Руководства, Инструкции, Бланки

Образец Протокола Рабочей Встречи img-1

Образец Протокола Рабочей Встречи

Рейтинг: 4.1/5.0 (1664 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образец протокола рабочей встречи - формы и бланки для ваших нужд

Образец бланка протокола рабочей встречи президента ОАО


Допускается заместо записи выступления опосля фамилии указать запись выступления прилагается, текст доклада прилагается; в части, выступили. Провести до 20 сентября 2005. В алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании. За нарушение антитабачного закона в 2015. Каждый раздел состоит из 3-х частей. С представителями заосеверстальтранс и администрации ростовской области переговоры поопределению списка работ при строительстве подъездного пути, энергетики иприродных ресурсов ростовской области приготовить предложения поназначению балансодержателя строящихся объектов угля и подъездного пути к нему, атакже о размере долевого роли зао северстальтранс в этомстроительстве; вместе с министерством индустрии. Протокол оформляется секретарем на базе записей, которые он вел на заседании. Адресат и адресование документа. Обращение в правительство русской федерации повопросу включения данного проекта в федеральную мотивированную транспортной системы рф 2002 - 2010. С новейшей строчки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и опосля тире, текст выступления либо вопросец ежели в ходе выступления он был задан докладчику. Полный протокол дозволяет документировать подробную картину заседания. При использовании хоть какой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пт содержит повестка дня. Заместителю главы администрации ростовской области - министру авто дорог, транспорта и связи фамилия. Президент глава администрацииоао ржд ростовской области губернатор. Это могут быть краткие записи, стенограмма либо диктофонные записи. Таковой протокол ведут чаше всего в тех вариантах, когда заседание носит оперативный нрав. Водители без прав будут получать два года тюрьмы. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросцев и принятия решений на собраниях и конференциях. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Вице - президенту оао ржд фамилия. Решили; которые печатаются от левого поля строчными знаками. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола. К примеру, оформляются опосля заседания, протокол чего же заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и так дальше датой протокола является дата заседания протоколы, как правило. О разработке технико - экономического обоснования тэо и строительстве жд пути меж разводным мостом и мостом на западном обходе. Каждый раздел текста состоит из 3-х частей: слушали, выступали и постановили. Но текст протокола может быть изложен в различных формах: короткой либо полной. Ростова - дону _ фамилия, фамилия, фамилия. Текст постановляющей части печатается вполне в хоть какой форме протокола. Фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросцы, фамилии докладчиков и принятые решения. П р о т о к о л рабочей встречи губернатора ростовской области фамилия. Запись выступления отделяют от фамилии тире. N _присутствовали: от администрации ростовской областипервый заместитель главы администрации - фамилия и инициалыобласти - вице - главы администрации области - фамилия и инициалы - министр авто дорог, связанных сразвитием инфраструктуры жд транспорта и обслуживания ростовской области, транспорта и связи_ от оао рждвице - президент оао ржд - фамилия и инициалыначальник северо - кавказской стальной - фамилия и инициалыдороги_ в ходе встречи рассмотрен комплекс вопросов.

Образец протокола рабочей встречи

Образец протокола рабочей встречи

Группа: Пользователь
Сообщений: 14
Регистрация: 17.02.2013
Пользователь №: 15449
Спасибо сказали: 1 раз(а)

образец протокола рабочей встречи

Другие статьи

Образец протокола рабочей встречи

Протокол рабочей встречи образец

Протокол совещания образец

Планируется совещание и сразу возникает вопрос, а как составить протокол, кто его будет вести, ведь на совещании присутствие директора. Протокол совещания - это обычный внутренний документ предприятия или организации, который регистрируется в книге за соответствующим номером.

Протокол совещания при директоре на совещании как за правило составляет секретарь или доверенное директора лицо, особого значения не имеет. Заполняется протокол произвольно в двух экземплярах. Первый экземпляр ложится в папку протоколов совещаний, а другой остается директору для контроля. Иногда возникает необходимость в предоставлении одной копии присутствующим, в таком случае делается третий экземпляр.

Типичный образец (пример) протокола совещания .

Название предприятия, организации, учреждения

« » __________2013 года №_______

Образец бланка протокола рабочей встречи президента ОАО РЖД и руководителя субъекта Российской Федерации и пример его оформления Образец бланка протокола рабочей встречи президента ОАО "РЖД" и руководителя субъекта Российской Федерации и пример его оформления

Приложение N 11 к п. 6.42 Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО "Российские железные дороги"

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРОТОКОЛА РАБОЧЕЙ ВСТРЕЧИ ПРЕЗИДЕНТА

рабочей встречи губернатора Ростовской области Фамилия И.О.

и президента ОАО "РЖД" Фамилия И.О.

1. Заместителю главы администрации Ростовской области -

министру автомобильных дорог, транспорта и связи Фамилия И.О.

Протокол. Образец протокола. Форма и бланк протокола

Протокол - это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.

Составление протокола

Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.

Форма протокола содержит следующие реквизиты:
  • полное наименование организации
  • название документа (ПРОТОКОЛ)
  • номер протокола
  • дата заседания
  • место заседания
  • заголовок к тексту документа
  • текст протокола
  • подписи.

    Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

    Виды протоколов

    Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

    Составляем краткий протокол оперативного совещания

    В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

    Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

    Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .

    Проблемы и решения

    Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

    Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

    Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

    Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

    Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

    Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

    Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

    Общие правила оформления протокола

    Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

    Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

    Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

    Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

    Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

    Обязательными реквизитами протокола являются:

    · наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания

    · регистрационный номер протокола

    · место проведения совещания

    Текст краткого протокола

    Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

    Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

    Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

    Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

    В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

    Протокол совещания, стенограмма обсуждения. Пример, шаблон, образец. Структура. Составление. Составить, написать. Инструкция Структура, шаблон протокола совещания
  • Дата, время и место проведения мероприятия
  • Инициатор
  • Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)
  • Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)
  • Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией) Стенограмма выступления первого докладчика
  • Первый вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
  • Ответ на первый вопрос (Стенограмма)
  • Второй вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
  • Ответ на второй вопрос (Стенограмма)
  • .
  • Последний вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
  • Ответ на последний вопрос (Стенограмма) Стенограмма выступления второго докладчика Принятые решения
  • Первое внесенное предложение (формулировка, кем внесено)
  • Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок
  • Результаты голосования (обобщенные - при тайном, подробные - при поименном)
  • Принято / отклонено / направлено на доработку
  • Второе внесенное предложение
  • Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок
  • Результаты голосования
  • Принято / отклонено / направлено на доработку Материалы к совещанию

    Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.

    Пример, образец протокола

    Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.

    Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна

    Список участников
  • Свистунова Ольга Васильевна (генеральный директор)
  • Иванов Сергей Семенович (начальник службы безопасности) (ssiv@test.ru, вн. т. 02345)
  • Ерохин Андрей Анатольевич (начальник службы информационных технологий) (aaer@test.ru, вн. т. 02455)
  • Трифонов Геннадий Петрович (начальник финансового департамента) (gptr@test.ru, вн. т. 01003)

    Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич

    К совещанию направлялись:
  • Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
  • Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом Доклад начальника службы безопасности

    В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.

    Вопросов по выступлению задано не было.

    Доклад начальника службы информационных технологий

    Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты - для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.

    Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?

    Ответ. Нет, вопрос не прорабатывался.

    Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.

    Ответ. Возражений нет.

    Принятые решения

    Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.

    Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.

    Голосование: За: 4, Против: 0, Воздержались: 0. Решение принято единогласно.

  • Подготовка совещаний и оформление протокола

    Подготовка совещаний и оформление протокола

    добавлено: 07-05-2009
    просмотров: 356047

    О каком протоколе пойдет речь?

    В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания ­и протоколы счетной комиссии.

    Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

    Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального ­оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

    В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

    • и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
    • и распорядительным документом (фиксируется принятое ­в результате обсуждения решение).

    В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы ­конференций, собраний, семинаров и т. д.

    Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

    Подготовка к проведению совещания

    Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

    Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

    Выражается это в наличии:

    • регламента работы;
    • плана работы на ближайший год;
    • собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

    Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа ­(программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

    В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного ­коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

    Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления ­(т.е. ­распорядительного документа) данного коллегиального органа.

    Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

    Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

    Подготовка собраний

    Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

    В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

    Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

    Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

    В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании ­и приглашением участников.

    Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

    В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

    Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться ­к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

    В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что ­подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

    Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

    Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

    Типовые правила оформления протокола

    Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

    Заголовочная часть протокола

    В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

    • полное наименование организации;
    • вид документа (протокол);
    • номер и дату;
    • место составления протокола;
    • заголовок к тексту.

    Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

    Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

    Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

    Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

    Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

    Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

    В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

    Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

    Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

    Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация – автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

    Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название ­коллегиального органа в родительном падеже.

    Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

    Вводная часть текста

    Текст протокола включает вводную и основную части.

    Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

    Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

    Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

    С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

    Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

    Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

    Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

    При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:

    Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

    Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

    Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика – ­должностного лица, который готовил данный вопрос.

    Основная часть текста

    Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона1. Текст основной части протокола составляется в соответствии ­с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

    Отличие краткой и полной форм протокола – раньше все было просто

    По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.

    Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.

    Краткий протокол – это документ, который фиксирует:

    • обсуждавшиеся на заседании вопросы,
    • фамилии докладчиков и
    • принятые решения.

    Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:

    • когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
    • когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.

    По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.

    Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

    Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПО­СТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

    Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.

    После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).

    В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

    При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста

    После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.

    Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.
    Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.

    Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

    Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).

    Оформляющая часть протокола

    Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.

    Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»2. При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

    Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

    Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.

    Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования ­дефисов, кавычек и др. знаков.

    Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

    Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.

    Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу ­составляют лист ознакомления.

    Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

    «Когда в товарищах согласья нет»

    На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила3 оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

    И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

    Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело­производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный – во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное – юридическую силу документа.

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ­исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

    1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется – Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами ­в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

    1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. индивидуальных инструкций по делопроизводст­ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования ­с Федеральным архивным агентством.

    Таблица 1. Отличие двух вариантов краткой формы протокола

    Полная форма протокола