работников, на которых необходимо вести личные дела. До этого лишь в ст. 14 Закона Республики Беларусь от 14 июня 2003 г. № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» было определено, что личные дела в обязательном порядке должнывестись на государственных служащих.Частью 2 п. 2 Инструкцииустановлено, что личныедела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственныхслужащих, а также других работников в случаях, определенных законодательствомРеспублики Беларусь.

Фактически данная норма закрепила сложившийся порядок, при котором ведение личных дел предусмотрено на всех работников организации, кроме рабочих. Во времена существования СССР считалось, что личные дела должны вестись на административно-управленческий персонал, инженерно-технических работников, материально ответственных лиц. Соответствующий подход обусловлен рядом факторов, прежде всего высокой текучестью кадров среди рабочих, что делает ведение личных дел на них крайне трудоемким процессом.

В этой связи нельзя не обратить внимание на то, что среди категорий работников, на которых ведение личных дел является обязательным, отсутствуют материально ответственные лица. Ведение личных дел на материально ответственных лиц достаточно прочно закрепилось в практике, что нашло отражение в различных публикациях белорусских и российских авторов, а также специальных изданиях, посвященных кадровому делопроизводству, в том числе личным деламСм. например, Рекомендации по формированию, ведению, учету и хранению личных дел работников в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Мн. 2001. С. 7; Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М. 1995. С. 85; Капмоле Н.А. Состав и оформление документов личного дела // Архивы и делопроизводство. 2002. № 2. С. 2728.– Однако при разработке Инструкции было учтено, что «материально ответственные лица» – достаточно широкое понятие, под которое попадают различные категории работников. К материально ответственным лицам относятся как работники на должностях руководителей и специалистов (директор, бухгалтер и т.п.), так и рабочие (сторож, санитар, медсестра и т.п.). Поэтому при определении в организации конкретного перечня работников, на которых должны вестись личные дела, следует руководствоваться, прежде всего, их принадлежностью к категории руководителей и специалистов. В случае, если материально ответственное лицо занимает должность, относящуюся к данной группе, ведение личного дела на него становится обязательным.

Согласно пп. 3 и 4 Инструкции формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (при ее отсутствии в качестве самостоятельной структурной единицы – специалист по кадрам), а контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на руководителя организации. Последняя норма вытекает непосредственно из ст. 25 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», согласно которой государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению, а их руководители несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Кроме того, следует помнить, что личное дело содержит документы по личному составу, которые впоследствии могут быть использованы для удовлетворения законных прав и интересов граждан, в первую очередь, на социальное обеспечение.

Согласно Инструкции в организации работы с личными делами выделяется триосновных блока:

1. Формирование личного дела.

2. Ведение личного дела.

3. Учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного делауволенного работника к передаче в архив организации.

В соответствии с п. 5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) с ним и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку (папку), однако само дело по установленным правилам не оформляется. Лишь после издания распорядительного документа о приеме (назначении) собранные документы располагаются в деле в последовательности, установленнойп. 6 Инструкции:

внутренняя опись документов личного дела;

дополнение к личному листку по учету кадров;

личный листок по учету кадров;

копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него вустановленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности ихвозникновения. Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности наниматель может потребовать от претендента на должность сначала копии документов об образовании, затем претендентом на работу будет заполнен личный листок по учету кадров, затем им будут написаны заявление о приеме на работу, автобиография, и лишь после этого работником кадровой службы будут заполнены внутренняя опись и дополнение к личному листку. Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке.

Необходимость включения перечисленных выше документов в состав личного дела определена многолетней практикой ведения личных дел и, как правило, не вызывает сомнений. Личный листок по учету кадров и дополнение к немФормы личного листка и дополнения к личному листку, утвержденные в качестве приложений к Инструкции, разработаны на основе унифицированных форм, включенных в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству республики Беларусь 28 декабря 1999 г. копии документов об образовании, заявление и приказ о приеме на работу – традиционные документы личного дела, без которых информационная емкость последнего сводится к минимуму, теряется сам смысл ведения личного дела как такового. Составление внутренней описи документов личного дела определяется требованиями, предъявляемыми к оформлению дел при подготовке их к передаче в архив, в частности подп. 5.1.20 Основных правил работы архивов организациСпецифика оформления личных дел заключается в том, что внутренняя опись заполняется по мере включения документов в состав личного дела, а не после прекращения его ведения при подготовке к передаче в архив организации.

Вместе с тем, до последнего времени достаточно много споров вызывала необходимость составления и включения в личное дело автобиографии. Как документ личного дела, автобиография упоминается в соответствующих разделах Примерной инструкции по делопроизводству и Основных правилах работы архивов организаций. Однако и Примерная инструкция по делопроизводству, и Основные правила работы архивов организаций определили лишь порядок расположения документов в личном деле, не закрепляя нормативно обязательность составления этих документов, в том числе и автобиографии. Кроме того, в числе аргументов против включения автобиографии в состав личного дела обычно приводилась ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь, согласно которой среди документов, в обязательном порядке предъявляемых при заключении трудового договора, автобиография отсутствуеСогласно ст. 26 ТК при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин предъявить нанимателю следующие документы: 1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу); 2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей; 3) диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы; 4) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством; 5) заключение медико-реабилитационной экспертной комиссии (МРЭК) о состоянии здоровья (для инвалидов); 6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинское заключение о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Однако из норм ст. 26 ТК прямо не следует, что автобиография как вид документа не должна составляться вовсе. Более того, необходимость составления автобиографии предусмотрена некоторыми нормативными правовыми актами, например, регулирующими вопросы защиты государственных секретоСм. например, постановление Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам». В соответствии с п. 8 Положения физическое лицо представляет в кадровое подразделение юридического лица автобиографию согласно установленной форме. Принятие Закона «О государственной службе в Республике Беларусь» окончательно узаконило необходимость составления автобиографии, а также определило ее обязательное наличие в составе личного дела. Согласно ст. 14 Закона «О государственной службе в Республике Беларусь» сведения о прохождении государственной службы отражаются в личном деле государственного служащего, которое содержит анкетные и автобиографические данные. По принципу аналогии права необходимость включения автобиографии в состав личного дела была закреплена и в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

Таким образом, автобиография в обязательном порядке должна составляться теми работниками, на которых ведение личных дел предусмотрено нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в нихдополнительно включаются следующие документы:

декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством);

контракт (для государственных служащих);

копия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещении вакантных должностей);

копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом);

копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации;

договор о материальной ответственности (для материально-ответственных лиц);

направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.).

Необходимость включения в личное дело декларации о доходах и обязательства овыполнении мер по предупреждению коррупции определена соответствующими законодательными актами Республики Беларусь: ст. 25 Закона «О Государственной службе в Республике Беларусь» и ст. 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 г. № 47-3 «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией». Соответствующие документы представляются и подписываются, главным образом, государственными служащими (лицами, уполномоченными на выполнение государственных функций), в личные дела которых и помещаются.

Несколько иначе обстоит дело с контрактами государственных служащих. Согласно п. 7 Инструкции контракты с государственными служащими в обязательном порядке подлежат включению в состав личных дел. Эта норма фактически закрепляет сложившийся в большинстве государственных органов порядок – большинство работников относится к категории государственных служащих, с которыми заключение контрактов обязательно и на которых ведение личных дел согласно п. 2 Инструкции также обязательно. Таким образом, формирование контрактов с государственными служащими в личные дела, систематизированные по алфавиту фамилий, удобно в работе (обеспечивает оперативный поиск этих документов) и придает самим личным делам достаточную информационную насыщенность.

Кроме того, включение контрактов в состав личных дел не противоречит требованиям нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу. В настоящее время срок хранения контрактов четко не определен: в действующих перечнях типовых документов с указанием сроков хранениПеречень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. и Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2004 г. № 4. такой вид документа отсутствует. Поэтому до закрепления конкретного срока хранения контрактов в типовом перечне его следует устанавливать в соответствии со ст. 19 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» – 75 лет. Так как для личных дел работников установлен аналогичный срок хранения, включение контрактов в личные дела допустимо и оправдано.

В то же время ч. 2 п. 8 Инструкции установлено, что по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) трудовые договоры (контракты) с работниками могут включаться всостав личных дел. Обратим внимание, что указанная норма не противоречит п. 7 Инструкции. а необходимость ее включения в Инструкцию определена тем, что личные дела во многих организациях ведутся не на всех работников. Поэтому вопрос о том, куда формировать трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых личные дела не ведутся, в этой ситуации неизбежен.

Специальных правил, регулирующих порядок формирования в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками, не установленЗа исключением впервые введенной в Инструкции нормы, определяющей порядок формирования в дела контрактов с государственными служащими. поэтому их следует помещать (подшивать) в дела в соответствии с общими правилами, установленными нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству. Исходя из этого, трудовые договоры (контракты), заключенные с работниками, могут формироваться как в личные дела, так и в отдельное дело по алфавиту фамилий работников. На обложке такого дела указывается заголовок: «Трудовые договоры (контракты) с работниками организации (предприятия, завода, и т.п.)», а само это дело включается в номенклатуру дел того структурного подразделения, в котором оно будет храниться (кадровая служба), и в сводную номенклатуру дел организации.

Возможен и третий вариант – смешанный. В этом случае трудовые договоры (контракты) с теми работниками, на которых ведутся личные дела, можно включать в состав этих дел, а трудовые договоры (контракты) с остальными работниками – формировать в отдельное дело. В этом случае в номенклатуре дел в графе «Примечание» напротив заголовка дела с трудовыми договорами необходимо оговорить, что трудовые договоры с работниками, на которых ведутся личные дела, включены в состав личных дел. Очевидно, что этот вариант не очень удобен, т.к. в ряде случае может вызывать затруднения при поиске необходимого трудового договора (контракта).

Справка-объективка составляется, как правило, на работников, представляемых к назначению на должности либо к поощрению (награждению). В случае, если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации, в личное дело работника подшивается ее копия.

Анкета заполняется в тех случаях, когда в личном деле необходимо иметь дополнительные сведения о работнике, не предусмотренные графами личного листка по учету кадроЛичный листок это анкета, содержащая установленную совокупность данных о работнике. Не случайно в УСОРД и личному листку, и дополнению к личному листку как видам документов по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» присвоен код 050 («Анкета»).–. Необходимость заполнения анкеты при приеме на работу определяется, как правило, ведомственными нормативными правовыми актами. Наиболее распространен этот вид документа в высших органах государственной власти и управления, а также силовых структурах (органах КГБ, МВД). Заполнение анкеты предусмотрено также постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля 2004 г. № 400 «Об утверждении Положения о порядке предоставления допуска физическим лицам к государственным секретам». Однако в этом случае анкета в личное дело работника не подшивается, т.к. направляется в соответствующую структуру КГБ для осуществления проверки.

Трудовым законодательством предусмотрено назначение на некоторые должности по результатам выборов или конкурса. В частности, ч. 2 ст. 254 ТК установлено, что собственник имущества организации или уполномоченный им орган вправе устанавливать в учредительных документах организации процедуры, предшествующие заключению трудового договора с руководителем организации (проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др.); ст. 319 ТК предусмотрены особенности регулирования труда творческих, педагогических научных работников, в том числе конкурсное замещение должностей. Копии (выписки) соответствующих документов согласно п. 7 Инструкции также подлежат включению в личное дело работникКопия (выписка) протокола заседания Ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещении вакантных должностей), копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом), копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации. При этом следует помнить, что копия документа – это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, а выписка из официального документа – это копия официального документа, воспроизводящая его частГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В любом случае копия (выписка), включаемая в личное дело, должна быть заверена в установленном порядке.

В соответствии со п. 7 Инструкции в личные дела материально ответственных лиц подлежат включению договоры о материальной ответственности. Так как личные дела ведутся не на всех материально ответственных лиц, принцип формирования соответствующих договоров в дела аналогичен принципу формирования в дела трудовых договоров (контрактов) с работниками.

В личные дела некоторых категорий работников включаются также направления на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.). Направление – это документ, послуживший основанием для издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу. Наряду с направлением на работу к этой категории документов относятся заявления, протоколы заседаний Ученых советов о замещении вакантных должностей по конкурсу и т.п. Таким образом, Инструкция предполагает включение в состав личных дел работников практически всех документов (или их копий), послуживших основанием для издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).

В этой связи часто возникает вопрос о том, куда формировать документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено. Согласно установленным правилам, соответствующие документы должны подшиваться в отдельное дело. Как правило, это дело имеет следующий заголовок: «Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки и др.), не вошедшие в состав личных дел». В него включаются документы, составленные непринятыми претендентами на работу (личные листки по учету кадров и др.), основания для издания распорядительных документов, не включаемые в состав личных дел (например, о командировании, предоставлении отпуска и др.), а также основания для издания распорядительных документов, фиксирующих трудовые отношения с работниками, на которых личные дела не ведутся (заявления о приеме, переводе, увольнении и др.). Срок хранения такого дела в соответствии со ст. 492 Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 1988 г. – 3 года.

Все рассмотренные выше документы помещаются в личное дело перед копией (выпиской) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Таким образом, этап формирования личного дела при приеме на работу (назначении надолжность) завершается включением в него копии (выписки) соответствующегораспорядительного документа. Обратим внимание, что некоторые из перечисленных документов могут быть включены в состав личного дела уже после того, как оно будет сформировано (например, справка-объективка может быть составлена спустя несколько лет после приема работника). В этом случае личное дело переформированию не подлежит. Согласно п. 8 Инструкции в сформированноеличное дело все включаемые в последующем документы подшиваются в хронологическомпорядке. Таким образом, после включения в личное дело копии (выписки) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) начинается этап ведения личного дела.

Согласно п. 8 в личное дело в процессе его ведения включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника. К таким документам относятся:

характеристики и аттестационные листы;

списки научных трудов и изобретений;

заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

Требование включения в состав личных дел характеристик и аттестационных листов определяется рядом нормативных правовых актов. Например, в соответствии с п. 19 Положения о проведении аттестации государственных служащих, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. № 489 аттестационный лист и служебная характеристика государственного служащего хранятся в его личном деле.

Списки научных трудов и изобретений включаются в личное дело как продолжение п. 9 личного листка по учету кадров. При этом следует учитывать, что если список научных трудов составлен работником при приеме на работу, то он будет помещен в личное дело сразу за личным листком по учету кадров в качестве приложения к нему, а в самом личном листке в соответствующем пункте будет сделана запись: «список научных трудов прилагается». В том случае, если список научных трудов составлен позднее (например, через десять лет работы в организации), он будет помещен в личное дело в конце в соответствии с хронологическим принципом формирования дел.

В личное дело в процессе ведения включаются также документы, послужившиеоснованием для издания приказов о переводе и увольнении работников. К таким документам относятся в первую очередь заявления (о переводе, увольнении), представления (о переводе), письма об увольнении работников в порядке перевода и др. Включение документов соответствующей категории в личные дела является традиционным и закрепилось многолетней практикой их ведения.

Необходимость включения в состав личного дела копий (выписок) приказов(распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, изменении фамилии определена одной из основных функций личного дела – источника, содержащего информацию, используемую при подготовке и выдаче справок социально-правового характера (о трудовом стаже, стаже работы по специальности, размере заработной платы и др.Подробно о социально-правовых запросах граждан и выдаваемых им справках см. Рыбаков А.Е. Работа с документами по личному составу в архиве организации: составление архивных справок, выписок, копий // Отдел кадров. 2003. № 3. С. 9096; Рыбаков А.Е. Составление и оформление архивных справок о трудовом стаже // Отдел кадров. 2003. № 4. С. 6470.––

Не случайно для личных дел работников ст. 498 Перечня типовых документов с указанием сроков хранения 1988 г. установлен 75-летний срок хранения. Аналогичный срок хранения Законом «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» установлен для документов по личному составу.

По этой же причине в личные дела включаются копии распорядительных документов оприсвоении классов, квалификационных разрядов, званий и т.п. несмотря на то, что соответствующие сведения отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

При работе с личными делами особое внимание следует обратить на абз. 6 ч. 1 п. 8 Инструкции. в соответствии с которым в личное дело в процессе его ведения включаются «иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. «Законодательство Республики Беларусь» – достаточно емкое понятие, включающее в себя не только собственно законодательные акты (законы Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь), но и нормативные правовые акты, принимаемые, в том числе, республиканскими органами государственного управления – министерствами, госкомитетами, комитетами при Совете Министров Республики Беларусь. К их числу относятся постановления, приказы, а также утверждаемые этими документами положения, инструкции, правила. Например, в соответствии с Положением о проведении конкурса на занятие государственной должности, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 сентября 2003 г. № 1221, в личном деле работника, назначенного на должность по итогам проведенного конкурса, должна храниться выписка из протокола заседания конкурсной комиссии о результатах конкурса. Аналогичная позиция закреплена в п. 7 Инструкции относительно копий (выписок) протокола заседания Ученого совета для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей.

Следует обратить внимание, что в связи с утверждением Инструкции некоторые нормы, закрепленные в ранее принятых актах законодательства, требуют пересмотра или отмены. Так, например, Инструкцией о порядке назначения и выплат пособий семьям, воспитывающим детей, и компенсаций жителям республики в связи с либерализацией цен с января 1992 года, принятой Государственным комитетом по труду и социальной защите Республики Беларусь, Министерством финансов Республики Беларусь и Национальным банком Республики Беларусь 13 января 1992 г.. определено, что ежемесячные пособия на детей назначаются соответствующими комиссиями организаций, а заявление о назначении пособия со всеми представленными документами, а также протокол или решение комиссии о назначении пособия либо выписка из него хранятся в личном деле получателя. Однако согласно нормативным актам указанные документы имеют ограниченный срок хранения (до 10 лет), а потому должны храниться в течение этого времени не в личном деле работника, а в бухгалтерской службе организации как оправдательные документы. В связи с утверждением Инструкции соответствующая норма, заключенная в Инструкции, принятой Госкомтруда, Министерством финансов и Национального банка, подлежит исключению либо корректировке.

Пункт 9 Инструкции определяет, что в личное дело не должны включаться следующие документы:

копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Таким образом, Инструкция закрепляет принцип, согласно которому в состав личного дела не включаются документы, срок хранения которых не превышает 10 лет (исключение, как дань традиции, сделано для документов, послуживших основанием для издания распорядительных документов о приеме, переводе, увольнении). Например, приказы о предоставлении отпуска, наложении взысканий, командировании работников (за исключением длительных и зарубежных командировок) согласно ст. 16.3 Перечня типовых документов 2001 г. имеют срок хранения 3 года после проведения налоговой проверки, поэтому в личное дело включаться не должны.

В связи с этим, без сомнения, требует пересмотра также норма, зафиксированная в Положении о порядке рассмотрения вопросов, связанных с назначением и освобождением работников, должности которых включены в основной и учетный кадровые ресстры Гомельского облисполкома, утвержденном решением Гомельского облисполкома от 25 августа 2003 г. № 560, согласно которой в личное дело работника включаются документы о наложении дисциплинарных взысканий. Соответствующие документы могут быть включены в личное дело работника только в том случае, когда в качестве меры взыскания применено увольнение.

При этом следует обратить внимание также на то, что для некоторых приказов по личному составу может устанавливаться срок хранения, отличающийся от зафиксированного в Перечне типовых документов с указанием сроков хранения 2001 г. Например, если приказы об отпусках, командировании влияют на трудовой стаж, размер заработной платы, то срок их хранения должен устанавливаться не 3 года после проведения налоговой проверки, а 75 лет, а копии этих документов должны включаться в состав личных дел. К этой категории должны быть отнесены, например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, приказы о командировании на длительную работу за границу и т.п. Напомним, что косвенно это требование закреплено ст. 1 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», в которой предусмотрена возможность включения в состав личного дела в том числе документов о предоставлении отпусков.

начальник отдела организационно-правовой,

кадровой работы и международных связей

Комитета по архивам и делопроизводству

при Совете Министров Республики Беларусь,

кандидат исторических наук