Написание делового письма

Деловые письма можно поделить на три группы – ознакомительные деловые письма, уточняющие письма и сопроводительные письма к пакетам с информацией.
Образцы написания деловых писем, в частности принципы написания коммерческого предложения вы можете изучить в статье:
Как составить эффективное коммерческое предложение .

Ознакомительные письма используются, чтобы представить себя перспективным клиентам и сообщить им, о вашем намерении связаться с ними в определенный день и время. Уточняющие письма используются, чтобы уточнить условия контакта, оговоренные в предыдущем деловом письме: это может быть телефонная беседа или личная встреча. Сопроводительные письма отправляют как часть большего пакета, они несут информацию получателю о том, что искать в таком пакете.

Правила написания делового письма:

- Пишите в письме о клиенте и его потребностях, а не о себе
- Представьтесь, напомните о себе, если был контакт ранее
- Разделяйте письмо на тематические абзацы с разделительными строками
- Мотивируйте к действиям
- Будьте кратки в деловом письме
- Обязательно персонализируйте письмо
- Перечитайте письмо

Пишите в письме о клиенте, а не о себе

Правильное написание деловых писем, предполагает, наименее располагающее к себе слово в деловом письме — «я», а самое эффективное слово — «вы». Никогда не начинайте письмо с «я», потому что читатель, возможно, никогда не прочитает второе слово. Все сводится к торговле выгодой — ваши потенциальные клиенты интересуются не особенностями ваших услуг или изделий, а тем, какую пользу им могут принести ваши изделия или услуги. Нужно подходить к этому пункту особо трепетно.

Представьтесь, напомните о себе, если был контакт ранее.

Это является неотъемлемой частью ознакомительного письма, но если вы уже говорили с этим человеком и он вас знает, восстановите впечатление от предыдущего контакта.

Разделяйте письмо на тематические абзацы с разделительными строками

Ваше письмо должно включать приблизительно три ключевых пункта, выделенных отдельно. Читателям нравится разделение на пункты, потому что это делает письмо легким в прочтении. Как автор/продавец, вы извлекаете выгоду, четко указывая наиболее важные пункты, которые вы хотите осуществить. Повествуйте максимально понятно и легко, не перегружайте читающего. Подробности можно изложить в договоре или написатьписьмо — коммерческое предложение. Подробнее о коммерческом предложении .

Мотивируйте к действиям

Какого результата вы хотите достичь вашим письмом? Хотите ли вы назначить личную встречу с адресатом? Или отвечаете на вопросы, которые возникли на предыдущей встрече? Хотите ли вы лучше информировать потенциальных клиентов? Ваше письмо должно содержать информацию об определенных действиях.

Будьте кратки в деловом письме

Практика показывает, что мало кто вычитывает длинные письма. В длинных письмах сразу отбрасываются целые блоки информации и шансов «обработать» получателя значительно падают. Поэтому, деловое письмо должно быть не более одной страницы.

Обязательно персонализируйте письмо

Вы будите восприниматься с большим доверием, если покажете, что осведомлены о нюансах деятельности компании вашего клиента. Это особенно важно, когда вы хотите заполучить крупного корпоративного клиента. Существенный нюанс — письма, адресованные в «компании…» или «отделу…» никто не читает.

Перечитайте деловое письмо еще раз

Еще раз прочитайте свое деловое письмо. Лучше если вы сделаете это не сразу после окончания написания, а спустя хотя бы полчаса. Или попросите коллегу, чтобы просмотрел письмо, прежде чем вы отошлете его. Это даст возможность определить, насколько понятно ваше письмо, и достигли ли вы желаемого эффекта.

Обязательно проверьте орфографию и отсутствие опечаток.

21,102 просмотров всего / 3 просмотров сегодня

Образец письма деловой переписки > - сайт с формами

Но делопроизводство хоть какой компании включает письма, клиентами и заказчиками, и потому деловая переписка - прежнему остается важной частью отношений меж партнерами, работодателями и работниками. Дела меж компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. Письма о смене реквизитов. Нужно верно знать, чем различается деловое письмо от личного, что обязано включать в себя оформление письма, как верно написать письмо, как писать письма для различных ситуаций. Взяв за базу одно бизнес письмо, нельзя понять до конца правила написания деловых писем. В конце концов, хоть какое письмо с подписью и печатью от вашей компании. Доверьте нам разработку деловых писем для вашего бизнеса. По нему будут судить, как компания ответственная. К примеру, в большинстве своём информацию в письме лучше вместить на одной страничке. Естественно, ежели вы желаете произвести такое воспоминание. При этом мы готовы каждый определенный проект дискуссировать так же непосредственно и раздельно, что постоянно есть различные тонкости и моменты для обсуждения, понимая. Какое мировоззрение и воспоминание. Какой вывод для вас увлекателен. Как - никак, это уровень корпоративной культуры. О сотрудничестве с компанией. От того, были ли произведено подабающее оформление официального письма, были ли соблюдены правила написания писем, зависит фуррор этих отношений. Еще выгоднее пользоваться нашим предложением: на нашем веб-сайте имеются уже готовые шаблоны писем, которые доступны для вас в хоть какой момент. Сейчас не достаточно кто точно знает, пожилому родственнику либо малознакомому человеку, как верно написать письмо близкому другу. Деловая переписка включает множество видов писем, потому единичный пример дизайна письма не может удовлетворить все нужды компании. Почти все пробуют в данном случае отыскать отличные эталоны писем, на которые можно ориентироваться. Написание определенных писем по определенным ситуациям. В эру, когда общение на расстоянии было может быть лишь средством писем, целые романы были сделаны в эпистолярном жанре. Информационное письмо для партнёра. В этом просто нет необходимости. Но лучше, ежели под рукою имеются бессчетные шаблоны писем, каждый из которых подступает под определенный вариант. Разработка корпоративных шаблонов писем по различным ситуациям. Письмо - письмо; информационное письмо; сопроводительное письмо; благодарственное письмо; письмо - письмо; письмо - напоминание; письмо - приглашение; письмо - ответ; письмо - уточнение гарантийное письмо; не занимайтесь тестами, кто пишет такие письма уже на протяжении почти всех лет и умеет сиим добиваться результата, а сходу доверьте это дело людям. Не необходимо мыслить о том, все это изготовлено за вас и для вас, не необходимо находить кое-где пример делового письма, как верно оформить письмо, не необходимо мыслить, как соблюдать правила составления писем.

Образец письма деловой переписки

Группа: Пользователь
Сообщений: 11
Регистрация: 10.07.2014
Пользователь №: 14563
Спасибо сказали: 3 раз(а)

образец письма деловой переписки

Деловой французский

Как сделать заказ на французском языке. Оформление заказа посылки, в ресторане, на французском сайте. Примеры необходимой лексики

Письмо-просьба на французском языке: правила и принципы написания делового письма-просьбы. Примеры необходимых фраз и формулировок. Примеры письма-просьбы

Рекомендательное письмо на французском языке. Правила написания рекомендательных писем и примеры рекомендательного письма на французском языке

Собеседование на французском языке. Принципы собеседования и основные вопросы на французском языке. Рекомендации о том, как подготовиться к собеседованию

Деловые переговоры на французском языке. Примеры необходимой лексики для деловых переговоров по-французски: начало делового разговора, выражение просьбы

Договоры и контракты на французском языке. Необходимая лексика о том, как составить, оформить и заключить деловой контракт или договор

Во Франции обращаются: «месье» к мужчинам, «мадам» к женщинам и к девушкам или молодым незамужним женщинам («мадемуазель» отменили). Деловое общение, а также переписка должны вестись на французском языке. Французы болезненно реагируют на использование английского или.

Разговор по телефону на французском языке: правила и нормы телефонного разговора. Формулы вежливости, необходимая лексика и пример телефонного разговора

Как открыть счет во французском банке. Примеры необходимой банковской лексики на французском языке по открытию счета. Пример диалога в банке

Как правильно писать деловое письмо. "Американская" модель делового письма: основные пункты. Фразы и пример делового письма на французском.

Французский язык стал занимать прочные позиции в современном деловом мире. Множество компаний, выходя на международный уровень, начинают активное сотрудничество с иностранными партнёрами. Французский язык, являясь универсальным средством общения, необходим для составления отчетов, ведения переговоров, консультаций, деловой переписки, заключения контрактов, выполнения презентаций.

Деловой французский сегодня нужен не только руководителям, но и работникам для компетентности в вопросах делового общения, а также соискателям работы для составления соответствующих документов (рекомендательных писем, резюме и т. д.).

Деловой французский включает в себя несколько направлений: общие правила делового общения на французском языке, презентации проектов на французском, ведение переписки и телефонных переговоров, проведение встреч и конференций, ведение переговоров, ведение документации и оформление заказов. Ознакомиться со всеми этими направлениями можно из материалов, представленных в рубрике.

Не могу написать деловое письмо!

Prikoli$t Профи (655) 4 года назад

А тема то про что?

Realy Знаток (398) 4 года назад

Итак, несколько правил, как написать деловое письмо:

1. Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании. В верхней части бланка должна содержаться информация:
1.1. название организации;
1.2. почтовый адрес;
1.3. телефон, факс, e-mail и web-сайт.
Эта информация необходима для того, чтобы Адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с Отправителем.

2. Поля делового письма – отступ слева 3 см необходим чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, справа отступ - 1,5 см. Если Вы составляете текст на компьютере, то используйте стандартную форму страницы редактора Microsoft Word.

3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всём тексте делового письма. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если Вы знаете, что у Адресата плохое зрение, нелишним будет проявить заботу, увеличив размер шрифта.

4. Если объём письма превышает две страницы, то необходимо в нижних правых углах листов произвести нумерацию.

5. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма.

В серьёзных организациях поток писем может достигать нескольких тысяч в день, поэтому номер исходящей документации и дата ставятся Отправителем, чтобы можно было отследить дальнейшее продвижение письма, а при необходимости быстро найти запись в своём журнале исходящей документации.

Получатель регистрирует письмо, присваивая входящий номер и обозначая дату получения. Если письмо доставлено курьером, то дата и входящий номер фиксируется также и на копии письма. Это, кроме сказанного, позволяет юридически грамотно зафиксировать факт получения письма. А если в письме указан срок для ответа, то началом его отсчёта считается дата получения письма.

6. Структура образца делового письма формировалась не одно столетие и сегодня она включает следующие составные:

6.1. Шапка примера делового письма содержит обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера следующим образом:

в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Ещё ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.
Например:
Исх. №61 от 21.09.2010
на Вх. №352 - Р от 14.09.2010
Генеральному директору
ООО «Подшипник»
Петрову Н.И.
«О партии бракованных подшипников,
поставленных 10.09.2010г.»

Уважаемый Николай Иванович!

6.2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно:
«Довожу до Вашего сведения. », «Прошу Вас. », «В настоящее время. » и т.д. – это если письмо пишется от первого лица.
Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идёт от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).
Причём как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы – это проявление уважения к Адресату и признак Вашего воспитания.

6.3. Согласно правилам написания основная часть образца делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или обращения, делая её понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие. Приводятся конкретные факты, цифры и т.д. Не стоит также забывать, что «краткость – сестра Таланта».

6.4. В Заключении письма подводятся обобщения, итоги написанного. Нередко в заключении пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, Прошу Вас…».

6.5. Приложения. Если к письму прилагаются документы, то они должны быть пронумерованы и указаны ниже заключения. Например:
«К данному письму прилагается следующие документы:
1. Копия договора оказания услуг – 6 листов в 1 экземпляре;
2. Акты выполненных работ – 1 лист в 2 экземплярах;
3. Счёт-фактура №123 от 11.09.2010г – 1 лист в 2 экземпляра

Деловое письмо: виды и языковое оформление - Основы делопроизводства

В данном параграфе рассмотрим языковые особенности специальных текстов, называемых служебные или деловые письма. Именно деловое письмо является самым распространенным видом управленческого документа. Составление и языковое оформление этих документов представляют наибольшую трудность для государственного служащего.

• Деловое письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения между учреждениями, организациями, ведомствами.

Специалистами в области деловой переписки классификация писем проводится по различным основаниям:

• по структурным признакам (регламентированные и нерегламентированные);

• по композиционным особенностям (одноаспектные и многоаспектные);

• по месту в информационном обмене (инициативные и письма-ответы);

• по тональности изложения (строго официальные и полуофициальные) и т.д.

Самым главным квалификационным признаком для деловых писем является функциональный признак, т.е. та коммуникативная функция, которую выполняет данное деловое письмо.

По коммуникативной функции можно разделить все деловые письма на четыре вида:

• уведомительные – письма, сообщающие важную информацию, которая инициирует принятие управленческого решения;

• креативные – письма, позволяющие расширить сферу деловых отношений между коммуникантами или создавать новые деловые контакты;

• коррекционные – письма, уточняющие взаимные позиции коммуникантов;

• эмотивные – письма, способствующие выражению чувств и отношений к событиям и ситуациям.

Для обеспечения адекватного процесса восприятия и понимания делового письма, для быстрой его обработки, для придания тексту юридической силы необходимо строгое соотнесение вида письма и определенных языковых средств.

Рассмотрим последовательно основные виды деловых писем и языковые формулы, позволяющие наиболее точно сформулировать содержание этих писем.

• Уведомительные письма (информационные) – вид деловых писем, существующих для передачи значимой информации коммуниканту с целью принятия им необходимого решения или осуществления необходимого действия.

Основные разновидности этого вида делового письма: письмо-информация, письмо-сообщение, письмо-извещение, письмо-уведомление, письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-сопровождение, рекламное письмо, открытое письмо.

• Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, мероприятиях, представляющих взаимный интерес.

Письма-сообщения наиболее ярко представляют жанровую разновидность уведомительных писем.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или с изложения сообщаемой информации.

Ключевые фразы письма-сообщения

Требуем выполнить взятые на себя

Требуем срочно выслать.

Требуем предоставить. Категорически требуем перечислить.

В тексте письма возможна ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и затем просьба или требование выполнить эти действия. Например: "напоминая о. ", "просим. ", "учитывая. ", "требуем. ".

Текст подобного письма может содержать вторую часть, в которой указываются конкретные меры воздействия в случае невыполнения ранее принятых обязательств или решений. Например:

В случае невыполнения. мы оставляем за собой право.

В противном случае. дело будет передано в.

• Креативные письма (созидательные) – вид деловых писем, нацеленных на расширение сфер деловых отношений между коммуникантами и на "завязывание" новых деловых отношений.

Основные разновидности этого вида письма следующие: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-заявка, письмо-заказ, письмо-предложение, письмо-приглашение.

• Письмо-просьба – деловое письмо, направляемое с целью получения чего-либо или с целью инициирования каких-либо действий, необходимых адресанту.

Количество управленческих ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Кроме того, почти все многоаспектные письма содержат просьбы.

Письмо-просьба содержит, как правило, обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы. Ключевым выражением для формулировки просьбы является глагол "просить": в первом лице единственного ("прошу") или множественного числа ("просим") плюс другой глагол в форме инфинитива.

Второй глагол более значим, поскольку в нем заключена сущность просьбы: представить (предоставить), прислать, направить, подтвердить, решить (разрешить), сообщить, завершить, осуществить (реализовать), создать, обязать, спланировать (скоординировать), выполнить (исполнить), устранить, организовать, обеспечить, уточнить, установить, изыскать, выявить (выяснить) и др.

Просьба может формулироваться и без глагола "просить", но в этом случае строго официальный тон изложения приобретает более мягкую окраску.

Ключевые фразы письма-просьбы

• Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

В обосновании этого подвида письма могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты и документы. Например:

В соответствии с п. постановления Правительства Российской Федерации от. №. "О некоторых мерах. " просим Вас сообщить.

В основном письма-запросы составляются так же, как и письма-просьбы.

Письма-просьбы и письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к первичному письму-просьбе или письму-запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему, должны совпадать объем информации, аспекты содержания и последовательность их изложения, должны присутствовать общая терминология и единая система ссылок.

• Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с каким-либо деловым предложением (сделки, сотрудничества, переговоров, услуг, товаров и т.п.).

Ключевые фразы письма-предложения:"предлагаем Вам. "; "в связи с. предлагаем Вам. "; "с целью дальнейшего совершенствования. предлагаем Вашему вниманию. "

Предложение может быть направлено по инициативе импортера или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, то оно содержит не только предложение, но и информацию об адресанте. Если предложение является ответом на запрос, то при составлении письма используется ссылка на письмо-запрос:

В ответ на Ваш запрос от. мы предлагаем Вам. ;

Ссылаясь на Ваш запрос. мы могли бы предложить Вам. ;

Подтверждая получение Вашего запроса. мы можем. ;

Подтверждаем (с благодарностью) получение Вашего запроса и сообщаем, что можем предложить Вам.

В коммерческой деятельности предложение (оферта) может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Свободное предложение направляется широкому кругу потенциальных покупателей с предложением товаров или услуг. В этом случае продавец не связывает себя обязательством продать товар кому-то определенному. Твердое предложение обращено к одному конкретному покупателю, и связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар именно этому партнеру. Обязательным элементом твердого предложения является указание на срок действия этого предложения: "Предложение действительно до. "

Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

• Письмо-приглашение – деловое письмо, направляемое конкретному лицу, ряду лиц или массовому адресату с целью их участия в планируемом мероприятии.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется личное обращение:

• Уважаемый (имя и отчество)!

• Уважаемый господин (фамилия)!

• Уважаемая госпожа (фамилия)!

Возможны следующие формулы обращения к массовому адресату :

• Уважаемые дамы и господа!

Мы были бы рады видеть Вас на встрече.

Имеем честь пригласить Вас на презентацию.

Разрешите пригласить Вас посетить.

Позвольте пригласить Вас принять участие.

Если письмо-приглашение направляется известным и уважаемым лицам или в вышестоящие организации, органы власти и управления, то в письме должна быть подлинная подпись руководителя организации. Такие приглашения нельзя передавать по факсу, а следует рассылать по почте или передавать с курьером.

Если мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета и др.) или устроители заинтересованы в привлечении к мероприятию большого количества участников (конференции, симпозиумы, семинары и др.), то в приглашении вместо подписи конкретного лица может стоять отметка, например: "Оргкомитет конференции".

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимильной подписью.

• Коррекционные письма (уточняющие) – вид деловых писем, нацеленных на уточнение взаимных позиций коммуникантов (согласие-несогласие, гарантия-подтверждение, претензия и др.).

Основные разновидности этого вида письма: письмо-согласие, письмо-отказ, письмо-гарантия, письмо-подтверждение и др.

• Письмо-согласие – деловое письмо, в котором дается положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

• Письмо-отказ – деловое письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Эти разновидности писем являются ответными письмами, в которых должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа используются те же языковые обороты, которые были и в инициативном письме.

Письмо-ответ может начинаться словами: "Сообщаем Вам","Извещаем Вас".

Ключевые фразы для выражения согласия:"согласны рассмотреть (предоставить, оказать и др.)"; "согласны на заключение договора";"готовы дать согласие на заключение контракта (сделки)"; "готовы принять ваши условия";"поддерживаем ваше намерение (предложение и др.)"; "считаем возможным принять данный проект".

В случае отказа необходимо дать адресату аргументированное обоснование причин, приводящих к отрицательному ответу. Кроме того, рекомендуется сообщить информацию о том, на каких условиях может быть дан положительный ответ на данную просьбу или запрос.

Ключевые фразы для выражения отказа:"несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия,Ваше указание остается невыполненным в связи с. "; "к сожалению. удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным. поскольку. "; "ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам. "; "мы не можем предоставить интересующую Вас информацию. так как. "; "организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия. "; "ваше предложение отклонено по следующим причинам. "; "присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим причинам. "; "в связи с. мы не сможем принять. (обеспечить, оказать помощь и т.д.)"; "в связи с. Ваша просьба не может быть удовлетворена"] "сообщаем. что из-за. Ваш запрос о. выполнить не можем"; "учитывая. считаем данное решение нецелесообразным".

• Письмо-гарантия (гарантийное письмо) – деловое письмо, представляющее собой подтверждение определенных обязательств перед организацией или отдельным лицом.

Письмом могут гарантироваться оплата работы, услуг, аренды, продукции и т.д.; сроки выполнения работы, возврата кредита, поставки товаров и т.д.; качество работ, товаров, услуг и т.д.

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера.

В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула.

Ключевые фразы гарантийного письма: "оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем"; "оплату гарантируем с расчетного счета №. "; "гарантируем перечисление денежных средств в течение. дней"; "гарантируем оплату работ по договору от. в течение трех дней после доставки оборудования"; "фирма “Феликс ” гарантирует. "; "возврат кредита гарантируем".

Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером или иным должностным лицом и удостоверяются печатью организации.

• Письмо-подтверждение – деловое письмо, удостоверяющее получение организацией-адресатом важных материалов (документов, сведений, писем, каталогов, прейскурантов, спецификаций и др.) и санкционирующее какие-либо договоренности (дату переговоров, условия сделки, цену и др.).

Если подтверждается получение документов, то в тексте письма необходимо их назвать. Если подтверждается предварительная договоренность, то в тексте письма необходимо изложить ее суть.

Ключевые фразы письма-подтверждения:"с благодарностью подтверждаем получение. "; "с удовлетворением подтверждаем согласие на. "; "в подтверждение своего согласия с. "; "высылаем Вам наше подтверждение. "; "подтверждая нашу предварительную договоренность"; "ООО “Светлана ” подтверждает. "; "поддерживаем Ваше (намерение, предложение, обращение)".

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием, рекомендацией.

• Эмотивные письма – вид деловых писем, направленных на осуществление эмоциональной связи между коммуникантами, позволяющих выражать внимание к партнеру, демонстрировать различные эмоции по какому-либо значительному поводу в структуре деловых отношений.

Основные разновидности этого вида письма: письмо-поздравление, письмо-благодарность, письмо-соболезнование, письмо-извинение и др.

• Письмо-поздравление – деловое письмо, направляемое в адрес должностного лица или организации в торжественных и знаменательных случаях.

Поводом для поздравления могут быть официальные праздники, значительные события в жизни человека и в деятельности организации.

Письма-поздравления чаще всего бывают нерегламентированными, составляются в более свободной форме, чем регламентированные. Однако композиция письма-поздравления традиционна: обращение, поздравление, пожелание. Между поздравлением и пожеланием нередко присутствует комплиментарная часть письма, за счет которой происходит увеличение объема письма.

В первой части текста содержится формулировка поздравления: от имени организации – от первого лица множественного числа (поздравляем. желаем ) или от имени руководителя – от первого лица единственного числа <поздравляю, желаю).

Ключевые фразы письма-поздравления: "поздравляем Вас в связи с. "; "мы искренне (сердечно) поздравляем Вас с. "; "примите паши (мои) искренние поздравления по случаю. "-, "от имени. и от себя лично поздравляю Вас с. "; "от всей души поздравляю (-ем) Вас с. "

В комплиментарной части обычно излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, к которому обращено поздравление, перечисляются основные достижения и достоинства юбиляра, но следует избегать преувеличенных и льстивых комплиментов, нарушающих сдержанный тон делового письма.

В заключительной части авторы письма, формулируя пожелания, не должны также высказывать слишком конкретные и личные пожелания, помня, что это официальное поздравление, и следует ограничиться пожеланиями общего (клишированного) характера: оптимизма и благополучия, мира и процветания, успехов в работе, трудовых успехов, творческих успехов, профессиональных свершений, плодотворного сотрудничества, продвижения по службе, новых достижений, преодоления препятствий, осуществления надежд, доброго (крепкого) здоровья, семейного (личного) счастья и т.д.

Письмо-поздравление должно быть подписано. Подпись может быть более или менее официальной: от указания должности лица, как при подписании любого другого делового письма, до таких вариантов, как "Ваши коллеги ", "Коллектив кафедры ", "Сотрудники фирмы", "Работники министерства " и т.п. Под общей подписью, как правило, располагаются собственноручные подписи членов коллектива, пожелавших присоединиться к поздравлению.

• Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое в организацию или должностному лицу с выражением признательности за совершенные действия.

Благодарность может быть выражена за различные позитивные действия адресата: за проявление внимания, за полученное письмо, за приглашение на какое-либо мероприятие или за участие в нем, за оказанные услуги или за гостеприимство и др.

Эти письма чаще всего бывают нерегламентированными, г.е. составляются в более свободной форме, с использованием дополнительных полуофициальных языковых средств.

Написание благодарственных писем обусловлено требованиями делового этикета и необходимо с точки зрения дальнейшего сотрудничества.

Ключевые фразы письма-благодарности:"благодарю Вас за участие в. "; "благодарим за оказанную помощь. "; "мы благодарны Вам за поддержку. "; "позвольте поблагодарить Вас за приглашение. "; "позвольте выразить Вам (искреннюю) благодарность за оказанное гостеприимство"; "выражаем благодарность от имени. "; "мы признательны Вам за то, что. "; "выражая благодарность за Ваше письмо от. "; "заранее благодарим за участие. "; "благодарим коллектив Университета за организацию и проведение. "; "министерство. выражает руководителям Центра. признательность за ответственное отношение. ";"администрация.области выражает Вам свою благодарность за сотрудничество".

• Письмо-соболезнование – деловое письмо, направляемое в организацию или конкретному лицу для выражения сочувствия в трагических жизненных ситуациях.

Написание подобных писем – это не только проявление делового этикета, но и оказание моральной поддержки семье, близким, коллективу в случае тяжелой утраты.

В письмах-соболезнованиях используются следующие ключевые фразы. "примите паши глубочайшие (искренние) соболезнования по поводу утраты. "; "с глубоким прискорбием мы узнали о кончине. "; "хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу смерти. "; "примите, пожалуйста, от имени (название организации) наши соболезнования по поводу утраты. "; "выражаю Вам самые глубокие соболезнования в связи с постигшей тяжелой утратой ".

Телеграммы и письма-соболезнования пишутся также главам государств в связи с трагическими событиями, происходящими в этих государствах (стихийными бедствиями, террористическими актами и др.). Например:

От имени народа Российской Федерации выражаем глубокое сочувствие родным и близким погибших в результате катастрофы.

• Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит свои извинения адресату за причиненные неудобства.

Этикет делового общения предусматривает необходимость объяснения причин, из-за которых адресант (автор письма) не смог выполнить обязательство.

Ключевые фразы письма-извинения: "приносим свои (глубокие) извинения за то, что. "; "позвольте принести (Вам) свои извинения за. "; "мы хотели бы извиниться перед Вами за. ";"разрешите извиниться перед Вами за. "; "мы искренне сожалеем, что. "; "примите наши искренние извинения за. "

Если вы по каким-либо причинам не можете или не хотите вдаваться в объяснение причин произошедшего, то можно использовать следующие фразы: "из-за непредвиденных обстоятельств. ";"из-за неожиданной ситуации, вызванной. "

В конце письма обычно фраза с извинениями повторяется, но в иной формулировке, например: "еще раз приносим Вам свои извинения"; "еще раз просим извинить нас"; "еще раз прошу извинить меня".

Рассмотренные разновидности деловых писем редко встречаются в чистом виде. Например, гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей: формулировки просьбы и выражения гарантии. В сопроводительном письме обычно сначала сообщается о направлении каких-либо материалов, а затем излагается просьба рассмотреть эти материалы и дать, например, на них отзыв к определенному сроку.

Деловое письмо, содержащее несколько аспектов, называется сложным (многоаспектным). Изложение каждого нового аспекта в письме начинается с нового абзаца. Структура письма отличается жесткой организацией: вначале дастся информация о реальных обстоятельствах, причинах, условиях, мотивах или цели, побуливших адресанта написать письмо, затем следует декларативное высказывание (просьба, предложение, требование и др.).

В деловом послании используются стандартные языковые формулы, указывающие на мотив написания, причину, заставившую обратиться с письмом, или формулируется цель письма.

Языковые формулы, указывающие на мотив:

• "в ответ (на что?) на Ваше письмо (запрос. просьбу );

• согласно (чему?) Вашей просьбе (нашей договоренности );

• в соответствии (с чем?) с протоколом (с договоренностью, с Вашей просьбой, с документом);

• на основании (чего?) достигнутого соглашения (протокола);

• в подтверждение (чего?) нашего телефонного разговора;

• ссылаясь (на что?) на переговоры (на нашу договоренность, на наш телефонный разговор);

• в связи (с чем?) с обстоятельствами (с принятым решением).

Языковые формулы, указывающие на причину:

•ввиду несоответствия ваших действий ранее принятым договоренностям.

• учитывая социальную значимость.

•несмотря на. продолжает иметь место.

Языковые формулы, указывающие на цель:

•в целях скорейшего решения вопроса.

• в целях выполнения распоряжения.

•для согласования спорных вопросов.

• для наиболее полного освещения деятельности.

•во избежание конфликтных ситуаций.

• в порядке исключения.

Объем абзаца многоаспектного письма колеблется от одного предложения до целой страницы. Сложность решаемых проблем влияет на увеличение объема смысловых частей письма. Каждая новая мысль выделяется не только абзацем, по и красной строкой.

Однако для связи аспектов и содержательных фрагментов в единый целостный текст используются стандартные языковые средства связи.

Языковые средства связи частей текста:

• переходя к следующему вопросу.

• подводя итоги, необходимо подчеркнуть.

Русский литературный язык за прошедшие столетия накопил в сфере письменного делового общения громадное количество трафаретных языковых средств, необходимых для выражения традиционного этикетного содержания.

Грамотная ориентация в выборе соответствующих виду и разновидностям письма ключевых языковых формул является, безусловно, необходимым навыком для любого составителя деловой корреспонденции. Однако для профессионала в области написания текста делового письма этот вид речевой деятельности был, есть и всегда будет актом творчества, предполагающим высокий уровень языковой компетентности с проникновением во все особенности официально-делового стиля речи.

Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter