Карточка Учета Отпусков Образец

Учет отпусков

Учет отпусков. Личная карточка работников. График отпусков

виды отпусков, примеры расчета

В письме Министерства труда и социальной политики Украины от 13 мая 2010 №140/13/116-10 рассмотрены актуальные вопросы по учету отпусков. Еще раз отмечено, что первичной обязательной документацией для предоставления отпуска является: график отпусков, личная карточка работников, приказы о предоставление отпусков, табель учета использования рабочего времени. Более подробно смотрите ниже – приведен текст письма.
Согласно статье 10 Закона Украины «Об отпусках» очередность предоставления отпусков работников определяется графиками, утверждаемыми собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и собственником или уполномоченным им органом, который обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока.

Поскольку законодательно не установлена форма графика отпусков, он составляется в произвольной форме.

Учитывая, что Закон Украины «Об отпусках» распространяется на всех граждан Украины, находящихся в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности, а также работают по трудовому договору у физического лица, то норма закона о составлении графика отпусков должно быть соблюдено и в случае, когда на предприятии работает три человека.

Пунктом 1.6 Инструкции по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 28.09.2005 г. № 286 и зарегистрированной в Минюсте 30.11.2005 г. под № 1442/11722, предусмотрено, что формы государственных статистических наблюдений на предприятиях заполняются на основе типовых форм первичной учетной документации.

К первичной учетной документации для определения количественного состава работников относится и табель учета использования рабочего времени.

Согласно пункту 1.3 Инструкции по заполнению формы государственного статистического наблюдения № 3-ПВ (срочная, полугодовая) “Отчет об использовании рабочего времени», утвержденной приказом Госкомстата Украины от 27.12.2007 г. № 467 и зарегистрированной в Минюсте 11.01.2008 г за № 15/14706, основанием для составления отчета являются:
формы первичной учетной документации предприятия, учреждения, организации (далее – предприятия): приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, прекращение трудового договора; приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска; табель учета использования рабочего времени; справки и другие официальные документы, подтверждающие отсутствие работника на работе;
заключен коллективный договор предприятия;
документы бухгалтерского учета и финансовой отчетности.

Ведения табельного учета рабочего времени на предприятиях, в учреждениях и организациях регламентируется приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489 «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда». В табеле учета использования рабочего времени (типовая форма № П-5) делаются отметки о фактически отработанном времени, отработанные за месяц часов, в т.ч. сверхурочные, вечерние, ночные часы работы и др. а также другие отклонения от нормальных условий работы .

Учитывая вышеупомянутое, ведение табеля учета использования рабочего времени для предприятий с небольшой численностью также является обязательным.

Личная карточка работника (типовая форма № П-2) вышеупомянутого приказа Госкомстата является основным документом по учету личного состава на предприятии.

Личные карточки ведутся на всех работников предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности (в т.ч. независимо от количества работников на предприятии).

Статьей 24 Закона Украины «Об отпусках» предусмотрено, что в случае увольнения работника ему выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные им дни ежегодного отпуска, а также дополнительного отпуска работникам, имеющим детей.

Согласно статье 12 Закона Украины «Об отпусках» ежегодный отпуск по просьбе работника может быть разделен на части любой продолжительности при условии, что основная непрерывная его часть будет составлять не менее 14 календарных дней. При этом эта часть отпуска не обязательно должна быть первой ее частью.

Указанной выше нормой предусмотрена возможность разделения ежегодного отпуска на части, а не обязанность работодателя разделить его на части, как того желает работник.

Поскольку окончательное решение о предоставлении работнику отпуска принимает работодатель, с целью недопущения потерь рабочего времени, учитывая производственные обстоятельства, он может и не согласиться разделить отпуск так, как того желает работник, также может предложить свои условия деления ежегодного отпуска или не разделить ее вообще .

Неиспользованную часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

Законодательством не предусмотрены условия о предоставлении неиспользованной части отпуска со дня недели, следующего за днем окончания предыдущей использованной его части или кратной 7. Разъяснение Минтруда от 20.07.95 г. № 06-2555 «О разделении ежегодного отпуска работников, которая предоставляется в календарных днях», которым предусматривалась такое условие разделения отпуска на части, утратило силу в связи с принятием Закона Украины «Об отпусках », который был введен в действие с 1 января 1997.

Лица, виновные в нарушении законодательства об отпусках, несут ответственность согласно законодательству (статья 28 Закона Украины «Об отпусках»).

Функции государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, в т.ч. об отпусках, осуществляет Государственный департамент надзора за соблюдением законодательства о труде и его территориальные органы.

В случае нарушения работодателем норм законодательства о труде по результатам проверки должностные лица Госнадзортруда имеют право вносить им предписания об устранении выявленных нарушений; составлять в случаях, предусмотренных законом, протоколы об административных правонарушениях, а также рассматривать дела о таких правонарушениях и налагать административные взыскания согласно законодательству .

Так, согласно части первой статьи 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях нарушение установленных сроков выплаты пенсий, стипендий, заработной платы, выплата их не в полном объеме, а также другие нарушения требований законодательства о труде – влечет наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности и граждан – субъектов предпринимательской деятельности от тридцати до ста необлагаемых минимумов доходов граждан.

Согласно статье 1886 настоящего Кодекса невыполнение законных требований должностных лиц органов специально уполномоченного органа исполнительной власти по государственному надзору за соблюдением законодательства о труде относительно устранения нарушений законодательства о труде и общеобязательном государственном социальном страховании или создании препятствий для деятельности этих органов – влечет наложение штрафа на должностных лиц от пятидесяти до ста необлагаемых минимумов доходов граждан.
Заместитель директора Департамента В. МОСТОВОЙ

Личная карточка работника

Личная карточка работника – основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ведение личных карточек формы N Т-2, утвержденной Госкомстатом России, обязательно.

Поскольку названные Правила относятся к актам трудового законодательства, неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек).

Ответственность за это нарушение определяется в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной Постановлением Госкомстата России N 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 4 апреля 2004 г. Личные карточки, заполненные до этого времени по формам, утвержденным ранее, замене не подлежат.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

- расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

- включения дополнительных строк (включая свободные);

- включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

К сожалению, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных названным Постановлением Госкомстата России, специалистами не было дано достаточных разъяснений по заполнению личных карточек (кроме раздела II "Сведения о воинском учете"). При ведении карточек рекомендуется руководствоваться отраслевым стандартом ОСТ 4.071.034-82 "Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Система первичных документов учета кадров", который был разработан в соответствии с государственными стандартами (ГОСТ 6.13.1-75, ГОСТ 6.13.2-75, ГОСТ 6.10.1-80).

Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу. В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заполнении карточки используются сведения из документов, предъявляемых работником: паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.

Личная карточка состоит из 11 разделов.

I. Общие сведения

II. Сведения о воинском учете

III. Прием на работу и переводы на другую работу

V. Повышение квалификации

VI. Профессиональная переподготовка

VII. Награды (поощрения), почетные звания

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

X. Дополнительные сведения

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, в которые записываются сведения о работнике.

Правила оформления карточек требуют, чтобы заполнялись все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.

В настоящее время об обязательности кодирования информации в личной карточке не сказано ни в одном акте Госкомстата России. Из действующего законодательства также не следует, что личные карточки представляют интерес для государственной статистики, поэтому вопрос о кодировании информации, содержащейся в личных карточках, работодатель решает по собственному усмотрению исходя из принятой в организации системы управления кадровой деятельностью.

Сейчас такая обработка практически нигде не ведется. Однако ни в коем случае нельзя убирать окошки для кодов из формы личной карточки, они просто остаются незаполненными.

При заполнении личной карточки не рекомендуется использовать такие символы, как двоеточие (:), знак равенства (=), косая черта (/), а в зоне кодирования их использование запрещается. При заполнении формы текст записей (описаний) не должен заходить на поле кодирования; в противном случае форма считается испорченной и при первичном заполнении документа подлежит переписыванию.

Если отсутствует часть записей в описательной части реквизитов личной карточки или ответы на вопросы отрицательны, кодируемая часть этого реквизита остается пустой. Для обеспечения возможности внесения изменений в сведения о работнике запрещается проставлять прочерки в пустых строках или графах.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму N Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.

В правом верхнем углу унифицированной формы N Т-2 указан код формы документа по ОКУД. Ниже указывается код организации по ОКПО, он присваивается организации в процессе ее регистрации органами статистики и вносится во все унифицированные формы по учету кадров.

Также вверху указывается наименование организации в строгом соответствии с уставом и другими учредительными документами без произвольных сокращений. Если в наименование организации не входит ее местоположение, то рекомендуется через запятую добавлять местоположение организации (город, населенный пункт).

Далее по всей ширине формы N Т-2 идет таблица. В нее вносятся следующие сведения: Дата составления личной карточки указывается в виде кодированной информации (например: 18.10.2005). Личная карточка на работника заводится сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как первая запись в трудовой книжке работника, сделанная после приема на работу, должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

Табельный номер работодатель присваивает каждому вновь принятому работнику для целей табельного учета. Фактически речь идет о внутреннем цифровом коде работника, по которому производится его идентификация.

На момент заполнения формы N Т-2 табельный номер работнику уже присвоен, и он воспроизводится в личной карточке из приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

Идентификационный номер налогоплательщика. ТК РФ не предусматривает обязанности работника представить документ, подтверждающий присвоение ему идентификационного номера налогоплательщика. Не обязывает работника получать этот документ и налоговое законодательство. В том случае, если принимаемый на работу работник уже имеет на руках свидетельство о присвоении ИНН, он представляет его кадровой службе. Если при приеме на работу работник не обладает информацией о своем ИНН, сотрудник кадровой службы оставляет графу личной карточки незаполненной.

Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Этот реквизит сотрудник кадровой службы указывает в личной карточке на основании свидетельства, которое работник обязан представить при заключении трудового договора согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ.

Страховые свидетельства обязательного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц (работников).

В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

Алфавит. Для организации табельного учета в графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.

Характер работы. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: "постоянно" или "временно".

Вид работы. В этой графе указывается, основная работа или работа по совместительству.

Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно.

Теперь необходимо заполнить раздел I "Общие сведения", который включает в себя перечисленные ниже пункты.

Реквизиты трудового договора указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

Пункт 1 "Фамилия, имя, отчество" заполняется разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

Пункт 2 "Дата рождения" в текстовой части формы оформляется словесно буквенным способом по правилам делопроизводства: "20 декабря 1975 г.", а в поле кодирования – цифровым: "17.03.2004".

Пункт 3 "Место рождения" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность, согласно ОСТ 4.071.034-82:

- длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

- при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения.

В зоне кодирования указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО).

Пункт 4 "Гражданство" заполняется также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части п. 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.

Если работник представил только паспорт гражданина Российской Федерации и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве Российской Федерации, внесенная в п. 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне. Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

Если же работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в п. 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.

С учетом сказанного в личной карточке может быть сделана одна из следующих записей:

- гражданин Российской Федерации – код по ОКИН "1";

- гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство) – код по ОКИН "2";

- иностранный гражданин – код по ОКИН "3";

- лицо без гражданства – код по ОКИН "4".

Пункт 5 "Знание иностранного языка" расшифровывается как "наименование" и "степень знания". Наименование иностранного языка указывается в соответствии с фасетом 04 ОКИН.

Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается иностранный язык (т.е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат России не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код – степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка – вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"), французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");

- читает и переводит со словарем – код по ОКИН "1";

- читает и может объясняться – код по ОКИН "2";

- владеет свободно – код по ОКИН "3".

Если работник знает два иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт.

Пункт 6 "Образование". Уровень образования указывается в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

- основное общее образование – код по ОКИН "01";

- среднее (полное) общее образование – код по ОКИН "07";

- начальное профессиональное образование – код по ОКИН "10";

- среднее профессиональное образование – код по ОКИН "11";

- неполное высшее образование – код по ОКИН "15";

- высшее образование – код по ОКИН "18";

- послевузовское образование – код по ОКИН "19".

Если работник не окончил соответствующее образовательное учреждение, кодирование информации о его образовании осуществляется по следующим правилам:

- работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, – "неполное высшее";

- работник обучался в высшем учебном заведении и прошел три года обучения – "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";

- работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование, – "основное общее";

- работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование – "среднее (полное) общее";

- работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование – "среднее (полное) общее";

- работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления на работу имел неполное среднее образование – "неполное среднее";

- работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, – "незаконченное среднее образование".

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся в соответствии с представленным работником документом (справкой образовательного учреждения, справкой о незаконченном высшем образовании и т.д.). На основании студенческого билета или зачетной книжки работника записи об образовании не производятся, так как данные документы лишь подтверждают, что работник зачислен в учебное заведение и является студентом.

Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (например, имени – "им."). Ордена в названиях учебных заведений в учетных документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими цифрами, например 25.06.2004.

Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании выполнившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются квалификации бакалавра, дипломированного специалиста, магистра. Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" – специальность.

Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации "монтажник", "техник", "бухгалтер".

Кодированию подлежит только информация о направлении или специальности. Поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. С 1 января 2004 г. применяется новый ОКСО (ОК 009-2003), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. N 276-ст по новой структуре. Для установления соответствия между ним и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями соответствия, утвержденными Приказом Минобразования России от 25 ноября 2003 г. N 4377 "О применении Общероссийского классификатора специальностей по образованию в системе среднего профессионального образования".

Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй блок п. 6 личной карточки. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке п. 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, остальным формам – код 02.

Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в том же порядке.

Пункт 7 "Профессия". В данном пункте указывается профессия по опыту работы. Запись характеризует профиль работы сотрудника на основании трудовой книжки и объяснений работника.

Дополнительной для работника является профессия, которая не совпадает с основной профессией и не относится к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.

Коды по данному пункту должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, в который постоянно вносятся изменения. Правила кодирования информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных во введении к ОКПДТР.

Код профессии состоит из 17 цифр, а код должности – из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплате. "Сокращение" кода по ОКПДТР до пяти или шести цифр произвели Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как пять первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй – как шесть первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР. Учитывая сказанное, необходимо помнить о следующем.

Личная карточка не содержит разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, др.), условия его оплаты и т.д. поэтому рекомендуется указывать полный код профессии или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.

Полный код штукатура на основе данных классификатора и приказа о приеме на работу имеет вид 1 9727 6 03 3 7133 10 1 4, где:

1 – профессия;

9727 – штукатур;

6 – контрольное число;

03 – номер выпуска ЕТКС;

3 – 3-й разряд;

7133 – группа по ОКЗ – "Штукатуры";

10 – сдельная оплата труда;

1 – условия труда нормальные;

4 – рабочий, выполняющий работу вручную, не при машинах и механизмах (последние группы цифр берутся из фасетов к каждой части ОКПДТР).

Пункт 8 "Стаж работы" заполняется на основании записей в трудовой книжке работника и иных подтверждающих документов, например, трудовых договоров, заключаемых с индивидуальным предпринимателем, и выписок из приказов об увольнении.

Подсчет продолжительности общего трудового стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет

продолжительность общего трудового стажа.

Методика подсчета общего трудового стажа приводится в Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21 октября 2002 г. N 122п. Непрерывный стаж работника (для оплаты больничного листа) рассчитывается на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными Постановлением СМ СССР от 13 апреля 1973 г. N 252.

Пример. Необходимо рассчитать общий и непрерывный стаж работника. Причина увольнения во всех случаях – собственное желание.

Первый период: принят 18.10.2000 – уволен 23.12.2002.

Второй период: принят 24.12.2002 – уволен 06.03.2004.

Третий период: принят 15.05.2004 – уволен 10.09.2005.

При расчете стажа из даты увольнения вычитается дата приема. При необходимости из года "на разбивку" занимается 12 месяцев, а из месяца – 30 дней. При такой схеме подсчета теряется по одному дню в каждом периоде, этот день необходимо добавлять. Это правило относится только к периодам, относящимся к трудовой деятельности работника, к иным периодам это правило не применяется.

Первый период: 23.12.2002 – 18.10.2000 = 05.02.02 + 1 день = 2 года 2 месяца 6 дней;

второй период: 06.03.04 – 24.12.2002 = 1 год 2 месяца 13 дней;

третий период: 10.09.05 – 15.05.04 = 1 год 3 месяца 26 дней.

Для исчисления общего стажа складываются данные по отдельным периодам:

2 года 2 месяца 6 дней + 1 год 2 месяца 13 дней + 1 год 3 месяца 26 дней = 4 года 8 месяцев 15 дней – общий стаж работника.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы.

Теперь считается непрерывный стаж. Перерывы между периодами не должны превышать 21 календарный день. Перерыв между увольнением во втором периоде и приемом на работу в третьем составил более трех недель, следовательно, на этом этапе непрерывный стаж работника прервался. Итак, непрерывный стаж работника равен третьему периоду и составляет 1 год 3 месяца 26 дней (если работник устраивается на работу до 2 октября, в противном случае получается, что у работника нет непрерывного стажа).

Стаж прерывается в случае увольнения, например, по следующим основаниям:

- систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка;

- прогул или появление на работе в нетрезвом состоянии;

- вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы либо иному наказанию, исключающему продолжение данной работы;

- утрата доверия со стороны администрации к работнику, непосредственно обслуживающему денежные и товарные ценности;

- совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального поступка.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, исчисляется в соответствии со специальными нормативными правовыми актами и рассчитывается по той же схеме.

В данном пункте есть строка для указания иных видов стажа, предусматривающих в соответствии с законодательством льготы и гарантии (например, стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Если работник впервые поступает на работу, в соответствующих (строках) пунктах проставляются нули.

Пункт 9 "Состояние в браке" заполняется на основании сведений, имеющихся в паспорте работника. Работник имеет право отказаться сообщать сведения о своем предыдущем браке или о незарегистрированном браке, ссылаясь на гарантированное ему ч. 1 ст. 23 Конституции РФ право на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны.

Состояние в браке записывается и кодируется следующим образом:

- никогда не состоял (не состояла в браке) – код по ОКИН "1";

- состоит в зарегистрированном браке – код по ОКИН "2";

- состоит в незарегистрированном браке – код по ОКИН "3";

- вдовец (вдова) – код по ОКИН "4";

- разведен (разведена) – код по ОКИН "5";

- разошелся (разошлась) – код по ОКИН "6".

Пункт 10 "Состав семьи" оформляется на основании паспорта работника, иных документов или сведений, сообщенных работником.

Пункт 11 "Паспорт" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или паспортом другого государства.

Пункт 12 "Место жительства", к сожалению, утратил существовавшую ранее часть, предназначенную для указания места жительства работника. Так как данные о месте жительства работника являются одним из важнейших регистров кадрового учета, то сотрудникам кадровой службы рекомендуется восстановить необходимые реквизиты по образцу ранее применявшейся формы. Если фактический адрес места жительства записывается со слов работника, необходимо проверить его правильность. Адрес места жительства по паспорту указывается в соответствии со штампом регистрации.

Если место жительства по паспорту и по факту совпадают, строку "Фактический" можно оставить незаполненной для того, чтобы в случае изменения фактического места жительства работника (при неизменности регистрации) было место для необходимой информации.

Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется на основании военного билета (на граждан, пребывающих в запасе) или удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (на граждан, подлежащих призыву).

На граждан, пребывающих в запасе:

- п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

- п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский", "солдаты", "матросы");

- п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" – записывается полное обозначение (шесть цифр, например 021101, или шесть цифр и буквенный знак, например 113194А);

- п. 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами:

А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе), (не годные к военной службе) согласно записи в военном билете;

- п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется простым карандашом:

строка "а" – в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка "б" – на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

- п. 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

- п. 2 "Воинское звание" делается запись "Подлежит призыву";

- п. 5 "Категория годности к военной службе" заполняется так же, как для пребывающих в запасе. При отсутствии записей в соответствующих пунктах удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, проставляется категория А;

- в п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В конце второй страницы личной карточки работник и сотрудник кадровой службы проверяют правильность внесенной информации и заверяют эту информацию своими подписями.

Раздел III "Прием на работу и переводы на другую работу" предназначен для регистрации приема и соответствующих кадровых перемещений внутри предприятия.

Сведения о приеме на работу вносятся в этот раздел на этапе первичного заполнения личной карточки на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу, составленного по форме N Т-1 или Т-1а, после внесения записи в трудовую книжку работника.

Такой порядок определен п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, согласно которому с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Основанием для внесения последующих записей являются приказы (распоряжения) о переводе работника на другую работу, составленные по унифицированным формам N Т-5 и Т-5а.

Для заверения информации, внесенной в раздел III личной карточки, предназначена графа 6 таблицы – в ней работник должен проставлять свою подпись по каждой записи.

Если работник оформляется в качестве внутреннего совместителя на данном предприятии, в графе 3 в строке, отражающей прием на работу на условиях совместительства, указывается: "в качестве совместителя". Если работник работает на условиях внешнего совместительства, то по основному месту работы он не обязан уведомлять своего работодателя о том, что он заключил с другой организацией трудовой договор о работе по совместительству (если только работник не является руководителем организации).

Вопрос о внесении в личную карточку информации о работе в другой организации решается исходя из пожеланий работника. Согласно ч. 5 ст. 66 ТК РФ по желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Поэтому информация о работе по совместительству может быть указана в разделе III личной карточки по основному месту работы лишь при желании работника. Основанием для занесения этих данных будут являться документы организации, в которой работник работает в качестве совместителя (копии приказов (распоряжений), справки и др.).

Если работник не считает нужным отражать в своей трудовой книжке периоды работы по совместительству, но представил в кадровую службу документы, подтверждающие работу по совместительству, кадровая служба по собственной инициативе отражает это в его личной карточке в разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу" или в разделе X "Дополнительные сведения".

На предприятии, куда работник устраивается на работу по совместительству, вначале устанавливают основания заключения трудового договора о работе по совместительству, т.е. имеет ли работник основную работу. Для этого в кадровую службу предприятия, на которое работник принимается в качестве совместителя, он должен представить документ, подтверждающий наличие основной работы.

Если работник принимается в качестве совместителя на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, кадровая служба в обязательном порядке должна затребовать от работника представления с места основной работы справки о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ). Нарушение запрета, установленного ч. 5 ст. 282 ТК РФ (о недопустимости работы по совместительству на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями), грозит привлечением работодателя к административной ответственности.

Информация об условиях работы работника по основному месту работы необходима кадровой службе на работе по совместительству и для того, чтобы быть готовой к предоставлению совместителю гарантий, связанных с работой по совместительству (например, предоставление ежегодного отпуска одновременно с отпуском по основной работе), поэтому данная информация должна быть отражена в личной карточке работника.

Сведения об основном месте работы для совместителя могут находиться как в разделе X "Дополнительные сведения", так и в разделе III личной карточки (первой записью).

Раздел IV "Аттестация". Решение по итогам аттестации заносится в графу 2 на основании протокола заседания аттестационной комиссии или иного документа, оформляющего результаты аттестации, например:

- соответствует занимаемой должности;

- соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

- не соответствует занимаемой должности.

Если аттестация проводится с целью определения соответствия уровня профессиональной компетентности работников, требованиям к квалификации при присвоении им квалификационных категорий, то решения могут быть следующими:

- соответствует заявленной квалификационной категории;

- не соответствует заявленной квалификационной категории;

- соответствует первой квалификационной категории по должности "руководитель";

- не соответствует первой квалификационной категории по должности "руководитель".

Решение аттестационной комиссии отличается от ее рекомендаций ("о переводе на другую работу", "о направлении на повышение квалификации"), окончательное решение по которым принимается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Но в данном разделе возможно и указание рекомендаций.

В графе "Основание" указываются реквизиты документа, на основании которого проводилась аттестация (приказа о проведении аттестации работников организации).

В личной карточке нет специальных разделов, в которых могли бы найти отражение сведения о присвоении работнику разряда (класса) квалификации, квалификационной категории по результатам аттестации. Однако присвоение квалификации работнику фактически означает изменение существенных условий труда, поэтому сведения об этом должны приводиться в разделе Х личной карточки в корреспонденции с информацией о решении аттестационной комиссии.

Раздел V "Повышение квалификации". По окончании обучения государственные образовательные учреждения повышения квалификации, прошедшие аккредитацию негосударственные образовательные учреждения повышения квалификации выдают слушателям, успешно завершившим курс обучения, следующие документы государственного образца, в которых указывается вид повышения квалификации:

- удостоверение о повышении квалификации (для лиц, прошедших краткосрочное обучение или участвовавших в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов);

- свидетельство о повышении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 100 часов);

- диплом о профессиональной переподготовке (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 500 часов);

- диплом о присвоении квалификации (для лиц, прошедших обучение по программе в объеме свыше 1000 часов).

Наименование учреждения дополнительного профессионального образования или учреждения основного профессионального образования (с указанием структурного подразделения повышения квалификации) приводится в графе 4 (заполняется аналогично пункту 6 "Образование" раздела I "Общие сведения"). Если наименование образовательного учреждения позволяет определить его территориальную принадлежность, то место нахождения не указывается.

Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации или договор между работником и работодателем, заключаемый в соответствии с ч. 2 ст. 197 ТК РФ, реквизиты которого указываются в графе 8.

Стажировка и получение работником дополнительной квалификации также могут найти отражение в данном разделе личной карточки.

Разъяснений о порядке внесения записей в этот и следующий раздел личной карточки в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты не имеется. Но и запретов на внесение сведений о повышении квалификации или профессиональной переподготовке до поступления работника на данное предприятие нет.

Поэтому целесообразно фиксировать всю информацию о дополнительном профессиональном образовании (полученном сотрудником как до поступления на предприятие – без заполнения графы "Основание", так и во время работы на нем).

Раздел VI "Профессиональная переподготовка" заполняется на основании диплома о профессиональной подготовке.

Работнику, проходившему профессиональную переподготовку в учреждениях начального профессионального образования, выдается свидетельство об уровне квалификации.

В разделе VII "Награды (поощрения), почетные звания" учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в данном разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовую книжку работника.

Согласно п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей:

- подлежат учету в трудовых книжках сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине;

- не подлежат учету в трудовых книжках премии, предусмотренные системой оплаты труда или выплачиваемые на регулярной основе.

В разделе VIII "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы на предприятии, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В данный раздел заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.

Согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Данный раздел личной карточки дает возможность не только учесть эти отпуска, но и сразу отразить изменение рабочего года.

Изменение периода, за который предоставляется отпуск, может отражаться как в строке, в которой учитывается отпуск без сохранения заработной платы, так и при учете следующего отпуска, главное – соблюдать единообразие учета отпусков в личной карточке и приказах (распоряжениях) о предоставлении отпуска.

Другие периоды, которые не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск в соответствии с ч. 2 ст. 121 ТК РФ (например, время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ), учитываются в этом разделе личной карточки путем изменения даты начала и окончания рабочего года на основании данных табелей учета рабочего времени, приказов (распоряжений) об отстранении работников от работы и других документов.

Период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, равен рабочему году с даты приема работника. Например, с 15 февраля 2005 г. по 14 февраля 2006 г. Даже если работник берет отпуск не полностью, а разделяет его на несколько частей, годовой период указывается полностью. Записи в карточке формы N Т-2 помогают отслеживать, сколько дней отпуска выбрано в конкретном периоде.

Графы 1 – 5 и 7 раздела VIII личной карточки заполняются после того, как работник начал использовать отпуск, а графа 6 – после выхода работника из отпуска.

Так как ТК РФ позволяет работнику по согласованию с работодателем делить отпуск на части, раздел "Отпуск" в личной карточке работника заканчивается очень быстро, а работник продолжает трудиться, и отпуска, которые он берет, необходимо учитывать.

Замазывать, заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего ведения, заводить новый бланк карточки формы N Т-2 и вкладывать его в уже заполненную форму запрещено.

Берется чистый лист бумаги соответствующего формата, озаглавливается "Дополнение к личной карточке работника" (форма N Т-2), ставится дата заполнения и вносятся поисковые реквизиты (фамилия, имя, отчество, дата рождения, должность и структурное подразделение, в котором трудится данный работник). Затем указываются номер и заголовок раздела и переносится его табличная часть. Аналогичные дополнения могут быть по любому закончившемуся разделу, причем количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Раздел IX "Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством" предназначен для учета социальных льгот. В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.

В законодательстве отсутствует точное определение понятия "социальные льготы", что позволяет работодателю отражать все льготы, гарантии и компенсации, которые он должен предоставить работнику в связи с его социально-правовым и трудовым статусом, в том числе и предусмотренные ТК РФ.

В графе "Основание" дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.

Раздел Х "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о работниках:

- об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;

- об особенностях социально-правового статуса работника, например о том, что работник является инвалидом или родителем ребенка-инвалида, и т.д.;

- об изменении фамилии, имени, отчества работника, замене паспорта и иных изменениях правового статуса;

- о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т.д.;

Раздел XI "Основание прекращения трудового договора" (увольнения). Приводитсяполная формулировка основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме N Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.

В случае отказа работника поставить свою подпись в личной карточке и в иных документах, оформляющих увольнение (приказе (распоряжении), трудовой книжке, пр.), сотрудником кадровой службы составляется специальный акт.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Наиболее оптимальный вариант при внесении изменений – старая запись зачеркивается одной чертой, затем вносится новая запись согласно представленным в кадровую службу документам. Далее возможны следующие варианты:

- сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся на поле личной карточки (напротив строки, где зачеркнута старая и внесена новая запись), там же проставляется заверительная подпись сотрудника кадровой службы;

- сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, имени или отчества работника, приводятся в разделе X личной карточки (в числе дополнительных сведений). При таком способе оформления заверение сделанных записей подписью сотрудника кадровой службы не обязательно, но желательно.

Для удобства внесения изменений кадровая служба предприятия в форму N Т-2 может включить дополнительные свободные строки под строками, предназначенными для сведений, которые могут изменяться (фамилии, имени, отчества, адреса места жительства и т.д.), либо дополнительный раздел, предназначенный исключительно для учета изменений сведений о работнике.

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия – год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание