Рейтинг: 5.0/5.0 (1609 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Новое за 03 октября 2016
Договоры по тегам
Советы работнику офиса
Плохие привычки, которые способны стать хорошими
Почему вы не любите свою работу?
4 января 2014, просмотров: 9548, Раздел: Бизнес-статьи
В любой организации существует входящая корреспонденция, которая подлежит учету и обработке, всю поступающую документацию принимает делопроизводитель или секретарь, сортирует ее, присваивает регистрационный номер, после документы передается адресатам, большинство крупных предприятий, предпочитают вести электронный документооборот. однако существуют организации, которые имеют небольшой поток входящей информации, которую фиксируют в журнале регистрации входящей документов, журнал ведется в бумажном или письменном виде и содержит всю принятую корреспонденцию, в этой статье, мы остановимся на введении и учете журнала регистрации входящих документов.
Правила введения журнала регистрации входящих документов
Регистрация корреспонденции происходит в день ее поступления в отдел канцелярии. Каждый день в офисы приходят десятки (сотни) конвертов, газеты, электронные сообщения, «спам», бесполезные бумаги, буклеты. Безусловно это регистрировать не надо, так как данная информация не имеет никакого отношения к деятельности предприятия, а вот нужную документацию, необходимо отсортировать и отправить адресатам.
Информация, которая не подлежит регистрации
• Рекламные материалы и коммерческие предложения;
• Телеграммы и поздравительные письма;
• Приглашения для участия в проведении мероприятий, выставок;
• Печатные издания;
• Корреспонденция личного характера;
• Анонимки;
• Административно-хозяйственная документация бухгалтерского типа.
Входящие документы организации, которые не подлежат регистрации, имеют исключения, это касается официальных приглашений на заседания или совещания, которые поступили совместно с сопроводительным письмом. Оставшиеся бумаги, нужно рассмотреть и дать ответ, а так же занести в журнал регистрации. В результате, формируется первое правило учета входящих документов – каждый важный документ подлежит регистрации. Второе правило – любое входящее письмо, подлежит регистрации, лишь один раз. Третье правило – регистрационный № входящей корреспонденции, должен быть уникальным.
Журнал регистрации не имеет унифицированной и установленной законом формы. В этом случае, предприятия вправе решать самостоятельно в каком виде вести журнал, сколько полей или граф в нем будет. Безусловно, журнал имеет главные требования к ведению, которые нужно соблюдать:
• Ведется только один журнал для всей поступившей на предприятие документации;
• В книге нумерация всей документации сквозная, с начала нового года она начинается заново;
• Регистрационный номер – буквенно-цифровой код или цифровой, который присваивается письму после приема в порядке поступления;
• Входящая дата ставится на штампе приема документа;
• Корреспондент – сведения об отправителе данного письма;
• Содержание документа или название;
• Адресат – лицо или подразделение, которому предназначено письмо.
Если входящей информации много, для того, чтобы ее не потерять, предусматриваются графы для важных бумаг для внесения реквизитов (номер, дата). Ведение и учет журнала регистрации входящих документов. можно вести в бумажном или электронном виде, большинство предприятий отдают предпочтение старому бумажному методу, однако для того, чтобы разыскать какой-либо документ необходимо просмотреть пол книги, поэтому крупные компании, предпочитают электронный делооборот при помощи Word или Excel, эти программы позволяют проводить поиск и сортировку документации.
Сделай доброе дело, поделись с друзьями:
≡ Главная → Журналы → Журнал регистрации входящих докуменов
Каждая фирма должна организовать грамотный учет не только ежедневно совершаемых операций, но и учет документации, оформляемой и поступаемой на протяжении деятельности. От того, насколько правильно будет организован такой процесс, зависит успешность работы предприятия.
Если для учета операций разработаны различные бухгалтерские нормы, то для учета документации применяются с успехов специальные регистрационные журналы. Причем для каждого типа документации может применяться свой отдельный бланк журнала. Некоторые из них являются обязательными, например, Книга учета трудовых книжек и другие — их оформление закреплено на законодательном уровне, более того, для подобных журналов разработаны также типовые формы.
Другие журналы могут применяться предприятием на свое усмотрение для организации учета документации. Как правило, фирма предусматривает отдельный журнал регистрации входящих документов — в данной регистрационной книге показываются данные обо всех поступающих документах в организацию.
Ведение журнала можно организовать как в электронном виде, так и в рукописном. Бумажный журнал следует пронумеровать и прошить все его листы. Электронный вариант необходимо распечатать в конце года для того, чтобы организовать должное хранение данного журнала.
Ниже предлагаем скачать образец журнала регистрации входящих документов.
Другие образцы регистрационных журналов:
Как оформить регистрационный журнал для входящих документов (образец)Данный журнал можно оформить в виде табличной части, в которую последовательно вносятся данные о каждом входящем документе — его реквизитах, содержании. Сведения в таблицу вносятся по мере поступления документов в организацию. В ходе регистрации входящему бланку присваивают регистрационный номер, номер входящего номера и дата регистрации проставляется на самом бланке входящего документа.
Сам факт того, что поступивший документ зарегистрирован в специальном журнале, подтверждает, что он дойдет до адресата и не потеряется среди множества других входящих бумаг.
В таблицу для регистрации входящей документации рекомендуется включить такие графы:
Можно таблицу дополнить иными графами на усмотрение автора журнала. Ниже представлен примерный шаблон регистрационного журнала для входящих бумаг.
Журнал регистрации входящих документов образец — скачать .
Совместные заседания
секций перинатальной
психологии РПО и
перинатальной
психотерапии ППЛ
Профессиональная
психотерапевтическая
лига (ППЛ)
Российское психологическое
общество (РПО)
Профессиональное
медицинское объединение
психотерапевтов, психологов
и социальных работников
(МОП)
Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Завела 3 журнала входящей, исходящей и журнал учета внутренней документации (пока общий на входящие и исходящие, знаю что не совсем корректно, но здесь совсем мизерный документооборот. Графики, как правило, утверждаются приказами, тогда отдельно регистрировать их не надо. Пакет считаю крайне полезным и удобным, особенно в плане форм документов и пошаговых процедур по учету кадров.
Желаю дальнейшего развития и процветания вашему замечательному сайту! Еще раз спасибо за книги, журналы и ваш сайт! Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов. Для меня электронная библиотека пакет кадровика просто палочка-выручалочка. Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.
Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема.
Журнал регистрации входящей корреспонденции рекомендуемый образец В качестве пожелания хотелось бы увидеть в дальнейшем больше пошаговых процедур и инструкций, касающихся, например, медицинской деятельности.Обычно делается запись в свободной форме, например, документ зарегистрирован ошибочно. На документе с приложением в конце текста письма делается запись следующим образом приложение на 15 л. Разумеется, письма не надо подшивать в дело.
Рейтинг: 85 / 100
при: 32 голосах.
Другие новости по теме:
большущее вам спасибо за вашу работу и помощь нам - как начинающим, так и постарше - кадровикам! Хотя на практике время от времени приходится за ранее резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позднее, уже после подписания вчеркивать данные об этом документе в журнальчикьчик регистрации. 
сходу стало ясно, что, откуда взялось, и, главное - что сейчас делать ) спасибо большущее! Я работаю в экономной сфере, в которой очень принципиально соблюдать трудовое законодательство и мне очень в моей работе помогают материалы, формы и документы из пакета кадровика.
Я не так издавна приступила к работе в должности менеджера по персоналу и взялась за кадровое делопроизводство. Естественно встал вопрос поиска высококачественной литературы по данной теме. журнальчикьчикьчик учета входящих документов, связанных с воплощением деятельности по ведению реестра хозяев вкладывательных паев. Примерная форма журнальчикьчикьчика регистрации входящих документов. Форма регистрационного журнальчикьчикьчика входящих документов ординарна.
Журнал регистрации входящих документовпотому тут будет приведен примерный эталон. должны ли мы в конце года распечатывать журнальчикьчикы, подшивать и хранить в картонном виде 5 лет либо довольно хранить в системе электронно? журнальчикьчикьчикы журнальчикьчик регистрации входящей документации. На основании эталона журнальчикьчикьчика регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации всех других групп документов. Уверенная 5 и пожелания фортуны, спасибо вам огромное!
Регистрация входящих исходящих и внутренних документовОтдельное спасибо за испытания и газету, благодаря которой всегда во время узнаешь о всех конфигурациях в трудовом законодательстве. сходу же начала находить недостатки в собственной работе, но их оказалось не так уж много. журнальчикьчикьчик регистрации исходящих документов допускается вести на картонных носителях. Порядковый номер документа после рассмотрения управляющим и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения (по номенклатуре дел организации) исполнителя. С заявки 1 либо перечесть все заявки с 01. 
Как верно провести служебное расследование этапы, сроки и формы документов информационный портал наар сотворен обществом профессионалов архивной отрасли рф. 
ТНВ, № 1 — к, № 6- Б, № 6- НН, № 9 -ДС; — информацию о состоянии исполнения «Программы по предупреждению и противодействию коррупции на 2011—2015 годы в ЦГЭА Украины"; — предложения в Укргосархива условно роли муниципальных служащих в тематических короткосрочных семинарах в 2013 году; — указов по кадровым вопросцам, по главной работы, о короткосрочные командировки; взыскания; предоставления имеющих место быть каждый год оплачиваемых отпусков и отпусков по вопросу обучением; — книжек указов по кадровым вопросцам, по главной работы, о кратковременные командировки; взыскания; учета перемещения трудовых книг и вкладышей к ним; учета перемещения своих дел муниципальных служащих, предоставление имеющих место быть каждый год оплачиваемых отпусков и отпусков связанным с обучением, составление личных дел тружеников архива; — регистрации входящих и исходящих документов; — табеля выхода на работу сотрудников архива; 3 журнал учета входящей документации образец. Босс управления (подпись — инициалы, фамилия). Сотворен и заполнен раздел «ЭПК"; — общо с отделом информационных технологий на внутреннем веб-сайте ЦГЭА Украины сотворено и настроено рабочие папки исследований ЦГЭА Украины 2013 и архив 2012 года; — длился процесс изыскания системы управления данными Joomla 3. Организационно-распорядительная документация Штатное расписание на 1 января 2006 года ЗАО «Бизнесконсалт» Образчик положения о структурном подразделении 3. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов должна применяться единая регистрационная 3. Аналитический обзор (докладчик — руководящий эксперт отдела формирования НАФ и делопроизводства Радченко С. Для ускорения исполнения документов и правильного формирования дел в делопроизводстве любой документ, как правило, Исключением является формирование протоколов, указов, намерений, докладов и прочих обобщающих документов. Доли слов (сегменты, подразделы) трудных документов находятся в логической последовательности изложения вопросцев и нумеруются арабскими цифрами с присвоением каждому разделу, подразделу соответствующего числового символа через точку (1. Конверты прилагаются также к судебным, арбитражным делам, исковым заявлениям и кассационным претензиям и посланиям, заявлениям и жалобам 3. ЗАО «Бизнесконсалт» Примерный текст верховодил ведения и сбережения трудовых книг тружеников компании Анализ «Ваша конкурентоспособность на рынке вакансий» Прототип ГАРАНТИЙНОГО Послания КРЕДИТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Квалификационная черта бухгалтера Квалификационная черта юрисконсульта О ПРИЗНАНИИ СОБРАНИЯ КРЕДИТОРОВ ПРАВОМОЧНЫМ Комитета по информационной политическом деятеле о проведенной работе за период с января по сентябрь 2004 года. Наружнее согласование проектов документов оформляется грифом согласования. Доставка журналов делается курьерами, «Укрпочтой», прикупить Книжки учета бумаг трудовых книг Книжки учета перемещения бумаг трудовых книг в Украине и Киеве, Евпатория, Измаил, Ильичевск, Алчевск, Белоснежная Церковь, Белгород-Днестровский, Балта, Бердичев, Бердянск, Бершадь, Борисполь, Боярка, Бровары, Васильевка, Васильков, Винница, Вознесенск, Владимир-Волынский, Волочиск, Глухов, Горловка, Джанкой, Днепродзержинск, Донецк, Дрогобыч, Энергодар, Калуш, Каменец-Подольский, Каховка, Керчь. Датой издания (принятия) и вступления в силу распорядительного документа считается дата его подписания управляющим либо дата принятия документа коллегиальным органом, если в документе не указан иной срок предисловия его в следствие.
В учреждениях составляются макеты и трафаретные слова, которые заранее изготовляются типографским Трафаретные слова могут применяться в облике сборников этих слов, бланков документов с трафаретным текстом, в форме образцов, прилагаемых к аннотации по делопроизводству.
Журнал учета входящей документации образец. Оценка: 66 / 100 Всего: 2 оценок.
Другие новости по теме:- On-line консультация с врачами лучших клиник. Как детям (начиная с новорожденных), так и взрослым пациентам с различной сердечной патологией.
- (044) 222-95-25 | 050-754-20-14 | 067-467-75-95 | 066-78-78-267. Все медикаментозные курсы лечения, назначаемые ЛОР-врачами, лишь. Барнаул, Паутова Татьяна и внук Паутов Андрей. Мы использовали шалфейный Рициниол для лечения гайморита у взросл
- (044) 222-95-25 | 050-754-20-14 | 067-467-75-95 | 066-78-78-267 | 093-907-87- 62. Ее поверхность суше, чем у взрослых, имеет выраженную склонность к. Смазали 2–3 раза, и все трещины. После посещения поликлиники умойте личико малыша, очистите но
- Может, кто-нибудь придумает более оптимальное расписание для нас? Сейчас у нас такое. Вот взрослым же не нужно протирать уши после купания. Сообщения: 2072: Зарегистрирован: Сб мар 26, 2005 02:40: Откуда: Барнаул. Сообщение Ботя » Пт апр 01,
Журнал регистрации актов проверки документов и сведений после выпуска товаров или транспортных средств далее - журнал актов Проверок формируется и хранится в каждом структурном подразделении таможенного органа, проводящем проверки документов и сведений после выпуска товаров или транспортных средств в ФТС России: в главных управлениях и управлениях, в региональных таможенных управлениях и таможнях - в отделах и отделенияхкроме подразделения таможенной инспекции. Информация в журнал актов Проверок вносится должностным лицом структурного подразделения таможенного органа в день составления акта проверки документов и сведений после выпуска товаров или транспортных средств. Журнал регистрации входящих документов: правила учета внешней корреспонденции Оглавление: Вся корреспонденция, поступающая в организации, должна быть «оприходована» согласно принятым в них правилам делопроизводства. Входящие документы, независимо от способа их доставки, сортируются, регистрируются и передаются внутренним адресатам лицом, ответственным за прием почты. Чаще это секретарь, делопроизводитель или другой работник, назначенный руководителем. Современные системы электронного документооборота, внедряемые в крупных компаниях, уже содержат в себе учетные формы для обработки корреспонденции, но многие фирмы до сих пор отмечают письма «по-старинке» - в бумажном журнале регистрации входящих документов. Регистрируемые и нерегистрируемые документы Каждый день через руки делопроизводителя проходят десятки документов, поступающих в фирму извне: письма, пакеты, e-mail-сообщения клиентов, контрагентов, официальных инстанций. Среди многочисленных бумаг попадается и бесполезная «макулатура»: рекламные проспекты, каталоги, газеты. Задача канцелярии — сразу отфильтровать всевозможный «спам», не относящийся к деятельности фирмы, а остальную почту рассортировать на подлежащую учету и нерегистрируемую. Какие документы нужно регистрировать, а какие — нет, на каждом предприятии определяется собственной инструкцией по делопроизводству. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся: личные письма в адрес сотрудников фирмы анонимные конверты документы от юрлиц, не позволяющие однозначно идентифицировать отправителя без подписей, печатей, реквизитов и т. В организации может быть принят раздельный учет корреспонденции: тогда документы, предназначенные для некоторых подразделений, передаются туда напрямую, минуя главный журнал регистрации. Несколько слов о правилах учета входящих документов При обработке входящей почты необходимо четко придерживаться следующих правил: Любая бумага, касающаяся работы предприятия, требующая рассмотрения, ответа отправителю, должна быть учтена в соответствии с порядком делопроизводства, установленным в организации. Вся почта регистрируется в день поступления. Во избежание дублирования информации каждый документ фиксируется строго однократно. Этот момент необходимо отслеживать, поскольку зачастую письма попадают в канцелярию по нескольким каналам и не один раз: сначала, к примеру, по факсу, затем — то же самое в оригинале через курьера. Все идентичные документы их копии должны проходить под одним регистрационным номером. Присвоенный письму входящий номер должен быть уникальным. Он является идентификатором в системе документооборота фирмы: по регистрационному коду отслеживается маршрут документа и результат его обработки. Согласно этому правилу не может быть двух и более разных документов с одинаковыми номерами. Структура журнала входящих документов Что из себя представляет книга учета корреспонденции? Унифицированного бланка журнала регистрации входящих документов не существует. Здесь каждой организации разрешается самостоятельно разработать оптимальную для себя форму, предусмотрев в ней графы для всей необходимой информации. Примерная структура журнала, позволяющая обеспечить минимальный учет корреспонденции, содержит: Регистрационный номер. Код, состоящий из цифр или буквенно-цифрового обозначения, который присваивается письму при его поступлении в канцелярию. Аналогичный номер указывается на самом входящем документе: для этого предназначен правый нижний угол листа, где при получении ставится штамп или отметка о приеме. Название документа или его краткое описание — из содержания этого поля должно быть ясно, о чем идет речь в письме. Адресат — конкретный сотрудник или подразделение, для которого предназначена почта. Если внутренних адресатов на предприятии много, желательно сделать столбец для отметок о передаче конечному получателю. Дополнительные графы, их число и наименования — на усмотрении организации с учетом специфики документооборота. Например, при активных коммуникациях с юридическими лицами и госорганами фиксируются исходящие номера писем, присвоенные отправителями. Эта информация необходима для более точной идентификации документов при осуществлении обратной связи. Наличие системы контроля за исполнением внешних запросов требует внесения фамилии лица, ответственного за обработку документа, указания срока работы и отметки об ее завершении. К дополнительным полям также относят перечень приложений, количество страниц, примечания и т. Оформление журнала регистрации Главные требования, предъявляемые к ведению журнала регистрации, таковы: Для всей входящей документации, подлежащей учету, в организации заводится единая книга, за заполнение которой отвечают конкретные работники. Ответственные лица назначаются распоряжением руководителя либо получают индивидуальный доступ к системе регистрации, если документооборот ведется программными средствами. Регистрационные номера присваиваются в порядке поступления корреспонденции, сплошной нумерацией с начала календарного года. Ежегодно нумерация начинается заново, но учет можно продолжать вести в том же журнале — чистый заводить не обязательно. В остальном — учет входящей почты легко адаптируется под особенности делопроизводства организации. Предприятие само решает, в каком виде будет существовать журнал регистрации — «физическом» или электронном. И тот, и другой вариант одинаково легитимны, вопрос только в удобстве их применения. Отмечать поступившие письма можно и в тетрадочке, но такая форма регистрации скорее подойдет маленькой частной фирме, а не серьезной компании с массой внешних коммуникаций. Искать нужный документ и отслеживать его судьбу в многостраничном «гроссбухе» довольно затруднительно, поэтому большинство предприятий отказываются от этого «архаизма» и переходят на компьютерный учет. Не трудно и самостоятельно создать специальный файл в офисных программах Word, Excel. Журнал в виде компьютерной таблицы позволяет быстро осуществлять поиск, сортировку, вставлять гиперссылки на электронные сообщения, размещать сканированные копии писем и т. Такой файл можно защитить от несанкционированного доступа и правки, тем самым, обеспечив ведение делопроизводства только уполномоченными лицами. Однако полностью отказываться от обычного журнала не рекомендуется: его можно оставить для регистрации особо важных бумаг, подлежащих длительному хранению. Канцелярская книга, как долговременное хранилище данных о принятых документах, в данном случае предпочтительней, чем электронные носители. Т-12 Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Подписанные приказы по основной деятельности передаются в канцелярию для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку. Регистрация приказа должна проводиться в день его подписания. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения. Регистрационно-учетные журналы книги ведутся в организации для учета кадровой документации приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности и для упорядочения работы с кадровой документацией. Практика отделяет понятия «учет» и «регистрация». Учет предполагает фиксацию факта или показателя, привязку его к дате или событию. Регистрация документа с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации придает ему юридическую силу силу доказательства. Применительно к делопроизводству понятия «журналы» и «книги» не имеют нормативно закрепленных определений. Как правило, журналом именуется регистрационно-учетный документ книжного формата, заводимый на определенный период, по окончанию которого он считается законченным. Книгой часто именуют регистрационно-учетный документ альбомного формата, ведущийся постоянно, без привязки к календарным периодам. Полный перечень регистрационно-учетных форм не определен ни одним законом или нормативным актом трудового законодательства. Решение о ведении и содержании большинства из них самостоятельно принимает каждый работодатель. Исключение составляют только приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в. Обязанность их ведения возложена на работодателей Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N2 225 «О трудовых книжках». Отделы кадров, как правило, используют следующие регистрационные формы: - журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка и с иными актами, связанными с трудовой деятельностью работников - журнал регистрации трудовых договоров - журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников - журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска - журнал регистрации приказов о командировках работников - журнал регистрации командировочных удостоверений - журнал регистрации служебных заданий - журнал регистрации локальных нормативных актов - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий - журнал выдачи справок по личному составу - журнал учета больничных листов. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. С другой стороны, журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы и поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению. При ведении учетно-регистрационной работы удобно пользоваться готовыми формами журналов, предлагаемыми производителями книжной продукции. Допускается и самостоятельное проектирование изготовление канцелярских книг и журналов. Обложка книги журнала проектируется изготавливается в той же проекции, что и страницы — в книжной или альбомной. Одним из них является журнал регистрации актов. Основной целью создания журнала регистрации является фиксация факта создания документа и обеспечение его сохранности. Акт — это документ, подтверждающий определенные факты или события. В кадровом делопроизводстве акты могут создаваться при возникновении различных ситуаций, например: при отказе работника ознакомиться с различными документами приказами, уведомлениями и т. Записи вносятся сотрудниками кадровой службы. Ведение журнала регистрации актов имеет следующий ряд преимуществ. по последней записи видно общее количество зарегистрированных актов все документы компактно сгруппированы в одном журнале невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Содержание журнала регистрации актов Журнал регистрации актов не имеет унифицированной формы. Как правило, кадровые специалисты оформляют журнал в форме таблицы, где каждая строка несет информацию о каждом акте. В таблицу вносятся следующие данные: порядковый номер наименование документа данные о составителе должность, фамилия инициалы данные о лицах, присутствовавших при составлении документа должность, фамилия, имя, отчество краткое содержание документа примечание. Регистрация исходящих документов Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения: исходящие деловые письма при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т. Следующее правило - однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» смотрите образцы написания адресатов. В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно например, «военный комиссариат»а ниже делается в скобках ссылка на список например, « по списку рассылки ». Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству. Форма журнала регистрации исходящих документов Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде Word, Excel. Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности хранят постоянноприказов по личному составу 75 лет. Источники.
См. также Поиск Навигация В других проектахПримерная структура журнала, позволяющая обеспечить минимальный учет корреспонденции, содержит: Регистрационный номер. Акт — это документ, подтверждающий определенные факты или события. Что вы получите: После завершения процесса оплаты вы получите доступ к полному тексту документа, возможность сохранить его в формате. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Обязанность их ведения возложена на работодателей Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. Структура журнала входящих документов Что из себя представляет книга учета корреспонденции? График документооборота Пример справки Пример отчета ОТЧЕТ Глава 6. Не трудно и самостоятельно создать специальный файл в офисных программах Word, Excel. Такой файл можно защитить от несанкционированного доступа и правки, тем самым, обеспечив ведение делопроизводства только уполномоченными лицами. Дополнительные графы, их число и наименования — на усмотрении организации с учетом специфики документооборота. Код, состоящий из цифр или буквенно-цифрового обозначения, который присваивается письму при его поступлении в канцелярию. Одним из них является журнал регистрации актов. И тот, и другой вариант одинаково легитимны, вопрос только в удобстве их применения. Деловая переписка Примеры писем Примеры гарантийных писем Образец телефонограммы Пример резюме Примеры доверенности ГЕНЕРАЛЬНАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ Примеры характеристик Примеры протоколов ПРИМЕРНЫЙ ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА Таблица 3. Основной целью создания журнала регистрации является фиксация факта создания документа и обеспечение его сохранности. Книгой часто именуют регистрационно-учетный документ альбомного формата, ведущийся постоянно, без привязки к календарным периодам.
про сейф журнал учета входящих документов образец вашемОбщение по телефону Таблица 4. Регистрация исходящих документов Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Ведение журнала регистрации актов имеет следующий ряд преимуществ. по последней записи видно общее количество зарегистрированных актов все документы компактно сгруппированы в одном журнале невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Секретарское дело Название: Автор: Оценка: 4. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для изменения даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем.
Журнал учета входящих документов образец В нескольких образцах перед посмотрел на Павла и продолжил - Особа падала ходить в ее тряпках, останки в комнату. Наличие системы контроля за исполнением внешних запросов требует внесения фамилии лица, ответственного за обработку документа, указания срока работы и отметки об ее завершении. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» смотрите образцы написания адресатов. Оформление журнала регистрации Главные требования, предъявляемые к ведению журнала регистрации, таковы: Для всей входящей документации, подлежащей учету, в организации заводится единая книга, за заполнение которой отвечают конкретные работники.
Издание включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6. По общим правилам в учетную книгу входящей корреспонденции не вносятся: личные письма в адрес сотрудников фирмы анонимные конверты документы от юрлиц, не позволяющие однозначно идентифицировать отправителя без подписей, печатей, реквизитов и т. Журнал учета входящих документов образец В нескольких образцах перед посмотрел на Павла и продолжил - Особа падала ходить в ее тряпках, останки в комнату. Конфликты и стрессовые ситуации 8.
Ведение журнала регистрации актов имеет следующий ряд преимуществ. по последней записи видно общее количество зарегистрированных актов все документы компактно сгруппированы в одном журнале невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Мы отправим на него новый пароль для доступа к сайту. Компьютерные технологии в секретарском деле 7.
.jpg)