Описание

Как оценить эффективности проекта по оценке 360 градусов?

Как оценить эффективности проекта по оценке 360 градусов

Эффективность любого процесса можно оценить только на основании анализа его результата. Для оценки эффективности проекта по оценке методом 360 градусов определите, соответствует ли результат оценки вашим ожиданиям, получили ли вы необходимую информацию, которая позволит реализовать следующие шаги в управлении персонала, т.е. была ли в итоге оценки реализована цель, ради которой ее проводили.

Так как в каждой организации цель оценки персонала выбирают самостоятельно, то и критерии оценки ее эффективности используют разные. Например, если оценку проводят с целью развития оцениваемого, то необходимо оценить насколько оценщики смогли грамотно и адекватно оценить оцениваемых сотрудников, насколько грамотно ему был предоставлена обратная связь: осознал ли сотрудник необходимость развития и появилось ли желание совершенствоваться в определенных направлениях, либо обратная связь только уменьшила инициативу сотрудника, вызвала ухудшение психологического климата в коллективе и уменьшила лояльности к работодателю.

То есть критерий оценки эффективности вам предстоит определить самостоятельно исходя из ваших целей реализации проекта оценки персонала методом 360 градусов. Мы же в свою очередь для того чтобы помочь вам сделать оценку эффективной рекомендуем заранее определить критерии качества ее проведения на каждом этапе реализации проекта, а также изучить и исключить часто встречаемые потенциальные ошибки. Часто этого достаточно, чтобы в результате оценки вы получили необходимые результаты.

Поэтому предлагаем вам ознакомиться с нижеприведенными статьями на данную тему, они будут хорошим дополнением к ранее полученной вами информацией об организации и проведении оценки методом 360 градусов.

Если вы решились проводить оценку «360 градусов», то мы рекомендуем еще раз проверить, все ли аспекты этой процедуры вы учли. Ниже мы приводим своеобразный проверочный перечень этих аспектов.

Проясните задачи оценки и условия проведения оценки "360 градусов"
С самого начала необходимо выбрать и согласовать поддающиеся измерению задачи оценки по методу «360 градусов».

Для каких целей проводится обратная связь методом «360 градусов»? Мы рекомендуем для:

как дополнительную информацию к управлению эффективностью работы;

как дополнительную информацию для определения зон развития в организации в целом.

И мы категорически не рекомендуем использовать этот метод для:

построения на основе результатов обратной связи «360 градусов» системы мотивации;

для решения вопросов о карьерных передвижениях оцениваемого.

Что будет измеряться и кто будет участвовать в оценке?

Как будет проводиться обучение оценщиков для повышения объективности оценки?

На основе каких критериев оценки будет разработана анкета?

Правильно ли составлены вопросы?

Кто будет давать обратную связь по результатам оценки?

Кто будет владеть полученными данными и как они будут использоваться?

Ответы на эти вопросы должны быть даны перед началом оценки, так как последующие за этим действия и успех всего начинания будут определяться релевантностью и точностью первоначальных задач.

Определите критерии, по которым будут оцениваться сотрудники
Перед началом оценки по методу «360 градусов» необходимо определить четкие критерии, по которым будет проходить оценка. В идеале это должна быть модель компетенций, разработанная именно для Вашей компании. Данная модель должна содержать компетенции, которые включают в себя поведенческие индикаторы. В этом случае у оценщиков будет ясная система критериев, по которым они смогут оценить своих коллег.

Выберите участников оценки "360 градусов"
Вам необходимо получить согласие всех основных участников с самого начала. Среди этих людей должны быть руководители, и как потенциальные участники обратной связи, и как ответственные за весь процесс в целом.
Определите, кто будет руководить каждым этапом оценки: администрировать опросники, анализировать результаты, предоставлять обратную связь и, самое главное, как будут составляться планы развития на основе отчетов по оценке. Зачастую наилучшим выходом из ситуации будет передать администрирование оценки «360 градусов» стороннему ис·олнителю, так как данный процесс требует значительных временных затрат.

Составьте опросник
При составлении опросника на основе компетенций Вашей компании необходимо обратить внимание на следующие требования к формулировке:

Каждое утверждение должно начинаться с глагола.

Вопросы должны быть сформулированы просто и ясно.

Описывайте одно действие за раз (например, фразу: дает обратную связь по эффективности работы подчиненным своевременно и в деликатной манере - две идеи; своевременность и деликатность необходимо предлагать оценить в двух вопросах).

Используйте соответствующий язык, понятный респондентам.

Значительное внимание при составлении опросника необходимо обратить на шкалу оценки, а также разъяснить оценщикам, что означает каждая формулировка, иначе эксперты с разным опытом будут интерпретировать значения шкал по-разному.

Проведите пилотное тестирование опросника
Для проверки опросника мы рекомендуем провести пилотное тестирование. Проведение пилота должно ответить на следующие вопросы:

Создает ли каждый вопрос одинаковую «картинку» в умах всех респондентов?

Понятны ли инструкции?

Понятно ли респондентам, как использовать рейтинговые шкалы?

Понятно ли респондентам, что делать, если они затрудняются с ответом?

Если оценка проводится онлайн, то это также хорошая возможность проверить отправку и получение данных, а также анализ результатов.

Определите, как будут предоставляться результаты и обратная связь
Для метода «360 градусов» справедливо то же правило, что и для любой оценки. Важен не сам процесс, а то, как будет использоваться результат. Поэтому заранее продумайте, в каком виде оцениваемые получат отчеты с результатами. Кто, кроме самих оцениваемых, будет иметь доступ к этим результатам. Учтите, что, так как в большинстве случаев «360 градусов» проводится с целью мотивировать сотрудников к саморазвитию, результаты оценки являются полностью конфиденциальными. Оцениваемый получает результаты, и он вправе сам решить, стоит ли показывать их своему руководителю или менеджеру по персоналу.
Обязательно продумайте порядок предоставления устной обратной связи участнику: с кем он может обсудить свои результаты, насколько эти люди владеют навыками предоставления обратной связи, будет ли участник чувствовать себя защищенным в этой ситуации.

Проведите внутренний PR и информирование сотрудников
Перед началом проекта обязательно разошлите всем участникам (как оцениваемым, так и оценщикам) письма с описанием проекта, его целями и особенностями технологии. Лучше всего провести презентации и встречи с участниками, чтобы была возможность ответить на их вопросы и мотивировать их принимать в оценке активное участие, быть искренними в оценках и соблюдать временной график.

В чем преимущества метода оценки 360 градусов?

Эффективная система оценки предполагает

·оценку результатов (оценка результативности)

·оценку стандартов проявления поведения (оценка 360, 180 и т.п.)

·оценку скрытых талантов, склонностей и мотиваторов (психометрические инструменты)

·создание модели личностных и профессиональных компетенций под каждую должность

Начиная поиск провайдера по организации и проведению оценки 360 градусов для Вашей компании. остановитесь. Ответьте на 3 вопроса:

Понимает ли руководитель, зачем он хочет провести оценку, как он будет использовать результаты, отдает ли себе отчет в серьезности начинаемого процесса?

Находится ли Ваша компания на уровне развития и в ситуации, когда требуется внедрение инструментов развития персонала? Как воспримут оцениваемые и респонденты начало процесса и его результаты? Что нужно сделать для получения требуемого эффекта?

Созданы ли у Вас качественные модели компетенций, поведенческих индикаторов и шкал под конкретные должности?

Некоторые провайдеры оценки 360 градусов (центров оценки и т.п.) предложат Вам "свою стандартную" модель из 5-9 компетенций для руководителей, продавцов, бухгалтеров и т.п. и охотно заработают на услуге. Однако разницу в этом тонком вопросе Вы поймете только несколько месяцев спустя.

"Правильные" провайдеры, если у Вас есть хоть малейшие сомнения в вышеуказанных вопросах либо неуверенность в самостоятельной качественной реализации далее описанного процесса, обязаны предложить Вам комплексный консалтинговый проект: от создания моделей компетенций, до обучения руководителей навыкам дачи обратной связи.

Типичные ошибки в процессе оценки по методу 360 градусов

Большинство ошибок выявлеяется уже после того, как их совершают, в особенности, когда мы говорим о процессе 360 градусов. На протяжении лет с завидным упорством наблюдается ряд принципиальных ошибок и подходов:

Попытка самостоятельной разработки самого процесса оценки 360 градусов и компетенций "с нуля". Обычно приводит к неудовлетворительному результату. Организация процесса и использование его результатов требуют опыта, стоимость ошибок реально высока. Можно сравнить с работой доктора.

Попытка провести массовую оценку по методу 360 градусов своими силами с использованием бумажных анкет и "Excel". Для тех, кому не приходило в голову: оценка 100 человек предполагает обработку около 800 опросников. Автоматизированный сбор информации через интернет и опять-таки автоматическая подготовка графиков требует эмпирически 1,5 месяца. Попытайтесь спрогнозировать, сколько времени Вы будете заниматься ручной обработкой и сколько это будет стоить Вашей компании?

Найм "провайдоров" - технических исполнителей, которые готовы на все, в т.ч. делать оценку 360 градусов, даже средствами экселя. Но дешево.

Попытка принуждения к проведению оценки по методу 360 градусов без предварительной грамотной и специально продуманной PR-компании внутри организации.

Использование в процессе оценки 360 градусов плохо проработанных моделей компетенций. Модель модели - рознь, даже если кажется, что можно "списать" такую модель с аналогичной должности в другой компании. "Garbagge in, garbagge out". В подавляющем большинстве случаев эта ошибка недооценивается, даже в multinationals.

МЕТОД 360° НА ПРАКТИКЕ

На практике нам приходилось наблюдать провал проектов именно из-за недоверия сотрудников к подразделению по работе с персоналом. Но это абсолютно не означает, что подразделению по работе с персоналом не нужно принимать участие в проекте.
В подобных случаях не следует торопиться. Полезно провести пилотный проект с приглашением внешних консультантов, в котором сотрудники из управления по персоналу выступят в качестве членов проектной команды, что позволит им перенять опыт проведения подобных исследований. Все участники проекта смогут убедиться в том, что данные собираются и анализируются действительно анонимно. Управление по работе с персоналом подхватит оценочные процессы и успешно внедрит их в свои функции. Один из наших клиентов очень четко сформулировал свое отношение к данной проблеме: «У консультантов есть то, чего не будет ни при каких условиях при реализации первого проекта у нас. Отстраненность. Вы — внешние люди по отношению к компании». Это замечание кажется нам крайне важным по отношению к первому проекту по оценке методом 360°.

Если вы собираете данные на бумажных носителях, то лучше всего пригласить всех экспертов в одно помещение. Заполненные бланки сразу сдаются консультанту. По нашему опыту, если участники уносят бланки на рабочие места, то, погрузившись в оперативную деятельность, нередко забывают заполнить опросники и даже теряют их, воспринимая данную работу как второстепенную. Централизованный сбор данных позволит не только сохранить конфиденциальность информации, но и значительно сократить время проекта.

Если вы решили собирать информацию на бумажных бланках, то запаситесь большим количеством конвертов, в которые эксперты будут анонимно запечатывать каждый бланк. Если вы используете компьютеры, то необходимо установить в системе функцию напоминания тем экспертам, которые вовремя не сдали заполненные опросные бланки. Это существенно облегчает работу по сбору данных.

На следующем этапе работы нужно решить, как будут анализироваться отчеты: индивидуально или в группах. Важно определить, какой срез итоговой информации вам необходим. Нужен ли только общий профиль (итоговый балл по каждой компетенции и каждому индикатору) или подробный отчет по каждому индикатору. В последнем случае рассматриваются общий балл по компетенции, разрыв данных между средним значением по группе и итоговым баллом оцениваемого сотрудника, общий балл по индикатору, баллы каждой группы экспертов по каждому индикатору и значение согласованности их оценок.

Другой срез дает анализ результатов в целом по группе или в каждом отдельном подразделении. Эти данные помогут выявить системные проблемы в управлении в оцениваемых подразделениях, если
вашей компании нужна данная информация.

Как анализировать результаты оценки, чтобы не упустить важные детали?

Если вы выбрали создание отчета вручную, то нужно заранее понять, как будут анализироваться полученные данные. Необходимо продумать весь алгоритм подсчета результатов. Безусловно, процесс сбора и обработки результатов проекта по обратной связи вручную сложен, трудоемок и утомителен, но зато в этом случае проводящие опрос точно не попадут в ловушку концентрации на технологии проведения, исключающую другие составляющие процесса оценки.

Компьютерная технология проведения оценки по методу 360° — очень важная часть метода, особенно если оценка проводится для большого количества сотрудников. Действительно, обработанные на компьютере бланки оценки сделали возможным стремительное распространение технологии 360°. Существенно экономится время экспертов и консультантов: автоматически генерируются ссылки, проходя по которым, участники оценки быстро заполняют бланки, которые, в свою очередь, автоматически генерируются в отчеты. Результаты оценки можно легко перенести в планы развития или планы действия и т. д. Опасность для специалистов, проводящих опрос, состоит в том, что автоматизация столь сильно завладевает их умами, что они сосредоточены только на технических аспектах. При этом важные вопросы подготовки остаются в тени и в итоге бывают недостаточно проработаны. Кроме того, излишнее внимание к технологии может привести к значительной потере времени.

Метод 360° на практике

Одна из наших компаний-клиентов при реализации крупного проекта несколько месяцев провела в решении вопроса о выборе программного обеспечения и провайдера. Велись длительные переговоры не только с поставщиками программ, но и с ИТ-подразделением компании. В результате проект зашел в тупик. Тогда руководитель отдела по работе с персоналом сформулировал следующие вопросы.

Почему мы делаем этот проект?

Каковы наши цели? Что мы хотим получить в результате?

Как нам убедить высшее руководство в необходимости получения данной оценки?

Что мы будем говорить сотрудникам?

Что мы будем делать с результатами обратной связи?

Ни один из вышеперечисленных вопросов не был задан ранее, на предыдущем этапе подготовки. В итоге проект по оценке начался почти на год позже, чем планировалось.

Определимся с ролью менеджера проекта по оценке: большинство проектов по оценке методом 360° нуждаются в таком менеджере. Это внутренний представитель компании, в которой проводится оценка.
Его основная задача — курировать проект по оценке (не обязательно работать в проекте полный рабочий день) и нести ответственность в течение всего хода опроса. Проектный менеджер планирует ресурсы, которые потребуются для оценки, и решает все внутренние проблемы в компании. Его контакты (каки контакты внешнего консультанта) должны быть обязательно известны всем участникам обратной связи 360°.

Важно также понять, кто входит в проектную команду от подразделения по работе с персоналом. Особенно это касается проведения итоговых индивидуальных встреч по результатам проекта с каждым оцениваемым сотрудником.

ЕЩЕ РАЗ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ДАННЫХ В ПРОЕКТЕ

Вернемся еще раз к теме конфиденциальности сбора и обработки данных от экспертов. Этот аспект является самым главным для сбора достоверной информации. С учетом того, что обратная связь может казаться сотрудникам потенциально опасной, важно, чтобы ее цель была понятна всем участникам процесса. Необходимо ясно и четко сообщить им о методах защиты информации.
Оценка по методу 360° основана на идее, что участники чувствуют себя в безопасности, если им гарантируют анонимность. Оценка может превратиться в фарс, если конфиденциальность или анонимность поставлены под угрозу.

Логистика процесса проведения оценки по методу 360° может быть сложной, а оставленные без внимания небольшие детали могут привести к серьезным проблемам. Без четкого однозначного понимания, кто кого оценивает, по каким компетенциям, каков механизм обработки результатов, теоретически несложный процесс может превратиться в хаос.

Любая инициатива подразделения по работе с персоналом требует осторожной коммуникации внутри организации. Новый инструмент оценки может казаться опасным тем, кто принимает участие в подобной обратной связи впервые, и это правило касается любого организационного уровня в компании.
Особенно неуютно могут чувствовать себя представители среднего и высшего уровней управления. С одной стороны, для некоторых это может быть первая точная обратная связь, которую они получили в течение многих лет. С другой стороны, отмечено: чем выше стоит руководитель в иерархической структуре организации, тем меньшее число людей способно дать честную обратную связь о его работе напрямую.

Объяснение процесса оценки одинаково важно по всем деталям проекта. Необходимо, чтобы люди поняли механизм и структуру оценочных процедур (например, как выбраны эксперты, сколько их, по каким группам они распределены, как собираются и обрабатываются бланки оценки и т. д.).

Необходим четкий и подробный письменный план проведения оценки по методу 360°. Он должен суммировать административные составляющие оценки, сбор и обработку результатов и полный процесс обратной связи. План должен быть разделен всеми сторонами, участвующими в оценке.

Метод 360° на практике

В беседе с сотрудниками рекомендуется воздержаться от слова «оценка». Замените его нейтральным вариантом, например, «анализ управленческих компетенций» или «обратная связь».

Документ, информирующий сотрудников о проведении оценки по методу 360 градусов, должен содержать ответы на вопросы:

что такое обратная связь 360°? В чем суть проекта?

почему данную систему оценки вводят именно в организации и в данном подразделении?

чем она отличается от других форм оценки, проводимых в организации?

конкретные цели оценки?

кто вовлечен в процесс оценки?

может ли оцениваемый сотрудник выбрать оценивающих экспертов оценки самостоятельно?

каковы результаты оценки?

как долго будет проходить оценка?

каков уровень конфиденциальности ответов и средства защиты?

кто увидит проставленные оценки?

кто увидит результаты (отчет)?

насколько точен инструмент, является ли он валидным?

что получит участник оценки в результате?

После того как участники получили всю информацию об оценочном проекте, часто возникают новые вопросы и опасения. Наиболее часто сотрудники уточняют:

что в итоге является результатом проекта?

почему администрация действительно проводит оценку?

кто будет иметь доступ к заполненному мной бланку оценки и моему отчету? Непосредственный руководитель? Директор по персоналу? Кто еще из отдела по работе с персоналом? Мои коллеги? Мои сотрудники?

как конкретно будут использоваться результаты оценки?

Необходимо заранее подготовить устные ответы на данные вопросы и, в случае их возникновения, в простой и спокойной форме оказать сотрудникам необходимую консультацию.

Незнание всегда рождает беспокойство, что негативно отражается на результате оценки. Поэтому перед заполнением бланков оценки убедитесь, что участники оценки и другие заинтересованные стороны полностью обсудили все возникшие вопросы и что они понимают потребность в оценке по методу 360 градусов.

Также будьте готовы к неожиданным вопросам, которые, как правило, возникают в ходе оценки. Для этого создайте на время оценки единый центр, который сможет ответить на все возникающие вопросы сотрудников. Все участники оценки должны знать, к кому они могут обратиться за консультацией. Сотрудники должны знать точно, с кем и о чем они могут говорить свободно, какие данные будут сообщать другим участникам процесса оценки.

Будьте строги в предписании соглашений о конфиденциальности. Предоставляйте всем участникам только ту информацию, которая указана в отчете.

Множество тонкостей может затронуть четкость соглашений о конфиденциальности. Убедитесь, что обратили внимание на следующие тонкости:

стиль обращения к экспертам оценки, дающим количественную (числовую) оценку и письменные комментарии в ней (именное обращение или обезличенное);

как письменные комментарии будут представлены в отчете (в расшифрованном или первоначальном виде);

как будут представлены числовые или графические данные;

как полученные данные будут сортироваться по категориям респондентов-экспертов;

как результаты оценки по методу 360 градусов будут использоваться в организации; будет ли это объединено с существующими методами управления работой или системами развития;

кто и на каком уровне будет иметь доступ к полученной информации; помните, что данные в отчете строго конфиденциальны;

достаточно ли количество экспертов в оценке сотрудника для соблюдения анонимности?

С уважением и пожеланием комфортной работы, Цимерман Галина,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»