Рейтинг: 5.0/5.0 (1500 проголосовавших)Категория: Инструкции
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях
____________________________________________________________________
Фактически не применяется.
См. Постановление Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 года N 162
"Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек
на предприятиях, в учреждениях и организациях"
____________________________________________________________________
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Государственного
комитета Совета Министров СССР
по вопросам труда и заработной платы
от 9 июля 1958 года N 620
с изменениями и дополнениями,
основанными на постановлениях
Государственного комитета
по состоянию на 23 марта 1966 года
1. Трудовые книжки в соответствии с постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20 декабря 1938 года N 1320 ведутся на всех рабочих и служащих, работающих в государственных и кооперативных предприятиях, учреждениях и организациях свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.
Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
На работающих по совместительству трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
2. Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность рабочего и служащего.
3. Рабочие и служащие при поступлении на работу обязаны предъявить администрации предприятия, учреждения или организации свою трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
В случае выявления в трудовой книжке записей по последнему месту работы, не соответствующих настоящей Инструкции, владелец трудовой книжки должен обратиться к администрации предприятия, учреждения или организации по прежнему месту работы с просьбой исправить неправильную или неточную запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать ему в этой необходимую помощь.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Лица, поступающие на работу в качестве рабочего или служащего впервые, в том числе и лица, состоявшие до этого членами колхозов или промысловых артелей, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства домоуправлением, сельским или поселковым советом, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена райисполкомом); демобилизованные из Советской Армии воины обязаны предъявить администрации военный билет.
4. За незаконное пользование трудовыми книжками, передачу другим лицам, подделку и подчистку их виновные лица несут уголовную ответственность.
За нарушение установленного порядка ведения, заполнения, хранения и учета Трудовых книжек лица, ответственные за это, подвергаются строгим дисциплинарным взысканиям.
5. Записи в трудовой книжке производятся на том языке, на котором ведется делопроизводство в данном предприятии, учреждении или организации.
Если делопроизводство ведется на языке союзной или автономной республики, трудовая книжка заполняется одновременно и на русском языке.
6. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника не позже пять дней после приема его на работу.
В дальнейшем работнику предоставляется право знакомиться с ведением записей в его трудовой книжке.
7. В трудовые книжки рабочих и служащих должны заноситься следующие сведения:
а) фамилия, имя и отчество;
д) сведения о работе;
е) поощрения и награждения.
8. Все записи в трудовой книжке должны быть точными и вносятся администрацией предприятия, учреждения или организации по издании приказа или распоряжения о приеме на работу, перемещении или увольнении работника.
С каждой вновь внесенной записью в трудовую книжку (вкладыш) о назначениях, перемещениях и увольнении администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая ф. N T-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
Записи в трудовой книжке производятся аккуратно, чернилами.
9. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени и отчестве, образовании и профессии работника производятся администрацией на основании документов и со ссылкой на них (свидетельство о браке, справка ЗАГСа, документы об образовании и др.) и должны быть заверены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.
Вносить исправления в записи о сроках и о характере выполняемой работы или занимаемой должности, о причинах увольнения и других сведениях о работе может лишь то предприятие, учреждение или организация, которым произведена неправильная или неточная запись.
Указанные исправления должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения, приемной или увольнительной записки, а в случаях их утраты - другому документу данного предприятия, учреждения, подтверждающему работу в определенной профессии или должности, и заверяются в указанном выше порядке. Свидетельские показания не могут служить основанием к исправлению внесенных ранее записей.
10. Ответственность за организацию правильного ведения трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения или организации.
Непосредственно отвечает за своевременное неправильное заполнение, хранение, учет и выдачу работникам трудовых книжек начальник отдела кадров либо специальное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения или организации.
Б. Занесение общих сведений о работнике11. На первой странице трудовой книжки записываются общие сведения о ее владельце.
Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и год рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование - среднее и высшее указывается только на основании документов (удостоверения, аттестата, диплома; начальное образование может быть указано со слов рабочего или служащего.
Если работник имеет незаконченное среднее или высшее образование, то в графе "образование" подчеркивается слово "среднее" или "высшее" и сверху дополняется - незаконченное. Запись о незаконченном среднем или высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующего документа (студенческого билета, справки, зачетной книжки и т.п.).
Профессия указывается на основании документов об образовании либо со слов самого рабочего или служащего.
В трудовой книжке обязательно должна быть поставлена личная подпись ее владельца и дата первичного заполнения книжки.
В. Занесение сведений о работе12. В графе 3 в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, учреждения или организации, которые заводят трудовую книжку. Если за время работы рабочего или служащего наименование этого предприятия, учреждения или организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ, распоряжение, его дата и номер.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи.
В графе 2 указывается дата приема на работу.
Месяц и число приема на работу записываются только арабскими и двузначными цифрами. Пример: трудящийся принят на работу в 1965 году, марте месяце, 7 числа, следовательно, в графе 2 записывается: 1965, 03, 07, в другом случае может быть так: 1965, 10, 22.
В графе 3 пишется "принят или назначен в такой-то цех или отдел, на такую-то должность или работу с указанием разряда". При этом наименование должности или работы, для выполнения которой принят работник, записывается в точном соответствии с действующим на предприятии, в учреждении или организации штатным расписанием или тарифно-квалификационным справочником.
Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом производится соответствующая запись.
В графе 4 указываются дата и номер приказа, распоряжения или приемной записки.
13. В таком же порядке, оформляются перемещения и переводы работника с одной работы на другую на том же предприятии, в учреждении или организации.
Записи в Трудовые книжки студентов, учащихся и аспирантов имеющих трудовые книжки, о времени обучения в дневных отделениях высших и средних специальных учебных заведений вносятся учебным заведением. Основанием для таких записей должны быть приказы учебного заведения о приеме на учебу и об окончании обучения.
14. Если работник до поступления в данное предприятие, учреждение или организацию уже работал в качестве рабочего или служащего, но на него по каким-либо причинам не была заведена трудовая книжка, то при заполнении трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию.
Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в учреждении или организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
В графе 4 соответственно пишется "подтвержден документами стаж столько-то лет" и "записан со слов стаж столько-то лет".
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:
в графе 2 указывается дата приема на работу;
в графе 3 пишется наименование предприятия, учреждения или организации, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу на том же предприятии, в учреждении или организации, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в трудовую книжку вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в трудовую книжку.
Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу трудовой книжки.
Переоформление трудовых книжек, выданных до 14 декабря 1962 года, не производится.
15. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а вносятся по месту работы отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:
а) о времени службы в составе Вооруженных Сил СССР, в войсках и органах Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР и министерств охраны общественного порядка союзных республик, во всех видах охраны, на которые не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование; о времени пребывания в партизанских отрядах с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
б) о времени обучения в профессионально-технических училищах и в других училищах, школах и на курсах по подготовке, повышению квалификации и переквалификации кадров;
в) о времени обучения в высших учебных заведениях, средних специальных учебных заведениях (техникумах, педагогических и медицинских училищах и т.д.), партийных школах, совпартшколах, школах профдвижения, на рабфаках и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре;
г) о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих;
д) о работе в качестве члена кооперативной промысловой артели при переходе на работу в качестве рабочего или служащего в государственные предприятия, учреждения и организации.
16. Запись об увольнении работника производится с соблюдением следующих правил:
в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 проставляется дата увольнения.
Месяц и число увольнения записываются только арабскими двузначными цифрами. Пример: трудящийся уволен с работы в 1965 году, мае месяце, 8 числа. Следовательно, в графе 2 записывается: 1965, 05, 08, в другом случае может быть так: 1965, 12, 18.
В графе 3 указывается причина увольнения.
Записи в трудовых книжках о причинах увольнения должны производиться либо в точном соответствии с формулировками действующего законодательства, либо в виде ссылки на соответствующую статью и пункт закона.
Например, при увольнении в связи с поступлением на учебу, в связи с рождением ребенка, в связи с болезнью или переходом на пенсию по старости или по инвалидности, в связи с переездом одного супруга к другому и другими уважительными причинами, предусмотренными действующим законодательством, в графе 3 вносится запись об увольнении с указанием этих причин.
При переводах из одного предприятия, учреждения или организации в другое по распоряжению вышестоящих органов или по согласованию между руководителями предприятий, учреждений или организаций в графе 3 записывается причина перевода (вследствие простоя или производственной необходимости, по согласованию между руководителями предприятий и т.д.) или ссылка на решение соответствующих партийных, советских, профсоюзных, хозяйственных и других органов о переводе.
В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения, увольнительной или переводной записки.
При назначении пенсии по старости на первой странице трудовой книжки органами социального обеспечения ставится специальный штамп.
Д. Занесение сведений о поощрениях и награждениях17. В этот раздел трудовой книжки записываются только единовременные индивидуальные поощрения и награждения, связанные с работой на предприятии, в учреждении или организации.
К числу таких индивидуальных поощрений и награждений относятся: награждение почетными грамотами, нагрудными знаками и присвоение почетных званий, объявление благодарности, денежные премии.
Премии, предусмотренные системой заработной платы, в трудовую книжку не записываются.
Здесь же производятся записи об открытиях, на которые выданы дипломы, а также о всех внедренных изобретениях и рационализаторских предложениях работника и о выплаченных ему вознаграждениях.
Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не записываются.
18. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях следующий:
в графе 3 пишется в виде заголовка наименование предприятия, учреждения или организации;
ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая течение всего периода трудовой деятельности работника);
в графе 2 ставится дата поощрения или награждения;
в графе 3 записывается, кем премирован или награжден работник и за что;
в графе 4 указываются дата и номер приказа о поощрении или награждении работника.
19. В тех случаях, когда в трудовых книжках рабочих и служащих заполнены все страницы разделов "Сведения о работе" или "Сведения о поощрениях и награждениях", трудовые книжки дополняются "Вкладышем в трудовую книжку".
20. Вкладыш в трудовую книжку вшивается, заполняется и ведется администрацией предприятия, учреждения или организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.
О каждом выданном вкладыше, вшитом в трудовую книжку, на первой странице трудовой книжки вверху ставится штамп, размером 10 x 25 мм с надписью "Выдан вкладыш". При каждой последующей выдаче вкладыша ставится второй, третий штамп и т.д.
21. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, поощрениях и награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии (в учреждении, организации), заверяются подписью руководителя (заместителя, помощника) или начальника отдела кадров (заместителя) и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.
В случае если трудовая книжка заполняется на языке союзной или автономной республики и одновременно на русском языке, то заверяются оба текста.
22. В день увольнения администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
В случае смерти рабочего или служащего трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.
IV. Дубликат трудовой книжки23. Потерявший трудовую книжку или вкладыш к ней должен немедленно заявить об этом администрации предприятия, учреждения или организации по месту последней работы.
Не позже 15 дней после заявления администрация обязана выдать новую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.
24. Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе" и "Сведения о поощрениях и награждениях" при заполнении дубликата вносятся записи только о работе и поощрениях и награждениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов и распоряжений, а запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию производится в соответствии с п.14 и 15 настоящей Инструкции.
25. В случае утраты трудовой книжки предприятием, учреждением или организацией по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу ее выдается дубликат трудовой книжки.
При этом администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующей поступлению на данное предприятие, в учреждение или организацию.
26. Если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки.
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
27. При заполнении бланков трудовых книжек лицам, впервые поступившим на работу, а также при выдаче дубликата трудовой книжки администрация предприятия, учреждения или организации взимает с владельцев трудовых книжек плату в размере 5 коп. а при заполнении вкладыша в трудовую книжку - в размере 3 коп.
В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием, учреждением или организацией.
28. Трудовые книжки и вкладыши к ним в соответствии с постановлением Совета Министров СССР от 15 декабря 1960 года N 1263 изготовляются и рассылаются Советами Министров союзных республик всем находящимся на территории союзной республики предприятиям, учреждениям и организациям, независимо от их ведомственной подчиненности.
Порядок рассылки трудовых книжек и вкладышей к ним устанавливается Советами Министров союзных республик.
29. Администрация предприятий, учреждений и организаций обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
VII. Хранение трудовых книжек30. Администрация предприятия, учреждения или организации обязана организовать хранение трудовых книжек в условиях, исключающих возможность порчи, хищения или уничтожения их в случае пожара или от других причин.
31. Трудовые книжки, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров предприятия, учреждения или организации отдельно от трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки сдаются на 40-годичное хранение в архив этого предприятия, учреждения или организации, а по истечении указанного срока сдаются в соответствующий государственный архив по месту нахождения предприятия, учреждения или организации.
32. На предприятиях, в учреждениях и организациях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
а) приходо-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга ведется бухгалтерией предприятия, учреждения или организации.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, учреждения или организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих.
В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих, поступивших на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные рабочим и служащим вновь.
При увольнении с предприятия, учреждения или организаций рабочего или служащего трудовая книжка выдается ему на руки; о получении книжки работник обязательно расписывается в книге учета.
Приходо-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации и сургучной печатью.
(Формы приходо-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагаются).
33. Бланки трудовых книжек хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения или организации наравне с документами строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
34. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от ответственного за ведение трудовых книжек лица отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия, учреждения или организации. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).
36. Контроль за соблюдением единой формы трудовой книжки и вкладыша к ней, а также разработку и утверждение инструктивных указаний по ведению, учету и хранению трудовых книжек осуществляет Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы.
37. Контроль за обеспечением бланками трудовых книжек и вкладышами к ним, за соблюдением установленного порядка ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях и систематический инструктаж осуществляют Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР, а также исполкомы Советов депутатов трудящихся.
38. Общественный контроль за правильностью ведения на предприятиях, в учреждениях и организациях трудовых книжек осуществляют профсоюзные органы.
Кадровое делопроизводство с нуля, служба отдела кадров, подбор кадрового персонала, прием, перемещение и увольнение, пенсионное обеспечение Украины. Трудовая книжка для работника — это история его трудовой деятельности. В нашей стране ей еще отводится значимая роль в подтверждении трудового стажа работника. В этой статье речь пойдет о том, как заполнить титульную страницу трудовой книжки, в случае необходимости, внести необходимые изменения в нее о данных работника. Первое место работы всегда остается в памяти работника. И если оно для работника является основным местом работы, то здесь ему «заведут» трудовую книжку. В этом случае период трудовой деятельности у такого работодателя подтвердят не данные трудовой книжки, а заключенный и зарегистрированный в центре занятости. Почетная обязанность традиционно «ляжет на плечи» сотрудника кадровой службы предприятия. В этом вопросе ответственное лицо за ведение и хранение трудовых книжек ориентируется на нормы. Вместо русского языка работодатель может вносить записи на одном из региональных языков или языков меньшинств Украины. Для этого работник должен написать работодателю заявление. На первой странице титульном листе трудовой книжки согласно пп. Все эти записи вначале заверяет работник собственной подписью. А затем — лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого проставляется печать предприятия или печать отдела кадровна котором впервые заполнялась трудовая книжка. Аналогично заполняется и стр. Как внести изменения о работнике. Изменения в записях, сделанных на страницах 1 и 33, делаются в таких случаях: Если работник изменил фамилию, имя или отчество. Если при заполнении титульной страницы была допущена ошибка. Традиционно фамилию меняют женщины, которые выходят замуж. Нередко после развода женщины возвращают свою девичью фамилию. Реже встречаются случаи, когда работники по другим причинам меняют свою фамилию, имя или и вовсе — отчество. В данном случае такие работник должны принести в свой отдел кадров копию обновленного паспорта и копию документа об изменении фамилии, имени или отчества. Бывают случаи, когда ответственный работник, который заполнял трудовую книжкуиз-за невнимательности неправильно заполняет титул трудовой книжки. В этом случае поможет п. Во-первых, данные на титульной странице нужно делать по последнему месту работы там, где находится трудовая книжка работника на момент. Во-вторых, изменения в записи о Поэтому, если работник поменял Без них изменения не вносятся. Если же работник отдела кадров выявил ошибочную запись в данных работника Изменения ошибок вносятся следующим образом: 1 на первой странице трудовой книжки прежние данные зачеркиваются одной чертой и записываем новые данные; 2 на внутренней стороне обложки делаем ссылку на соответствующий документ с указанием его серии, номера и даты выдачи, а так же органа, который его выдал. Так же желательно указать дату и причину исправления; 3 ссылка на соответствующий документ заверяется подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров. Поэтому работник может предоставить документы для внесения изменений в любой срок после наступления соответствующего события. А вот работодателю нужно действовать по аналогии со сроком для заполнения основных данных в трудовую книжку согласно п.
статьиПостановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69
"Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 16, ст. 1539) Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:
- Инструкцию по заполнению трудовых книжек согласноприложению N1;
- форму приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее согласно приложению N2;
- форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению N 3.
2. Признать не действующими на территории Российской Федерации:
- постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях";
- постановление Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162";
- постановление Госкомтруда СССР от 31 марта 1987 г. N 201 "О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях";
- пункт 2 постановления Госкомтруда СССР от 15 августа 1990 г. N 332 "О признании утратившими силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства";
- постановление Госкомтруда СССР от 19 октября 1990 г. N 412 "О внесении изменений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденную постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 (в редакции постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. N 252) ".
Министр труда и социального развития Российской Федерации А. П. Починок
Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г.
Регистрационный N 5219
Приложение N1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N69
Инструкция по заполнению трудовых книжекНастоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек). утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки) .
1. Общие положения
1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05. 09. 2003".
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой). световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр. " вместо "приказ", "расп. " вместо "распоряжение", "пер. " вместо "переведен" и т. п.
1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности) " и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка) ". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
2. Заполнение сведений о работнике
2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:
- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.) ;
- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.) ;
- запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.) ;
- профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы). в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) .
2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
3. Заполнение сведений о работе
3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) .
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного). наименования должности (работы). специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы). специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.). то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.
По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного). наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.
3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.
3. 4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.
4. Заполнение сведений о награждении
Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии) ; ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника) ; в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.
5. Заполнение сведений об увольнении(прекращении трудового договора)
5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора) ; в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) ; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.
Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10. 10. 2003). в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.
5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи). в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.
Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".
5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31. 07. 1995 г. N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".
5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
6. Особенности заполнения сведений об увольнении(прекращении трудового договора)и приеме(назначении)на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю(в другую организацию)или его переходом на выборную работу(должность)
6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.
При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п. 3.1. настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.
6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации). пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.
7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки
7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1-6 настоящей Инструкции.
7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю). подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя). где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность). специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.
Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя). то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора). а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
