Вопрос грамотным бухгалтерам

Ольга Ж Просветленный (22371), закрыт 7 лет назад

Дополнен 7 лет назад

Ох, пока я тормозила с добавлением, столько ответов))) Вопрос вот в чем

На основании каких документов отражается расход бланков трудовых книжек (в приходно-расходной книге по учету бланков) при выдаче их сотрудникам? Заявление сотрудника о выдаче трудовой книжки? Акт? Если акт, то какой, приведите, пожалуйста, примерное его содержание и правила оформления.

На основании каких документов отражается приход бланков? Счет-фактура организации-продавца? Еще какие-то документы?

Заранее благодарю за подробные ответы!

Ольга Ж Просветленный (22371) 7 лет назад

Еще огромная просьба - где посмотреть образец отчета о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них? Для полного счастья))

******* Профи (816) http://www.zarplata-online.ru/main/article.phtml?code=134

cruel Мудрец (12665) 7 лет назад

Леонид Сабаев Просветленный (22873) 7 лет назад

Я хоть и не бухгалтер, но отвечу. Должна быть заведена книга по учету бланков трудовых книжек. Образец книги можно найти в интернете.

Nick Storozhev Оракул (57064) 7 лет назад

есть стандартный журнал учета

Ольга Ж Просветленный (22371) 7 лет назад

Да, спасибо за ответ, но что в этом журнале пишется в графе основание?

Ираида Пантелемойловна Мастер (2402) 7 лет назад

у меня на забалансе кассир ведет учет трудовых и прочих бланков строгой отчетности в 1С. кому они нужны? если только уголовное дело какое заведут и будет там фигурировать трудовая какая нить

Ольга Ж Просветленный (22371) 7 лет назад

Да, на забалансовом счету 006. На основании каких документов Ваш кассир учитывает приход и расход в приходно-расходной книге? Заранее спасибо за ответ.

Ираида Пантелемойловна Мастер (2402) на основании накладных ,которые выписывает сам ,а приход на основании приходных накладных от фирмы-поставщика

Ирина Мудрец (10203) 7 лет назад

Если книжку завели, то бух. проводит списание ее с 10 на 73, с последующим удержанием из 70у сотрудника. Или в кассу внесут средства. А Приход как обычно по накладной, НДс не зачитывать, это не ваши книжки, а сотрудника.

Ираида Пантелемойловна Мастер (2402) 7 лет назад

у нас не вносят в кассу за трудовики. я списываю на забаланс и на прибыль не влияет

Ирина Мудрец (10203) Это тоже верно, на забалансовом нужно везти, но яэтого не делаю, 10 достаточно. Можно списать за счет ч/прибыли 91,2, а в ТК написано, что эти суммы удерживаются у сотрудника, на этом основании и удерживаем из ЗП.

Приходно-расходная книга по учёту

Из Системы Главбух :

Кто в фирме должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

А.Ю. Васенина
главный редактор журнала «Кадровое дело»

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой фирме из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари и другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя фирмы в свободной текстовой форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии фирмы. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя фирмы, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Самый простой путь - самый верный. Самое простое решение - всегда надежнее сложных.

Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, 2016, 2017 - Документы делопроизводства предприятия - Образцы и блан

Калькулятор процентов задолженности по ст. 395 ГК РФ
по новым правилам от 1 августа 2016 года (ставки ЦБ от 19 сентября 2016 года) от команды Договор-Юрист.Ру

Калькулятор расчёта пени по оплате коммунальных услуг
по новым правилам от 1 января 2016 года от команды Договор-Юрист.Ру (ставки ЦБ от 19.09.2016)

Калькулятор расчёта пени за капитальный ремонт
по новым правилам от 4 июля 2016 года от команды Договор-Юрист.Ру (ставки ЦБ от 19.09.2016)

Вам задержали зарплату — Вы можете получить проценты
Калькулятор процентов задолженности по зарплате (ст. 236 ТК РФ) от команды Договор-Юрист.Ру (ставки ЦБ от 19.09.2016)

Договор-Юрист.Ру Сообщество юристов России
кодексы и образцы договоров

Бесплатные юридические консультации:

Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов. Документ «Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее» предоставлен для вас в разных форматах: онлайн-версия, DOC, PDF, RTF, ODT, XLS и др.

Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей. Бумага и подпись – лучшее доказательство ваших намерений.

Копирование материалов с сайта Договор-Юрист.Ру возможно только с разрешения администрации сайта и с индексируемой ссылкой на источник.

Бесплатные юридические консультации:

С-Петербург и ЛО:

по России: 8 800 333-45-16 доб. 498

Порядок учета и хранения трудовых книжек - правила, где должны храниться

Делопроизводство

Оформляясь на новое место работы, соискатель предъявляет новому работодателю свою трудовую книжку.

Если соискатель оформляется на работу в первый раз, и этого документа у него нет, то работодатель должен завести её для нового сотрудника.

В ст. 65 ТК РФ сказано, что трудовая книжка является тем документом, который соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Исключение составляет тот случай, когда гражданин устраивается на работу впервые.

Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.

О том, в какой форме должны храниться книжки, а также порядок учета, их ведение и способ заполнения установлены Правительством РФ.

Для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».

Из вышеуказанного Постановления можно сделать вывод, что трудовые книжки предназначены только использования их работодателем.

Поступать в розничную торговлю они не должны. И если соискатель на должность предъявит кадровику лично им купленную в сети розничной торговли трудовую книжку, кадровик не должен её использовать.

О том, как правильно вести и учитывать трудовые книжки, говорится в Правилах, которые являются Приложением к Постановлению № 225.

Работодатель самостоятельно должен покупать бланки трудовых книжек.

Они — его собственность до тех пор, пока кадровиком не будут внесены первые записи о трудоустройстве нового сотрудника. Когда сотрудник увольняется, и уже издан соответствующий приказ, ему отдаётся его книжка.

Покупать бланки трудовых книжек и вкладышей к ним с рук нельзя.

Это может привести к тому, что данный документ окажется фальшивкой, и предприятию придётся заплатить штраф.

У работодателя в обязательном порядке должны быть запасные бланки и вкладыши.

Приходует чистые бланки и трудовые книжки от сотрудников на предприятии работник, который уполномочен на это руководством. Как правило, это работник кадровой службы.

Данные о книжках и бланках заносятся в приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей к ней. Она ведётся строго по регламенту, указанному в п. 41 Правил.

Ответственный работник – кадровик в конце каждого календарного месяца подаёт сведения в бухгалтерию предприятия о наличии у него чистых бланков и вкладышей, а также о том, сколько бланков он получил, а сколько израсходовал в текущем месяце.

При этом указываются реквизиты книжки, а также её стоимость.

Работодатель приобретает чистые бланки трудовых книжек за определённую плату.

Согласно п. 47 Правил, при прекращении трудового договора и выдаче сотруднику на руки его трудовой книжки (в том случае, если это трудоустройство у увольняющегося сотрудника было первым, и документ оформлял этот работодатель), работодатель взимает с сотрудника плату, равную расходам на приобретение бланка.

Если бланк трудовой книжки испорчен работодателем, и вины работника в этом нет, то плата с сотрудника не взимается.

Такое же правило действует, если произошла массовая утеря трудовых книжек сотрудников при чрезвычайных ситуациях или техногенных катастрофах.

Как можно восстановить трудовую книжку при утере? Узнайте тут .

Все операции с трудовыми книжками отражаются в приходно-расходной книге. Здесь указываются даты совершения операций, а также реквизиты каждой книжки.

Как правило, ведут эту книгу сотрудники бухгалтерии, а не кадровики. Кадровики отвечают за сохранность бланков, а бухгалтера – за их учёт.

Согласно ст. 84. 1 ТК РФ, работодатель обязан отдать сотруднику его трудовую книжку в тот день, когда трудовой договор с ним расторгается.

В этот же день производится необходимый расчёт.

Это документ необходим для учёта операций с трудовыми книжками.

Вести книгу надо в соответствии с установленными правилами:

• На первом листе необходимо отметить, когда книга начата и сколько в ней всего листов. Их пронумеровывает ответственный за ведение книги.
• Книгу необходимо обернуть в твёрдую обложку и прошить суровыми нитками. Затем её нужно опечатать с помощью номерной индикаторной пломбы, которая сразу же позволяет заметить факт вскрытия.
• Далее нужно поставить печать отдела кадров или печать предприятия и указать число страниц в книге. Название предприятия должно быть точно такое же, как и в уставе фирмы.
• На 2-ой странице нужно сделать запись о сотруднике, который отвечает за ведение книги. Обязательно нужно указать реквизиты приказа о назначении данного сотрудника ответственным.

Книга состоит из 12 колонок.

При их заполнении стоит учитывать, что:

• в графах 2, 3 и 4 пишутся только арабские цифры;
• закупать бланки нужно только у представителей Госзнака, о чём нужно делать соответствующую запись в графе 5;
• в этой же графе указываются сведения о сотруднике, которому были выданы бланки;
• в графе 9 нужно точно указывать затраты на закупку чистых бланков;
• в графе 12 указывается сумма, которая взимается при выдаче книжки.

Бланк документа можно скачать тут:

Он отражается в специальной книге — книге движения трудовых книжек. документ включает в себя 13 граф.

Заполнять его можно несколько лет, так как он используется до тех пор, пока не кончатся страницы.

В этой книге указываются сведения:

• о тех трудовых книжках, которые переданы в кадровую службу вновь пришедшими сотрудниками;
• о новых бланках трудовых книжках, которые оформляются на новых сотрудников, устраивающихся на работу впервые;
• о выданных трудовых книжках при увольнении сотрудников, их переводе на другое место работы и прочее.

• Графа 1 описи или книги отражает порядковый номер операции.
• В графах 2, 3 и 4 указывается дата принятия книжки к учёту.
• В графе 5 указывается ФИО сотрудника, чья это книжка.
• В графе 6 – её реквизиты.
• В графе 7 и 8 – должность принятого сотрудника и подразделение, где он будет трудиться.
• Графа 9 – реквизиты приказа о приёме на работу.
• Графа 10 – подпись ответственного лица о том, что принял книжку на хранение.
• Графа 11 – стоимость бланка, если он оформляется впервые.
• Графа 12 – последний день работы. Заполняется при увольнении сотрудника.
• Графа 13 – подпись сотрудника о том, что книжку на руки он получил.

Бланк документа (утвержден инструкцией № 69):

При использовании бланков необходимо составить отчёт за прошедший месяц.

Делает это кадровик и передаёт бухгалтеру для внесения записей в приходно-расходную книгу.

Может случиться и так, что бланк трудовой книжки необходимо будет списать. Как это сделать?

В п. 42 Правил сказано, что списываются бланки посредством составления акта.

Если на предприятии неправильно хранятся трудовые книжки, а также есть нарушения по их учёту и выдаче, то вся ответственность возлагается на работодателя. Руководитель предприятия должен назначить ответственного сотрудника.

За нарушения учёта и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечён к ответственности, вплоть до уголовной. Примером может служить привлечение к ответственности по ст. 140 УК РФ и ст. 292, 293 УК РФ. Санкцией по данным статьям является штраф.

Но самая «распространённая» ответственность – это по ст. 5. 27 КоАП РФ.

Ответственное лицо за ведение учёта бланков трудовых книжек, а также за правильное их хранение и выдачу, назначается работодателем из числа кадровых работников.

Об этом должен быть издан кадровый приказ:

Назначенный сотрудник должен поставить свою подпись на данном документе.

Как завести трудовую книжку впервые? Узнайте тут .

Как составляется ходатайство о приеме сотрудника на работу в порядке перевода? Смотрите здесь .

Размер штрафа зависит от того, по какой статье вводится санкция.

Если по ст. 5. 27 КоАП РФ, то размер штрафа должностному лицу будет при первичном нарушении от 1 до 5 тысяч рублей, а при повторном – от 10 до 20 тысяч рублей. Предприятие же, как юридическое лицо, будет оштрафовано в первый раз на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а второй раз – на сумму от 50 до 70 тысяч рублей.

Если же речь идёт об уголовной ответственности, то сумма штрафа может колебаться от 120 тысяч рублей и выше.

Где должны храниться трудовые книжки? Трудовая книжка хранится на предприятии во время всего периода работы конкретного сотрудника.

Книжки хранятся в сейфе ответственного работника как бланки строгой отчётности.

На сегодняшний день трудовая книжка – это самый важный документ работающего человека — здесь сведения обо всех местах работы и о стаже этого сотрудника.

Но в текущем 2016 году встал вопрос о необходимости использования этих документов — было предложено перейти на электронные трудовые книжки или совсем их отменить.

Сейчас стаж для пенсии подтверждается страховыми взносами, уплаченными работодателями за сотрудника, поэтому как будет дальше «работать» система учета трудовых книжек — покажет время.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек

Что представляет из себя приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек

Эту приходно-расходную книгу обязательно включает в себя кадровое делопроизводство. Такая книга, как следует из названия, регистрирует приход и расход трудовых книжек. Они являются важным документом в регистрации факта рабочей деятельности и её продолжительности. Информация о движении таких документов обязательно должна быть занесена в соответствующую книгу.

У каждого работодателя должно быть достаточно бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Вкладыши нужны для заполнения необходимой информации, когда в бланке работника заканчивается свободное место. Эта книга, как и другие кадровые журналы и книги, помогает структурировать, упорядочивать и хранить важную информацию. У вас будет быстрый доступ ко всем необходимым данным.

Далее вы узнаете, как правильно проводить учет выдачи бланков трудовых книжек. Учётом может заниматься как уполномоченное лицо, так и отдел или специальная компания. При начале работы, изменениях в ней, а также её прекращении - работодатель обязан внести все необходимые данные в трудовую книжку работника, а также отметить ключевые моменты в соответствующем кадровом журнале.

В приходно-расходной книге по учёту бланков трудовых книжек часто заполняются такие графы:

• номер записи;
• дата (число, месяц, год);
• регистрация того, от кого получено или кому отпущено;
• данные о документе (номер, дата, наименование);
• отдельная графа по приходу, которая включает количество трудовых книжек и вкладышей к ним;
• отдельная графа по расходу (также включает количество трудовых книжек и вкладышей);
• сумма по приходу и расходу.

У трудовых книжек и вкладышей отмечают серию и номер.

Журнал по учету выдачи бланков трудовых книжек в организации смело заказывайте у нас! Мы организуем доставку по РФ. и вы в кратчайшие сроки получите нужные кадровые журналы в любой город. Все наши элементы кадрового делопроизводства надлежащего качества, которое обеспечит долгий срок регулярной службы. Вы можете найти и заказать всё, что поможет вашей организации осуществлять кадровое делопроизводство на высоком уровне, держать ситуацию под контролем, а также избежать штрафов за неправильное ведение документации по кадрам.

Приобретая трудовые книжки, организуйте их учет

В целях соблюдения трудового законодательства организация при приеме на работу сотрудника, не имевшего ранее трудового стажа, должна выдать ему трудовую книжку. Сегодня мы поговорим о том, как организовать учет трудовых книжек и отразить на счетах бухгалтерского учета их выдачу в связи с изменениями, произошедшими в 2012 г.

Из письма в редакцию:

"Организация приобрела трудовые книжки для работников. Каким образом следует вести их учет? Как при выдаче трудовой книжки отразить списание ее стоимости? Можно ли учесть расходы по приобретению трудовых книжек в составе себестоимости продукции (работ, услуг)?"

Организуйте учет трудовых книжек как бланков строгой отчетности

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника (ст. 50 Трудового кодекса РБ).

Трудовые книжки ведут по всем работникам, работающим у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Наниматели должны организовать учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности (подп. 1.9 п. 1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 (далее – постановление№ 1635)).

Справочно: порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности утвержден постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196.

Наниматель несет ответственность за организацию работы и контроля по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (подп. 1.10 п. 1 постановления № 1635). Поэтому необходимо приказом (распоряжением) назначить работника, ответственного за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.

При выдаче трудовых книжек, а также вкладышей в трудовую книжку с работников взимают плату в размере затрат на их приобретение (подп. 1.12 п. 1 постановления № 1635).

Для учета пустых и заполненных бланков трудовых книжек ведут:

– приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – приходно-расходная книга) по форме, установленной в приложении 2 к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30);

– книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 30.

В приходно-расходной книге отражают все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Данную книгу ведут в бухгалтерии.

Книгу учета ведет кадровая служба или другое подразделение (лицо), на которое возложены обязанности оформления приема и увольнения работников. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицо, оформляющее прием и увольнение работников, выдает ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации и заверенную печатью.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник должен поставить роспись в личной карточке и в книге учета, собственноручно указав дату получения.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров или печатью нанимателя.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии как документы строгой отчетности и выдают по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу (п. 59 Инструкции № 30).

По окончании каждого месяца работник, ответственный за выдачу трудовых книжек, представляет в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. На испорченные при заполнении бланки составляют акт по форме, приведенной в приложении 1 к Инструкции № 30.

Справочно: в случае ликвидации юридического лица ликвидационная комиссия составляет акт, как для документов строгой отчетности, о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Акт и прилагаемые к нему бланки сдают по месту их получения (п. 60 Инструкции № 30).

Отражение в бухгалтерском учете операций по приобретению и выдаче трудовых книжек

В бухгалтерском учете операции по движению трудовых книжек следовало отражать:

– в 2011 г. – по нормам Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 (далее – Инструкция № 89);

– в 2012 г. – по Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).

Как в 2011 г. так и в 2012 г. для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности предназначен счет 006 "Бланки строгой отчетности".

Бланки строгой отчетности учитывают на счете 006 по номинальной стоимости или в условной оценке. Аналитический учет по счету 006 ведут по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.

На счете 10 "Материалы" учитывают движение материалов. Принятие их к бухгалтерскому учету отражают записью по дебету счета 10 и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и других счетов.

На счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" обобщают информацию обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 73 ведут по каждому работнику организации.

Изменения произошли в отражении выбытия материалов.

В условиях 2011 г. при выбытии материалов (продажа, списание и др. за исключением безвозмездной передачи) их стоимость списывали с кредита счета 10 в дебет счета 91 "Операционные доходы и расходы".

Счет 91 был предназначен для обобщения информации об операционных доходах и расходах отчетного периода, в т.ч. о доходах и расходах, связанных с продажей и прочим выбытием принадлежащих организации производственных запасов и иных активов, а также для определения финансовых результатов от их выбытия.

В 2012 г. реализацию и выбытие запасов необходимо отражать в составе прочих доходов (расходов) по текущей деятельности с применением счета 90 "Доходы и расходы по текущей деятельности".

Таким образом, затраты по приобретению трудовых книжек не относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а при выдаче трудовых книжек взимают с работников плату в размере расходов на их приобретение.

В бухгалтерском учете приобретение и выдачу трудовых книжек отражают следующими записями:

1) при получении трудовых книжек:

Д-т 60 – К-т 51
– произведена оплата трудовых книжек;

Д-т 006
– оприходованы бланки трудовых книжек на забалансовом счете;

Д-т 10, субсчет "Бланки строгой отчетности", – К-т 60
– оприходованы бланки трудовых книжек в составе материалов;

Д-т 18 – К-т 60
– отражена сумма НДС по полученным трудовым книжкам;

Д-т 68 – К-т 18
– сумма НДС принята к вычету (при соблюдении условий, установленных законодательством);

2) при выдаче трудовых книжек:

Д-т 91 – К-т 10
– отражено списание трудовых книжек;

Д-т 91 – К-т 68
– начислен НДС по ставке 20 %;

Д-т 73 – К-т 91
– отражена стоимость трудовых книжек, возмещаемая работниками (сумма с НДС);

Д-т 90, субсчет 8 "Прочие расходы по текущей деятельности", – К-т 10
– отражено списание трудовых книжек;

Д-т 90, субсчет 8 "Прочие расходы по текущей деятельности", – К-т 68
– начислен НДС по ставке 20 %;

Д-т 73 – К-т 90, субсчет 7 "Прочие доходы по текущей деятельности"
– отражена стоимость трудовых книжек, возмещаемая работниками (сумма с НДС).

Остальные записи по счетам проводятся без изменений в 2011 г. и в 2012 г.:

К-т 006
– отражено списание трудовых книжек с забалансового счета;

Д-т 50, 70 – К-т 73
– внесены в кассу организации работниками денежные средства за трудовые книжки (либо произведены удержания за трудовые книжки из заработной платы).

Думаю, что теперь вы без труда сможете организовать у себя учет трудовых книжек.

Заполнение приходно расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Закон требует, чтобы руководство компаний и учреждений (включая ИП) обеспечивало учет документации, содержащей записи о персональном трудоустройстве граждан – а именно трудовых книжек и резервных бланков. Для этого необходимо осуществлять заполнение приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки (ПРК) ради надлежащего оформления всех данных о расходе/получении вышеуказанных документов.

Иногда администрация не обращает внимания на тщательное ведение ПРК или даже закрывает глаза на отсутствие этой книги вообще. Но такое отношение может привести к весьма неблагоприятным последствиям для руководства компании не только в результате проверки со стороны инспекторов государственных органов, но и в случае судебного разбирательства по иску, поданному сотрудником.

Если в компании нет данного журнала или проверка выявит факты неправильного его ведения, то руководство организации несет ответственность, и организация как юридическое лицо должна оплатить штраф в размере от 30000 до 50000 рублей, а ответственный сотрудник – от 500 до 5000 рублей.

При внесении в ПРК соответствующих записей каждый документ получает свой номер, включаемый в систему поиска документации, установленную в данной компании.

Важно понимать, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек оформляется только для регистрации выдачи/приобретения этих документов. Для записи уже оформленных ТК существует отдельная книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эти две книги ведутся совершенно отдельно, их нельзя путать.

Приходно-расходная книга должна являться рабочим документом бухгалтерии, и именно сотрудники бухгалтерии обязаны вносить всю необходимую информацию в упомянутую книгу. Записи должны оформляться немедленно после того, как бланки получены от производителя («ГОЗНАК» Министерства финансов) или официально уполномоченного дистрибьютора. При этом надо указать положенные данные о затраченных/приобретенных средствах и действиях по расходованию/приобретению упомянутых документов, а также записать реквизиты бланков трудовых книжек.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее обязана удовлетворять следующим требованиям:

• твердая обложка, так как журнал используется практически ежедневно, а потом должен находиться в архиве в течение довольно долгого времени;
• предварительная (до внесения первой записи) нумерация страниц;
• надо прошнуровать книгу и опломбировать с помощью номерной (или контрольной) индикаторной пломбы (специальной наклейки из одноразового пломбировочного материала);
• подтверждающая надпись, в которой указано количество страниц ПРК прописью и цифрами, и поставлена подпись первого руководителя (замена на подпись главного бухгалтера или заведующего кадровым департаментом является нарушением правил).

Существуют определенные правила заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки. Прежде чем начинать работу с книгой, надо заполнить титульный лист и подтверждающую надпись, записав также номер контрольной пломбы. Название компании следует отметить так, как это написано в уставе.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги (необходимо зарегистрировать реквизиты приказа о назначении) и его должность. Обычно данный журнал ведет бухгалтер. Здесь же надо указать период ведения книги.

На странице 3 напечатано 12 колонок, куда следует занести свою информацию, чтобы заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек:

• Графа 1. Номер, назначаемый при записи информации о каждой трудовой.
• Графы 2-3-4. Даты получения/выдачи. Даты надо записывать арабскими, а не римскими цифрами.
• Графа 5. Наименование организации, где были закуплены бланки трудовых книг и вкладышей, или сотрудника (отдела), которому они выданы. Работодатель обязан производить закупки указанных документов у Объединения ГОЗНАК Министерства финансов или официальных распространителей.
• Графа 6. Договор о приобретении или заявка на выдачу документов с записью даты, названия и номера. То есть организация получает бланки книжек и вкладышей от производителя/распространителя в соответствии с официально оформленным договором, а отдел кадров получает бланки из бухгалтерии по заявке. Иногда сотрудник покупает бланк самостоятельно и приносит в канцелярию. Но при оформлении трудовой книжки впервые это незаконно, так как Приказ МФ №117 требует применять только те документы, которые приобретены работодателем у компаний или ИП-распространителей в соответствии с условиями договора, должным образом подписанного с производителем/распространителем.
• Графа 7. Количество приобретенных трудовых книжек, их номера и серии.
• Графа 8. Количество приобретенных вкладышей (с информацией о реквизитах).
• Графа 9. Сумма, потраченная на покупку документов. Инструкция о том, как заполнить приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, содержит требование о точном указании затрат на покупку упомянутых документов по договору, официально подписанному с производителем/дистрибьютором данной полиграфической продукции.
• Графа 10. Реквизиты при расходе (выдаче) бланков. Вкладыши трудовых и бланки классифицируются как документы, подлежащие строгой отчетности, поэтому Правила (п.42) требуют соблюдать порядок выдачи (расхода) бланков, которые должны отпускаться по заявке специально назначенному сотруднику. Бланки расходуются кадровиками, которые получают их из бухгалтерии, а затем предоставляют отчет о количестве выданных/израсходованных бланков, а также об их реквизитах.
• Графа 11. Номера и серии при расходе вкладышей трудовых книжек .
• Графа 12. Сумма покупки вкладышей трудовых книжек и бланков. Имеется в виду цена, которую берут с сотрудников за упомянутые документы. Эта сумма обусловлена объемом средств, затраченных на их закупку. Работодатель обязан сам оплатить новые бланки только в указанных ниже случаях:

1. утрата книжки в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (природные и технические бедствия, аварии, военные действия, общественные конфликты и другие);
2. неверное заполнение;
3. повреждение (износ, загрязнение и другое), произошедшее не по вине сотрудника.

В некоторых случаях администрация отказывается брать с сотрудников деньги за расход вкладышей трудовых и бланков. Правила не включают упоминания о таком характере работы с документацией, но в принципе это не противоречит принятым регламентам, и эти условия можно предусмотреть во внутренних документах компании.

Одна из распространенных ошибок – это отсутствие правильной информации в 6 графе – то есть отсутствие записи о реквизитах соглашения о покупке вкладышей и бланков, или запись, свидетельствующая о том, что бланк получен от сотрудника. Это особенно важно, если сотрудник получает трудовую книжку впервые.

Например, работник сам где-то приобрел бланк, а кадровый департамент, не зная, как заполнить приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, согласился использовать этот документ для регистрации первой ТК.

Возможен и такой вариант, когда сотрудник впервые оформляется в какую-либо компанию по трудовому контракту, и трудовая книжка выдается ему впервые. Но до этого он работал руководителем ИП и закупал бланки для своего персонала у зарегистрированного распространителя. И теперь он приносит и просит использовать «официальный» бланк/вкладыш (возможно, чтобы не платить за получение).

Это противоречит правилам, потому что работодатель должен применять только те бланки и вкладыши, которые компания закупила на основании условий договора, соответствующим образом подписанного с изготовителем или уполномоченным распространителем.

Такие строгие ограничения связаны с тем, что бланки этих документов должны обладать необходимой степенью защиты. Она и гарантируется официальным подтверждением того, что эти документы получены непосредственно от производителя (или доставлены сотрудниками специализированных учреждений). Поэтому работодатель не имеет никакого права принимать от сотрудника и оформлять бланк трудовой, независимо от путей его появления.

Тем более недопустимо, если работники отдела кадров сами говорят вновь принимаемому работнику приобрести «где-нибудь» бланк или вкладыш трудовой. На бланках трудовых книжек, продающихся в киосках, лавках и переходах, зачастую нет даже водяных знаков. Известно множество случаев, когда Пенсионный фонд признавал такой документ недействительным, и выходящим на пенсию людям приходилось собирать десятки справок, чтобы подтвердить свой стаж.

Другая ошибка происходит, когда администрация поручает ведение приходно-расходной книги различным сотрудникам кадрового департамента.

Выше упоминался тот факт, что в любой компании необходимо заполнять две книги учета – это приходно-расходная книга и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей. Записи в первой книге должен делать финансовый отдел, а вторую книгу заполняет отдел кадров.

Еще одна частая ошибка происходит в тех ситуациях, когда ПРК вообще отсутствовала, и руководство принимает решение срочно завести данную книгу задним числом (в преддверии проверки или судебного слушания).

В такой ситуации надо представить руководителю рапорт или докладную записку о том, что такая книга отсутствует и необходимо ее купить и зарегистрировать на день выявления данного факта.

Вместе с этим материалом часто читают: