ОПД Министерство Здравоохранения

от 5 ноября 1997 г. N 318

Об утверждении "Инструкции о порядке хранения и обращения в фармацевтических (аптечных) организациях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами"

В целях обеспечения сохранности лекарственных средств и изделий медицинского назначения, обладающих огнеопасными и взрывоопасными свойствами, предотвращения пожаров и предохранения от связанных с ними несчастных случаев, создания безопасных условий труда при работе с ними приказываю:

1. Ввести в действие "Инструкцию о порядке хранения и обращения в фармацевтических (аптечных) организациях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными свойствами" (приложение).

2. Органам управления фармацевтическими (аптечными) организациями обеспечить выполнение требований указанной инструкции во всех организациях, занимающихся деятельностью, связанной с хранением и обращением с огнеопасными и взрывоопасными лекарственными средствами.

3. Считать недействующим на территории Российской Федерации приложение 2 приказа Министерства здравоохранения СССР от 15.05.81 N 520 "Об утверждении "Инструкции по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения" и "Временной инструкции о порядке хранения и обращения в аптечных учреждениях с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами".

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Вилькена А.Е.

о порядке хранения и обращения в фармацевтических

(аптечных) организациях с лекарственными средствами и

изделиями медицинского назначения, обладающими

огнеопасными и взрывоопасными свойствами

(утв. приказом Минздрава РФ от 5 ноября 1997 г. N 318)

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция распространяется на все фармацевтические (аптечные) организации независимо от организационно-правовых форм и ведомственной подчиненности.

1.2. Все сотрудники фармацевтических (аптечных) организаций должны знать и выполнять требования, изложенные в настоящей Инструкции. Ответственность за выполнение сотрудниками организаций требований инструкции возлагается на руководителей этих организаций.

1.3. Каждый сотрудник, поступающий на работу, должен быть проинструктирован на рабочем месте по вопросам хранения огнеопасных, взрывоопасных веществ, сжатых газов, техники безопасности и пожарной безопасности, оказания первой помощипострадавшему при несчастном случае.

1.4. Не реже одного раза в год необходимо осуществлять проверку знаний у сотрудников по вопросам порядка обращения и хранения лекарственных средств и изделий медицинского назначения, обладающих огнеопасными и взрывоопасными свойствами, техники безопасности и пожарной безопасности.

Для этой цели создается квалификационная комиссия не менее 3-х человек. Результаты проверки должны быть оформлены протоколом.

1.5. Все фармацевтические (аптечные) организации должны иметь и хранить в надежном месте первичные средства тушения пожара в соответствии с требованиями Правил пожарной безопасности Российской Федерации 01-93 (ППБ-93)

1.6. В местах хранения огнеопасных и взрывоопасных веществ должны быть соответствующие инструкции о мерах пожарной безопасности и планы (схемы) эвакуации людей в случае пожара.

2. Требования к помещениям хранения огнеопасных и

2.1. Вещества огнеопасные, способные к образованию взрывчатых смесей, а также склонные к самовозгоранию при контакте с воздухом, водой, горючими веществами или при действии солнечных лучей должны храниться изолированно в условиях, полностью исключающих возможность такого контакта, а также влияния высоких температур и механического воздействия.

2.2. Складские помещения для хранения огнеопасных с взрывоопасных веществ должны полностью соответствовать действующим нормативным документам.

2.3. Лекарственные средства огнеопасные и взрывоопасные следует хранить по принципу однородности в соответствии с их физико-химическими, пожароопасными свойствами и характером упаковки. С этой целью огнестойкие склады разбиваются на отдельные помещения (отсеки) с пределом огнестойкости строительных конструкций не менее 1 часа.

2.4. При отсутствии отдельных хранилищ для легковоспламеняющихся веществ допускается хранить их в общем складском здании - в помещениях, соответствующих требованиям п.2.3. настоящей инструкции и другим требованиям пожарной безопасности, согласованным с органами Государственной противопожарной службы. Данные помещения должны иметь вентиляцию.

2.5. Необходимое (на одну рабочую смену) количество огнеопасных веществ для текущего расхода допускается содержать в фасовочных комнатах складов или аптек, но при строгом соблюдении мер пожарной безопасности. Оставшееся количество огнеопасных веществ по окончании работы в конце смены возвращается на место основного хранения.

2.6. Полы складов и разгрузочных площадок должны иметь твердое, ровное покрытие, исключающее выбоины и другие неровности. Запрещается применять доски и железные листы для выравнивания полов. Полы должны обеспечивать удобноеи безопасное передвижение людей, грузов и транспортных средств, обладать достаточной прочностью и выдерживать нагрузки от хранимых материалов, обеспечивать простоту и легкость уборки помещения.

2.7. Складские помещения для хранения огнеопасных и взрывоопасных лекарственных средств должны быть оборудованы несгораемыми и устойчивыми стеллажами и поддонами, рассчитанными на соответствующую нагрузку. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 0,25 м от пола и стен, ширина стеллажей не должна превышать 1 м и иметь отбортовки не менее 0,25 м. продольные проходы между стеллажами должны быть не менее 1,35 м.

2.8. Электроустановки должны монтироваться и эксплуатироваться в соответствии с действующими нормативными документами.

2.9. В аптеках для хранения огнеопасных и взрывоопасных веществ предусматриваются изолированные помещения.

2.10. Помещение хранения огнеопасных и взрывоопасных веществ должно быть оборудовано средствами автоматической пожарной защиты и сигнализацией в соответствии с действующими нормативными документами.

2.11. В аптеках допускается хранение легковоспламеняющихся и горючих жидкостей до 10 кг во встроенных несгораемых шкафах с дверьми шириной не менее 0,7 м и высотой не менее 1,2 м. Место расположения шкафа должно быть удалено от тепловыводящих поверхностей и проходов и иметь свободный доступ к нему.

2.12. В аптеках, встроенных в здание другого назначения, количество хранимых огнеопасных веществ в нефасованном виде (легковоспламеняющиеся жидкости) не должно превышать 100 кг.

2.13. Легковоспламеняющиеся жидкости в количестве свыше 100 кг необходимо хранить в отдельном здании в стеклянной или металлической таре изолированно от помещений хранения огнеопасных веществ других групп.

2.14. Под особым вниманием и постоянным строгим контролем должны находиться помещения приема, отпуска и расфасовки лекарственных средств и изделий медицинского назначения с огнеопасными и взрывоопасными свойствами.

При поступлении товара необходимо срочное его распределение по местам основного хранения. Во избежание несчастных случаев в помещениях приема и отпуска категорически запрещается даже кратковременное хранение этих медицинских товаров. При приеме товара надлежит особое внимание обращать на состояние упаковки тары индивидуального хранения.

Категорически запрещается одновременная расфасовка нескольких огнеопасных и взрывоопасных лекарственных веществ в одном помещении. Количество веществ на рабочем месте фасовщика не должно превышать сменной потребности. В конце рабочего дня остатки веществ возвращаются в помещение основного хранения.

После окончания фасовки каждого наименования лекарственных веществ помещения тщательно проветриваются.

2.15. На складах основного хранения огнеопасных и взрывоопасных средств снаружи, а также на дверях каждого помещения хранения и работы с названными средствами и внутри этих помещений должны быть сделаны несмываемые, ясно видимые надписи: "Огнеопасно", "Взрывоопасно", "Куритьвоспрещается ", "В случае пожара звонить по телефону. ".

2.16. Около входа в каждое помещение аптеки или аптечного склада хранения огнеопасных в взрывоопасных средств и внутри помещения должны быть вывешены таблички с надписью "Ответственный за обеспечение пожарной безопасности Ф.И.О.".

Ответственному лицу необходимо производить осмотр помещения ежедневно с целью уборки оставшихся огнеопасных и взрывоопасных веществ и проведения других мер в конце рабочего дня.

3. Особые требования, предъявляемые к условиям хранения

огнеопасных и взрывоопасных веществ

3.1. Хранение огнеопасных веществ

3.1.1. К группе огнеопасных веществ, хранящихся в фармацевтических (аптечных) организациях, относятся легковоспламеняющиеся вещества, представляющие собой в основном жидкости и легкогорючие вещества (Приложение к данной инструкции).

3.1.2. Хранение легковоспламеняющихся и горючих жидкостей должно осуществляться отдельно от других материалов.

3.1.3. При необходимости нагревание огнеопасных веществ должно производиться на водяных банях или электроплитах с закрытой спиралью.

3.1.4. Легковоспламеняющиеся жидкости (коллодий, спиртэтиловый, скипидар, эфир и другие, указанные в приложении к данной инструкции) хранят в плотно укупоренной прочной, стеклянной или металлической таре, чтобы предупредить испарение жидкостей из сосудов.

3.1.5. Бутыли, баллоны и другие крупные емкости с легковоспламеняющимися и горючими жидкостями должны храниться на полках стеллажей в один ряд по высоте, запрещается их хранение в несколько рядов по высоте с использованием различных прокладочных материалов. Складирование этих веществ у отопительных приборов не допускается. Расстояние от стеллажа или штабеля до нагревательного элемента должно быть не менее 1 м.

3.1.6. Хранение бутылей с легковоспламеняющимися и горючими жидкостями должно осуществляться в таре, предохраняющей от ударов, или в баллоноопрокидывателях в один ряд.

3.1.7. На рабочих местах производственных помещений в фармацевтических (аптечных) организациях эти средства могут храниться в количествах не превышающих сменную потребность. При этом емкости, в которых они хранятся, должны быть плотно закрыты.

3.1.8. Не допускается хранение легковоспламеняющихся и горючих жидких веществ в полностью заполненной таре. Степень заполнения должна быть не более 90% объема. Спиртыв больших количествах хранятся в металлических емкостях, которые заполняют не более чем на 75% объема.

3.1.9. Не допускается совместное хранение легковоспламеняющихся веществ с минеральными кислотами (особенно серной и азотной кислотами), сжатыми и сжиженными газами, легкогорючими веществами (растительными маслами, серой, перевязочным материалом), а также с неорганическими солями, дающими с органическими веществами взрывоопасные смеси (калия хлорат, калия перманганат, калия хромат и т.д.).

3.1.10. Эфир медицинский и эфир для наркоза хранят в фабричной упаковке, в темном прохладном месте (вдали от огня и нагревательных приборов).

3.1.11. Кальция гидрохлорид - не горюч, но при контакте с жидкими маслообразными органическими продуктами может вызвать их загорание, а с аммиаком и солями аммония - взрыв, поэтому хранение его должно осущетсвляться изолировано, с учетом описанных свойств.

3.1.12. При обращении с легковоспламеняющимися жидкостями (фасовки, переноска, погрузка и т.д.) необходимо соблюдать особую осторожность, а также постоянно наблюдать за состоянием тары, ее герметичностью и исправностью. При обнаружении дефектов и неисправностей тары немедленно должны приниматься меры к их устранению или содержащиеся в ней вещества перекладывают в другую исправную тару.

3.1.13. Пробки бочек допускается отвинчивать и завинчивать только инструментами из мягкого металла, не дающими искр при ударе или деревянным молотком. При откачке и загрузке их в хранилище необходимо соблюдать осторожность, чтобы избежать ударов по бочке и образования искр. Пролитая на пол жидкость должна быть немедленно убрана.

1.15. Отдельные легковоспламеняющиеся жидкости (спирт, эфир медицинский и др.) обладают свойствами образовывать при хранении статистическое электричество, искра которого может вызвать воспламенение жидкости. Поэтому фасовку таких жидкостей на складе следует производить в отдельных помещениях, оборудованных средствами пожарной защиты. При их сливе и фасовке металлические сосуды должны иметь заземление.

1.16. Тару, освобожденную от легковоспламеняющихся жидкостей, следует оставить на некоторое время открытой.

3.2. Хранение взрывоопасных веществ

3.2.1. К этой группе веществ относятся взрывчатые вещества и вещества взрывоопасные, то есть способные к образованию взрывчатых смесей (Приложение к данной инструкции).

3.2.2. Вещества этой группы должны храниться в отдельно стоящем складском здании, отвечающим требованиям п.2.3, настоящей инструкции. Хранение серебра нитрата в аптеках и на складах в небольших количествах (на складах до 5 кг, в аптеках до 50 г) необходимо осуществлять изолировано в соответствии с правилами хранения ядовитых веществ.

3.2.3. При хранении взрывоопасных веществ следует принимать меры против загрязнения их пылью, которая может служить причиной взрыва.

3.2.4. Емкости с взрывоопасными веществами (штангласы, жестяные барабаны, склянки и т.п.) необходимо плотно закрывать во избежании попадания паров этих веществ в воздух.

3.2.5. Калия перманганат при взаимодействии с пылью, серой, органическими маслами, эфирами, спиртом, глицерином, органическими кислотами и другими органическими веществами - взрывоопасен. Хранить его на складах следует в специальном отсеке в жестяных бараках, а в аптеках - в штангласах с притертыми пробками отдельно от указанных выше средств. Не допускается совместное хранение с легковоспламеняющимися и горючими веществами. Жестяные барабаны и штангласы с калия перманганатом своевременно освобождают от пыли осторожно, избегая трения.

3.2.6. Раствор нитроглицерина (относится к взрывчатым веществам) следует хранить в аптеках или аптечных складах в небольших хорошо укупоренных склянках или металлических сосудах в прохладном темном месте с соблюдением мер предосторожности от огня. Передвигать посуду с нитроглицерином и отвешивать этот препарат следует с особой осторожностью, так как испарение пролитого нитроглицерина угрожает взрывом. Попадание даже малых количеств на кожу может вызвать отравление (сильные головные боли).

3.2.7. При работе с диэтиловым эфиром не допускается встряхивание, удары, трения и т.п.

3.2.8. Категорическим запрещается хранение всех взрывоопасных и огнеопасных веществ с кислотами и щелочами.

3.2.9. Переноска баллонов с огнеопасными и легковоспламеняющимися жидкостями должна производиться вдвоем в специально приспособленных клетях или корзинах с исправными ручками захвата. Корзины с большими бутылями, ящики или клети (свыше 20 кг), а также вещества, помещенные в твердую тару, переносить (перемещать) необходимо только на специальных тележках с мягким ходом колес.

3.2.10. При хранении азотной и серной кислот должны быть приняты меры к недопущению соприкосновения их с древесиной, соломой и прочими веществами органического происхождения.

3.2.11. В помещении хранения взрывоопасных и огнеопасных веществ категорически запрещается входить с керосиновыми лампами и свечами, следует пользоваться только электрофонарями.

4. Хранение и обращение с кислородными баллонами

Хранение и обращение с кислородными баллонами должно осуществляться в строгом соответствии с Правилами устройства и безопасной эксплуатации сосудов, работающих под давлением, утвержденным Госгортехнадзором.

Приложение (обязательное) к "Инструкции о порядке хранения и обращения в фармацевтических (аптечных) организаций с лекарственными средствами и изделиями медицинского назначения, обладающими огнеопасными и взрывоопасными свойствами"

Перечень огнеопасных и взрывоопасных веществ

Тест по учебной дисциплине ОПД

16+ Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-60625 от 20.01.2015.

Лицензия на осуществление образовательной деятельности: № 5201 от 20.05.2016.

Адрес редакции: 214011, РФ,
г. Смоленск, ул. Верхне-Сенная, 4.
Контакты: info@infourok.ru

Правообладатель товарного знака ИНФОУРОК: ООО «Инфоурок» (Свидетельство № 581999 )

Все материалы, размещенные на сайте, созданы авторами сайта либо размещены пользователями сайта и представлены на сайте исключительно для ознакомления. Авторские права на материалы принадлежат их законным авторам. Частичное или полное копирование материалов сайта без письменного разрешения администрации сайта запрещено! Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.

Ответственность за разрешение любых спорных моментов, касающихся самих материалов и их содержания, берут на себя пользователи, разместившие материал на сайте. Однако редакция сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта. Если Вы заметили, что на данном сайте незаконно используются материалы, сообщите об этом администрации сайта через форму обратной связи.

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.

Тема 1

Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации:

§ сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций; изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта регламентации;

§ беседа с руководителями и ведущими специалистами с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;

§ разработка концепции документа; согласование концепции с работниками и заинтересованными должностными лицами; составление первого варианта ОПД;

§ обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) ОПД;

§ согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих структурных подразделений;

§ подписание, утверждение документа, рассылка его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе; проставление на док-те росписей работников об ознакомлении с документами.

После этого руководителями разных уровней осуществляется контроль за реализацией требований и правил, установленных ОПД; в документ вносятся изменения и дополнение в соответствии с изменениями направлений развития организации.

Положение о структурном подразделении. Это организационно-правовой документ, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. Это документ, имеющий длительный срок действия; оно входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) и имеет установленную структуру текста (общие положения; цели и задачи; функции; права и обязанности подразделения; руководство; взаимоотношения; организация работы). В Положении о кадровой службе важно сказать, что кадровая служба (необходимо дать ее точное название) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю или заместителю руководителя по кадрам. Цель любой КС – осуществлять эффективную кадровую политику, направленную на полное обеспечение организации высококвалифицированными кадрами.

Должностная инструкция. С помощью должностных инструкций проводится рациональное распределение труда в подразделении. Это главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника, обеспечивающий объективность при аттестации, при разрешении трудовых споров, поощрении, наложении взыскания. Что в должностной инструкции записано, то с сотрудника и спросится; какие права в ней даны, те он и имеет. При составлении документа можно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих. Должностная инструкция имеет одинаковую для всех должностей структуру текста (общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения или связи по должности). Она оформляется на общем бланке, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Правила внутреннего трудового распорядка. Это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха и пр. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем КС, юрисконсультом организации и представителем проф. органа. Подписывает Правила руководитель КС, утверждает руководитель организации.

Конспект лекций по дисциплине опд

ВВЕДЕНИЕ

«Документационное обеспечение управленческой деятельности» является дисциплиной экономического цикла, необходимой для подготовки студентов специальностей 080110 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)». Знания, полученные студентами при ее изучении, имеют теоретическое и практическое значение для формирования специалистов указанного профиля.

Цель преподавания дисциплины состоит в том, чтобы ознакомить студентов с основами делопроизводства при организации управления предприятием в современных условиях и дать будущим специалистам знания о действующих общегосударственных нормативно-методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности.

К основным задачам дисциплины относится:

- знакомство с требованиями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Кодекса Законов о труде, ГОСТами и типовыми инструкциями по делопроизводству, основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах;

- изучение правил составления документов и организации работы с ними;

- изучение порядка текущего хранения документов;

- овладение методикой обработки дел для последующего хранения.

По окончании изучения дисциплины студенты должны:

- знать системы документации, требования к составлению и оформлению документов, современные способы и технику создания документов;

- умение грамотно разрабатывать основные виды управленческих документов;

- иметь представления об организации движения документов;

- владеть правилами и формами деловой и коммерческой переписки, в том числе с зарубежными партнерами на иностранных языках.

Тема 1. Документирование управленческой деятельности

1. Понятие делопроизводства

2. Понятие «документ». Классификация документов

1. Понятие делопроизводства

Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

От организации делопроизводства зависят:

- культура труда работников управления.

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме.

Организация работы с документами— организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

- правила оформления документов;

- правила работы с документами;

- обеспечение сохранности документов;

- порядок передачи документов на архивное хранение;

- работу службы делопроизводства (функции, структура, штат);

- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:

- государственными и отраслевыми стандартами;

- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства.

Главархивом в 1988 году разработан и внедрен важный документ по организации делопроизводства «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и работе с документами в органах государственного управления.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и технологий сбора, обработки, использования и хранения информации.

ГСДОУ разработаны государственные стандарты (ГОСТы) на документы. ГОСТы содержат все необходимые требования, предъявляемые к форме документов, бланкам, составу реквизитов.

Таким образом, традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления имеет следующие особенности:

- четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации;

- отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

- ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

- для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

- относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

- основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

2. Понятие «документ». Классификация документов

Любое управленческое решение выносится на основе информации. Информация может быть представлена:

- в документированной форме.

Термин «документ» появился в России в XVIII в. и в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ дает понятие «документированная информация» или «документ» — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа — это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Вторая группа — документы по функциям управления.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть разными:

- по месту составления — внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других пред­приятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию — простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме — индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению — служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления — подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации — письменные, графические, фото- и кинодокументы и т.д.

К основным функциям документов можно отнести:

- информационную (документирование, хранение и предоставление информации);

- управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

- правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

- организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

- научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Вопросы для самоконтроля

1. Понятие делопроизводства и его нормативное регулирование.

2. Классификация документов.

Тема 2. Управленческая документация

1. Классификация управленческой документации

2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации

4.Состав, расположение и характеристика реквизитов документов

Классификация управленческой документации

Управленческая документация — это документация, без которой нельзя управлять предприятием или вести предпринимательскую деятельность.

Управленческая деятельность любого предприятия сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Их можно подразделить на следующие основные группы:

а) организационные документы (законодательные и иные нормативные акты, учредительный договор, устав, инструкции, регламенты, методические указания, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);

б) распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения);

в) документы, по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки формы Т-2, документы по аттестации сотрудников, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки, документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий);

г) плановые документы, (целевые программы развития, планы экономического и социального развития, документы по разработке планов и ценообразованию, бизнес-планы, финансовый, материальный, валютный балансы, сметы, анализы отчетных данных);

д) финансово-бухгалтерские документы (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, договора банковского счета, кредитные договора, акты ревизий, инвентаризаций, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и пр.);

е) информационно-справочные документы (акты, письма, факсы, протоколы, докладные записки, справки, телефонограммы и пр.);

ж) нормативные документы вышестоящих органов — документы, поступающие на предприятие от различных государственных и муниципальных организаций (налоги, охрана окружающей среды и т.п.) и регулирующие различные вопросы его деятельности;

з) учетно-статистическая документация (статистические отчеты, таблицы, журналы, статистическая отчетность, переписка);

и) контракты (договоры), соглашения, предложения.

Все вышеперечисленные документы, за исключением финансово-бухгалтерских, относятся к организационно-распорядительным документам.

2. Требования к составлению и оформлению управленческой документации

Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

Требования к оформлению документов приведены в ГОСТ Р 6.30-2003.

Документы изготавливают на бланках. Устанавливаются два основных стандартных формата бланков документов — А4 и А5; допускается использование бланков форматов A3 и А6.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

-20 — левое, верхнее, нижнее;

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта расположения бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10,11,12;14,15,16;17;18;19.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11,12;17;18.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных (информационных) технологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях предпочтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (договоры, протоколы, акты), называется типовым формуляром.

Требования к построению формуляра-образца следующие:

форматы бумаги – от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальными (книжным) расположением текста;

служебные поля – поле подшивки не менее 20 мм, левое, нижнее и правое поля не менее 10 мм;

состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.