Как прошить документы

Совсем простая вещь — прошивка документов, с точки зрения нормативно-правовых актов важна для качественного делопроизводства в госучреждениях и бизнесе. Профильные министерства унифицируют оформление документации, разрабатывая методические пособия, инструкции по правильному ее оформлению.

Требования помогают создать единообразие заполнения документов, правильно расположить листы в деле, а прошитую и пронумерованную документацию десятилетия или вечно хранить в архиве организации или госархиве. Это важно также для тех дел, которые сдаются в государственные регистрационные органы. Следует, например, знать, как прошить устав ООО, и что его прошивка не нуждается в печати. Неверные оформление и сшивание приводят к потерям времени при доработке дела, поскольку подготовка документов в соответствии с требованиями – вещь хлопотливая. Здесь важна каждая буква, каждый стежок.

Методика имеет давнюю историю и мало менялась по прошествии веков. Попробуем сшить дело (в хорошем смысле слова) пошагово. Нужны: толстая игла, нитки для прошивки документов, желательно «суровые», прочные, или тонкий шпагат. Понадобятся: клей, шило, ножницы, наклейки для опечатки, образцы которой содержат данные о количестве пронумерованных и прошитых страниц. Ну и, разумеется, нужный документ или документы, нумерация которых обязательна в верхнем правом углу листа арабскими цифрами.

Образцы прошивки документации можно найти на многих сайтах. В них последовательность операций примерно такова:

1. Листы документов освобождаются от всех скрепляющих их деталей.
2. В соответствии с нумерацией листы документа складываются в ровную стопку.
3. С левой стороны документа иглой или шилом на расстоянии в 1,5 см от текста и в 3 см друг от друга пробиваются три отверстия, расположенные на одной линии.
4. В центральное отверстие стопки, начиная с тыльной стороны, пропускается игла с ниткой, длиной 70 см. При этом часть ее остается не затянутой до конца.
5. Нить пропускается по лицевой части в верхнее отверстие, затем через тыльную сторону в нижнее и с лицевой стороны через центральное выводится на противоположную.
6. Концы нитей: начальная и завершающая — завязываются на узел на тыльной стороне ближе к листу, оставляется 7 см, лишнее обрезается.
7. На узел и частично на концы нити клеится, оставляя концы в 1-2 см, наклейка, с указанием, сколько всего прошито и пронумеровано листов.
8. Наклейку подписывает ответственное лицо, после чего ставится печать, захватывая часть наклейки и последнего листа.

Если создаваемые документы потом будут подшиты, предпочтительнее оставлять поля в 3,5 см. Для книг и дел значительной толщины существует специальное приспособление – сшиватель. Кроме того, журналы и книги, изготовленные промышленным способом, разрешается скреплять в два прокола.

При подготовке учредительных документов, следует учесть, что требования к ним соответствуют общим, т.е. прошить устав ООО следует обычным способом, но на наклейке не ставить печать, кроме случаев перерегистрации. Заявление на регистрацию ИП прошивать не нужно, поскольку такой нормы сегодня нет.

Прошивка документов

В процедуре регистрации юридического лица важна каждая мелочь, независимо от его организационно-правовой формы и других индивидуальных особенностей каждого вновь учреждаемого предприятия.

Так, неаккуратно поставленная галочка в заявлении или не там расположенная подпись заявителя могут стать причиной получения отказа в регистрации. Но причиной отказа ИФНС 46 может стать не только оформление документов, но и их неправильная прошивка. Часто многие предприниматели недооценивают важность этого этапа при подготовке документов на регистрацию. поэтому мы решили посвятить этому статью.

Документы, регламентирующие на сегодняшний день прошивку документов на регистрацию, это «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей от 26.02.2004 N-110 и «Методические разъяснения по порядку заполнения форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица» (статья 1, абзац 3).

Теперь непосредственно о правилах прошивки документов.

Сначала устав. Готовый устав прошивается и пронумеровывается, начиная со второго листа (титульный лист устава не нумеруется, но в последующей нумерации учитывается). На оборотной стороне устава (в месте сшивки) приклеивается пломбирующий листок, который содержит надпись (напечатанную или написанную от руки) «Прошито и пронумеровано Х (указываете количество) листов». Здесь же ставится подпись директора, приводится расшифровка подписи (ФИО) и, если речь идет о регистрации изменений, то и скрепляется печатью организации (поскольку при первичной регистрации печати фирмы еще нет).

При оформлении ксерокопии устава, прошивка осуществляется по тому же принципу, что и в случае с оригиналом. При этом делается ксерокопия всех листов устава, включая титульный, ксерокопия также прошивается, подклеивается пломбирующим листком, но без каких-либо записей на нем, без подписей и печатей.

Если решение об учреждении ООО на двух и более листах – его также необходимо сшить за подписью заявителя (прошито, пронумеровано Х листов, Заявитель).

Также нужно правильно подшить документы об уплате государственных пошлин (за регистрацию юридического лица и за изготовление копии устава). Так, госпошлина за устав прикалывается степлером к письменному запросу на выдачу устава, а квитанция об уплате госпошлины за регистрацию юридического лица – к самой форме заявления.

Что касается заявления на регистрацию (формы P11001 ) или регистрацию изменений (P13001 и P14001 ), то здесь существенно различается принцип сшивки для старой и новой формы заявления. При подаче старой формы заявления, нотариус прошивает только первые три листа, а остальное прикалывается степлером и на пломбирующем листке ставится количество листов и подпись заявителя (причем на всех листах приложения должна быть подпись заявителя в нижнем углу, в графе заявитель).

Новая форма заявления – это единый документ, и все его многочисленные страницы и приложения – неотъемлемая часть этого документа, поэтому прошиваются вместе. В результате у Вас должен получиться единый документ, с одной сшивкой на последней странице и с одной сшивкой внутри.

Здесь следует обратить внимание: первичная регистрация ООО сегодня производится по новой форме, а ЗАО – по старой. Если Вы подаете старую форму, то к нотариально заверенным первым трем листам заявления также следует подшить сведения об учредителях, сведения о лицах, способных действовать от имени юридического лица без доверенности, а также лист с кодами ОКВЭД .

На прошивке также указать количество листов и поставить подпись заявителя. Если же это новая форма, то нотариус все оформляет сам, и Вам ничего дошивать не придется.

Как прошить документы Общие юридические вопросы

Качественный шаблон укрепит в решении трудностей при придумывании важного заявления. Это откроет способ сохранить деньги на услугах адвоката. Сэкономленные средства обычно не лишние. Перед тем как использовать шаблон, как правило нужно качественно проверить приведенные в нем статьи законодательства. На момент чтения они могут потерять силу.

Совсем простая вещь – прошивка документов, с точки зрения нормативно-правовых актов важна для качественного делопроизводства в госучреждениях и бизнесе. Профильные министерства унифицируют оформление документации, разрабатывая методические пособия, инструкции по правильному ее оформлению.

Требования помогают создать единообразие заполнения документов, правильно расположить листы в деле, а прошитую и пронумерованную документацию десятилетия или вечно хранить в архиве организации или госархиве. Это важно также для тех дел, которые сдаются в государственные регистрационные органы. Следует, например, знать, как прошить устав ООО, и что его прошивка не нуждается в печати. Неверные оформление и сшивание приводят к потерям времени при доработке дела, поскольку подготовка документов в соответствии с требованиями – вещь хлопотливая. Здесь важна каждая буква, каждый стежок.

Методика имеет давнюю историю и мало менялась по прошествии веков. Попробуем сшить дело (в хорошем смысле слова) пошагово. Нужны: толстая игла, нитки для прошивки документов, желательно «суровые», прочные, или тонкий шпагат. Понадобятся: клей, шило, ножницы, наклейки для опечатки, образцы которой содержат данные о количестве пронумерованных и прошитых страниц. Ну и, разумеется, нужный документ или документы, нумерация которых обязательна в верхнем правом углу листа арабскими цифрами.

Образцы прошивки документации можно найти на многих сайтах. В них последовательность операций примерно такова:

Если создаваемые документы потом будут подшиты, предпочтительнее оставлять поля в 3,5 см. Для книг и дел значительной толщины существует специальное приспособление – сшиватель. Кроме того, журналы и книги, изготовленные промышленным способом, разрешается скреплять в два прокола.

При подготовке учредительных документов, следует учесть, что требования к ним соответствуют общим, т.е. прошить устав ООО следует обычным способом, но на наклейке не ставить печать, кроме случаев перерегистрации. Заявление на регистрацию ИП прошивать не нужно, поскольку такой нормы сегодня нет.

Многие предприниматели и сотрудники предприятий сталкиваются с вопросом о том, как прошить документы для предоставления их в регистрирующую или же контролирующую организацию. Прежде чем заниматься прошивкой, необходимо будет подготовить комплект предметов, которые пригодятся для этого дела. Сюда входят:

Как прошивать документы

Пример «Как прошивать документы» показан на заявлении по форме p21001 на регистрацию ИП, в котором сшивать нужно 3 страницы: 001, 002 и лист А. Лист Б в налоговой сдаётся отдельно, он должен быть в 2-х экземплярах.

ВНИМАНИЕ. с 2014 года заявление на регистрацию ИП не нужно сшивать, но всё же лучше уточнить этот момент в налоговой.

1)Берёте нитку с иголкой и начинаете сшивать как на фото :

2)Потом прошиваете по второму кругу точно так же, как в первый раз :
(если плохо понятно, нажмите на фото для увеличения)

3)С обратной стороны видим следующую картину :

4)Далее обстригаете иголку и на два раза завязываете нитку, чтобы получился узел.
На фото ещё не узел, а показан процесс завязывания:

Наклеиваете её поверх нитки. Пишете кол-во листов «3 (три)», ставите подпись так, чтоб она выходила за пределы листочка, т.е. чтобы часть подписи была на листе заявления.
Указываете фамилию, инициалы.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Прошивка документов инструкция - Полезные сведения

Всем доброго времени суток! В прошлый раз мы рассматривали как самостоятельно подготовить и сдать документы. Сегодня разговор пойдет об одной части подготовки документово том как самостоятельно прошить документы ИП. Прошивка документов при регистрации ИП При подготовке комплекта документов для сдачи в налоговую для регистрации в качестве ИП необходимо прошить: Ксерокопия паспорта, всех страниц где есть записи в некоторых налоговых вообще требуют полностью все страницы паспорта, даже без записей. Вы можете спросить-"Почему именно эти документы? В заявлении Р21001 страниц больше чем 1, Вы это увидите когда будете его готовить. Относительно паспорта, тоже все ясно из-за того что необходима ксерокопия всех страниц где есть записи то их минимум 2 данные о человеке и пропискау некоторых. Что потребуется для прошивания ИП своих документов? Давайте разберем, что нам необходимо для этой процедуры: Дырокол. Я обычно использую простое шило. Если листов не много, то можно обойтись цыганской или даже простой иголкой. Я использую шелковую нить черного цвета. Понятно что шелковая, потому что она намного прочнее обычной. Что касается цветовой гаммы, попрошу не задавать глупых вопросов о том каким цветом можно прошивать еще уже были прецеденты, я честно без понятия и мне даже не интересно можно ли это делать зелеными или красными нитками, если Вас сильно интересует этот вопрос - то налоговый кодекс Вам в помощь :в каждой семье есть черные нитки и я не вижу никакой проблемы чтобы прошить именно черными. Клей канцелярский или клеящий карандаш. Ножницы, ручка и можно распечатанный на принтере. Прошивают документ по левому краю. Я делаю это через 3 отверстия которые заблаговременно пробиваю шилом. Прошивать необходимо в несколько слоев, возможно 5-10 в зависимости от толщины нити. Прошивать необходимо таким образом, чтобы в итоге на заднюю часть документа вышли оба конца нити. После чего нить связывается узлом и данный узел заклеивается заранее подготовленным стикером. После этого хотя можно конечно и до необходимо пронумеровать листы. Нумерация документов начинается с самого первого "титульного листа", нумеровать необходимо в правом нижнем углу. Вот теперь документ пронумерован и прошнурован. Остался последний штрих - это скрепить его своей подписью. На стикере будущий предприниматель пишет: Пронумеровано и прошнуровано на "количество листов" и подпись. Довольно сложно все объяснять на пальцах. Я обязательно запишу видео в котором покажу наглядно и приложу его к статье. На этом пожалуй все! Присоединяйтесь к нашей группе ВК "", мы всегда рады новым участникам!

Как сшивать документы нитками правильно - видео и пошаговая инструкция

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

• Проверяется, насколько правильно документы распределены по группе.
• Сшивают дело.
• Тщательно проверяют правильность нумерации листов.
• Делают сопроводительную надпись.
• Заполняют внутреннюю опись.
• При необходимости корректируют реквизиты, вынесенные на переплет.

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

1. Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, «Методические рекомендации», в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
2. При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими «Требованиями …» №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими «Методическими разъяснениями …» (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
3. Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

Как бы там ни было, общее правило следующее: если в документ входит два и больше листов, они должны быть прошиты.

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

• открыть свой бизнес;
• участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
• сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
• передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:

• хоз.книг;
• налоговых и конструкторских документов;
• нотариальных дел;

Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии.

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

• дыроколом;
• крепкой ниткой, лучше суровой;
• пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

1. На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
2. Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу. Далее, дыроколом пробивается необходимое количество отверстий. Когда документ состоит из двух-трех листов, можно использовать шило или толстую иглу.
3. Если используется два отверстия, нитка продевается через них так, чтобы концы оказались сзади. Нитку надо продеть два раза для надежности.
4. Хвостики нити завязываются, оставляются длиной в 5–6 см, остальное срезается ножницами. Подготовленная наклейка должна прикрывать узел, но не прятать целиком. При сроке хранения свыше десятка лет, для наклейки применяется пергаментная бумага (калька).
5. Наклейка заранее подписывается, но иногда на нее ставят печать и подпись после высыхания клея.
6. Когда документ сшит, его заверяет на последнем листе с обратной стороны подписью уполномоченное лицо, отвечающее за сдачу подготовленного документа в налоговую или иную структуру. Иногда требуется расписаться на каждой странице.

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

1. В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда — с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
2. При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
3. Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

• для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
• для архивных и налоговых — из трех;
• у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.

1. Чтобы сохранность документов была лучше, сверху оформляется обложка, которая может быть обычной или специальной — для хранения документов на длительный период.
2. В первом случае она состоит из тоненького картона или обычного листа. для длительного хранения берется твердый, довольно плотный картон. Документы, подлежащие хранению в государственных учреждениях, должны отдаваться с обложкой из бескислотного картона.
3. Если в сдаваемом деле использованы листы. четвертого формата (А4), применяют обложку габаритами — 22,9 на 32,4 сантиметра, то есть немного превышающую размеры листа.
4. Когда у подшитых в дело листов размеры нестандартные. то у обложки будет соответствующий размер, не имеющий припусков по сторонам.
5. Чтобы придать дополнительную прочность. к обложке впереди и сзади подшивают картонки в виде тонких полосок, сквозь которые проходит нитка.
6. Клеем можно пользоваться только канцелярским либо силикатным. другие виды (клейстер и тому подобное) недопустимы, так указано в существующих особых предписаниях.

Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:

1. До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
2. Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
3. Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны ; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
4. У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: «Лист 5, карта-склейка на восьми листах».
5. Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: «На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне».
6. Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.

Большие форматы прошиваются следующим образом:

• лист сворачивается так, чтобы формат его стал таким, как необходимо;
• далее, свернутый лист прикладывается к документам и становится видно, где должна пройти нитка;
• точно в этом месте делаются отверстия, через которые будет проходить нитка;

Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.

Если какие-либо материалы находятся в специальном конверте, они пронумеровываются индивидуально. Конверту (пакету) присваивается свой номер, что отмечается в описи. Все, что лежит в пакете, должно быть перечислено в отдельной описи вложения.

Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.

В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.

Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.

Когда все листы пронумерованы, завершается все заверительной надписью, где указывается сколько всего листов подшито, каково состояние вшитых фотографий, карт, вырезок (возможно есть порванные, подпорченные), есть ли пропущенные листы и т. д. Затем проставляется подпись с расшифровкой фамилии и инициалов, подшивавшего дело лица. Запись заканчивалась указанием даты и формата листов.

Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.

• фирма,
• название местонахождения;
• текущее число;
• должностное положение;
• фамилия, имя, отчество исполнителя;

Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:

• число, когда составлен вложенный документ;
• как он называется;
• на каких страницах дела располагается;
• в скольких листах;

В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.

Как заверить копию трудовой книжки правильно?

Увольнение сотрудника — пошаговая инструкция

Трудовой договор с испытательным сроком