Плейкаст «Служебная записка на выдачу денег подотчет образец»

При этом сотрудник получает возможность распоряжаться деньгами на карточном счете работодателя в пределах лимита, установленного договором банковского счета п. Личная карточка работника — это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве. Поэтому если есть служебная записка, но нету заявления - это нарушение порядка ведения кассовых операций. Радует и то, что срок давности по нарушениям кассовой дисциплины - 2 месяца. Все зависит от порядка, действующего на предприятии. Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги: Имя обязательно Почта обязательно Сайт Все права защищены 2015 Все права защищены. Вообще, кто это может проверить. Заявление и служебная служебная записка на выдачу денег подотчет образец - суть совершенно разные документы. Нет командировочного удостоверения с соответствующими отметками. При этом работодатель решает, какая сумма необходима для осуществления хозяйственных ии снимает ее с расчетного счета компании. Может ли брать подотчет кассир?
Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами. Виза руководителя: Бухгалтерии выдать Иванову Срок выдачи, как правило, 15 дней. Докладная записка — это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения. Средства из центральной кассы будут переданы кассирам подразделений подотчет, рассчитанные на несколько человек.
Половину из них выиграли компании. При полном или частичном использовании материалов сайта активная ссылка на обязательна! Но какая-то не точность. В не указано, что должна использоваться конкретная форма отчетов. Допускается выдача подотчетных денег в валюте иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. А на выплату перерасхода, можно тоже сделать стандартный готовый бланк.

Записка-расчет при увольнении — это документ, который применяется для расчета выплат сотруднику заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск при расторжении трудового договора с ним. При полном или частичном использовании материалов сайта активная ссылка на обязательна.

Никакие заявления заполнять не требую.

В не указано, что должна использоваться конкретная форма отчетов. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.

Разместите анонс любого плэйкаста на главной странице сайта. Это могут быть Ваши собственные работы или понравившиеся плэйкасты других пользователей сайта. Каждый анонс добавляется в начало списка анонсов и проведет на главной странице сайта не менее 2 часов. Если все свободные места уже заняты, то Ваша заявка будет добавлена в очередь и появится на главной странице при первой же возможности. Сделайте подарок друзьям и близким, порадуйте себя, представьте интересные плэйкасты на всеобщее обозрение.
Добавляя анонс, вы автоматически соглашаетесь с Правилами размещения анонсов .

Просмотр плэйкаста.
Введите ссылку или номер.

Социальная сеть Cсылка HTML-код BB-код Отправить на Email

Для отправки плейкаста, выберите социальную сеть, в которой находится ваш друг:

Отчет за подотчетные деньги образец - Портал файлов

Командированным работникам выдача денег под отчет может быть осуществлена на основании приказа о направлении в командировку либо командировочного свидетельства, утвержденного 1) подотчетным личиком. Чтобы вам не пришлось аргументировать налоговикам, что деньги действительно были издержаны на бедности корпорации. Индивидуальная изваяние работника это документ, который заводит кадровая служение на.

Выдача денег под отчет выполняется на основании приказа руководителя о направлении служащего в бланк и идеал наполнения авансового отчета проверены на актуальность г.Рассмотрев основные нормативные условия к выдаче подотчетного аванса, перейдем к документальному дизайну прежней настройки. Почему появляются колебания условно правомерности выдачи подотчетных сумм такому работнику?

1. Потому что в заявлении, которое пишет работник, бухгалтер пишет состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам задолженность работника по ранее выданным подотчетным сумма отсутствует.
2. То есть перечисление подотчетных сумм на банковские счета работников (зарплатные банковские карты) не допускается.

Авансовый отчет вкупе с мотивирующими документами работник.Суммы, израсходованные сотрудником пропорционально отчету, должны гармонировать суммам, указанным в платежных документах. Психологически для выдачи подотчетных сумм можно использовать наследие наличности в казне фирмы. Прошу выдать мне предоплату в подотчет в итогу 10 000 ( десять тыщ ) руб.

• Выдача денег под отчет выполняется на основании приказа руководителя о направлении служащего в командировку, завизированного руководителем манифесты на выдачу денег.
• Объявление какие санкции вероятны, если выдать подотчетные деньги на год?дан расчет остатка, идеал и возможность скачать бланк предела кассы и приказ.Ведь когда вы играете на форуме, то общение почти вытекает поэтапно, и скачать добавления вибер на комп понять кто год скачать football manager 2014, корпящий на другой грани веба.

Да и у мастера остаётся мало медли, на то, чтобы обрисовать ситуацию либо бегло среагировать на её гибрид.

Выдача в подотчет: оформление

В статье вы найдете несколько подсказок, которые помогут выдать деньги в подотчет и не нарушить никаких норм.

Скачать наглядный образец авансового отчета с контрольными точками можно здесь.

Унифицированная форма авансового отчета существует — это форма № АО-1. Она утвержденна постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55. Но с 1 января 2013 года большинство унифицированных форм документов не являются обязательными для применения (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ »О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Кроме того, Порядок ведения кассовых операций (утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. далее — Порядок ведения кассовых операций) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы. А авансовый отчет к ним не относится.

Получается, форму авансового отчета компания вправе разработать самостоятельно, утвердив ее приложением к учетной политике. Главное — документ должен содержать все обязательные для первички реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Для выдачи работнику подотчетных средств необходимо его письменное заявление (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций ). Оно составляется в произвольной форме с указанием суммы и срока, на который выдаются деньги.

При этом Порядок ведения кассовых операций не устанавливает санкции, которые грозят компании, если средства выданы без заявления. Поэтому многие компании не требуют от сотрудников письменное заявление на выдачу денег под отчет.

Но проверяющие на местах могут привлечь за это к административной ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ ). Напомним, что штраф для должностных лиц составляет от 4000 до 5000 руб. для организаций — от 40 000 до 50 000 руб. Некоторые суды соглашаются, что это правомерно (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.03.13 № 09АП-2451/2013 ). Правда, есть случаи, когда компаниям удается оспорить штраф при отсутствии письменного заявления работника на выдачу подотчетных средств (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 06.05.13 № 09АП-11841/2013-АК ).

Напомним, что работник может не составлять заявление, если подотчетные средства работодатель перечисляет ему на банковскую карту. Ведь Порядок ведения кассовых операций регламентирует лишь выдачу сотруднику наличных денежных средств.

Изучите все решения на случай, если сотрудник поехал в командировку на машине.

Руководитель устанавливает срок, по истечении которого подотчетный работник отчитывается по полученному авансу. Например, бухгалтерия выдала аванс водителю в счет расходов на бензин. В течение трех рабочих дней с момента окончания этого срока или после выхода на работу сотрудник представляет отчет.

Узнайте подробности о том, как составить приказ о новых нормах бензина.

Если работник вовремя не отчитался за полученные подотчетные средства, у него возникает доход. И нужно удержать НДФЛ (письмо ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263 ). Некоторые компании считают, что сделать это необходимо сразу же после истечения срока на сдачу авансового отчета.

На самом деле на дату, когда работник должен был отчитаться, можно говорить только о его задолженности перед работодателем. А не о возникновении у него дохода и объекта обложения НДФЛ (ст. 223 НК РФ ). Если сотрудник вовремя не представил авансовый отчет, ему целесообразно напомнить о необходимости отчитаться за полученные средства. В этом случае работник либо представляет отчет и возвращает деньги, либо пишет заявление с просьбой удержать задолженность из его заработной платы.

Удержать деньги можно на основании внутреннего приказа руководителя. Но не позднее чем через месяц с даты предполагаемого возврата сотрудником средств (ст. 248 ТК РФ ). И только если подотчетная сумма не превышает средний месячный заработок. В противном случае для возврата денег придется обращаться в суд.

Если по истечении срока исковой давности работник не вернул деньги и взыскать их не удалось, задолженность можно отнести на убытки. И облагаемый НДФЛ доход возникает у сотрудника, не отчитавшегося за полученные деньги, только по истечении срока давности на взыскание долга (письмо Минфина России от 24.09.09 № 03-03-06/1/610 ).

Речь идет, в частности, о расходах по найму жилого помещения во время командировки. Если такие расходы сотрудник подтвердил документально, объекта обложения НДФЛ не возникает. Если же подтверждающие документы отсутствуют, с сумм, превышающих 700 руб. в день (для командировок по России) и 2500 руб. в день (в случае поездок за границу), работодателю необходимо удержать НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ ).

Одно время Минфин России считал, что доход у работника возникает на дату выплаты сверхнормативных суточных (письмо от 25.06.10 № 03-04-06/6-135 ). Но на дату выдачи денег под отчет, как правило, не ясно, представит ли работник документы, подтверждающие расходы по найму помещения. Понятно это будет только после окончания командировки при составлении авансового отчета.

Поэтому можно сделать вывод, что на дату получения денежных средств под отчет у сотрудника не возникает дохода. В прошлом году с этим согласился Минфин России (письмо от 14.01.13 № 03-04-06/4-5 ). Финансовое ведомство разъяснило, что компания определяет доход в виде сверхнормативных суточных на дату утверждения авансового отчета. И удерживает НДФЛ из доходов работника, не представившего документы по найму жилья во время командировки, при ближайшей выплате зарплаты.

Выдача в подотчет возможна и на зарплатную карту работника. Это можно предусмотреть в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (например, положении о выдаче денежных средств под отчет).

Использование зарплатных карт для подотчетов подтверждается и в совместном письме Минфина России № 02-03-10/37209 и Федерального казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13. Во избежание рисков доначисления НДФЛ и страховых взносов необходимо в назначении платежа указать, что средства перечисляются под отчет на хозяйственные или иные нужды. А после использования денег работник в обычном порядке должен будет составить авансовый отчет.

За деньги, полученные на корпоративную карту, сотрудник может отчитаться также в течение трех дней

Расчеты при помощи пластиковых карт относятся к безналичным расчетам. А Порядок ведения кассовых операций, который обязывает сотрудника составить авансовый отчет в течение трех дней после установленного срока, распространяется только на выдачу наличных денег под отчет.

Поэтому, если подотчетные средства сотрудник получил на банковскую карту, он может отчитаться по этим средствам и позднее трехдневного срока. Но компании безопаснее установить срок по своему усмотрению и зафиксировать во внутреннем документе (например, в положении о выдаче подотчетных сумм или приказе).

Обратите внимание: рискованно не удерживать НДФЛ, если к авансовому отчету работник приложил документы с ошибками

Нередко сотрудник представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходование подотчетных средств, составленные с нарушениями. К примеру, отсутствуют какие-то обязательные реквизиты. В этом случае компания не сможет уменьшить базу по налогу на прибыль на сумму расходов, подтвержденных такими бумагами (п. 1 ст. 252 НК РФ ).

Официальная позиция УФНС России по г. Москве заключается в том, что неподтвержденные расходы являются налогооблагаемым доходом сотрудника (письмо от 12.10.07 № 28-11/097861 ). Но есть решения суда в пользу налогоплательщиков. Суды все чаще приходят к выводу, что работодатель вправе не удерживать НДФЛ из доходов работника, который к авансовому отчету приложил ненадлежаще оформленные документы (постановления ФАС Поволжского от 01.04.13 № А55-15647/2012 )

Заявление на - выдачу подотчетных сумм: образец

Выдавать работнику деньги в подотчет можно только на основании его письменного заявления руководителю организации. Исключений для руководителя не предусмотрено – он также получает деньги по заявлению. Иначе штраф.

Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):

1. Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
2. Срок, на который нужны деньги.
3. Подпись руководителя организации.
4. Дата заявления.

На практике документ на выдачу денег подотчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт – это зависит от внутреннего документооборота организации.

Содержание документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа, сроком на три рабочих дня». Срок может выражаться конкретной датой, например, до 13 мая 2016 года.

В этом видеосовете лектор Константин Татаров, ведущий вебинара «Расчеты с подотчетными лицами », показывает, как может выглядеть заявление на выдачу денег в подотчет:

Расчеты с подотчетными лицами – этот вебинар поможет подробно разобраться с выдачей денег в подотчет: выдача денег на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Вы также узнаете, какие ошибки находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.

За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит 71 счета по расчетам с работником, но не допускается дебет.

Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.

Образец собственноручного написания заявления руководителем:

В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
?Заявление

Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары, сроком на три рабочих дня.

10 мая 2016 года Генеральный директор Калинин К.М.

За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):

• от 4 000 до 5 000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
• от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.

Такой же штраф грозит, если деньги выдать без заявления.

Кассовые операции. Наличные расчеты и применение ККТ – практикум-интенсив в Школе бухгалтера. За 3 онлайн-урока вы разберетесь с ведением кассовых операций, работой с наличностью, кассовыми документами. Узнаете про лимит остатка кассы, применение контрольно-кассовых машин и бланков строгой отчетности. Лектор расскажет про организацию работы кассы, в т.ч. в обособленных подразделениях, локальные нормативные акты по кассовой дисциплине.

Нас читают 53 384 человека

Получайте приглашения на бесплатные занятия, анонсы статей, расписание вебинаров и онлайн-курсов. Дайджест приходит 1 раз в неделю.

Подтвердите электронную почту

На отправлено письмо для подтверждения.
Вы можете изменить адрес

Выдача денег под отчет

Мы продолжаем разговор о подотчетных суммах. В этой статье рассмотрим нюансы выдачи денег подотчетным лицам.

Процесс движения подотчетных сумм от момента принятия решения до момента завершения взаиморасчетов с работником состоит из нескольких этапов:

• этап I — выдача;
• этап II — использование (расходование);
• этап III — отчет об использовании;
• этап IV — заключительные расчеты с подотчетным лицом.

В данной статье рассмотрим этап I.

В статье «Деньги под отчет» («Зарплата», 2010, № 5) мы определили основные характеристики подотчетных сумм и привели образцы приказов об утверждении списка подотчетных лиц и так называемых распорядителей подотчетными суммами.

Прежде чем перейти к оформлению документов по выдаче подотчетных сумм, проанализируем правила, предписываемые гражданским, трудовым, налоговым законодательством, а также законодательством о валютном регулировании.

Нормы в отношении выдачи подотчетных сумм касаются следующих моментов:

Рассмотрим каждый аспект.

Наши постоянные читатели могут удивиться: ведь на этот вопрос дан ответ. Действительно, мы писали, что исполнитель по гражданско-правовому [ссылка:1]1[/ссылка] договору подотчетным лицом не является. Подотчетным лицом может быть только работник, с которым у работодателя заключен трудовой договор. Однако в этом утверждении не учтены некоторые обстоятельства, например, относится ли работник, которому доверено исполнение поручения, к категории подотчетных лиц [ссылка:2]2[/ссылка] .

Лишь работники, включенные в список «подотчетников», имеют право получать подотчетный аванс и расходовать его в интересах работодателя. В течение отчетного периода работник может получать подотчетные деньги неоднократно. Однако в отношении всех подотчетных лиц действует ограничение, установленное пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40: «Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу». В данном случае «полный отчет» означает не просто написание авансового отчета. а отсутствие задолженности за работником. То есть при наличии у работника неиспользованного остатка ранее выданных подотчетных сумм новый аванс ему выдавать нельзя.

Можно ли выдавать подотчетные суммы работнику — иностранному гражданину?

Почему возникают сомнения относительно правомерности выдачи подотчетных сумм такому работнику? Дело в том, что длительное время в отношении валютных операций действовали строгие ограничения. Напомним, что валютной операцией, в частности, считается отчуждение резидентом (российской организацией) в пользу нерезидента валюты РФ (подп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее — Закон № 173-ФЗ). А на момент выдачи денег работник — иностранный гражданин может оказаться нерезидентом Российской Федерации. Далее возникает следующий вопрос: допустимы ли расчеты по подотчетным суммам с работником-нерезидентом наличными? Ведь пунктом 2 статьи 14 Закона № 173-ФЗ установлено, что расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами — резидентами в безналичном порядке. Ответ на оба вопроса положительный: работнику — иностранному гражданину можно выдавать под отчет наличные деньги.

Выдачу российской валюты такому работнику (даже нерезиденту РФ) под отчет нельзя признать валютной операцией, поскольку при этом не происходит отчуждения денег. Работодатель остается собственником выданных подотчетных сумм. Работник — иностранный гражданин беспрепятственно может быть включен в список подотчетных лиц и вправе получать деньги под отчет.

Продолжим разговор о наличном и безналичном способах выдачи подотчетных сумм. Рассмотрим, как работодатель может выдать деньги под отчет.

Как правило, деньги под отчет выдаются из кассы организации. При этом работодатель решает, какая сумма необходима для осуществления хозяйственных и командировочных расходов, и снимает ее с расчетного счета компании. Это стандартная процедура. Однако, исполняя заявку на снятие наличных, банк обычно дифференцирует размер комиссии в зависимости от статьи расходов. Выгоднее всего снимать наличные для выдачи зарплаты и оплаты больничных, а за снятие денег на командировку или хозяйственные нужды устанавливается повышенный тариф.

Теоретически для выдачи подотчетных сумм можно использовать остаток наличности в кассе предприятия. Согласно пункту 7 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 22.09.93 № 40, предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее в том числе на закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Хозяйственные и командировочные расходы в упомянутом документе не были поименованы, то есть не было формального разрешения использовать выручку для выдачи денег под отчет на эти цели. Согласно пункту 2.7 Положения Банка России от 05.01.98 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» цели расхода наличной выручки необходимо согласовывать с обслуживающим учреждением банка.

Пунктом 2 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У (далее — Указание № 1843-У) перечень целей, на которые можно использовать наличную выручку, был дополнен. Теперь ее разрешается тратить:

• на заработную плату;
• иные выплаты работникам;
• стипендии;
• командировочные расходы ;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
• выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
• выплату страховых возмещений по договорам страхования физических лиц.

При этом организации не освобождаются от необходимости согласования с обслуживающим учреждением банка перечня целей расходования наличной выручки. Об этом говорится в письме Московского ГТУ Банка России от 20.02.2008 № 26-13-4-15/12002.

В учреждение банка следует ежегодно представлять Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на следующий год. Образец заполнения данного документа приведен ниже.

Несогласование целей расходования или несоблюдение согласованных с кредитной организацией условий расходования наличной выручки являются нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с наличными деньгами. На это указывается в письме Московского ГТУ Банка России от 20.02.2008 № 26-13-4-15/12002.

Юридическому лицу грозит административная ответственность по статье 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с денежной наличностью в виде штрафа в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Альтернатива без перспективы. Альтернативой наличной выдаче подотчетных сумм является их перечисление через банк. Однако в письме ЦБ РФ от 18.12.2006 № 36-3/2408 говорится, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача организацией денежных средств под отчет своим сотрудникам путем их перечисления на банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. То есть перечисление подотчетных сумм на банковские счета работников (зарплатные банковские карты) не допускается. Есть ли легитимный способ перечислить работнику подотчетный аванс? Есть!

Карточный счет и корпоративные карты. Ключевым моментом в запрете Центробанка является указание на принадлежность счета работнику. Очевидно, что при перечислении денег со счета организации на счет работника работодатель утрачивает реальную возможность распоряжаться своей собственностью, контролировать движение денег. Кроме того, открываются широкие возможности для нарушения налогового законодательства и т. д.

Эти проблемы не возникают, если организация перечисляет денежные средства с одного своего счета на другой свой счет (с расчетного счета на карточный счет, который открыт для совершения операций с корпоративными картами). Смены владельца денежных средств не происходит. Переведенная сумма остается в собственности работодателя. Он контролирует остаток на счете, его расходование, несет налоговую и административную ответственность за возможные нарушения.

Корпоративной может считаться обычная платежная карта, открываемая к карточному счету работодателя и предназначенная в соответствии с пунктом 1.4 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24.12.2004 № 266-П, для совершения физическими лицами операций с деньгами, находящимися на корпоративном банковском счете.

В отличие от обычной карты деньги на корпоративной карте принадлежат не самому физическому лицу, а организации, в которой работник трудится. При этом сотрудник получает возможность распоряжаться деньгами на карточном счете работодателя в пределах лимита, установленного договором банковского счета (п. 1.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт).

При утере карты существует возможность ее восстановления. Остаток средств на карте можно пополнить безналичным перечислением, что особенно удобно для командированных работников. Это полноценная и выгодная альтернатива наличной выдаче подотчетных сумм.

Как ни странно, ответ на поставленный вопрос не является таким уж однозначным. Для российских «подотчетников» рубль — основное, но не единственное средство расчетов и платежа. Широко распространена практика выдачи валюты, талонов на горюче-смазочные материалы, дорожных чеков.

Дорожные чеки также являются альтернативой наличной выдачи подотчетных сумм. Правда, для текущих хозяйственных расходов они не очень удобны. Сфера их применения ограничивается командировочными расходами.

На время пребывания в служебной командировке за границей сотрудникам положены суточные, деньги на наем жилого помещения, оплату проезда, консульского сбора, медицинской страховки и других расходов, согласованные с работодателем (ст. 168 ТК РФ). За границей командированный работник (подотчетное лицо) должен использовать валюту страны пребывания. Законодательством отдельных стран разрешено хождение валюты иных государств. Вправе ли работодатель выдать подотчетному лицу валюту иностранного государства?

Можно или нельзя. Для ответа на этот вопрос обратимся к Закону № 173-ФЗ. Согласно подпункту 3 пункта 9 статьи 1 этого документа валютной операцией признаются произведенные на законных основаниях:

• приобретение резидентом у резидента валютных ценностей;
• отчуждение резидентом в пользу резидента валютных ценностей.

Статья 9 Закона № 173-ФЗ запрещает валютные операции между резидентами РФ за некоторым исключением. Разрешаются, в частности, операции (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ):

• при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации;
• погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

То есть выдавать валюту иностранных государств под отчет командированному работнику можно.

Через кассу или по безналу. Законом № 173-ФЗ установлено, что большая часть валютных операций производится через уполномоченные банки по безналичному расчету. Это правило не распространяется на операции, перечисленные в статье 14 Закона № 173-ФЗ. Выдача под отчет наличной валюты в этом перечне не упомянута. В связи с этим и налоговые органы, и организации, контролирующие соблюдение валютного законодательства, склонны признавать выдачу наличной валюты под отчет незаконной валютной операцией с наложением штрафных санкций в размере от 3 /₄ до 100% суммы такой операции (ч. 1 ст. 15.25 КоАП РФ). Что делать работодателю, направляющему работника в командировку за рубеж?

Судебная практика по выдаче наличной валюты под отчет. В судебной практике встречаются решения, в которых судьи поддержали позицию проверяющих, и решения, принятые в пользу организаций.

В первом случае в качестве примера можно привести постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25.12.2007 № А33-8805/ 07-Ф02-9375/07.

Примером судебного решения, принятого на федеральном уровне в пользу организации, может служить постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.11.2007 № А21-2279/2007. В нем говорится, что наличный порядок расчетов между хозяйствующими субъектами и их сотрудниками (физическими лицами) является оптимальным и позволяющим резидентам оперативно и полно реализовать субъективное право, предоставленное пунктом 9 части 1 статьи 9 Закона № 173-ФЗ.

В постановлении Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07 утверждается, что выдача подотчетнику наличной валюты допустима.

Судьи исходили из следующего. В соответствии с частью 2 статьи 5 Закона № 173-ФЗ валютные операции осуществляются без ограничений, если соответствующий порядок не установлен органами валютного регулирования. Валютная операция, совершаемая при выдаче юридическим лицом — резидентом сотруднику, направляемому в служебную командировку за пределы Российской Федерации, наличных денежных средств в иностранной валюте на командировочные расходы, разрешена законом (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона № 173-ФЗ) и не ограничена требованиями об использовании специального счета и о резервировании. Поэтому она не может быть отнесена к категории незаконных валютных операций.

Позиция ЦБ РФ. В разъяснении ЦБ РФ, данном в письме от 30.07.2007 № 36-3/1381, отмечено, что при направлении в загранкомандировку законодатель предоставляет работодателю право выдать работнику денежные средства в наличной иностранной валюте, что можно сделать через кассу.

Таким образом, российские работодатели имеют право выдать валютный аванс подотчетному лицу, направленному в загранкомандировку.

Мы уже говорили, что не обязательно выдавать под отчет именно деньги. В дальней поездке командированному работнику удобнее использовать дорожные чеки, корпоративные карты, которые, кстати, сводят на нет все претензии по поводу выдачи наличной валюты под отчет. Кроме чеков и карт, некоторые компании практикуют выдачу сотрудникам-водителям топливных карт или талонов для заправки ГСМ. Это предполагает уплату безналичного аванса топливной компании. Затем водители его постепенно используют. Предъявляя на АЗС топливные карты или талоны, они получают чек на отпущенное топливо. По итогам расчетного периода, установленного договором (как правило, календарный месяц), стороны подписывают акт взаиморасчетов на основании данных учета погашенных талонов или выборки топлива с топливных карт. А водители составляют свой авансовый отчет о количестве заправленного топлива.

Если автомобильный парк достаточно велик (не одна-две машины), у предприятия значительно сокращается налично-денежный оборот. Кроме того, облегчается контроль целевого расходования денежных средств подотчетными лицами. Обратите внимание: даже не получая на руки наличных денег, водитель является подотчетным лицом.

Размер подотчетного аванса определяется его целью. Но существуют и некоторые ограничения. Остановимся на них подробнее.

Аванс на командировку. Выдача денег на командировочные расходы производится в пределах сумм, определенных согласно внутренним нормам организации. Сумма командировочного аванса формируется исходя из норм суточных, расходов на проживание, величины затрат на приобретение проездных документов в соответствии с допустимым для данной категории работников классом комфорта и т. д. установленных в коллективном договоре или положении о командировках. Помимо этих расходов, в сумме командировочного аванса следует учесть дополнительные расходы, связанные с исполнением командировочного задания. Например, деньги на закупку грибов у населения, если работник направлен в командировку с этой целью.

Аванс на оплату товаров, работ, услуг. Если работнику поручена покупка товаров, оплата работ или услуг, величина аванса должна соответствовать расценкам на приобретаемые товары, работы, ус? луги.

Нередко работодатели ограничивают сумму подотчетного аванса, руководствуясь нормой, установленной Указанием № 1843-У. В пункте 1 этого документа, в частности, говорится, что расчеты наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Обратите внимание: это ограничение не распространяется на размер подотчетного аванса. Предельный размер расчета наличными должен соблюдаться подотчетными работниками при расчетах по договорам, заключаемым сотрудником от имени работодателя на основании доверенности или по уже заключенным договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями. Об этом говорится в письме ЦБ РФ от 04.12.2007 № 190-Т. В этом же документе отмечено, что требования пункта 1 № 1843-У не применяются в случае расходования подотчетных сумм, полученных на командировку, при оплате услуг от имени самого командированного сотрудника.

Рассмотрев основные нормативные требования к выдаче подотчетного аванса, перейдем к документальному оформлению данной процедуры.

Независимо от законодательных нюансов процедура выдачи подотчетного аванса предполагает оформление:

1. служебной записки инициатора служебного поручения с обоснованием его производственной необходимости и указанием исполнителя. Если инициатором выступает руководитель, оформлять служебную записку нет необходимости;
2. приказа руководителя о служебном поручении с указанием исполнителя и суммы подотчетного аванса;
3. специфических документов в зависимости от содержания служебного поручения, например таких, как:
   • командировочное удостоверение в случае командировки в пределах РФ и в безвизовые государства, страны — члены СНГ, служебное задание, книга регистрации работников выбывших в командировку;
   • материальная доверенность на оплату товаров, работ, услуг от имени работодателя, книга регистрации выданных доверенностей;
4. расходного кассового ордера.

Рассмотрим подробнее, как составить некоторые из этих документов.

Унифицированной формы служебной записки нет. Их обычно составляют на средних и крупных предприятиях, где директор (или иной распорядитель) занят общим руководством и не может знать обо всех потребностях подразделений. В этом случае при возникновении производственной необходимости купить товар, оплатить услугу, направить работника в командировку руководитель подразделения или иное ответственное лицо, например инженер, составляет служебную записку. Она должна содержать описание проблемы и способ ее решения. Степень конкретности предложения может варьироваться в зависимости от обстоятельств. В некоторых случаях достаточно написать наименование требуемой запчасти или ремонтного узла, иногда необходимо представить расчет затрат и указать адрес продавца. Все зависит от порядка, действующего на предприятии. Образец служебной записки смотрите ниже.

На основании служебной записки руководитель принимает решение и оформляет его в виде приказа. Приказ составляется в произвольной форме и содержит указания отдельным сотрудникам, связанные с выполнением поручения. Образец приказа смотрите ниже.

Оформление документов рассмотрим на примере выдачи подотчетного аванса для оплаты товаров, работ, услуг.

Если работнику поручено оплатить наличными товары, работы, услуги от имени работодателя, он должен иметь документ, подтверждающий право представлять интересы организации. Таким документом является доверенность.

Материальная доверенность. Формы материальной доверенности № М-2 и М-2а) утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Доверенность оформляется в одном экземпляре. Ее выписывает бухгалтер и выдает под расписку получателю. Срок выдачи, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Отрывная часть доверенности (корешок) остается в бухгалтерии для контроля исполнения поручения. Каждая доверенность имеет уникальный номер. Она должна быть внесена в книгу регистрации выданных доверенностей, в которой «подотчетник», получивший доверенность, обязан расписаться.

На оборотной стороне доверенности перечисляются виды материальных ценностей, получение которых доверено работнику. Обратите внимание: графа, в которой необходимо указать номер и дату документа, по которому производится получение ценностей в момент выписки доверенности, может остаться незаполненной, если у организации не заключен договор с продавцом (поставщиком) товаров. Предполагается, что работник заполнит эту графу на основании документов, составленных сторонами при его участии, в момент оформления сделки.

При получении товарно-материальных ценностей представитель организации предъявит продавцу свой паспорт и доверенность. Доверенность остается в бухгалтерии продавца.

Образец заполнения материальной доверенности смотрите ниже.

Доверенность на совершение юридически значимых действий. Помимо материальной доверенности, работнику может пригодиться доверенность на совершение юридически значимых действий от имени работодателя, например на подписание договора, оформление документов, представление интересов организации. Форма материальной доверенности для этих целей не подходит.

Доверенность на подписание договора от имени организации составляется в произвольной форме на бланке компании с подписью ее руководителя и проставлением фирменной печати.

Образец доверенности смотрите ниже.

Форма расходного кассового ордера (форма № КО-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы. Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

При выдаче подотчетного аванса в строке «Основание» указывается: «Под отчет на…» и цель выдачи аванса. В строке «Приложение» записывают номер и дату приказа руководителя, в котором содержится распоряжение работнику выполнить служебное поручение, а бухгалтерии выдать деньги, перечисляются прилагаемые документы.

При выдаче наличных рублей из кассы в графе «Дебет» ставят код синтетического счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в графе «Кредит» — счета 50 «Касса». Если выдается наличная валюта, то обязательно указывается соответствующий субсчет счета 50. При выдаче талонов на ГСМ указывают субсчет 3 счета 50 «Касса» (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

[сноска:1]Подробнее об особенностях гражданско-правового договора читайте в статье «Выгоды и риски гражданско-правового договора » // Зарплата, 2010, № 5. — Примеч. ред.[/сноска]

[сноска:2]О том, как составить и оформить список подотчетных лиц, читайте в статье «Деньги под отчет » // Зарплата, 2010, № 5. — Примеч. ред.[/сноска]

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое