Реквизит документа

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 9

Примечание: в ГОСТ Р 6.30-2003, скорее всего, допущена ошибка при указании места реквизита "Гриф утверждения документа" в схемах размещения реквизитов. Данный реквизит вынесен в зону верхнего поля, хотя он должен располагаться на уровне реквизита "Адресат" (реквизит 15).

Схема расположения реквизита "Гриф утверждения документа" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположениереквизита "Гриф утверждения документа"
на формате А4 углового бланка
01 -Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 -наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 -отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.
Расположениереквизита "Гриф утверждения документа"
на формате А4 продольного бланка
01 -Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 -наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 -отметка о контроле; 20 - текст документа

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 53.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.16.
3-6 Там же. – Пункт 3.16.
7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М. 2003. – 90 с.
8 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации / ВНИИДАД. — М. 2007. — 264 с.
9 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.16.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение. 1

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. 2

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2009

При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции. 3

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. 4

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Резолюция"

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 5 Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Несмотря на то что резолюция, как правило, пишется на свободном от текста месте, существует схема расположения данного реквизита, которая приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположениереквизита "Резолюция" на формате А4 углового бланка
01 -Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 -наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 -отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.
Расположениереквизита "Резолюция" на формате А4 продольного бланка
01 -Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 -наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 -отметка о контроле; 20 - текст документа

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 57.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.17.
3 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М. 2003. – 90 с.
4 Там же.
5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М. Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

Заголовок официального документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание. 1

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. 2

Заголовок может отвечать на вопросы:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Должностная инструкция ведущего эксперта. 3

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. 4

Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. 5

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. 6

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 7

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту". 8

Рис. 1.
Пример оформления заголовка письма

Схема расположения реквизита "Заголовок к тексту" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположениереквизита "Заголовок к тексту" на формате А4 углового бланка
01 -Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 -наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 -отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.
Расположениереквизита "Заголовок к тексту" на формате А4 продольного бланка
01 -Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 -наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 -отметка о контроле; 20 - текст документа

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 55.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.18.
3 Там же. – Пункт 3.18.
4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М. Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
5 Там же.
6 Там же.
7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.18.
8 Там же. – Пункт 4.7.

Отметка о контроле

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 1

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Отметка о контроле"

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о контроле" приведена на рисунках 2 и 3.

Рис. 2.
Расположениереквизита "Отметка о контроле" на формате А4 углового бланка
01 -Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 -наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 -отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 3.
Расположениереквизита "Отметка о контроле" на формате А4 продольного бланка
01 -Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 -эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 -основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 -код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
10 -наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 -ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;
15 -адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;
19 -отметка о контроле; 20 - текст документа

__________
1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.19.

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. 1

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. 2

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке. 3

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 4

Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов. 5

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 6

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ("фамилия", "возраст", "место рождения") или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. 7

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. 8

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. 9

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 10

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 11

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). 12

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, 13 при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. 14

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д. то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. 15

Рис. 1.
Пример оформления ссылки на документ-основание
и нумерации пунктов

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). 16

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). 17

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). 18

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили"). 19

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). 20

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", ВНИИДАД считает возможным"). 21

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 22

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 23

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. 24

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения. 25

__________
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 58.
2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М. Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20.
3 Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" [по состоянию на 11 декабря 2002 г.] – Статья 17.
4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.
5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М. Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
6 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.
7 Там же. – Пункт 3.20.
8 Там же. – Пункт 3.20.
9 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.
10 Там же.
11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.
12 Там же. – Пункт 3.20.
13 Там же. – Пункт 3.20.
14 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М. Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
15 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20.
16-21 Там же. – Пункт 3.20.
22 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост. М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М. 2003. – 90 с.
23-25 Там же.

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 1

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. 2

Отметка о контроле - Студопедия

Ø фиксируют отметку о контроле сроков исполнения, даты проверки, конкретных причин задержки исполнения, движения документов

Состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими данными, как:

· расписка специалиста в получении документа,

· отметки о ходе исполнения,

· наличие приложений и др.

Расположение реквизитов на карточке, размеры зон для записи информации, порядок использования оборотной стороны карточки и состав дополнительных реквизитов определяются самим учреждением и регламентируются в инструкции по документационному обеспечению. Допустимо произвольное расположение граф.

Сложные графы можно разделить на составные части или самостоятельные части («дата поступления и индекс документа», «дата документа и индекс»).

Форма карточки может быть машинно-ориентированной, т.е. иметь зоны (поля) для кодирования реквизитов, переносимых на машинный носитель. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов. Рекомендуется заготовлять РКК формата А5 (148 х 210), который дает возможность полно и без сокращений заполнять все зоны карточки на пишущей машинке. Она может иметь и формат А6 (105 х 148).

Для различных регистрируемых групп и видов документов можно использовать карточки различных цветов (для входящих документов - карточки зеленого цвета, для исходящих - синего, для внутренних - желтого), цветные полосы по верхнему полю или по диагонали, различный шрифт. Так, приказы руководителя регистрируют на карточках с красной полосой, распоряжения заместителя - с синей полосой и т.д.

Образец лицевой стороны РКК

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения

• Каменева Екатерина | эксперт в области документационного обеспечения управления

Этапы обработки документов и хода их исполнения рассматриваются в статье через призму специально предусмотренных для этого реквизитов: «Отметка о поступлении документа в организацию», «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Вы узнаете о порядке и способах их оформления. Многочисленные цитаты нормативных документов и емкие примеры позволяют полностью разобраться в вопросе.

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003) 1. Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:

Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении ­определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?

Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими. Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа». Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно-­распорядительных документах, кроме писем.

Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?

Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ­юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.

Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:

• «Резолюция»;
• «Отметка о контроле»;
• «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
• «Отметка о поступлении документа в организацию».

Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов .

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа ­документа или на его обороте.

Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).

Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое. Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу. Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.

При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата). Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления 2. Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими ­документами, которая еще не успела отмереть.

Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:

• индексом корреспондента,
• индексом вида документа,
• индексом подразделения — исполнителя и т.д.

Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа. которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.

Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.

Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.

Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию». И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.

При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30–2003, введенным в действие 1 июля 2003 г. Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.

Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и ­регистрационным штампом понимается одно и то же.

Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).

Резолюцией называется реквизит. содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.

Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.17. Резолюция. написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции :

• 1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
• 2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
• 3 часть — личная подпись руководителя;
• 4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.

Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения. Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость. Нецелесообразно применять выражения типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные ­резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.

В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также ­трудоемкостью и сложностью поручения).

Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ГОСТу Р 6.30–2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа (см. Пример 1). Поэтому именно такое расположение резолюции на документе встречается наиболее часто.

Следует также отметить, что оформление резолюции допускается на отдельном листе, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см), на котором в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата документа (уменьшенный вариант показан в Примере 2), а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения «движутся» сверху вниз: от руководителей к их непосредст­венным подчиненным. В крупных организациях со сложной структурой и несколькими уровнями подчиненности на один документ может создаваться несколько резолюций с одним содержанием, но разными авторами и исполнителями. Например, в крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений. Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредст­венным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.Реквизит «Отметка о контроле»

Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция ) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.

Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).

Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе. Соответст­венно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.

В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» .

Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.

ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного ­подразделения, в котором исполнен документ.

Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).

Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30–2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.

1 ГОСТ Р 6.30–2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

2 Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988, не является в настоящее время нормативным ­документом.