Инструкция по делопроизводству Общие положения

Администрация закрытого административно-территориального образования г. Заозерска

Управление образования Администрации ЗАТО г. Заозерска

муниципальное дошкольное образовательное учреждение

детский сад комбинированного вида № 4 «Сказка»

ЗАТО г. Заозерска Мурманской области

приказом от 31.01.2013

Инструкция по делопроизводству

1. 
   Настоящая инструкция по делопроизводству устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.
   
2. 
   Руководство и контроль за ведением делопроизводства в муниципальном дошкольном образовательном учреждении детский сад комбинированного вида № 4 «Сказка» ЗАТО г.Заозерска Мурманской области (ДОУ № 4 «Сказка») осуществляет заведующая ДОУ № 4 «Сказка» и заведующая канцелярией. Они дают указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения сотрудниками ДОУ, проверяют состояние делопроизводства.
   

1. 
   На заведующую канцелярией возлагается:
   

и качественное исполнение документов, их сохранность.

1.3.2 Непосредственное ведение делопроизводства, обеспечение учета

и прохождения документов в установленные сроки,

информирование руководства о качестве их исполнения,

осуществление ознакомления сотрудников с нормативными и

методическими документами по делопроизводству.

1.3.3 Документы со сроком исполнения визируются заведующей

канцелярией или делопроизводителем в журнале входящей

корреспонденции с указанием срока исполнения. Работники ДОУ

№ 4 «Сказка» несут ответственность за выполнение требований

Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных

документов. Об утрате документов немедленно докладывают

заведующей ДОУ и заведующей канцелярией.

1.3.4 В журнале входящей корреспонденции, фиксирующем документы

со сроком исполнения, заведующей канцелярией или

делопроизводителем делается запись «исх №, дата», в графе

«краткое содержание ответа» или в графе «примечания».

1.3.5 При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся

у него документы по указанию заведующей ДОУ № 4 «Сказка»

передаются другому работнику, который обязан принять меры к их

своевременному исполнению. При увольнении или перемещении

заведующей канцелярией производится передача дел и документов,

о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается

1. 
   Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется заведующей ДОУ № 4 «Сказка», ее заместителем по ВМР, старшим воспитателем, заместителем по АХР по поручению руководителя.
   
2. 
   Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.
   
3. 
   Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника ДОУ № 4 «Сказка».
   
4. 
   Порядок работы с письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется настоящей инструкцией и законодательством РФ.
   

1. 
   Особенности подготовки и оформления
   

1. 
   Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы ДОУ № 4 «Сказка».
   
2. 
   Проекты приказов печатаются на бланке ДОУ № 4 «Сказка». Датой приказа является дата его подписания. Приказы по основной деятельности, командировкам (отпускам) и приказы по личному составу формируются отдельно. Нумеруются в пределах календарного года. Проекты приказов готовит сотрудник, назначенный ответственным за исполнение данного поручения или заведующая ДОУ № 4 «Сказка».
   
3. 
   Бланки ДОУ № 4 «Сказка» утверждаются приказом по основной деятельности. Копии приказов заверяют печатью ДОУ № 4 «Сказка» и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает руководитель дошкольного учреждения.
   
4. 
   Проект приказа во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение десяти дней, если не установлен другой срок.
   

2.2. Положение, правила, инструкция

2.2.1 Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются

системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к

компетенции ДОУ № 4 «Сказка». В правилах устанавливаются нормы и

требования, обязательные для выполнения.

2.2.2 В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо

деятельности или порядок применения положений законодательных и

1. 
   Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем.
   
   1. 
      Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении ДОУ № 4 «Сказка».
      
2. 
   Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции
   

1. 
   Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке
   

1. 
   Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников, готовивших вопрос к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через три дня со дня заседания.
   
2. 
   Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
   
3. 
   Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний трудового коллектива, экспертных комиссий и др.
   
4. 
   Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылке; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель. Копии протоколов заверяются печатью. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.
   
1. 
   Служебные письма
   

- как ответы о выполнении поручений Министерства образования РФ;

- как ответы о выполнении поручений Министерства образования и

науки Мурманской области;

- как исполнение поручений администрации исполнительных органов

- как ответы о выполнении поручений Управления образования

Администрации ЗАТО г.Заозерска;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

1. 
   Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем.
   
2. 
   Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
   
3. 
   Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
   

1. 
   Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма ДОУ № 4 «Сказка» оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ 6-30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методическими рекомендациями по применению ГОСТ 6-30-2003.
   
2. 
   Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
   
3. 
   Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
   
4. 
   Подпись документа.
   

подписываются заведующей ДОУ № 4 «Сказка». Если должностное

лицо отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его

3.5 Адресование документа.

3.5.1 Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям

или конкретным лицам.

3.6 Согласование документа.

3.6.1 Согласование документа оформляется визой на документе или грифом

согласования. Визирование проекта документа проводится при

необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его

правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на

подпись документы визируются исполнителем и руководителем

3.7 Утверждение документа.

3.7.1 На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения

проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

3.8.1 В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия

исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием

регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция

3.9 Отметка об исполнителе.

3.9.1 Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу

лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника

1. 
   Оформление приложений к документу.
   
   1. 
      Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты
      

1. 
   Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату, подпись исполнителя или руководителя учреждения, в котором исполнен документ.
   

1. 
   Организация документооборота и исполнение документов
   

1. 
   Прием, обработка и распределение поступающих документов.
   
   1. 
      Документы, поступающие в ДОУ № 4 «Сказка» на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
      
   2. 
      Прием и первичная обработка документов осуществляются делопроизводителем. На полученном документе в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп.
      
2. 
   Организация обработки и передачи отправляемых документов .
   

1. 
   Документы, отправляемые ДОУ № 4 «Сказка», передаются почтовой и электронной связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется делопроизводителем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
   
2. 
   С помощью средств электронной связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
   
1. 
   Порядок прохождения внутренних документов.
   

1. 
   Оформленные документы передаются на подпись заведующей ДОУ.
   
2. 
   Копии подписанных руководителем распорядительных документов в обязательном порядке раздаются сотрудникам, которым поручено исполнение документа.
   

^ 5. Поисковая система по документам

1. 
   Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
   
2. 
   Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.
   
3. 
   Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
   

^ 6. Контроль исполнения документов

1. 
   Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода результатов исполнения документов, информирование администрации и сотрудников ДОУ № 4 «Сказка» в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
   
2. 
   Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается заведующей ДОУ № 4 «Сказка».
   
3. 
   Контроль исполнения обеспечивает заведующая ДОУ № 4 «Сказка» и, по ее поручению, заведующая канцелярией или делопроизводитель, который осуществляет учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляет заведующая и сотрудники ДОУ № 4 «Сказка».
   
4. 
   Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних – с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из органов управления образованием, организаций, а также обращений граждан – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются заведующей ДОУ исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
   

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку

«срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку

«оперативно» - в 10-дневный срок, остальные в срок не более месяца;

- по обращениям граждан, поступившим в ДОУ № 4 «Сказка» и

требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца

со дня регистрации,

- по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на

нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее

рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения

1. 
   При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечении этого срока.
   
2. 
   Снятие документа с контроля осуществляет заведующая ДОУ либо по поручению, заведующая канцелярией или делопроизводитель.
   
   1. 
      Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. В журнале входящей корреспонденции контроль фиксируется в виде «исх.№, дата» или записи делопроизводителя об исполнении.
      

^ 7. Организация документов в делопроизводстве

1. 
   Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
   
2. 
   При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о ДОУ № 4 «Сказка», штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности ДОУ № 4 «Сказка», их виды, состав и содержание.
   
3. 
   Согласовывается номенклатура дел с государственным архивом не
   

1. 
   Номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Если вносятся изменения, то номенклатура согласовывается с Архивным отделом города.
   
2. 
   Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры ДОУ № 4 «Сказка».
   

1. 
   Формирование и оформление дел.
   
   1. 
      Дела формируются в ДОУ № 4 «Сказка».
      
   2. 
      Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет
      

1. 
   Контроль за правильным формированием дел осуществляет
   

1. 
   При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
   

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с

заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за

исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного

-помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы на общих

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату,

лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

7.2.4.1 При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок

1. 
   Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
   
   1. 
      Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
      
   2. 
      В отдельные дела по хронологии, в зависимости от видов документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его президиума, приказы Минобразования России, Министерства образования Мурманской области, административных органов.
      
   3. 
      Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
      
   4. 
      Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
      
   5. 
      Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
      
   6. 
      Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
      
   7. 
      Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
      
   8. 
      Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
      
2. 
   Дела ДОУ № 4 «Сказка» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дел проводится заведующей канцелярией и делопроизводителем при методической помощи и под контролем архива.
   
1. 
   Организация оперативного хранения документов.
   
   1. 
      С момента заведения и до передачи в архив дела ДОУ № 4 «Сказка» хранятся по месту их формирования. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заведующей ДОУ № 4 «Сказка» с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
      

1. 
   ^ Порядок передачи документов на хранение в архив
   

1. 
   Документы ДОУ № 4 «Сказка» являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив как государственная часть Архивного фонда РФ.
   
2. 
   Для хранения документов государственной части Архивного фонда РФ и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовке к передаче на государственное хранение ДОУ № 4 «Сказка» образует архив.
   
3. 
   Подготовка документов к передаче на хранение в государственный архив включает работу делопроизводителя, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
   
4. 
   Экспертиза ценности документов.
   
   1. 
      Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ДОУ № 4 «Сказка» создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
      
   2. 
      Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются заведующей ДОУ № 4 «Сказка». Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с республиканским, краевым, областным или городским архивом.
      
   3. 
      При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в ДОУ № 4 «Сказка»; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
      
   4. 
      По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению.
      
   5. 
      Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
      
   6. 
      Опись дел утверждается руководителем ДОУ № 4 «Сказка».
      
   7. 
      Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Согласованные ЭК акты утверждаются заведующей ДОУ № 4 «Сказка» только после утверждения ЭПК соответствующего архива описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
      

1. 
   В архив ДОУ № 4 «Сказка» передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только с описями дел, сформированными, пронумерованными, прошитыми.
   
2. 
   Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования сотрудниками. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. По истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
   
3. 
   Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителем ДОУ № 4 «Сказка».
   
4. 
   В период подготовки дел к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформление и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел ДОУ № 4 «Сказка». Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники ДОУ № 4 «Сказка» обязаны устранить.
   
5. 
   Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии заведующей канцелярией или делопроизводителя.
   
6. 
   В случае ликвидации или реорганизации учреждения заведующая канцелярией в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от срока хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
   

Инструкция по ведению делопроизводства

Утверждено
приказом отдела образования
от 16.01.2012 г. № 13

Инструкция составлена в соответствии с Государственным стандартом РФ ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»(принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст), примерной инструкцией по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов РФ, утвержденной Минобразованием России 06.05.2002г.

1.1. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения.

1.2. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности. необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники.

2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности. определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между учреждениями и другими организациями.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы (устав учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях ; должностные инструкции сотрудников; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 12000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов лечебно-профилактических мероприятий, вопросов финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем).

Оформляется приказ на бланке учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

к приказу от 11.02.2001 N 2

При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер.

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

к приказу от 02.02.2001 N 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, советов или собраний.

Протоколы оформляются на бланках учреждения и содержат следующие реквизиты: наименование учреждения, наименование вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, виза, текст, подписи, отметка о направлении в "дело". Дата протокола - это дата проведения совещания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали") и переменную (фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии, должности лиц, приглашенных на совещание.

При количестве участников совещания более 10 составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" пишутся от 0-нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова "повестка дня" печатают от 0-нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование учреждения, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности учреждения, относятся: справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы.

Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов: наименование учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе, отметку об исполнении и направлении в дело, отметку о переносе данных на машинный носитель.

Телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания, без переноса слов.

Телефонограмма включает следующие реквизиты:

наименование учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается,

Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов.

3. Прием и регистрация документов

3.1. В канцелярии учреждения все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов.

3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

3.3. Регистрация документов производится в день их поступления.

3.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления

3.5. Регистрация всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется в журналах регистрации входящих и исходящих документов

4.Контроль за сроками исполнения документов

4.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель учреждения, зав.канцелярией, секретариатом.

4.2. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка РКК. При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.

4.3. Вся поступающая в учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок.

4.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия заведующего канцелярией (секретаря) поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Документ снимается с контроля после его исполнения.

5. Составление номенклатуры и формирование дел

5.1. Составление номенклатуры дел.

5.1.1. В целях правильного формирования дел учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

5.1.2. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения

5.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки и распределения исполненных документов в дела, индексации дел, определения сроков их хранения.

5.2. Формирование дел.

5.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.2. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

5.2.3. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

5.2.4. В деле группируются документы одного календарного (01.01 - 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

5.2.5. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.

5.3. Систематизация отдельных категорий документов.

5.3.1. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

5.3.2. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

5.3.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам .

5.3.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

5.3.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

заявление о приеме на работу;

направление или представление;

листок по учету кадров;

документы об образовании;

выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

5.3.6. Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

5.3.7. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

6.Подготовка документов к передаче в архив

6.1. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи.

6.2. Экспертиза ценности документов.

6.2.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.

Экспертизу ценности документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

6.2.2. Экспертная комиссия назначается приказом руководителя общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря общеобразовательного учреждения.

Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.

6.3. Оформление дел.

6.3.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись

6.3.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название вышестоящей организации, название общеобразовательного учреждения, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка "хранить постоянно", номер фонда, описи, дела

6.3.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения:

в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др. и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;

из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

6.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

6.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.

В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

6.3.6. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

6.3.7. Дела временного хранения оформляются упрощенно:

они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

6.4. Описание документов постоянного срока хранения.

6.4.1. По окончании делопроизводственного года в тех общеобразовательных учреждениях, которые являются источниками комплектования государственных архивов, производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (так построена и примерная номенклатура общеобразовательного учреждения). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК (экспортно-проверочной комиссией) этого архива не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

6.4.2. Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения по основной деятельности и на дела по личному составу.

6.4.3. Описи составляются секретарем.

6.4.4. Опись ведется в единой валовой нумерации в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с государственным архивом, куда поступают документы учебного заведения (приложение 21).

6.4.5. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении (приложение 22).

7. Обеспечение сохранности дел

7.1. Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

7.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

7.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.