СРОЧНО помогите ОТЧЕТ кадрового аудита

Проверяла документацию филиала, теперь нужно составить отчет.
Ищу помощи грамотных кадровиков, может где-то не очень корректная формулировка нарушений.
Буду очень благодарна конкретным отзывам

Отчет
о результатах проведения кадрового аудита
в филиале
В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении работников филиала .
Проверке подверглись следующие кадровые документы:
- штатное расписание;
- должностные инструкции;
- трудовые договоры с работниками;
- дополнительные соглашения к трудовым договорам;
- трудовые книжки работников;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- личные карточки работников (форма Т-2);
- приказы о приеме на работу;
- приказы о переводе;
- приказы на увольнение;
- иные приказы по личному составу;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства:
1. Отсутствует приказ о возложении обязанностей ведущего инспектора по кадрам, приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
2. Отсутствуют должностные инструкции.
3. При поступлении на работу не все сотрудники ознакамлены под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией.
4. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (в некоторых случаях не указывается структурное подразделение, куда принимается работник, должность работника не соответствует штатному расписанию).
5. В записях в трудовой книжке имеются не корректные наименования должности, например, вместо изолировщик на термоизоляции – термоизолировщик, изолировщик на т/изоляции, изолировщик 3 разряда на термоизоляции.
6. В трудовые книжки работников не вовремя вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении.
7. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.
8. Вкладыши в трудовую книжку выдаются старого образца.
9. Встречаются трудовые книжки и вкладыши к ним без подписи владельца.
10. В трудовых книжках применяются не разрешенные сокращения, например, пр. вместо «приказ», ТК вместо «Трудовой кодекс» и прочие.
11. Неточные или неправильные записи, внесенные в раздел «Сведения о работе», зачеркиваются и исправляются пометкой «Исправленному верить». Однако зачеркивание неправильных и неточных записей в содержательной части трудовой книжки не допускается.
12. В случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «о работе» вместо дополнения трудовой книжки вкладышем, вручную зачеркивается запись «о поощрениях» и пишется «о работе».
13. В трудовой книжке не проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш». Вкладыш не вшивается в трудовую книжку.
14. Имеются трудовые книжки уже уволенных работников, но при этом этим работникам не было выслано уведомление о том, что им необходимо забрать трудовую книжку, либо дать свое согласие на пересылку ее по почте.
15. Трудовые договоры (кроме Минского участка) отсутствуют.
16. В трудовом договоре работника в разделе «Расторжение трудового договора» приводятся ссылки на увольнение на статьи 78, 79, 80 вместо пунктов статьи 77 ТК РФ.
17. В приказах на увольнение используется формулировка «ст. 77 п. 3 ТК РФ соб», которая не соответствует формулировке ТК РФ.
Дается ссылка на статью и пункт статьи ТК РФ, но нет ссылки на часть статьи (часть пятая ст. 84.1 ТК РФ, введена Федеральным законом от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ).
18. В некоторых приказах не указана причина увольнения, например Приказ об увольнении Вережникова № 28 от 24.05.2011 г.
19. Вместо ознакомления с Правилами внутреннего трудового распорядка имеются листы ознакомления с Приказом об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка.
20. Первичная учетная документация ведется не по унифицированным формам (график отпусков, табель учета рабочего времени).
21. В некоторых табелях учета рабочего времни отсутствуют подписи руководителя структурного подразделения.
22. В личных делах работников не находятся ксерокопии всех документов, необходимых для трудоустройства.
23. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные :
- номер и дата трудового договора;
- табельный номер;
- изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда);
- подписи ознакомления работников с внесенными изменениями.
24. При повторном приеме на работу используется личная карточка Т-2 с прошлого периода работы данного сотрудника в филиале.
25. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу и записью в трудовой книжке.
26. Работники не ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись.
27. Большинство личных карточек Т2 старого образца – ведется не в соответствии с инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации.
28. В личной карточке Т2 – нет сведений о воинском учете. Воинский учет в филиале не ведется.
29. В приказах о предоставлении отпуска работнику не указывается период работы, за который предоставляется отпуск.
30. Приказы по личному составу не подшиты, находятся в хаотическом порядке.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#2[258958] 26 сентября 2011, 8:15

Ого! А правильно то что нибудь делается? У меня сложилось впечатление что кадрами просто никто не занимается. Если бегло посмотреть то П.2 - должностные инструкции не являются обязательными если в трудовых договорах прописаны обязанности. П.14 лучше сформулировать: Хранятся трудовые. П.22 - правомерно если есть положение о л/д.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Возраст определяется не по годам, а по количеству зверски убитых иллюзий.

#3[258964] 26 сентября 2011, 8:28

Александр, спасибо, поисправлю. кадрами действительно занимаются левой пяткой.
может еще кто чего увидит

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#4[258968] 26 сентября 2011, 8:32

По п.23. На сколько мне разъясняли, записи об изменении окладов в Т-2 не вносятся, должны быть только приказ об изменении оклада и доп.согл.с работником, с ознакомлением под роспись.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#5[258973] 26 сентября 2011, 8:42

Еще по трудовым книжкам - должны быть Правила ведения и хранения ТК (Постан. Прав-ва РФ от 16.04.2003 г. №255) и Инструкция по заполнению ТК (Постан. Мин.тр.и соц разв. РФ от 10.10.2003 г. №69), именно этими НА обязаны руководствоваться в своей деят-ти кадров.службы.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

#6[258974] 26 сентября 2011, 8:46

Еще по трудовым книжкам - должны быть Правила ведения и хранения ТК (Постан. Прав-ва РФ от 16.04.2003 г. №255) и Инструкция по заполнению ТК (Постан. Мин.тр.и соц разв. РФ от 10.10.2003 г. №69), именно этими НА обязаны руководствоваться в своей деят-ти кадров.службы. так инструкции по ведению и хранени, заполнению так же как и ТК я считаю должен кадровик знать

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Отчет по кадровому аудиту образец

Марина Молчанова (Мск)
Как правильно написать,отчет по прохождению практики менеджеру организации!или подскажите где можно посмотреть?или если

Кира Ершова
Вот. если осилите ПРИМЕР СТРУКТУРЫ ОТЧЕТА по результатам кадрового аудита 1. Характеристика системы управления персоналом Общая характеристика кадрового состава организации Структура и численность менеджерского, исполнительного и.

Марсель Васильев
Вопрос для начало правильно сформируйте. А то: Какой практики, какому менеджеру, какой организации, кто проходил практику? Вы сами вопрос прочтите

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Майоров Константин

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Богдан Павлов (Москва)
почему люди обижаются на (фото) критику?

Кира Ершова
Лично я нет. но посраться с каким нибудь псевдо критиком охота, но есть на проекте люди которые себе сделали месяц назад пару тройку визиток "Фотограф такая та такаята " и все мля крутенко. Выставляет свои "шедевры в ответах " А тут.

Марсель Васильев
грешные они-в храм давно не ходили Водяра! Прошло 3 минуты и ты до сих пор не выбрал фотку. Начинаю уважать. Отвечаю на вопрос: Самооценка у них завышена.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Майоров Константин

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Елисей Григорьев (Москва)
Что может сделать человек с ксерокопией моего паспорта?

Кира Ершова
да что угодно, при хорошем блате.

Марсель Васильев
Вы правильно поступаете, говорят хорошие ксерококопии продаютя?) а уж аферистов хватаетна пример кредит на Ваше имя могут взять или товар в кредит купить У нас они сдают по ним отчёты в налоговую. Если ксерокопия без печати и подписи.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Майоров Константин

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Екатерина Бобылева (Москва)
В Италии Муссолини за что убили.

Кира Ершова
За то что страну вовлек в нацистскую коалицию и обрек на нищету и крах. История коварна к проигравшим!

Марсель Васильев
за его дела За то, что приструнил мафию. В Италии открыли уголовное дело о смерти Бенито Муссолини Прокуратура северо-итальянского города Комо открыла уголовное дело по факту смерти Бенито Муссолини. Как заявил в пятницу РИА Новости.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Майоров Константин

Рейтинг ответа: Лучший ответ

Рустам Соловьёв (Москва)
вопрос по военной службе

Кира Ершова
Вообще при написании рапорта на увольнение можешь написать, что от прохождения ВВК отказываешься. Заставить проходить ВВК тебя никто не может (кроме как по решению суда в определённых случаях). А если ты собираешься продолжать служить и.

Марсель Васильев
Думаю, что связано с этим. Либо есть решение командира, которому, думаеется, вы обязаны подчиняться. Постановление Правительства РФ от 25.02.2003 N 12 "Об утверждении Положения о военно-врачебной экспертизе" 30. Медицинское.

Оказана консультация по телефону.
С уважением, Ваш юрист, Майоров Константин

Рейтинг ответа: Лучший ответ

4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе. 5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки. 6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная. 7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе. 8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований. 9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения. 10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников. 11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта. 12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные. - номер и дата трудового договора; - изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда); - подписи ознакомления работников с внесенными изменениями; 13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству). 14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.

15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись

С полным примером отчета аудиторской проверки можно ознакомиться здесь: [159,5 Kb] (cкачиваний: 1905)

Уважаемые гости нашего портала!

Для получения возможности оставлять комментарии к публикациям, а так же доступа к другим функциям, реализуемым на портале, предлагаем пройти процедуру регистрации.

Отчет по аудиту кадрового делопроизводства компании N

К кадровому делопроизводству относятся некоторые руководители не так серьезно, как этого требует наше законодательство. При том, чаще всего это происходит либо из-за большого доверия своему персоналу, либо простой нехватки времени. В качестве примера, хотелось бы показать отчет о проведенном аудите в компании N. При первом общении с руководителем данной компании он меня убеждал, что учет велся на протяжении всего существования компании (5 лет) в полном объеме. Сначала его вел генеральный директор, потом бухгалтер. После общения с бухгалтиером выяснилось, что не ведутся личные карточки Т2, в связи с загруженностью по бухгалтерским обязанностям. Было принято решение провести общий аудит и вот что мы увидели:

Перечень документов предусмотренных законодательством РФ

Ссылка на статьи нормативных актов

Соблюдение срока оформления

Замечания по оформлению

Рекомендации по исправлению

ТК РФ ст.57 ст.97

1) несоответствие ставки и рабочего времени с окладом 2) назначение испытательного срока в случаях, где по законодательству испытательный срок не должен устанавливаться

Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 1000 до 5000 руб. Штраф с фирмы — 30 000 до 50 000 руб.

Разработать и внедрить новую форму трудового договора, более граммотную в юридическом плане. Изучить ст.70 гл.11 ТК РФ об испытательном сроке.

Статья 66 Трудового кодекса РФ, поста­новление Правительства РФ от 16 апре­ля 2003 г № 225 «О трудовых книж­ках», постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г №69

не у всех сотрудников, есть трудовые по уже уволенным сотрудникам

1) заполнение организации не по правилам оформления трудовых книжек 2) лишние печати 3) нарушается правило хранение трудовых книжек

Штраф должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 1000 до 5000 руб.

Российская Федерация, Тверская обл.

26 сентября 2011, 8:15 Ого! А правильно то что нибудь делается? У меня сложилось впечатление что кадрами просто никто не занимается. Если бегло посмотреть то П.2 - должностные инструкции не являются обязательными если в трудовых договорах прописаны обязанности. П.14 лучше сформулировать: Хранятся трудовые. П.22 - правомерно если есть положение о л/д.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления. Возраст определяется не по годам, а по количеству зверски убитых иллюзий.

26 сентября 2011, 8:28 Александр, спасибо, поисправлю. кадрами действительно занимаются левой пяткой.

может еще кто чего увидит

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Российская Федерация, Ульяновск

26 сентября 2011, 8:32 По п.23. На сколько мне разъясняли, записи об изменении окладов в Т-2 не вносятся, должны быть только приказ об изменении оклада и доп.согл.с работником, с ознакомлением под роспись.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Российская Федерация, Ульяновск

26 сентября 2011, 8:42 Еще по трудовым книжкам - должны быть Правила ведения и хранения ТК (Постан. Прав-ва РФ от 16.04.2003 г. №255) и Инструкция по заполнению ТК (Постан. Мин.тр.и соц разв. РФ от 10.10.2003 г. №69), именно этими НА обязаны руководствоваться в своей деят-ти кадров.службы.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Любаша писал(а):Еще по трудовым книжкам - должны быть Правила ведения и хранения ТК (Постан. Прав-ва РФ от 16.04.2003 г.

деятельности на срок

данное нарушение в

взыскания в связи с

Приказы о переводе

Приказы по основной деятельности

Приказы на отпуск

должностных лиц в

размере от 1000 до

юридических лиц от

деятельности на срок

Нарушения оформления отпусков

начале отпуска за

должностных лиц в

размере от 1000 до

юридических лиц от

деятельности на срок

Штатное расписание и документы по оплате труда

должностных лиц в

размере от 1000 до

деятельности на срок

данное нарушение в

все время данного

нарушения с учетом

качества и заслуги

Приказы на сверхурочные работы

тому оснований и

должностных лиц в

размере от 1000 до

юридических лиц от

деятельности на срок

Табель учета рабочего времени

График сменности (график работы)

вступления в силу

должностных лиц в

размере от 1000 до

юридических лиц от

деятельности на срок

данное нарушение в

3. Работник может не

при нарушении срока

Правила внутреннего трудового распорядка (оформление)

Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним

должностных лиц в

размере от 1000 до

юридических лиц от

деятельности на срок

данное нарушение в

должностных лиц в

размере от 1000 до

юридических лиц от

деятельности на срок

Получить подтверждение можно, например, в такой форме:

лС Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными 30.03.2010, ознакомлен.

02.04.2010» III. Проверка кадровой документации

Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела[6] в соответствии с номенклатурой дел[7] (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов Ц наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен.

В силу п. 3 ст. 7 Закона № 134-ФЗ продолжительность контрольного мероприятия не может превышать одного, а в исключительных случаях - двух месяцев. Принимающая сторона не должна отказывать государственному надзору. Отказ и противодействие карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Сотрудники Федеральной инспекции труда вправе проверять соблюдение положений трудового законодательства без учета установленного действующим законодательством срока исковой давности в отношении фактов нарушения. Исходя из этого, предметом проверки могут послужить, в том числе и факты, произошедшие три года назад и более. Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспектора не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять вопросы, связанные с увольнением работников, контролеры не вправе (ст. 8 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»). Не рекомендуется предоставлять документы, не относящиеся к предмету проверки. Весь комплекс кадровых документов М.В. Белоусова предлагает разделить на два вида. - обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено трудовым законодательством для всех работодателей; - факультативные кадровые документы, перечень и порядок ведения которых определяет сам работодатель. Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К обязательным документам относятся: - штатное расписание (ст. 57 ТК РФ); - трудовые договоры (ст. ст. 56 и 67 ТК РФ); - трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ); - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; - правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 56, 189, 190 ТК РФ); - документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.

Отчет о результатах проведения кадрового аудита

Специалисты интернет-бухгалтерии "Моё дело" собрали обширную базу унифицированных форм бланков и образцы договоров, в том числе и "отчет о результатах проведения кадрового аудита".

На нашем сайте Вы можете заполнить и скачать бланк "отчет о результатах проведения кадрового аудита" - для этого нужно всего лишь зарегистрироваться и перейти по ссылке.

Бланк Вы можете заполнить бланк онлайн, после чего распечатать его на принтере или сохранить в готовом виде.

Когда и как проводить кадровый аудит

Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

Для проверки соответствия ведения кадрового документооборота актуальным нормам законодательства проводится кадровый аудит. Регулярный аудит показан всем без исключения компаниям, однако в некоторых случаях он крайне желателен и даже необходим.

Так аудит целесообразно проводить в ситуации изменений, чтобы минимизировать риск ошибок и исключить вопросы ответственности за них:

при смене кадровика, отвечающего за кадровое делопроизводство;

при увольнении сотрудника, который обижен на работодателя и обращается в трудовую инспекцию;

при смене гендиректора или собственника бизнеса;

при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

в случае изменении системы оплаты труда;

при массовом сокращении персонала.

Кадровый аудит. в отличие от аудита бухгалтерии, можно провести силами собственных специалистов, не обязательно приглашать лицензированных сторонних аудиторов. Однако потребются эксперты с хорошим знанием российского законодательства, компетентные в области трудового права и вопросах ведения кадрового делопроизводства.

При этом сегодня сложилась практика делегирования этой задачи специализированной аутсорсинговой компании, поскольку при подписании договора серьезный провайдер берет на себя финансовую ответственность за грамотность проверки и итоговый отчет с рекомендациями по устранению выявленных нарушений. То есть заказчик может быть уверен, что проверка будет не фиктивной, а самой настоящей, глубокой и вдумчивой.

Можно выделить пять этапов проведения кадрового аудита своими силами, рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Организация

Перед началом непосредственно аудита необходимо:

зафиксировать цели и задачи проведения кадрового аудита;

сформировать комиссию в составе руководителя отдела кадров, юриста, главбуха и, например, увольняющегося кадровика и нового, который выйдет ему на замену;

определить сроки проведения аудита, которые могут составлять от нескольких дней до поры месяцев в зависимости от численности персонала компании;

издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Этап 2. Формирование перечня проверяемых документов

Задача усложняется тем, что в законодательстве сводного перечня необходимых документов нет, а есть разрозненные акты, где содержится информация о обязательности ведения тех или иных журналов или документов. Поэтому нужно составить свой перечень необходимых документов с учетом всех правовых актов, специфики предприятия и его отрасли.

Обязательные кадровые документы:

трудовые договоры (Ст. 56, 67 ТК РФ);

штатное расписание (Ст. 15, 57 ТК РФ);

трудовые книжки (Ст. 66 ТК РФ);

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ПП РФ N 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003 г).

график отпусков (Ст. 123 ТК РФ);

табель учета рабочего времени (Ст. 91 ТК РФ);

личные карточки формы N Т-2 и N Т-2 ГС (МС) (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.);

приказы по личному составу: о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении, о расторжении трудового договора (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.);

личные дела сотрудников (необходимость ведения установлена ведомственными нормативными актами)

локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189 ТК РФ), инструкция по охране труда (пункт 21 ч. 2 Ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (Ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании и прочие.

журнал ознакомления с локальными нормативными актами (Ст. 68 ТК РФ);

Иные документы, которые могут существовать в компании:

должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

договор о коллективной материальной ответственности (Ст. 245 ТК РФ);

договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (Ст. 244 ТК РФ);

положение об охране коммерческой тайны;

положения об адаптации, прохождении испытательного срока, проведении аттестации работников.

С целью систематизации кадрового документооборота эксперты советуют при необходимости вести:

журнал учета трудовых договоров. С его помощью при массовом найме и заключении срочных трудовых договоров проще отследить даты их окончания. Ст. 79 ТК РФ обязывает за три дня предупреждать работника о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока действия, иначе договор считается заключенным на неопределенный срок (Ст. 58 ТК РФ);

журналы учета приказов по личному составу. Он помогает вести точный учет порядковых номеров кадровых приказов. Если работников немного, можно фиксировать все приказы в одном журнале, если штат большой, лучше регистрировать прием, перевод, увольнение в разных журналалах;

другие журналы, например, учета личных дел, отпусков, направлений в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов ОМС, пенсионного страхования и другие.

Журналы разрабатываются в свободной форме, однако они обязательно должны иметь нумерацию страниц, быть прошиты, скреплены печатью и подписью руководителя компании или сотрудника, отвечающего за кадровый документооборот.

Этап 3. Проверка наличия документов и актуальности документации

После того, как сформирован перечень необходимых документов, проводится сверка имеющихся документов с этим перечнем, а также оценка соответствия документов актуальным требованиям законодательства. Удобнее всего проводить эту работу в табличной форме, например, описывая состояние кадрового документооборота в четырех графах: «Перечень необходимых документов», «Документ отсутствует», «Документ в наличии и требует изменения», «Документ в наличии и полностью соответствует законодательству».

Получив представление о том, каких документов недостает, комиссия разрабатывает их с учетом ТК. Все остальные документы корректируются в соответствии с требованиями законодательства.

Отдельного внимания заслуживают трудовые книжки. Должен иметься приказ о назначении ответственного за их ведение. Кроме того, нужно проверить регистрацию каждой трудовой книжки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Все записи в трудовые книжки должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть исправлений. Все записи в трудовой книжке должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью сотрудника. Хранить книжки и вкладыши к ним необходимо в сейфе.

Этап 4. Оформление результата кадрового аудита

По итогам кадрового аудита в свободной форме составляется отчет, где отражают сведения о текущем состоянии кадрового делопроизводства, обнаруженных недостатках и мерах для их устранения. В отчете также проводится оценка достижения целей аудита.

Если кадровый аудит приурочен к смене сотрудника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, эксперты советуют составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие недостатки обнаружены.

Автор: UCMS Group

Поместить ссылку в:

В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее — Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника — это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки (http://go.garant.ru/zarplata/ )

Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника — главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

Данная программа позволяет рассчитать график работы на 12 месяцев, в том числе производственный календарь на любой год (с 1950 г. по 2050 г.). Для расчёта графика можно задать любой режим работы - нормальная продолжительность рабочего…

В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…

Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

В N 8 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.

Сотрудники-пенсионеры ответственны и надежны. Квалифицированный и опытный работник - настоящий клад для любого работодателя. В статье мы расскажем о некоторых особенностях трудовых отношений с пенсионерами. В Российском законодательстве выделяются три категории пенсионеров:…

Краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового дела во вновь открывающейся фирме

Иногда сотрудника по собственному желанию, состоянию здоровья или в силу производственной необходимости нужно перевести на другую работу. В статье мы расскажем о процедуре перевода и ее документальном оформлении.

Делегирование части полномочий руководителя другому должностному лицу компании, например, заместителю директора по общим вопросам, может существенно сократить и оптимизировать время, затраченное на оформление документов и других ежедневных дел кадровой службы.

По материалам семинара "Актуальные вопросы трудового законодательства. Дисциплинарные взыскания" (организатор - компания "Что делать консалт", лектор И.В. Журавлева - Научный редактор журнала "Кадровые решения" (www.profiz.ru). Открыла первую и, по сути, единственную в России "Школу Кадровика"…

В российском законодательстве закреплены особые условия защиты трудовых прав руководителя организации, однако продолжают оставаться отдельные нерешенные вопросы.

Принятие необоснованного решения руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером может стать основанием прекращения трудового договора по инициативе работодателя. На практике указанный случай расторжения трудового договора по п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ…

Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа "выездного", проблемы.

В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и. кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.

Работодатель часто сталкивается с тем. что сотрудники злоупотребляют своим правом на оплачиваемую временную нетрудоспособность и гарантию сохранения за ними рабочего места на этот период. Понятие «купленный больничный» давно уже никого не удивляет.
Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.

Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.

Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений