Должностная инструкция офис менеджера

Должностная инструкция офис менеджера

1. Общие положения
1.1. Главной задачей офис-менеджера является организационно-техническое обеспечение деятельности компании.
1.2. Цель - обеспечение условий для бесперебойной и эффективной работы сотрудников, благоприятной обстановки и комфорта в офисе, поддержание благоприятного психологического климата, поддержание имиджа Компании.
1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется ассистенту генерального директора.
1.4. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.
1.5. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется: действующими законодательными актами РФ, Уставом предприятия, Правилами внутреннего распорядка, Руководством для сотрудников офиса, Положениями о функциональных службах (структурных подразделениях) общества, приказами (указаниями) Генерального директора, нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства.
1.6. На время отсутствия офис-менеджера на рабочем месте входящие звонки переадресовываются на дневного/вечернего секретаря.
1.7. Во время длительного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет сотрудник, назначенный Генеральным директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.

Требования к внешнему виду
- Деловой стиль в одежде (в соответствии с (в соответствии с Руководство для сотрудников офиса компании "Ронова Клининг")
- Ухоженные волосы, наличие прически
- Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)
- Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях

2. Функциональные обязанности
2.1. Прием заявок от работников офиса\склада и приобретение всех необходимых для жизнедеятельности офиса предметов и материалов:
- канцелярских товаров
- аптечка
- необходимой мебели и других предметов интерьера
- моющих средств и материалов, требуемых для уборки помещений (согласно расчета нормы потребления)
2.2. А также самостоятельное приобретение указанных в п. 2.1. товаров при необходимости для нужд офиса.
2.3. Контроль приобретения и учет офисной техники.
2.4. Организация и контроль ежедневной уборки офисных помещений, включая:
2.4.1. разработку рабочих инструкций для горничных (дневной и ночной смен);
2.4.2. ежедневную проверку и прием выполненных работ по уборке помещений по чек-листу;
2.4.3. контроль за соблюдением горничными трудовой дисциплины;
2.4.4. регулярную выдачу моющих средств и других материалов для уборки помещений и контроль за их использованием;
2.4.5. учет рабочего времени;
2.5. Организация и контроль работы курьеров:
2.5.1. разработку рабочих инструкций для курьеров и секретарей, взаимодействующих с курьерами;
2.5.2. ведение "Журнала учета заявок на курьера";
2.5.3. ежедневную проверку выполнения курьерской доставки, занесение информации о доставке в "Журнал учета заявок на курьера";
2.5.4. учет рабочего времени, расчет заработной платы курьерам на основании "Журнала учета заявок на курьера";
2.5.5. контроль соблюдения курьерами трудовой дисциплины (аккуратный внешний вид, отсутствие внешних признаков алкогольного/ наркотического опьянения);
2.6. Организация склада временного хранения необходимых запасов по жизнеобеспечению офиса:
2.6.1. канцелярские товары первой необходимости;
2.6.2. моющие средства, расходные материалы.
2.7. Обеспечение безопасности в офисе:
2.7.1. организация централизованной и внутренней охраны офисных помещений;
2.7.2. установка и контроль за состоянием системы противопожарной безопасности, электробезопасности (совместно с отделом IT);
2.7.3. разработка и доведение до работников офиса инструкций по противопожарной безопасности (совместно с инженером по технике безопасности).
2.8. Контроль за работой секретарей, учет рабочего времени, организация работы секретарей по решению вопросов командировок сотрудников (выбор агента и заключение договора по доставке билетов, оформлению виз, приглашений, бронирование отелей и т.д.)
2.9. Контроль за состоянием и организация проведения ремонтных работ в офисных помещениях, организация работы завхоза, учет рабочего времени завхоза.
2.10. Контроль за использованием мебели и ее ремонт.
2.11. Учет использования канцелярских товаров.
2.12. Проведение регулярных инвентаризаций имущества офиса 1 раз в год.
2.13. Ведение учетных карточек по ценному имуществу офиса.
2.14. Ведение текущего учета поступления, распределения, списания канцелярских и иных товаров, приобретаемых для нужд офиса.
2.15. Анализ и рациональная организация потребления канцелярских товаров и других предметов, материалов, необходимых для обеспечения офиса, меры по экономному использованию средств компании.
2.16. Маркетинг в отношении всех приобретаемых для нужд офиса товаров и услуг.
2.17. Текущее взаимодействие с арендатором офисных помещений.
2.18. Оплата за телефонную мобильную связь.
2.19. Контроль за работой охраны.
2.20. Составление и защита ежемесячного бюджета по закупкам.
2.21. Планирование закупок и проведения ремонтных работ.
2.22. Организация архивов.

3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда, иные рациональные предложения.
3.2. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда).
3.3. Пользования утвержденными Генеральным директором Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами, регламентирующими работу офис-менеджера.
3.4. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.
3.5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Получать от руководства или должностных лиц Общества информацию, материально-технические и иные средства, необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей.
3.7. Требовать от Руководителей подразделений информации по оформлению подписки на печатные издания
3.8. Требовать от любого сотрудника офиса заявку на направление курьера не позднее, чем за 24 часа до срока исполнения задания.
4. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
4.2. За не использование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.
4.3. За не соблюдение законодательства РФ, Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу секретаря.
4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.
4.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.
4.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.
4.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

5. Взаимодействие с подразделениями (отделами), должностными лицами
5.1. Офис-менеджер взаимодействует со следующими функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами Компании:
- административный отдел;
- бухгалтерия;
- отдел логистики;
- отдел персонала.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис- менеджера

1. Общие положения
1.1. Главной задачей офис-менеджера является информационно-административная поддержка офиса.
1.2. Офис-менеджер находится в прямом подчинении директора ООО «Рога и копыта»

1.3. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом директора ООО «Рога и копыта»

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется: действующими законодательными актами РФ, Уставом предприятия, Правилами внутреннего трудового распорядка, Положениями о функциональных службах (структурных подразделениях) общества, приказами (указаниями) директора, нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства.

1.5. На время отсутствия офис-менеджера на рабочем месте входящие звонки переадресовываются на директора или лицо, указанное Директором.
1.6. Во время длительного отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, назначенный директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.

Требования к внешнему виду
1. Деловой стиль в одежде
2. Ухоженные волосы, наличие прически
3. Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)
4. Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях

2. Функциональные обязанности
2.1. Работа:
2.1.1. Прием входящих телефонных звонков, получение информации о причине звонка и имени абонента, правильная и оперативная переадресация звонков, и передача информации сотрудникам офиса.
При этом:
- снимать трубку не позже 3-его звонка;
- сняв трубку, представиться: "Компания "Рога и копыта", доброе утро/день/вечер" (Доброго времени суток).
- вежливо попросить звонящего представиться, если он не сделал этого и соединить с нужным сотрудником - "Представьтесь, пожалуйста", "Могу я узнать как Вас зовут?";
- в случае отсутствия нужного сотрудника, попросить звонящего оставить информацию ("Иванова сейчас уехала на встречу, я могу записать информацию для нее или отправить сообщение ей на мобильный") или предложить помощь фразами "Чем я могу Вам помочь?", "Возможно, кто-то еще может решить Ваш вопрос" и т.д.
Все вышеперечисленные действия должны выполняться оперативно, чтобы не занимать долго телефонную линию.

2.1.2. Прием сообщений и телефонограмм для сотрудников офиса во время их отсутствия или невозможности вести телефонные переговоры.

2.1.3. Переадресация всех электронных сообщений, поступающих в «Рога и копыта»

2.1.4. Отправка сообщений и телефонограмм на мобильный телефон (sms) и дублировать на электронную почту.
2.1.5. Поиск требуемой информации в телефонной базе, в Интернете
2.2. Осуществление передачи необходимой рабочей информации каждому сотруднику Компании.
2.3. Ведение общего делопроизводства:
- регистрация всей входящей корреспонденции (ведение журнала регистрации входящей корреспонденции);
- регистрация всей исходящей корреспонденции (ведение журнала исходящей корреспонденции);
- регистрация договоров, заключаемых с ООО "Рога и копыта",-регистрация пришедших на собеседование в журнале посещений

2.4. Выполнение машинописных работ.
2.5. Ведение, внесение изменений в список телефонов сотрудников компании (внутренние, мобильные, домашние).

2.6 Рассылка по электронной почте, факсу, методом телефонограмм коммерческих предложений потенциальным или возможным клиентам.

2.7. Отслеживать методом обзвона дошла ли информация до адресата.

2.8 Предложение услуг ООО «Рога и копыта» методом личного общения либо по телефону, либо при личном посещении клиента.

3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда, иные рациональные предложения.
3.2. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда).
3.3. Пользования утвержденными директором Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами, регламентирующими работу офис-менеджера.
3.4. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.
3.5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Получать от руководства или должностных лиц Компании информацию, материально-технические и иные средства, необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей.

4. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
4.2. За неиспользование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.
4.3. За несоблюдение законодательства РФ, Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу секретаря.
4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.
4.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.
4.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.
4.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

5. Взаимодействие с подразделениями (отделами), должностными лицами
5.1. Офис-менеджер взаимодействует со следующими функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами Компании:
Все отделы компании: прием телефонных звонков/передача или переадресация информации, отправка факсимильных и internet сообщений, прием заявок на доставку/получение корреспонденции

6. Режим работы, право подписи.

5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.
5.2. В связи с производственной необходимостью, офис-менеджер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

С инструкцией ознакомлена, согласна, экземпляр на руки получила

____________________________(___________________________)
подпись Ф.И.О.
"________"________________20____г.

Должностные инструкции

Генеральный директор АО (ООО )

Приказ N ____________________

от "__"_____________ 200 _ г.

1. Название должности: Исполнительный ассистент Генерального директора (офис-менеджер).

2. Функции: Обеспечивает административную поддержку Генерального директора. Является офис-менеджером в Административно-исполнительном отделе.

3. Какую ценность представляет эта должность для компании? Несет ответственность за обеспечение административной поддержки Генерального директора. Выполняет поручения и задания, требующие ответственности, независимости суждений и мыслей. Обеспечивает ежедневное руководство Административно-исполнительным отделом.

4. Кого обслуживает эта должность внутри компании?

Генерального директора _____________________________________________

Первого заместителя Генерального директора _________________________

Весь старший и другой управленческий персонал ______________________

5. С какими организациями вне компании Вы связаны по роду Вашей деятельности?

Представители деловых кругов _______________________________________

Представители служб ________________________________________________

6. Должностные обязанности

Как административный ассистент:

1. Служит основной точкой связи Генерального директора.

2. Отвечает на все телефонные звонки с ответственностью и независимым суждением, обеспечивая соответствующую помощь звонящим.

3. Координирует внешние встречи и встречи внутри Отдела. относящиеся к Офису Генерального директора.

4. Встречает посетителей отдела и представляет отдел Генерального директора внутренним и внешним коллегам эффективным способом.

5. Обеспечивает общие администраторские функции для Генерального директора, включая, но, не ограничиваясь этим: распределение входящей и исходящей почты и меморандумов, подшивка документов, подготовка корреспонденции и перевод устный и письменный.

6. Помогает Генеральному директору в специальных проектах, включая распределение информации. подготовку отчетов и связанных с ними материалов соответствующему персоналу.

7. Понимание административных процедур и протокола. определение правильного выбора действий. Как Офис-менеджер:

1. Обеспечивает точное руководство офисными функциями для исполнительного и административного персонала, включая приобретение и обслуживание офисного оборудования (мебели, компьютеров, копировальных машин, факсов и т.п.).

2. Организует эффективную телефонную систему для офисов, ее техобслуживание и обучение работников ее пользованию.

3. Решает вопросы безопасности, относящиеся к оформлению пропусков для персонала и т.п.

4. Организует работу водителей офиса и их экспедицию.

5. Отвечает за развитие офисной политики и процедур, их распределение и исполнение.

6. Приобретает все принадлежности для офиса, обеспечивает их хранение и распределение.

7. Принимает участие в разработке, управлении и контролировании

обучение подчиненного персонала эффективным практикам (профессиональным стандартам офисного протокола );

ведение учета персонала, включая дни болезней и отпусков.

9. Следит за координацией и подготовкой всех документов для визового оформления работников компании и гостей.

Самиздат
Статьи и публикации наших партнеров

Персонал научных организаций. Должностные инструкцииВ настоящем пособии приводятся примерные образцы должностных инструкций, разработанных практически на полный штат научной организации. Помимо должностных инструкций научных работников и работников сферы научного обслуживания в сборник включены должностные инструкции административно-управленческого и вспомогательного персонала. Содержание должностных инструкций соответствует положениям основных актов трудового законодательства, классификаторам технико-экономической информации, квалификационных справочников. При оформлении форм инструкций выполнены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и других стандартов делопроизводства. Использование настоящего пособия значительно упростит работу сотрудников кадровых подразделений научных организаций по подготовке должностных инструкции и решению иных вопросов организации труда.

Сборник должностных инструкцийВ сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с квалификационными характеристиками, содержащимися в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, а также в соответствии с другими нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям). Сборник состоит из двух разделов: в первый включены общеотраслевые должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей, во второй - должностные инструкции по отраслям (редакционно-издательская деятельность, транспорт, банковская деятельность, торговля, научно-исследовательская деятельность, образование, здравоохранение). Для руководителей организаций, работников кадровых и юридических служб.

Должностные инструкции работников образованияВ данном издании вниманию читателей предложены варианты унифицированных текстов должностных инструкций работников образовательных учреждений. Примеры инструкций разработаны на основе только что вступивших в действие квалификационных характеристик. Книга адресована руководителям образовательных учреждений, их заместителям по управлению персоналом, сотрудникам кадровых служб (отделов кадров), а также обучающимся по специальностям "Управление персоналом", "Менеджмент организации", "Документоведение и документационное обеспечение управления" (делопроизводство).

50 должностных и рабочих инструкций, необходимых любой компанииВ данном издании вниманию читателей предложены варианты унифицированных текстов должностных и рабочих инструкций по наиболее востребованным профессиям (специальностям). Отличительной особенностью сборника является группировка примеров по соответствующим подразделениям небольшой компании, а также оптимальная структура должностных инструкций. Книга адресована руководителям компаний, их заместителям по управлению персоналом, сотрудникам кадровых служб (отделов кадров), а также студентам, обучающимся по специальностям "Управление персоналом", "Менеджмент организации", "Документоведение и документационное обеспечение управления" (делопроизводство).

100 реальных образцов должностных инструкций руководителей, специалистов и других служащихНастоящее пособие представляет собой собрание примерных должностных инструкций для работников предприятия, занимающих должности, как входящие в состав единого тарифно-квалификационного справочника, так и иных профессий. Должностные инструкции разработаны с учетом положений нормативной документации и судебной практики. Предназначено для работников кадровых служб.

Должностные инструкции в торговле. 100 реальных образцовНастоящее пособие представляет собой собрание примерных должностных инструкций для работников предприятий торговли по профессиям, как входящим в состав единого тарифно-квалификационного справочника, так и не включенным в него. Должностные инструкции разработаны с учетом положений нормативной документации и судебной практики. Предназначено для работников кадровых служб предприятий торговли.

Должностные инструкции в образовательных учрежденияхВ книге представлены образцы основных должностных инструкций работников образовательных учреждений, в которых определены должностные обязанности, права и ответственность каждого работника согласно занимаемой должности. Для удобства пользования инструкции сгруппированы по разделам, соответствующим подразделениям образовательного учреждения. Издание предназначено для работников средних, средних специальных образовательных учреждений и вузов, сотрудников отделов кадров (служб персонала) этих учреждений, контролирующих органов.

Как стать генеральным директором. Правила восхождения к вершинам власти в любой организацииКнига "Как стать генеральным директором" стала бестселлером в США и переведена на многие языки. Ее успех обусловлен редким сочетанием богатого делового опыта Джеффри Фокса и его своеобразного стиля изложения. Сложные задачи и проблемы, с которыми сталкивается человек в организации, Фокс сводит к простым наблюдениям и правилам, позволяя себе при этом подчас резкие и парадоксальные замечания и выводы. Все это заставляет читателя по-новому взглянуть на, казалось бы, очевидные вещи и открыть в них для себя реальные возможности управлять своей карьерой. Для всех, кто стремится подняться по карьерной лестнице, а также для тех, кому интересны правила восхождения к власти в любой организации, книга эта - уникальный источник информации. Собранные в ней наблюдения, замечания и советы по управлению своей карьерой будут, безусловно, интересны прежде всего рядовым менеджерам и менеджерам среднего звена, однако и руководитель компании найдет здесь для себя немало ценных и оригинальных.

Генеральный директор. Ценный опытЦитата "Составные части успеха - это умение распознать свои возможности и таланты с учетом рыночного спроса, поставить четкие цели с учетом своих возможностей и потенциала и начать действовать в соответствии с этими целями". Елена Ветлужских О чем книга О том, каково это - стать генеральным директором. В форме увлекательного бизнес-романа автор рассказывает о пути становления главы компании - от помощницы своего мужа, владеющего бизнесом, до успешного генерального директора. В книге рассматриваются управленческие инструменты, даются практические решения, позволившие добиться снижения издержек, роста оборачиваемости и прибыли. Почему книга достойна прочтения Описанные ситуации отражают обобщенный управленческий опыт генеральных директоров российских компаний. В ней не только описываются трудные ситуации и проблемы, но и даются решения, основанные на реальном опыте. В ней подняты такие важные.

Должностные инструкции в строительствеВ сборник включены должностные инструкции, составленные в соответствии с действующими нормативными документами, в частности, с нормативными актами по тарифно-квалификационным характеристикам (требованиям). Для руководителей организаций, специалистов кадровых и юридических служб, работников организаций.

Должностная инструкция офис менеджера

Должностная инструкция офис менеджера

1 Общие положения
1.1. На должность офис-менеджера филиала назначается лицо с высшим образованием, с опытом работы секретарем, отличным знанием компьютера и оргтехники.
1.2. Офис-менеджер непосредственно подчиняется директору филиала.
1.3. Офис-менеджер назначается на должность приказом директора филиала, с обязательным заключением договора о полной индивидуальной материальной ответственности; освобождается от должности приказом директора филиала по согласованию с директором департамента филиалов и директором департамента по работе с персоналом.
1.4. При отсутствии офис-менеджера его функции выполняет другой работник филиала, назначенный приказом директора филиала.
1.5. Офис-менеджер в своей деятельности руководствуется действующим законодательством РФ, а также настоящей должностной инструкцией, правилами внутреннего распорядка, приказами и распоряжениями Центрального офиса и директора филиала.

# Должностные обязанности
На офис-менеджера возлагаются следующие обязанности:
2.1. Осуществляет своевременный и бесперебойный документооборот между филиалом и Центральным офисом в строгом соответствии с установленными требованиями к формам и срокам предоставления документов и отчетности.
2.2. Осуществляет по поручению директора документооборот между филиалом и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.); при возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает об этом директору филиала.
2.3. Ведет делопроизводство в филиале в соответствии с требованиями Центрального офиса и по форме, утвержденной директором. Осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации, обеспечивает сохранность всей входящей документации. Систематизирует и классифицирует документы и информацию, доводит их до непосредственных исполнителей, составляет номенклатуру дел.
2.4. Осуществляет подготовку документов управления филиалом: оформляет приказы директора, составляет и оформляет письма, акты, справки и т.п.
2.5. Свободно владеет внутренней программой фирмы <_________> и осуществляет все необходимые операции в соответствии с инструкциями отдела программного обеспечения.
2.6. Осуществляет прием и обработку заявок от клиентов, контролирует их своевременную передачу на склад для комплектования заказа.
2.7. Производит регистрацию и учет всех договоров с клиентами. Своевременно доводит до менеджеров информацию о недостающих документах в комплекте документов клиента.
2.8. Производит коррекцию выписанных счетов клиентам на основании письменной претензии клиента (возвратной накладной, акт приемки товара и т.д.). Осуществляет хранение и учет всех письменных претензий клиентов, подшивая их к договорам клиентов.
2.9. Ежедневно расписывает банковскую выписку (устанавливает соответствие между пришедшими деньгами и кодом клиента).
2.10. Осуществляет закрытие клиентских счетов, строго в соответствии датами поступления денежных средств.
2.11. Своевременно, полностью и безошибочно доводит до сведения менеджеров всю информацию, поступающую от их клиентов.
2.12. Выполняет поручения директора филиала, менеджеров и заведующего складом по приему, оформлению и передаче необходимых им документов и информации.
2.13. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе.
2.14. При приеме на работу новых сотрудников проверяет правильность оформления и отправляет в Центральный офис необходимые документы в соответствии с установленными требованиями.
2.15. Контролирует и своевременно пополняет необходимые офису и складу запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.
2.16. Выполняет копировально-множительные работы.
2.17. Выписывает доверенности.
2.18. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени.
2.19. Ежедневно, до начала работы, вносит в компьютерную базу данных курс доллара по котировке ЦБ РФ.
2.20. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение и уничтожение.
2.21. Выполняет отдельные поручения директора, связанные с деятельностью филиала.
2.22. При выявлении каких-либо обстоятельств, могущих ухудшить деятельность филиала, немедленно сообщает об этом директору.
2.23. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

# Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Требовать соблюдения трудовых прав в соответствии с ТК РФ.
3.2. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства филиала.
3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных требований.

# Ответственность
Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Обеспечение документооборота между филиалом и Центральным офисом в строгом соответствии с требованиями к срокам и формам предоставления документов и отчетности.
4.2. Ведение делопроизводства в соответствии с установленными требованиями, сохранность всей документации филиала.
4.3. Утечку внутренней служебной информации.
4.4. Сохранность вверенных ей материальных ценностей.
4.5. Своевременное доведение до директора филиала информации, влияющей на обеспечение эффективной работы филиала.

Данная инструкция может быть изменена или дополнена приказом Центрального офиса, дополнена приказом директора филиала.
Нарушение данной инструкции или дополнений к ней влечет за собой административное взыскание в соответствии с ТК РФ, вплоть до увольнения