Категория: Инструкции
В коммерческой версии системы консультантплюс представлены все редакции документа в том числе с переменами, не вступившими в силу: постановление министерства труда и общественного развития русской федерации от 10 октября 2003. Для ознакомления с текстом данного документа можно обратиться в региональный информационный центр риц сети консультантплюс. Вы сможете приобрести систему. Данный документ доступен в коммерческой версии системы консультантплюс. Регистрационный N 5219, москва. Контроль за соблюдением порядка ведения трудовых книг. Расположенный в вашем городке, регионе. Аннотация о порядке ведения трудовых книг на предприятиях, в учреждениях и организациях. Москва о утверждении аннотации по наполнению трудовых книг записанно в минюсте рф 11 ноября 2003. Книжка учета движения трудовых книг и вкладышей к ним. Министерства труда и общественного развития русской федерации от 10 октября 2003. Постановлением госкомтруда ссср от 20.06.1974 N 162. В согласовании с постановлением правительства русской федерации от 16 апреля 2003. Выдача трудовой книги при увольнении. Вкладыш в трудовую книгу. Доборная информация к документу либо его части по значку i объяснения, судебная практика представлена в коммерческой версии системы консультантплюс, комментарии.
Инструкция по ведению трудовых книжекИнструкция по ведению трудовых книжек
Группа: Пользователь
Сообщений: 7
Регистрация: 22.06.2012
Пользователь №: 15773
Спасибо сказали: 3 раз(а)
инструкцию по ведению трудовых книжек
23.12.2015, 11:01
автор: sokol2010
Фармакологический справочник включает информацию о составе и форме выпуска, противопоказаниях, показаниях к применению, побочных действиях, методе внедрения фармацевтических препаратов, фармакологическом действии, содействии фармацевтических средств, лекарственных компаниях. В то же время лишь около% пациентов чувствуют улучшение собственного состояния. Таковым образом, рекомендуется не сочетать анакинру с иными медикаментами схожей природы.
20.01.2016, 18:00
автор: momegos
Фармакологический справочник включает информацию о составе и форме выпуска, показаниях к применению, противопоказаниях, фармакологическом действии, содействии фармацевтических средств, лекарственных компаниях, методе внедрения фармацевтических препаратов, побочных действиях. Справочник фармацевтических препаратов предоставляет юзерам доступ к инструкциям, бадов, мед устройств и остальных продуктов, ценам и описаниям фармацевтических средств, мед изделий. Кальция глюконат - лект. Метод внедрения и дозы.
23.01.2016, 09:19
автор: fair8
Мне уже тогда было любопытно что же это за стеклянные трубочки светятся снутри, которые принуждают говорить и петь эту привлекательную коробку. Принципиальные схемы радиоприемников на лампах, сверхрегенераторы, регенераторы! Покрутив ручку опции кпе я изловил станцию глас рф и еще несколько массивных станций.
Получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня!
© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2016. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 107076, г. Москва, ул. Стромынка, д. 19, к. 2, internet@garant.ru .
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3153), adv@garant.ru. Реклама на портале.Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Правовое регулирование вопросов, связанных с описываемым документом, правилами его ведения, хранения и других вопросов осуществляется в нескольких законодательных актах:
Трудовым кодексом определяется статус рассматриваемого документа, обязанность по его оформлению возлагается на работодателя, перечисляются сведения, вносимые в книжку.
В двух последующих документах конкретизируются вопросы ведения, учета, хранения и другие, связанные с данным документом.
Кому обязаны выдать данный документКаждому работнику, при условии отработки им более 5-ти дней у работодателя, должна быть оформлена трудовая книжка. Условие: работник должен быть принят на основную работу. Исключение: работодатель — физ. лицо, и не является предпринимателем.
Гражданину, работа которого является работой по совместительству. следовательно, данный документ оформляется по основной работе.
Оформить данный документ за счет организации должны в случаях:
В Постановлении о трудовых книжках подробно регламентируются нюансы, связанные с ведением данного документа на каждого работника.
Установлено, что в книжку должны вноситься сведения:
При оформлении на работу гражданин предъявляет, в том числе и трудовую. В случае ее отсутствия – заводится новая книжка, первая страница которой – личные данные, заполняется на основании личных документов, об образовании и квалификации.
Любая запись может быть внесена только на основании распоряжения или приказа, и записывается в точном соответствии с его текстом. Нумерация должна быть сквозной, то есть от номера «1», и так далее (в каждом разделе).
Запись о прекращении работы по любому основанию должна точно следовать формулировке ТК РФ (часть, пункт, статья).
В раздел о поощрениях заносят записи о наградах как государственных, так и произведенных самой организацией-работодателем (кроме поощрений на регулярной основе, согласно нормативным актам самой организации).
В случаях утраты (пропажа, кража, пришла в негодность и т. д.) работнику по его заявлению выдается дубликат книжки. В него включают сведения о:
Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.
Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).
Пример записи о приеме:
«Открытое акционерное общество «Весна» (ООО «Весна») Принята в технический отдел на должность инженера-энергетика».
При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.
Исправления ошибокЕсли обнаруживается, что в записях есть ошибки или неточности, их необходимо исправить в следующем порядке:
Ошибку на странице с личными сведениями исправляют, зачеркивая одной горизонтальной линией, с проставлением непосредственно над неправильной записью верной записи. При этом на чистой стороне обложки делают надпись: «Исправленному на «….» верить», и заверяется подписью.
Применение печати при заполнении трудовой книжкиПечать организации (или кадровой службы) ставится при:
Важно: печать кадрового подразделения ставится на подпись кадровика, а подпись руководителя заверяется печатью организации.
Работа по совместительству и внесение записейЕсли гражданин посчитает необходимым внести запись о своей дополнительной работе, он обращается к работодателю, у которого является основным сотрудником, с документом, подтверждающим его совместительство (трудовой договор, копия приказа о приеме на работу ).
Порядок занесения записи основным работодателем включает в себя:
В случае увольнения работника-совместителя запись вносится аналогично записи о приеме (основным работодателем).
ВкладышЕсли хотя бы один из разделов книжки заполнен полностью, и нет места для внесения последующих записей, в нее вшивается вкладыш (оформляется работодателем).
Без самой книжки вкладыш не действует, и после вшивания в книжку он ведется в общем порядке. О выдаче вкладыша внутри обложки обязательно проставляют запись «Выдан вкладыш №», которую необходимо заверить подписью и печатью.
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, и у каждого руководителя должен быть разработан и соблюдаться режим их учета и хранения.
Для этого должны быть заведены и вестись:
Одну оформляют сотрудники бухгалтерии, а вторую – кадровик или лицо, на которое приказом возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства в организации.
По заявке кадровика, ему выдаются бланки трудовых и вкладышей. Ежемесячно должен составляться отчет о наличии бланков. Испорченные экземпляры уничтожаются комиссионно с составлением акта.
В книге учета движения отражаются сведения о переданных от работников книжках, вновь выданные книжки сотрудникам, делаются отметки о книжках, отданных на руки при увольнении. Обе книги должны быть прошиты и скреплены печатью, иметь нумерацию.
Хранение трудовых книжекТрудовые книжки — документы строгой отчетности. В любой организации должно быть разработано положение об их хранении и учете. Ответственность за хранение обычно возлагается на кадровика, или другое лицо, ведущее кадровое делопроизводство .
Книжки, не полученные по каким-либо причинам гражданами, должны находиться у кадровика в продолжение 2-х лет, затем передаваться в архив организации (где хранятся 50 лет).
Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжекОтветственным за правильность оформления и сохранность этого важнейшего документа выступает работодатель. Руководитель обычно не ведет лично кадровое делопроизводство, а принимает работника согласно штатному расписанию, или возлагает обязанности по кадровой работе на одного из сотрудников организации. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей возможно наложение мер ответственности, предусмотренных Трудовым кодексом.
Несоблюдение порядка ведения трудовых книжек — административное правонарушение, за которое возможно наложение штрафа на должностных лиц организации, а при повторном нарушении тех же норм Административного кодекса — мера ответственности в виде дисквалификации до трех лет.
Получите бесплатную юридическую консультацию прямо сейчасКак заверить копию трудовой книжки правильно?
Правила заполнения трудовых книжек
Правила внесения исправлений в трудовую книжку
20.02.2015 | Автор: Ваш домашний юрист
Трудовая книжка — это основной документ, устанавливающий стаж работы и факт трудовой деятельности. Если работа является основной, то все работодатели, за исключением работодателей физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него больше 5 дней.
Правила ведения (заполнения) трудовых книжек установлены Правительством РФ (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках"), а Министерство труда и соцразвития Постановлением от 10.10.2003 N 69 утвердило Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Работодатели при учете, хранении, ведении, заполнении трудовых книжек должны руководствоваться этими документами.
Кто обязан заполнять и вести учет трудовых книжек?
Работодатель обязан назначить приказом (распоряжением) лицо ответственное за ведение, учет, хранение, выдачу трудовых книжек.
Это лицо (должностное лицо) несет ответственность за действия, произведенные с трудовыми книжками, а работодатель (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению трудовых книжек.
В частности за нарушение трудового законодательства должностные лица и ИП могут быть подвергнуты штрафу от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, а юридические лица от 30 тыс. до 50 тыс. рублей. А если эти лица ранее уже привлекались к административной ответственности за аналогичные правонарушения, то штрафы на должностных лиц от 10 тыс. до 20 тыс. рублей, на ИП от 5 тыс. до 10 тыс. рублей, на юридических лиц от 50 тыс. до 100 тыс. рублей. (ст. 5.27 КоАП РФ)
Какие документы нужны для ведения и учета трудовых книжек?
Работодатель должен вести учет трудовых книжек и вкладышей к ним, а именно:
- Приходно-расходную книгу (учет новых трудовых книжек и вкладышей, приобретенных работодателем, и выданных бланков)
- Книгу учета движения трудовых книжек.
Формы этих книг и требования к ним утверждены Министерством труда.
Приходно-расходную книгу ведет бухгалтерия. В нее вносятся сведения о получении и расходовании бланков, указываются их серии и номера.
Бланки выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. Например, когда нужно оформить дубликат, вкладыш или работник, поступающий на работу впервые, не имеет трудовой книжки.
За новые бланки с работника, которому оформлялась трудовая книжка или вкладыш взимается плата в размере расходов работодателя на приобретение.
Если новые трудовые книжки, вкладыши оформляются в связи с утерей работодателем или порчей не по вине работника, то плата с работника не взимается.
Книгу учета движения трудовых книжек ведет кадровая служба или должностное лицо, оформляющее прием и увольнение. В ней регистрируются трудовые книжки, принятые от работников и выданные работникам, принятым на работу впервые.
В этой же книге расписывается работник при получении трудовой книжки при увольнении.
Эти две книги должны быть прошнурованы, пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены печатью.
Трудовая книжка выдается работнику на руки только при увольнении!
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки под расписку родственнику или высылается почтой по письменному заявлению родственника с внесенной записью о прекращении трудового договора.
Юридическая помощь и представительство в суде.
Санкт-Петербург: юрист Румянцева Валентина Юрьевна
+7-981-746-76-21, 8 (812) 987-60-94 (по раб. дн. с 10 до 20)
С недавних пор порядок оформления трудовых отношений претерпел значительные изменения. Это связано с тем, что был составлен новый трудовой кодекс. Подобное нововведение повлекло за собой корректировку прочих сопутствующих документов. Соответственно, была отредактирована инструкция по заполнению трудовых книжек. Данные изменения нельзя назвать радикальными, так как базовые документы сохраняют привычную форму бланков и обладают прежними правами, доказывающими трудоспособность гражданина.
Какие нововведения были приняты?Как гласит инструкция по заполнению трудовых книжек, работник кадровой службы обязан обеспечить предприятие подробной информацией. Таким образом, при заполнении документов не допускаются сокращения. К примеру, если раньше в графе основания записи можно было написать «распр.», то теперь требуется слово целиком: «распоряжение». Инструкция по заполнению трудовых книжек включает пункт об оформлении увольнения или перевода на другую работу. В данном случае необходимо полностью раскрыть причину, послужившую основанием для прекращения трудовых отношений. Кроме того в обязательном порядке нужно ссылаться на конкретную статью в Трудовом кодексе, например, уволен в связи с прекращением контракта или переводом на другую работу согласно пункту пятому ТК РФ. Также стоит учесть, что каждая графа документа должна быть заполнена правильно. Делая любую запись, работнику кадровой службы необходимо опираться на официальные источники, дабы не ввести в заблуждение ни сотрудника, ни предприятие.
Инструкция по ведению трудовых книжек: основные каноныИтак, при первичном устройстве на работу организация обязана предоставить человеку трудовую книжку. Кадровик самостоятельно осуществляет заполнение этого документа. В соответствующих графах указывается ФИО в развернутом виде, то есть без сокращений и прочих словоформ. Источником вышеуказанной информации считается паспорт, на основании которого прописывается также год рождения гражданина. В конце страницы сотрудник кадровой службы ставит свою подпись и инициалы. Это свидетельствует о том, что он несет ответственность за указанную информацию. Большинство ошибок допускается в записи об увольнении члена штата. Как известно, работодателю законом запрещено увольнять человека, если тот добросовестно выполняет свои обязанности. То есть расторжение трудовых отношений по инициативе руководителя должно быть обосновано определенными нарушениями, обнаруженными в процессе совместной деятельности. В Трудовом кодексе подробно раскрыты все возможные причины, поэтому ссылка на конкретную статью закона обязательна.
Инструкция по заполнению трудовых книжек: способы исправления ошибокСогласно проверкам, практически в любой трудовой книжке находят ошибки. Тогда встает вопрос об исправлении ситуации и устранении неполадок. Записи о месте работы нельзя зачеркивать, корректировать и уже тем более нельзя пользоваться отбеливающей жидкостью. Ниже бухгалтер осуществляет верную запись и делает пометку о недействительности информации, к примеру, под пунктом 7: «Исправленному верить» - и основание в виде приказа или распоряжения. Женщины нередко сталкиваются с изменением фамилии в связи с бракосочетанием. Правила ведения трудовых книжек предписывают, что прежние данные зачеркиваются аккуратной линией, и рядом указывается новая фамилия.
Добавить комментарийТК - по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель. За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель. Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.
Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформлениеВ обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.
Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:
Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения. Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде. При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:
Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.
Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:
Приобретение чистых трудовых книжек - исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП).
В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.
Учет трудовых документовОбязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя - это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:
Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.
Ведение и хранение трудовых книжек работниковЧтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме - это узаконено в п. 45 правил Правительства РФ от 2003 года №225. На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.
Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.
Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е. документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек - до увольнения работника. Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):
Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:
Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)
Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)
Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.
Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей - повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.
Работа по совместительству и трудовая книжкаИнформации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК). Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.
Если поменялись данные собственника ТКЛичная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами. Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой. С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.
Как правильно заверить трудовую книжку?Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна». Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время. Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.
Работа без трудовой книжки, неправильные записиЕсли сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально. Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях. За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.
Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.
Книга учета трудовых книжекКнига учета трудовых книжек предназначена отслеживания движения трудовых книжек сотрудников. Назначение любого регистрационного журнала или книги в систематизации информации, книга учета позволяет в нужный момент найти необходимый документ в кратчайшие сроки. В данной статье предлагаем скачать образец журнала учета трудовых книжек работников по ссылке в конце статьи.
Трудовые книжки предъявляются работниками при трудоустройстве на работу. Кадровый работник делает запись в трудовой книжке о приеме на работу и регистрирует ее в книге учета.
Форма журнала учета трудовых книжек утверждена Минтрудом России и к ее заполнению предъявляются определенные требования.
Скачать другие регистрационные журналы и книги: для регистрации командировочных удостоверений – скачать. для регистрации приказов – скачать образец. для платежных ведомостей – скачать .
Образец оформления книги учета трудовых книжекКнига представляет собой таблицу, в которую вносятся сведения обо всех трудовых книжках персонала. Первая запись в журнал делается при приеме нового сотрудника.
Бланк журнала учета включает следующие графы:
Образец журнала можно скачать по ссылке ниже.
Скачать образец книги учета трудовых книжек – ссылка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышейКнига учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши. Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.
Срок хранения заполненной книги установлен п. в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.) и составляет 75 лет .
В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям .
Всем этим требованиям отвечает Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним от компании Кадры в порядке.
Вид основного раздела книги учета: Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудниковВ организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.
Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.
Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.
Правила заполнения книги учета движения трудовых книжекВыполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.
В данную книгу записывают:
Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.
Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.
Эти две даты редко совпадают, поскольку:
При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.
В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.
При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.
Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.
В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.
В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.
В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.
Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.
В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша. Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации. В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.
Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.
Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.
Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:
Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.
Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.
Требования, предъявляемые к книге учетаКнига должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.
Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.
Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.
В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.
Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.
Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно. На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.
Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.
Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации. После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально. В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном. Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.
Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.
Самые интересные новости Книга учета трудовых книжекВ этой статье вы найдете ответы на такие вопросы: как вести учет трудовых книжек и кто отвечает за этот процесс какие сведения вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее какие сведения вносят в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них какая ответственность предусмотрена за отсутствие учета трудовых книжек.
Популярное по темеВ этой статье вы найдете ответы на такие вопросы:
Зарегистрируйтесь. чтобы скачать файлы и получить доступ к более чем 3000 кадровым документам
Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен в разделе VI Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее - Правила).
- учитывать трудовые книжки
- бланки закупленных трудовых книжек
- вести учет вкладышей в трудовую книжку.
Для этих целей компании используют (п. 40 Правил):
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Журнал учета трудовых книжекКнигу учета трудовых книжек (приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее) ведет бухгалтерия организации (п. 41 Правил).
В журнал учета трудовых книжек вносят сведения обо всех операциях, связанных с покупкой и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. А также вносят данные о стоимости бланков.
Образец книги учета трудовых книжек приведен в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Все листы в книге учета трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя компании, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил).
Книга учета движения трудовых книжекКнигу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (журнал учета движения трудовых книжек) ведет кадровая служба или другое подразделение организации, которое отвечает за прием и увольнение работников (регистрирует все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу и трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам при увольнении).
Если кадровой службы в компании нет, обязанность вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на бухгалтерию.
В книгу учета движения трудовых книжек вносятся сведения:- о дате приема сотрудника на работу
- его фамилия, имя и отчество
- серия и номер трудовой книжки и вкладыша
- должность и место работы
- реквизиты документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
Образец книги учета движения трудовых книжек приведен в приложении 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Книга регистрации трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил).
Работник расписывается в журнале регистрации трудовых книжек, а также в личной карточке, когда получает трудовую книжку при увольнении.
Какая ответственность предусмотрена за отсутствие учета трудовых книжекРаботу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них обязан организовать работодатель (п. 45 Правил).
Работодатель приказом назначает специально уполномоченных лиц, ответственных за ведение журнала учета трудовых книжек и журнала регистрации трудовых книжек.
Если в компании не ведутся эти журналы, трудовая инспекция может наложить штраф в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 1000 до 5000 руб. - на руководителя
- 30 000 до 50 000 руб. - на организацию.
В случае повторного нарушения руководителя могут дисквалифировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсииВ настоящее время можно выдать работнику только заверенную копию или выписку из трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). Оригинал трудовой книжки он получает при увольнении (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Чтобы получить заверенную копию или выписку из трудовой книжки, работник обращается к работодателю с письменным заявлением. Документы он получит не позднее трех рабочих дней с момента обращения (п. 7 Правил).
С 1 января 2015 года работники смогут брать у работодателя трудовую книжку для оформления досрочной пенсии на время. Такие поправки внесены в статью 62 ТК РФ Федеральным законом от 21.07.14 № 216-ФЗ.
По письменному заявлению сотрудника работодатель в срок не позднее трех рабочих дней будет выдавать работнику трудовую книжку, а работник в такой же срок после получения ее из ПФР обязан будет вернуть ее работодателю.
Вам также могут быть полезны следующие материалы: