Общий Бланк Организации Не Включает

G0Разработка бланков организационно-распорядительных документов

#G0Разработка бланков организационно-распорядительных документов

#G0Разработка бланков организационно-распорядительных документов

руководитель направления документационного обеспечения

управления и архивного дела консалтинговой группы

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов. При подготовке деловой документации важно помнить о двух моментах:

1. От оформления документов зависит не только их юридическая сила, но также и мнение, которое может появиться у управленческого персонала о предприятии. Нередко для руководителей и специалистов первое впечатление об организации складывается именно на основе документа: его содержания и оформления.

2. Большинство организационно-распорядительных документов 1. письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов 2 .

Исходя из этих двух пунктов, можно сделать заключение: бланки документов, в определенной степени являются лицом организации и их разработку лучше не откладывать.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Можно подобрать и другое, более понятное определение данному термину, например: "Бланк документапредставляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию".

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны:

- средствами оперативной полиграфии или

- компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа.

Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении, необходимо помнить, что основные требования к бланкам устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов " 3. Положения данного ГОСТа являются рекомендуемыми – их соблюдение целесообразно, но не обязательно.

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов:

- А4 (210 х 297 мм) и

- А5 (148 х 210 мм).

Чаще документы создаются на бланках формата А4. Основное назначение бланка формата А5 – использование для документов с небольшой текстовой частью, когда применение бланков А4 экономически не оправдано. Так, формат А5 целесообразно применять для бланков писем и справок с небольшим текстом.

Бумага . применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. При этом бланки документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 также устанавливает следующие минимальные размеры полей на документах независимо от того, оформлен он на бланке или без него:

При разработке бланков необходимо помнить, что данные размеры полей являются минимальными и организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов.

При этом особого внимания требует левое поле – оно необходимо для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм.

Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

Классификация бланков документов

В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 можно провести классификацию бланков документов по следующим признакам:

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

- общий бланк – это бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, кроме писем (см. рисунок 1);

Рис. 1. Фрагмент общего бланка организации с продольным расположением реквизитов

- бланк письма – бланк документа, используемый для ведения переписки (см. рисунок 2);

Рис. 2. Фрагмент бланка письма организации с угловым расположением реквизитов
- бланк конкретного вида документа (кроме письма). Для документов, которые часто создаются в организации, разрабатывают бланки конкретных видов документов (приказа, протокола, акта, справки и т.д.), остальные документы оформляются на общем бланке (cм. рисунок 3).

Рис. 3. Фрагмент бланка конкретного вида документа (приказа) с продольным расположением реквизитов
В зависимости от автора документа бланки документов делятся на:

- бланк организации – на нем не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо (см. рисунки 1, 2, 3);

- бланк структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. При этом на бланке под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения (см. рисунок 4);

Рис. 4. Фрагмент бланка письма структурного подразделения
с продольным расположением реквизитов
- бланк должностного лица разрабатывается, если данное лицо имеет право подписи. При создании данного вида бланка под наименованием организации должно указываться наименование должности (см. рисунок 5).

Рис. 5.Фрагмент бланка письма должностного лица с угловым расположением реквизитов

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

Другими словами, можно сказать, что бланки документов могут изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке необходимые реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются) (см. рисунки 1, 3, 4). На практике данный вид бланков используется преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Применение продольного бланка письма целесообразно, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков. Например, в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Также продольные бланки писем чаще всего используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

На угловом бланке необходимые реквизиты размещаются в верхнем левом углу, при этом реквизиты: "Наименование организации", "Справочные данные об организации", "Наименование вида документа", "Место составления или издания документа", – а также ограничительные отметки для реквизитов: "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", – размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) (см. рисунки 2 и 5).

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) (см. рисунок 6).

Рис. 6. Фрагмент бланка справки с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Каждый бланк сочетает три признака классификации . Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (см. рисунок 5) или бланк конкретного вида документа (справки) Управления финансов с угловым расположением реквизитов (см. рисунок 6).

Рис. 7. Классификация бланков документов

РЕКВИЗИТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ДЛЯ ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ

-реквизиты, используемые для изготовления бланков документов;

- реквизиты, для которых на бланках документов проставляются ограничительные отметки для границ зон.

Состав реквизитов для общего бланка, бланка письма и бланка конкретного вида документа отличается .

Так, например, общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты (см. рисунок 1):

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 – наименование организации;
14 – место составления или издания документа.

Отметим, что в пункте 4.7 ГОСТа 6.30-2003 . скорее всего, допущена ошибка: реквизит "11 – дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на нем обозначаются лишь отметки для проставления даты. Также на общем бланке необходимо ставить ограничительные отметки для реквизита "12 – регистрационный номер документа". Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя следующие реквизиты (см. рисунки 2, 4 и 5):

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Кроме этого бланк письма, при необходимости, может иметь ограничительные отметки для верхних границ зон расположения следующих реквизитов:

15 – адресат;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа.

Бланк конкретного вида документа . кроме письма, также зависит от учредительных документов организации и включает в себя следующие реквизиты (см. рисунки 3, 6):

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08 – наименование организации;
10 – наименование вида документа;
14 – место составления или издания документа;

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа.

При необходимости данный вид бланка может также содержать следующие ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле.

Все реквизиты и ограничительные отметки для реквизитов должны располагаться на бланках в соответствии со схемами, приведенными в приложении А к ГОСТу Р 6.30-2003 . На этих схемах (см. рисунки 8 и 9) ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Рис. 8. Фрагмент схемы расположения реквизитов и границы зон
на формате А4 углового бланка

Рис. 9. Фрагмент схемы расположения реквизитов и границы зон

на формате А4 продольного бланка

ВТОРАЯ ЧАСТЬ СТАТЬИ
В первой части статьи автор разъяснил, чем отличается общий бланк от бланка письма или бланка конкретного вида документа, а также бланк организации от бланка структурного подразделения или должностного лица. Были приведены наглядные примеры бланков с угловым и продольным расположением реквизитов. В этом номере журнала речь пойдет о правилах оформления отдельных реквизитов . используемых на бланках документов.

Реквизит "01 – Государственный герб РФ"

Государственный Герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами и над ними одной большой короной (они соединены лентой). В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла в красном щите – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов:

- многоцветный вариант на геральдическом щите;

- одноцветный вариант на геральдическом щите;

- одноцветный без геральдического щита.

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

- федеральных конституционных законов и федеральных законов;

- указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

- постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

- решений Конституционного Суда Российской Федерации;

- решений Верховного Суда Российской Федерации;

- решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

- Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- Правительства Российской Федерации;

- Конституционного Суда Российской Федерации;

- Верховного Суда Российской Федерации;

- Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

- Администрации Президента Российской Федерации;

- полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

- федеральных органов исполнительной власти;

- Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

- Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

- Счетной палаты Российской Федерации;

- Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

- Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

- Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

- органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;

- органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;

- органов прокуратуры Российской Федерации;

- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами РФ.

Реквизит "02 – герб субъекта РФ"

Порядок использования изображения герба субъекта РФ на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом Москвы от 11 июня 2003 г. N 39 "О гербе города Москвы" и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми допускается использовать изображения герба города Москвы на бланках следующих документов:

- в многоцветном варианте:

законов города Москвы,

постановлений Московской городской Думы,

указов и распоряжений Мэра Москвы,

постановлений и распоряжений Правительства Москвы,

решений Уставного суда города Москвы,

мэра Москвы, Московской городской Думы, Правительства Москвы,

- в одноцветном варианте:

правовых актов иных органов исполнительной власти города Москвы и их должностных лиц,

Московской городской избирательной комиссии,

Контрольно-счетной палаты Москвы,

Уполномоченного по правам ребенка в городе Москве,

мировых судей города Москвы,

иных государственных органов города Москвы и их должностных лиц.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (преимущественно на бланках нормативных правовых актов, писем и др.).

Гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не могут быть идентичны Государственному гербу Российской Федерации. Таким образом, Государственный герб РФ не может быть использован в качестве их геральдической основы.

Реквизит "03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)"

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований Федерального закона от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо. Право на данную интеллектуальную собственность охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

В соответствии с международным договором Российской Федерации не допускается регистрация в качестве товарных знаков обозначений, состоящих только из элементов, представляющих собой государственные гербы, флаги и другие государственные эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, их гербы, флаги и другие эмблемы, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходных с ними до степени смешения обозначений. Такие элементы могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа.

Рис. 11. Эмблема организации

Пример оформления данного реквизита на различных бланках документов см. на рисунках 1, 2, 3, 4, 5, 6, 14.

Реквизит "04 – код организации"

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО и проставляют цифровой код, состоящий из 8 знаков. Пример оформления данного реквизита на бланках документов см. на рисунках 2, 4, и 14.

Реквизит "05 – основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица"

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. является его основным государственным регистрационным номером (ОГРН).

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации. Пример оформления данного реквизита на бланках документов см. на рисунках 2, 4, 5 и 14.

Стоит подчеркнуть, что в документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В статье 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений (утв. постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. № 438) указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003 говорится, что данный реквизит проставляется только в бланке письма.

Реквизит "06 – Идентификационный номер налогоплательщика /
код причины постановки на учет (ИНН / КПП)"

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика (юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица).

В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учет (КПП) (см. рисунки 2, 4, 5 и 14).

Реквизит "07 – код формы документа"

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, являясь элементом идентификации документа.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов.
Реквизит "08 – наименование организации"

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации) (см. рисунок 12).

Рис. 12.Оформление реквизита "Наименование организации"
на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским), государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках: текст на иностранном языке в этом случае располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ (см. рисунок 13).

Рис. 13. Оформление реквизита "Наименование организации"
на бланке письма организации

Наименование коммерческой организации на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в ее учредительных документах, и располагают его ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне, организаций разного уровня – друг над другом.

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть: организация, ее структурное подразделение и должностное лицо. Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения (см. рисунки 4 и 6) или должностного лица (см. рисунок 5).

Реквизит "09 – справочные данные об организации"

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении данного реквизита могут также указываться:

номера факсов;
телексов;
счетов в банке;
адрес электронной почты;
адрес Интернет сайта (web-страницы в Интернете) и т.д.

Однако, в составе справочных данных об организации указываются и реквизиты, описанные выше:

"Код организации" по ОКПО (реквизит 4);
"Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" (реквизит 5);
"Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)" (реквизит 6).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221. При этом реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.

Например, ул. Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419. См. также рисунок 13.

Справочные данные для организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта РФ, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка (см. рисунок 13).

Реквизит "10 – наименование вида документа"

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма – в нем наименование вида не указывается). Наименование вида документа пишется прописными буквами. Пример оформления данного реквизита на бланках документов приведен на рисунках 3 и 6, а также на рисунке 12.

Реквизит "11 – дата документа"

Датой организационно-распорядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, – а также использование словесно-цифрового способа.

Дату 5 июня 2003 г. следует оформлять – 05.06.2003.

Но можно и: 2003.06.05 или 05 июня 2004 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке присутствуют ограничительные отметки (см. рисунки 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 13 и 14).

Рисунок 14. Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов

Реквизит "12 – регистрационный номер документа"

Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются ограничительные отметки (см. рисунки 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 13 и 14).
Реквизит "13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа"

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит оформляется преимущественно в письмах-ответах и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом: На № ____________ от ____________ (см. рисунки 2, 4, 5, 13, 14).
Реквизит "14 – место составления или издания документа"

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизиту "Наименование организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Стоит подчеркнуть, что место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например, “Московский государственный университет”. Однако место издания документа указывается, если документ был составлен в другом месте.

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

При указании места составления не ставится буква "г." перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также у города Москвы.

Пример оформления данного реквизита на бланках документов см. на рисунках 1, 3, 6, 12.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, Инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

1 По ГОСТу Р 51141-98 . организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

2 Информационно-справочные документы (докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д. кроме протоколов и актов), которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Несмотря на это, для данных видов документов можно разработать электронные бланки и сохранить их в компьютере. Использование такого подхода позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание.

Некоторые организационно-правовые документы, например, устав, учредительный договор, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Если документ готовят несколько организаций, то он тоже оформляется на стандартном листе бумаге с нанесением всех необходимых реквизитов. Однако если подготовку совместных документов часто используют, то в таком случае можно разработать бланк.

3 Далее ГОСТ Р 6.30-2003

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание