Руководства, Инструкции, Бланки

Виды Бланков Управленческих Документов img-1

Виды Бланков Управленческих Документов

Рейтинг: 4.3/5.0 (1639 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Основные виды управленческих документов - Студопедия

Основные виды управленческих документов

Рефлексивно - оценочный этап.

Учитель. Давайте подведем итоги урока и проанализируем решения данных упражнений. Итак, при выполнении первого задания, т.е. при озвучивании таблицы, некоторые допускали ошибки. Например, необходимо помнить, что определение точек, симметричных относительно прямой или некоторой точки (центра) состоит из двух частей. Поэтому дома еще раз проговорите записи в таблице и повторите теоретический материал.

При выполнении второго упражнения, т.е. упражнения на доказательство того, что частные виды движений являются движениями, нужно понимать и помнить, что необходимо рассматривать все частные случаи расположения точек. Однако при доказательстве методом координат частные случаи расположения точек рассматривать не нужно.

В третьем упражнении вы строили образы фигур при различных видах движений. Поскольку это первый урок, на котором вы выполняли подобные построения, то были также некоторые недочеты. На следующих уроках мы продолжим выполнять построения образов фигур при различных видах движений.

Теперь проанализируем решения упражнений 4 и 5. Как вы находили образ точки при решении этих задач?

Ученики. При решении четвертой задачи образ точки находили как пересечение образов фигур, в решении пятой задачи - на основе общих свойств движения находили образ точки и делали вывод, исходя из определения данного отображения.

Учитель. Верно. Теперь проанализируем решения задач под номером 5 в каждой карточке. При доказательстве каких фактов можно использовать движение?

Ученики :Движение можно использовать при доказательстве перпендикулярности двух прямых (карточка 1, № 5), принадлежности трех точек одной прямой (карточка 2, №5). равенства и параллельности двух отрезков (карточка 4, №5); при нахождении величины угла (карточка 3, №5).

Далее учитель выставляет оценки учащимся.

1) Повторить теоретический материал.

2) № 1159, 1161, 1164, 1166, 1171.

Среди управленческих документов выдедяют организационные и распорядительные (поэтому их называют также организационно-распорядительными). К первым из них относятся: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др. и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д. Из подгруппы организационных остановимся только на должностной инструкции, из подгруппы распорядительных документов - главным образом на приказе, а из подгрупп информационно-справочных и по персоналу предприятия – на всех, указанных выше.

Должностная инструкция. В этом документе указываются функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.

Не существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятиях. Обычно конкретная инструкция создается работниками кадровой службы предприятия, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При необходимости внесения в нее существенных изменений издается соответствующий приказ руководителя предприятия. Приведем возможную форму должностной инструкции (рис. 8).

Приказ. Самый распространенный вид распорядительного документа, встречающийся в практике управления. Приказ – это такой правовой акт, который издается руководителем предприятий и учреждений (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий» направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.

Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначение, Об утверждении..

Приказ, как и другие управленческие документы, содержит обычно две части констатирующую и распорядительную. Первая из них является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

В состав реквизитов приказа входит: герб РФ, наименование ведомства или организации, вида документа, атакже дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании. Образец приказа приведен на рис 9.

Распоряжение. По своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем или его заместителем. Образец распоряжения приводится на рис. 10.

Протокол. Различают полные и краткие протоколы. Полны протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме. СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и долями содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.

В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения. Лишь при особой необходимости в краткий протокол могут быть внесены полностью отдельные выступления или предложения.

Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания).

Образцы протоколов приведены на рис. 11 и 12.

Акт. Представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.

Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где формализованно указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в составлении акта; 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами комиссии работы, ее результаты; 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии. Пример акта приведен на рис. 13.

Докладная записка. Представляет собой документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.

Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем. Образец внутренней докладной записки приведен на рис. 14.

Объяснительная записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.

Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде. В договоре обязательно должны быть указаны:

– место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес);

– конкретная работа по определенной специальности или должности;

– дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного договора);

– условия оплаты труда;

– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без сохранения заработной платы, повышение квалификации, различного рода надбавки к основной зарплате и т.д.

Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника.

Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть личного дела (досье) работника.

© studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам

Видео

Другие статьи

Виды документов в управлении

Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов

Описание: Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название.

Дата добавления: 2014-08-04

Размер файла: 12.75 KB

Работу скачали: 1 чел.


Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов на http://refleader.ru/

Тема 3 Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов.

  1. Виды документов в управлении.
  2. Модели образцы некоторых управленческих документов.
  1. Виды документов в управлении.

Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название.

Таким образом, вид документа - это некоторая совокупность управленческих документов, у которых одинаковы или близки модели образцы.

В зависимости от того, какие конкретно сведения отражаются в тексте документа, у одного вида документа может быть несколько подвидов. Так, например, в «Общероссийском классификаторе управленческой документации» [10] в разделе «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» определено несколько подвидов приказов.

Примеры: приказ по вопросам основной деятельности, приказ о распределении обязанностей ме ж ду руководством, приказ о приеме на работу и т. д.

В практике управления применяются различные виды управленческих документов. Ниже приведен список, в котором в алфавитном порядке перечислены и определены наиболее часто встречающиеся в юридической практике виды управленческих документов. Часть из представленных документов являются юридическими (правовыми) актами, используемыми в управлении.

В определении вида управленческого документа, отражаются наиболее характерные свойства этого вида позволяющие отличить его от других видов документов.

  1. Акт – 1. Документ, составленный и подписанный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события (фиксирующий состояние управления), содержащий сведения о выявленных достоинствах и недостатках управления и рекомендации по действиям участников управления, вытекающие из установленных фактов, событий, и выявленных достоинствах и недостатках.
  2. Бизнес – план – документ, содержащий систему мероприятий по реализации какого – либо проекта в сфере бизнеса. Как правило, это мероприятия по реализации предпринимательских, инвестиционных проектов, проектов по развитию организации
  3. Выписка - документ, содержащий какую-либо часть текста другого документа. (Например, выписки из приказов протоколов, решений, постановлений)
  4. Доверенность - документ, в котором одно лицо, организация (доверитель) уполномочивает другое лицо, организацию (поверенного) совершать от имени доверителя юридические действия.
  5. Договор (контракт, соглашение) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
  6. Докладная записка – 1. Документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя. 2. Документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий сведения характеризующие события, факты, требующие принятия решения.
  7. Должностной регламент – правовой акт, издаваемый для регулирования профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, утверждаемый представителем нанимателя и являющийся составной частью административного регламента государственного органа.
  8. Заключение – документ, содержащий оценку каких - либо свойств управления, чаще всего, устанавливающий соответствие управления, каким – либо требованиям. (Например: заключения аттестационных комиссий, заключения на контракты, договоры, заключения на штатные расписания и т. п.)
  9. Закон - нормативно правовой акт, принятый представительными органами государственной власти или местного самоуправления, регулирующий наиболее важные общественные отношения.
  10. Запрос - документ, запрашивающий у кого-либо, какие либо сведения, или что-либо, содержащее определенные сведения. (Например, запрос архивной справки, запрос научно информационных материалов, запрос сведений, характеризующих соблюдение норм законодательства).
  11. Заявление - 1. Официальное обращение с сообщением о чем-либо важном, значительном. 2. Письменная просьба о чем-либо, направленная официальному лицу, организации.
  12. Закон - правовой акт. Свод правил, устанавливающий порядок или способ осуществления чего-либо, содержащий руководящие указания, наставления.
  13. Кодекс.
  14. Лист согласований – документ, удостоверяющий согласие или не согласие, каких-либо участников управления, с чем либо.
  15. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
  16. Объяснительная записка - документ, подготавливаемый для руководителя, как правило, по указанию последнего. В нем объясняется сложившаяся ситуация, факты, действия, причины, обстоятельства, побуждающие мотивы и т. п.
  17. Письмо - документ, содержащий обращение участника управления (адресанта) к другому участнику, участникам (адресату), пересылаемое из одной территории в другую.
  18. План - документ, устанавливающий точный перечень работ, подлежащих выполнению, их последовательность, объем, временные координаты руководителей и исполнителей.
  19. Повестка дня – документ, содержащий перечень вопросов обсуждаемых с принятием решений при работе каких либо коллегиальных органов (заседаниях, совещаниях, собраниях ….), Этот перечень так же может содержать название мероприятий подлежащих проведению
  20. Предписание - документ, в котором содержатся требования, адресованные какой-либо организации или лицу, выполнить определенный перечень работ в определенные сроки.
  21. Положение. Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения должностного лица, в целом или в сфере какой-либо их деятельности. 2. Документ, определяющий порядок выполнения чего-либо в управлении. (Например, положение о премировании работников, положение об аттестации, положение о формировании фондов организации …)
  22. Постановление – 1. Ведомственный нормативно - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а так же представительными и коллегиальными органами исполнительной власти субъектов Федерации, руководящими коллегиальными органами общественных организаций при решении наиболее важных задач с учетом функции и компетенции этих организаций [24]. 2. Муниципальный правовой акт, принимаемый главой МО, председателем представительного органа, главой местной администрации, иными должностных лицами местного самоуправления, предусмотренных уставом МО при решении наиболее важных задач с учетом функции и компетенции этих лиц [27].
  23. Приказ – 1. Правовой акт, издаваемый и вводимый в действие руководителями органа на правах единоначалия в целях разрешения важнейших задач, стоящих перед этим органом. 2. Правовой акт, издаваемый и вводимый в действие иными должностными лицами местного самоуправления по вопросам, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.
  24. Протокол – Документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений, а также сами решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.
  25. Распоряжение – 1. Правовой акт, издаваемый единолично, как правило, руководителем коллегиального органа государственной власти или местного самоуправления в целях разрешения оперативных вопросов деятельности органа. 2. Правовой акт, издаваемый единолично, руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов ее деятельности. 3. Правовой акт, издаваемым, главой муниципального образования, или главой местной администрации или председателем представительного органа иными должностными лицами местного самоуправления по вопросам, регулирующим оперативную деятельность. отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.
  26. Регламент (порядок, руководство) - документ, излагающий порядок и правила выполнения чего-либо в управлении.
  27. Решение – 1. Правовой акт, как правило, коллегиального или совещательного органа или нескольких органов, а также должностного лица, принятый в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними и влекущих юридические последствия. 2. Правовой акт, как правило, принятый на сходе граждан (референдуме), или представительным органом муниципального образования, каким – либо коллегиальным или совещательным органом или несколькими органами, в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними.
  28. Служебная записка - вид письма, предназначенного для официального обмена информацией внутри организации. Содержит краткое изложение какого-либо дела, сообщение о чем-либо.
  29. Справка - документ, выдаваемый по запросу кого-либо, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.
  30. Структура и штатная численность - документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации, следующие сведения: наименование должности, количество работников, занимающих одинаковую должность.
  31. Структура управления - документ, раскрывающий устройство управления чем-либо путем условного представления его частей и их взаимной увязки.
  32. Указ - правовой акт, принимаемый президентом или губернатором. Может быть нормативным (устанавливает нормы и правила) и индивидуальным (устанавливает применение норм и правил в конкретном случае).
  33. Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д. Имеет форму служебного письма и подлежит регистрации.
  34. Штатное расписание - документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: название должности, фамилия и инициалы работника, который ее занимает, размер должностного оклада. Если должность не занята, то указывается, что она вакантная.
  35. Экспертное заключение - документ, содержащий мнение специалистов в определенной сфере человеческой деятельности по каким-либо вопросам.
  36. Устав – Правовой акт. регулирующий:
    1. правовое положение органа его взаимоотношение с другими органами, организациями и гражданами;
    2. деятельность органа его права и обязанности в определенных сферах управления;
    3. другие общие вопросы управления органом.
  37. Устав муниципального образования. Правовой акт, регулирующий правовое положение, взаимоотношения с иными субъектами права, деятельность, компетенцию и другие общие вопросы управления муниципальным образованием.

3.2. Модели образцы некоторых управленческих документов.

Контрольные вопросы по теме 3.

  1. Определите понятие вида документа.
  2. Существуют ли подвиды документов?
  3. Определите из приведенного ниже списка три вида документа по заданию преподавателя:

Акт, Бизнес – план, Доверенность, Договор (контракт, соглашение), Докладная записка. Должностной регламент, Закон, Кодекс, Лист согласований, Объяснительная записка, Письмо, Повестка дня, Положение – 1, Постановление, Приказ – 1. и 2. Протокол, Распоряжение – 1. и 2. Решение – 1. 2. Служебная записка, Указ, Указание.

  1. Можно ли применять один вид документа в различных управленческих работах?
  2. Можно ли в конкретной управленческой работе применить любой вид документа?

Виды управленческой документации

Виды управленческой документации. Общие требования к составлению и оформлению документов


ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

План:

1. Понятие и классификация документов. Общие правила оформления документов.

2. Характеристика и правила оформления и составления организационно-распорядительных документов.

3. Характеристика и правила оформления и составления информационно-справочных документов.

1. Понятие и классификация документов. Общие правила оформления документов.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Основные функции документов:

  • Информационная (документирование, хранение и предоставление информации);

  • Управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

  • Коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);

  • Правовая (документ может являться письменным доказательством в суде);
Общая схема классификации документов

Документы, функционирующие в сфере управления делятся:

Организационные документы: устав, структура, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении, должностная инструкция.

Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, решение.


По личному составу: приказ, личное дело, заявление, трудовая книжка, характеристика и др.


2. По форме: индивидуальные, типовые, трафаретные.


3. По содержанию: простые, сложные.


4. По происхождению: официальные, личные.


5. По срокам исполнения . срочные, несрочные.

6. По срокам хранения: постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет.


7. По виду оформления: подлинные, копии, выписки и дубликаты.


8.По средствам фиксации: рукописные, машинописные, графические, звуковые, фотодокументы.

9.По гласности: секретные ( дсп, сов.секретно, конфиденциально), несекретные.


Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами .

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр - образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа.

Он устанавливает формат, размеры полей, расположение постоянных и переменных 30 реквизитов (по ГОСТу) Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида. К обязательным реквизитам - относятся прежде всего постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом и образуют официальный бланк документа.

Бланк - это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной.


Для организации установлены следующие виды бланков документов:

бланк конкретного вида документа :

Бланки могут иметь как продольное так и угловое расположение реквизитов.

Бланки документов должны иметь поля:

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

Служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности . максимальной краткости документа при полноте информации . точности . исключающей возможности двоякого понимания текста.

В зависимости от количества затронутых в них вопросов документы делятся напростые и сложные . Простые, содержащие один вопрос, легче обрабатываются. При составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, докладные записки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Текст документа делится на абзацы - простейшие компоненты текста . состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не больше двух-трех предложений, с абзаца начинается каждая новая мысль. ГОСТ рекомендует печатать абзац отступив пять печатных знаков.

Тексты сложных, больших по объему документов разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Тексты документов на бланках территориальных учреждений системы Банка России печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows размером № 12 или 14 через интервал 1,5.


^ 2. Характеристика и правила оформления и составления организационно-распорядительных документов.


Приказ -правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, обязательным для исполнения всеми работниками.

Приказы по основной деятельности бывают двух видов.

Приказы “во исполнение” издаются когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их исполнение в текущей деятельности предприятия.


Инициативным приказом по основной деятельности оформляются решения руководителя по поводу:

-организации работы предприятия и структурных подразделений;

-планирования и отчетности;


Основные этапы подготовки приказа :

-инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения); проект приказа готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов.

-сбор и анализ информации по вопросу: изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации; выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения;

-составление проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий;

-оформление проекта приказа . его визирование, согласование и подписание,

-доведение распорядительного документа до исполнителя.

Проекты приказов готовят и несут ответственность за качество подготовки:

- руководители структурных подразделений;

Оформление проекта приказа осуществляется по тем же правилам . которые предусмотрены для оформления окончательного варианта документа . Если проект распорядительного документа должен пройти сложную процедуру согласования, он первоначально оформляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова "Проект"


Обязательным является согласование проекта:

- с руководителем структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта приказа, либо лицом, его замещающим;

- с руководителем структурного подразделения, вопросы которого затрагиваются в проекте приказа;

- с руководителем делопроизводственной службы;

- с руководителем юридической службы;

- с бухгалтерией (по вопросам финансовой деятельности).


В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты :

-наименование организации-автора (для учреждений и организаций) в случае прямого подчинения указывается наименование вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии - полное);

-название вида документа (ПРИКАЗ);

-место составления или издания;

-заголовок к тексту;

-визы или гриф согласования.


Заголовок к тексту оформляется по центру документа через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “место составления или издания” от границы левого поля или печатается на бланке. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога “о”, отвечает на вопрос “О чем?”, формулируется с помощью отглагольного существительного (“О создании…”, “Об утверждении…”) и может состоять, как правило, из 3-5 слов, напечатанных через один интервал. Заголовок приказа необходим:

  • для его регистрации и поиска

  • для облегчения восприятия текста приказа.

Правило: сначала составляется, редактируется, “шлифуется” текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной .

Констатирующая часть содержит обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога “Для…” или со сложных отыменных предлогов В связи. ”. “С целью…” , которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

Для организации подготовки и открытия филиала…”,

С целью привлечения дополнительных средств…”,

В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела…”

Следует помнить, что предлог “В целях …” до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка..

Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании , то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств , сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкцией с теми же предлогами Для…”, “В связи….”, “С целью…” и т.п.

Оборот На основании вышеизложенного…” является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.

^ В приказе, изданном “во исполнение”, констатирующая часть начинается с предлогов В соответствии…”, “На основании…”, “В связи…”, “Во исполнение…”, содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2002 № 870 “О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы…”

Завершается констатирующая часть словом “ПРИКАЗЫВАЮ:”, которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.

Составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки .

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать - с какого срока (или на какой срок). Например:

Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2000г.”,

Внести с 1 июня 2002г. следующие изменения в Положение о персонале предприятия”

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому - что сделать - когда (к какому сроку). Например:

Коммерческому директору С.Ф. Васильеву разработать положение об отделе маркетинга к 25.06.2002”;

Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 2002г.”

В случае необходимости руководитель делегирует свое право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу.

Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора А.К. Симонова”

Архаичные обороты типа: Контроль за исполнением приказа оставляю за собой” при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 34-го положений табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, ее расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Например:

(личная подпись) И.П. Васильев

(личная подпись) П.С.Павлов

Распоряжение - правовой акт издаваемый руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения также издают заместители первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным вопросам хозяйственной, производственной, административной деятельности.

Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц .

Распоряжения издают также руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы.


3 ^ .Характеристика и правила оформления и составления справочно-информационных документов .


Справочно-информационные и справочно-аналитические документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения . позволяют выбирать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что они идут снизу вверх по системе управления . от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов . например переписка . используются для реализации информационных связей могут равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами .

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях, деловых встречах.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов .

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре коллегиального органа или секретаре руководителя.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая .

Краткий протокол - фиксирует обсуждающиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол - фиксирует не только обсуждающиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания и позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания.

Стенографический протокол - составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса выработку решения по нему.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения, вид документа, дата, номер документа, место составления протокола, место для заголовка к тексту или на обычных листах формата А4.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации при угловом расположении реквизитов от границы левого поля, а при продольном - по центру документа.

Дата оформляется цифровым способом (01.05.2002 ) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Датой протокола является дата заседания . а не дата подписания и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату его окончания (например:20-22.10.2003 ; 20.12.2003-23.12.2003 ). В протоколах общих собраний акционеров дату рекомендуется приводить буквенно-цифровым способом: 20-21 марта 2003г.

Регистрационный номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года.

В реквизите “Место заседания” указывается город, где состоялось заседание.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления. Заголовок оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита “Место заседания”.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется одинаково для всех видов протокола.

Вводная часть содержит информацию: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ, ПРИГЛАШЕННЫЕ, с указанием фамилий, инициалов, а при необходимости - должностей присутствующих и приглашенных в именительном падеже. При большом количестве участников совещания (более 15 человек ) составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. В протоколе делается отметка: Список участников прилагается.

Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал, после 16 ударов от левого поля на ПК.

В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня .

Слова ^ ПОВЕСТКА ДНЯ печатаются, как и предыдущие элементы вводной части, от левой крайней границы документа (нулевого положения табулятора), после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня располагаются по степени сложности, важности и в порядке обсуждения и нумеруются. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов “о” и “об”, нумеруются арабскими цифрами и оформляются с красной строки. Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности в родительном падеже.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку “Разное” в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допустима.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участниками заседания, в текст протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка. Повестка дня прилагается.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня по каждому вопросу по схеме СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВЛИ (РЕШИЛИ), слова печатаются прописными буквами с новой строки.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие, затем со следующей строки указывают инициалы, фамилию докладчика в именительном падеже (наименование должности указывают в повестке дня), после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если доклад застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной пишут: “Доклад прилагается”.

Слово ВЫСТУПИЛИ печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости фамилии выступающего указывается наименование должности.

Аналогичным образом оформляются выступления участников.

Ф.И.О. должность -содержание выступления

^ Ф.И.О. должность -содержание выступления.


В части протокола, связанной с решением собрания (заседания, совещания) указывают результаты принятых решений.


В разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично . так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных “за”, “против”, “воздержались”, а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Особое мнение излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Подписи располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола.

В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на номер и дату протокола.

Приложения решений, принятых на заседаниях коллегиальных органов, доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений, приказов), в виде копий или выписок из протокола.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: “за” -5, “против” -3, “воздержались” -0 или “единогласно”. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно. В протоколе общих собраний акционеров указывается также количество и процент голосующих акций.

В ходе заседания составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется . Если к протоколу прикладывается стенограмма, видео- или звукозапись, об этом делается запись после первой части протокола: “Заседание ученого совета стенографировалось”. Стенограмма прилагается”. Заседание совета директоров записывалось на видеокассету. Видеокассета прилагается”.

К протоколу подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.


Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.Докладная записка может быть инициативной, информационной, отчетной. Докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения, сообщают о выполненной работе, сделанных выводах и предложениях.

Виды докладных записок:


-Внешняя: представляется руководителю вышестоящей организации, оформляется на общем бланке организации, при его отсутствии на стандартном листе бумаги;

- Внутренняя . создается по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя, преследует цель повышения эффективности деятельности организации, составляется на стандартном листе бумаги.

Обязательные реквизиты докладной записки:

- наименование организации (для внутренней наименование структурного подразделения);

- наименование вида документа;

- место составления (для внешней докладной записки);

- заголовок к тексту;


Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

Первая часть: изложение фактов и событий, причины, послужившие поводом для ее написания.

Вторая часть: анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации.

Третья часть: выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами.

Возможно отсутствие второй части.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.

Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.


Предложение - служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-приглашения

Предложение составляется аналогично докладной записке, но, как правило, по указанию руководства. Текст предложения может состоять из двух частей: обоснования и заключения (перечня предложений) или только из одной части – конкретных предложений . Указание руководителя о подготовке предложений по какому-либо вопросу, как правило, дается одновременно нескольким или всем структурным подразделениям организациями.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем . В органах власти и управления предложения могут представляться в вышестоящие органы по вопросам, решение которых находится в компетенции вышестоящего органа.

На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др.

Реквизиты: Наименование организации, наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись.


Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:


  • документы, как правило, сопровождающие и поясняющие основной документ (план, отчет);

  • объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий . сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

- наименование структурного подразделения;


Текст объяснительные записки второй группысостоит из двух частей:

Первая: содержит факты, послужившие поводом к ее написанию.

Вторая: причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем .

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутреннейпереписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямыхруководителей.


Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер . В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю . в том числе вышестоящему. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель. Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. Датой служебной записки является дата ее подписания.


Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

- название вида документа;

- заголовок к тексту;


Текст содержит следующую информацию . фамилия; имя; отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий, в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; мотивы назначения; перемещения или поощрения, должность и структурное подразделение, на которую предполагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.


Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Сдачи -приемки (работ, материальных ценностей, документов);

обследования (состояние техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий фиксируют установленные факты и события, содержат выводы, рекомендации и предложения. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме .

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей) или комиссией, специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе . Лица, составляющие акт . должны изучить существо вопроса . подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы . регулирующие данный вопрос.

Главная цель акта: установление фактического состояние дел и правильное отражение их в акте.

Акт составляется на основе черновых записей . которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

- наименование вида документа;

- дата и номер документа;

- заголовок к тексту;

- отметка о наличии приложений;


Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом “акт”, например:

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.д.).

Текст акта состоит из двух частей:

  • Вводная часть указывает основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ, с указанием его номера и даты) и кем составлен акт (председатель, члены комиссии). Начинается эта часть акта словом “Основание” . которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова “Основание” ставится двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. С новой строки без отступа от левого поля пишется слово “Составлен”, ставится двоеточие и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.

Основная часть излагает сущность, характер, методы и сроки проделанной работы . установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется, количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами . деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на отдельном листе и прилагать к акту.

Акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.


Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов и событий. Справки бывают двух видов:

Справки по производственным вопросам: представляются по запросу вышестоящих, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составление справок применяется и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для ее составления.

Справки по запросам граждан . как правило, выдаются сотрудникам для подтверждения факта их работы в данной организации, размера зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть печатается заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: “Настоящая справка дана…”, “Настоящим подтверждается, что … действительно работает…” и т.д.

Наименование организации, в которую представляется справка, обязательно указывается в тексте. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.


Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т.д.) Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанным одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки, обобщения.

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Обязательные реквизиты сводки: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (СВОДКА), дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем организации.


Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень может быть самостоятельным документом или является приложением к распорядительному документу . Оформляются перечни на стандартных лицах бумаги формата А 4. Если перечень является самостоятельным документом, он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год, гриф утверждения. Текст перечня, как правило, оформляется в виде таблицы.

Перечни в большинстве своем являются утвержденными документами . Перечни утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.


Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации.

Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении .

Текст списка излагается в виде перечисления объектов, нумеруемых арабскими цифрами, или в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости – руководителем организации. Списки, являющиеся приложениями к распорядительным документам, визируются составителем.

^ СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

  1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов.

  2. ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.

  3. ГОСТ 6.10.1-88 Унифицированные системы документации. Основные положения.

  4. Общероссийский классификатор управленческой документации (ред. от 01.05.2000).

  5. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

  6. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) (приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33).

  7. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, Москва, 2003.

  8. Основные правила работы архивов организаций. 2002.

  9. Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.93 № 5341-1 “Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”.

  10. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения (В редакции Госналогслужбы РФ Росархива от 27.06.96 с изменениями внесенными Указаниями, утвержденными Росархивом 06.10.2000).

  11. Правила оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 № 1239).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена распоряжением Правительства Российской Федерации от 31.10.2000 № 1547-р).

12. Архивное дело. Сборник федеральных норм, Москва, 2003.

13. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие – М. Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003.

14. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) Под редакцией проф. Т.В.Кузнецовой, Москва, 2002.

15.Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов, Москва, 2003.

16. Гутгарт Р.Д. Документирование управленческой деятельности, курс лекций, Москва, ИНФРА-М, 2001.

17. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев и др. - М. Инфра-М, 1998.

18. Павлюк Л.В. Киселева Т.И. Воробьев Н.И. Справочник по делопризводству, архивному делу и основам работы на компьютере, Москва – Санкт- Петербург, "Издательский дом Герда", 2001.

19. Стенюков М.В. Делопроизводство, Конспект лекций, Москва, 2002.

20. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству, Москва, 2001.

Похожие:

Документация в школьной библиотеке
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства гост 30-97 «Унифицированная.

Требования к оформлению аттестационных документов
Все документы оформлять в соответствии с типовыми требованиями делопроизводства: шрифт Times New Roman 14 размера; межстрочный интервал.

Общие требования к оформлению рефератов
Реферат (от лат rеfеrо докладываю, сообщаю) — краткое изложение научной проблемы, результатов научного исследования, содержащихся.

Требования к оформлению презентаций
В оформлении презентаций выделяют два блока: оформление слайдов и представление информации на них. Для создания качественной презентации.