Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой

Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой.

по работе с корпоративной электронной почтой.

Политика использования электронной почты является важнейшим элементом общекорпоративной политики информационной безопасности и неотделима от нее.

Запрещается использование внешних почтовых серверов (mail.ru, yandex.ru и т.п.) в служебных и личных целях. Электронная почта является собственностью компании и может быть использована ТОЛЬКО в служебных целях. Использование электронной почты в других целях категорически запрещено.

Содержимое электронного почтового ящика сотрудника может быть проверено без предварительного уведомления по требованию непосредственного либо вышестоящего руководителя.

Оформление писем должно производиться в строгом, деловом стиле.

Письмо должно иметь адрес, тему письма, при необходимости вложение в виде документов в электронном формате и подпись.

Использование рамок, цветовых и других фонов в электронных письмах запрещается.

В конце текста электронной почты указывается подпись отправителя, что фактически является его визитной карточкой. Как и визитная карточка, подпись необходима для общения в корпоративной среде. Поэтому важен ее единый официальный вид. Подпись должна включать в себя соответствующую информацию об отправителе (данные о компании, должность, отдел, адрес и права). Отправляемые письма обязательно должны подписываться.

Подпись электронной почты не является равнозначной рукописной подписи и не имеет юридической силы.

Требования к содержанию подписи.

Использование в подписи курсивного и полужирного начертания шрифта, а также логотипов запрещено!

Имя и фамилия должны быть написаны в определенной последовательности и шрифтом одного размера

1. строка: юридическое название компании
2. строка: отдел / департамент
3. строка:адрес

Адрес писать одной строкой, разделяя запятыми. Название городов не сокращать.

1. строка: номер телефона и факса

Номер телефона и факса писать одной строкой, разделяя запятыми. Не забывайте указывать код страны.

1. строка (если требуется): номер мобильного телефона
2. и 8 строки (если требуется): второй адрес, номера телефона и факса

Сотрудники, работающие в двух и более местах, могут указать соответствующие номера телефонов и адреса для филиалов.

Адрес электронной почты не указывать.

Может быть указана ссылка на интернет сайт компании

Пример электронной подписи:

Подпись на английском языке выполняется по тем же правилам.

При работе с корпоративной системой электронной почты сотрудникам ЗАО «Рога и копыта» запрещается:

• использовать адрес корпоративной почты для оформления подписок, без предварительного согласования с сотрудниками ИТ;
• публиковать свой адрес, либо адреса других сотрудников компании на общедоступных Интернет ресурсах (форумы, конференции и т.п.);
• отправлять сообщения с вложенными файлами, общий объем которых превышает 7 Мегабайт, в случае если объем файлов для отправки превышает допустимый придел, документы следует заархивировать (желательно в формат ZIP);
• отправлять во вложениях файлы мультимедиа (музыка, видео, программы), письма с такими вложениями не обрабатываются почтовым сервером и не могут быть доставлены;
• открывать вложенные файлы во входящих сообщениях без предварительной проверки антивирусными средствами, даже если отправитель письма хорошо известен;
• осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений (более 10) внешним адресатам без их на то согласия. Данные действия квалифицируются как СПАМ и являются незаконными;
• осуществлять массовую рассылку почтовых сообщений рекламного характера без предварительного согласования с сотрудниками ИТ;
• рассылать через электронную почту материалы, содержащие вирусы или другие компьютерные коды, файлы или программы, предназначенные для нарушения, уничтожения либо ограничения функциональности любого компьютерного или телекоммуникационного оборудования или программ, для осуществления несанкционированного доступа, а также серийные номера к коммерческим программным продуктам и программы для их генерации, логины, пароли и прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным ресурсам в Интернете, а также ссылки на вышеуказанную информацию;
• распространять защищаемые авторскими правами материалы, затрагивающие какой-либо патент, торговую марку, коммерческую тайну, копирайт или прочие права собственности и/или авторские и смежные с ним права третьей стороны;
• распространять информацию содержание и направленность которой запрещены международным и Российским законодательством, включая материалы, носящие вредоносную, угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности, в том числе разъясняющие порядок применения взрывчатых веществ и иного оружия, и т.д.
• распространять информацию ограниченного доступа, представляющую коммерческую тайну;
• предоставлять, кому бы-то ни было пароль доступа к своему почтовому ящику.

С настоящими правилами ознакомлен:

Дата Подпись Фамилия И.О.

Также интересно:

Кто не идёт вперед, тот идёт назад: Использование электронной почты в деятельности арбитражных судов

Использование электронной почты в деятельности арбитражных судов
Тенденция к расширению масштабов использования электронной почты в деловой деятельности не обходит стороной и органы государственной власти. В утверждённой Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 декабря 2013 г. № 100 «Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)» описан порядок работы сотрудников судов с электронной почтой. В нем можно выделить несколько важных положений:

• Инструкцией регламентирован порядок использования электронной почты для ведения как внешней, так и внутриведомственной электронной переписки;
  
• Поскольку, согласно законодательству, подать электронные документы в арбитражный суд можно лишь через систему «Мой арбитр», по электронной почте ведется только вспомогательная переписка с участниками судебного процесса;
  
• Порядок хранения электронной переписки не регламентирован, но переписка по судебным делам будет распечатываться и храниться в судебных делах.

Ведение внешней переписки

Исходящая из суда почтовая корреспонденция по каналам электронной почты отправляется исключительно (п.2.13.):

• Через экспедицию арбитражного суда;
  
• Сотрудниками, уполномоченными на ведение переписки с третьими лицами от имени арбитражного суда;
  
• С использованием официального адреса в Единой системе электронной почты арбитражных судов Российской Федерации (ЕСЭП или ведомственная электронная почта).

Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в группе регистрации подразделения делопроизводства (п. 3.1.1.). Корреспонденция принимается экспедицией по каналам электронной связи, в том числе с сайта арбитражного суда в течение всего рабочего дня.

Электронная почта может использоваться для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов судами (п.3.2.1.).

Сообщения, поступившие в арбитражный суд по электронной почте, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях, и передаются адресатам после регистрации.
Полученные электронные сообщения подлежат учету и регистрации по месту их приема в системах автоматизации судопроизводства (САС) или автоматизации делопроизводства (САД) аналогично документам на бумажных носителях.

По электронной почте арбитражным судом могут быть приняты (п.3.2.2.):

• Документы информационного характера, относящиеся к судебным делам, например, запросы о движении дел;
  
• Жалобы на действия судей;
  
• Запросы о предоставлении информации в порядке, установленном Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».

Электронные сообщения, поступившие по электронной почте суда, в том числе и по «Системе электронной подачи жалоб на действия судей и сотрудников аппарата арбитражных судов, в связи с находящимися на рассмотрении в судебных составах судебными делами и жалобами, а также материалами, рассматриваемыми в подразделениях» (СПЖ), после регистрации передаются подразделением делопроизводства по реестру судьям, в производстве которых находятся дела и жалобы; или руководителям соответствующих подразделений (за исключением жалоб на действия судей и работников аппарата суда, которые передаются в секретариат председателя суда). После получения сообщения, поданного по СПЖ, работник отдела регистрации распечатывает его и регистрирует в САД. Результат рассмотрения поступившей жалобы размещается в СПЖ (п.3.2.3.).

Электронные сообщения, поступившие в суд на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

Тексты поступивших в судебные составы и подразделения электронных сообщений регистрируются в САС или САД (в зависимости от характера обращения), а в случае отсутствия технической возможности такой регистрации – записываются получателем в журналах учета принятых электронных сообщений и оперативно передаются лицу, которому адресовано сообщение. Тексты электронных сообщений по судебным делам подшиваются в материалы судебного дела.

Получение и отправку документов по электронной почте осуществляют специалисты секретариатов (приемных) руководства арбитражного суда, подразделения делопроизводства, судебных составов и подразделений (п.3.2.4.).

Получение, отправку, учет электронных сообщений осуществляют работники арбитражного суда, ответственные за работу с электронными почтовыми ящиками ведомственной электронной почты (п.3.2.5.).

Заявки на передачу служебной информации по электронной почте с использованием официального ящика ведомственной электронной почты суда подписываются судьями или руководителями судебных составов и подразделений. На подлиннике материала специалист, отправляющий его, указывает порядковый номер, дату и время направления информации, после чего материал возвращается исполнителю. Заявки остаются в деле по номенклатуре судебного состава, подразделения и хранятся в течение одного года (п.3.2.8.).

Мой комментарий: Т.е. заявка на отправку электронного сообщения оформляется на бумажном носителе.

По электронной почте арбитражный суд может направить информацию, имеющую процессуальное значение, например, суд вправе в силу части 1 статьи 122 АПК РФ известить лиц, участвующих в деле, о последующих судебных заседаниях и отдельных процессуальных действиях по делу путем направления телефонограммы, телеграммы, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи с учетом требований, изложенных в пункте 5.9 Инструкции (п. 3.2.9.).

Кроме того, в случаях, не терпящих отлагательства (часть 3 статьи 121 АПК РФ), а также если такое уведомление согласовано со стороной по делу, арбитражный суд может известить или вызвать лиц, участвующих в деле, и иных участников арбитражного процесса телефонограммой, телеграммой, по каналам факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи.

При этом на копии переданного текста, остающейся в арбитражном суде, указываются фамилия лица, передавшего текст, дата и время передачи, а также фамилия лица, его принявшего.

Передавать документы и материалы с пометкой «Секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати» по электронной почте запрещается (п.3.2.11.).

Ответственность за содержание информации, передаваемой по электронной почте, возлагается на судью, председателя судебного состава, руководителя структурного подразделения и/или исполнителя, подготовившего материал к передаче.

Инструкция пока что не предусматривает подписание электронной переписки усиленными электронными подписями и организацию хранения электронной переписки, но предполагается, что в дальнейшем для этого может использоваться система электронного документооборота:
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (утв. Постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25 декабря 2013 г. № 100)

3.2.12. С принятием ВАС РФ локального акта о порядке использования электронной подписи в арбитражных судах, для целей приема, передачи и хранения документированной информации официального характера может быть использована система электронного документооборота. Внутриведомственная электронная переписка между арбитражными судами

В рабочем порядке для обмена электронными документами между арбитражными судами и между подразделениями в суде используется Единая система электронной почты (ЕСЭП) (п. 3.2.13.). Исключительно по каналам ЕСЭП осуществляется внутриведомственная электронная переписка между арбитражными судами.

Единая система электронной почты предназначена для передачи и приема сообщений электронной почты (электронных сообщений), в том числе с вложением документов, между арбитражными судами, между пользователями в арбитражном суде, а также с внешними пользователями. Использование иных почтовых систем, в том числе и ранее применявшихся в арбитражных судах, не допускается.

Доступ к ЕСЭП пользователей арбитражных судов обеспечивается с использованием программного обеспечения MS Outlook через сеть Интернет либо с мобильных устройств при их наличии у пользователей (п.3.2.14.).

Адреса электронной почты пользователей генерируются автоматически на основании приказа соответствующего арбитражного суда о назначении на должность судьи или гражданского служащего и ввода этой информации в систему единого штатного расписания арбитражных судов Российской Федерации (СЕШР). Размер почтового ящика каждого пользователя составляет не менее 1024 Мб.

Обязательными реквизитами электронных сообщений являются:

• Адрес электронной почты отправителя – формируется автоматически при создании письма в ЕСЭП;
  
• Адрес электронной почты получателя – пользователя в арбитражном суде либо внешнего пользователя;
  
• Тема – краткое содержание сообщения;
  
• Содержание электронного сообщения – необходимое для передачи текстовое сообщение, направляемое получателю;
  
• Подпись отправителя – информация о судье или гражданском служащем арбитражного суда, отправившем сообщение, включая его фамилию, имя, отчество, должность, а также почтовый адрес и адрес официального сайта арбитражного суда.

Электронное сообщение может содержать вложение – файл любого формата, направляемый получателю.

Порядок отправки и приема подписанных документов (электронных образов документов) определяется Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (п.3.2.16.). Отправка и прием таких документов между арбитражными судами осуществляется по официальным адресам.

Обмен электронными сообщениями по ЕСЭП ведется:

• Между арбитражными судами, между пользователями в арбитражном суде - в целях передачи распорядительной, справочной и другой информации, содержащейся в электронном сообщении и необходимой для обеспечения повседневной деятельности, обмена информационными документами в произвольном формате и проектами документов в текстовых форматах (п. 3.2.17.).
  
• С внешними пользователями - в рамках служебной деятельности судей и гражданских служащих арбитражных судов (п.3.2.18.).

Электронные сообщения, поступающие по ЕСЭП, в том числе с вложенными файлами, относятся к информации служебного пользования. Судьи и гражданские служащие арбитражных судов обязаны регулярно в течение рабочего времени знакомиться с поступившими электронными сообщениями и при необходимости направлять ответные сообщения адресатам (п.3.2.19.). Передаче с использованием ЕСЭП не подлежат (п.3.2.20.):

• Судебные документы по делам. находящимся в производстве, за исключением случаев, предусмотренных законом, настоящей Инструкцией и иными правовыми актами. Надлежаще поданными в электронном виде считаются только процессуальные документы, направленные в арбитражные суды через онлайн-сервис подачи документов «Мой Арбитр». Документы, полученные с использованием ЕСЭП, носят информационный характер и не должны рассматриваться в качестве процессуальных документов.
  
• Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну. и иные документы, носящие конфиденциальный характер, в том числе персональные данные судей и гражданских служащих арбитражных судов.

По каналам ЕСЭП направляются электронные образы документов подписанные:

• Председателем ВАС РФ, его заместителями, руководителем аппарата – администратором ВАС РФ - федеральным арбитражным судам округов, арбитражным апелляционным судам, арбитражным судам субъектов РФ в соответствии с перечнем адресов, указанных в настоящей Инструкции (п.3.2.21.).
  
• Руководителями структурных подразделений ВАС РФ - федеральным арбитражным судам округов, арбитражным апелляционным судам, арбитражным судам субъектов РФ, Суду по интеллектуальным правам) с почтового адреса структурного подразделения в соответствии с перечнем адресов ЕСЭП (п.3.2.22.).
  
• Руководителями арбитражных судов РФ- в ВАС РФ в соответствии с перечнем адресов ЕСЭП (п.3.2.23).
  
• Руководителями арбитражных судов РФ, направляются в арбитражные суды в тот же день после их регистрации в суде, в соответствии с перечнем адресов внутриведомственной электронной почты (п.3.2.24.).

Обязательной передаче по ЕСЭП в адрес арбитражных судов РФ подлежат электронные образы документов Высшего Арбитражного Суда РФ в части, касающейся деятельности арбитражных судов (п. 3.2.26.):

• Приказы и распоряжения ВАС РФ
  
• Письма по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;
  
• Иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по указанию руководства ВАС РФ).

Обязательной передаче по ЕСЭП в адрес ВАС РФ подлежат электронные образы следующих документов (п. 3.2.27.):

• Письма руководству ВАС РФ и руководителям структурных подразделений ВАС РФ, подписанные руководителями арбитражных судов РФ, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;
  
• Иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по усмотрению руководителей арбитражных судов РФ).

Обязательной передаче по ЕСЭП между арбитражными судами РФ подлежат электронные образы документов (п.3.2.28.):

• Письма, адресованные в арбитражные суды РФ, по вопросам организационного, кадрового, финансового, материально-технического и информационного обеспечения деятельности арбитражных судов;
  
• Иные документы, не носящие индивидуально-распорядительного характера (по усмотрению руководителей арбитражных судов РФ).

Мой комментарий: Отмечу, что я впервые встречаю в нормативном акте российского государственного органа такую подробную и продуманную регламентацию порядка работы с электронной почты.

В то же время вопрос организации хранения переписки в электронном виде никак не регламентирован, а вся связанная с судебным делопроизводством переписка подлежит распечатыванию и хранению в судебных делах.

Инструкция по настройке рабочего места, использованию сервисов электронной почты

Инструкция по настройке рабочего места, использованию сервисов электронной почты

Сервер электронной почты Тюменской областной Думы Инструкция по настройке рабочего места, использованию сервисов электронной почты

2 Выполнение первоначальной настройки Запустите обозреватель Интернета – Internet Explorer, щелкнув по его значку на рабочем столе или вызвав его через меню «Пуск» Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Откроется окно обозревателя 3 Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В строке обозревателя введите следующий адрес и нажмите на клавиатуре клавишу [Enter]: http://sca01.tod.ru/pki/Duma72_RCA.crt Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В появившемся диалоговом окне «Загрузка файла – предупреждение системы безопасности» нажмите кнопку [Открыть]: 5 Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В диалоговом окне «Безопасность Internet Explorer» нажмите кнопку [Разрешить]: 6 Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Сертификат» нажмите кнопку [Установить сертификат]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В появившемся диалоговом окне «Мастер импорта сертификатов» нажмите кнопку [Далее]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Мастер импорта сертификатов» выберите пункт Поместить все сертификаты в следующее хранилище и нажмите кнопку [Обзор]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В появившемся диалоговом окне «Выбор хранилища сертификатов» выберите пункт Доверенные корневые центры сертификации и нажмите кнопку [ОК]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Мастер импорта сертификатов» нажмите кнопку [Далее]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Мастер импорта сертификатов» нажмите кнопку [Готово]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В появившемся диалоговом окне «Предупреждение безопасности» на запрос об установке сертификата нажмите кнопку [Да]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Мастер импорта сертификатов» нажмите кнопку [ОК]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Сертификат» нажмите кнопку [ОК]: Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для завершения процедуры первоначальной настройки необходимо закрыть все окна обозревателя Интернета – Internet Explorer. Выполнение первоначальной настройки Сервер электронной почты Тюменской областной Думы Важно: процедура первоначальной настройки выполняется однократно перед первым подключением к почтовому серверу, описанная последовательность действий справедлива для версий обозревателя Internet Explorer от 8 и выше, по установке сертификатов в программные продукты других производителей необходимо обращаться к соответствующей документации.

Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы Запустите обозреватель Интернета – Internet Explorer, щелкнув по его значку на рабочем столе или вызвав его через меню «Пуск»

Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы Откроется окно обозревателя

Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы В строке обозревателя введите следующий адрес и нажмите на клавиатуре клавишу [Enter] https://mail.duma72.ru

Откроется окно авторизации в системе электронной почты Тюменской областной Думы Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

При входе в электронную почту областной Думы из публичного места (например Интернет-кафе) следует выбрать пункт Это общедоступный или совместно используемый компьютер в окне авторизации Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

При входе в электронную почту областной Думы со своего рабочего или надёжного компьютера следует выбрать пункт Это частный компьютер в окне авторизации Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для просмотра описания режимов входа в систему электронной почты необходимо нажать на ссылку: окна авторизации, будет показана информация как на картинке слева Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В случае подключения к серверу электронной почты через «медленный» канал – например мобильную связь, целесообразно, помимо типа подключения «Частный/публичный» отметить пункт Использовать облегченную версию Outlook Web App в окне авторизации как на картинке слева Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для входа в систему электронной почты областной Думы введите в поле Имя пользователя свой логин в поле Пароль свой пароль как на картинке слева ПРИМЕЧАНИЕ: Логин и пароль, вводимые на данной странице, совпадают с логином/паролем, с помощью которого осуществляется в вход в систему СЭД ПП, вход в компьютеры на рабочих местах в здании областной Думы Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Данное окно возникает однократно при первом подключении к почтовому серверу и в дальнейшем не появляется. Для применения настроек по умолчанию следует нажать кнопку [ОК] Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Откроется основное окно сервера электронной почты областной Думы Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В случае подключения к серверу электронной почты с отмеченным в окне авторизации пунктом Использовать облегченную версию Outlook Web App откроется основное окно сервера электронной почты как на картинке слева Подключение к почтовому серверу Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для создания сообщения электронной почты нажмите пункт [Создать] основного меню Работа с электронной почтой – создание нового сообщения Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В появившемся окне заполните поля: Кому… Копия… Тема: Введите текст письма Работа с электронной почтой – создание нового сообщения Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Пример заполненного сообщения Работа с электронной почтой – создание нового сообщения Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для прикрепления к письму файла нажмите кнопку с пиктограммой в виде скрепки Работа с электронной почтой – прикрепление файла к сообщению Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Вставка файла» нажмите кнопку [Обзор] Работа с электронной почтой – прикрепление файла к сообщению Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

С помощью диалогового окна «Выбор файла для загрузки» найдите на компьютере необходимый файл и нажмите кнопку [Открыть] Работа с электронной почтой – прикрепление файла к сообщению Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Вставка файла» в поле Добавление файлов появится полный путь и название файла, который вы хотите прикрепить Работа с электронной почтой – прикрепление файла к сообщению Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для завершения операции прикрепления файла нажмите кнопку [Вложить] Работа с электронной почтой – прикрепление файла к сообщению Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Пример электронного письма с вложенным файлом «Пример документа.txt» Работа с электронной почтой – прикрепление файла к сообщению Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для отправки сообщения электронной почты нажмите кнопку [Отправить] Работа с электронной почтой – отправка сообщения Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для просмотра списка занесенных вами ранее контактов нажмите кнопку [Контакты] Работа с электронной почтой – контакты Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для просмотра списка всех контактов, имеющихся на почтовом сервере, нажмите кнопку [Адресная книга] Работа с электронной почтой – контакты Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Пример окна «Адресной книги» Работа с электронной почтой – контакты Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для использования адресной книги при создании нового письма необходимо нажать кнопку [Кому…] основного окна сообщения Работа с электронной почтой – использование адресной книги Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне адресной книги выберите интересующий вас контакт (зелёная стрелка) и нажмите кнопку [Кому ->] (красная стрелка) Работа с электронной почтой – использование адресной книги Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для подтверждения выбранного контакта нажмите кнопку [ОК] Работа с электронной почтой – использование адресной книги Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Пример сообщения электронной почты, адресат которого внесен с помощью «Адресной книги» Работа с электронной почтой – контакты Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для организации совместной работы нескольких пользователей имеется возможность предоставить доступ пользователю А к почтовому ящику пользователя Б. Например: Депутат (пользователь А) назначает своего помощника (пользователь Б) ответственным за просмотр корреспонденции, поступившей в электронный почтовый ящик депутата. ВНИМАНИЕ: доступ в почтовый ящик другого пользователя и равнозначно доступ к папке “Входящие” другого пользователя возможен только после назначения сотрудником ИАУ соответствующих прав для пользователей почтовой системы! Доступ в почтовый ящик другого пользователя Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для просмотра ящика электронной почты другого пользователя нажмите кнопку [Пользователь] на верхней панели основного окна Доступ в почтовый ящик другого пользователя Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Появится окно открытия ящика другого пользователя Доступ в почтовый ящик другого пользователя Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Наберите часть имени пользователя и нажмите кнопку [Открыть…] Доступ в почтовый ящик другого пользователя Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В случае, если с введенной вами частью имени пользователя совпадает несколько адресов электронной почты, будет выведено диалоговое окно выбора имени пользователя из списка, как на картинке слева. Выберите нужного пользователя, щелкнув по его имени левой клавишей мыши. Доступ в почтовый ящик другого пользователя Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для начала просмотра ящика другого пользователя нажмите кнопку [Открыть…] Доступ в почтовый ящик другого пользователя Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Пример доступа в почтовый ящик другого пользователя Доступ в почтовый ящик другого пользователя Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Для «привязки» папки Входящие другого пользователя необходимо щелкнуть правой клавишей мыши по объекту почтового ящика как на картинке слева Доступ в почтовый ящик другого пользователя (привязка Входящие) Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В появившемся диалоговом окне выбрать пункт «Открыть папку “Входящие“ другого пользователя» как на картинке слева Доступ в почтовый ящик другого пользователя (привязка Входящие) Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Появится окно «Открыть папку “Входящие“ другого пользователя» как на картинке слева Доступ в почтовый ящик другого пользователя (привязка Входящие) Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Открыть папку “Входящие“ другого пользователя» нажать кнопку [Имя…] и выбрать пользователя из “Адресной книги” Доступ в почтовый ящик другого пользователя (привязка Входящие) Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Или наберите часть имени пользователя (показано красной стрелкой) и нажмите кнопку [ОК] (показано зеленой стрелкой) Доступ в почтовый ящик другого пользователя (привязка Входящие) Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В случае, если с введенной вами частью имени пользователя совпадает несколько адресов электронной почты, будет выведено диалоговое окно выбора имени пользователя из списка, как на картинке слева. Выберите нужного пользователя, щелкнув по его имени левой клавишей мыши. Доступ в почтовый ящик другого пользователя (привязка Входящие) Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

В окне «Открыть папку “Входящие“ другого пользователя» нажать кнопку [ОК] Доступ в почтовый ящик другого пользователя (привязка Входящие) Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Пример доступа в папку “Входящие” другого пользователя Доступ в почтовый ящик другого пользователя (привязка Входящие) Сервер электронной почты Тюменской областной Думы

Контроль электронной почты сотрудников

Контроль электронной почты сотрудников. Моя пошаговая инструкция

Доброго всем дня, мои дорогие. С вами юрист по трудовым спорам Евгений Волков. Сегодня рассмотрим вопрос о законности ведения контроля за электронной почтой сотрудников.

Я дам вам мотивированный и четкий ответ на вопрос, законны ли такие действия работодателя. Ну и в конце получите от меня пошаговую инструкцию по внедрению контроля за электронной почтой сотрудников.

Так что, наливайте себе чашечку кофе, вас ждет интересное чтиво.

Итак, если в вашей организации используется такое средство связи, как электронная почта, то у вас, как и у многих других работодателей, хоть раз, но возникал вопрос: как осуществлять контроль электронной почты сотрудников?

Понятное дело, что работодатели всячески пытаются скрыть, по сути, своё нездоровое любопытство в отношении работников, прикрываясь, при этом, благими целями, вроде возможности выявления ситуаций разглашения сотрудниками конфиденц. либо другой инфы (в т.ч. и коммерческой) или соблюдения работником правил делового общения с контрагентами посредством e-mail.

Иногда для этих целей работодатели, по совету некоторых «умных» юристов, издают акт, содержащий необходимые запреты для работников, например, у многих предприятий в акте, посвященном вопросам информационной безопасности, встречается пункт следующего содержания:

работники обязаны пользоваться электронной почтой исключительно в служебных целях.

После издания акта, с его содержанием знакомят сотрудников, сотрудники расписываются за ознакомление, и после этого администрация предприятия, как правило, склонна считать, что получила право осуществлять контроль электронной почты сотрудника, включая его переписку, ведущуюся через выделенный конкретному сотруднику корпоративный емэйл-адрес.

Если в вашей организации дела обстоят подобным образом, то моя статья станет для вас своеобразным холодным душем и заставит взглянуть на проблему контроля электронной почты сотрудников более ответственно.

Каковы основные аргументы юристов, утверждающих, что контроль электронной почты сотрудников со стороны работодателя возможен и не нарушает действующие российские законы?

Доводы, вообщем-то, незамысловатые и состоят в том, что обеспечение сотрудников оборудованием и др. необх. ср-вами для осуществления трудовой деятельности – это обязанность предприятия, а сотрудники, в свою очередь, должны добросовестно выполнять возложенные на них обязанности.

Помимо этого, собственником ЭВМ, почтового сервера, шлюзов выхода в сеть Интернет является предприятие. Отсюда якобы и возникает у предприятия право контролировать процесс использования сотрудниками принадлежащего ему имущ-ва, согласно его специфике.

При этом, обосновывая подобные доводы, эти юристы делают ссылку на пункт 2 ст.209 Гражданского кодекса РФ.

Противоречит ли закону и нарушает ли права сотрудников осуществление контроля электронной почты? Давайте разбираться.

Сейчас, по-быстрому, посмотрим чисто теоретическую часть (законодательство), а затем уже перейдем к практике, окей? Ну и чудненько.

Даю полный расклад по теоретической части:

1. часть 2 ст. 23 Конституции России

Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.

2. ст. 63 Фед. Закона «О связи»

1. На территории Российской Федерации гарантируется тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений, передаваемых по сетям электросвязи и сетям почтовой связи.

Ограничение права на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений, передаваемых по сетям электросвязи и сетям почтовой связи, допускается только в случаях, предусмотренных федеральными законами.

2. Операторы связи обязаны обеспечить соблюдение тайны связи.

3. Осмотр почтовых отправлений лицами, не являющимися уполномоченными работниками оператора связи, вскрытие почтовых отправлений, осмотр вложений, ознакомление с информацией и документальной корреспонденцией, передаваемыми по сетям электросвязи и сетям почтовой связи, осуществляются только на основании решения суда, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

4. Сведения о передаваемых по сетям электросвязи и сетям почтовой связи сообщениях, о почтовых отправлениях и почтовых переводах денежных средств, а также сами эти сообщения, почтовые отправления и переводимые денежные средства могут выдаваться только отправителям и получателям или их уполномоченным представителям, если иное не предусмотрено федеральными законами.

3. ст. 9 Фед. закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

1. Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

2. Обязательным является соблюдение конфиденциальности информации, доступ к которой ограничен федеральными законами.

Это всё, что нам нужно знать, для того, чтобы двигаться дальше.

Проанализировав в комплексе вышеназванные статьи, сам собой у вас будет напрашиваться вывод о том, что ограничение предприятием прав сотрудников на тайну переписки, почтовых и иных сообщений будет юридически возможно при совокупности трёх нижеследующих условий:

1. Возможность ограничения права сотрудника должна быть прямо обозначена в фед. законе.
2. Предприятию необходимо получить «положительное» решение суда на такое огранич-е права сотрудников.
3. Предприятию необходимо получить явное согласие работника на контроль его электронной почты.

Почему так важно получить именно согласие сотрудника, а не просто ознакомить его с актом предприятия, в котором закреплено право предприятия на просмотр электронной почты сотрудника?

Поясняю. В любом емэйл любого сотрудника обязательно найдется хотя бы одно письмо нерабочего (личного) содержания.

Более того, такие письма вполне могут являться личной перепиской не только данного работника, но и всех других лиц, участвующих в ней. А такими лицами, как Вы, наверное, уже догадываетесь, может оказаться кто угодно, а не один сотрудник Вашей организации.

Другими словами, обладателем инфы, полученной или отправленной работником, является именно работник.

Не важно, какой емэйл ящик использует работник: личный либо корпоративный. Не забывайте, что информация из корпоративного емэйл, принадлежащая работнику, является его перс. данными, со всеми вытекающими отсюда правовыми последствиями.

А теперь палю тему: самое интересное состоит в том, что у предприятия ни при каких обстоят-вах не получится соблюсти одновременно все три вышеназванных условия.

Почему? Потому что для предприятия невыполнимым будет первое условие, так как действующее законодат-во не предоставляет возможность предприятиям каким-либо образом ограничивать права сотрудников на тайну переписки, почтовых и иных сообщений, передаваемых по емэйл.

Следовательно, если работодатель решается внедрить у себя на предприятии контроль электронной почтой сотрудников, он автоматически подставляет себя под серьезные юридические риски.

В первую очередь, речь идет о статье 138 Уголовного Кодека РФ

1. Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений граждан наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года.

2. То же деяние, совершенное лицом с использованием своего служебного положения, наказывается штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо принудительными работами на срок до четырех лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до четырех лет.

Безусловно, вопрос о возможности работодателя осуществлять контроль электронной почты сотрудников, ведущейся через корпоративные электронные почтовые ящики, в настоящее время представляет собой дырку в российском законодательстве, что создаёт почву для злоупотребления правами со стороны работников, а также одновременно ставит работодателя перед выбором:

нарушать закон по принципу «главное, чтобы работник не узнал…» или постараться хоть как-то минимизировать юридические риски, связанные с контролем электронной переписки работника?

В первом случае, результат контроля электронной почты сотрудника всё равно не позволит работодателю даже провести дисциплинарное расследование, т.к. работодателю придется заявить о том, что организация, без предупреждения и согласия работника, осуществляла контроль электронной почты, самовольно просматривала его корреспонденцию, расположенную на сервере корпоративной электронной почты.

Кроме того, подобные действия работодателя, когда наблюдение ведется без ведома и согласия работника, рано или поздно станут известны работникам, что в лучшем случае повлечет изменение лояльности работников по отношению к работодателю, а в худшем грозит работодателю привлечением к ответственности.

По моему мнению, у работодателя нет права контролировать любую электронную корреспонденцию подчиненных сотрудников, отправляемую и получаемую ими на выделенные им корпоративные электронные почтовые ящики.

Контроль электронной почты сотрудников со стороны работодателя необходимо рассматривать как нарушение конституционного права любого гражданина на тайну переписки, почтовых и др. сообщений, что чревато для виновных лиц привлечением к уголовной ответственности.

Если всё-таки вопрос о контроле за электронной почтой сотрудников в вашей организации стоит очень остро, и вы считаете, что риски конкретно для вашего бизнеса от отсутствия контроля за корпоративной электронной почтой сотрудников выше, чем риски привлечения к уголовной ответственности, то предлагаю вашему вниманию свою пошаговую инструкцию по минимизации юридических рисков работодателя при установлении контроля за электронной почтой сотрудников.

Сразу оговорюсь, предлагаемая мною ниже инструкция ни в коем случае не исключает всех юридических рисков для работодателя. который пытается установить контроль электронной почты сотрудников.

Расчёт в данном случае делается на полученное согласие работника, его юридическую «неподкованность» и практически стопроцентную вероятность необращения в компетентные органы либо в суд за защитой своего нарушенного права.

Итак, какие юридические средства и приёмы потребуется предприятию для внедрения в организации контроля за электронной почтой сотрудников?

Во-первых, вам понадобится внести кое-какие изменения в ПВТР вашего предприятия или в соответствующий документ предприятия, посвященный информационной безопасности (если таковой принят и утвержден на предприятии), а именно внести пункт примерно следующего содержания:

Предоставляемые работнику для выполнения тр. обязан-тей ЭВМ и другая оргтехника, имеющие доступ к Интернет, а также предоставленный сотруднику корпоративный емэйл-адрес должны использоваться работником исключительно в целях получения и передачи информации рабочего характера. Пользование ЭВМ и оргтехникой в личных целях запрещается.

Во-вторых, служебная переписка работника может содержать и личную переписку, а также информацию, включающую персональные данные клиентов, контрагентов и иных лиц.

Даже если работник сам не отправляет какую-либо личную информацию с корпоративного емэйла, он не может ограничить ее получение.

Между тем, любая нерабочая информация не должна находиться в корпоративном емэйл-ящике, так как работодатель при её обработке обязательно нарушит конституционное право сотрудника на тайну переписки.

Поэтому, нужно постараться исключить ответственность предприятия за умышленное нарушение тайны переписки.

Как это сделать? Аналогично способу, описанному выше — в ПВТР вашего предприятия или в соответствующий документ предприятия, посвященный информационной безопасности включаете пункт об обязанности сотрудника не хранить на служебном емэйл-ящике письма личного характера, личную корреспонденцию, а также информацию неслужебного характера, а при получении таковой немедленно удалять.

И наконец, самый важный и тонкий момент – получение согласия работника на фактически ограничение его права на тайну переписки.

Да, да – это не опечатка. Безусловно, с юридической точки зрения такое согласие юридически ничтожно, но вы исходите из того, что работник — не юрист, в юридических вопросах не подкован.

Итак, вам понадобится внести парочку изменений в шаблон трудового договора. Добавляете в шаблон типового трудового договора вашей организации пункт примерно следующего содержания:

Предприятие вправе получать доступ к сведениям о посещаемых сотрудником веб-страницах Интернета, а также к содержанию входящих и исходящих емэйл-сообщений сотрудника, отправляемым по каналам корпоративной емэйл-связи.

И ещё один пункт следующего содержания:

Стороны трудового договора согласны в том, что обладателем информации, хранящейся на серверах корпоративной электронной почты, является работодатель.

Таким образом, при приёме на работу новых сотрудников вы, во-первых, избавите себя от лишней головной боли, так как вновь принимаемый сотрудник своей подписью на трудовом договоре сам даёт письменное согласие на контроль его персонального электронного ящика корпоративной почты. Автор статьи: Евгений Волков, http://evgeniyvolkov.ru.

А это позволяет вам быть уверенным, что сотрудник, держа в голове, что его емэйл проверяется и контролируется, будет более ответственно относиться к выполнению служебных обязанностей и, скорее всего, самостоятельно исключит саму возможность получения какой-либо личной переписки на свой корпоративный электронный почтовый ящик.

Если же речь идёт о уже работающих по трудовым договорам сотрудниках, то работодателю можно попытаться оформить соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору, включив в это соглашение требуемые условия.

Однако не факт, что работники согласятся подписывать подобное дополнительное соглашение. Здесь важно провести необходимую разъяснительную работу с работниками, показать и обосновать работнику необходимость введения слежения за корпоративной почтой сотрудников.

Согласие работника, зафиксированное непосредственно в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к трудовому договору, даёт вам мнимое (потому как всё равно это незаконно) право отслеживать и предотвращать случаи утечки конфиденциальной информации.

А ведь именно это и должно быть той самой благой целью работодателя, ради которой Вы и собрались пойти на серьезные юридические риски и затеяли весь этот контроль за электронной почтой сотрудников.

Однако, к сожалению, у подавляющего большинства российских работодателей указанная цель является лишь прикрытием истинной цели – откровенного любопытства работодателя по отношению к конкретным работникам, что проявляется не только в слежении за корпоративной почтой, но и во внедрении в организациях системы видеонаблюдения за работниками .

Таким образом, включив в трудовой договор или в дополнительное соглашение к трудовому договору (для уже работающих сотрудников) соответствующие пункты, о которых я указал чуть выше, вы сможете более-менее спокойно просматривать корпоративную почту сотрудника, поскольку он дал на это своё согласие, и работник вряд ли станет предъявлять вам какие-либо претензии на этот счёт (потому как он не понимает в силу отсутствия у него юридических познаний, что данное им согласие на ограничение его конституционного права юридической силы не имеет).

Однако всегда помните: даже несмотря на то, что работник дал своё согласие, использовать результаты мониторинга корпоративной почты в целях принятия к работнику мер дисциплинарного характера или даже увольнения, предприятие будет не вправе, потому как мониторинг корпоративных емэйл-ящиков, предоставленных сотрудникам -– это всегда ограничение конституционного права сотрудника на тайну переписки, почтовых сообщений.

Подобное право ограничить можно лишь при выполнении работодателем в совокупности трех условий, указанных мною выше, что в условиях российской правовой действительности невозможно.

Теперь вы обладаете исчерпывающей инфой по рассмотренному вопросу и сможете произвести осознанный выбор между установлением контроля за электронной почтой сотрудников и ненарушением действующего законодательства РФ.

Оставьте свой первый коммент и получите подарок от Евгения,