Администрирование - svnikas jimdo page!

Сборник статей (по материалам журнала "Практика административной работы в школе")
Архив содержит папки с вложенными файлами, которые систематизированы по разделам: для аттестующихся сотрудников и для школ, проходящих процедуру лицензирования и аккредитации.
В свою очередь папки имеют вложения:дополнительное образование, заместители директора, учителя русского языка и литературы, учителя физкультуры, педагоги-организаторы, руководители и воспитатели ДОУ, единые требования. В каждой из вложенных папок – ряд файлов, полезных для указанно

Заархивированные данные 407.2 KB

Сборник. составленный по материалам журнала "Практика административной работы в школе"
В архиве содержатся папки с вложенными файлами, сгруппированные по категориям школьных работников: от директора школы до библиотекаря. В каждой папке несколько вариантов должностных инструкций.

Заархивированные данные 422.4 KB

Правила оформления основных документов в образовательных учреждениях установлены Государственным стандартом России ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Требования к содержанию и оформлению документа играют важную роль для придания документам юридической силы. Поэтому раздел, посвященный делопроизводству в школе, начинается с этого материала.

Оттиск печати (25). Отметка о заверении копии (26). Отметка об исполнителе (27). Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

Подпись (22). Гриф согласования документа (23). Визы согласования документа (24).

Текст документа (20). Отметка о наличии приложения (21).

Гриф утверждения документа (16). Резолюция (17). Заголовок к тексту (18). Отметка о контроле (19).

Дата документа (11). Регистрационный номер документа (12). Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13). Место составления или издания документа (14). Адресат (15).

Государственный герб Российской Федерации(01), Герб субъекта Российской Федерации(02), Эмблема организации(03), Код формы документа(07), Наименование организации(08), Справочные данные организации(09), Наименование вида документа(10).

Делопроизводство в школе - Локальные акты - Учебная деятельность - Документация - официальный сайт МБОУ - Голдыревская СОШ

Делопроизводство в школе

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

1. Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);
2. Распорядительные документы ( приказы. инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы. планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы. договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

Достоверность и объективность описываемой ситуации;

Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;

Краткость и лаконичность;

Нейтральность и наличный характер изложения;

Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;

Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;

Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

к приказу от 11.02.2001 N 2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

к приказу от 02.02.2001 N 12

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Приказ может быть подписан:

лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;

заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Не разрешается подписывать приказы с предлогом «за», проставляя косую черту или другие знаки перед наименованием должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка подписи и дата ставятся работником собственноручно.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

Распоряжения издаются заместителями директора по УВР в пределах своей компетенции и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от распорядительной части словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали").

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже.

Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное".

Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

наименование общеобразовательного учреждения,

ссылку на индекс и дату входящего документа,

заголовок к тексту,

отметку о наличии приложения,

отметку об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА. Телефонограмма включает следующие реквизиты:

фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Инструкция по делопроизводству

«Детско-юношеская спортивная школа»

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) в Муниципальном казенном образовательном учреждении дополнительного образования детей Детско-юношеская спортивная школа (далее именуется - школа) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом школы, Регламентом школы, требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», нормативными и методическими документами Госстандарта России, методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, Инструкцией по делопроизводству в Управлении образования Администрации Чеховского муниципального района.

• Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в школе возлагаются на директора школы (далее – директор).

1.4. Организация работы с документами в школе возлагается на инструктора-методиста.

1.5. В обязанности инструктора-методиста входят:

- прием и распределение документов, поступающих в школу;

- направление документов на рассмотрение директору и в соответствии с его поручением – исполнителю;

- оформление исходящих документов и их отправка;

- контроль над прохождением документов в школе, проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников школы;

- разработка номенклатуры дел школы; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

- прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи.

Во время отсутствия инструктора методиста вышеперечисленные обязанности осуществляются сотрудниками в рамках их компетентности в соответствии с распоряжением директора учреждения.

При увольнении или переводе на другую работу лиц, ответственных за ведение делопроизводства, все числящиеся за ними служебные документы, печати, штампы, средства оргтехники должны быть переданы по акту.

Акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим дела и утверждается директором школы.

1.6. Все сотрудники школы несут ответственность за выполнение требований инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии директора школы. При необходимости назначается служебное расследование.

Передача документов, их копий сотрудникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы и (или) его заместителя.

1.7. Ведение переписки с другими организациями осуществляется директором школы или по его поручению заместителем директора школы.

1. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ ШКОЛЫ

Состав документационной базы школы включает в себя следующие группы документов: распорядительные, организационные, информационно - справочные.

2.1. Распорядительные документы

К распорядительным документам относится приказ.

Приказы принимаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам.

Приказ – распорядительный акт, издаваемый директором школы в целях решения основных и оперативных вопросов в процессе деятельности школы, имеющий обязательную силу для сотрудников школы, которым приказ адресован.

Приказ вступает в силу с момента его подписания директором школы, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется.

2.2. Организационные документы

К организационным документам относятся: устав школы, договор с учредителем, положения о подразделениях, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников, другие инструкции необходимые для организации работы учреждения.

2.2.1. Положение, инструкции

Положения и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются директором школы или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении.

2.2.2. Штатное расписание

Штатное расписание утверждается директором школы.

2.2.3. Должностная инструкция

Должностные инструкции работников школы утверждаются директором школы.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под расписку.

2.3. Информационно – справочные документы

К информационно – справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, телефонограмма, план, отчет, справка и др.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной .

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем – приглашенные с указанием должностей и наименований организаций.

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали-выступили-решили (постановили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе или прилагается к нему.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата проведения заседания коллегиального органа или совещания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка из протокола. В ней указываются: номер протокола и дата заседания, номер вопроса по повестке дня, докладчик, обсуждаемый вопрос и принятое решение (постановление), подпись, печать. Выписка из протокола рассылается всем заинтересованным организациям.

Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

Протоколы соревнований оформляются в соответствии с требованиями, установленными федерациями по видам спорта.

Служебные письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть: инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, письма – запросы, письма – извещения, письма – приглашения, письма – ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д. ), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. Акты подлежат утверждению директором.

2.3.4. Докладная записка

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

2.3.5. Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Объяснительные записки, как приложения к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на бланках.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.3.6. Служебная записка

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся школы или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части следует излагать факты или события, послужившие поводом к написанию служебной записки, во второй – выводы и предложения в связи с изложенными фактами.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая.

Датой телефонограммы является дата её передачи. Рядом с датой должны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностных лиц, передавших и принявших телефонограмму.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются:

- наименование (содержание) работы или мероприятия;

- примечание или отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы подлежат утверждению.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

Справка – документ информационно – справочного, аналитического, служебного, отчетного характера, или подтверждающий биографические и другие сведения.

Доверенность – письменно оформленное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному) для представительства перед третьими лицами, фиксирующее содержание и пределы полномочий доверенного.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- полное наименование организации;

- подпись руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами с приложением печати организации;

- фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

- дата выдачи доверенности;

- срок действия доверенности.

Глава 3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1.Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на русском языке с использованием бумажных и электронных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью электронных устройств (компьютеров) и оргтехники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа, а именно: наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), индекс, адрес, дата, номер, заголовок к тексту, текст, визы, подпись, печать.

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен, если того требует назначение документа.

3.2. Бланки документов.

3.2.1. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (приложение № 1).

Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А 4 (210 х 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее, мм:

Использование бланков в произвольной форме не разрешается. Изготовление бланков производится в школе на электронных средствах (компьютерах) и оргтехнике.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме протоколов, актов, штатного расписания.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Наименование организации - автора документа

Наименование школы указывается в точном соответствии с Уставом школы – Муниципальное казенное общеобразовательное учреждение дополнительного образования детей Детско-юношеская спортивная школа.

3.3.2. Название вида документа

Название документа должно соответствовать содержанию документируемого управленческого действия (приказ, протокол, акт, штатное расписание и т. д.). Название документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

Название документа не указывается на письмах.

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения - дата его утверждения. Дата документа проставляется сотрудником в день подписания (утверждения) документа.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат.

3.3.4. Подпись документа

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

3.3.5. Согласование документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа).

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др. гриф согласования оформляют по следующей форме:

Совета МКОУДО ДЮСШ

От 21.06.2012г. № 10

Визы согласования документа

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписи.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Заместитель директора школы

Личная подпись (инициалы, фамилия)

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

3.3.6. Утверждение документа

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, из наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в соответствующем роде и числе с названием утверждаемого документа.

3.3.7. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

3.3.8. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным и физическим лицам.

Наименование организации и её структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов составляется указатель списка рассылки документа.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам, для их отправки применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

Указания по исполнению документа даются в форме поручения директором школы.

Поручения оформляются, как правило, на отдельном листе, также допускается их оформление в верхней свободной от текста части первой страницы документа. В состав поручения должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручений, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата поручения.

При наличии в поручении нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым). Ответственность за своевременное и правильное исполнение поручения несет должностное лицо, указанное первым.

На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.3.10. Оформление приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

Приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами);

Приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

Приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Министерства экономики Правительства Московской области от 17.02.94 № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

В приложении к приказу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи……. л.

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов внутренних документов

Приказ (приложение № 2) должен иметь номер и дату, которая оформляется цифровым или словесно-цифровым способом (15.06.2009 или 15 июня 2009г.).

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из одной и более строчек, печатается полужирным шрифтом № 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру строки. Приказ должен иметь заголовок, который, как правило, начинается с предлога "О (Об)".

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения. ». Сотрудники, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки (приложение № 3), который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы учебной, хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности, учебно-воспитательного процесса и т. п. Их регистрация происходит по календарному году.

Приказы по личному составу издаются и регистрируются в книге регистрации приказов.

Приказы должны оформляться на бланке школы. Употребление бланков произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора школы.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

Страницы приказа и приложения нумеруются отдельно. Нумерация приложений производится только в том случае, если их количество больше одного.

После подписания приказ регистрируется в книге регистрации приказов. Копии приказа заверяют печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки (приложение № 3). который составляется и подписывается исполнителем.

Рассылка приказа осуществляется на основании указателя рассылки.

3.5. Особенности технического оформления документов

3.5.1. Документы должны быть напечатаны ясно, разборчиво.

3.5.2. При печатании документа в случае использования бланков формата А 4 текст печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

3.5.3. Название вида документа печатается прописными буквами. Устанавливается единый вариант расположения реквизитов на бланках - продольный.

3.5.4. При подготовке документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине или справа верхнего поля листа.

3.6. Порядок снятия копий и выдачи копий с документов

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения герба.

3.7. Отметка об исполнителе

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Глава 4. КОНТРОЛЬ НАД СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Общее руководство контрольной деятельностью школы осуществляет директор школы. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут директор школы, заместители директора школы и инструктор-медодист.

4.2. В школе контролю подлежит исполнение:

- приказов директора школы;

- непосредственно поступивших в школу обращений граждан;

- поручений директора школы.

4.3. Контроль приказов.

4.3.1. Целью контроля исполнения приказов является обеспечение своевременного и качественного исполнения указанных в них поручений.

4.3.2. Основанием для постановки приказов на контроль является пункт приказа, возлагающий контроль на конкретного работника школы.

4.3.3. Основанием для снятия приказа с контроля является:

- принятие (введение в действие) нового приказа, отменяющего действие прежнего.

4.3.4. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.

Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.

Приказ о командировании считается исполненным, если есть авансовый отчет, отчет об участии (проведении) соревнований, документы (отчет и протоколы) подтверждающие факт участия (проведения) спортивного мероприятия.

Документ снимается с контроля после его исполнения.

4.4. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (с соблюдением сроков) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, указанных в п. 4.2. настоящей Инструкции.

4.5. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации. Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, они подлежат исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Глава 5. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ

5.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

5.1.1. Доставка корреспонденции в адрес школы осуществляется средствами почтовой, телеграфной, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.

5.1.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей в школу корреспонденции производится в централизованном порядке и в соответствии с утвержденным регламентом.

5.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту невскрытой или пересылается по принадлежности. Все конверты вскрываются в кабинете директора школы.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

5.1.4. Регистрации подлежит служебная корреспонденция, поступающая в адрес директора школы.

Регистрация поступивших документов производится в журналах (приложение № 4). Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение № 5).

5.1.5. Зарегистрированные документы передаются для рассмотрения директору школы, как правило, в день их поступления.

5.1.6. Резолюция директора по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителям (исполнителю), которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дату.

5.1.7. После рассмотрения директором школы документы направляются на исполнение под роспись в журнале регистрации входящей корреспонденции.

5.1.8. Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.

5.1.9. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. В этом случае ответ готовит ответственный исполнитель (указанный первым в поручении), и информация от других соисполнителей направляется к нему.

5.1.10. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение сотрудникам.

5.2. Организация документооборота

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует единый документооборот школы.

Основные требования, предъявляемые к документообороту:

• прямоточность движения документов - документ кратчайшим путём попадает исполнителю;
• распределение документов работникам согласно их функциональным обязанностям;
• единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.

Документооборот состоит из следующих потоков:

1. Поступающих(входящих) документов (вышестоящих организаций, иных юридических лиц и граждан);
2. Отправляемых(исходящих) документов (вышестоящим организациям, общественным организациям, отдельным гражданам);
3. Внутреннихдокументов, которые обеспечивают решение задач (приказы, протоколы и т.д.). Работу по подготовке внутренних документов осуществляют непосредственно сотрудники школы.

Объём документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определённый период времени.

Глава 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ.

6.1. Факсимильная связь

6.1.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

6.2. Электронная почта

6.2.1. Электронная почта (далее именуется – ЭП) используется для обмена информацией между средствами электронно-вычислительной техники, для обработки и хранения полученной и отправленной информации для передачи между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные программные средства.

6.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.

Глава 7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

7.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в школе используют гербовую и другие печати.

7.2. В школе имеются круглая гербовая и негербовая печати.

7.3. Примерный перечень документов, на которые ставится печать с изображением герба Чеховского муниципального района, приведен в приложении № 6.

7.4. Копии документов заверяются печатью с надписью «Для справок и копий».

7.5. Печати и штампы хранятся в сейфах.

7.6. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов несут директор школы и лица, ответственные за ведение делопроизводства.

• Печати и штампы уничтожаются по акту.

Глава 8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ.

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве школы, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел школы составляется инструктором-методистом в соответствии с должностными обязанностями по установленной форме (приложение №7) при методической помощи Управления образования Администрации Чеховского муниципального района.

8.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы школы.

8.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале номенклатуры располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов власти, затем – Московской области, распорядительные акты начальника управления образования, директора школы, планово – отчетная и аналитическая документация, переписка, номенклатура дел.

В номенклатуре дел каждого раздела и подраздела имеются резервные номера для включения в течение календарного года дел, не предусмотренных номенклатурой.

8.1.4. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1-го января следующего года.

Номенклатура дел согласовывается с Управлением образования и архивным отделом – районным архивом Администрации Чеховского муниципального района не реже одного раза в 5 лет.

8.2.1. Формирование дел – группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел в школе осуществляется инструктором-методистом или непосредственно исполнителем.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в одно дело документы одного календарного (01.01 – 31.12) года, за исключением переходящих дел (дел по вопросам, которые решаются несколько лет);

- раздельно группировать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения.

Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании.

Положения, инструкции, правила, утвержденные приказами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 – 31.08) года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в следующем порядке:

- собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

- направление (для молодого специалиста);

- копия документа, удостоверяющего личность;

- листок по учету кадров;

- документы об образовании;

- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- экземпляр трудового договора;

- копия приказа о приеме на работу;

- экземпляры соглашений об изменений условий трудового договора;

- уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;

- должностная инструкция работника;

- экземпляр договора о полной материальной ответственности;

- соглашение о неразглашении информации, составляющей персональные данные работников школы (для работников, имеющих доступ к такой информации);

- копии приказов о перемещении;

- копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении брака или о расторжении брака, свидетельство о перемене имени и т.д.);

- документы, послужившие основаниями к приказу о прекращении (расторжении) трудового договора;

- копия приказа о прекращении трудового договора;

- копия трудовой книжки с внесенной записью о прекращении трудового договора.

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

8.3. Экспертиза ценности документов

8.3.1. Экспертиза ценности документов в школе - определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в школе осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертная комиссия (далее – ЭК) назначается приказом директора школы. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают инструктора-методиста школы.

ЭК на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел школы, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.

8.3.2. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 8).

8.4.1. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Листы нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. Количество листов в каждом деле не должно превышать 250. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись (приложение № 9).

8.4.2. Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название учредителя, название школы, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела (приложение 10 и 10а).

8.4.3. По окончании делопроизводственного года в оформленные обложки дел постоянного хранения вносятся необходимые уточнения :

- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается корреспондент, автор, территория и др. и в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для быстрого поиска документов в последующем;

- из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле.

8.4.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

8.4.5. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).

8.4.6. Дела временного хранения оформляются упрощенно:

Они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

8.4.7. На дела временного срока хранения составляется акт об уничтожении

Глава 9. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ

9.1. Ответственность за сохранность документов школы несет директор школы.

9.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

9.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.